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Conferencia Internacional lCGFMCapacitación sobre gestión del efectivo

20 de mayo de 2010

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ICGFM Capacitación sobre la Gestión del Efectivo

– Apertura e Introducciones

– ¿Qué es la Gestión del Efectivo?

– Organización y Comunicación

– Cuenta única del tesoro y relaciones bancarias

– Políticas de endeudamiento e inversión

– Estimaciones de flujo de efectivo

– Gestión de entradas y salidas de efectivo

– Preguntas y respuestas

¿Qué es la Gestión del Efectivo?

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¿Qué es la Gestión del Efectivo?

– Definición

– Objetivos

– Importancia

– Qué No es

– Resultados de un programa mal definido

– Componentes de un programa sólido

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Definición de Gestión del Efectivo

Tener el efectivo justo, en el lugar

adecuado, en el momento correcto para

cumplir con las obligaciones del gobierno

de la manera más efectiva.

“Government Cash and Treasury Management Reform” por Ian Storkley, ADB The Government Brief, Ejemplar 7-2003

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Objetivos de la Gestión del Efectivo

• Movilización del Efectivo: – Ingresar el efectivo cuanto antes

• Desembolso Controlado: – Liberar el dinero lo más tarde posible

• Programa de Inversión: – Mientras tanto hacer algo que valga la pena con el

efectivo

“Best Practices in Treasury Management” por Nicholas Greifer y Jeffrey Vieceli, Government Finance Review, Abril de 2000

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Importancia de la Gestión del Efectivo

• Proteger el efectivo y los activos realizables a corto plazo

• Minimizar el volumen de balances ociosos

• Igualar la distribución de los ingresos y egresos de efectivo.

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Importancia de la Gestión del Efectivo

• Reducir el riesgo operativo aumentando la certeza de que los pagos se efectuen y las recaudaciones se depositen a tiempo

• Reducir el costo de los préstamos, minimizar los costos de las operaciones, aumentar el ingreso de inversiones

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La Gestión del Efectivo NO ES

La Gestión del Efectivo No es un sustituto para:– Decisiones administrativas deficientes

– Gastos excesivos de la autoridad presupuestaria

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• La Gestión del Efectivo No es el presupuesto o el control financiero

• El presupuesto y los controles financieros (cuotas y obligaciones) están destinados principalmente a asegurar la conformidad de los usuarios del presupuesto con el presupuesto

• El propósito de la gestión del efectivo es gestionar el efectivo del gobierno de un modo rentable que minimice el riesgo

La Gestión del Efectivo No es

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• Muchos países controlan sus presupuestos y favorecen su contabilidad por medio de la liberación de fondos a través de varias cuentas de caja

• Los ingresos presupuestarios y el control de gastos debe desvincularse del efectivo para alcanzar los objetivos de la gestión del efectivo

La Gestión del Efectivo No es

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• Proliferación de cuentas bancarias privadas y del banco central difíciles de manejar

• Restricciones en el uso del efectivo dentro de aquellas cuentas bancarias que resultan ser préstamos innecesarios o pérdida de ingreso de inversiones

• Falta de responsabilidad sobre balances ociosos o pagos fuera de término

Resultados de un programa mal definido

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• Elecciones ineficientes y costosas acerca de cómo se financian los déficits

• Información inapropiada o inexistente para estimar los déficits o los balances extraordinarios

• Aislamiento de la Secretaría de Hacienda de la información de los balances de efectivo y del control de esos balances

• Se produce el racionamiento del efectivo


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• Incapacidad para preveer ingresos y egresos de efectivo

• Inestabilidad en el balance de efectivo del gobierno que puede desbaratar la política monetaria del banco central

• Tarifas bancarias costosas asociadas con servicios bancarios de mala calidad o inexistentes


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Componentes de un Programa Sólido

Todos los componentes que se detallan a

continuación son esenciales para un

programa de gestión del efectivo sólido.

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Componentes de un Programa Sólido• Políticas y procedimientos escritos

– Responsabilidades

– Banca

– Inversiones

– Manejo del efectivo, recaudaciones y

depósitos

– Desembolsos

– Estimación del Efectivo

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Componentes de un Programa Sólido• Organización

– El Centro de Gestión del Efectivo dentro de la Secretaría de Hacienda tiene la responsabilidad principal

– Un profesional de Gestión del Efectivo

– Las responsabilidades de todos los participantes (tesorería, ministerios de gastos, ministerios de rentas públicas) están claramente definidas

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Componentes de un Programa Sólido• Banca

– Se establecen relaciones bancarias sólidas con la Secretaría de Hacienda, NO LOS BANCOS, como programa de gestión

– La Secretaría de Hacienda es la propietaria y controla TODAS las cuentas bancarias

