perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA
(Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia)
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh: YESSI ARIYAWATI PUTRI
D 1507076
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2010
i
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PERSETUJUAN
PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA
(Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia)
Disusun Oleh : Yessi Ariyawati Putri
D 1507076
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs. Muchtar Hadi, M.Si 195303201985031002
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PENGESAHAN
PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO)
AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA
(Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Bagian Sumber Daya Manusia)
Disusun Oleh:
Yessi Ariyawati Putri
D 1507076
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada hari :
Tanggal :
Tim Penguji Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA 2. Penguji II Drs. Muchtar Hadi, M.Si
Mengetahui,
Dekan, Ketua Progam,
Drs. Supriyadi SN, SU Drs. Sakur, MS.
NIP. 195301281981031001 NIP. 194902051980121001
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
MOTTO
Orang ”besar” sederhana dalam kata-kata, tetapi ”besar” dalam Atindakan.
(Confucius)
Jenius adalah 1 % inspirasi dan 99 % keringat. Tidak ada yang dapat menggantikan kerja keras. Keberuntungan adalah sesuatu yang terjadi ketika
kesempatan bertemu dengan kesiapan.
(Thomas A. Edison)
To be silent is the biggest art in a conversation.
Sikap diam adalah seni yang terhebat dalam suatu pembicaraan (anonim)
The man who says he never has time is the laziest man. Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas
(Lichtenberg)
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini kupersembahkan untuk:
• Bapak Ibu dan Adik-adikku, terima kasih atas doanya.
• Someone who always understand me. Thanks for support.
• Almamaterku.
• Pembaca yang budiman.
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat
dan Hidayah-Nya sehingga laporan Tugas Akhir dengan judul PENGELOLAAN ARSIP PT
PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia) dapat
terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Tugas akhir ini disusun guna memenuhi syarat-syarat untuk mencapai gelar Ahli
Madya pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam kesempatan ini penulis sampaikan
ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu penyusunan laporan Tugas Akhir
ini :
1. Bapak Drs.Supriyadi SN,SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Sakur, MS selaku Ketua Program Studi Manajemen Administrasi pada
program Diploma III FISIP UNS.
3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku pembimbing Akademik, yang telah
memberikan pengarahan dan memberikan motivasi yang membangun.
4. Bapak Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah
memberikan pengarahan selama proses penyusunan Tugas Akhir.
5. Ibu Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA selaku penguji satu ujian, yang telah
memberikan banyak sekali pengarahan dalam revisi Tugas Akhir.
6. Bapak Soeharmanto, S.E., Bapak Hariyadi, Bu Yuli, Bu Wike, Bu Betti dan atas
segala nasihat, saran, dan informasi yang sangat membantu dalam penyempurnaan
Tugas Akhir ini.
7. Teman-teman seperjuangan Manajemen Administrasi kelas B, yang selalu
memberikan dukungan dan semangat. Thanks lot guys.
vi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
Oleh karena itu penulis akan menerima dengan senang hati segala saran dari semua pihak
demi sempurnanya Laporan Tugas Akhir ini.
Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang
membaca dan mempergunakannya.
Surakarta, 29 Mei 2010
Penulis
Yessi Ariyawati Putri
vii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii
HALAMAN MOTTO ........................................................................... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................... v
KATA PENGANTAR ........................................................................... vi
DAFTAR ISI ........................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................... xi
ABSTRAK ........................................................................... xii
ABSTRACT ........................................................................... xiii
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................... 4
C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan ................................................................ 5
B. Nilai Guna dan Arti Penting Arsip ............................................................ 8
C. Pengorganisasian Arsip ........................................................................... 11
D. Prosedur Kearsipan ........................................................................... 13
E. Metode Pengamatan ........................................................................... 16
1. Lokasi Penelitian ........................................................................... 16
2. Jenis Penelitian ........................................................................... 16
3.Sumber Data ........................................................................... 17
4. Teknik Pengumpulan Data ................................................................... 18
5. Teknik Analisis Data ........................................................................... 19
viii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB III. DESKRIPSI LEMBAGA
A. PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta ............................. 20
B. Perkembangan PT PLN (Persero) ............................................................. 22
1. Kebijakan Manajemen ......................................................................... 22
2. Sumber Daya Manusia ......................................................................... 23
C. Struktur Organisasi ........................................................................... 25
1. Manajer Area Pelayanan dan Jaringan ................................................. 25
2. Asisten Manajer SDM dan Administrasi ............................................. 26
BAB IV. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian SDM PT PLN
(Persero) APJ Surakarta ........................................................................... 27
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ...................................................... 28
2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar....................................................... 32
B. Pengelolaan Arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta .......... 34
1. Penyimpanan Arsip ........................................................................... 35
2. Penyusutan Arsip ........................................................................... 36
3. Penemuan Kembali Arsip .................................................................... 38
4. Sarana dan Prasarana ........................................................................... 38
BAB V. PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................... 43
B. SARAN ........................................................................... 44
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 45
LAMPIRAN
ix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Kode Masalah
Lampiran 2 Surat Keterangan Magang
Lampiran 3 Surat Tugas Magang
Lampiran 4 Form Monitoring Magang
Lampiran 5 Form Penilaian Magang
Lampiran 6 Form Presensi Magang
Lampiran 7 Surat Pernyataan
x
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) APJ Surakarta .................. 26
Gambar 4.1 Formulir Pengendalian Surat Masuk ......................... .................. 30
Gambar 4.2 Lemari Penyimpan Arsip Model CRS Manual ........... .................. 40
Gambar 4.3 Ordner ......................................................................... .................. 41
Gambar 4.4 Lemari Penyimpan Arsip ............................................ .................. 41
xi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
Yessi Ariyawati Putri. D 1507076. 2010. PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian Sumber Daya Manusia). Tugas Akhir. Program Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2010. 45 Halaman.
