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Cahier de traçabilité Généralités (R2)
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Cahier de traçabilité
Généralités
Rappel principales techniques d’Anatomie Pathologique Technique standard Histologie page 2 Cytologie page 3 Technique d’immunologie Immunohistochimie / Immunocytochimie / Immunofluorescence page 4 Technique de biologie moléculaire page 4 PCR / Hybridation in situ (FISH et CISH) Le conditionnement du prélèvement et sa transmission Etapes du recueil et conditionnement page 5 Conditionner le prélèvement page 6 Identifier le matériel page 7 Compléter le bordereau page 8 Transmettre le matériel page 9 Récupération et transport du prélèvement page 10 Hygiène et sécurité sur le site du prélèvement page 11 Compte rendu et ses modalités de transmission page 12 Facturation page 14 Annexes Catalogue des examens par spécialité page 15 Liste des fournitures page 17 Formulaire de demande de fournitures page 21 Cahier de traçabilité à compléter page 22
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Rappel sur les différentes techniques d’anatomie et Cytologie Pathologique Technique standard
HISTOLOGIE Le principe C’est le recueil de fragments tissulaires qui sont découpés pour permettre la réalisation de fines tranches colorées à l’HES pour analyse morphologique au microscope optique. L’analyse morphologique est l’étude de l’architecture des tissus, des contours des cellules, des noyaux pour permettre un diagnostic. Les étapes
Médecin préleveur Prélèvement
Le prélèvement est réalisé suivant les techniques recommandées
Médecin préleveur ou panseuse
Conditionnement Le conditionnement correspond à l’adjonction d’un fixateur pour empêcher la putréfaction. Le délai entre excision et immersion dans le fixateur doit être le plus court possible (<<30 minutes).
Coursier habilité Transport Le transport permet d’amener le prélèvement du site opératoire au laboratoire.
Secrétaire du laboratoire Réception enregistrement L’enregistrement correspond à l’attribution d’un numéro spécifique au sein du laboratoire
Macroscopiste habilité (pathologiste/technicien)
Prise en charge macroscopique Le matériel est coupé si besoin en tranches de 3 à 4 mm pour permettre sa déshydratation
Automate de déshydratation
Déshydratation Processus permettant de retirer l’eau intra et extra-cellulaire par des bains d’alcool à concentration croissante
Technicien habilité Inclusion La paraffine vient remplacer l’eau intra-cellulaire. Le matériel est coulé dans un moule. Le refroidissement de la paraffine permet au démoulage la formation d’un bloc
Technicien habilité Coupe et étalement sur lame Ce bloc est coupé en fines tranches de 3 à 4 µm au microtome. Les tranches sont étalées sur une lame de verre
Automate de coloration Coloration des lames Les lames sont colorées de façon standard en HES (Hématéine / Eosine / Safran). D’autres colorations sont possibles. Une lamelle est posée sur la coupe afin de la protéger
Pathologiste Lecture au microscope Les lames sont lues au microscope par un pathologiste. C’est l’analyse du contour des cellules et des noyaux qui permet le diagnostic = étude morphologique
Pathologiste Rédaction envoi du compte rendu Le pathologiste rédige un compte rendu d’analyse envoyé au médecin prescripteur et aux correspondants signalés sur le bordereau de demande
Secrétaire Archivage des blocs et lames
Les lames et les blocs réalisés sont archivés pour une durée minimale légale de 10 ans avant destruction
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Technique standard
CYTOLOGIE Le principe C’est le recueil de cellules à partir d’un liquide, d’un raclage, d’une apposition, d’une aspiration, d’un écoulement. Ces cellules peuvent être soient directement étalées sur lame, soient mises dans un fixateur liquide pour le transport (PréservCyt°, Cytolyt°). Après transfert sur une lame (par étalement / filtration / centrifugation…), une coloration adaptée est réalisée (Papanicolaou / Giemsa…). Après protection par une lamelle, le matériel est examiné au microscope optique. C’est l’analyse morphologique qui comporte l’analyse des contours des cellules, et des noyaux qui permet le diagnostic. Contrairement à l’Histologie, il n’y a pas de découpe macroscopique du prélèvement, pas de bloc, pas de coupe du tissu au microtome. Les étapes Les objectifs
Médecin préleveur Prélèvement
Le prélèvement est réalisé suivant les techniques recommandées
Médecin préleveur ou panseuse
Conditionnement Le conditionnement correspond à la fixation du matériel pour empêcher sa dégradation (spray laque / séchage / liquide Cytolyt° ou PreservCyt°)
Coursier habilité Transport Le transport permet d’amener le prélèvement du lieu de prélèvement au laboratoire.
Secrétaire du laboratoire Réception enregistrement L’enregistrement correspond à l’attribution d’un numéro spécifique au sein du laboratoire
Technicien habilité Prise en charge technique pour réalisation d’une lame
Contrairement à l’histologie, le matériel n’est pas coupé. Différentes techniques sont disponibles (centrifugation, filtration étalement) pour permettre le transfert des cellules sur une lame blanche.