– Se mantiene un número escaso de cuentas bancarias y balances de efectivo disponible para la Secretaría de Hacienda para desembolso

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Componentes de un Programa Sólido• Banca

– Existen acuerdos escritos con todos los bancos incluyendo al banco central

– El gobierno devenga intereses sobre todos sus balances de efectivo y en cambio paga por todos los servicios bancarios que recibe

– Correcta selección de los bancos mediante un delicado proceso basado en la seguridad, los costos de transacción, las tasas de interés y otros servicios

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• Banca– Los bancos desempeñan los siguientes tipos de servicios:

• Transferir los fondos al final del día

• Proveer información sobre recaudación, desembolso y balance de efectivo en tiempo real

• Transmitir electrónicamente la nómina y los desembolsos

• Interfaz electrónica de información desde el sistema bancario hacia el software de la gestión del efectivo de la Secretaría de Hacienda

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Componentes de un Programa Sólido• Recaudaciones y depósitos

– Las recaudaciones se realizan mediante el sistema bancario

– Los depósitos están disponibles para desembolso o inversión a más tardar al día siguiente

– Las cuentas de depósito se redepositan diariamente en cuentas del gobierno central

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Componentes de un Programa Sólido• Desembolsos

– La Secretaría de Hacienda desempeña una función centralizada de pago

– Los pagos sólo se realizan en las fechas de vencimiento de los mismos

– Los pagos a los proveedores y empleados se realizan electrónicamente

– Los desembolsos en efectivo se eliminan si es posible o al menos se minimizan

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Componentes de un Programa Sólido• Desembolsos

– Los ministerios y las agencias son penalizados por realizar acuerdos fuera de su autoridad presupuestaria

– La distribución de los desembolsos se iguala con la de los ingresos de dinero (planes de gastos)

– El dinero se transfiere a las cuentas de desembolso sólamente cuando se realizan pagos

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Componentes de un Programa Sólido• Estimación de los flujos de efectivo

– Cálculos anuales, mensuales, semanales y diarios de:

• Recaudaciones• Desembolsos• Balances de Efectivo

– Realizados diariamente en un plazo de 12-meses corridos

– Alto índice de certeza y previsibilidad– Seguimiento y análisis de varianzas

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• Sea Proactivo

– Actúe cuando las estimaciones

indiquen varianzas más importantes

que las esperadas

Organización y Comunicación

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–Centro de Gestión del Efectivo

–Flujo de Información

–Comité de Gestión del Efectivo

Organización y Comunicación

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Centro de Gestión del Efectivo

• Responsabilidades– Estimaciones, monitoreo y rastreo de flujos de

efectivo– Prepara informes de flujos de efectivo. Identifica e

informa sobre las varianzas– Provee liderazgo y dirección a todos los

ministerios / departamentos sobre temas de gestión del efectivo

– Desarrolla y mantiene las políticas y procedimientos de la gestión del efectivo

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• Responsabilidades– Recomienda mejoramientos en todos los

aspectos de la gestión del efectivo para fortalecer los controles internos y mejorar los balances del efectivo disponible

– Prepara análisis de riesgos y de costo beneficio

– Mantiene las relaciones bancarias

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• Requisitos de un Tesorero– Título en economía– Excelente habilidad para comunicarse, tanto en

forma escrita como verbal– Habilidad para establecer relaciones laborales

positivas con personas que desempeñan un papel importante dentro y fuera de la institución

– Habilidad para distinguir tendencias e identificar riesgos

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• Requisitos de un Tesorero

– Habilidad para vender nuevas ideas

– Habilidades analíticas sólidas :

• Análisis de varianza

• Procesos comerciales

• Análisis costo beneficio

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Plan de préstam

o

Plan de préstam

o

Estimación

Económica Actualizad

a

Estimación

Económica Actualizad

a

Gestión de Liquidez


Balances de

Efectivo

Balances de

Efectivo

Estimación de

Ingresos

Estimación de

Ingresos

Plan de Gastos

Plan de Gastos

Plan de Inversión

Plan de Inversión

Ingresos y Egresos

Corrientes

Ingresos y Egresos

Corrientes

Tesorero

Tesorero

Flujo de Información

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• Fuentes de Información Clave

– Sistema Bancario (Banco Comercial y / o Central)

– Sistema financiero

– Cuotas de gastos presupuestarios, planes y correcciones

– Informes de monitoreo de la ejecución del presupuesto

– Estimaciones macroeconómicas

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• Fuentes de Información Clave

– Principales Instituciones Presupuestarias (Excepción de Informe)

– Instituciones de Rentas Públicas (Excepción de Informe)

– Centro de Crédito

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Comité de Gestión del Efectivo

