. Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
GESTION CON GRUPOS DE INTERES Y COMUNICACIONESCódigo: GIC-C-01
Versión: 1
AUTORIDAD DEL PROCESO: Director) a) General LIDER DEL PROCESO: Experto G-6 Dirección GeneralOBjETIVO Identificar los grupos de interés y definir las estrategias de comunicación con éstos, proporcionando información veraz, objetiva y oportuna, con el fin de
posicionar la Entidad.
ALCANCEInicia con la identificación de los Grupos de interés de la Agencia y finaliza con la evaluación de las estrategias y/o mecanismos de comunicación e interacción con los Grupos de Interés.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTESConsejo Directivo
Alta Dirección (Comités de Dirección)
DAFP
Departamento Nacional de Planeación
Líderes de Proceso de la AND|E
Proceso de Direccionamiento
Estratégico
Plan Estratégico
Lineamientos en materia de atención al ciudadano y rendición de
cuentas
Informe de percepción e informes de
resultados de rendición de
cuentas
1.Identificar los Grupos de Interés
de la Agencia
Experto Grado 6 de la Dirección
General
Identifica los Grupos de Interés de la Agencia y las necesidades o expectativas que tienen frente a los productos y/o servicios que la Entidad ofrece.
X
Grupos de interés
identificados con sus respectivas
necesidades (R)
Alta Dirección
Todos los Procesos déla ANDIE
Experto Grado 6 de la Dirección General
Experto Grado 6 de la Dirección
General
Grupos de interés
Identificados
2.Clasificar y caracterizar
Grupos de Interés.
Experto Grado 6 de la Dirección
General
Clasifica los Grupos de Interés teniendo en cuenta sus necesidades y expectativas frente a la Agencia y los caracteriza atendiendo las directrices establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
Caracterización y clasificación de Grupos de
Interés (R)
Alta Dirección
Todos los Procesos déla ANDIE
Alta Dirección
Caracterización de Grupos de
Interés
Informe de Satisfacción del
Cliente
3. Diseñar estrategias y
mecanismos para la interacción y
comunicación con los Grupos de
Interés
Experto Grado 6 de la Dirección
General
Diseñan estrategias que le permitan a la Agencia ¡nteractuar con los Grupos de Interés identificados, de acuerdo con sus necesidades y expectativas.Esto incluye aspectos relacionados con comunicación, evaluación de
X
Actividades de atención al ciudadano
incorporadas en el Plan
Anticorrupción y
Alta Dirección
Secretario(a)General
Código: DE-F-13 V- 1 Pág. 1 de 4
¡ ? 3
j*8- ■* i.GESTION CON GRUPOS DE INTERES Y COMUNICACIONES
Código: GIC-C-01
Versión: 1
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Informe de la Estrategia de Rendición de
Cuentas
Lineamientos en materia de atención al ciudadano y rendición de
cuentas
percepción frente a la gestión de la Entidad y atención de PQRS.
de Atención al Ciudadano
(R)
Estrategia de comunicaciones
(R)
Estrategia de Rendición de
cuentas (R)
Estrategia de evaluación de
percepción de los Grupos de
Interés(R)
|efe Oficina Asesora de Planeación
Grupos de Interés internos y externos
Actividades de atención al ciudadano
incorporadas en el Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
Estrategia de comunicaciones
Estrategia de Rendición de
cuentas
Estrategia de evaluación de percepción de
4.lmplementar estrategias y/o mecanismos de comunicación e
interacción con los Grupos de Interés
Experto Grado 6 de la Dirección
General
Implementan las estrategias y/o mecanismos definidos lo que incluye diversas actividades de comunicación externa que se desarrollan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Comunicación externa-GIC-P-01 y actividades de comunicación interna que se llevan a cabo según lo definido en el Procedimiento Comunicación ¡nterna-GIC-P-02.
