BUPATI TANAH BUMBU
PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
PERATURAN BUPATI TANAH BUMBU
NOMOR 24 TAHUN 2016
TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI TANAH BUMBU, Menimbang : a. bahwa dalam rangka pelaksanaan manajemen kepegawaian yang
profesional dan berkualitas perlu didukung dengan sistem informasi manajemen kepegawaian yang berbasis teknologi
informasi;
b. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 3 ayat (3)
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, perlu ditetapkan pedoman
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kabupaten Tanah Bumbu;
c. bahwa untuk memenuhi maksud sebagaimana tersebut pada
huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati Tanah
Bumbu tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2003 tentang Pembentukan
Kabupaten Tanah Bumbu dan Kabupaten Balangan di Propinsi Kalimantan Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 22, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4265);
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
5. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5587), sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014
tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6. Peraturan pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang
Pelaksanaan Undang–Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara
republik Indonesia Nomor 5149);
7. Instruksi presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government;
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036);
9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan :
1. Daerah adalah Kabupaten Tanah Bumbu. 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara
Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3. Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Kabupaten adalah Bupati
Tanah Bumbu. 4. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disebut PNS adalah warga
negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat
sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
5. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu.
6. Badan Kepegawaian Daerah yang selanjutnya disingkat BKD adalah Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Tanah Bumbu.
7. Manajemen Kepegawaian adalah seluruh proses pengelolaan kepegawaian mulai dari rekruitment sampai dengan pemberhentian PNS.
8. Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia
(brainware), prosedur, dan/atau aturan yang diorganisasikan
secara terintergrasi untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
9. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian selanjutnya disebut SIMPEG adalah sistem berbasis komputer yang menghasilkan,
menyimpan, mengelola, mengirim, dan/atau menerima data dan informasi kepegawaian secara online yang akurat, akutable, dan tepat waktu sebagai upaya pelaksanaan manajemen
kepegawaian. 10. Perangkat keras (hardware) adalah seluruh peralatan yang
diperlukan untuk mengoperasikan suatu sistem komputer. 11. Perangkat lunak (software) adalah program aplikasi komputer
yang berisi instruksi atau perintah untuk memerintahkan
komputer melaksanakan fungsi-fungsi tertentu. 12. Data adalah keterangan yang benar dan nyata yang dapat
memberikan gambaran tentang keadaan tertentu.
13. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta
maupun penjelasannya yang disajikan dalam bentuk dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.
14. SKPD pengelola SIMPEG adalah SKPD yang diberi
tanggungjawab dan wewenang dalam pengelolaan SIMPEG pada unit kerja masing-masing sesuai tugas pokok dan fungsinya.
15. Pengelola SIMPEG adalah pegawai yang ditunjuk atau ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau Pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan pengelolaan SIMPEG.
16. Koordinator Pengelola SIMPEG adalah Pejabat yang ditunjuk dan diberi tanggungjawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan pelaksanaan pengelolaan SIMPEG di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Tanah Bumbu. 17. Pelaksana Pengelola SIMPEG adalah pejabat yang ditunjuk
untuk melaksanakan seluruh kegiatan Pelaksanaan SIMPEG. 18. Administrator SIMPEG yang selanjutnya disingkat Admin
SIMPEG adalahpegawai pada BKD Kabupaten Tanah Bumbu
yang mempunyai tugas mengelola aplikasi SIMPEG dan mengkoordinir Operator
SIMPEG. 19. Administrator Sistem yang selanjutnya disingkat menjadi Admin
Sistem adalah merupakan bagian dari Admin SIMPEG yang
mempunyai tugas mengelola aplikasi SIMPEG. 20. Administrator SKPD yang selanjutnya disingkat menjadi Admin
SKPD adalah merupakan bagian dari Admin SIMPEG yang
mempunyai tugas mengkoordinir Operator SIMPEG. 21. Trainer SIMPEG adalah pegawai pada BKD Kabupaten Tanah
Bumbu yang merupakan bagian dari Pengelola SIMPEG dan mempunyai tugas memberikan bimbingan bagi pengelola SIMPEG pada SKPD/Unit Kerja.
22. Helpdesk SIMPEG adalah pegawai pada BKD Kabupaten Tanah Bumbu yang memberikan bantuan dalam mengatasi permasalahan kepada pengelola SIMPEG SKPD.
23. Operator SIMPEG adalah pelaksana yang ditunjuk dalam pengelolaan SIMPEG di lingkungan Pemerintah Kabupaten
Tanah Bumbu. 24. Pengelola Kepegawaian adalah PNS pada SKPD/Unit Kerja di
lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu yang
memberikan layanan kepegawaian.
BAB II MAKSUD, TUJUAN, DAN SASARAN
Pasal 2
Maksud disusunnya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu adalah sebagai pedoman dalam pengelolaan SIMPEG di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Tanah Bumbu.
Pasal 3
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu bertujuan untuk : a. mewujudkan pengelolaan, pemanfaatan data dan informasi
kepegawaian secara optimal; dan
b. mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang mampu mendukung pelaksanaan manajemen kepegawaian secara
optimal.
Pasal 4
Sasaran Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu adalah untuk tercapainya kelancaran administrasi dan layanan dibidang kepegawaian bagi PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu.
BAB III
RUANG LINGKUP
Pasal 5
Pengaturan mengenai SIMPEG ini terdiri dari: a. Data dan informasi kepegawaian;
b. Pengelola SIMPEG; c. Mekanisme pelaksanaan SIMPEG;
d. Sarana dan prasarana; dan e. Layanan Informasi Data Kepegawaian
BAB IV
DATA DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
Pasal 6 (1) Data kepegawaian meliputi data pegawai sejak diangkat menjadi
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) hingga pensiun atau
mengundurkan diri atau diberhentikan sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS).
(2) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. Data Pokok:
1. Biodata: a) Nama pegawai; b) Nomor Induk Pegawai (NIP);
c) Gelar; d) Tempat dan tanggal lahir;
e) Jenis kelamin;
f) Agama; g) Status kepegawaian;
h) Jenis kepegawaian; i) Kedudukan Pegawai;
j) Status Perkawinan; k) Golongan darah; l) Telpon;
m) Alamat; n) Kode pos;
o) Nomor Karpeg; p) Nomor Askes; q) Nomor Taspen;
r) Nomor Karis/Karsu; s) Nomor NPWP; t) Nomor KTP; dan
u) E-mail. 2. Pangkat:
a) Pangkat Terakhir; dan b) Riwayat Kepangkatan
3. Peninjauan Masa Kerja:
4. Jabatan: a) Jabatan Terakhir; dan
b) Riwayat Jabatan. 5. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP): 6. Kenaikan Gaji Berkala (KGB):
7. mutasi keluar daerah: 8. pensiun/berhenti: 9. hukuman disiplin:
10. perekaman cuti: 11. perubahan NIP: dan
12. cetak DRH. b. Diklat:
1. Pendidikan Umum;
2. Diklat Kepemimpinan; 3. Diklat Fungsional;
4. Diklat Teknis; dan 5. Sertifikat.
c. Keluarga:
1. ayah; 2. ibu; 3. suami/istri; dan
4. anak
(3) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan pribadi, akademis,
maupun jenjang karir pegawai.
(4) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diolah
dan disajikan dalam bentuk informasi kepegawaian. (5) Informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
dapat digunakan dalam pengambilan keputusan terkait dengan : a. mutasi yang disebabkan adanya perubahan data pegawai
yaitu kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala (KGB), pensiun, pindah unit dan pindah instansi;
b. bahan pertimbangan jabatan dan kepangkatan;
c. formasi pegawai; d. daftar Penilaian Prestasi Kerja Pegawai;
e. usulan tunjangan keluarga; dan
f. layanan kepegawaian lainnya.
BAB V PENGELOLA SIMPEG
Pasal 7
(1) Pengelolaan SIMPEG di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu dilaksanakan oleh BKD Kabupaten Tanah
Bumbu.
(2) Untuk melaksanakan pengelolaan SIMPEG sebagaimana dimaksud pada ayat (1) organisasi pengelolaannya terdiri dari:
a. Kepala BKD selaku Koordinator/Penanggungjawab Pengelola SIMPEG.
b. Kepala Bidang yang membidangi data dan informasi selaku
Koordinator/ Pelaksana Pengelola SIMPEG.
(3) Pelaksana Pengelola SIMPEG sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) huruf b dalam pelaksanaan tugasnya dibantu oleh: a. administrator SIMPEG;
b. trainer SIMPEG; c. helpdesk SIMPEG; dan d. operator SIMPEG.