• Miembros– Centro de estimación macroeconómica– Agencias de rentas públicas– Agencias presupuestarias importantes– Banco Central– Manual de Organización y Funciones (MOF) del

Presupuesto– Manual de Organización y Funciones (MOF) de la

Deuda– Tesorero

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Comité de Gestión del Efectivo

• Propósito– Análisis de las estimaciones– Acuerdos sobre estimaciones iniciales y cambios

(estadísticas macroeconómicas, correcciones presupuestarias, proyecciones de flujo de efectivo)

– Recomendar acción a corto plazo– Establecer objetivos de desempeño– Recomendar mejoras para el ejercicio de la gestión

del efectivo

Cuenta Única del Tesoro y Relaciones Bancarias

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Cuenta Única del Tesoro

Cuenta Única del Tesoro (TSA, por sus siglas en inglés):

Una serie de cuentas bancarias vinculadas a través de las cuales fluyen todas las

transacciones del gobierno.

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TSA Activa o Centralizada

Solicitud de Pagos

TSA

Pagos a Proveedores / Empleados

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• TSA Activa o Centralizada– Las solicitudes de pago son enviadas a Tesorería

para hacerse efectivas

– Los más eficientes desde la perspectiva de gestión de efectivo y control de gastos

– Evita préstamos y cargos de intereses adicionales para financiar los gastos de algunas agencias mientras otras conservan balances ociosos en sus cuentas bancarias.

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TSA Pasiva

Solicitud de Fondos Subcuentas

Tesorería TSA

Pagos a Proveedores / Empleados

Subcuenta del

Ministerio

Subcuenta del

MinisterioPagos a Proveedores / Empleados

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• TSA Pasiva

– Cuentas bancarias múltiples en el banco Central o bancos privados controlados por la Secretaría de Hacienda pero manejados por agencias de gastos

– Pagos hechos directamente por agencias de gastos

– La Secretaría de Hacienda establece límites de efectivo pero no controla transacciones individuales.

– Cuentas liquidadas todos los días y balances transferidos a la cuenta central de la Secretaría de Hacienda

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• TSA Pasiva Passive TSA– Evitar pre-financiación de las cuentas del

ministerio

– Mantener la menor cantidad posible de subcuentas

– Estructuras de incentivos:• R.U. - las agencias de gastos son

penalizadas por retirar efectivo antes de necesitarlos

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• TSA Pasiva– Estructuras de Incentivo:

• Nueva Zelanda– los departamentos negocian las solicitudes de efectivo anual y pagan multas si agotan el efectivo o devengan intereses de los fondos excedentes. La Secretaría de Hacienda liquida las cuentas bancarias del departamento cada tarde y reinvierte el excedente en el mercado financiero en horas de la noche.

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• Combinación de TSA Centralizada y Pasiva

– Centraliza Grandes Pagos

– Descentraliza Pequeños Pagos

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• Falta de sistema bancario moderno

• Falta de información confiable– (Falta de lista de cuentas bancarias, falta de información de

balances bancarios)

• Falta de Infraestructura– Para ambos sistemas bancario y financiero.

• Falta de Capacidad Humana

• Derecho a examinar las cuentas del Ministerio – Lucha de Poder

Desafíos para Establecer TSA

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Funcional

• Identifica cuentas bancarios

• Cierra cuentas innecesarias

• Estructura las cuentas restantes al estilo piramidal

• Reorganiza procesos de desembolso

• Reorganiza procesos de rentas públicas

• Secuencia de transferencia de balances de efectivo

• Secuencia de transferencia de responsabilidades

Administrativa

• Corrige leyes y normas

• Revisa plantillas informativas

• Redacta los manuales de procedimiento

• Renegocia acuerdos bancarios

Avanzando hacia TSA

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Solicitud de Propuestas (SDP) para Servicios Bancarios - Componentes

• Documentar el entorno actual

• Desarrollar la SDP

• Evaluar las respuestas bancarias

• Presentaciones y visitas bancarias

• Desarrolar una implementación global y

obtener la aprobación

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Paso 1 – Documentar el entorno actual

Evaluación de las necesidades bancarias – El primer paso es una revisión del entorno bancario actual. El objetivo es establecer un entendimiento firme de qué podemos y qué debemos considerar como requerimientos para la estructura bancaria que nos hemos fijado como objetivo.

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Tareas importantes

Preparar un paquete adaptado para cada área de su Secretaría de Hacienda en lo que respecta a sus actuales sevicios bancarios.

• Solicitar un análisis de la cuenta bancaria actual para todos los bancos y cuentas.

• Diseñar una lista de control determinando la información necesaria para reunir para cada función

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Resultados

• Comprender el entorno actual para los servicios bancarios

• Comprender el negocio clave y los requerimmientos técnicos

• Identificar posibles fallas de servicios y oportunidades de mejoramiento

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Paso 2 – Desarrollar la SDP

Formulación y Distribución de la SDP – El segundo paso es el desarrollo de la SDP basada en la información reunida en el Paso 1.

