Versión1.0(2017-04-14)

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CIRCUITOFIRMAS–Manualdeusuarios

PlataformaligeraparalafirmadedocumentosUniversidaddeZaragoza–AdministraciónElectrónica

Versióndocumento:1.0(14deAbrilde2017)

Contenido:

A. Introducción B. Acceso a la aplicación C. Información del usuario D. Recepción de peticiones de firma. Bandejas E. Firmar peticiones y métodos de firma F. Tramitación de documentos firmados G. Crear nuevas peticiones de firma dentro de Circuitofirmas H. Análisis de certificados electrónicos

A)IntroducciónCircuitofirmasesunaaplicaciónquepermitelagestióndesolicitudesdefirmadedocumentos.LassolicitudesdefirmaprocedendeotrasaplicacionesdetramitaciónyvandirigidasaempleadosdelaUniversidadconcapacidaddefirma.Estaaplicaciónseencargaderecibirlosdocumentos,ponerlosadisposicióndelfirmanteodelosfirmantesquedebanfirmarlosydevolverlosfirmadosalaaplicaciónorigen.Elprocesosedaráporfinalizadocuandotodoslosfirmanteshayafirmado,cuandoalgunodeelloshayarechazadolafirmaocuandosehayasobrepasadolafechadevigenciasinquetodoslosfirmanteshayanfirmado.Dentrodeestaaplicaciónnoserealizaningúntipodetramitacióndelosdocumentos,solamentesefirmanelectrónicamente

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B)AccesoalaaplicaciónElaccesoalaaplicaciónsehaceatravésdeunnavegadorysolamenteesnecesariodisponerdeaccesoainternet.Aunquepuedeutilizarsecualquiernavegador,recomendamoselusodeMozillaFirefoxoChrome,tantosiseaccededesdeunordenadorcomosiseaccededesdeundispositivomóvil.Laurldeaccesoeshttps://circuitofirmas.unizar.esAntesdepoderacceder,elfirmantehadebidoserdadodealtaenlaaplicaciónydebecontardeidentidaddigitaldeUNIZAR(NIPyContraseñaadministrativa)oconuncertificadoelectrónicodepersonafísica,empleadopublicoopersonajurídica.LascuentasdeaccesoparaempleadosdeunizarsecreanautomáticamentecuandoalguienlesenvíaunasolicituddefirmadesdeaplicacionescomoHER@LDOodesdeelpropioCircuitofirmas.LascuentasdeaccesoparapersonasexternasalaUniversidaddeZaragozadebencrearsedeformaexplicitaysuusoestarestringidoaprocedimientosespeciales.

Debetenerencuentaqueaunqueelaccesoalaaplicaciónpuedehacersemedianteelusodecredencialesomediantecertificadoelectrónico,lafirmadedocumentosrequieresiempreelusodecertificadoelectrónico.

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C)InformacióndelusuarioLaaplicaciónnecesitaunamínimainformaciónobligatoriadecadaunodelosfirmantesparasuidentificaciónyparafacilitarlagestióndelsistema:datospersonales(nombreyapellidos),identificadoroficial(NIF,NIEoPasaporte),identificadoruniversitario(NIP)ydireccióndecorreoelectrónicoparalosavisosdelsistema.Juntoaestainformación,elusuariopuedeañadirensuperfilinformacióncomplementaria:teléfonodecontacto,dirección,cargoorol,etc.Ladireccióndecorreoelectrónicoesespecialmenteimportanteyaqueseusaparaavisaralfirmantecadavezquedebefirmarunnuevodocumento.Elroldelfirmanteseráelquepordefectoelsistemainsertaenelpiedefirma,peroesterolpuedecambiarseparacadadocumentofirmado,enelmomentodesubirloacustodia.ElaccesoymodificacióndelperfildelfirmantesehacedesdelaopciónConfigurarusuariodelmenúOpciones.Ennuestroentorno,lainformacióndelosfirmantesestasincronizadaconotrasaplicacionesrelacionadas(HER@LDO,porejemplo)yportantoloscambiossereflejaranentodasellasDesdeestaopciónsegestionatambiénlaimportaciónyexportacióndelcertificadoelectrónico(incluyendolaclaveprivada)paralafirmadedocumentosconlaopcióndefirmaenservidor.Solamentesepermitealojarenelservidoruncertificado.Elcertificadodepositadosecustodiaenunabasededatosespecialmentesecurizadayauditadaparaevitarelusofraudulentodelmismo.Elaccesoaestainformaciónestaprotegidoconunacontraseñaquesolamenteelpropietariodebeconocer.