(4) Administrator SIMPEG sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
huruf a, terdiri dari Administrator Sistem dan Administrator
SKPD.
(5) Administrator SIMPEG, Trainer dan Helpdesk sebagaimana dimaksud pada ayat (3) berkedudukan di BKD Kabupaten Tanah Bumbu.
(6) Operator SIMPEG sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d
terdiri : a. operator SIMPEG Kabupaten Tanah Bumbu; dan b. operator SIMPEG SKPD/Unit kerja.
(7) Organisasi Pengelola SIMPEG adalah sebagaimana tercantum
pada Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
Pasal 8
(1) Pelaksana Pengelola SIMPEG sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) dan ayat (3) huruf a, huruf b dan huruf c,
ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atas usul Kepala BKD Kabupaten Tanah Bumbu.
(2) Operator SIMPEG sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (3) huruf d ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau
Pejabat yang ditunjuk.
(3) Penetapan pengelola SIMPEG sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) secara berkala setiap tahunnya diperbaharui.
(4) Pengelola SIMPEG dapat diberikan insentif sebagai bentuk reward berdasarkan kemampuan keuangan daerah
BAB VI
TUGAS PENGELOLA SIMPEG
Pasal 9
Koordinator/Penanggungjawab Pengelola SIMPEG sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, mempunyai tugas:
a. mengkoordinir penyusunan, penyempurnaan dan pengembangann prosedur dan standar SIMPEG; dan
b. melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pengelolaan
SIMPEG. Pasal 10
Pelaksana Pengelola SIMPEG sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, mempunyai tugas: a. menyusun perencanaan, pembangunan dan pengembangan
SIMPEG; b. mengkoordinir pelaksanaan pengelolaan SIMPEG; dan
c. menyusun dan melaporkan pelaksanaan pengelolaan SIMPEG secara periodik kepada Koordinator pengelola SIMPEG.
Pasal 11
Administrator SIMPEG sebagaimana dimaksud pada Pasal 7 ayat (4) masing masing mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Administrator Sistem: 1 melakukan administrasi pada Database SIMPEG; 2 menangani permasalahan teknis yang terjadi pada angka 1
untuk menjamin kehandalan dan ketersediaan layanan; 3 membangun, mengembangkan dan memelihara database
kepegawaian, program aplikasi SIMPEG dan aplikasi pendukung lainnya;
4 membangun, memelihara dan mengembangkan sarana dan
prasarana pendukung jaringan SIMPEG; dan 5 menyusun dan melaporkan pelaksanaan tugas kepada
Pelaksana SIMPEG b. Administrator SKPD:
1 memberikan informasi dan kendala teknis kepada operator
SIMPEG; 2 menyusun dan menyempurnakan tampilan (feature), masukan
(input), dan keluaran (output) dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian; dan
3 menghimpun dan melaporkan permasalahan pengelolaan
SIMPEG ke pelaksana pengelola SIMPEG.
Pasal 12
(1) Trainer SIMPEG sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (3) huruf b, mempunyai tugas: a. membimbing/melatih operator SKPD/Unit Kerja dan operator
di lingkungan BKD Kabupaten Tanah Bumbu; b. mempersiapkan modul pelatihan;
c. melakukan evaluasi pelatihan; d. membuat dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas
kepada pejabat pelaksana SIMPEG; dan
e. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pejabat
pelaksana SIMPEG. (2) Helpdesk SIMPEG sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat
(3) huruf c, mempunyai tugas: a. memberikan layanan konsultasi mengenai pengelolaan
SIMPEG baik melalui telpon, e-mail maupun tatap muka
langsung; b. menangani keluhan dan masukan dari operator SKPD/unit
kerja; c. melakukan evaluasi atas layanan yang telah diberikan;
d. membuat dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada pejabat pelaksana SIMPEG; dan
e. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pejabat
pelaksana SIMPEG. (3) Trainer SIMPEG dan Helpdesk SIMPEG adalah pegawai pada
Badan Kepegawaian Deerah kabupaten Tanah Bumbu yang ditunjuk.
Pasal 13
(1) Operator SIMPEG Kabupaten Tanah Bumbu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (6) huruf a, mempunyai tugas: a. melakukan pengelolaan, Input data (entry data) terhadap
data kepegawaian, dan penyajian data dan informasi kepegawaian Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu;
b. melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi data terhadap hasil pengolahan data kepegawaian Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu;
c. menyampaikan usul penyempurnaan SIMPEG kepada Pelaksana SIMPEG melalui Administrator SKPD; dan
d. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Administrator
SKPD.
(2) Operator SIMPEG SKPD/Unit Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (6) huruf b, mempunyai tugas:
a. melakukan pengelolaan, pemasukan data (entry data), dan penyajian data dan informasi kepegawaian di lingkungan
SKPD/unit kerja masing masing; b. melakukan verifikasi dan klarifikasi terhadap data
kepegawaian yang menjadi hak akses operator SIMPEG
SKPD/Unit Kerja; dan c. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada administrator
SKPD per triwulan.
Pasal 14
(1) Setiap pegawai berhak mengetahui dan mengakses informasi
data kepegawaian melalui operator SIMPEG.
(2) Setiap pegawai harus:
a. menyampaikan perubahan data kepegawaian kepada operator SIMPEG melalui pejabat pengelola kepegawaian di
SKPD/Unit Kerja masing-masing dengan melampirkan
dokumen pendukung; dan
b. memberikan klarifikasi secara lisan atau tertulis terhadap
perubahan data kepada pejabat pengelola kepegawaian di
SKPD/Unit Kerja masing-masing.
BAB VII MEKANISME PELAKSANAAN SIMPEG
Pasal 15
(1) Mekanisme pelaksanaan SIMPEG dilakukan dengan tahapan: a. pengumpulan/penghimpunan data kepegawaian; b. Verifikasi dan klarifikasi data kepegawaian;
c. input data; d. penyajian data; dan
e. pelaporan perubahan data.
Pasal 16
(1) Pengumpulan/penghimpunan data kepegawaian sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 15 huruf a, dilakukan berdasarkan sumber data sejak diangkat menjadi calon pegawai negeri sipil
(CPNS) hingga pensiun atau diberhentikan/mengundurkan diri sebagai PNS.
(2) Pejabat Pengelola Kepegawaian melakukan
pengumpulan/penghimpunan data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terhadap pegawai di SKPD/unit kerja
masing-masing dengan melampirkan dokumen pendukung. (3) Dokumen pendukung sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
meliputi:
a. Keputusan pengangkatan CPNS dan PNS; b. Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga; c. Ijazah Pendidikan Formal;
d. Buku Nikah; e. Sertifikat pendidikan dan pelatihan
penjenjangan/pendidikan dan pelatihan prajabatan/pendidikan dan pelatihan fungsional;
f. Keputusan pengangkatan dalam jabatan;
g. Daftar Penilaian Prestasi Kerja terakhir; dan h. Dokumen lain yang relevan.
(4) Dalam pelaksanaan pengumpulan/penghimpunan data
kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2), pejabat
pengelola kepegawaian melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi kepada pegawai apabila diperlukan.
(5) Pejabat pengelola kepegawaian menyampaikan data kepegawaian di lingkungan SKPD/Unit Kerja masing-masing
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) kepada Operator SIMPEG.
Pasal 17
Input data kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf c, dilakukan oleh Operator SIMPEG.
Pasal 18
Penyajian data kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15
huruf d, dilakukan oleh operator SIMPEG dengan menggunakan aplikasi SIMPEG agar menjadi informasi kepegawaian yang akurat,
tepat waktu, relevan dan dapat dipertanggungjawabkan
Pasal 19
(1) Guna memudahkan dalam pelaksanaan SIMPEG disusun Tool Guide (paduan) penggunaan SIMPEG sebagaimana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Bupati ini
(2) Hak akses pada modul SIMPEG adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
BAB VIII KERAHASIAAN DATA KEPEGAWAIAN
Pasal 20
(1) Operator SIMPEG dalam melaksanakan tugasnya sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 13 bertanggung jawab atas kebenaran, kerahasiaan data, dan informasi kepegawaian.
(2) Data dan informasi kepegawaian tidak diperkenankan diberikan
kepada pihak lain tanpa seizin atasan.
(3) Untuk menjaga kerahasian data dan informasi kepegawaian,
operator SIMPEG dilarang memberikan hak akses berupa user ID dan/atau kata sandi/password kepada pihak lain kecuali kepala SKPD/Unit Kerja.