Automate de coloration Technicien habilité
Coloration des lames Les lames sont colorées sur les colorations adaptées au prélèvement (Papanicolaou / Giemsa / Perls…). Une lamelle est posée sur la coupe afin de la protéger
Pathologiste Lecture au microscope Les lames sont lues au microscope par un pathologiste. C’est l’analyse du contour des cellules et des noyaux qui permet le diagnostic = étude morphologique
Pathologiste Rédaction envoi du compte rendu Le pathologiste rédige un compte rendu d’analyse envoyé au médecin prescripteur et aux correspondants signalés sur le bordereau de demande
Secrétaire Archivage des lames
Les lames réalisées sont archivées pour une durée minimale légale de 10 ans avant destruction
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Technique d’immunologie Principes La technique d’immunologie permet la mise en évidence d’antigènes (petit fragment de protéines) Pour ce faire on utilise la réaction anticorps-antigène. La spécificité de la réaction est déterminée par le choix de l’anticorps utilisé (clone) ainsi que par la technique utilisée. Le clone est spécifié dans le compte-rendu définitif. Il ne reste plus qu’à mettre en évidence l’anticorps fixé. Pour cela on utilise - soit une réaction colorimétrique → immunohistochimie (pour les prélèvements histologiques) et immunocytochimie (pour les prélèvements cytologiques) - soit une réaction fluorescente → immunofluorescence Matériel Il faut : une coupe de tissu, un anticorps spécifique, un traceur (molécule qui se fixe à l’anticorps et qui permet de le mettre en évidence ).
P16 (avec réaction colorimétrique marron) sur un CIN présence de tréponème avec réaction colorimétrique rouge Technique de biologie moléculaire Définition Si les techniques standards d’histologie et de cytologie étudient la forme des cellules, si les techniques d’immunologie permettent la mise en évidence de certaines protéines, la biologie moléculaire elle, s’attache à étudier les acides nucléiques (ADN et ARN). Les techniques Ces techniques utilisent notamment - l’amplification d’un segment spécifique par technique PCR pour l’ADN et RT-PCR pour l’ARN (Reverse-Transcriptase - Polymérase chain réaction) puis le séquençage,l’électrophorèse… - la technique d’hybridation in situ, qui s’apparente à l’immunologie, mais où au lieu d’étudier l’antigène on recherche un segment spécifique d’ADN et d’ARN, et à la place de l’anticorps on utilise une sonde, c'est-à-dire une séquence spécifique du segment d’ADN à mettre en évidence. Il suffit ensuite de mettre en évidence la fixation de la sonde sur sa séquence spécifique avec un traceur qui peut être un chromogène (CISH) ou un fluorochrome (FISH).
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Le conditionnement et la transmission
Les étapes du recueil et conditionnement
Médecin préleveur
REALISER LE PRELEVEMENT
Médecin Panseuse Aide opératoire
CONDITIONNER LE PRELEVEMENT (mettre dans le fixateur) • Choisir le fixateur • Choisir le flacon / pot • Mettre dans le flacon et fermer hermétiquement
Médecin Panseuse Aide opératoire
IDENTIFIER LE MATERIEL • Identifier les flacons (sur les flacons et pas sur les bouchons) • Identifier le bordereau
Médecin Panseuse Aide opératoire
COMPLETER LE BORDEREAU • Compléter l’identité du patient • Compléter les conditions de réalisation du prélèvement • Compléter les destinataires du compte rendu • Compléter les renseignements cliniques • Signaler une urgence ou une anomalie
Médecin Panseuse Aide opératoire
TRANSMETTRE LE MATERIEL
• Mettre dans un sachet plastique pour le transport • Déposer le prélèvement sur le site prévu à cet effet • Compléter la partie dépôt du cahier de traçabilité • Conditions de conservation • Demande de passage du coursier
Coursier
RECUPERER LE MATERIEL TRANSPORTER LES PRELEVEMENTS
• Choix du coursier • Compléter la partie enlèvement du cahier de traçabilité • Conditions de transport
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CONDITIONNER LE PRELEVEMENT Choisir le fixateur • Rôle du fixateur En l’absence de fixateur, les prélèvements tissulaires et liquidiens se dégradent (pourrissent). Le fixateur est souvent un liquide qui créé des ponts chimiques au niveau des protéines et empêche ainsi la dégradation des protéines et donc des cellules. • Principaux fixateurs Pour les prélèvements tissulaires Les fixateurs sont habituellement des liquides. Pour être fixé le prélèvement doit être immergé dans le liquide. Le délai entre l’excision et l’immersion dans le fixateur doit être le plus court possible. On recommande de toute façon des délais inférieur à 30 minutes. Le fixateur international reconnu est le formaldéhyde (formol) qui est utilisé habituellement à 4% et tamponné (formol tamponné). La quasi-totalité des études scientifiques ayant été réalisées avec ce fixateur. C’est pourquoi c’est le fixateur qui a été retenu dans notre laboratoire. La problématique de sa toxicité est traitée dans la partie hygiène et sécurité. De façon très spécifique, le formol acétique (formaldéhyde + acide