Pengelolaan arsip dalam organisasi atau perusahaan sangat penting dalam menunjang kegiatan administrasi demi keberlangsungan suatu organisasi. Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi untuk perencanaan, analisis, dan pengambilan keputusan. Pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui pengelolaan arsip dan prosedur pengurusan surat masuk surat keluar yang terdapat di bagian Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan Surakarta . Pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif, data diperoleh melalui observasi langsung, wawancara dan telaah dokumen yang berhubungan dengan pengamatan. Analisis data menggunakan analisis interaktif dengan melakukan reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem komputerisasi, sedang pengurusan surat keluar menggunakan buku agenda secara manual. Pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM meliputi penyimpanan arsip, penyusutan arsip, dan penemuan kembali arsip serta sarana prasarana yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip tersebut. Pengelolaan arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta cukup baik.
xii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
Yessi Ariyawati Putri. D 1507076. 2010. ARCHIVE MANAGEMENT OF PT PLN (PERSERO) SURAKARTA AREA NETWORKS SERVICE (Study on the Management of the Incoming and Outcoming Mails at the Human Resources Department). Diploma Program of Administrative Management. Faculty of Social and Political Sciences. Universitas Sebelas Maret.Surakarta,2010.45Pages. Archives management in an organization or company is very important in supporting the administrative activities for the continuation of the organization. The Archives functioned as as a central memory and source of information for planning, analysis, and decision making. This observation was conducted to know the management of archives and the procedures of incoming and outgoing mails at the Human Resources Department of PT PLN (Persero) Surakarta Area Networking Services.. This observation is a qualitative descriptive observation, the data obtained through direct observation, interviews, and document review related to the observations. Analysis of data used an interactive analysis by performing data reduction, data display, and making conclusion. The results of the observation indicated that the procedures of incoming mails use a computerized system, while the procedures of outgoing mails use manual system by entrying the data to the agenda-book. The archives management at the Human Resources Department include archive storage, depreciation records, and the rediscovery of the archive as well as infrastructure that supports the management of the archives. The management archives of the Human Resource Department of PT PLN (Persero) Surakarta Area Networking Services is good enough.
xiii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
PT. PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang
bergerak dibidang jasa kelistrikan. Salah satu tugas utamanya adalah
menyediakan jasa kelistrikan untuk memenuhi kebutuhan tenaga listrik seluruh
warga Negara Indonesia. PT PLN (Persero) adalah pelaku tunggal dalam usaha
kelistrikan, dengan Pemerintah Republik Indonesia sebagai pemegang saham
terbesar.
Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan
(profit motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non
provit motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas
dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti memerlukan
suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan
administrasi. Kegiatan administrasi di suatu kantor pada dasarnya juga
mampunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu
kantor adalah Surat, Formulir, dan Laporan. Pengelolaan Surat, Formulir, dan
Laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan
berhubungan dengan kearsipan. Dewasa ini, sistem kearsipan secara manual
kurang begitu popular karena banyak organisasi yang mulai
mengimplementasikan program peperless office dan arsip digital. Namun, pada
kenyataannya saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau
mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa
kertas, CD maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan
arsip secara manual masih relevan untuk dibahas pada era digital ini.
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang mengatur dokumen atau surat
sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam pelaksanaan tugas-tugas umum di
lingkungan suatu perusahaan atau instansi. Informasi surat berawal dari tahap
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap
pelestarian. Ketiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai
daur hidup kearsipan, perlu dikelola secara utuh sebagai sistem. Kegiatan
penerimaan arsip dinamis antara lain, menerima surat-surat yang masuk baik antar
bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Kegiatan
pencatatan arsip antara lain memeriksa surat untuk dicatat sebagai arsip,
mengindeks dengan mengelompokkan surat berdasarkan urutan kode masalah,dan
menyortir kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya.
Diperlukan sistem administrasi yang baik, sarana dan prasarana,dan
sumber daya manusia yang baik agar pekerjaan dalam kantor dapat berjalan
secara lancar dan berkesinambungan. Menyikapi perubahan internal dan eksternal
serta perkembangan teknologi informasi, maka untuk mengantisipasi kebutuhan
sarana komunikasi di lingkungan perusahaan dengan fasilitas media baru sebagai
sarana komunikasi kedinasan, tatalaksana surat dan kearsipan dihadapkan pada
permasalahan yang semakin kompleks sehingga perlu diatur secara sistematis
untuk menuju tertib administrasi yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
dalam rangka pendayagunaan administrasi umum di lingkungan perusahaan.