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Tareas importantes• Desarrollar una visión global para la estructura bancaria y los

servicios requeridos

• Analizar las estructuras bancarias actuales y los proveedores

• Hacer un inventario y una evaluación de los intereses específicos y

los temas para los requerimientos de los servicios bancarios

• Determinar la lista de bancos a incluir en el proceso de SDP

• Desarrollar una SDP a la medida de los bancos seleccionados y

emitirla

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Resultados

• Diseño conceptual de la futura estructura bancaria

• Comunicación y recomendaciones para servicios priviligiados

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Paso 3 – Evaluación de la SDP

El tercer paso se centra en evaluar y priorizar las respuestas bancarias para determinar qué bancos pueden de manera realista ser considerados para moverlos del entorno actual al entorno fijado como.

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Paso 3 – Evaluación de la SDP

Tareas Importantes• Adecuar la herramienta de evaluación de la SDP a los servicios

bancarios• Conducir un análisis cuantitativo de las respuestas a las SDP• Marcar los resultados de la SDP sobre una base sólida• Desarrollar un análisis técnico y cualitativo adicional sobre las SDP

de los bancos• Análisis completo de costos sobre fijación de precios utilizando los

volúmenes estimados• Determinar una lista breve de bancos que participarán en la etapa

de presentación

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Paso 3 - Evaluación de la SDP

Resultados

• Los bancos priorizan objetivamente sus competencias y respuestas

• Se identifican los bancos recomendados para participar en las presentaciones y visitas bancarias

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Paso 4 – Presentaciones Finalistas y visitas in situ

El cuarto paso es la investigación y la validación para asegurar que el banco pueda alcanzar los estándares actuales y futuros, tal como se ha indicado en su respuesta, a un nivel de satisfacción de sus necesidades.

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Tareas Importantes• Notificar a los bancos que no quedaron en la lista final• Contactar la lista breve de bancos que quedaron en la lista final

para permitirles conocer los pasos siguientes y darles aviso anticipado

• Desarrollar el formato / guión de la presentación deseada y proporcionárselo a los bancos

• Programar las presentaciones y las visitas a los bancos• Evaluar las demostraciones formalmente y analizarlas despúes de

cada reunión• Conducir las visitas in situ de los bancos finalistas como sea

necesario

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Resultados• Validación de las competencias del banco

respecto a sus requerimientos

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Paso 5 – Selección bancaria y desarrollo del plan

El quinto paso es la selección del banco y el desarrollo de un plan integral que considerará las tareas fundamentales, empleo de personal / habilidades requeridas, márgenes de tiempo y costos estimados necesarios para avanzar hacia el entorno fijado como objetivo.

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Tareas Importantes• Seleccionar el/los banco/s privilegiados• Desarrollar un plan de implementación global que

incluya:

–Tareas fundamentales para el proyecto y dependencias

–Empleo de personal y habilidades fijadas como requerimientos

–Márgenes de tiempo

–Proyectos clave

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Resultados

• Documentados y acordados tras la implementación del plan para el diseño conceptual de la estructura bancaria preferida

• Aprobación para avanzar con la implementación

Políticas de Endeudamiento e Inversión

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• Vincular emisión de deudas a estimaciones• Deudas a corto plazo vs. deudas a largo

plazo• Asunción de riesgo de inversión• Asegurar que las inversiones sean seguras• Ejemplos de políticas de inversión de los

gobiernos locales y de estado de EE.UU.

Políticas de endeudamiento e inversión

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Importancia de la vinculación de deudas con las estimaciones

– Estimaciones de los Flujos de Efectivo• Plazo de la deuda

– Ajustar fecha de vencimiento con fuentes de desembolso

– Ajustar fechas de servicios con fuentes

– Resultado de las estimaciones• Las “recaudaciones” de la deuda deben ser

invertidas– Ajustar resultado de inversión con el interés de los

bonos

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Deudas a largo plazo• Bonos Municipales

– Bonos emitidos por cualquiera de los 50 estados, los territorios y sus subdivisiones, condados, ciudades, pueblos, aldeas y distritos escolares, agencias, tales como autoridades y distritos especiales creados por los estados y ciertas agencias esponsoriadas federalmente tales como autoridades locales de urbanización.

– Históricamente, el interés pagado sobre estos bonos ha estado exento de los impuestos sobre la renta federal y generalmente está libre de impuestos estatales y locales en el estado de emisión.

– Aproximadamente $1,3 millón de millones de dólares en bonos municipales por cobrar.

– Genera alrededor de $50 mil millones de dólares de ingresos en concepto de intereses libre de impuestos cada año.