acétique) est utilisé uniquement pour les biopsies rénales inflammatoires et les biopsies prostatiques. En dépit de la toxicité du formaldéhyde, le laboratoire a choisi de ne pas recourir à ses substituts, car en l’absence de données ils n’ont pas fait la preuve de leur innocuité, et ce choix ne permettrait plus de se comparer aux études scientifiques réalisées avec le formol. En effet certains substituts compromettent gravement l’analyse en biologie moléculaire. Ce choix remettrait en cause la qualité du diagnostic en immunohistochimie Pour les cytologies Dans le cas des cytologies monocouches, le fixateur est un liquide (PréservCyt° pour les frottis cervico-utérins et du Cytolyt° pour les autres prélèvements). La fixation des lames conventionnelles d’étalement peut se faire soit avec un spray type laque, mais un simple séchage des lames constitue également une fixation du prélèvement. Choisir la taille du pot Le fixateur étant déterminé, il faut choisir la taille du pot. Pour que la fixation soit satisfaisante, il faut que le volume de fixateur utilisé représente au moins 5 fois le volume du prélèvement. Si cela ne pose pas de problème pour les biopsies, cela peut être plus problématique pour les plus grosses pièces. Le laboratoire met à disposition des seaux d’une contenance maximale de 5 litres. Si les volumes de fixateur sont insuffisants (moins de 5 fois le volume du prélèvement), il convient au mieux de mettre le prélèvement dans le fixateur dans un pot au réfrigérateur afin de ralentir la dégradation, et surtout de prévenir le laboratoire afin qu’il organise la tournée du coursier afin de le récupérer le plus rapidement possible. Mettre dans le flacon de transport Ouvrir le pot Mettre dans le flacon avec une pince afin de limiter le contact avec le fixateur Refermer le pot de façon hermétique Pour les petits prélèvements ne pas hésiter à secouer délicatement le pot afin que la biopsie tombe dans le liquide et ne reste pas collée à la paroi dans la partie « sèche ».
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IDENTIFIER LE MATERIEL Identifier les pots L’identité du patient doit être inscrite sur les pots (NOM + Prénom) et non sur les bouchons. Si plusieurs pots sont utilisés pour un même patient, un numéro de pot doit être rajouté sur le pot et dans la description sur le bordereau de demande. Lorsque des étiquettes sont disponibles Identifier le bordereau de demande L’identité du patient doit être consignée sur le bordereau afin que les renseignements cliniques puissent être comparer au matériel communiqué L’erreur d’identification des pots et des bordereaux est l’une des sources les plus importantes en conséquences et gravité de la procédure de conditionnement. Le conditionnement dans un même sac plastique pour le transport protège des risques sanitaires (biologiques et chimiques) et peut permettre de palier à une erreur ou un oubli d’identification. Il constitue une sécurité supplémentaire.
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COMPLETER LE BORDEREAU Compléter l’identité du patient Il doit comprendre NOM de naissance NOM marital si applicable Prénom Date de naissance Sexe Adresse pour la facturation si prélèvement fait au cabinet Ville pour la facturation si prélèvement fait au cabinet Compléter les conditions de réalisation du prélèvement Il doit comprendre Nom du médecin prescripteur Site du prélèvement (nom de la clinique ou du cabinet) Date de l’intervention Heure de l’exérèse Heure du début de la fixation (heure de la mise dans le pot = heure du conditionnement) Signature du médecin prescripteur Le délai entre l’exérèse et le début de la fixation est un indicateur dans la qualité de la fixation du prélèvement. Il pourrait être utilisé en biologie moléculaire pour récuser des études onéreuses susceptibles de ne pas fonctionner si ce délai est trop long (> 30 minutes) Compléter les destinataires du compte rendu Spécifier d’autres médecins destinataires du compte rendu Nom des médecins destinataires du compte rendu final et localité afin d’éviter les homonymies De principe le résultat n’est jamais transmis au patient. Il ne sera transmis que sur demande spécifique (écrire sur le bordereau : « patient » dans la case destinataire). Compléter les renseignements cliniques Ils peuvent comprendre notamment La topographie de la lésion La nature de l’intervention Les hypothèses diagnostiques cliniques Les antécédents du patient (pathologique et thérapeutique) L’anamnèse de la lésion Les résultats éventuels d’examens complémentaires Signaler une urgence ou une anomalie Cocher la case □ oui dans urgence. Le prélèvement fera l’objet d’un traitement spécifique afin de donner des résultats les plus rapides possibles. Il est également possible de spécifier une date pour laquelle vous avez besoin du compte rendu (…). L’envoi du bordereau de demande complété correspond à une prescription. Elle établie un contrat entre le demandeur et le laboratoire. Cette commande fera donc l’objet d’une facturation suivant la nomenclature en vigueur.
