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CAPITULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
A.- ANÁLISIS Y DISCUSION DE LOS RESULTADOS
Para el desarrollo del presente proyecto de investigación, y el
cumplimiento de los objetivos específicos de la misma, fue explotada la
metodología propuesta por García, Chamorro y Molina (2000, pp.125-130),
tomando sus características principales y aplicándolas a la realidad del
consultorio, la cual está conformada por ocho (8) fases explicadas en él
capitulo anterior.
1. Análisis previo o de viabilidad
La unidad de Ultrasonido de la policlínica Maracaibo, contaba con el
apoyo de un sistema manual, el cual se encargaba de manejar los datos
proveídos por las diferentes transacciones dentro de la misma, las cuales
están basadas en los diversos exámenes de ultrasonido y consultas
ginecologicas y/u obstétricas, para luego ser utilizados en los procesos
administrativos de la unidad, apoyando a la toma de decisiones dentro de la
misma.
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
109
Los objetivos principales que planteaba el sistema antiguo estaban
basados en la actualización constante de las historias médicas de los
pacientes, emisión de reportes basados en exámenes de ultrasonido y
control de la facturación de consultas y ecografías. Dichos objetivos eran
logrados de forma aceptable pero con mucho requerimiento de trabajo por
parte del personal para el cumplimiento de los mismos, debido a que se
trabaja con procesos manuales que se convierten en tediosos al manejar un
volumen elevado de datos.
Al finalizar un proceso de entrevistas informales y observaciones
directas sobre el funcionamiento de la unidad de Ultrasonido, se logró
obtener un análisis preciso de la situación actual de dicha organización,
incluyendo sus problemas, posibles soluciones, objetivos a seguir por el
sistema, recursos existentes, plazo estimado de desarrollo, y descripción de
las operaciones existentes del sistema actual, junto con el pronóstico de
inversión económica para decidir si se continuaría o no con el proyecto en
cuestión.
Para comenzar, cabe destacar que el principal problema que se
presentaba esta relacionado con el sistema de almacenamiento de datos
existente, el cual estaba mal diseñado, especialmente para manejar el
volumen de datos existente en las transacciones diarias en el
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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establecimiento, el cual no es fijo debido que puede fluctuar de acuerdo al
día de la semana o temporada del año; lo cual Influye en diversas áreas de
gran importancia como:
ü Económica: La información se almacenaba en discos floppy de 3½, lo
cual implicaba una inversión constante para poder almacenar todos los datos
producidos durante un período de tiempo determinado. Aunque a primera
vista no se consideró como una inversión importante, al pasar cierto período
de tiempo se convertiría en un gasto mayor, lo que aumentaría
significativamente el costo de operación.
ü Accesibilidad a la información: Al existir varias unidades de
almacenamiento, resultaba ardua la extracción de información especifica
requerida para cualquier propósito, debido a que tomaba tiempo explorar
todos los archivos y discos para conseguir una historia o examen especifico.
ü Espacio Físico: Los discos ocupaban cierto espacio físico, que al igual
que la inversión económica, parecía insignificante al principio, pero se iría
acumulando constantemente hasta convertirse en un problema, lo que
ocasiona abarrotamiento en la organización; cabe destacar que la única
solución a este problema (aparte de un nuevo diseño de almacenamiento),
era el desecho de los discos, lo que significaba pérdida de la información
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
111
previamente procesada, probablemente útil en futuras ocasiones para
diversos propósitos.
Otro problema que se debía resolver es el concerniente a la
elaboración de reportes basados en la realización de exámenes de
ultrasonido, el cual estaba basado en un formato PowerPoint poco práctico
para manejar gran cantidad de pacientes en cierto período (una tarde), y
debido a que son doce (12) tipos de reportes, se necesitaba una interfaz de
cambio entre los mismos para agilizar la elaboración de los mismos.
Agregado a lo anterior, era necesario mantener un control de los
ingresos de la unidad por diversos conceptos: ecografías, consultas y otros; y
de igual manera los egresos: adquisiciones diversas, gastos por
establecimiento, debido a que se llevaba manualmente, lo que produce un
mal manejo de los recursos económicos de la organización.
De la misma manera, se debía llevar un mejor registro de historias
clínicas, el cual presentaba los mismos problemas de todo sistema manual:
al existir un gran volumen de información, se hacia difícil encontrar un
determinado dato en un momento preciso, lo que traía consecuencias como
pérdida de tiempo, traspapeleo, y mayor gasto en imprenta; las historias al
ser transformadas a un formato electrónico, resolverían los problemas antes
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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planteados, todo para contribuir en un mejor funcionamiento de la
organización tratada.
Lo anteriormente planteado afectaba a toda la organización,
incluyendo médicos, secretarias y hasta a los pacientes debido a que
ocasionaba tiempos de respuesta a operaciones elevado. También afectaba
a un área mayor, por que la unidad posee interacción con algunos
establecimientos médicos en Maracaibo, los cuales cuentan con los servicios
de la misma para realizar los diversos exámenes de ultrasonido, los cuales
apoyan a la función médica requerida; es decir, otros médicos remiten a sus
pacientes a la unidad de ultrasonido para realizar ecografías diversas para
explorar más a fondo problemas que se pueden presentar con los mismos.