– Pueden ser 20 años o por el tiempo que dure el proyecto.


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Deudas a Corto Plazo

• Pagarés Municipales

– Obligaciones municipales a corto plazo, generalmente venciendo en un

año o menos.

– Los tipos más comunes son (1) pagarés en previsión de emisión de

bonos (BANs, por sus siglas en inglés), (2) pagarés a corto plazo en

espera de ingresos tributarios (RANs, por sus siglas en inglés), (3)

pagarés respaldados por ingresos fiscales previstos (TANs, por sus

siglas en inglés), (4) pagarés respaldados por subsidios anticipados, (5)

pagaré a corto plazo para financiar un proyecto, y (6) pagaré para

financiar créditos para la construcción

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Sugerencias para las Políticas de endeudamiento

1. Pautas para la emisión

• La ciudad procurará mantener/mejorar sus bonos y/o calificación de crédito para minimizar los costos de financiamiento y conservar el acceso al crédito.

• Los costos del servicio anual de la deuda no debe exceder el 8% de los gastos operativos de la ciudad en el momento en que se contrajo a obligación.

• El total de saldos pendientes de las obligaciones de deudas a largo plazo no debe exceder el 1,5% de la base neta determinable de la ciudad al momento de contraerse la obligación..

2. Inversiones deducibles para ganancias

3. Exposición sobre los proyectos

4. Refinanciamiento

5. Glosario


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La importancia de la vinculación de las deudas con las estimaciones– Estimaciones de flujo de efectivo

• Duración de la inversión– Ajustar la fecha de vencimiento con las necesidades– Ajustar la fecha de vencimiento con posibles nuevas

inversiones– Estimación sobre rendimientos estimados

• Punto de referencia– Combinar su rendimiento global para igualar su punto de

referencia» Tasa de rendimiento promedio


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Asegurar la seguridad de las inversiones• Seguir el código de su estado o país, luego ser prudente• Ser muy específico en su política de inversión dentro de

lo que se puede y no se puede usar (ejemplos en la próximas páginas)

• Las políticas de inversión necesitan ser supervisadas• Monitorear la información constantemente• Monitorear el informe de inversión diariamente• Diversificar• Y…..


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• Asunción de riesgo de inversión – No sólo ganar el más alto rendimiento sino proteger el capital– Diversificar la cartera de inversiones

• Período

• Tipo

• Incluir detalles en su política de inversión

• Informe de inversión

• Tipos de riesgo de inversión– Interno vs. Externo

• Sugerencias para atenuar el riesgo– Política de inversión– Supervisor de inversión


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Ejemplo de Política de Inversión

1. Objetivo – seguridad típica, liquidez, rendimiento.

2. Roles – quién es responsable por la inversión de fondos (en última instancia)

3. Supervisión de inversión

4. Departamento Financiero

5. Ética y Conflicto de intereses

6. Controles internos

7. Usos para Ganancias de inversión

8. Puntos de referencia

9. Compra de Inversiones – Mecánica

10. Inversiones deducibles

11. Componentes informativos

12. Glosario


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Clase Duración % total de la cartera

Acciones, bonos y otras evidencias de endeudamiento del estado de VA

60 meses o menos 75%

Acciones, bonos , pagarés y otras evidencias de endeudamiento de los Estados Unidos

60 meses o menos m 100%

Inversiones bancarias de primera clase

270 días o menos 35% con un 5% por límite del emisor

Nota – Incluya estos parámetros en su informe de inversión.


Conexiones de la Política de endeudamiento - Enlaceshttp://www.sykesville.net/minutes/DEBT_POLICY09.pdf

http://www.arlingtonva.us/Departments/ManagementAndFinance/Bond/PFM%20Response%20to%20Debt.pdf

http://www.co.hanover.va.us/finance/adopted-04/debt_policy.pdf

Términos de los bonos Municipales - Enlaceshttp://emuni.com/glossary.php

Política de Inversión – Enlaceshttp://www.loudoun.gov/controls/speerio/resources/RenderContent.aspx?

data=dafd99cde3184aa2b29943686bf619d0&tabid=326

http://www.loudoun.gov/

http://www.arlingtonva.us/departments/Treasurer/files/file71534.pdf

http://www.nctreasurer.com/dsthome/InvestmentMgmt/GovermentalOpsReports/asset+allocation+overview.htm

http://www.nystar.state.ny.us/board/assets/sbtif.pdf

http://www.treasurer.state.md.us/reports/Investment_Policy.pdf


Estimación del Flujo de Efectivo

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Resumen de la Estimación del Flujo de Efectivo

1. Objetivos

2. Proceso

3. Componentes

4. Análisis

5. Flotación

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Objetivos de la Estimación del Flujo de Efectivo

1. Gestión y ejecución presupuestaria

2. Control financiero y de tesorería

3. Objetivos estratégicos

4. Capital presupuestario & costos de endeudamiento neto

5. Gestión de liquidez

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El planeamiento y la estimación del flujo de efectivo como resultado de la sincronización del cálculo de rentas públicas y los planes de gastos da como resultado un esfuerzo coordinado para asegurarse que los recursos estén disponibles cuando se necesiten para ejecutar adecuadamente el presupuesto y cumplir con las necesidades de diversos presupuestos de accionistas.