Demi kelancaran kegiatan perusahaan dan untuk mengurangi timbunan
arsip atau dokumen yang sudah tidak aktif lagi maka perusahaan perlu
mengadakan efisiensi dengan cara mengurangi jumlah arsip inaktif, hal ini biasa
disebut dengan penyusutan arsip. Pada hakekatnya, proses pengelolaan dokumen
mencakup kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk menjamin
kelestarian. Di sisi lain, perusahaan hendaknya menjaga arsip guna menjaga
informasi agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan . Akan
tetapi,pada kenyataannya masih banyak ditemui pengelolaan arsip yang kurang
maksimal atau bahkan jauh menyimpang dari aturan yang berlaku. Oleh karena
itu, PT.PLN (Persero) mengatur sistem manajemen arsip tersebut dalam sebuah
aturan baku. Sehingga, di kemudian hari dapat diterapkan secara maksimal oleh
segenap jajaran karyawan .
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Undang-undang nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan,
menitik beratkan bahwa usaha pembuatan dan penyimpanan dokumen perusahaan
diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan
berbagai pihak dalam suatu hubungan hukum, oleh karena itu kewajiban membuat
dan menyimpan dokumen perusahaan secara tertib sesuai standar dan kaidah
kearsipan yang tertuang dalam suatu pedoman adalah suatu keharusan. Pada
dasarnya, keberadaan arsip pada lingkungan kantor tidak dapat dilepaskan dari
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi. Dalam artian, arsip
dinamis tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilakukan instansi
dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya. Arsip disimpan karena diperlukan
oleh organisasi untuk berbagai keperluan, sampai saatnya dimusnahkan karena
tidak diperlukan lagi. Dengan demikian, pengelolaan arsip secara tertib dan
teratur dapat membantu organisasi dalam penyajian data dan informasi dengan
cepat dan tepat serta mampu menunjang kelancaran pekerjaan dalam organisasi
tersebut. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak
melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurang
adanya kesadaran dari para pegawai. Kemungkinan yang lain adalah tidak
tersedianya tenaga atau pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan.
Di lingkungan atau area kerja PT PLN (Persero) APJ Surakarta, manfaat
atau kegunaan dari pengelolaan arsip ini sangat banyak dan memberikan
kemudahan bagi para pegawai dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari yang
erat kaitannya dengan prosedur administrasi. Selain sebagai media tukar menukar
data antar bagian, pengelolaan arsip yang baik dapat memberikan manfaat
sebagai library / perpustakaan yang memberikan informasi tentang Perusahaan.
Berdasarkan permasalahan tersebut diatas, maka Tugas akhir ini mengambil judul
PENGELOLAAN ARSIP PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN
JARINGAN SURAKARTA (Studi pada Pengelolaan Surat Masuk dan Surat
Keluar Bagian Sumber Daya Manusia).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
B. Rumusan Masalah
Sesuai dengan judul Tugas Akhir ini, maka permasalahan dalam penelitian ini
dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di PT. PLN
(Persero) APJ Surakarta ?
2. Bagaimana pengelolaan arsip yang terdapat di PT.PLN (Persero) APJ
Surakarta?
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Tujuan Operasional
a. Untuk mengetahui secara jelas mengenai pelaksanaan pengelolaan
arsip dinamis di bagian SDM di PT.PLN (Persero) APJ Surakarta .
b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa yang dihadapi dalam
proses pengelolaan arsip.
2. Tujuan Fungsional
Melalui penelitian ini penulis berharap dapat memberikan masukan dan
informasi yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)
Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Pengertian Arsip menurut Wiyasa Thomas (2003:43) berasal dari
bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan
yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya
permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.
Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan
archeon berarti Balai Kota .
Basir Barthos (1990:72) mengemukakan bahwa menurut Undang
Undang No 7 Tahun 1971 Ketentuan Ketentuan Pokok Tentang Kearsipan
yang dimaksud arsip adalah:
1. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga lembaga Negara
dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
2. Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan badan swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sutarto (1992:213) memberikan pengertian bahwa arsip statis
merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaran sehari hari administrasi Negara. Istilah arsip dinamis
merupakan terjemahan kata records. Dalam konteks Indonesia dikenal istilah
arsip dinamis dan arsip statis. . Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan memberikan rumusan sebagai berikut :
“Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara”.
5
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Sulistyo Basuki (2003:14) mengemukakan bahwa Arsip dinamis atau
records dalam konteks Anglo-Saxon adalah sebagai beikut:
”Dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengembilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, departemen, badan korporasi swasta dan perorangan”
Penggolongan arsip dinamis lebih lanjut dikemukakan oleh Badri Munir
Sukoco (2007:84), sebagai berikut :
a. Arsip dinamis aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara
kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup
berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan
baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan
korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.
b. Arsip dinamis inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen
semi aktif. Dokumen panjang panjang yang memiliki nilai
berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan
disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai jadwal retensi
dokumen. Contoh, berkas karyawan yang sudah pensiun.