Por ello, se determinaron varias razones que justificaron la
automatización:
ü Necesidad de optimizar el almacenamiento de datos, al eliminar los
archivos y discos de 3 y ½
ü Se requería disminuir el tiempo de elaboración de los reportes de
Ultrasonido para obtener un mejor tiempo de respuesta a los pacientes
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
113
ü Al momento de realizar estadísticas de funcionamiento, se obtenía un
procedimiento largo y tedioso que no arrojaba resultados óptimos
Un cambio de sistema se consideró importante debido a que el
número de pacientes crece constantemente y se necesitan nuevas maneras
de tratar todos los datos relacionados a los mismos, sin desmejorar la calidad
del servicio ofrecido. La automatización, trae como beneficio mayor rapidez
en la ejecución de los procesos y mejor organización de los datos
provenientes de los mismos. Un nuevo sistema, debía ejecutar las mismas
funciones, pero optimizadas para proveer mayor rapidez y un mejor
almacenamiento de datos, así como eliminar algunos procesos manuales
que ocupen tiempo de forma innecesaria.
También se consideró como requerimiento del sistema el arrojar
información actualizada, precisa, basada en las operaciones diarias de la
organización, proveer estadísticas actualizadas, y resultados exactos.
Tomando en cuenta los planteamientos anteriores, el autor estableció varios
objetivos perseguidos por el sistema construido:
1. Agilizar los procesos de elaboración de reportes de ultrasonido
2. Mejorar considerablemente los métodos de almacenamiento de datos
3. Proveer un mejor control de los ingresos y egresos de la unidad
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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4. Optimizar los tiempos de respuesta de los procesos
5. Minimizar los costos de operación en la unidad
6. Suministrar una interfaz hombre-máquina amigable que resulte en un
ambiente de trabajo agradable convirtiéndose en un sistema exitoso
Para el logro de los objetivos anteriormente planteados, se contaron
inicialmente con diversos recursos obtenidos a través de la colaboración del
personal que labora en el consultorio gineco-obstetra y de ultrasonido tales
como:
ü Documentos: Reportes diversos de ultrasonido, historias clínicas y
facturas
ü Instrumentos: Un computador Pentium 133 MHz con 4 GB disco duro, 16
MB RAM, configuración 16 colores, impresora HP Deskjet 960 C
ü Herramientas: Microsoft Windows 95, Microsoft Office 97, Adobe
Photoshop 5.0
Al analizar todos los recursos existentes, fue evidente la necesidad de
adquisición de nuevos equipos para el correcto desarrollo del sistema como
computadores nuevos y periféricos, para lo cual se evaluaron diversas
opciones de inversión obtenidas a través de una evaluación en el mercado
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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de computadoras en Maracaibo, estado Zulia, durante el mes de Febrero del
año 2001:
Opción 1: Computadora Pentium III, 1000 Mhz, Disco duro de 20 GB, 128 MB
RAM, Tarjeta madre ATX con sonido, fax, módem y vídeo incorporados,
unidad de disco duro de 3 y ½, CD ROM 52X, un puerto serial y un paralelo,
dos USB, case minitorre, monitor Super VGA con 14” y altoparlantes,
micrófono con audífonos, teclado Windows, Mouse PS/2 y plantilla para
Mouse. Costo: Bs. 580.000,00 (Corporación On-line).
Opción 2: Computadora Pentium III, 933 Mhz, tarjeta de sonido 3DPCI, Fax
módem 56k, tarjeta de vídeo AGP incorporada, 128 MB RAM, disco duro de
20 GB, case minitower con fuente de 250 W, floppy de 3 ½, Monitor color
AOC SVGA 14”, teclado 104 teclas WIN 98, CD ROM de 56X, micrófono,
parlantes, regulador de voltaje, protector de pantalla, Mouse Genius, Mouse
pad, forros de 3 piezas. Costo: Bs. 450.000,00 + IVA (515.250,00). (Norwill
Computer).
Opción 3: Computadora Pentium III, Windows 98 en español, 128 MB RAM,
floppy de 3 y ½, disco duro de 30 GB, tarjeta d e vídeo AGP 8 MB, monitor
SVGA color 28, puertos seriales y paralelos, Mouse, 2 USB, CD ROM 52X,
cornetas y tarjeta de sonido, micrófono, Fax módem de 56 KB, regulador de
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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voltaje. Mueble especialmente diseñado de dimensiones 120 x 80. Costo:
Bs. 567.900,00 (Microway C.A.).
Al evaluar las propuestas anteriores, se obtuvo como mejor opción la
número 3, debido a que ofrecía lo mismo que los anteriores mas el sistema
operativo, a un precio justo. Debido a esto el proyecto se consideró factible
técnica y económicamente debido a que la organización estaba dispuesta a
adquirir nueva tecnología para automatizar sus procesos. Se considero una
buena inversión debido a que la misma disminuirá los costos de operación y
almacenamiento de datos, ocasionando un ahorro considerable de dinero y
material a la unidad, así como de tiempo de trabajo.
En un aspecto psicosocial, se predijo que el sistema tendría una gran
aceptación por parte de la organización, la cual se encontraba dispuesta a
cualquier tipo de cambio para mejorar su situación actual y forma de
operación diaria.