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TRANSMETTRE LE MATERIEL Mettre dans un sachet plastique pour le transport Choisir un sachet plastique de taille adaptée Mettre les flacons dans le sachet plastique Enlever la bande autocollante et fermer le sachet plastique Plier le bordereau de demande afin de masquer l’identité du patient (confidentialité du transport) Mettre le bordereau dans la poche « kangourou » avant du sachet plastique. Le prélèvement doit être conditionné avant de sortir de la salle de bloc. Déposer le prélèvement sur le site prévu à cet effet Déposer la poche dans le bac Compléter la partie DEPOT du cahier de traçabilité Compléter la partie dépôt du matériel comprenant Identité du patient (+/- étiquette) Nom du préleveur, date du prélèvement Nom de la personne déposant le matériel, date et heure du dépôt, signature Nombre de flacons déposés Remarques le cas échéant Conditions de conservation La plupart des prélèvements se conservent une fois conditionnés à température ambiante Prélèvements spécifiques
- flacons de tumorothèque Si ils se conservent avant utilisation dans le frigo, une fois conditionnés, ils peuvent être déposés à température ambiante le temps de la récupération par le coursier - flacons d’IF Si ils se conservent avant utilisation dans le frigo, une fois conditionnés, ils peuvent être déposés à température ambiante le temps de la récupération par le coursier. -cytologie sans fixateur (cytologie urinaire, recueil de liquide d’épanchement dans un tube sec…) Si le coursier n’est pas prévu dans les 24 heures, il convient de conserver le matériel au réfrigérateur et de le signaler dans le cahier de traçabilité
Demande de passage Les conditions de passage sont généralement déterminées préalablement. En cas de demande spécifique ou d’urgence merci de téléphoner au laboratoire afin de convenir d’un passage spécifique du coursier.
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RECUPERATION ET TRANSPORT DES PRELEVEMENTS Choix du coursier Le laboratoire fait appel à deux types de coursier pour le transport de ses prélèvements
- un coursier salarié propre au laboratoire CAP Il réalise les tournées pré-établies. Il dispose d’une formation au transport des produits biologiques. Il connait les correspondants, respecte les exigences de qualité mises en place, gère les non conformités. - une entreprise de transport externe spécialisée dans le transport des produits de santé Pour les transports urgents (extemporanée..) le laboratoire a sélectionné, un fournisseur spécialisé dans le transport des produits médicaux. Celui-ci assure conformément à nos exigences, la traçabilité des produits, des conditions de transport (température).
Compléter la partie ENLEVEMENT du cahier de traçabilité Compléter la partie récupération du matériel comprenant Identité du coursier La date et l’heure du recueil Nombre de flacons recueillis Remarques et non conformités le cas échéant Le visa / signature du coursier Le coursier gère les non-conformités constatées en appelant le médecin référent ou la surveillante pour les blocs opératoires. La non-conformité fait l’objet d’une prise en charge immédiate (solution curative). La collecte des non conformités au sein du laboratoire permettra l’analyse et la mise en place de mesures correctives. Conditions de transport Le transport (conditions de transport, triple emballage, traçabilité du matériel transmis) répond aux exigences qualité définies dans la structure.
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Hygiène et sécurité sur le site du prélèvement
Hygiène et sécurité des locaux et des équipements Le laboratoire CAP ne peut mettre en place les procédures d’hygiène et de sécurité tant des locaux que des équipements sur les sites de prélèvements. Cette responsabilité incombe aux employeurs. Il répondra en revanche à toute demande de renseignements pour faciliter ou aider à la mise en place de ces procédures lorsque celles-ci intéressent son domaine d’activité.
Hygiène et sécurité du personnel au bloc opératoire Par la description, l’avertissement et la formation aux dangers, le laboratoire peut participer à la mise en place des procédures d’hygiène et de sécurité au bloc opératoire. Les produits à risque Une ventilation répondant aux exigences de sécurité doit être mise en place. Les principaux produits à risque dans l’activité de conditionnement sont
Produits Substance chimique toxique
Risques principaux Précautions
Formol tamponné
Formaldéhyde
Susceptible de provoquer le cancer Risque présumé d’effet grave pour les organes Toxique par inhalation Provoque une irritation cutanée Provoque une irritation oculaire Peut provoquer une allergie cutanée
Utiliser dans un environnement avec ventilation adaptée Eviter tout contact avec la peau et les yeux Stocker dans un endroit ventilé
Formol acétique
Formaldéhyde Acide acétique
Susceptible de provoquer le cancer Risque présumé d’effet grave pour les organes Toxique par inhalation Provoque une irritation cutanée Provoque une irritation oculaire Peut provoquer une allergie cutanée
Utiliser dans un environnement avec ventilation adaptée Eviter tout contact avec la peau et les yeux Stocker dans un endroit ventilé
PreservCyt° Méthanol
Cécité potentielle si ingestion Irritation cutanéo-muqueuse
Eviter tout contact avec la peau et les yeux
Cytolyt° Méthanol
Cécité potentielle si ingestion Irritation cutanéo-muqueuse
Eviter tout contact avec la peau et les yeux
Le laboratoire peut fournir les Fiches de Données de Sécurité correspondantes sur demande. La formation Le laboratoire dispose d’outils d’avertissement ou de sensibilisation aux risques spécifiques à l’usage des produits. Avertissement Les risques liés à l’exposition sont signalés sur les étiquettes des produits transmis aux préleveurs. Cette étiquetage répond au règlement CLP pour « Classification, Labelling and Packaging » (« classification, étiquetage et emballage », règlement CE n° 1272/2008 du 16 décembre 2008). Les conditions de manipulation L’usage des précédents produits nécessite la mise en place des équipements de protection collectif adaptés et notamment ventilation et des équipements de protection individuel adaptés (gants, masques, lunettes de protection le cas échéant). Afin de limiter l’exposition du personnel de la structure dans la manipulation, le laboratoire CAP s’engage à transmettre des flacons pré-remplis, car la phase de remplissage des flacons est la manipulation qui expose le plus le personnel. Les flacons communiqués par le laboratoire répondent aux exigences règlementaires (marquage CE, n° de lot et date d’expiration ). L’utilisation de poches plastiques hermétiques concoure à limiter l’exposition du personnel lors des manipulations ultérieures. Gestion des déchets Les seuls déchets issus de la fourniture du matériel peuvent être les pots périmés transmis. Dans sa démarche de gestion des déchets, le laboratoire s’engage à reprendre le matériel périmé et à le détruire suivant les conditions règlementaires.