De igual manera desarrollan las actividades relacionadas con la atención de Peticiones, Quejas, Reclamos o Sugerencias que puedan tener los Grupos de interés, para los cual se ejecutan las actividades definidas en el Procedimiento
X
Estrategias de comunicación
externa implementadas
(R)
Estrategias de comunicación
interna implementadas
(R)
Peticiones, quejas, reclamos
y sugerenciasatendidas
Informe depercepción de los
Director(a) General
Grupos de Interés
Entes de Control
Código: DE-F-13 V- i f\ig. 2 cit* 4
i
Agencia Nacional do Defensa iuruUa del titádo
GESTION CON GRUPOS DE INTERES Y COMUNICACIONESCódigo: GIC-C-01
Versión: i
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESlos Grupos de
InterésAtención a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias-GIC-P-03y la medición de la percepción de los Grupos de Interés según lo definido en el Procedimiento Evaluación de la percepción de los Grupos de Interes-GIC-P-04 y desarrolla las actividades de rendición de cuentas que incluye actividades de información, dialogo e incentivos, según lo definido en el Procedimiento Rendición de Cuentas-GlC-P-05.
Grupos de Interés
(R)
Estrategia de rendición de
cuentas implementada
Estrategias de comunicación
externa implementadas
Estrategias de comunicación
interna implementadas
Peticiones, quejas, reclamos
y sugerenciasatendidas
Informe de percepción de los
Grupos de Interés
Estrategia de rendición de
5. Evaluar las estrategias y/o mecanismos de/comunicación e
interacción con los Grupos de Interés
Experto Grado 6 de la Dirección
General
Evalúa las estrategias y/o mecanismos definidos e implementados y elabora un informe consolidando los datos relacionados con las mismas.
Si como producto del seguimiento al proceso se identifican mejoras que puedan ser incorporadas al proceso, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
X
Informe de evaluación a las estrategias y/o mecanismos de comunicación e interacción con los Grupos de
Interés(R)
Director(a) General
Secretario(a)General
Líderes de proceso
Código: DE-F-13 V 1 Pág. 3 de 4
i ím i .siclx
x.trGESTION CON GRUPOS DE INTERES Y COMUNICACIONES
Código: GIC-C-01
Versión: j
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTEScuentas
implementada
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSLa estrategia de comunicación interna debe atender lo definido en el Manual de imagen del Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual fue adoptado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica.
La estrategia de comunicación externa debe atender lo definido en el Manual de imagen del Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual fue adoptado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica.
Como mínimo se realiza una evaluación de la percepción de los Grupos de Interés al año.
Ver Normograma
SEGUIMIENTO Y/O MEDICION RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSNivel de Satisfacción/percepción de Stakeholders
No. de PQRS por su naturaleza
Puesto de trabajoPresupuesto para la adquisición de bienes y servicios Arquitectura de sistemas de información de apoyo Sistema de Gestión Documental Infraestructura tecnológica
-Procedimiento Comunicación externa-GIC-P-01 -Procedimiento Comunicación Interna-GIC-P-02 -Procedimiento Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias-GlC-P-03-Procedimiento Evaluación de la percepción de los Grupos de lnteres-GIC-P-04Procedimiento Rendición de Cuentas-GIC-05 -Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01
ELABORÓ: 2-0 'A c*i REVISÓ: 2-01 Ar O'X n APROBÓ: 2-0(4 v HOfelia Gómez TobarContratista Secretaría General
Fabiana de la Espriella-^.' •Experto G-6 Dirección General
Hugo Alejandro Sánchez HernándezJefe Oficina Asesora Jurídica V J —
Fabiana de la EspriellaExperto 6-6 Dirección General
Código: DE-F-13 V- 1 Pág. 4 de 4
GESTION CON GRUPOS DE INTERÉS Y COMUNICACIONES
Código: GIC-C-01
Versión: 1
( INICIOV
3.Diseñar estrategias y mecanismos para la interacción y comunicación con los
Grupos de Interés.Experto Grado ó de la Dirección General.