(4) Apabila terjadi perubahan pada hak akses agar segera
dilaporkan kepada kepala SKPD/unit masing-masing.
BAB IX
SARANA DAN PRASARANA
Pasal 21
(1) Dalam pelaksanaan SIMPEG di lingkungan BKD Kabupaten
Tanah Bumbu diperlukan sarana dan prasarana yang menunjang operasional SIMPEG.
(2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi sistem jaringan komputer, jaringan internet, dan server.
(3) Prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi perangkat keras, aplikasi SIMPEG, dan perangkat lunak lainnya.
(4) Penyediaan sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) merupakan tanggung jawab dan wewenang BKD
Kabupaten Tanah Bumbu.
BAB X
LAYANAN INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN
Pasal 22
(1) Pengelola Kepegawaian pada SKPD/Unit Kerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu wajib menghimpun setiap dokumen kepegawaian yang menjadi tugas dan
tanggungjawabnya.
(2) Setiap dokumen kepegawaian yang telah dihimpun sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) disampaikan ke BKD Kabupaten Tanah Bumbu untuk selanjutnya akan diproses
menjadi arsip elektronik (e-arsip).
(3) Dokumen data kepegawaian yang telah masuk dalam sistem
arsip elektonik selanjutnya dapat dimanfaatkan sebagai bentuk layanan kepegawaian apabila arsip manual yang dimiliki pada
SKPD/Unit Kerja atau pegawai hilang atau tidak diketemukan.
BAB XI PEMBINAAN
Pasal 23
(1) Dalam rangka pelaksanaan pengelolaan SIMPEG, Kepala BKD Kabupaten Tanah Bumbu selaku Koordinator Pengeloaan
SIMPEG melakukan pembinaan terhadap organisasi pengelola SIMPEG.
(2) Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa peningkatan kapasitas Administrator SIMPEG, Trainer SIMPEG,
Helpdesk SIMPEG, dan Operator SIMPEG.
BAB XII EVALUASI DAN PELAPORAN
Pasal 24
(1) Pelaksana SIMPEG melakukan evaluasi terhadap tampilan (feature), masukan (input), keluaran (output), dan program
aplikasi.
(2) Pejabat pengelola kepegawaian pada SKPD/Unit Kerja
melakukan evaluasi terhadap data dan informasi kepegawaian.
Pasal 25
(1) Operator SIMPEG secara berjenjang menyampaikan laporan kepada pejabat pengelola kepegawaian di SKPD/unit kerja masing masing.
(2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun
berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dalam SIMPEG dalam bentuk cetakan (hard copy).
(3) Laporan dilakukan secara periodik 2 (dua) kali setahun setiap minggu kedua pada bulan Juni dan bulan Desember.
(4) Data kepegawaian yang belum mutakhir pada periode laporan minggu pertama bulan Juni, setelah dimutakhirkan disampaikan pada periode laporan bulan Desember.
(5) Pemanfaatan dan penggunaan laporan data kepegawaian
berlaku sampai dengan periode laporan berikutnya.
BAB XIII PEMBIAYAAN
Pasal 26
Segala biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan SIMPEG
dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Tanah Bumbu.
BAB XIV KETENTUAN PENUTUP
Pasal 27
Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah
Kabupaten Tanah Bumbu.
Ditetapkan di Batulicin pada
tanggal 07 September 2016
BUPATI TANAH BUMBU, TTD
MARDANI H MAMING
Diundangkan di Batulicin
Pada tanggal 07 September 2016 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TANAH BUMBU
TTD
SAID AKHMAD
BERITA DAERAH KABUPATEN TANAH BUMBU
TAHUN 2016
LAMPIRAN I PERATURAN BUPATI TANAH BUMBU NOMOR 24 TAHUN 2016 TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU
ORGANISASI PENGELOLA SIMPEG KABUPATEN TANAH BUMBU
Koordinator Pelaksana
Koordinator
Kepala BKD
Pelaksana
Kabid Info & KHP
Trainer
Staf BKD
Helpdesk
Staf BKD
Admin Sistem
Staf BKD
Admin SKPD
Kasubid Informasi Kepegawaian
Operator
Simpeg Kab.
Tanah Bumbu
Operator
Simpeg SKPD/
Unit Kerja
BUPATI TANAH BUMBU,
TTD
MARDANI H MAMING
LAMPIRAN II PERATURAN BUPATI TANAH BUMBU
NOMOR TAHUN 2016 TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KABUPATEN TANAH BUMBU
PEDOMAN (TOOL GUIDE)
PENGGUNA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN TANAH BUMBU
PENGANTAR
Buku Pedoman (TOOL GUIDE) Aplikasi Sistem Informasi
Administrasi Kepegawaian ini dibangun untuk menjawab kebutuhan
Badan Kepegawaian Daerah – Kabupaten Tanah Bumbu dalam
mengimplementasikan sistem informasi manajemen, khususnya membantu
dalam mengelola informasi kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Tanah Bumbu
Untuk memudahkan pengguna dalam mengoperasikan sistem aplikasi
ini, kami menyusun langkah demi langkah yang harus dilakukan secara
terperinci dan sistematis. Disamping itu manual ini dilengkapi pula dengan
gambar-gambar yang muncul dari setiap langkah yang dilakukan, sehingga
memudahkan bagi pengguna/user dalam memahami dan mengoperasikan
aplikasi ini.
Perlu diketahui bahwa data yang terdapat pada manual ini bukan data
yang sebenarnya, tetapi hanya data contoh (dummy data).
Akhir kata semoga buku ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan
sebagai panduan user dalam menjalankan sistem aplikasi ini.
ii
DAFTAR ISI
PENGANTAR ......................................................................................... i
DAFTAR ISI ......................................................................................... ii
BAB I MENJALANKAN APLIKASI ........................................................... 4
1.1 Memulai Aplikasi ............................................................................. 4
1.2 Mengakhiri Aplikasi ......................................................................... 5
BAB II MODUL KONFIGURASI ............................................................... 6
2.1 Pengaturan Grup ............................................................................. 6
2.2 Pengaturan User .............................................................................. 7
2.3 Pengaturan Menu............................................................................. 7
2.4 Pengaturan Hak Akses ..................................................................... 9
2.5 Syarat Kelengkapan Berkas............................................................ 10
2.6 SK .................................................................................................. 11
2.7 Pengaturan Pembaharuan Data Presensi ........................................ 13
2.8 Konfigurasi Riwayat Login .............................................................. 14
BAB III MODUL REFERENSI ................................................................ 15
3.1 Mengubah Data Agama .................................................................. 15
3.2 Mengubah Data Bank .................................................................... 16
3.3 Mengubah Data Jenis Pekerjaan .................................................... 16
3.4 Mengubah Data Jabatan ................................................................ 17
3.5 Mengubah Data Diklat ................................................................... 20
3.6 Mengubah Data Dokumen (SK,Surat Pengantar, dll) ...................... 22
3.7 Mengubah Data Regional ............................................................... 24
3.8 Mengubah Data Jenis Penghargaan ............................................... 28
3.9 Mengubah Data Kepegawaian ........................................................ 28
iii
3.10 Mengubah Data Eselon/DUK ...................................................... 30
3.11 Mengubah Data Jenjang / Tingkat Pendidikan ............................ 31
3.12 Mengubah Data Tipe Unit Kerja .................................................. 32
3.13 Mengubah Data Tipe Bahasa ....................................................... 32
3.14 Mengubah Data Tipe Jenis Kepangkatan ..................................... 33
3.15 Mengubah Data SOTK ................................................................. 34
3.16 Mengubah Data Hukuman .......................................................... 35
3.17 Mengubah Data PPH ................................................................... 37
BAB IV MODUL RIWAYAT PEGAWAI .................................................... 38
4.1 Data Pegawai ................................................................................. 38
BAB V MODUL GAJI ............................................................................ 54
5.1 Gaji Pokok ..................................................................................... 54
5.2 Tunjangan Jabatan Fungsional ...................................................... 55
5.3 Tunjangan Jabatan Struktural ....................................................... 56
5.4 Tunjangan Umum .......................................................................... 57
5.5 Perhitungan Gaji ............................................................................ 57
BAB VI ORGANISASI DAN TATA LAKSANA ........................................... 62
6.1 SOTK ............................................................................................. 62
6.2 Pengkodean Unit Kerja ................................................................... 64
BAB VII LAPORAN ............................................................................... 66
7.1 Laporan ......................................................................................... 66
7.2 Rekapitulasi ................................................................................... 68
7.3 Daftar Pegawai Berhenti ................................................................. 68
7.4 Statistik ......................................................................................... 69
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
4
BAB I MENJALANKAN APLIKASI
Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian hanya dapat
diakses oleh pengguna yang telah terdaftar sebagai user sistem dengan
pendaftaran dilakukan oleh administrator. Aplikasi di tempatkan pada
server yang dapat di akses oleh publik dengan menggunakan fasilitas
internet.