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Le compte rendu et ses modalités de transmission
Les différents types d’envoi
A tout moment vous pouvez nous demander de modifier le mode d’envoi de vos comptes-rendus d’anatomie pathologique. Tous les modes d’envoi ci-dessous sont possibles. Vous pouvez en choisir plusieurs pour chaque compte rendu. 1/ Papier • Nous faire la demande Spécifier le nombre d’exemplaires que vous souhaitez Donner l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir vos comptes-rendus Exemple : - un exemplaire pour donner au patient - un exemplaire pour l’archivage au cabinet… • Avantages Facilité d’utilisation et de lecture /envoi couleur Pratique pour donner un exemplaire patient • Inconvénients Les délais de transport (coursier ou poste) augmentent considérablement le délai de rendu des résultats Fiabilité du transport du courrier (poste) Difficulté à intégrer au système informatique (scanner) Environnemental Non consultable à distance 2/ Fax • Nous faire la demande Nous donner le numéro du fax souhaité Possibilité d’un envoi automatique ou d’un envoi ponctuel • Avantages Rapidité de réception (envoi 1h après validation) Traçabilité de l’envoi avec certificat de réception Sécurisation des données si le n° du fax est authentifié • Inconvénients Mauvaise lisibilité en fonction de la qualité du fax Difficulté à intégrer à un système informatique (scanner) Environnemental Non consultable à distance 3/ Mail • Nous faire la demande Donner la ou les adresses mails Donner la clé de cryptage le cas échéant Possibilité de l’envoyer à plusieurs adresses Exemple : - envoi sur sa boite mail pour le consulter dès réception - envoi sur mail secrétariat pour l’archivage numérique • Avantages Rapidité de réception (envoi 1h après validation du compte rendu dans le laboratoire) Dématérialisation des données (intégrer à un système informatique / transférer à des correspondants) Possibilité d’agrandir les photos numériques incluses Envoi format pdf (format de lecture libre-gratuit) Traçabilité de l’envoi avec certificat de réception • Inconvénients Sécurisation des données (nécessité de vérifier les adresses avant envoi ; possibilité de crypter l’envoi)
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4/ H’net • Nous faire la demande 1/ Demander à son prestataire informatique pour envoyer un certificat 2/ L’envoyer sur la boite mail : [email protected] 3/ Le laboratoire vous envoie son certificat par retour → le lien est ainsi créé entre les deux logiciels • Avantages Rapidité de réception (envoi 1h après validation) Intégration automatique dans son logiciel informatique Traçabilité de l’envoi avec certificat de réception Sécurisation des données • Inconvénients Difficulté à faire intervenir son prestataire informatique Déstructuration des comptes rendus avec tableau 5/ Apycript • Nous faire la demande Nous envoyer le nom d’utilisateur Apycript° Il s’agit en réalité d’un envoi format H’net avec un tiers de confiance (Apycript°) : en tant qu’abonné à Apycript° vous recevez un nom d’utilisateur. Le laboratoire également abonné envoi le compte rendu sur le serveur Apycript° à votre adresse. Le serveur se charge de rediriger l’information vers votre logiciel. • Avantages Un seul lien sécurisé à mettre en place avec Apycript° Rapidité de réception (envoi 1h après validation) Intégration automatique dans son logiciel informatique Traçabilité de l’envoi avec certificat de réception Sécurisation des données • Inconvénients Coût d’un abonnement Apycript Déstructuration des comptes rendus avec tableau
Délais des comptes-rendus Les contraintes techniques de transformation du prélèvement conditionnent les délais de résultats En effet en optant pour un envoi informatique les résultats sont bien souvent transmis dans l’heure suivant la validation au laboratoire. Les principales durées incompressibles sont techniques - fréquence de passage du coursier, durée du transport - durée de fixation du matériel (au moins 6 heures mais pour les grosses pièces pouvant atteindre 36 à 48 heures) - durée de déshydratation (12 heures) Les durées moyennes de transmission des résultats sont consignées dans le catalogue des examens. Afin de fluidifier l’analyse et de satisfaire au mieux vos exigences de réponse, merci de spécifier toute demande urgente sur le bon de demande afin que l’on s’organise pour vous répondre au mieux. Par ailleurs, le laboratoire a fait le choix de communiquer des comptes-rendus complets (analyse histologique et immunohistochimique intégrée). Cette stratégie retarde très légèrement les délais mais garantit l’absence de contradiction dans les résultats et donc la qualité de la prise en charge.