Berbeda dengan pendapat Sulistyo Basuki (2003:17) yang
mengemukakan bahwa Association of Records Managers and Administrators
memberi batasan sebagai arsip dinamis yang digunakan sedikit-dikitnya 10
kali setahun. Contoh arsip dinamis aktif adalah berkas pegawai yang masih
bekerja, tagihan pada tahun anggaran yang sedang berjalan, korespondensi dan
tugas kreatif yang sedang berlangsung. Arsip dinamis yang digunakan kurang
dari 10 kali setahun disebut arsip dinamis inaktif. Contoh arsip dinamis inaktif
adalah berkas karyawan yang sudah diberhentikan, tagihan yang sudah
dibayar pada tahun anggaran yang lampau, proyek yang sudah selesai, dan cek
yang sudah dilunasi.
Dari beberapa pendapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
pengertian Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakan (motivating), pengawasan
(controlling) dan pengambilan keputusan (decision making), di dalam proses
kegiatan kantor sehari-hari. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih
digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis
merupakan dokumen yang disimpan permanent karena alasan histories,
administrative, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan
dalam kegiatan sehari-hari.
Kearsipan
Ig Wursanto ( 1995: 19-20), yang dimaksud dengan kearsipan atau
filling adalah kegiatan pengurusan atau penataan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat bila diperlukan sewaktu-waktu.
Pendapat lain dikemukakan oleh Sulistyo Basuki (2003:15), Tata
arsip dinamis merupakan tanggung jawab kolektif sejumlah personil pada
berbagai tingkat di sebuah organisasi. Sistem tata arsip dinamis atau
recordkeeping system merupakan sistem yang dirancang bangun sebagai bukti
aktivitas bisnis, mengelola arsip dinamis serta menyediakannya bilamana
diperlukan. Menurut Sulistyo Basuki (2003:7) Manajemen rekod mengkaji
kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi
terekam yang dibuat dan diterima oleh instansi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatannya. Informasi terekam ini bila sudah jarang digunakan
akan disimpan sampai waktu tertentu. Berapa lama penyimpanan informasi
terekam yang diciptakan dan dibuat oleh badan usaha ditentukan oleh jadwal
retensi rekaman. Bila jatuh waktu, rekaman informasi tersebut akan
dimusnahkan atau disimpan permanent. Bila disimpan permanent namanya
berubah menjadi arsip (archives) atau arsip statis. Maka manajemen rekaman
(records management) dapat diterjemahakan menjadi manajemen arsip
dinamis sedangkan istilah administrasi arsip statis cukup disebut Administrasi
Arsip karena lazimnya istilah arsip selalu berkonotasi arsip statis.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Jadi dapat ditarik kesimpulan dari beberapa pendapat di atas, bahwa
arsip adalah wujud/ bentuk barang/ benda yang berupa naskah, baik naskah
tunggal maupun berkelompok. Kearsipan adalah aktivitas atau kegiatan yang
berhubungan dengan pengurusan/ pengaturan arsip tersebut.
B. Nilai Guna dan Arti Penting Arsip
Kita sadari, bahwa sifat manusia itu pelupa. Betapapun tinggi tingkat
pendidikan, sifat pelupa ini tetap terdapat pada manusia. Berdasarkan hal
inilah, maka file/record menjadi sangat penting peranannya, sebab kalau
manusia lupa sesuatu, maka file/record inilah yang akan mengingatkannya.
Mengenai berbagai guna yang ada pada suatu warkat dapat dikemukakan 2
pendapat sebagai berikut ( Sutarto, 1992:169) :
1. Menurut Vernon B. Santen
Administrative value (nilai administrasi)
Legal value ( nilai hukum)
Fiscal value (nilai keuangan)
Research value (nilai penelitian)
Educational value (nilai pendidikan)
Documentary value (nilai dokumentasi)
2. Menurut Milton Reitzfeld
Values for administrative use (nilai untuk pelaksanaan
administrasi)
Values for legal use (nilai untuk pelaksanaan hukum)
Values for fiscal use (nilai untuk pelaksanaan keuangan)
Values for policy use (nilai untuk pelaksanaan haluan organisasi)
Values for operating use (nilai untuk pelaksanaan kegiatan
organisasi)
Values for historical use (nilai untuk kegunaan sejarah)
Values for research use (nilai untuk kegunaan penelitian)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Lebih lanjut Sukoco Badri Munir (2007:86) menjelaskan bahwa nilai
arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau
dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dibagi menjadi 2, berikut
penjelasan lebih lanjut :
1. Nilai guna primer
Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan
lembaga pencipta arsip, terdiri dari :
a. Nilai guna administratif
Arsip dinamis inaktif yang digunakan dalam menentukan garis
haluan (policy) badan lorporasi memiliki nilai guna administratif.