Luego de evaluar todo lo anteriormente planteado, se estableció que
el proyecto es viable en todos sus aspectos y se prosiguió a la siguiente fase
del plan. Al finalizar esta fase se cumplió con el primer objetivo especifico el
cual estaba basado en el análisis y diagnostico de la situación actual de la
organización estudiada.
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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2. Análisis del Sistema
En esta fase se analizo a fondo el sistema existente para así
establecer los requerimientos del nuevo sistema. La primera labor realizada
en esta fase fue la recopilación de documentos que estuvieran relacionados
directa o indirectamente a las labores del sistema actual (el cual esta basado
en procedimientos manuales). Los documentos recopilados consistieron en
(Ver anexo 1):
• Formato de historias Ginecológicas y Obstétricas vacías, para obtener
ejemplos del tipo de información que se almacena en los mismos la
frecuencia y el formato de la misma.
• Reportes de ultrasonido: se obtuvo el formato PowerPoint de los catorce
(14) tipos de reporte vacíos, mas sesenta (60) reportes diversos, con los
resultados de los exámenes realizados entre el 10 y 17 de Abril de 2001.
• Agenda, la cual representa la forma en la que se lleva control de las citas
Ginecológicas
• Documentos diversos relacionados a la contabilidad, facturas por
servicios de ecografía y ginecologico.
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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Todos los documentos anteriormente mencionados fueron
organizados cuidadosamente para proveer un mejor provecho por parte de
los mismos, se ordenaron formando una pequeña biblioteca cuyo objetivo fue
la familiarización del autor con el sistema actual, proveyendo mejores medios
para la lectura y análisis de dicha documentación.
Luego de poseer mayor conocimiento sobre el sistema, se procedió a
hacer un análisis del sistema definiendo los siguientes aspectos:
a)Subsistemas: El sistema se subdivide en varios subsistemas, clasificados
de la siguiente manera
• Subsistema de reportes de ultrasonido: Este subsistema se encarga de
proveer la información que proviene como resultado de los distintos
exámenes de ultrasonidos realizados por la unidad, es totalmente
informativo, aunque presenta algunos cálculos
• Subsistema de Historias clínicas: Se encarga de almacenar y procesar los
datos referentes a los pacientes, ya sean personales, profesionales, clínicos,
antecedentes y otros, con el fin de proveer información certera y útil sobre los
pacientes atendidos en la unidad de Ultrasonido, puede a su vez ser dividido
en dos: Historias Ginecologícas e Historias Obstétricas.
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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• Subsistema de citas: Se encarga de organizar la atención a los pacientes,
solo es usado para el área Ginecología y Obstétrica, es organizado de
acuerdo a varios factores como tratamientos, fechas de gestación y otros
• Subsistema de Contabilidad: Se encarga de controlar los ingresos y
egresos monetarios y de material a la unidad, funciona por diferentes
intervalos: mensual, trimestral, anual o cuando sea necesaria.
b)Funciones: El sistema actual tiene como principales funciones:
o Proveer información sobre exámenes de ultrasonidos: Lo que se traduce
en la acción de arrojar datos que puedan ser utilizados en diferentes
propósitos como diagnósticos, tratamientos y otros.
o Llevar control de los pacientes: Consiste en poseer todos los datos
necesarios para un buen desempeño de la unidad con respecto a las
diferentes labores de la misma
o Proveer de organización a la unidad: Mediante un control de citas se
puede ordenar la asistencia de pacientes así como una mejor atención a
los mismos, de la misma manera, se lleva un mejor control de los
ingresos por ecografías y citas Ginecologícas,
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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o Controlar los activos de la unidad: A través de operaciones meticulosas y
precisas, se puede obtener un manejo adecuado y eficaz de las
posesiones de la unidad, ya sean materiales o monetarias
c)Entradas y salidas: Las entradas y salidas del sistema se pueden
clasificar de la siguiente manera:
6 Entradas: Las entradas pueden provenir de los pacientes (datos para
historias clínicas y exámenes de ultrasonido), del médico (resultados de
exámenes médicos, de ultrasonido, diagnósticos, tratamientos y otros), de las
secretarias (control de citas) y datos sobre la contabilidad
6 Salidas: El sistema ofrece como salida los reportes de ultrasonido, citas
establecidas, recibos y contabilidad con sus respectivos cálculos así como
estadísticas diversas
Luego se identificaron los procedimientos que se realizan en forma
manual los cuales son: Organización y actualización de historias clínicas,
calculo de totales de ingresos o egresos de la unidad, organización y
almacenamiento de reportes de ultrasonido. Como paso siguiente se
identificaron los usuarios del sistema, los cuales están conformados por los
médicos atendientes de la unidad, los cuales realizan los exámenes y
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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proveen los datos sobre los mismos, y las secretarias, las cuales se
encargan de registrar y almacenar todos los datos, así como de manejar
algunos de los aspectos económicos y organizar el consultorio mediante
citas y otros.