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Facturation Pour les cliniques Les notes d’honoraires (relevés cliniques) sont envoyées directement au service de facturation de la clinique concernée après validation définitive du compte-rendu. Pour les cabinets libéraux Les notes d’honoraires sont transmises directement au domicile du patient. C’est pourquoi l’adresse récente du patient est indispensable sur le bordereau de demande. La transmission électronique des feuilles de soins peut être réalisée ce qui permet un remboursement plus rapide.
Annexes Catalogue des examens par spécialité Liste des fournitures Formulaire de demande de fournitures
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Catalogue des examens par spécialité
Modalités de transmission des prélèvements pour examens HISTOLOGIQUES Nature du prélèvement
Conditionnements Délais moyens de réponse
Commentaires Pot Fixateur Stockage
Biopsie(s) Petit flacon Formol Air ambiant 24 à 48 h jours ouvrés
Biopsie-exérèse ganglionnaire (Suspicion de lymphome)
Petit flacon + RNA later + Flacon miroir
Formol Air ambiant 24 à 48 h jours ouvrés Instruction + bordereau de demande spécifique
Biopsie cutanée pour Immunofluorescence directe
Flacon avec liquide de Michel
Liquide de Michel
Air ambiant Si matériel transmis jeudi ou avant, résultat le lundi suivant.
Avertir le laboratoire (plus de 24h avant), afin de commander l’azote liquide, livré le jeudi
Biopsie ostéo-médullaire (BOM) Petit flacon Formol Air ambiant 48 h jours ouvrés Biopsies prostatiques Biopsies rénales
Petits flacons Formol Acétique
Air ambiant 24 à 48 h jours ouvrés Bordereau de demande spécifique
Pièce de mucosectomie Pot 1 L avec liège et épingles
Formol Air ambiant 48 à 72 h Possibilité d’orienter la pièce par une épingle rouge. Instruction
Pièce de conisation Pot 1 L avec liège et épingles
Formol Air ambiant 48 à 72 h Possibilité d’orienter la pièce par une épingle rouge
Pièces opératoires (divers dont cutanées multiples)
Flacons adapté à la taille
Formol Air ambiant 48 à 72 h Possibilité d’orienter la pièce par un fil ou une incision
Pièces opératoires cancérologiques complexes
Pot adapté à la taille du prélèvemt
Formol Air ambiant Généralement inférieurs à 5 jours ouvrés
Pièce opératoires Avec décalcification
Pot adapté à la taille du prélèvemt
Formol Air ambiant Compter 48 h supplémentaires pour décalcification
Tête fémorale Pot adapté à la taille du prélèvemt
Formol Air ambiant 5 jours ouvrés
Tumorothèque Tube de RNA later
Formol Air ambiant Transmis par le laboratoire CAP à la tumorothèque concernée (Bergonié ou Haut Lévêque). Instruction
Culture cellulaire Tube de RPMI (sur demande)
RMPI Air ambiant Transmis par le laboratoire CAP à l’unité spécialisée concernée. Instruction
Examen extemporané A donner au pathologiste
Pas de fixateur
Air ambiant Répondu pendant le temps opératoire Sur rendez vous > 48 heures avant le bloc opératoire
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Modalités de transmission des prélèvements pour examens CYTOLOGIQUES Nature du prélèvement
Conditionnements Délais moyens de réponse
Commentaires Pot Fixateur Stockage
Frottis cervico-utérin Flacon Thinprep°
Préservcyt° Air ambiant Moins de 7 jours ouvrés 24 h si demande d’urgence
Lames lues par des médecins Technique MONOCOUCHE Possibilité de recherche d’HPV oncogènes
Liquide d’épanchement Ascite, pleurésie…
Tube sec à bouchon vert
Pas de fixateur
Air ambiant 24 à 48 h Compter 24 h de plus pour inclusion en cytobloc et IHC.
Acheminement rapide
Aspiration bronchique et brossage bronchique
Tube sec à bouchon vert
Pas de fixateur
Air ambiant (si < 24 h) Réfrigérateur 4°C sinon
24 à 48 h Compter 24 h de plus pour une inclusion en cytobloc et IHC.