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Lasopcionesdisponiblesparalagestióndeloscertificadosson.Eliminar:Permiteeliminardelservidorelcertificadodepositadoenelmismo.Sinteneruncertificadoenelservidornopodráutilizarlaopcióndefirmaenservidor.Importar:Permitesubirunnuevocertificado,sustituyendoalquepuedaexistirenestemomento.ElcertificadodebeproporcionarseenunaarchivoconformatoPKCS12queeselutilizadoporlamayoríadelosnavegadoresparalaexportación/importacióndecertificados(normalmenteseutilizalaextensiónp12opfx).ParapoderimportarelcertificadodebeindicarlacontraseñadeaccesoalficheroPKCS12(ContraseñaActual)ylacontraseñaconlaquedeseaprotegerloenelservidor(NuevaContraseña)quetendráunmínimode6caracteres.ExportarPermiteexportaruncertificadoalmacenadoenelservidoraunficheroexternoconformatoPKCS12,quepodráimportarencualquierotraaplicaciónquelorequiera.Deberáindicarlacontraseñaconlaqueestaalmacenadoenelservidor(ContraseñaActual),asícomolacontraseñaconlaquedeseaexportarlo(NuevaContraseña).

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D)RecepciónygestióndedocumentosparasufirmaUnavezrecibidalapeticióndefirma,Circuitofirmasseencargarádeiravisandoacadaunodelosfirmantesydevolverlosdocumentosunavezquetodoslosimplicadoshanfirmado.Tambiénseencargaderecordaralosfirmantesquedebenatenderlaspeticionespendientesydedevolveraltramitadoraquellaspeticionesquehayancaducadosinserfirmadasoquehayansidorechazadasporalgunodelosfirmantes.DesdeelmenúOpcionespuedeaccederalalistadepeticionesenlasquefiguracomounodelosfirmantes.Pulsandoenlalíneacorrespondienteaunapeticiónaccederemosalapantalladedetalesdelamisma.

EllistadodepeticionespudeordenarloporcualquieradelascolumnasyelcampoBuscar:lepermitiráindicaruncriteriodeselección.Laspeticionessemuestrandistribuidasencarpetassegúnelestadoenqueseencuentren.ParaaccederacadaunadelascarpetasuselasopcionesdisponiblesenelmenúPeticionesolassolapasdelapartesuperiordelaventana(siestándisponibles)Todaslaspeticiones:Contieneunarelacióndetodaslaspeticionesdefirmarecibidasporelfirmantequenoesténensituaciónde“archivadas”.Unapeticióndefirmapasaalestadodearchivadacuandohayatranscurrido6mesesdesdesurecepciónocuandoelusuariolahayaetiquetadocomotal,pulsandoeneliconoqueaparecejuntoalapetición.PeticionesPendientesContienelarelacióndepeticionesdefirmaqueestánpendientesdeserfirmadasporelusuario.Parafirmarlaspuedeirunaauna(entrandoenlosdetallesdecadapetición)ofirmarlasenbloqueseleccionándolasenellistado.EnlafirmaenbloquenoestadisponiblelaopcióndefirmaenclienteconAutofirma.