El sistema usaba tecnología creada hace más de cinco años como
Microsoft Office 95, la cual se complementa con un sistema de archivos y
discos de 3½, el cual no soportaba el volumen de datos tratado actualmente,
por lo que el mismo se consideró obsoleto y destinado a su decaimiento y
muerte. A partir de toda la información recabada anteriormente, se procedió
a crear el modelo lógico del sistema, conformado por el diagrama de flujo de
datos y los diccionarios de datos correspondientes (Ver anexos 2 y 3).
Posterior al entendimiento completo y objetivo del sistema actual, se
procedió a definir los requerimientos y funciones del nuevo sistema, los
cuales fueron discutidos detenidamente con los usuarios del mismo, durante
una serie de entrevistas informales no estructuradas:
a. Requerimientos de salida: El sistema ofrece reportes de ultrasonido con
los datos obtenidos durante los ecogramas, historias clínicas bien
organizadas, con datos actualizados, lista de citas por día, partos por mes,
semana o año, estadísticas basadas en diferentes campos como edad,
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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motivo, tipo de examen para estudios diversos y monitoreo frecuente de las
entradas y salidas de dinero del consultorio basado en la facturación de
servicios diversos y el registro controlado de los egresos que se presentan
dentro de la unidad, las cuales requerían totales, porcentajes por honorarios
y la clasificación de los mismos por diversos criterios.
b. Requerimientos de entrada: Todos los datos con los que trabaja el
sistema son introducidos vía teclado como resultado de diferentes procesos
ajenos al mismo
c. Requerimientos de almacenamiento: Los requerimientos estuvieron
basados en la creación de una base de datos documental destinada a
proveer estadísticas de rendimiento o destinada a estudios, estas contienen
datos sobre los resultados de exámenes de ultrasonido, progreso de los
pacientes, citas y consultas hechas y datos sobre la evolución económica del
lugar
d. Requerimientos Funcionales: Para un nuevo sistema se especificaron
varias funciones:
ü Procesamiento de Transacciones: Se requería que el sistema
recolectara, clasificara, ordenara, calculara y resumiera los datos originados
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
123
por las transacciones rutinarias del sistema, ya sean en el área de reportes
de ultrasonido, historias clínicas, organización de citas o facturación y control
de ingresos y egresos de la unidad.
ü Definición de Archivos: El almacenamiento debía estar basado en una
estructura adecuada (base de datos), método que facilite su acceso,
actualización y almacenamiento (pantallas del sistema) y dispositivos
adecuados de almacenamiento
ü Mantenimiento de archivos: Las bases de datos deben mantenerse
actualizadas, soportando actividades básicas de mantenimiento como
inserción, modificación y la eliminación de los datos contenidas en las
mismas
ü Generación de Reportes: Es la función más esencial para el sistema, se
encarga de producir la información requerida por los usuarios, puede ser
efectuada de dos formas, por pantalla o por impresión, están clasificados por
reportes de actividad (contienen los datos provenientes de los exámenes de
ultrasonido), reportes regulares (estadísticas y estudios) y otros
ü Procesamiento de consultas: Constituyen el medio de comunicación más
directo entre hombre y maquina, destinado a resolver interrogantes con
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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respuestas cortas y de fácil solución, se utilizan para verificar citas por días,
análisis rápidos y precisos de ingresos u egresos varios al consultorio,
pacientes de ultrasonido, existencia de historia clínicas, próximos partos y
otros.
ü Mantenimiento de la integridad de los datos: El sistema requería un alto
grado de integridad, y debían ser protegidos contra accesos indebidos y
modificaciones mal intencionadas
Al finalizar el estudio completo del sistema, establecer sus problemas
y requerimientos para su automatización, se procedió a la siguiente fase. Al
finalizar esta fase, se cumplió con el segundo objetivo especifico de la
investigación (Determinación de requerimientos).
3. Diseño del Sistema
Como primer paso de esta fase fue concebido el modelo lógico del
nuevo sistema, debido a que constituye un medio gráfico de valioso apoyo
para describir y documentar cada una de las funciones del sistema; dicho
modelo es idéntico al perteneciente al sistema existente, debido a que se
pretende automatizar la unidad, más no cambiar su forma de operación (Ver
anexo 2)
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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Para explicar brevemente dicho modelo se puede realizar de la
siguiente manera: El paciente entrega su solicitud de servicio a la unidad,
ésta la define y la clasifica en una de tres: Consulta ginecologica, consulta
obstétrica o examen de ultrasonido, sí se registra una consulta se confirma la
cita, se factura el servicio y se busca la historia clínica en base a un número
único otorgado al paciente al momento de la creación de la misma. Luego de
obtenerse la historia completa se evalúa que tipo de exámenes se le debe
practicar al paciente.
Si requiere una exploración de ultrasonido se envía a los procesos de
ultrasonido, los cuales son explicados posteriormente. En caso de requerir
cualquier otro tipo de examen, se practica y se analizan los resultados, si se
sospecha la existencia de un embarazo se confirma y se crea la historia
obstétrica así como una próxima consulta. En caso de que la situación este
fuera de la capacidad de la unidad, el paciente es remitido a otro médico, si
no, se establecen diagnósticos, tratamientos y próximas citas. Todos los
resultados son registrados en las respectivas historias clínicas y entregados
al paciente en un formato entendible.