Gestión y ejecución presupuestaria

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Control Financiero y de Tesorería

• Comparar el flujo de efectivo real con las estimaciones es fundamental para la gestión de activos y pasivos (especialmente en la “actual” sección del balance general)

• Preparar el cálculo de flujo de efectivo conduce a mejoras en los procesos de recaudación y desembolso.

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Objetivos Estratégicos

Las estimaciones de efectivo pueden usarse como base para evaluar alternativamente los objetivos estratégicos de la política financiera.

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Capital presupuestario y costos de endeudamiento neto

• El cálculo de las rentas públicas y los gastos (incluso los costos de financiación) conducirán al mejoramiento de técnicas para evaluar diferentes proyectos.

• El cálculo del flujo de efectivo conduce a un análisis financiero de alternativas para financiar presupuestos operativos y de capital que buscarán minimizar los “costos” involucrados.

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Estimar la situación del efectivo es esencial para manejar vencimientos y emisiones de inversiones y deudas.

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Proceso de estimación de flujo de efectivo• Perspectiva

• Participantes

• Presupuesto

• Metodología

• Fuentes de Información

• Componentes

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Perspectivas de la estimación

• A corto plazo– Menos de un mes

• A mediano plazo– Cada tres meses

• A largo plazo– Un año o más

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Participantes•Secretaría de Hacienda

•Departamento de Presupuesto

•Departamentos de Deuda Externa/Interna

•Ministerio de Hacienda (Departamento de Macroeconomía)

•Ministerio de Economía/ Aduanas

•Otros Gabinetes ministeriales

•Departamento de Gastos•Banco Central (o bancos comerciales)

¡Todos tienen que estar involucrados de algún modo para lograr un buena proyección!

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Presupuesto

• Principal herramienta de gestión financiera del gobierno.

• Todos los cálculos de flujos de efectivo deben comenzar con esta herramienta de gestión, especialmente porque usualmente se prepara en base al efectivo.

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Regla 80 – 20

• En la proyección del flujo de efectivo cada pieza del rompecabezas es importante, pero…….

• El 80 por ciento de nuestra renta (y gastos) provienen de (o van hacia) el 20 por ciento de nuestras fuentes

• Esto significa que necesitamos dedicar la mayor parte del tiempo al “80” y no al “20”.

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Metodología

• Fondos vs. Costos de Agencia

– Fondo: Proyección de flujos de efectivo sobre la base de distintos tipos de fondos gubernamentales i.e. ingresos de fondos generales, fondos para carreteras, etc.

– Agencia: Proyección de flujos de efectivo sobre la base de una agencia gubernamental o ministerio

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Metodología Methodology• Base Funcional vs. Económica

– Clase Económica – Proyectar flujos de efectivo sobre la base de una clasificación económica probablemente sea lo mejor, porque conduce a un análisis de varianza sólido.

– Funcional – Proyectar flujos de efectivo sobre la base funcional del gobierno es posible pero probablemente no conduce a un análisis meticuloso de patrones o discrepancias entre los pronósticos y las realidades.

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Metodología

• Grado de seguridad

– Flujos seguros– Flujos predecibles– Flujos menos predecibles

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Fuentes de Información

• Sistemas de información

• Percibido vs. Devengado

• Sistema bancario

• Documentos presupuestarios

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Componentes• Rentas públicas• Gastos• Concesión de Préstamos• Captación de Préstamos• Otras cuentas del balance general

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Rentas Públicas• El presupuesto como fuente de referencia

• El cálculo inicial del presupuesto de ingresos debe estar respaldado por algún análisis macroeconómico coherente y aprobado.

• Las agencias de recaudación de ingresos deberán preparar estimaciones mensuales usando el presupuesto como base.

• Las proyecciones semanales o mensuales del plan mensual pueden prepararse usando datos diarios históricos cotejados con las “fechas de vencimientos de los pagos”.

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Rentas Públicas

Por ejemplo: 1.000 unidades monetarias estimadas en un mes dado sobre impuestos para ingresos corporativos que vencen el día 15 del mes. Es problable que el 70/80 por ciento de de la recaudación estimada del impuesto sea recibida entre el día 14 y el día 18 del mes. (Suponiendo que son todos días hábiles.) Este tipo de información puede ser confirmada revisando la información histórica del flujo de efectivo y comparando las fechas de recepción con las fechas de vencimientos.