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PeticionesEncursoContienelarelacióndepeticionesdefirmanofinalizadasenlasqueelusuarioesunodelosfirmantes,aunquetodavíanolehayallegadoelturnodefirma.Entrandoenlapantalladedetallespodremosvercualeselfirmantequetieneelturnodefirmaencadamomento,losfirmantesqueyahanfirmadoylosquefaltanporfirmar.Todaslassolicitudesqueestánenestadodependientes,podremosverlastambiénenestacarpeta.PeticionesFirmadas:Incluyelassolicitudesdefirmaquehansidofirmadascorrectamenteportodoslosfirmantes.Losdocumentosfirmadoshabránsidoyadevueltosalaaplicaciónqueloscreó.Dependiendodelaaplicaciónorigen,desdelosdetallesdelapeticiónpodremosaccedertambiénainformacióncomplementariasobrelosdocumentosfirmados(CSV,informedefirma,interesados,etc.).PeticionesRechazadasy/oCaducadasContienenlarelacióndesolicitudesquehancaducadosinserfirmadasoquehansidorechazadasporalgunodelosfirmantes.Losdocumentosincluidosyanopuedenserfirmadosexceptoqueeltramitadorvuelvaaenviarlosenunanuevapeticióndefirma.PeticionesArchivadasContienelarelacióndepeticionesclasificadascomoarchivadas,independientementedesuestado.Unapeticiónarchivadapodemos“desarchivarla”conloquepasaríaasucarpetaorigen.Elarchivadodepeticionesserealizaapeticióndelusuarioounaveztrascurridos6mesesdesdesurecepción.Esteprocesodearchivadoautomáticoserealizaunavezalmes,porloqueunapeticióndesarchivadapuedevolveraarchivarseautomáticamenteenelsiguienteciclo.Esmuyconvenientepasaraestadodearchivadasaquellaspeticionesqueesténterminadasyaquesealigeraelfuncionamientodelaaplicación.

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D)ElprocesodefirmadedocumentosUnapeticiónsolamentepuedefirmarsecuandoestaenestadodependiente.Cuandollegueaesteestado,elfirmanterecibiráunavisoporcorreoelectrónicoindicándolequetieneunapeticiónenesperadefirma.Elsistemarepetirálosavisosunavezaldíahastaquelapeticiónseafirmada,searechazadaohayacaducado.Laspeticionesdefirmapendientepuedenfirmarseenbloqueseleccionándolasdesdeellistadodepeticionesounaaunaentrandoenlosdetallesdelamisma.LafirmaseiniciadesdeelbotónFirmarSeleccionadasoFirmar…

Circuitodefirmadisponedevariosmétodosdefirma(todoselloslibresdelosproblemasderivadosdelusodeappletsjava),cuyoresultadoeselmismotécnicamenteperoquepermitenacadafirmanteelegirelqueprefieraoelquemejorseadapteasuscircunstancias.FirmaalvueloLafirmaserealizaenunservidordeUNIZAR.Noenelordenadordelusuario.Paraelloserequierequeelcertificadousadoparalafirma,asícomolacontraseñadeaccesoasuclaveprivadaseanenviadasalservidordefirmas.Esteservidorlasutilizaráparafirmarlosdocumentosincluidosenlapeticiónopeticionesafirmarydespuéslasdesechará.

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Encadaaccióndefirmadeberáaportarelcertificado(enunformatoPKCS12)ylacontraseñadeacceso.LaUniversidaddeZaragozagarantizaqueestainformación(certificadoycontraseña)solamenteseusanpararealizarlafirmayqueseeliminainmediatamentealfinalizarelproceso.FirmaenservidorEstemecanismoessimilaralanterior.Lafirmaserealizaenunservidorynoenelordenadorpersonaldelfirmante.Ladiferenciaesqueenestecasoelcertificadodelfirmanteestaalmacenadoenunabasededatosdelsistemayportantonoesnecesarioaportarlocadavezquevamosafirmar.Siquedeberemosaportarcadavezlacontraseñadeaccesoyaquesolamentelaconoceelfirmante.

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Elcertificadoseguardaprotegidoporlacontraseñadeaccesoquesolamenteconoceelfirmante.Porelloesnecesarioaportarlacontraseñaencadaprocesodefirma.Labasededatosdondesealmacenanloscertificadosestaespecialmenteprotegidaysehaceunaauditoriacontinuasobrelosaccesosalcertificadoqueseenvíaperiódicamentealfirmanteparasucomprobación.Esunmétodomuycómodoparaserutilizadodesdecualquierdispositivomóvilodesdecualquiersitioconpocosrecursosyaquenoserequieredisponerdelcertificadoyescompatibleconcualquiernavegadorocualquierdispositivomóvil.FirmaenclienteconAUTOFIRMAEstemétodoeselmasparecidoalafirmaelectrónicatradicionalusandoaplletsjava,perosinnecesidaddeellos.Lafirmasehaceenelordenadorpersonaldelfirmante,noenelservidor.Porello,nielcertificadonilacontraseñadeaccesoalaclaveprivadadebensalirdelordenadordelfirmante.Paraquelafirmapuedahacerseenelordenadorcliente,losdocumentosdebendescargarsedesdeelservidorylasfirmasdebenenviarsealfinalizarelprocesos.Estosehacedeformatrasparenteparaelfirmante,perohaceelprocesodefirmamaslento(dependiendodelanchodebandadenuestraconexión)yobligaalimitarelnúmerodedocumentosafirmarcadavez.AntesdepoderutilizarusarlafirmaenclientedebemosinstalarennuestroordenadorlaaplicaciónAUTOFIRMA.Elprocesodeinstalaciónesmuysencilloylaversiónadecuadapudedescargarladesde:http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