Arsip dinamis semaam itu meliputi bagan organisasi sebuah badan
korporasi, pernyataan garis haluan, dan pedoman pelaksanaan. Dari
sini akan dapat diketahui perkembangan organisatoris sebuah
badan korporasi yang berguna bagi pemakai pada masa mendatang.
b. Nilai guna fiskal
Nilai guna arsip dinamis menyangkut penggunaan uang untuk
keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk
menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak
badan korporasi, arsip dinamis transaksi seperti laporan keuangan
dan ringkasan transaksi financial. Laporan tersebut disimpan
permanan karena mamiliki nilai guna fiscal.
c. Nilai guna hukum
Nilai guna arsip dinamis bagi badan korporasi menyangkut
kepentingan hukum. Dalam hal ini termasuk arsip dinamis yang
berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak,
bukti menyelesaikan tugas sesuai dengan persyaratan hukum,
missal menyangkut standar keselamata kerja atau dampak analisis
lingkungan.
d. Nilai guna historis
Nilai historis sebuah arsip dinamis dikaitkan dengan nilai arsip
pada masa mendatang bagi para pengguna menyangkut badan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
korporasi. Notulen rapat pimpinan memiliki nilai guna histories
karena notulen tersebut mencatat perubahan arah dan penentuan
garis haluan baru.
2. Nilai guna sekunder
Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan umum di
luar lembaga pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban nasional, terdiri dari :
a. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau
perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan
fungsi dan kegiatannya.
b. Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tapa dikaitkan dengan
badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan
merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena,
masalah, dan sejenisnya.
Arti Penting Arsip
Menurut Agus Sugiarto (2005:9), proses pengambilan keputusan
tentunya membutuhkan data-data yang diolah menjadi informasi kemudian
diolah menjadi infomasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan
dalam pengambilan keputusan. Dari hal ini, dapat dilihat peranan arsip sangat
penting dalam Management Information System (Sistem Informasi
Manajemen). Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan tentang
beberapa fungsi arsip, yaitu:
a. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan
merupakan bank data yang dapt dijadikan rujukan pencarian
informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa
mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang
terekam dalam arsip tersebut.
b. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam
kegiatannya tentu memerlukan berbagai data atau informasi yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan
keputusan.
c. Sebagi bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi
memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti
apabila diperlukan.
d. Sebagai rujukan histories. Arsip yang merekam informasi masa
lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datan.
Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui
perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.
A.W. Widjaja (1993:103) menjelaskan lebih lanjut bahwa untuk
mendukung agar fungsi kearsipan berjalan sempurna, maka perlu adanya
dukungan dari faktor kearsipan yang baik. Faktor kearsipan yang baik antara
lain adalah penggunaan system penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan
yang memenuhi syarat, dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat.
C. Pengorganisasian Arsip
Pengamanan arsip dinamis tidak saja dilakukan terhadap fisik arsip
dinamis itu sendiri melainkan juga terhadap isi arsip dinamis. Pengamanan isi
arsip dinamis memberikan perlindungan terhadap perusakan yang disengaja,
penyebarluasan isi, modifikasi isi, dan pengingkaran kerahasiaan yang telah
disepakati sebelumnya. Badri Munir Sukoco ( 2007:97) mengemukakan
bahwa dalam pengurusan surat terdapat 2 azas pengendalian yaitu:
1. Sentralisasi (pengendalian secara terpusat)
Pengendalian secara terpusat yang dimaksud adalah seluruh
kegiatan pengelolaan surat dibebankan dan dipertanggungjawabkan
kepada satu unit organisasi. Dengan cara ini dimungkinkan adanya
keseragaman system dan prosedur maupun peralatan. Selain itu,
kemudahan pengendalian terahadap pelaksanaannya lebih terjamin karena
kegiatan pengurusan dilakukan dan diawasi oleh satu unit kerja.
Pengendalian secara sentralisasi dapat diterapkan untuk organisasi yang
lingkup kerjanya sempit, serta unit-unit kerjanya berada pada satu lokasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Selain itu juga tepat bagi organisasi yang volume pengelolaan suratnya
kecil.. Sistem ini memiliki keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah duplikasi
Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah
subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai
tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek atau susunan tersebut
terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan
sedang kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.
b. Layanan yang lebih baik
Bila menggunakan sisitem pemberkasan terpusat (centralized filing
system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan
layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenografer
diminta untuk memberkaskan (filing) maka besar sekali kemungkinan
akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan
demikian sistem akan mandeg. Lain halnya jika menggunakan tenaga
yang terlatih dan trampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan
c. Adanya keseragaman
Semua arsip dinamis terpusat, pengolahan, dan penyimpanannya
dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.
d. Menghemat waktu
Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta
satu tempat saja untuk menemukannya, maka pegawai akan
menghemat waktu bila mencari informasi.
e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
Menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan
perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena
hanya ada satu orang yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan
alat tulis kantor, hal itu dapat menghemat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2. Desentralisasi (pengendalian secara terpencar)
Menurut Agus Sugiarto (2005:23), pengelolaan secara
desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan pada setipa unti kerja
dalam setiap organisasi. Bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem
pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola
arsipnya masing-masing. Dalam sistem ini setiap unit yang ada
mempunyai tugas untuk mengatur dan mengelola arsipnya sendiri. Sistem
ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif
besar. Keuntungan desentralisasi arsip adalah :
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-
masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja
sendiri, sehingga relative dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik.