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Rentas Públicas

• Probablemente en un impuesto como el que se aplica sobre las ganancias corporativas se observará este patrón durante un mes.

• Un impuesto a las ventas (VAT, por sus siglas en inglés) recaudado durante el mes probablemente tendrá un patrón más plano, más regular.

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Gastos

• Plan de pagos

• Revisión histórica– Índices de Gastos– Gastos de Temporada

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Plan de pagos• El uso de los planes de pago es probablemente la forma más

minuciosa de desarrollar una proyección de los egresos de efectivo.

• Los departamentos de Gastos (u otro nivel de Ministerio) tendrán que preparar estimaciones mensuales de gastos basadas en el presupuesto y orientadas a las estimaciones de ingresos.

• El plan de pagos tendrá que incluir el nivel adecuado de flexibilidad dada la natureleza temporal de algunas categorías de gastos.

• El desarrollo de los planes de pago debe ser examinado sobre una base de costo beneficio relativa al valor de su preparación.

• El “80 por ciento” del gasto aún necesita la mayor parte de la atención.

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Información Histórica• El pasado usualmente es mejor indicador del futuro en

países con sistemas financieros y presupuestarios maduros.

• El pasado puede ser el mejor indicador del futuro en países con sistemas financieros y presupuestarios nuevos si la información puede ser “normalizada” por la situación del año en curso.

• ¡Use el calendario para estudiar los patrones!

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Gastos

• Los planes de pago y los datos históricos pueden usarse para estimar la información mensual.

• La información histórica, el sentido común y las fechas “conocidas” ayudarán con los informes detallados semanales incluso los diarios.

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Concesión de Préstamos (Activos)

• Flujos de efectivo estimados a partir de préstamos por cobrar.

• Flujos de efectivo para financiar nuevos préstamos.

• Tendrán que ser incluidos en el presupuesto.

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Captación de Préstamos (Pasivos)

• Pagos de deuda actuales

• Tiempo para la emisión de deuda

• Tiempo para nuevos pagos sobre deudas emitidas recientemente

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Cambios en otras cuentas del balance general

• Flujos de efectivo desde:

– Cuentas por cobrar

– Ventas del activo (Privatización)

– Venta de metales preciosos

– Inversiones en acciones (Dividendos)

– Movimientos de moneda extranjera

– Vencimiento de inversiones a corto plazo

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Cambios en otras cuentas del balance general

• Flujos de efectivo hacia :

– Inversiones en acciones en entidades públicas

– Compra de metales preciosos

– Pago al contado de cuentas pagaderas vencidas

– Movimientos de moneda extranjera

– Nuevas inversiones a corto plazo

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Análisis de la Varianza

• Argumentos fundamentales

• Cuestiones legales

• Cuestiones técnicas (Administrativas)

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Argumentos fundamentales varianzas afectadas• Crecimiento económico más o menos elevado concerniente a los supuestos:

– Más elevado/Menos elevado que las recaudaciones impositivas esperadas

– Disminución/Aumento de ciudadanos en busca de beneficios sociales

• Condiciones económicas que conducen a un aumento de los costos pestatarios o mayores ganancias de inversión

• Índices de inflación más altos de lo esperado que producen tasas de crecimiento más altas y pagos indexados.

• Situaciones de Catástrofe/Emergencia

• Moneda Extranjera

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Argumentos legales que afectan las varianzas• Cambios en las leyes impositivas realizados por la

legislatura que afectan la recaudación de ingresos.

• Pagos de los acuerdos de los casos judiciales.

• Interpretaciones judiciales de leyes impositivas existentes o gastos de representación.

• Proporción de impuestos compartidos entre los distintos niveles gubernamentales.

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Cuestiones Técnicas/Administrativas que afectan las varianzas

• “Flotación”– Recaudaciones– Desembolsos

• Temas del calendario

• Temas de programación

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Modificaciones al flujo de efectivo

• Argumentos fundamentales

• Cuestiones legales

• Cuestiones técnicas (Administrativas)

Comprendiendo y midiendo la “Flotación”

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Flotación de Cobranza• Tiempo de flotación

– Demora de un cheque (de pago) desde que es enviado y hasta que es recibido.

• Proceso de flotación– Demora desde que un pago es recibido hasta que es

depositado.

• Disponibilidad de flotación– Demora desde que un pago es depositado hasta que

se acredita en la cuenta

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Flotación de Pagos• Tiempo de flotación

– Demora de un cheque (de pago) desde que es enviado hasta que es recibido.

• Proceso de flotación– Demora desde que el beneficiario recibe el cheque hasta que lo

deposita.