4.lmpleinentar estrategias y/o mecanismos de comunicación e
interacción con los Grupos de Interés.Experto Grado 6 de la Dirección General.
Proced i ni ie n to Acciones preventivas, correctivas y
de mejora-MC-P-01.
5.Evaluar las estrategias y/o mecanismos de comunicación e interacción con los
Grupos de Interés.Experto Grado 6 de la Dirección General.
1.Identificar los Grupos de Interés de la Agencia.
Experto Grado 6 de la Dirección General.
t¿.Clasificar y caracterizar Grupos de
Interés.Experto Grado 6 de la Dirección General.
iProcedimiento
Comunicación externa-GIC- P-01
Procedimiento Comunicación Interna-GlC-
P-02.
Procedimiento Atención a Peticiones, Quejas,
Reclamos y Sugerencias* GIC-P-03
Procedimiento Evaluación de la percepción de los
Grupos de lnteres-GIC-P*04
Procedimiento Rendición de Cuentas-GIC-P-05.
FIN
COMUNICACIÓN EXTERNA Código: GIC-P-01
Versión: 0
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 3
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Director (a) General LIDER PROCEDIMIENTO: Experto G-6 Dirección General
PROCESO Gestión con Grupos de Interés y Comunicaciones
OBJETIVO Desarrollar e implementar la estrategia de comunicación externa de la ANDJE.
ALCANCE Inicia con la identificación de las necesidades de comunicación externa y finaliza con la evaluación de la estrategia definida para atender las necesidades identificadas.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Director(a) General
(Proceso Direccionamiento Estrategico-DE-C-
01)
Contexto estratégico de la
Entidad
1. Identificar las necesidades de comunicación externa de la
Entidad
Experto G-6 Dirección General
Identifica las necesidades de la Agencia en materia de comunicación externa teniendo en cuenta la caracterización de los Grupos de interés.
Documento identificación de necesidades de comunicación
externa, contenidas en la
estrategia de comunicación
externa.
Experto G-6 Dirección General
Experto G-6 Dirección General
Documento identificación de necesidades de comunicación
externa
2. Elaborar propuesta de estrategia de comunicación
externa
Experto G-6 Dirección General
Elabora una propuesta de estrategia de comunicación externa en la que incluye mecanismo de comunicación con los Grupos de interés según las necesidades identificadas.
X
Propuesta de estrategia de comunicación
externa.
Director(a) General
Director(a) General
Propuesta de estrategia de comunicación
externa.
3. Aprobar propuesta de estrategia de comunicación
externa
Director(a) General
Revisa la propuesta de estrategia de comunicación externa y da su aprobación.
Estrategia de Comunicación
externa aprobada (R)
Experto G-6 Dirección General
Director(a) General
Estrategia de Comunicación
externa aprobada
4. Divulgar la estrategia de comunicación
externa
Experto G-6 Dirección General
Divulga la estrategia y los mecanismos definidos para llevarla a cabo.
Estrategia de
Comunicación externa divulgada
Funcionarios y contratistas ANDJE
Director(a) General
Estrategia de Comunicación
externa aprobada
5. Desarrollar las actividades
definidas en la estrategia
Experto G-6 Dirección General
Jefes de
dependencia
Desarrolla las actividades definidas para cada caso en concreto ya sea a través de la concertación de ruedas de prensa, divulgación de información a través de medios
X
Actividades de comunicación
externa realizadas (R)
Grupos de Interés
COMUNICACIÓN EXTERNA Código: GIC-P-01
Versión: 0
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES impresos y digitales, la ejecución de eventos, o la ejecución de foros o chats según sea el caso
Experto G-6 Dirección General
Jefes de
dependencia
Actividades de comunicación
externa realizadas
6. Evaluar el desarrollo de las
actividades de comunicación
externa
Experto G-6 Dirección General
Evalúa la percepción de los participantes o grupos a los cuales estuvo dirigida la actividad de comunicación externa y elabora un informe con los resultados de la estrategia de comunicación externa. Si como producto del seguimiento al proceso se identifican acciones preventivas, correctivas o de mejora que puedan ser incorporadas a este, se documentan de acuerdo con lo definido en el procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Informe De ejecución de la Estrategia de
Comunicación externa
(R)
Director(a) General.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS La estrategia de comunicación externa debe atender lo definido en el Manual de imagen del Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual fue adoptado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental Sistema de Información Litigiosa Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01
COMUNICACIÓN EXTERNA
INICIO
1.Identificar las necesidades de comunicación externa de la Entidad.