Pada bab ini dijelaskan langkah demi langkah untuk menjalankan
aplikasi serta mengakhiri/menutup aplikasi berikut ketentuan umum yang
terdapat didalam aplikasi.
1.1 Memulai Aplikasi
Memulai aplikasi diawali dengan prosedur login.
1. Aktifkan aplikasi browser seperti Google Chrome
2. Pada address bar, panggil alamat aplikasi dengan memasukan IP
Address Computer dimana System Aplikasi Sistem Informasi
Kepegawaian ini diinstal.
Contoh : htpp://192.168.0.46/siak-ktb
>> IP Address Computer (192.168.0.46), dapat berbeda di tiap
tempat tergantung IP Address di mana System ini di Instal.
>> Untuk keterangan lebih lanjut, hubungi Administrator System.
Gambar 1-1 Login Aplikasi
3. Untuk masuk (Login) ke aplikasi masukkan “Username” dan “Password”
yang diberikan Administrator. Tekan tombol Login, maka akan muncul
Address Bar
Username
Password
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
5
tampilan halaman dengan menu yang sesuai dengan hak aksesnya
masing-masing seperti gambar di bawah ini.
Gambar 1-2 Halaman Utama Aplikasi
Peringatan : ”Username” dan “password” harap selalu dijaga
kerahasiaannya. Segera ganti “password” yang diberikan oleh
administrator pada saat pertama kali anda gunakan.
1.2 Mengakhiri Aplikasi
1. Untuk mengakhiri menggunakan aplikasi gunakan prosedur dibawah
ini. Selain itu apabila tidak ada aktifitas yang dilakukan oleh user
selama beberapa menit, maka sistem akan dengan mereset Session
anda dalam menggunakan aplikasi. Untuk melanjutkan harus kembali
melakukan prosedur Login.
2. Untuk keluar dari aplikasi, klik tombol Logout. Aplikasi akan kembali
ke halaman login.
Peringatan : Untuk menghindari penggunaan dari pihak lain, tidak
diperkenankan meninggalkan komputer pada saat aplikasi dalam
keadaan Login
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
6
BAB II MODUL KONFIGURASI
Fungsi utama dari modul ini adalah sebagai alat bantu bagi Tim
Teknis dalam menkonfigurasi segala pengaturan dalam aplikasi SIMPEG.
Fungsi-fungsi dari modul ini dapat di kelompokan menjadi:
Pengaturan Grup
Pengaturan User
Pengaturan Menu
Pengaturan Hak Akses
Syarat Kelengkapan Berkas
SK
Pengaturan Pembaharuan Data Presensi
Riwayat Login
2.1 Pengaturan Grup
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data detail yang
diperlukan untuk setiap pengaturan grup. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya :
1. Pilih menu Konfigurasi Pengaturan Grup akan ditampilkan form
Pengaturan Grup
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
7
Gambar 2-1 Form Pengaturan Grup
2. Klik tombol , untuk mengubah data.
3. Klik tombol , untuk menghapus data.
2.2 Pengaturan User
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data detail yang
diperlukan untuk setiap pengaturan user. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya :
1. Pilih menu Konfigurasi Pengaturan User akan ditampilkan form
Pengaturan User
Gambar 2-2 Form Pengaturan Grup
2. Klik tombol , untuk mengubah data.
3. Klik tombol , untuk menghapus data.
2.3 Pengaturan Menu
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data detail yang
diperlukan untuk setiap pengaturan menu. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya :
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
8
1. Pilih menu Konfigurasi Pengaturan Menu akan ditampilkan form
Pengaturan menu
Gambar 2-3 Form Pengaturan Menu
2. Untuk menambah menu, pilih folder/grup menu dimana menu baru
akan ditambahkan kemudian lakukan Klik Kanan maka akan
ditampilkan pilihan untuk melakukan Tambah, Edit, dan Delete Menu.
3. Klik tombol , untuk menambah menu, maka akan ditampilkan Form
Data Menu. Tuliskan nama menu yang ingin ditampilkan pada kolom
Text Menu, kemudian isikan lokasi modul pada kolom Link URL, lalu
tentukan urutan tampilan menu dengan mengisi nomor urut tampilan
menu pada kolom Ordering. Setelah selesai, piloh Simpan.
4. Klik tombol , untuk mengubah data, maka akan ditampilkan Form
Data Menu. Sesuaikan nama menu yang ingin ditampilkan pada kolom
Text Menu, lokasi modul pada kolom Link URL, dan urutan tampilan
menu pada kolom Ordering. Setelah selesai, pilih Simpan.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
9
5. Klik tombol , untuk menghapus data, maka akan ditampilkan
konfirmasi untuk melakukan hapus menu. Pilih Yes untuk menghapus
atau No jika tidak akan menghapus menu.
2.4 Pengaturan Hak Akses
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data detail yang
diperlukan untuk setiap pengaturan hak akses. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya :
1. Pilih menu Konfigurasi Pengaturan Hak Akses akan ditampilkan
form Pengaturan Hak Akses
Gambar 2-4 Form Pengaturan Hak Akses
2. Pilih grup pengguna pada kolom Nama Grup maka akan ditampilkan
daftar menu yang dapat diakses oleh pengguna yang termasuk pada
grup tersebut.
3. Untuk menambah menu yang dapat diakses oleh Grup, beri tanda Cek
(√) pada kotak pilihan menu, kemudian pilih Simpan Pengaturan Hak
Akses Grup.
4. Untuk mengubah atau menghapus hak akses terhadap menu tertentu,
lakukan langkah seperti pada langkah no.2 kemudian ubah pengaturan
hak akses menu dengan mengatur pemberian tanda Cek (√) pada kolom
pilihan menu.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
10
2.5 Syarat Kelengkapan Berkas
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data detail yang
diperlukan untuk syarat kelengkapan berkas. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya :
1. Pilih menu Konfigurasi Syarat Kelengkapan Berkas akan
ditampilkan form Syarat Kelengkapan Berkas/Dokumen
Gambar 2-5 Form Syarat Kelengkapan Berkas/Dokumen
2. Pilih jenis usulan pada kolom Jenis Mutasi, maka akan ditampilkan
daftar jenis berkas/dokumen yang dipersyaratkan untuk memproses
usulan tersebut.
3. Untuk menambah, mengubah, atau menghapus jenis berkas/dokumen
yang disyaratkan, dilakukan dengan mengatur pemberian tanda Cek (√)
pada kolom pilihan jenis berkas/dokumen.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
11
2.6 SK
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data
pengangkatan, terdapat 2 submenu yaitu Template SK dan
Penandatanganan SK. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
A. Template SK
1. Pilih menu Konfigurasi SK Template SK akan ditampilkan form
Pilih Jenis Sk. Pilih pada salah satu jenis SK maka akan
ditampilkan Form Template SK dari jenis SK yang dipilih.
Gambar 2-6 Form Pilih Jenis SK
2. Klik tombol pada tampilan Data Template SK, maka pada Form
Template SK akan ditampilkan konten template SK. Sesuaikan konten
template kemudian pilih Simpan.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
12
Gambar 2-7 Form Template Jenis SK
B. Penandatanganan SK
1. Pilih menu Konfigurasi SK Penandatanganan SK akan
ditampilkan form Penandatanganan Sk
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
13
Gambar 2-8 Form Penandatanganan SK
2. Pilih jenis SK pada kolom JENIS_SK, kemudian pilih nama/NIP
penandatangan pada kolom NIP_NAMA. Jika diperlukan, dapat
ditambahkan uraian singkat pada kolom keterangan. Setelah selesai,
pilih Simpan.
3. Klik tombol pada salah satu jenis SK pada tampilan Data
Penandatangan SK, untuk mengubah data Penandatangan SK.
4. Klik tombol pada salah satu jenis SK pada tampilan Data
Penandatangan SK, untuk untuk menghapus data Penandatangan SK.