Sehubungan dengan uraian di atas, maka penulis dalam
kesempatan ini memberikan kesimpulan bahwa penentuan
pengorganisasian arsip dinamis bergantung pada kondisi dan karakteristik
perusahaan yang bersangkutan. Hal yang perlu menjadi pertimbangan
antara lain adalah sebagai berikut:
- Besar kecilnya tugas organisasi
- Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
- Jumlah Pegawai
- Jumlah naskah dinas yang dikelola
D. Prosedur Kearsipan
Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27), prosedur kearsipan terdiri dari
prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk
surat masuk meliputi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan
untuk surat keluar meliputi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Pencatatan untuk menelurusi arsip dapat dilakukan secara manual
maupun digital. Ida Nuraida (2008:74) menjelaskan sistem pencatatan arsip
secara manual dapat dilakukan menggunakan dengan berbagai macam cara.
Salah satu system yang umunya berlaku pada perusahaan swasta maupun
negeri, antara lain sebagai berikut :
1. Buku Agenda
Berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Surat masuk dan
surat keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat
masuk dan buku agenda untuk surat keluar, biasanya dibedakan pula tahun
pencatatan. Buku agenda juga dipergunakan sebagai alat Bantu untuk
mencari surat yang disimpan di file. Selain untuk pencatatan arsip sebagai
surat masuk-surat keluar, buku agenda juga dapat berguna untuk
pencatatan dalam menelusuri arsip dokumen kantor lainnya.
2. Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan menggunakan
kartu kendali, surat masuk digolongkan ke dlaam surat penting, surat
biasa, dan surat rahasia. Kartu kendali berfunfsi sebagai pengganti buku
agenda. Kartu kendali dapat ditulis dalam beberapa rangkap sesuai
kebutuhan. Keterangan atau kolom yang diperlukan dalam kartu kendali
terdiri dari : Indeks, Nomor urut surat, Tanggal, Dari Kepada, Perihal
surat, Isi ringkas surat, Tanggal surat, Lampiran, Nomor dan kode surat,
pengolah surat, catatan atau keterangan, dan paraf. Kolom untuk
membubuhkan paraf sebagai tanda bukti bahwa surat telah diterima.
3. Prosedut Tata Naskah
Takah adalah suatu map jepit (snelcheckter map) berisi catatan kantor
yang diedarkan oleh bagian administrasi kantor kepada unit dalam
organisasi yang mempunyai wewenang terhadap pengolahan catatan
kantor yang bersangkutan. Pengolah yang berwenang dapat menambah
catatan dalam takah, catatan tersebut berisi instruksi ataupun disposisi.
Disposisi tersebut yang selanjutnya akan ditindak lanjuti, sebagai bentuk
keberlanjutan dalam sisttem ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27) untuk prosedur penyimpanan
dokumen yang telah diproses atau ditindak lanjuti disebut dengan
penyimpanan tetap (permanent file).Langkah-langkah atau prosedur
penyimpanannya sebagai berikut :
a. Memeriksa
Sebelum sebuah dolumen disimpan secara tetap maka, harus dipastikan
apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum. Langkah ini
adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa setiap
lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen
yang bersangkutan sudah siap untuk disimpan.
b. Mengindeks
Setelah mendapat kepastian untuk penyimpanan dokumen, langkah
berikutnya dalah mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan
pada nama apa, atau kode masalah apa dimana surat akan disimpan.
Penentuan kata-kata ini tergantung pada sistem penyimpanan yang
dipergunakan.
c. Memberi Tanda
Setelah menentukan nama atau indeks yang tepat dan sesuai dengan sistem
penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Langkah ini lazim juga
disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi
tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang
sudah ditentukan pada saat mengindeks.
d. Menyortir
Untuk menghindari kesalahan peletakkan yang dapat berakibat fatal, maka
sebelum melakukan kedalam tempat penyimpanan sebaliknya dilakukan
pengelompokan dokumen berdasarkan indeks yang sudah ditentukan.
Menyortir adalah mengelompokkan dokumen-dokumen untuk
dipersiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Hal ini
mempermudah proses penyimpanan berdasarkan klasifikasi dan urutan
yang sudah ditentukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
e. Menyimpan
Langkah ini merupakan langkah terakhir dalam prosedur penyimpanan
dokumen. Sehingga langkah ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati.
Jangan sampai terjadi kesalahan peletakkan , yang dapat mengakibatkan
hilangnya suatu dokumen. Bila terjadi kesalahan letak, maka semua
prosedur kearsipan dari awal sampai dengan tahap penyortiran dapat
dikatakan sia-sia.
Dari paparan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa secara
garis besar, penanganan surat mempunyai tiga fungsi/ kegunaan. Fungsi
tersebut yaitu, sebagai sarana mempermudah penelurusan asip, sebagai
bukti tanda terima catatan kantor, sebagai sarana mempermudah
pengambilan keputusan untuk pihak yang berwenang.
E. Metode Pengamatan
1. Lokasi Penelitian
Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian di PT PLN Area
Pelayanan dan Jaringan Surakarta yang berada di Jalan Slamet Riyadi No.
