Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental
Ema Angarita PreciadoAprendiz
Margarita Ferreira Instructor
Servicio Nacional de Aprendizaje SENAOrganización Documental en el Entorno Laboral
2015
EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más
relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los
criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un
correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar
resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos
se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.
Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
Como el archivo se encuentra en diferentes lugares de la empresa comenzar por la identificación, la relación, clasificación
alfabética y cronológica de la documentación, que se encuentra en cada uno de los puntos de
la compañía los cuales nunca han sido organizados y se encuentran ocupando un
espacio físico sin identificar.
¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
personal capacitado o especializado en
archivo
Orden en el manejo de los archivos
Saber diferenciar los tipos de documentos
Clasificar la documentación
¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
Si debe aplicar los procesos y el ciclo vital de gestión documental como lo son; de archivo
de gestión, archivo central y archivo histórico ya que son la manera adecuada para llevar a
cabo la posibilidad de mantener el archivo organizado y manteniendo sus ciclos de vida
dentro de la compañía.
Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivados esos
documentos?
De manera simultánea a un archivo físico, se
le debe dar asignación dentro del archivo teniendo en cuenta las características con que cuenta la documentación y si cuenta con los
medios tecnológicos para la consulta por parte del personal autorizado para dar exposición de
esta información.
¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
Seleccionando por número de series y tipos documentales que establecen los
tiempos de conservación y permanencia en cada fase documental.
Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de
las TRD?
La TRD busca garantizar el resguardo, conservación y orden en la gestión
documental teniendo el control de los archivos, ayudan a controlar la producción y
tramite documental, contribuyen a la racionalización de la producción documental,
Permiten a la administración un servicio eficaz y eficiente, facilitando un adecuado acceso de personas públicas o privadas a diferentes tipos
de datos.
Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
Es mitigar los diferentes problemas que presentaba la empresa y para lo que fue
contratado Arnulfo sacando adelante la falta de organización archivística y fondos
acumulados con los que cuenta la empresa; es el trabajo diario y la adecuada organización en cada área después de realizar las diferentes tareas documentales para consecuencia del
objetivo aplicadas a las TRD.
¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?
Si claro, contar con el proceso de gestión documental es de vital importancia para toda organización, ya que
comprende la memoria institucional y los soportes necesarios para la gestión de sus procesos y
procedimientos comprendiendo que cada dependencia de la organización depende directa o indirectamente de la documentación que recibe,
produce o generará a futuro y de lógica pasara por la recepción documental y todos los procesos
archivísticos pertinentes.