Experto G-6 Dirección General
2.Elaborar propuesta de estrategia de comunicación externa.
Experto G-6 Dirección General
3.Aprobar propuesta de estrategia de comunicación externa.
Director(a) General.
4.Divulgar la estrategia de comunicación externa.
Experto G-6 Dirección General
5.Desarrollar las actividades definidas en la estrategia.
Experto G-6 Dirección General.Jefes de dependencia.
FIN
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y
de mejora-MC-P-01.
6.Evaluar el desarrollo de las actividades de comunicación externa.
Experto G-6 Dirección General.
Código: GIC-P-01
Versión: 0
EVALUACIÓN DE LA PERCEPCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES Código: GIC-P-04
Versión: 0
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 3
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Director General LIDER PROCEDIMIENTO: Experto G6- Dirección General
PROCESO Gestión con Grupos de Interés y Comunicaciones
OBJETIVO Medir la percepción que cada uno de los grupos de interés tiene sobre la ANDJE con el propósito de identificar aspectos por mejorar en su gestión.
ALCANCE Inicia con la definición del tema y los grupos de interés a evaluar y finaliza con la publicación de los resultados y la implementación de acciones cuando sea necesario.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Director(a) General
Jefe de
Dependencia
Necesidad de evaluar la
percepción de un Grupo de Interés
1. Definir el tema y el grupo de
interés que se va a evaluar.
Experto Grado 6 Dirección General
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Identifica el tema que requiere ser evaluado de acuerdo con las necesidades de la entidad. Determina si la evaluación puede hacerse internamente o requiere contratarla. -Si se hace internamente, continua con la actividad 2. -En caso contrario, ejecuta lo definido en el Proceso Gestión Contractual-GC-C-01.
Temática de la evaluación
identificada y Grupos de interés
a quienes será aplicada
Experto Grado 6 Dirección General
Experto Grado 6 Dirección General
Temática de la evaluación
identificada y Grupos de
interés a quienes será aplicada
2. Diseñar la herramienta que se va a aplicar y
los mecanismos a través de los cuales se va a implementar
Experto Grado 6 Dirección General
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Diseña la herramienta para llevar a cabo la evaluación correspondiente, teniendo en cuanta las técnicas estadísticas relacionadas con este tipo de ejercicios. Prepara el material que requiera y lo presenta para aprobación.
X
Herramienta para evaluar la
percepción de los Grupos de interés
Director(a) General
Experto Grado 6 Dirección General
Herramienta para evaluar la percepción de los Grupos de
interés
3. Revisar y aprobar
herramienta Director General
Revisa el alcance y material preparado para la evaluación y en caso de ser necesario solicita los ajustes correspondientes, de lo contrario, aprueba la herramienta.
Herramienta para evaluar la
percepción de los Grupos de interés
aprobada
Experto Grado 6 Dirección General
EVALUACIÓN DE LA PERCEPCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES Código: GIC-P-04
Versión: 0
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Director General
Herramienta
para evaluar la percepción de los Grupos de
interés aprobada
4. Aplicar la herramienta
definida.