468 Surakarta. PT PLN (Persero) Area Pelayanan Surakarta membawahi
11 Unit Pelayanan Jaringan (UPJ). 11 UPJ tersebut adalah : Karanganyar,
Wonigiri, Jatisrono, Sukoharjo, Grogol, Manahan, Kartasura, Surakarta
Kota, Sumber Lawang, Sragen, Palur.
2. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptitf kualitatif yaitu
penelitian tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk
kata-kata dan gambar, kata-kata disusun dalam kalimat, misalnya kalimat
hasil wawancara antara peneliti dan informan. Jenis penelitan yang
digunakan ini adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan observasi.
Penelitian deskriptif dapat diartikan sebagai proses pemecahan masalah
yang diselidiki dengan melukiskan keadaan subyek dan obyek penelitian
pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang terlihat dan bagaimana
adanya. Ciri-ciri metode penelitian deskriptif kualitatif menurut H.B
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Sutopo (2002: 110) yaitu : studi kasusnya mengarah pada pendeslripsian
secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang
sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.
3. Sumber Data
a. Informan
Informan adalah orang yang memberikan informasi dalam
penyelesaian tugas akhir ini. Data diperoleh dari informan melalui
wawancara dan pengamatan secara langsung selama magang. Informan
yang penulis maksud disini antara lain : sekretaris manager PT. PLN
APJ Surakarta, staff junior pada bagian SDM dan staff junior pada
bagian sekretariat, dan senior analyst di bagian humas.
b. Peristiwa atau Aktivitas
Perisiwa atau aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan
magang di PT. PLN APJ Surakarta, adalah semua kegiatan yang
berkaitan dengan administrasi khususnya pengelolaan arsip seperti
melakukan Entri Data Pegawai Dalam Komputer, Mengirim Surat
Dinas ke PT. PLN Distribusi Jawa Tengah dan Seluruh Unit Pelayanan
Jaringan yang berada di bawah APJ Surakarta, melakukan pengarsipan
berkas-berkas pegawai, Mencari Arsip Surat Keputusan dan kegiatan
lain yang masih berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen
yang bersifat dinamis. Dalam artian arsip yang masih sering digunakan
untuk menunjang sistem administrasi kantor setiap harinya.
c. Gambar
Pada deskripsi ini penulis menyajikan beberapa gambar yang dirasa
perlu untuk disajikan karena dengan menampilkan gambar atau suatu
dokumentasi dapat memberikan penguatan terhadap penelitian yang
dilakukan dan juga mengenai kegiatan yang mendukung dalam
pembuatan tugas akhir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
4. Teknik Pengumpulan Data
Laporan Tugas Akhir disusun melalui pengumpulan data –data dan
informasi. Data-data dan informasi diperoleh penulis melalui cara sebagai
berikut :
a. Observasi (Penelitian)
Penulis melakukan penelitian dan pengamatan langsung di PT.
PLN APJ Surakarta. Selama malaksanakan magang informasi yang
diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat), pelaku, kegiatan,
objek, perbuatan, kejadian atau peristiwa, waktu, dan perasaan. Alasan
peneliti melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran
realistik perilaku atau kejadian, untuk menjawab pertanyaan, untuk
membantu mengerti perilaku manusia, dan untuk evaluasi yaitu
melakukan pengukuran terhadap aspek tertentu melakukan umpan
balik terhadap pengukuran tersebut.
b. Interview (Wawancara)
Wawancara merupakan alat re-cheking atau pembuktian
terhadap informasi atau keterangan yang diperoleh sebelumnya.
Tehnik wawancara yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah
wawancara mendalam. Wawancara mendalam (in–depth interview)
adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan
cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan
informan atau orang yang diwawancarai,. Penulis telah melakukan
tanya jawab langsung terhadap pihak-pihak yang bersangkutan pada
bagian administrasi dan bagian Sumber Daya Manusia seputar masalah
yang berkaitan dengan topik permasalahan .
c. Riset Pustaka
Penulis telah membaca buku TataLaksana Surat Dinas yang
didalamnya mengatur mengenai prosedur pengendalian surat dinas
serta pengelolaan arsip. Selain itu, penulis juga telah membaca buku
penunjang yang terdapat di perpustakaan UNS yang berhubungan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
dengan topik permasalahan yang akan penulis bahas pada Laporan
Tugas Akhir ini.
5. Teknik Analisis Data
Menurut H.B.Sutopo (2002 : 91-93) dalam proses analisis
Interaktif terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar
dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga kompenen tersebut adalah:
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis
yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyerdehanaan, dan
abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus
sepanjang pelaksanaan penelitian. Prosesnya diawali sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah
berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan (meski tidak
disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual,
melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan penelitian, dan
juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan
digunakan.
b. Sajian Data
Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara
logis, dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah
dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan peneliti untuk
berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan
pemahamannya tersebut.
c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses
pengumpulan data berakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup
mantap dan benar-benar bias dipertanggungjawabkan. Pada
dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan
penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
A. PT PLN Area Pelayanan Jaringan Surakarta
Kelistrikan di Surakarta berjalan seiring perjalanan sejarah ketenaga
listrikan nasional yaitu dimulai pada sebelum masa kemerdekaan dimana
pada masa itu di Tegal telah dikenal sebuah perusahaan listrik Belanda
dengan sebutan ANIEM (Algemine Nederland Indische Electric Maskapai).