2.7 Pengaturan Pembaharuan Data Presensi
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data detail yang
diperlukan untuk setiap pengaturan pembaharuan data presensi. Berikut
ini adalah langkah-langkahnya :
1. Pilih menu Konfigurasi Pengaturan Pembaharuan Data Presensi
akan ditampilkan form Pengaturan Perbaharui Data Presensi
Gambar 2-9 Form Pengaturan Perbaharui Data Presensi
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
14
2. Isi IP, Database Akses, Password, untuk menambah data kemudian
klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
2.8 Konfigurasi Riwayat Login
Menu ini digunakan untuk melihat riwayat user yang sudah
melakukan login. Berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Pilih menu Konfigurasi Riwayat Login akan ditampilkan form
Konfigurasi Riwayat Login
Gambar 2-10 Form Konfigurasi Riwayat Login
2. Isi Pencarian untuk mencari riwayat login user.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
15
BAB III MODUL REFERENSI
Fungsi utama dari modul ini adalah sebagai alat bantu untuk
administrator dalam mengelola segala pengaturan aplikasi SIMPEG.
Fungsi-fungsi dari modul ini dapat di kelompokan menjadi:
Melakukan Perubahan Data Agama
Melakukan Perubahan Data Bank
Melakukan Perubahan Data Jenis Pekerjaan
Melakukan Perubahan Data Jabatan
Melakukan Perubahan Data Diklat
Melakukan Perubahan Data Dokumen (SK,Surat Pengantar,dll)
Melakukan Perubahan Data Regional
Melakukan Perubahan Data Jenis Penghargaan
Melakukan Perubahan Data Kepegawaian
Melakukan Perubahan Data Eselon / DUK
Melakukan Perubahan Data Jenjang / Tingkat Pendidikan
Melakukan Perubahan Data Tipe Unit Kerja
Melakukan Perubahan Data Bahasa
Melakukan Perubahan Data Kepangkatan
Melakukan Perubahan Data SOTK
Melakukan Perubahan Data Hukuman
Melakukan Perubahan Data PPh
3.1 Mengubah Data Agama
Menu ini digunakan untuk mengubah data pegawai, seperti
Menambah data pegawai dan mengedit data pegawai . Berikut ini adalah
langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Agama, maka akan ditampilkan form Data
Master Agama
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
16
Gambar 3-1 Form Data Master Agama
2. Untuk menambah data, isikan data pada kolom Agama pada Form
Agama kemudian pilih “Simpan”.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.2 Mengubah Data Bank
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data Bank. Berikut
ini adalah langkah-langkahnya :
1. Pilih menu Data Master Bank, akan ditampilkan form Data Master
Bank
Gambar 3-2 Form Data Master Bank
2. Untuk menambah data, isikan data pada kolom nama Bank pada Form
Bank kemudian pilih Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.3 Mengubah Data Jenis Pekerjaan
Menu ini digunakan untuk mengubah data jenis pekerjaan. Berikut
ini adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Jenis Pekerjaan, maka akan ditampilkan
form Data Master Jenis Pekerjaan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
17
Gambar 3-3 Form Data Master Jenis Pekerjaan
2. Untuk menambah data, isikan data pada kolom JENIS_PEKERJAAN
kemudian pilih Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.4 Mengubah Data Jabatan
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data jabatan, data
jabatan ini terdapat 3 submenu yaitu kategori jabatan Struktural, jabatan
Fungsional dan Kategori jabatan Fungsional. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya :
A. Perubahan data jabatan untuk jabatan struktural
1. Pilih menu Data Master Jabatan Jabatan Struktural, akan
ditampilkan form Data Master Kategori Jabatan Struktural
2.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
18
Gambar 3-4 Form Data Master Kategori Jabatan Struktural
1. Klik tombol pilih, untuk memilih unit kerja.
Gambar 3-5 Form Pilih Unit Kerja
2. Isi Jabatan Struktural, ID Eselon, Tunjangan dan beri tanda cek pada
pilihan Kepala jika jenis jabatan yang di entri merupakan tingkatan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
19
pimpinan, kemudian klik Simpan untuk menyimpan data atau
Kosongkan untuk mengosongkan data.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
B. Perubahan data Jabatan untuk Jabatan Fungsional
1. Pilih menu Master Jabatan Jabatan Fungsional, akan
ditampilkan form Data Master Jabatan Fungsional
Gambar 3-6 Form Data Master Jabatan Fungsional
2. Untuk menambah jenis Jabatan Fungsional, klik tombol drop-down
pada Form Jabatan Fungsional untuk memilih Kategori Jabatan,
kemudian isikan jenis jabatan fungsional pada kolom Jabatan
Fungsional, lalu pilih Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data,
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
C. Perubahan data Jabatan untuk kategori Jabatan Fungsional
1. Pilih menu Master Jabatan Kategori Jabatan Fungsional, akan
ditampilkan form Data Master Kategori Jabatan Fungsional
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
20
Gambar 3-7 Form Data Master Kategori Jabatan Fungsional
2. Untuk menambah data, pada Form Kategori Jabatan Fungsional, isikan
data dapa kolom Kategori Jabatan kemudian pilih Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.5 Mengubah Data Diklat
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data diklat, data
diklat ini terdapat 2 submenu yaitu Diklat dan Jenis Diklat. Berikut ini
adalah langkah-langkahnya:
A. Perubahan data diklat untuk diklat
1. Pilih menu Data Master Diklat Diklat, akan ditampilkan form
Data Master Diklat
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
21
Gambar 3-8 Form Data Master Diklat
2. Isi Kode, Jenis Diklat, Nama Diklat, Deskripsi, kemudian klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
B. Perubahan data diklat untuk jenis diklat
1. Pilih menu Data Master Diklat Jenis Diklat, akan ditampilkan
form jenis diklat
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
22
Gambar 3-9 Form Data Master Jenis Diklat
2. Isi Jenis Diklat, untuk menambah jenis diklat kemuadian klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.6 Mengubah Data Dokumen (SK,Surat Pengantar, dll)
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data dokumen,
data dokumen ini terdapat 3 submenu yaitu jenis Surat Pengantar, Jenis SK
dan Jenis Berkas Persyaratan. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
A. Perubahan data dokumen untuk jenis Surat Pengantar.
1. Pilih menu Data Master Dokumen(SK,Surat Pengantar,dll) Jenis
Surat Pengantar, akan ditampilkan form Data Jenis Surat Pengantar.
Gambar 3-10 Form Data Master Jenis Surat Pengantar
2. Isi Jenis Surat, untuk menambah jenis surat kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
23
B. Perubahan data dokumen untuk jenis SK
1. Pilih menu Data Master Dokument (SK,Surat Pengantar,dll)
Jenis SK, akan ditampilkan form jenis SK
Gambar 3-11 Form Data Master Jenis SK
2. Isi Jenis SK dan Keterangan, kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
C. Perubahan data dokumen untuk jenis surat pengantar
1. Pilih menu Data Master Dokument (SK,Surat Pengantar,dll)
Jenis Berkas/Persyaratan, akan ditampilkan form jenis
berkas/Persyaratan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
24
Gambar 3-12 Form Data Master Jenis Surat Pengantar
2. Isi Nama Berkas/Persyaratan, untuk menambah nama
berkas/persyaratan kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.7 Mengubah Data Regional
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data regional, data
regional ini terdapat 4 submenu yaitu Desa/Kelurahan, Kecamatan,
Kota/Kabupaten dan Provinsi,. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
A. Perubahan data regional untuk desa/kelurahan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
25
1. Pilih menu Data Master Regional Desa/Kelurahan, akan
ditampilkan form data desa/kelurahan
Gambar 3-13 Form Data Master Kelurahan
2. Isi Kode kelurahan, Kelurahan, Id Kecamatan, untuk menambah data
kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
B. Perubahan data regional untuk kecamatan
1. Pilih menu Data Master Regional Kecamatan, akan ditampilkan
form data kecamatan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
26
Gambar 3-14 Form Data
Master Kecamatan
2. Isi Provinsi, Kota, Kecamatan, untuk menambah data kemudian klik
Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
C. Perubahan data regional untuk kota/kabupaten
1. Pilih menu Data Master Regional Kota/Kabupaten, akan
ditampilkan form data kota
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
27
Gambar 3-15 Form Data Master Kota
2. Isi Provinsi, Kota, untuk menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
D. Perubahan data regional untuk provinsi.
1. Pilih menu Data Master Regional Provinsi, akan ditampilkan form
Data Provinsi.
Gambar 3-16 Form Data Master Provinsi
2. Isi Negara, Provinsi, untuk menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
28
3.8 Mengubah Data Jenis Penghargaan
Menu ini digunakan untuk mengubah data jenis penghargaan.
Berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Jenis Penghargaan, maka akan ditampilkan
form Data Master Jenis Penghargaan
Gambar 3-17 Form Data Master Jenis Penghargaan
2. Isi Jenis Penghargaan, untuk menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.9 Mengubah Data Kepegawaian
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data kepegawaian,
data regional ini terdapat 2 submenu yaitu Status Pegawai dan Kedudukan
Pegawai. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
A. Perubahan data Kepegawaian untuk Status Pegawai
1. Pilih menu Data Master Kepegawaian Status Pegawai, akan
ditampilkan form data Status Pegawai
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
29
Gambar 3-18 Form Data Master Status Pegawai
2. Isi Status Pegawai, untuk menambah data kemudian klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
B. Perubahan data Kepegawaian untuk Kedudukan Pegawai.
1. Pilih menu Data Master Kepegawaian kedudukan Pegawai, akan
ditampilkan form Data Kedudukan Pegawai.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
30
Gambar 3-19 Form Data Kedudukan Pegawai
2. Isi Kedudukan Pegawai, untuk menambah data kemudian klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.10 Mengubah Data Eselon/DUK
Menu ini digunakan untuk mengubah data eselon/DUK. Berikut ini
adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Eselon/DUK, maka akan ditampilkan form
Data Master Eselon/DUK
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
31
Gambar 3-20 Form Data Master Esilon/DUK
2. Isi Eselon, Tunjangan, Pangkat Minimal, Pangkat maksimal, untuk
menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.11 Mengubah Data Jenjang / Tingkat Pendidikan
Menu ini digunakan untuk mengubah data jenjang/tingkat
pendidikan. Berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Jenjang/Tingkat Pendidikan, maka akan
ditampilkan form Tingkat Pendidikan
Gambar 3-21 Form Tingkat Pendidikan
2. Isi Tingkat Pendidikan, untuk menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
32
3.12 Mengubah Data Tipe Unit Kerja
Menu ini digunakan untuk mengubah data tipe unit kerja. Berikut ini
adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Tipe Unit kerja, maka akan ditampilkan form
Data Master Tipe Unit Kerja
Gambar 3-22 Form Data Master Tipe Unit Kerja
2. Isi Kode, Tipe, untuk menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.13 Mengubah Data Tipe Bahasa
Menu ini digunakan untuk mengubah data bahasa. Berikut ini adalah
langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Bahasa, maka akan ditampilkan form Data
Master Bahasa
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
33
Gambar 3-23 Form Data Master Bahasa
2. Isi Bahasa, untuk menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.14 Mengubah Data Tipe Jenis Kepangkatan
Menu ini digunakan untuk mengubah data jenis kepangkatan.
Berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master Jenis Kepangkatan, maka akan ditampilkan
form Data Master Jenis Kepangkatan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
34
Gambar 3-24 Form Data Master Jenis Kepangkatan
2. Isi Bahasa, untuk menambah data kemudian klik Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.15 Mengubah Data SOTK
Menu ini digunakan untuk mengubah data SOTK. Berikut ini adalah
langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Data Master SOTK, maka akan ditampilkan form Struktur
Organisasi & Tata Laksana Periode SOTK
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
35
Gambar 3-25 Form Struktur Organisasi & Tata Laksana Periode SOTK
2. Isi Nomor, Tanggal, Keterangan, untuk menambah data kemudian klik
Simpan.
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.16 Mengubah Data Hukuman
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data hukuman,
data hukuman ini terdapat 2 submenu yaitu Jenis Sanksi dan Jenis
Pelanggaran. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
A. Perubahan data Hukuman untuk Jenis Sanksi
1. Pilih menu Data Master Hukuman Jenis Sanksi, akan
ditampilkan form Data Master Jenis Sanksi
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
36
Gambar 3-26 Form Data Master Jenis Sanksi
2. Isi Kategori Pelanggaran, Type, Sanksi, Lama Sanksi (Tahun), untuk
menambah data kemudian klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
B. Perubahan data Kepegawaian untuk Kedudukan Pegawai.
1. Pilih menu Data Master Hukuman Jenis Pelanggaran, akan
ditampilkan form Data Master Jenis Pelanggaran
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
37
Gambar 3-27 Form Data Master Jenis Pelanggaran
2. Isi Kategori Pelanggaran, Jenis Pelanggaran, untuk menambah data
kemudian klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
3.17 Mengubah Data PPH
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data PPH, data
hukuman ini terdapat submenu yaitu PTKP. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya:
1. Pilih menu Data Master PPH PTKP, akan ditampilkan form Data
Master Tarif PPh (PTKP)
Gambar 3-28 Form Data Master Tarif PPh (PTKP)
2. Isi Uraian, Tarif, untuk menambah data kemudian klik Simpan
3. Klik tombol , untuk mengubah data.
4. Klik tombol , untuk menghapus data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
38
BAB IV MODUL RIWAYAT PEGAWAI
Fungsi utama dari modul ini adalah sebagai alat bantu bagi administrator
dalam mengelola data pegawai beserta riwayatnya pada aplikasi SIMPEG ini.
Fungsi-fungsi dari modul ini dapat di kelompokan menjadi:
Data pegawai
o Daftar Pegawai
o Profil Pegawai
o Pengalaman Organisasi
o Pengalaman ke Luar Negeri
o Riwayat Pendidikan Umum
o Riwayat Pengangkatan
o Riwayat Pemberhentian
o Riwayat Penempatan
o Riwayat Kepangkatan
o Riwayat Jabatan
o Riwayat Diklat Teknis
o Riwayat Diklat Fungsional
o Riwayat Diklat Struktural
o Riwayat Penilaian (DP3)
o Riwayat Kursus di Dalam/luar Negeri
o Riwayat Seminar/Lokakarya/Simposium
o Riwayat Penataran
o Riwayat Penugasan Lain
o Riwayat Cuti Pegawai
o Riwayat Izin/Tugas Belajar
o Riwayat Hukuman
o Penghargaan/Jasa
o Kenaikan Gaji Berkala
o Data Orang Tua
o Data Mertua
o Data Suami/Istri
o Data Anak
4.1 Data Pegawai
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data perencanaan
jabatan dan pangkat, terdapat 2 submenu yaitu Daftar Pegawai dan Permintaan
Update Data. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
A. Daftar Pegawai.
1. Pilih menu Mutasi kepegawaian Data Pegawai Daftar Pegawai, akan
ditampilkan form Data Pegawai, pada kolom Struktur Organisasi & Tata
Laksana terdapat tree yang dapat menampilkan detail perbagian dengan
mengklik menu dropdown kemudian memilih bagian dengan mengklik dua
kali di folder tersebut.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
39
Gambar 4-1 Form Data Pegawai
2. Klik tombol Tambah Pegawai untuk menambah data pegawai
Gambar 4-2 Form Tambah Data Pegawai
3. Isi Kolom-kolom profil pegawai kemudian klik Simpan Data untuk menyimpan
data
4. Klik salah satu nama pegawai untuk melihat data pegawai
Gambar 4-3 Form Data Pegawai
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
40
5. Isi kolom-kolom data terutama bertanda *) kemudian klik Simpan Data untuk
melakukan perubahan data.
6. Klik gambar foto profil untuk mengunggah foto.
Gambar 4-4 Form Upload Foto Profil
7. Klik tombol Profil Pribadi dikolom Menu Data Pegawai. Isi data-data
kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-5 Form Profil Pribadi
8. Klik tombol Pengalaman Organisasi dikolom Menu Data Pegawai. Isi data-
data kemudian klik Simpan Riwayat Organisasi.
Gambar 4-6 Form Pengalaman Organisasi
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
41
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
42
9. Klik tombol Pengalaman Ke Luar Negeri dikolom Menu Data Pegawai. Isi
data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-7 Form Ke luar Negeri
10. Klik tombol Riwayat Pendidikan Umum dikolom Menu
Data Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Riwayat Pendidikan.