Experto Grado 6 Dirección General
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Aplica la herramienta de acuerdo con lo planificado a los Grupos de interés seleccionados.
X
Herramienta de evaluación de la
percepción aplicada
Experto Grado 6 Dirección General
Experto Grado 6 Dirección General
Herramienta de evaluación de la
percepción aplicada
5. Consolidar los datos obtenidos
de la aplicación de la herramienta y
analizarlos.
Experto Grado 6 Dirección General
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Consolida y analiza la información recolectada y prepara un informe con los resultados del análisis.
X
Informe de análisis de la evaluación a
grupos de interés
Director General
Jefes de
Dependencia
Representante Alta Dirección
(Procedimiento Planificación del
sistema integrado de gestión
institucional-DE-P-07)
Experto Grado 6 Dirección General
Informe de análisis de la evaluación a
grupos de interés
6. Publicación de los resultados de
la encuesta de satisfacción.
Experto Grado 6 Dirección General
Publica los resultados de la evaluación y lo comunica a los jefes de las dependencias con las cuales estaba relacionada la evaluación. En caso de requerir la formulación de acciones preventivas o correctivas, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Informe de análisis de la evaluación a
Grupos de Interés publicado
Grupos de Interés
EVALUACIÓN DE LA PERCEPCIÓN
DE LOS GRUPOS DE INTERES
INICIO
1.Definir el tema y el grupo de interés que se va a evaluar.
Experto Grado 6 Dirección General.Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.
2.Diseñar la herramienta que se va a aplicar y los mecanismos a través de los
cuales se va a implementar.Experto Grado 6 Dirección General.
Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.
3.Revisar y aprobar herramienta.Director General.
4.Aplicar la herramienta definida.Experto Grado 6 Dirección General.
Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.
5.Consolidar los datos obtenidos de la aplicación de la herramienta y analizarlos.
Experto Grado 6 Dirección General.Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.
FIN
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y
de mejora-MC-P-01.
¿La evaluación puede hacerse internamente .?
Proceso Gestión Contractual-GC-C-01.
SI
NO
6.Publicación de los resultados de la encuesta de satisfacción.
Experto Grado 6 Dirección General.
Código: GIC-P-04
Versión: 0
RENDICIÓN DE CUENTAS Código: GIC-P-05
Versión: 0
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 3
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Director General LIDER PROCEDIMIENTO: Experto G6 Dirección General
PROCESO Gestión con Grupos de Interés y Comunicaciones
OBJETIVO Desarrollar actividades de Rendición de cuentas ante los Grupos de Interés de la Agencia, con el fin de acercarlos a la Entidad, proporcionarles información frente a la gestión adelantada y obtener información para la mejora continua.
ALCANCE Inicia con la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas para la vigencia y finaliza con la evaluación de la misma y la publicación del informe correspondiente en la página web.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Departamento
Administrativo de la Función pública
Departamento
Nacional de Planeación
Jefes de
Dependencia
Informe de evaluación estrategia anterior
Normativa vigente
Formato Lista de chequeo de
información de RDC-DE-F-08 diligenciado
1. Elaborar la estrategia de rendición de
cuentas para la vigencia
Experto G-6 Dirección General
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Elaboran conjuntamente la estrategia de Rendición de cuentas que incluye la estrategia de comunicaciones y la estrategia de general de rendición de cuentas, teniendo en cuenta la evaluación de la estrategia anterior, las normas existentes y la información reportada por las dependencias a través del Formato Lista de chequeo de información de RDC-DE-F-08
X
Propuesta de estrategia de rendición de
cuentas
Experto G-6 Dirección General
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Experto G-6 Dirección General
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Propuesta de estrategia de rendición de
cuentas
2. Revisar la estrategia de rendición de
cuentas para la vigencia
Experto G-6 Dirección General
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Revisan la estrategia propuesta y realizan ajustes en caso de considerarlo necesario, en caso contrario preparan la información para presentarla en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Comites-DE-P-05.
