8.3 Indicadores

8.3.1 Modelo de Indicadores:

En la tabla1 se definen los indicadores del proceso de compras.

INDICADORES FUNCIONALES

INDICADORNOMENCLATURAMETRICA

CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOSCPG%

ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDASEPR%

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES NCP%

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE ENTREGAS A CLIENTES NCEC%

COSTO DE ALMACENAMIENTO POR UNIDADCAUS/.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL DESPACHONCD%

Tabla 6: Indicadores del proceso de compras

INDICADOR CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOSINDICADOR: CPG

DESCRIPCION: Porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de informacin adicional.

FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

: Pedidos generados sin problemas, ,

: Total de pedidos generados,

IMPACTO: Cortes de los problemas inherentes a la generacin errtica de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios, entre otros.

EJEMPLO:

: 93 Pedidos generados sin problemas

: 100 Pedidos generados en total

INDICADOR ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS

INDICADOR: EPR

DESCRIPCION: Porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor

FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

Pedidos rechazados, ,

Total de rdenes de compra recibidas,

IMPACTO: Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

EJEMPLO:

: 8 Pedidos rechazados

: 40 rdenes de compra en total

INDICADOR NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES

INDICADOR: NCP

DESCRIPCION: Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercanca de los proveedores en la bodega de producto terminado

FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

Pedidos rechazados fuera de tiempo,

Total de pedidos recibidos,

IMPACTO: Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

EJEMPLO:

: 13 Pedidos rechazados fuera de tiempo

: 58 Pedidos recibidos en total

INDICADOR NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE ENTREGAS A CLIENTES

INDICADOR: NCEC

DESCRIPCION: Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas a los clientes

FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

Total de pedidos no entregados a tiempo,

Total de pedidos despachados,

IMPACTO: Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situacin impacta fuertemente al servicio al cliente.

EJEMPLO:

: 5 Pedidos no entregados a tiempo

: 58 Pedidos despachados en total

INDICADOR COSTO DE ALMACENAMIENTO POR UNIDAD

INDICADOR: CAU

DESCRIPCION: Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el nmero de unidades almacenadas en un perodo determinado

FORMULA: Sea "x" que pertenece a los nmeros reales, Sea "y" que pertenece a los nmeros enteros.

Costo de almacenamiento, ,

Nmero de unidades almacenadas,

IMPACTO: Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y as decidir si es ms rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.

EJEMPLO:

: $ 2700.60 Costo de almacenamiento

: 3048 Nmero de unidades almacenadas

$/unidad

INDICADOR NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL DESPACHO

INDICADOR: NCD

DESCRIPCION: Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancas en cuanto a los pedidos enviados en un perodo determinado.

FORMULA: Sea x, y nmeros enteros.

Nmero de unidades almacenadas, ,

Nmero total de despachos requeridos,

IMPACTO: Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribucin y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

EJEMPLO:

: 38 Nmero de unidades almacenadas

: 40 Nmero total de despachos requeridos

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8. APORTE 9.1 DISEO DEL PROCESO

PROCEDIMEINTO A NIVEL 0

El siguiente diagrama describe las entradas y salidas del proceso de compras de la empresaEn el lado izquierdo tenemos las entradas, en lado derecho las salidas y dentro del cuadrado de lneas punteadas esta los diferentes subprocesos.

PROCEDIMEINTO A NIVEL IEl siguiente diagrama describe los sub procesos y como se relacionan.

PROCEDIMIENTO NIVEL 2

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DE MOVIMIENTO DE MATERIALES (MM)

El jefe de rea:1. Recibe todos los pedidos de sus trabajadores a travs de MM, MM es un formato de 3 copias donde se coloca el rea solicitante, el plan de cuenta de cada rea, la descripciones del articulo(s) y las cantidades solicitadas.2. Aprueba o desaprueba los MM y los enva al rea de almacn

El asistente de almacn:3. Recibe los MM aprobados los sella con fecha y hora.4. Entrega una de las copias del MM al solicitante.