Gambar 4-8 Form Riwayat Pendidikan Umum
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
43
11. Klik tombol Riwayat Pengangkatan dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-9 Form Riwayat Pengangkatan
12. Klik tombol Riwayat Kepangkatan dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-10 Form Riwayat Kepangkatan
13. Klik tombol Riwayat Jabatan dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
44
Gambar 4-11 Form Riwayat Jabatan
14. Klik tombol Riwayat Diklat Teknis dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-12 Form Riwayat Diklat Teknis
15. Klik tombol Riwayat Diklat Fungsional dikolom Menu
Data Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
45
Gambar 4-13 Form Riwayat Diklat Fungsional
16. Klik tombol Riwayat Diklat Struktural dikolom Menu
Data Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-14 Form Riwayat Diklat Struktural
17. Klik Tombol Penilaian (DP3) dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-15 Form Riwayat Penilaian (DP3)
18. Klik Tombol Riwayat Kursus di Dalam/luar Negeri. Isi
data-data, kemudian klik Simpan Data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
46
Gambar 4-16 Form Riwayat Kursus di Dalam/luar Negeri
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
47
19. Klik Tombol Riwayat Seminar/Lokakarya/Simposium
di kolom Menu Data Pegawai. Isi data-data, kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-17 Form Riwayat Kursus di Dalam/luar Negeri
20. Klik tombol Riwayat Penataran di kolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data, kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-18 Form Riwayat Penataran
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
48
21. Klik tombol Riwayat Penugasan Lain di kolom Menu
Data Pegawai. Isi data-data, kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-19 Form Riwayat Penugasan Lain
22. Klik tombol Riwayat Cuti Pegawai di kolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data, kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-20 Form Riwayat Cuti Pegawai
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
49
23. Klik tombol Riwayat Izin/Tugas Belajar di kolom Menu
Data Pegawai. Isi data-data, kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-21 Form Riwayat Izin/Tugas Belajar
24. Klik tombol Riwayat Hukuman di kolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data, kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-22 Form Riwayat Izin/Tugas Belajar
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
50
25. Klik tombol Penghargaan / Jasa dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-23 Form Data Penghargaan / Jasa
26. Klik tombol Kenaikan Gaji Berkala dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-24 Form Gaji Berkala
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
51
27. Klik tombol Data Orang Tua dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-25 Form Data Orang Tua
28. Klik tombol Data Mertua dikolom Menu Data Pegawai.
Isi data-data kemudian klik Simpan Data.
Gambar 4-26 Form Data Mertua
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
52
29. Klik tombol Data Suami / Istri dikolom Menu Data
Pegawai. Isi data-data kemudian klik Simpan Data
.
Gambar 4-27 Form Data Suami/Istri
30. Klik tombol Data Anak dikolom Menu Data Pegawai. Isi
data-data kemudian klik Simpan Data Anak.
Gambar 4-28 Form Data Anak
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
53
31. Klik Tombol Cetak CV Pegawai, untuk mencetak data
Gambar 4-29 Form Cetak CV Pegawai
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
54
BAB V MODUL GAJI
Fungsi utama dari modul ini adalah sebagai alat bantu untuk administrator
khususnya bagian keuangan dalam mengelola penggajian pegawai. Fungsi-fungsi
dari modul ini dikelompokkan menjadi:
Gaji Pokok
Tunjangan Jabatan Fungsional
Tunjangan Jabatan Struktural
Tunjangan Umum
Perhitungan Gaji
5.1 Gaji Pokok
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data master gaji pokok
pegawai. Data gaji pokok pada fungsi ini digunakan sebagai komponen pada
perhitungan gaji pegawai. Berikut ini adalah panduan penggunaan menu Gaji
Pokok.
1. Pilih menu Organisasi & tata Laksana Gaji Gaji Pokok akan
ditampilkan form Gaji Pokok
Gambar 5-1 Form Gaji Pokok
2. Klik tombol , untuk mengubah data.
3. Klik tombol , untuk menghapus data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
55
5.2 Tunjangan Jabatan Fungsional
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data besaran nilai
Tunjangan Jabatan Fungsional. Besaran nilai pada menu ini digunakan untuk
komponen perhitungan gaji. Berikut ini adalah panduan penggunan menu
Tunjangan Jabatan Fungsional.
1. Pilih menu Organisasi & Tata laksana Gaji Tunjangan Jabatan
Fungsional akan ditampilkan form Tunjangan Jabatan Fungsional
Gambar 5-2 Form Tunjangan Jabatan Fungsional
2. Klik tombol , untuk mengubah data.
Gambar 5-3 Form Ubah Tunjangan Jabatan Fungsional
3. Klik tombol Simpan, untuk menyimpan perubahan data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
56
5.3 Tunjangan Jabatan Struktural
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data besaran nilai
Tunjangan Jabatan Struktural. Besaran nilai pada menu ini digunakan untuk
komponen perhitungan gaji. Berikut ini adalah panduan penggunan menu
Tunjangan Jabatan Struktural.
1. Pilih menu Organisasi & tata Laksana Gaji Tunjangan Jabatan
Struktural akan ditampilkan form Tunjangan Jabatan Struktural
Gambar 5-4 Form Tunjangan Jabatan Struktural
2. Klik tombol , untuk mengubah data.
Gambar 5-5 Form Ubah Tunjangan Jabatan Struktural
3. Klik tombol Simpan, untuk menyimpan perubahan data.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
57
5.4 Tunjangan Umum
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data besaran nilai
Tunjangan Umum. Besaran nilai pada menu ini digunakan untuk komponen
perhitungan gaji. Berikut ini adalah panduan penggunan menu Tunjangan
Umum.
1. Pilih menu Organisasi & tata Laksana Gaji Tunjangan Jabatan Umum
akan ditampilkan form Tunjangan Jabatan Umum
Gambar 5-6 Form Tunjangan Jabatan Umum
4. Klik tombol , untuk mengubah data.
5. Klik tombol , untuk menghapus data.
5.5 Perhitungan Gaji
Menu ini digunakan untuk melakukan perhitungan gaji pegawai beserta
pengelolaannya. Menu ini juga dapat digunakan sebagai referensi untuk cross-
check penggajian pegawai terkait dengan riwayat hukuman. Berikut ini panduan
menu Perhitungan Gaji ini.
1. Pilih menu Organisasi & tata Laksana Gaji Perhitungan Gaji akan
ditampilkan form Perhitungan Gaji.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
58
Gambar 5-7 Tampilan antarmuka Perhitungan Gaji
2. Double click pada data pegawai untuk menampilkan detail gaji pegawai.
Gambar 5-8 Grid Data Pegawai
>> Peringatan: Untuk pegawai yang memiliki riwayat hukuman (khususnya
penundaan gaji atau sejenisnya) yang masih berlaku, baris data pada grid akan ditandai dengan warna merah (seperti pada gambar 5-8). Baris data ini tidak dapat diproses atau di-double click. Selain itu, data dapat
diproses.
3. Klik tombol untuk menampilkan form perhitungan gaji. Klik icon
untuk mengubah data detail gaji pegawai.
4. Klik icon untuk mencetak slip gaji perorangan (sesuai baris data yang di-
klik).
Gambar 5-9 Tampilan Cetakan Slip Gaji
double click
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
59
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
60
5. Klik icon untuk menghapus detail gaji pegawai.
Gambar 5-10 Window Detail Gaji Pegawai
6. Tetapkan nilai uang pada tunjangan/potongan, dengan mengisi langsung
pada textbox atau klik tombol panah atas atau bawah pada samping kanan
textbox .
7. Beberapa nilai tunjangan dan potongan sudah ditetapkan berdasarkan
golongan, jabatan atau perhitungan tertentu, kecuali untuk Potongan PPh,
klik tombol Hitung PPh untuk menentukan nilai potongan PPh (dengan
terlebih dahulu menentukan PTKP untuk mengaktifkan tombol Hitung PPh).
Gambar 5-11 Window Detail Gaji Pegawai
8. Klik tombol Simpan untuk menyimpan hasil perhitungan gaji.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
61
9. Untuk mencetak slip gaji berdasarkan data yang dipilih, kembali ke tampilan
Grid Data Pegawai, kemudian pilih data yang slip gajinya akan dicetak
dengan cara men-check checklist yang ada di sebelah kiri baris data pegawai,
lalu klik tombol Cetak Slip Gaji.
Gambar 5-12 Tampilan Grid Data Pegawai untuk Mencetak Slip Gaji
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
62
BAB VI ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
Fungsi utama dari modul ini adalah sebagai alat bantu bagi administrator
dalam mengelola pengaturan organisasi dan tata laksana. Fungsi utama dari
modul ini adalah untuk mengelola struktur organisasi yang terbentuk dari unit-
unit kerja yang terdaftar pada aplikasi SIMPEG ini. Penjelasan mengenai modul
ini dibagi ke dalam beberapa bagian, antara lain:
SOTK
Pengkodean Unit Kerja
6.1 SOTK
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan data SOTK Berikut ini
adalah langkah-langkahnya:
1. Pilih menu Organisasi & tata Laksana SOTK, akan ditampilkan form
Periode SOTK.
Gambar 6-1 Form Periode SOTK
2. Isi Nomor, Tanggal dan Keterangan kemudian klik Simpan untuk
menyimpan data.