Propuesta de estrategia de rendición de
cuentas revisada
Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo
Comité Institucional de
Estrategia de rendición de
3. Ejecutar la Estrategia de
Experto G-6 Dirección General
Adelantan todas las gestiones para llevar a cabo las actividades planificadas en la estrategia.
X Soportes de
ejecución de las actividades de
RENDICIÓN DE CUENTAS Código: GIC-P-05
Versión: 0
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Desarrollo
Administrativo cuentas
Aprobada rendición de
cuentas Jefe Oficina Asesora de Planeación
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Aquellas actividades relacionadas con la estrategia de comunicaciones, se desarrollan teniendo en cuenta lo establecido en el Procedimiento Comunicación Externa-GIC-P-01 o el Procedimiento Comunicación Interna-GIC-P-02, según corresponda. Cuando la ejecución de las actividades requiera de un contrato, este se tramita de acuerdo con lo definido en el Proceso Gestión Contractual-GC-C-01. Nota: Las actividades de la estrategia de rendición de cuentas deberán ser evaluadas una vez se haya finalizado cada una, especialmente aquellas que tengan contacto directo con los Grupos de Interés.
rendición de cuentas
Verificación de
asistencia-GD-F-18 (R)
Formato
Evaluación de las acciones del proceso de
rendición de cuentas-DE-F-17
(R)
Experto G-6 Dirección General
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Formato Evaluación de las
acciones del proceso de
rendición de cuentas-DE-F-17
Soportes de
ejecución de las actividades de rendición de
cuentas
4. Evaluar la Estrategia de Rendición de
Cuentas
Experto G-6 Dirección General
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Evalúan la Estrategia de Rendición de Cuentas en cada uno de sus componentes, teniendo en cuenta las evaluaciones de cada una de las actividades, a través del Formato Evaluación de la estrategia de rendición de cuentas-DE-F-18. Elaboran un informe de la estrategia y lo publican en la página web de la Agencia Si como producto del seguimiento al proceso se identifican acciones preventivas, correctivas o de
X
Informe de evaluación de la
Estrategia de Rendición de
Cuentas (R)
Formato
Evaluación de la estrategia de rendición de
cuentas-DE-F-18. (R)
Director General
Jefe Oficina Asesora de Planeación
RENDICIÓN DE CUENTAS
INICIO
1.Elaborar la estrategia de rendición de cuentas para la vigencia.
Experto G-6 Dirección General.Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.
2.Revisar la estrategia de rendición de cuentas para la vigencia.
Experto G-6 Dirección General.Jefe Oficina Asesora de Planeación.
3.Ejecutar la Estrategia de rendición de cuentas.
Experto G-6 Dirección General.Jefe Oficina Asesora de Planeación.
Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.
4.Evaluar la Estrategia de Rendición de Cuentas.
Experto G-6 Dirección General.Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.
FIN
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y
de mejora-MC-P-01.
Procedimiento Comites-DE-P-05.
Procedimiento Comunicación Externa-GIC-
P-01
Procedimiento Comunicación Interna-GIC-
P-02
Proceso Gestión Contractual-GC-C-01.
Código: GIC-P-05
Versión: 0
C O M U N IC A C IO N IN T E R N ACodigo: GIC-P-07
Version: 0
AUTORIDADPROCEDIMIENTO:
Director (a) GeneralLIDERPROCEDIMIENTO:
Jefe de Comunicaciones
PROCESO Gestion con Grupos de Interes y Comunicaciones
OBJETIVO Desarrollar e implementar el Plan de comunicacion interna de la ANDJE.
ALCANCE Inicia con el analisis de las necesidades en materia de comunicacion interna y finaliza con el seguimiento a la implementacion del Plan de comunicacion interna definida.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Colaboradores de la Entidad
Evaluacionessobre
diferentesactividades
decomunicacio
n interna
1. Identificar y analizar los
requerimientos de
comunicacionesinternas
Secretarfa General
Experto G-6 Direccion General
Identifica y analiza los requerimientos que resultaron de las evaluaciones de las actividades de comunicacion interna..