• Flotación de compensación– Demora desde que el cheque es depositado hasta que es presentado

ante el banco pagador para hacer efectivo el pago.

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Análisis de Flotación• El propósito de analizar la flotación de pagos y de cobranzas es

reducir el proceso a la menor cantidad de días posibles.

• Reducir el tiempo en el que los fondos van desde un punto A hasta un punto B y tener sistemas de información rastreando esta información a cada paso conducirá a disminuir los costos.

• Acortar la flotación de pagos y de cobranzas probablemente será el resultado del uso de productos bancarios mejorados o de hacer cambios en el proceso administrativo interno.

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Midiendo la Flotación

Ingreso Cantidad en dólares

Días Calendario

de Flotación

Días de flotación en

dólares

1 1,500,000 4 6,000,000

2 4,500,000 2 9,000,000

3 3,000,000 6 18,000,000

Totales 9,000,000 33,000,000

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• Flotación promedio diaria = Total en dólares de días de flotación/Total de días hábiles en el período

• Costo annual de flotación = Flotación promedio diaria * Costo de oportunidad de los fondos

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• Promedio de Flotación Diaria = 33.000.000/30

• Promedio de Flotación Diaria = 1.100.000

• Costo Anual de Flotación = 1.100.000*9%

• Costo Anual de Flotación 99.000

Administrando los Ingresos y Egresos de Efectivo

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Administrando flujos de efectivo

• Controles financieros

• Productos y servicios bancarios

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Controles financieros

• Frecuencia de pagos– Pagos a pedido vs. Pagos una vez por semana

• Análisis de proveedores• Agrupación de pagos múltiples a proveedores

individuales

• Condiciones de pago

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Productos Bancarios• Cuenta balance cero• Prevención del fraude

• Transferencias electrónicas• Cámara de compensación automatizada• Pagos• Compras y tarjetas de crédito

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Productos Bancarios/Terminología

• Depósitos – Cheques impresos

• Vehículo blindado/Divisa

• Caja de seguridad

• Tarjetas de crédito

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Cuenta balance cero Zero

• (ZBAs, por sus siglas en inglés) están vinculadas a cuentas de concentración

• Al término de cada día se rinde cualquier balance positivo o negativo

• Pueden aceptar depósitos o pagos

• No es igual a una cuenta de reinversión de fondos inactivos.

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Cuenta balance cero Zero

• Puede usarse para mejorar el proceso de conciliación– Típicamente usada para nóminas o beneficios– Recaudaciones federales

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Prevención del Fraude

• Bloqueos de débito

• Filtros de débito

• Ambos restringen potencialmente transacciones ACH (por sus siglas en inglés) fraudulentas de su recepción en una cuenta

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Cables

• Liquidación bruta en tiempo real (RTGS, por sus siglas en inglés)

• Disponibilidad en el mismo día

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Cámara de compensación automatizada

• Sistema de pago electrónico procesado por lote• Crédito no disponibles el mismo día• Disponibilidad de fondos• Usado para pagos alto volumen/bajo valor• Los pagos pueden programarse hasta con dos

semanas de antelación• Intercambio de información electrónica• Concentración de efectivo

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Cheques impresos - Pagos

• Conciliación de Cuenta– “Archivo plano”– “Pago positivo”/ “Verificación del nombre del

beneficiario”

• Pago controlado

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Tarjetas de compra

• Simplifica el proceso de compra y pago

• Menor costo de procesamiento total de transacción por compra

• Incrementa la información

• Disminuye el papeleo

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Tarjetas de Compra

• Descentraliza la función de compra• Fija/Controla el límite del valor de compra

del dolar

• Fija/Controla los proveedores

• Descuentos disponibles

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Tarjetas de Compra

• Acuerdos escritos con el banco

• Políticas y procedimientos escritos con el personal

• Informe impositivo de fin de año

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Cheques impresos – Recaudaciones

• Conciliación de depósitos– Información de depósitos por ubicación

• Depósito remoto– Conversión “in-situ” de cheques a imágenes

electrónicas para depósito

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Vehículo blindado – Adquisición

• Algunas compañías de vehículos blindados pueden ofrecer “cámaras acorazadas”.

• Las “cámaras acorazadas” actúan como una extensión de la línea de cajeros del banco.

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Cajas de Seguridad

• Al por mayor– Valor alto del dólar/bajo volumen– Muchas facturas no-estándar o pagos

individuales para facturas múltiples

• Al por menor– Valor bajo del dólar/alto volumen– Facturas estandarizadas (Utilidades)

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Tarjetas de Crédito

• Tipos de pagos

• Infraestructura necesaria

• Controles internos

• Responsabilidad

¿Preguntas?

Laura Trimble: [email protected]

Gail Ostler: [email protected]