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ElbotónFirmariniciaelprocesodefirmaconectandoconlaaplicaciónAUTOFIRMAypermitiendoalfirmanteseleccionarelcertificadoautilizarparalafirma.Paraquelaaplicaciónfuncionecorrectamenteelalmacéndecertificadosdelsistemadebeconteneralmenosuncertificadoválido.UseelnavegadorChromeparaello.

DesdelapantalladeseleccióndecertificadospudeaccedertambiénacertificadosalmacenadosenficherosPKCS12oaleDNIFirmaconAUTOFIRMAdesdedispositivomóvilSiutilizamoslaopcióndefirmaenclientedesdeundispositivomóvilelprocesoessimilaracuandousamosunordenadorpersonalperotienenalgunascaracterísticasparticulares.AntesdenadadebemosdescargardesdeelstorecorrespondientelaaplicaciónequivalenteaAUTOFIRMAquesellamaClientedefirma.Tambiéndeberemosinstalarelcertificadoelectrónico.PareellobastaconenviaralmóvilunficheroPKCS12incluyéndoloyhacerleundobleclic.Normalmenteeldispositivomóvilleobligaraaponeruncontroldeacceso(contraseña,patrón,etc.)antesdeinstalarelcertificado.Enlosdispositivosmóviles,lacomunicaciónentreelnavegadorylaaplicacióndefirmadebehacerseatravésdeunservidorintermedio.Estoestrasparenteparaelfirmanteperoralentizaelprocesodefirma.Además,elsistemasolicitalaseleccióndelcertificadoausarparacadaunodelosdocumentos.Portodoesto,aconsejamosquesedeseautilizarundispositivomóvilparalafirmadedocumentosopteporelmétododefirmaenservidor

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E)TramitaciónycustodiadelosdocumentosfirmadosComoyahemoscomentadoanteriormente,lomashabitualesquelaspeticionesdefirmasecreenenlasaplicacionesquenecesitantramitardocumentosfirmados,comoporejemploHERALDO.Estasaplicacionesysustramitadoressonlosencargadasdeprepararlosdocumentosafirmar,enviarlosalafirmay,unavezfirmados,usarlosconvenientemente.TodoslosdocumentosfirmadosennombredelaUniversidaddeZaragoza,unavezfirmados,debenarchivarseensusistemadecustodiayverificación.ParaelloselesasignaunCSV(CódigoSegurodeVerificación),selesasignanalgunosmetadatosysecreauninformedefirmaquepudeutilizarsecomocopiaautenticadeldocumentooriginal.Deestamanera,cualquieraquerecibaundocumentofirmadoenUNIZARpodrácotejarloadecuadamenteconeloriginal.Estastareassonpropiasdeltramitadormásquedelfirmanteyporelloquedafueradelalcancedelaaplicacióndefirmas.Enelsiguienteesquemapodemosverelflujoseguidoporundocumentodesdeelmomentoenquesepreparaparasufirmahastaelmomentoenquesepresentaparaquesurtaefectos.

1. Desdeunaaplicacióndegestiónuntramitadorpreparaunapeticióndefirmaconsistenenunoovariosdocumentosyenlalistadepersonasquedebenfirmarlos.EstapeticiónesenviadaalaaplicaciónCircuitofirma.

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2. UnavezquelapeticiónllegaaCircuitofirmasseiniciaelprocesodefirmaavisandoalprimerfirmanteparaquefirme.Losdocumentosiránpasandodefirmanteenfirmantehastaquetodoselloshayanfirmado.Lapetición,conlosdocumentosylasfirmascorrespondientesvuelvealaaplicaciónorigenyelremitenteesavisadodequeelprocesodefirmahafinalizado.