Si se requiere una evaluación de ultrasonido, se registran los datos del
paciente en una lista asignada por orden de llegada, al llegar el turno, se
cancela el servicio y se factura, se realiza el examen, se crea el reporte, el
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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doctor lo firma y lo entrega al paciente para que este lo utilice de acuerdo a
sus necesidades (consultas dentro de la unidad u otro doctor fuera de la
misma).
Como siguiente paso para el diseño del sistema, se especifico el
equipo físico y lógico que seria usado para el desarrollo del sistema:
• Computadora personal con procesador Intel Pentium III, 600 Mhz, 64 MB
RAM
• Disco duro de 10 GB
• Monitor Samsung 14”
• Sistema operativo Windows Millennium
• Microsoft Office 2000
• Software de apoyo diverso
• Herramienta de programación Visual Fox Pro 6.0
Luego se procedió a determinar las restricciones que se aplican al
nuevo sistema, estas se pueden clasificar en las siguientes:
• Técnicas: Para que el nuevo sistema funcionara y pudiera ser
desarrollado, debía ser adquirido el equipo planteado en la fase A (Análisis
Previo)
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
127
• Económicas: Se establecieron pocas restricciones económicas debido a
que el usuario se ofreció a colaborar en cualquier aspecto para el desarrollo
del sistema
• De personal: Se dispuso del autor para ejecutar el papel de analista
realizando las labores de diseño, desarrollo, construcción y mantenimiento.
Los primeros usuarios del sistema poseen conocimientos básicos de
computación, aunque fue requerido entrenamiento para complementar los
mismos y así poder desenvolverse dentro del sistema naturalmente.
• De tiempo: Inicialmente se contó con ocho (8) meses para el desarrollo
del proyecto, y se espera que tenga una vida útil de por lo menos diez (10)
años como mínimo
• Legales: Solo el doctor debía tener la capacidad de modificar los datos
internos del sistema como precios y usuarios mientras que el resto de las
funciones pueden ser operadas por los demás usuarios. De la misma manera
se debía asegurar la calidad de los paquetes de software adquiriendo solo
licencias originales, evitando la piratería.
Como siguiente paso se especificaron diferentes atributos que
poseería el sistema como:
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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• Interacción Hombre Maquina: El sistema ofrece un alto grado de
interacción, siendo fácil de utilizar, fácil de entender, con breves tiempos de
respuesta que ofreciera la información requerida sin errores, manejable con
poco entrenamiento y reiniciable con poca pérdida de datos en caso de fallas
del sistema
• Confiabilidad : Es tolerable un mínimo grado de falla, el cual debe ser
originado por mal manejo del sistema, estas fallas no deben ocasionar
pérdida de datos y deben ser reparables rápidamente; en caso de falla, el
sistema se debe cerrar para evitar otras fallas, y el usuario debe verificar que
el sistema funcione normalmente. No se debe perder ningún dato por ningún
motivo
• Adaptabilidad: Debía poseer gran nivel de expansión, facilidad de
adaptación y de mantenimiento, el cual es realizado continuamente al
realizar las operaciones, ya que al actualizar una tabla se actualizan todas
las relacionadas a ella
• Seguridad: No debía proveer acceso a personas no autorizadas, se
establecería un control por claves requeridas al iniciar ciertos procesos. Para
las bases de datos se crean copias de ellas diariamente al cerrar el sistema
para proteger las transacciones rutinarias
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
129
• Eficiencia: Se requerían tiempos de respuesta mínimos para manejar
grandes volúmenes de datos a la vez (mas de 1000 registros por proceso), y
a su vez ofrecer resultados óptimos y exactos de las diversas operaciones
que se puedan presentar
• Grado de pruebas: El sistema debía estar probado en su totalidad antes
de la implantación, debido a que de este sistema dependen las principales
transacciones de la empresa. Para mejorar las pruebas, estas fueron
realizadas bajo ambiente real, y basadas en casos obtenidos a través de la
observación indirecta
• Mantenimiento Requerido: En caso de falla, esta debe ser reparada lo
más rápido posible para que la organización reinicie sus servicios lo más
pronto posible, el mantenimiento será realizado por el autor
• Documentación: El sistema requería la documentación básica (manuales,
diccionarios de datos, diagramas de flujos de datos y modelos de
funcionamiento diversos)
Posterior a las especificaciones anteriores, se diseñaron las entradas
y salidas correspondientes al sistema, las cuales estaban clasificadas de la
siguiente manera (Ver anexos 7 y 8):
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
130
PANTALLAS:
þ Reportes de Ultrasonido: En ellas se registran todos los datos
provenientes de los exámenes de ultrasonido, están conformadas por doce
(12) pantallas clasificadas por el tipo de examen (Abdominal, Mamario,
Tiroideo, Renal, Testicular, Trasvaginal, Prostatico, Pélvico, Obstétrico,
Morfogenetico, Perfil Biofísico y Primer Trimestre). Todas funcionan de la
misma manera: los datos son ingresados según el formato en pantalla y se
almacenan en la base de datos. Ellas pueden ser llamadas a través del
menú, lista de pacientes en espera e historia de ecografías, excepto los
reportes Morfogeneticos y biofísicos las cuales son llamadas solo por el
reporte Obstétrico.