Acheminement rapide
LBA Tube sec à bouchon vert
Pas de fixateur
Air ambiant 24 à 48 h Acheminement rapide
Urines Flacon cytologie « urinaire »
Cytolyt° Air ambiant 24 à 48 h Technique MONOCOUCHE Instruction
Cyto-ponction nodule thyroïdien Flacon cytologie « urinaire » et/ou lames d’étalement
Cytolyt° Air ambiant 24 à 48 h
Technique MONOCOUCHE Possibilité d’immunocytochimie suivant publications à venir Instruction Ou technique cytologie conventionnelle
LCR Tube sec à bouchon vert
Pas de fixateur
Réfrigérateur 4°C
24 à 48 h Acheminement rapide
Liquide synovial Tube sec à bouchon vert
Pas de fixateur
Air ambiant 24 à 48 h Transmettre le plus rapidement possible
Ponction organe profond (pancréas, ganglion…)
Flacon cytologie « urinaire »
Cytolyt° Air ambiant 24 à 48 h Technique MONOCOUCHE Possibilité d’immunocytochimie Instruction
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Liste des fournitures
Matériel pour étude Dénomination
labo Contenant Contenu Eléments
associés Petit flacon formol sans bordereau
Flacon 60 mL Fixateur formol tamponné
Non
Petit flacon formol
Flacon 60 mL Fixateur formol tamponné
bordereau de demande avec élastique
Petit flacon formol acétique
Flacon 60 mL Fixateur formol acétique
Non
Flacon moyen Flacon 150mL Fixateur formol tamponné
Bordereau de demande avec élastique
Pot 500 mL Pot 500 mL Fixateur formol tamponné
Bordereau de demande avec élastique
Pot 1 L Pot 1 L Fixateur formol tamponné
Bordereau de demande avec élastique
Cahier de traçabilité Généralités (R2)
Réf : R-TR-RE-2
Imprimé le 3 avril 2019
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Matériel pour étude HISTOLOGIQUE Condition de conservation
Photo Usage
Température ambiante
Toutes les biopsies à l’exception des biopsies prostatiques
Température ambiante
Toutes les biopsies à l’exception des biopsies prostatiques
Température ambiante
Biopsies prostatiques Et Biopsies rénales inflammatoires exclusivement
Température ambiante
Tout prélèvement chirurgical adapté à la taille du pot
Température ambiante
Tout prélèvement chirurgical adapté à la taille du pot
Température ambiante
Tout prélèvement chirurgical adapté à la taille du pot
Remarques
Toutes les biopsies à l’exception des
Toutes les biopsies à l’exception des
Biopsies rénales inflammatoires
Tout prélèvement chirurgical adapté à
Tout prélèvement chirurgical adapté à
Tout prélèvement chirurgical adapté à
Laboratoire CAP
Cahier de traçabilité Généralités
Seau 2,5 L Seau 2,5 L Fixateur formol tamponné
Bordereau de demande avec élastique
Seau 5 L Seau 5 L Fixateur formol tamponné
Bordereau de demande avec élastique
Kit mucosectomie /
conisation
Pot 1L Fixateur formol tamponné
Liège + épingles + bordereau de demande avec élastique
Kit Tumorothèque
Flacon 60 mL + petit tube
Fixateur formol tamponné + RNA later dans le petit tube
Bordereau de demande spécial avec élastique
Kit Immuno-
fluorescence
Tube de 1.8 mL
Liquide de Michel
Bordereau de demande avec élastique
Kit Slow Mohs
Flacon 1 L Fixateur formol
Bordereau de demande spécifique + encre + 5 cassettes rouges
Cahier de traçabilité Généralités (R2)
Réf : R-TR-RE-2
Imprimé le 3 avril 2019
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Température ambiante
Tout prélèvement chirurgical adapté à la taille du pot
Température ambiante
Tout prélèvement chirurgical adapté à la taille du pot
Température ambiante
Pour conisation et pièce de mucosectomie ou tout prélèvement chirurgical nécessitant d’être épinglé pour le maintenir ou l’orienter
4°C avant réalisation puis température ambiante en attendant le coursier
Réalisation par le chirurgien d’un prélèvement pour analyse de l’ADN (en particulier suspicion de lymphome, de sarcome, tumeur de l’enfant ou tumeur rare)
4°C avant réalisation puis température ambiante pour l’envoi
Pour réalisation d’une immunofluorescence (biopsie cutanée) Instruction disponible
Température ambiante
Technique de Slow Mohs permettant de déterminer précisément les limites de l’exérèse d’une tumeur cutanée (surtout carcinome baso-cellulaire)
Tout prélèvement chirurgical adapté à
Tout prélèvement chirurgical adapté à
Pour conisation et pièce de mucosectomie ou tout prélèvement chirurgical nécessitant d’être épinglé pour le maintenir ou l’orienter
Réalisation par le chirurgien d’un prélèvement pour analyse de l’ADN (en particulier suspicion de
me, tumeur de
Instruction disponible Préciser l’heure de prélèvement
immunofluorescence (biopsie
permettant de déterminer précisément les limites de l’exérèse d’une tumeur cutanée
cellulaire)
Instruction disponible à l’arrière du bordereau de demande
Laboratoire CAP
Cahier de traçabilité Généralités
Matériel pour étude Dénomination
labo Contenant Contenu Eléments