Contexto definido dentro
del Plan de Comunicaciones
Internas.
Experto G-6 Direccion General
Experto G-6 Direccion General
Contexto definido
dentro del Plan de
Comunicacio nes Internas.
2. Elaborar Plan de
comunicacion interna
Experto G-6 Direccion General
Elabora una propuesta de Plan de comunicacion interna. X
Propuesta de Plan de
Comunicacion interna
Comite Institucional de
Desarrollo Administrativo
Experto G-6 Direccion General
Propuesta de Plan de
Comunicacio n interna
3. Aprobar Plan de
comunicacioninterna
Comite Institucional de
Desarrollo Administrativo
Revisa la propuesta de Plan de comunicacion interna y da su aprobacion y sera socializada a traves de correo electronico e intranet a los funcionarios de la Entidad
Plan de Comunicacion
interna aprobado y socializado
(R)
Experto G-6 Direccion General
Jefes de Dependencia
Funcionarios y contratistas ANDJE
Experto G-6 Direccion General
Plan de Comunicacio
n interna aprobado y socializado
4. Ejecutar Plan de
comunicacion interna
Experto G-6 Direccion General
Jefes de dependencia
Desarrolla las actividades incluidas en Plan de comunicacion interna de acuerdo con sus necesidades y los
XCronograma de
actividades contenidas en el
Plan de
Funcionarios y contratistas ANDJE
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 1 de 3
C O M U N IC A C IO N IN T E R N ACodigo: GIC-P-07
Version: 0
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESmedios disponibles en la entidad.
ComunicacionInterna
(R)
Experto G-6 Direccion General
Cronogramade
actividades contenidas
en el Plan de Comunicacio
n Interna (R)
5. Realizar seguimiento al
Plan de comunicacion
interna
Experto G-6 Direccion General
Evalua el cumplimiento del Plan de comunicacion interna y elabora un informe con los resultados de la evaluacion.
Si como producto del seguimiento al proceso se identifican acciones preventivas, correctivas o de mejora que puedan ser incorporadas a este, se documentan de acuerdo con lo definido en el procedim iento acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Informe de seguimiento al
Plan de comunicacion
interna (R)
Oficina de Control Interno
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOSEl Plan de comunicacion interna debe atender lo definido en Sistema Grafico de la Presidencia de la Republica el cual fue adoptado por la Agencia Nacional de Defensa Jurfdica.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores publicos Sistema de gestion documental Sistema de Informacion Litigiosa Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC- P-01Matriz de responsabilidades (MECI 2014)Plan de Comunicacion Interna
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 2 de 3
C O M U N IC A C IO N IN T E R N ACodigo: GIC-P-07
Version: 0
ELABORO: AAAA MM DD REVISO: AAAA MM DD APROBO: AAAA MM DD
Fabiana de la EspriellaExperto G-6 Direccion General
Marfa del Pilar CorredorGestor Oficina Asesora de Planeacion
Fabiana de la EspriellaExperto G-6 Direccion General
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 3 de 3
COMUNICACION INTERNA
Codigo: GIC-P-07
Version: 0
INICIO
1r
l.Identificar y analizar los requerim ientos de com unicaciones
internas.Experto G-6 Direccion General.
r
2.Elaborar Plan de comunicacion interna
Experto G-6 Direccion GeneraL
r
3.Aprobar Plan de comunicacioninterna
Comite Institucional de Desarrollo Administrativo
1r
4.Ejecutar Plan de comunicacion interna.
Experto G-6 Direccion General.Jefe de dependencia.
1r
5.Realizar seguim iento al Plan de comunicacion interna.
Experto G-6 Direccion General.
1r
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y
de mejora-MC-P-01.
FIN