þ Lista de pacientes en espera: Corresponde a la lista de los pacientes del
día en transcurso, desde ella se puede accesar cualquier tipo de examen
para agregar el nombre de un paciente determinado y crear su reporte,
también aplica al área del área de ginecología y obstetricia, al proveer la lista
de los pacientes con citas pautadas para el día en curso
þ Historias Clínicas Ginecologícas y Obstétricas: Están conformadas por un
formato en pantalla, el cual muestra todos los datos relacionados al paciente,
sus exámenes clínicos, antecedentes, tratamientos y otros, los cuales
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
131
ayudan a tomar decisiones futuras sobre el mismo, a partir de ella, se
pueden crear nuevas citas para futuras consultas.
þ Lista de Historias: Posee los nombres de todos los pacientes con
historias clínicas registradas en la unidad, a partir de ella, se puede accesar
cualquier historia con solo seleccionar el paciente.
þ Historia de exámenes de Ultrasonido: Contiene todos los exámenes
realizados en la unidad, mediante la misma, se pueden realizar estadísticas
sobre un grupo determinado de pacientes
þ Contabilidad: Divididas por tres pantallas: facturas de ginecología,
egresos y facturas de ecografía, en ellas se puede registrar y consultar datos
sobre la entrada y salida de dinero de la unidad así como la descripción de
los mismos, y resúmenes de cuentas y operaciones con totales, promedios y
porcentajes destinados a diversas funciones de planeación, control y
dirección dentro de la organización
þ Inicio: Contiene la información del sistema, así como una introducción al
mismo
þ Clave: Exige una contraseña para poder ingresar al sistema
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
132
þ Principal: Posee el menú principal y una barra de herramientas que la
conectan a todas las funciones del sistema de información
þ Acerca de: Ofrece información del sistema y su autor
REPORTES:
þ Ultrasonido: Contienen la misma información que las pantallas pero
presentadas en forma impresa con un formato entendible para el paciente,
existe uno para cada pantalla y tienen un volumen de una pagina por
paciente, excepto los obstétricos que dependen de la cantidad de productos
gestantes dentro del mismo
þ Estadísticas: Provenientes de las diversas estadísticas realizadas por el
sistema, son presentadas en forma resumida o detallada (dependiendo de la
necesidad del usuario), están ligados a todas las pantallas que ofrecen
estadísticas (lista de pacientes, historia de pacientes, egresos, facturas de
ecografía y ginecología y otros)
Cabe destacar que las historias clínicas NO fueron. llevadas a formato
impreso, debido a que la automatización de las mismas a un formato
electrónico se hizo para evitar los archivos de papel, trayendo como beneficio
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
133
una mejor organización dentro de la computadora sin afectar al contexto de
la unidad.
Posterior al diseño de la interacción entre el usuario y el sistema, se
procedió a diseñar los datos con los que trabaja el sistema, para ello se
analizaron los datos que entran y salen de los procesos en el diagrama de
flujo de datos, a partir de ellos se derivaron las estructuras de datos
contenidos en cada uno, así como los existentes en los archivos del sistema
manual, luego se establecieron entidades y relaciones entre ellas para así
crear el modelo entidad – relación correspondiente (Ver anexo 4).
Para el diseño preliminar de los programas fue concebida una
estructura basada en un conjunto de programas interrelacionados y
ordenados jerárquicamente, en la cual los módulos superiores actúan como
controladores del flujo del programa y de ejecutar las funciones generales y
los inferiores se encargan de las funciones detalladas (cálculos, filtros,
resúmenes y otros).
Esta fue desarrollada como un diagrama HIPO (entrada, proceso,
salida, jerárquica), una tabla visual de contenido y el diagrama funcional
correspondiente. La cual constituye un método común de desarrollo de
software para sistemas, los cuales son descripciones gráficas del sistema, en
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
134
ves de prosa o narrativa, que contienen la función del sistema o modulo, su
forma de trabajo y las entradas y salidas del cada uno de ellos (Senn, 1997,
pp. 785, 786) (Ver anexos 5 y 6).
Luego de poseer la estructura del subsistema programado se le
asigno el nombre de SCM (Sistema para consultorios médicos) y se
especifico el lenguaje de programación Visual FoxPro 6.0, para la
construcción y compilación del mismo.
Al verificar que todos los aspectos tratados satisfacen todos y cada
uno de los requerimientos planteados al principio del proyecto, se procedió a
aplicar la siguiente fase de la metodología, cumpliendo así el tercer objetivo
especifico planteado (Diseño).
4. Programación / codificación
En esta fase se implementaron los diseños concebidos en la fase
anterior, convirtiendo sus especificaciones técnicas en líneas de código
pertenecientes al lenguaje de programación. Como primer paso se llevó a un
esquema físico al modelo lógico de la base de datos, para esto se hizo en
primer lugar una planificación preliminar de la cual se extrajeron los requisitos
principales de la misma, los cuales eran:
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
135
1. Eliminar redundancia de datos
2. Proveer una buena relación entre las mismas
3. Rápido acceso de información
Luego, se designó a Visual FoxPro 6.0, como sistema manejador de
bases de datos para complementar su función de lenguaje de programación.