3. Aunquelosdocumentosfirmadostienenunavalidezintrínseca,lapolíticadefirmadeUNIZARobligaaltramitadorasubirlosdocumentosfirmados“alsistemadecustodia”.EsteprocesoasignaunCSVacadaunodeellosygeneraruninformedefirmaqueesarchivadojuntoconeloriginalenelsistemadevalidacióndelaorganización.Esteprocesoestareservadoaltramitadoryelfirmantenopuedehacerlodeformaautónoma.

4. Unavezfirmadosycustodiados,losdocumentospuedetramitarse.Si,porejemplo,setratadeunacomunicación,podemoshacerllegaralinteresadoelinformedefirma(olafirmaoriginal)medianteuncorreoelectrónico.

5. Elinteresadoreceptordeldocumentofirmadoseguramentelopresentaráenotraadministraciónoanteunterceroparaquesurtalosefectosdeseados.

6. Elreceptordeldocumentofirmado,debevalidarlafirmaincorporadaenelmismo.Siseestatrabajandoconelinformedefirma,obligatoriamentedeberárealizarestavalidaciónaccediendoanuestrasedeelectrónicaparacotejarlacopiarecibidaconeloriginalcustodiado.ParaelloseutilizaráelCSVasignadoaldocumentoeincluidoenelinformedefirma.

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G)CrearnuevapeticióndefirmadesdeCircuitofirmasAunquelomáshabitualesqueelprocesodefirmadedocumentosseinicieenunaaplicacióndetramitación(HERALDO,porejemplo),puedehabercircunstanciasconcretasenlasqueinteresequeseaelfirmantequienprepareundocumentoeinicieelprocesodefirma.Unejemploseríalaemisióndeinformesdondeelredactoryelfirmantesonlamismapersona.Estaposibilidadestadisponibledesdelaopción“Nuevapeticióndefirma”delmenúOpcionesyestareservadasolamenteaalgunosfirmantesconelperfiladecuado.CuandoseinicialafirmadedocumentosdesdeCircuitofirmaselprocesodefirmaesequivalenteacuandoeliniciodelprocesosehacedesdeunaaplicacióndetramitación,perolosdocumentosfirmadosnopodránserenviadosalsistemadecustodianiselescrearauninformedefirmadeformaautomática,yaqueestasfuncionesestánreservadasalostramitadoresdelainstitución.Porello,siunfirmantecreaunanuevapeticióndefirmadesdedentrodeCircuitofirmasydeseaquelosdocumentosfirmadospasenalsistemadecustodiadelaorganización,debeenviarlapeticiónunavezfinalizadaauntramitadorparasuvalidaciónysubidaacustodia.Paraelloseutilizaraelbotón“EnvíoaHERALDO”queapareceenlosdetallesdelapeticióndefirmafinalizada.Unavezqueeltramitadorcorrespondientehayasubidolosdocumentosalsistemadecustodia,elfirmantetendráaccesoalinformedefirma,delamismamaneraquecuandoelprocesoseinicióenlaaplicacióndetramitación.

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H)ValidacióndecertificadoselectrónicosLoscertificadossoportadosporelsistemasonaquellosadmitidosporelMinisteriodeIndustria,EnergíayTurismo.SepuedenconsultarloscertificadosadmitidosrevisandoeldocumentoCertificadosadmitidosporlaplataforma@firma.Comoexisteunagranvariedaddecertificadospuedeocurrirquealgunodeellosdeproblemasalusarloenprocesosdefirma,inclusoaunquenoshayaservidoparaautenticarnos.Tambiénpuedeocurrirqueestemosintentandousaruncertificadocaducadoorevocado.MediantelaopciónComprobarcertificadodelmenúOpcionespodremoshacerunchequeodebajoniveldenuestrocertificado.

Parainiciarlacomprobaciónbastaráconaportarelcertificadoalmacenadoenunformatopkcs12ylacontraseñadeacceso.Elprocesodeverificaciónejecutaraunaseriedeaccionesquevandesdelaextraccióndelcertificadodesdesualmacén,hastalafirmadeundocumentodepruebasyelresultadosemostraráenunapantallasimilaraladelejemploincluidoaquí.Sitieneproblemasparainterpretarlainformaciónmostrada,puedeenviarlaenunmensajedecorreoaladireccióndesoporteparaquelaanalicenydiagnostiquenelproblema.

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