3. Klik tombol , untuk melihat detail data. Akan ditampilkan folder berbentuk
tree, pilih salah satu bagian kemudian Klik Kanan di salah satu bagian
tersebut dan akan muncul menu baru yaitu Tambah Unit/Satuan Kerja, Edit
Unit/Satuan Kerja, dan Delete Unit/Satuan Kerja.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
63
Gambar 6-2 Struktur Organisasi dan Tata laksana
4. Klik tombol , untuk menambah data unit/satuan kerja
Gambar 6-3 Form Data Unit/Satuan Kerja
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
64
5. Klik tombol , untuk mengubah data.
Gambar 6-4 Form Data Unit/Satuan Kerja
6. Klik tombol , untuk menghapus data.
6.2 Pengkodean Unit Kerja
Sebelum mengelola unit kerja pada SOTK, pengguna (admin) diharapkan
mengetahui dan memahami pengkodean SOTK pada aplikasi SIAK ini. Unit kerja
pada SOTK ini disusun secara hirarki dan memiliki kode unit untuk
menghasilkan susunan unit kerja sesuai urutan hirarkinya. Untuk lebih jelasnya
perhatikan gambar berikut.
Gambar 6-5 Keterangan Hirarki SOTK
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
65
No Hirarki Format kode Keterangan
1 Root 100 -
2 Parent 100.XX [kode root].[2 digit kode parent dimulai dari 01]
3 Sub-
parent 100.XX.XX
[kode root].[2 digit kode parent].[2 digit kode sub-parent dimulai dari 01]
4 Child 100.XX.XX.XX [kode root].[2 digit kode parent].[2 digit kode
sub-parent].[2 digit kode child dimulai dari 01]
5
Sub-child
(jika ada)
100.XX.XX.XX.XX [kode root].[2 digit kode parent].[2 digit kode sub-parent].[2 digit kode child].[2 digit kode
sub-child dimulai dari 01]
Pengkodean unit kerja di atas, digunakan sebagai panduan untuk memberikan
kode unik pada setiap unit kerja, agar setiap unit kerja yang disimpan terurut
sesuai dengan hirarki struktur organisasinya.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
66
BAB VII LAPORAN
Fungsi utama dari modul ini adalah sebagai alat bantu administrator dalam
membuat laporan/resume data pegawai berdasarkan jenis-jenis tertentu atau
jenis yang sudah ditentukan sebelumnya.
Jenis laporan yang dimuat pada modul ini, antara lain:
Bezzeting
Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Data Nominatif
Data Kekuatan Pegawai
Struktur Organisasi Satker
Penjagaan KP (Kenaikan Pangkat)
Penjagaan KGB (Kenaikan Gaji Berkala)
Penjagaan Pensiun
Penjagaan Penyesuaian Ijazah
Kenaikan Gaji Berkala
Kenaikan Pangkat
Analisa Pegawai
Tugas Belajar
Kesehatan Pegawai
Prestasi
Penyesuaian Ijazah
Bebas Tugas
Penguasaan Bahasa
Mutasi
Pernikahan Pegawai
Cuti Pegawai
Pelanggaran Pegawai
Riwayat Jabatan Pegawai
Riwayat Pangkat Pegawai
Riwayat Pendidikan Pegawai
Perangkingan Pegawai Tidak Tetap Pemda (umum dan khusus)
Pemberhentian Pegawai Tidak Tetap Pemda (umum dan khusus)
7.1 Laporan
Untuk dapat mengakses laporan-laporan di atas ini, ikuti langkah-langkah
berikut :
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
67
1. Klik Menu Pelaporan dan Statistik Laporan, maka akan ditampilkan form
Laporan
Gambar 7-1 Form Laporan
2. Klik tombol untuk filter data laporan berdasarkan unit kerja tertentu
Gambar 7-2 Form Pencarian Berdasarkan Unit Kerja
3. Pilih Jenis Laporan pada combo pilihan Jenis Laporan dan tahun laporan
pada combo pilihan Tahun. Untuk combo Tahun, tidak semua laporan akan
tersedia. Hal ini disesuaikan dengan isi dari jenis laporan masing-masing.
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
68
4. Klik tombol untuk mencetak pada format Microsoft excel
7.2 Rekapitulasi
Menu ini digunakan untuk melihat rekapitulasi. Berikut ini adalah
langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Pelaporan dan Statistik Rekapitulasi, maka akan ditampilkan
form Rekapitulasi
Gambar 7-3 Form Rekapitulasi
2. Klik tombol untuk mencari data rekapitulasi
3. Klik tombol untuk mencetak pada format Microsoft excel
7.3 Daftar Pegawai Berhenti
Menu ini digunakan untuk melihat daftar pegawai berhenti. Berikut ini
adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Pelaporan dan Statistik Daftar Pegawai berhenti, maka akan
ditampilkan form Daftar Pegawai berhenti
Gambar 7-4 Form Daftar Pegawai Berhenti
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
69
2. Klik pada folder dua kali untuk melihat daftar data pegawai yang di
berhentikan
3. Klik tombol untuk mencari data rekapitulasi
4. Klik tombol untuk mencetak pada format Microsoft excel
7.4 Statistik
Menu ini digunakan untuk melihat daftar pegawai berhenti. Berikut ini
adalah langkah-langkahnya :
1. Klik Menu Pelaporan dan Statistik Statistik, maka akan ditampilkan form
Statistik
Gambar 7-5 Data Statistik Pegawai Berdasarkan Pendidikan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
70
2. Klik berdasarkan Pangkat
Gambar 7-6 Data Statistik Pegawai Berdasarkan Pangkat
3. Klik berdasarkan Jenis Kelamin
Gambar 7-7 Data Statistik Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
71
4. Klik berdasarkan Unit Kerja
Gambar 7-8 Data Statistik Pegawai Berdasarkan Unit Kerja
5. Klik berdasarkan Pendidikan dan Jenis Kelamin
Gambar 7-9 Data Statistik Pegawai Berdasarkan Pendidikan dan Jenis
Kelamin
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
72
6. Klik berdasarkan Selang Umur
Gambar 7-10 Data Statistik Pegawai Berdasarkan Selang Umur
BUPATI TANAH BUMBU,
TTD
MARDANI H MAMING
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
73
LAMPIRAN III PERATURAN BUPATI TANAH BUMBU
NOMOR 24 TAHUN 2016 TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KABUPATEN TANAH BUMBU
HAK AKSES SIMPEG A. DATA POKOK
No.
MODUL BKD SKPD
1. Biodata
2. CPNS
3. PNS
4. Pangkat Akhir
5. Riwayat Kepangkatan
6. Jabatan Akhir
7. Riwayat Jabatan
8. Sasaran Kinerja Pegawai
9. Kenaikan Gaji Berkala
10.
Mutasi Keluar Daerah
11.
Pensiun
12.
Hukuman Disiplin
13.
Perubahan NIP
14.
Cetak Daftar Riwayat Hidup (DRH)
15.
Peninjauan Masa Kerja
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
74
B. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
No. MODUL BKD SKPD
1. Pendidikan Umum
2. Diklat Kepemimpinan
3. Diklat Teknis
4. Diklat Fungsional
C. KELUARGA
No. MODUL BKD SKPD
1. Ayah
2. Ibu
3. Suami/Istri
4. Anak
D. LAPORAN
No. MODUL BKD SKPD
1. Nominatif Daftar Urut Kepangkatan
2. Nominatif Hukuman Disiplin
3. Nominatif Pegawai
4. Nominatif Pejabat Struktural/ Fungsional berdasarkan Golongan
5. Pejabat Struktural berdasarkan Eselon
6. Nominatif Alumni Pendidikan
7. Nominatif Batas Usia Pensiun
8. Rekapitulasi Menurut Unit Kerja
dan Golongan Ruang
9. Rekapitulasi Menurut Golongan dan Jabatan
10. Rekapitulasi Menurut Jenis
Kelamin dan Golongan Ruang
11. Rekapitulasi Pejabat Struktural Menurut Jenis Kelamin dan Eselon
12. Rekapitulasi Pegawai menurut Masa Kerja Golongan dan Golongan
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
75
Ruang
13.
Rekapitulasi Pegawai menurut Tingkat Pendidikan dan Unit Kerja
E. LAIN-LAIN
No. MODUL BKD SKPD
1. Admin Panel
2. Tambah Pegawai
3. Rubah Password
4. Contact Us
5. Download
6. User Guide
BUPATI TANAH BUMBU,
TTD
MARDANI H MAMING
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
76
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
77
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
78
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
79
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Kepegawaian
80