associés Flacon FMC Flacon
monocouche FCV
Préservcyt°
Avec cervex brush
Tube sec Tube sec Aucun liquide avant le prélèvement
Non
Cytologie non gynéco
Flacon 180 mL
Cytolyt° Bordereau de demande avec élastique
Portoir 3 lames Portoir 3 emplacement
3 lames blanches
Etiquette identification patient et bordereau de demande avec élastique
Cahier de traçabilité Généralités (R2)
Réf : R-TR-RE-2
Imprimé le 3 avril 2019
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Matériel pour étude CYTOLOGIQUE Condition de conservation
Photo Usage
Température ambiante
Pour réalisation d’un frottis cervicovaginal en phase liquide technique monocouche
Température ambiante
Pour transmission d’un liquide d’épanchement de ponction ou de suffusion en technique conventionnelle par cytocentrifugation
Température ambiante
Pour cytologie urinaire, pleurale, thyroidienne, péritonéale, cytoponction d’organe profond
Température ambiante
Pour tout liquide de suffusion, de ponction nécessitant un étalement immédiat (cytologie écoulement mammaire, cytologie thyroïdienne, cytologie de ponction ganglionnaire ou tumorale)
Remarques
Pour réalisation d’un frottis cervico-vaginal en phase liquide technique
Instruction disponible
Pour transmission d’un liquide d’épanchement de ponction ou de
Pour cytologie urinaire, pleurale,
cytoponction d’organe profond
Instruction disponible
Pour tout liquide de suffusion, de ponction nécessitant un étalement immédiat (cytologie écoulement mammaire, cytologie thyroïdienne, cytologie de ponction ganglionnaire
Laboratoire CAP
Cahier de traçabilité Généralités (R2)
Réf : R-TR-RE-2
Imprimé le 3 avril 2019
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Matériel pour transmission des prélèvements Dénomination
labo Contenant Contenu Eléments
associés Condition de conservation
Photo Usage Remarques
Poche de transport
Poche plastique
Néant Non Température ambiante
Pour transmission de tous les prélèvements : grande poche pour le flacon/pot et petite poche « ventrale » pour le bordereau de demande rempli
Bordereau de demande
Bordereau de demande individuel
Néant Non Température ambiante
Permet l’identification du patient, du demandeur et la communication de renseignements cliniques
Déjà enroulé autour des flacons et des pots par un élastique
Bloc de bordereaux
Frottis cervico-vaginal
Bloc de demande pour frottis monocouche
Néant Non Température ambiante
Permet l’identification du patient, du demandeur et la communication de renseignements cliniques
Préciser le nom du demandeur si bloc nominal
Bordereaux Cytologie urinaire
Bordereau de demande pour cytologie urinaire
Néant Non Température ambiante
Permet l’identification du patient, du demandeur et la communication de renseignements cliniques
Préciser le nom du demandeur si bloc nominal
Bordereaux Cytologie générale
Bordereau de demande pour cytologie en général
Néant Non Température ambiante
Permet l’identification du patient, du demandeur et la communication de renseignements cliniques
Préciser le nom du demandeur si bloc nominal
Laboratoire CAP
Cahier de traçabilité Généralités (R2)
Réf : R-TR-RE-2
Imprimé le 3 avril 2019
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Bloc de bordereaux
biopsies prostate
Bloc demande biopsies prostate
Néant Non Température ambiante
Permet l’identification du patient, du demandeur et la communication de renseignements cliniques
Respecter la numérotation des biopsies et préciser le nom des demandeurs
Bloc de bordereaux histologie nominatif
Bloc de demande histologie
Néant Non Température ambiante
Permet l’identification du patient, du demandeur et la communication de renseignements cliniques
Préciser le nom du demandeur si bloc nominal
Laboratoire CAP
Cahier de traçabilité Généralités (R2)
Réf : R-TR-RE-2
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Formulaire de demande de fournitures
Laboratoire CAP
Cahier de traçabilité Généralités (R2)
Réf : R-TR-RE-2
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Cahier de traçabilité
à compléter
Laboratoire CAP
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Laboratoire CAP
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Réf : R-TR-RE-2
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Preuve de dépôt du document
Dépôt du document Référence du document :
Date de dépôt : Déposé par : Signature :
Réception du document
Date de réception : Reçu par : Signature : Certificat de dépôt à retrouner au laboratoire CAP - soit en le redonnant au coursier - soit par courrier : Laboratoire CAP, 30 bis rue Ulysse Gayon, 33000 Bordeaux - soit par mail : [email protected] - soit par fax : 05.57.81.23.11 Archiver le document dans le classeur Envois cliniques et correspondants de l’année en cours (laverie)