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE MM

El asistente de almacn:1. Verifica si hay artculo en stock, si lo hay entrega el artculo.2. Si no hay stock del artculo, se identifica el tipo de articulo (Art. de Oficina, Material de Produccin, Material de Mecnica, etc.), segn el tipo de articulo lo deriva a un comprador y se queda con la 2da copia de MM para registro3. Entrega la 3ra copia del MM a un comprador seleccionado.

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE ARTCULO

El comprador: 1. Verifica si el producto ya est registrado en el sistema, sino lo est lo deriva a Jefe de almacn.

Jefe de compras:2. Registra los artculos nuevos con cdigo, modelo y marca.3. Actualiza el sistema.

El comprador: 4. Selecciona el artculo del sistema

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE PROVEEDOR

El comprador: 1. verifica si hay proveedor que comercialice el articulo(s) y lo selecciona proseguir con el proceso, sino lo est lo deriva a Jefe de almacn.

Jefe de compras:2. Registra al proveedor con los siguientes datos: razn social, RUC, direccin3. Luego se actualiza el sistema

El comprador: 4. Selecciona el proveedor (es) del sistema

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COTIZACIN

El comprador: 1. Escoge por lo menos a tres (03) proveedores registrados que comercialicen el tipo de artculo.2. Escanea el MM3. Enva el MM escaneo va mail a los proveedores

PROCEDIMIENTO DE GENERAR MAPA DE COTIZACIONES

El comprador: 1. Recibe las cotizaciones de los proveedores va mail2. Genera el formato de mapa de cotizaciones con los datos de los 3 o ms proveedores: cdigo de artculo, nombre artculo, nombre de proveedor, precio de producto. 3. se imprime el mapa de cotizaciones4. se entrega el mapa de cotizaciones al Jefe de compras

PROCEDIMIENTO DE GENERAR ORDEN DE COMPRA

Jefe de compras:1. Recibe los mapas de cotizaciones2. selecciona la mejor opcin, basndose en precio, crdito y calidad en el servicio.3. enva el mapa con la seleccin del proveedor al comprador

El comprador: 4. Genera la orden de compra con los datos cdigo de artculo, nombre de artculo, nombre de proveedor seleccionado, precio respectivo5. imprime el formato de orden de compra, se deriva a Jefe de compras

Jefe de compras:6. Se deriva la orden de compra a GAF para aprobacin

GAF7. aprueba o desaprueba la orden de compra y la devuelve al jefe de compras

Jefe de compras:8. Recibe las rdenes de compra 9. Selecciona las rdenes de compra aprobadas y las deriva al comprador

PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE COMPRA

El comprador: 1. Escanea las rdenes de compra aprobadas 2. Enva va mail al proveedor.3. se contacta con el proveedor indicndole el envi de la orden de compra4. se acuerda la fecha de entrega de articulo con factura

El asistente de almacn:5. recibe del articulo con factura y gua de remisin6. comunica al solicitante que pase a recoger el articulo7. enva la factura con el mapa de cotizaciones, la orden de compra y la gua al rea de finanzas.

PROCESO GLOBAL

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RECEPCION DE MM

SOLICITANTE

JEFE DE SOLICITANTE

ALMACENERO

ATENCION DE COMPRA

VERIFICACION MM

SOLICITUD DE COTIZACION

JEFE DE COMPRAS

GENERAR MAPA DE COTIZACION

GENERAR ORDEN DE COMPRA

VERIFICACION Y REGISTRO DE ARTICULO

VERIFICACION Y REGISTRO DE PROVEEDOR

COMPRADOR

DETALLE ARTICULO

PRECIO

PROVEEDOR

FACTURA

GUIA DE REMISION

APROBACION DE ORDEN

CARGO CON FECHA DE RECEPCION DE MM