El diseño conceptual (establecido en la fase anterior), fue desarrollado hasta
concebir su implantación, durante esta etapa, se crearon modelos detallados
de las vistas de los usuarios y se integraron en un modelo conceptual de
datos más confiable que registro todos los elementos que se deben
mantener en la misma.
Luego de determinar el Sistema de gestión de base de datos, el
modelo conceptual fue convertido a uno soportado por el mismo, a partir de
este se construyeron los diccionarios de datos y se desarrollaron los
programas de aplicación que relacionan la base de datos con las pantallas
de entrada y salida del sistema.
Para la creación de los programas, se determinó en primer lugar lo
que debían realizar cada uno de ellos, los problemas a resolver y los datos
que intervienen en los mismos así como la interfaz en la cual serian
aplicados. El diseño se realizó con el fin de obtener buena estructura
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
136
(programación estructurada), máxima flexibilidad, fiabilidad, modularidad,
facilidad de mantenimiento y mínimo coste, tamaño, volumen de datos y
tiempo de ejecución, tratando de obtener la máxima eficiencia en todos ellos.
Así mismo se consideró en gran parte, la expansión de la misma debido al
constante crecimiento de pacientes.
Al finalizar el diseño de los programas y su estructura jerárquica, se
procedió a escribirlos en el lenguaje de programación elegido (Visual FoxPro
6.0), a su vez, los programas están almacenados en los mismos ficheros que
las pantallas, reportes y datos del sistema. Luego de escribir los programas,
estos fueron compilados y depurados para asegurar que estaban listos para
ser ejecutados.
Posterior a las actividades comprendidas en esta fase, se integró la
aplicación completa para seguir con la siguiente fase en el plan, habiendo
cumplido satisfactoriamente el cuarto objetivo especifico (Prueba).
5. Pruebas del Sistema
Para el proceso de prueba del nuevo sistema se empleo la estrategia
de la caja negra, debido a que lo principal en el mismo es el cumplimiento de
las especificaciones y requerimientos hechos por los usuarios, sin prestar
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137
cuidado al código interno de los programas (Fabregas, 1991, p.166). En esta
fase se busco probar los siguientes aspectos:
1. Capacidad del sistema para realizar transacciones rápidamente.
2. Determinar el Volumen de datos que soporta.
3. Habilidad de realizar transacciones mixtas.
4. Establecer el nivel de adiestramiento necesario para el uso correcto del
mismo.
5. Evaluar el comportamiento del mismo bajo las condiciones diarias de la
unidad y las diversas situaciones que se presentan en la misma.
6. Obtener fallas diversas.
Para cumplir los objetivos propuestos anteriormente se establecieron
dos elementos principales:
ü Subsistemas: Historias Clínicas, Reportes de Ultrasonido, Citas y
Contabilidad: egresos e ingresos.
ü El Sistema en su totalidad.
Durante el proceso de prueba se utilizó como depurador el lenguaje
visual de programación Microsoft Visual FoxPro 6.0 (utilizado para la
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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construcción del sistema), y se aplicó el método de prueba BOTTOM-UP o
de abajo hacia arriba el cual consiste en probar individualmente cada modulo
del nivel inferior (que no convoca a ningún otro modulo), luego se añaden los
módulos que los invocan y así sucesivamente hasta incluir en modulo
principal o de mas alto nivel (Fabregas, 1991, p.167); en primer lugar se
evaluaron los subsistemas por separado, luego las diversas interacciones
entre ellos y finalmente el sistema completo bajo diferentes casos
propuestos, para examinar su efectividad en el ambiente real, los problemas
que presentaba y sus puntos fuertes y críticos del mismo.
Como paso siguiente se procedió a establecer un plan de pruebas
conformado de la siguiente manera:
ü Pruebas de Subsistemas:
Para realizar pruebas de subsistemas que satisfagan los objetivos
planteados, se probaron los subsistemas por separado y luego la interacción
entre los mismos de la siguiente manera:
1. Reportes de ultrasonidos
2. Lista de paciente con reportes de ultrasonidos
3. Facturación con reportes de ultrasonido
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4. Historia clínica y reportes de ultrasonido
5. Historia clínica y citas planificadas
6. Historia clínica y facturación
7. Historias clínicas con facturación con exámenes de ultrasonido
8. Estadísticas diversas
9. Otros
Para la realización de estos casos de pruebas fueron considerados los
casos obtenidos durante un período de observación dentro de la unidad en el
cual se obtuvo un mayor entendimiento de los procesos llevados a cabo en
la misma, este período estuvo comprendido entre del 10 y 17 de abril de
2001, a partir de este, también se obtuvieron distintos tipos de reportes de
ultrasonido de diversos tipos de un total de sesenta (60) pacientes
seleccionados al azar.
ü Prueba del sistema:
Se realizaron diferentes casos de pruebas, los cuales simulaban el
verdadero funcionamiento del sistema, para verificar si el mismo cumple con
los distintos requerimientos. Estos planes fueron creados en base a un plan
de observación realizado por el autor y el doctor. En base a las diferentes
transacciones realizadas durante el período de observación se hizo una
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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selección y luego fueron simulados por los usuarios, obteniendo resultados
más veraces y correspondientes a la situación actual de la unidad
Durante estas pruebas fueron evaluados todos los aspectos
funcionales del sistema tales como desempeño del hardware (teclados,
monitor, impresora, tarjetas de vídeo y otros), así como el funcionamiento del
sistema operativo y otros programas operando simultáneamente con el
sistema
ü Prueba de Aceptación
Al finalizar las pruebas anteriores, se realizó la prueba de aceptación
general, la cual tuvo como componente principal la presencia del Dr. Antonio
Molero (quien representa la cabeza de la unidad). En esta, se realizaron los
casos de pruebas mas generales y algunos de los más problemáticos (los
cuales fueron ejecutados en las pruebas anteriores), para comprobar el
hecho de que el sistema cumple con todos y cada uno de los requerimientos
establecidos en el inicio de una forma exitosa, y que el sistema se encuentra
finalizado y listo para ser implantado con un mínimo de fallas
Luego de concluir con el proceso de prueba, se observo que todos los
requerimientos fueron satisfechos y todos los objetivos fueron logrados de
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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forma satisfactoria, cumpliendo con los objetivos del sistema y agregando
nuevas funciones al mismo, las cuales traen grandes beneficios a la
organización, tanto en el aspecto operacional como en el aspecto
económico, trayendo menor tiempo y costo de operación, dando paso así a
la siguiente fase, luego de lograr el quinto objetivo especifico de la
investigación.
6. Implantación
Al finalizar todo el proceso de prueba se procedió a la implantación del
sistema en la unidad, para esto se establecieron varios objetivos para la
misma:
1. Rapidez en el adiestramiento de los usuarios
2. Acondicionamiento del establecimiento
3. Máximo rendimiento de tiempo
4. Mínimo tiempo para la implantación
Durante la implantación de SCM, se realizaron las siguientes
actividades:
1. Mantenimiento del Hardware
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2. Instalación del Software
3. Adiestramiento del usuario
4. Conversión
5. Evaluación
Luego de realizar un mantenimiento preventivo al Hardware e instalar
exitosamente el software del sistema se procedió a realizar el adiestramiento
a los usuarios, para ello se realizaron una serie de clases dentro y fuera del
horario de trabajo, para orientar a los mismos dentro del manejo del nuevo
sistema.
Debido a que uno de los objetivos principales fue la creación de una
interfaz amigable entre la máquina y el usuario, se simplifica el proceso de
adiestramiento significativamente. Para complementar el mismo se incluye el
MANUAL DE USUARIO, el cual posee toda la información necesaria para el
manejo del sistema, así como respuestas a posibles problemas que se
pueden presentar. Agregado a lo anterior, el uso continuo del sistema ayuda
al usuario a generar un mayor entendimiento con el mismo, convirtiendo a su
operación en algo normal y rutinario.
Para la conversión del sistema anterior al nuevo sistema se utilizo el
método de conversión PARALELA, en este, mientras se realizaba la
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
143
implantación del sistema nuevo, el sistema antiguo siguió funcionando con el
objeto de prever cualquier emergencia, y así tener un sistema de apoyo
(Senn, 1997, p. 825). Para el acondicionamiento de la instalación, se
necesito poco trabajo, debido a que anterior al sistema, ya existía el espacio
físico destinado a una computadora personal, con sus respectivas
instalaciones eléctricas y telefónicas para acceso a Internet. Así mismo, el
resto del consultorio, estaba distribuido para soportar equipos de
computación en el mismo.
Al obtener la certeza de que el nuevo sistema funciona correctamente,
se elimino completamente el sistema antiguo y la empresa trabaja desde
entonces con el nuevo sistema.
7. Explotación
Esta fase corresponde a la utilización del sistema recientemente
desarrollado e implantado en las fases anteriores, durante esta se llevaran a
cabo diferentes tareas como la automatización de la administración, copias
de seguridad y otros, en ella se pretende convertir el sistema en parte de la
vida diaria del consultorio gineco-obstetra y de ultrasonido, convirtiendo cada
procedimiento y estructura de datos en una pieza integral de la organización,
que funcione de forma constante, exacta y confiable (Fabregas, 1991, p.243).
Capítulo 4 Resultados de la Investigación
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8. Mantenimiento
Esta fase tiene como objetivo garantizar el correcto funcionamiento del
sistema durante su tiempo de vida, además de verificar que los datos estén
actualizados constantemente, produciendo diversas modificaciones que se
convertirán en nuevas versiones del mismo, esto dependerá de la evolución
de la unidad o las necesidades de los usuarios. Esta fase será ejecutada por
el autor del sistema.
En ella se llevaran a cabo varios tipos de mantenimiento: Preventivo,
para reducir la posibilidad de errores del sistema, el cual es efectuado a
intervalos predeterminados; Correctivo, para reparar cualquier avería que
surja durante la explotación del sistema. El mantenimiento Perfectivo, es
aquel que se realizara para las evoluciones funcionales del sistema.
Comprende las acciones que surgen de las nuevas necesidades de
información de los usuarios que se aplican para nuevas versiones de la
aplicación desarrollada (Fabregas, 1991, p. 33).
Al finalizar la octava fase, en conjunto con la sexta y la séptima, se
cumplió el sexto objetivo especifico, para así dar fin al desarrollo del proyecto
de investigación, cumpliendo todos los objetivos y logrando sus propuestas
satisfactoriamente.