Setelah masa kemerdekaan pemerintah Republik Indonesia mendirikan
Jawatan Listrik dan Gas dan kemudian pada tahun 1961 diubah menjadi
BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang
bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Tanggal 1 Januari 1965, BPU-PLN
dibubarkan dan dibentuk 2 perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik
Negara (PLN) yang mengelola tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara
(PGN) yang mengelola gas.
Tahun 1972, Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan
Listrik Negara sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara (PLN). Tahun
1990 melalui Peraturan Pemerintah No. 17, PLN ditetapkan sebagai
pemegang kuasa usaha ketenagalistrikan. Tahun 1992, pemerintah
memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis
penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan di atas, pada bulan Juni
1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan
Perseroan (Persero).
Seiring perkembangan usaha, PT PLN (Persero) berupaya untuk lebih
meningkatkan mutu pelayanan dari segi kuantitas dan kualitas. Peningkatan
dari berbagai aspek dilakukan guna menunjang pengembangan organisasi
tersebut. Guna menjawab tantangan di era globalisasi sekarang ini, PT PLN
(Persero) berpedoman pada sebuah motto, visi, dan misi yang telah dimiliki
PT PLN (Persero) sejak dulu. Berikut visi, misi, dan motto PT PLN
(Persero) :
20
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Visi PLN, yaitu:
Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh kembang
unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.
Misi PLN, yaitu:
a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, serta
berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan
pemegang saham.
b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan
ekonomi.
d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
Motto PLN, yaitu :
Listrik Untuk Kehidupan yang Lebih Baik
( Electricity for a better life)
Salah satu wujud peningkatan kualitas dan pelayanan PT PLN
Surakarta untuk masyarakat adalah, saat ini masyarakat kota Surakarta dapat
menikmati layanan Listrik Pra Bayar atau yang lebih dekenal dengan istilah
Token yang baru-baru ini diluncurkan oleh PT PLN (Persero). Layanan
Listrik Pra Bayar merupakan bentuk pelayanan PLN dalam menjual energi
listrik dengan cara pelanggan membayar dimuka. Mudahnya, sebelum
menggunakan listrik dari PLN, pelanggan terlebih dahulu membeli sejumlah
nominal energi listrik, sesuai yang dibutuhkan. Dengan cara ini, kendali
penggunaan listrik sepenuhnya ada pada diri pelanggan. Bila dibandingkan
dengan penggunaan layanan pasca bayar selama ini, pelanggan relatif tak
leluasa untuk mengetahui berapa besar energy listrik yang telah dikonsumsi.
Pelanggan baru bisa mengetahuinya setelah waktu pembayaran atau bahkan
saat akan membayar di loket PLN. Dengan layanan listrik prabayar,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
pelanggan bukan saja bisa mengetahui sudah berapa banyak energi listrik
yang dikonsumsi, namun juga dapat melihat berapa energi listrik yang masih
tersisa untuk dapat digunakan.
Mengingat uniknya sifat layanan listrik prabayar ini, maka diperlukan
alat khusus yang berbeda dengan layanan listrik pasca bayar. Alat khusus ini
dinamakan kWh Meter (meteran listrik) Pra Bayar, atau lebih dikenal
sebagai Meter prabayar. Setiap pelanggan prabayar akan dilengkapi dengan
meter prabayar ini beserta 1 Kartu Prabayar. Meter tersebut yang akan
mencatat penggunaan listrik anda. Sedang, kartu prabayar selain sebagai
nomor identitas pelanggan prabayar juga berfungsi sebagai alat transaksi
pembelian energi listrik. Kartu prabayar tersebut dipakai oleh pelanggan
selama masih berlangganan listrik PLN.
B. Perkembangan PT PLN (Persero)
1. Kebijakan Manajemen
Tahun 2003 ditandai dua tantangan besar yang harus dihadapi
PLN selaku perusahaan terbesar di bisnis kelistrikan di Indonesia.
Pertama, membaiknya perekonomian nasional yang memberikan
dampak membaiknya pertumbuhan ketenagalistrikan di Indonesia.
Kedua, diberlakukannya UU No. 20 tahun 2002 yang merubah
lingkungan bisnis kelistrikan menjadi sarat dengan kompetisi.
Membaiknya perekonomian nasional merupakan tantangan
bagi PLN untuk bangkit kembali setelah tahun-tahun sebelumnya
menghadapi krisis yang berkepanjangan. Lingkungan bisnis yang sarat
dengan kompetisi akan merupakan tantangan bagi PLN sebagai
perusahaan yang sebelumnya merupakan perusahaan monopoli untuk
menjadi hanya sebagai salah satu pemain dalam bisnis kelistrikan.
Kedua tantangan tersebut harus dapat dijawab PLN agar visi
perusahaan untuk menjadi perusahaan kelas dunia dapat terwujud.
Untuk itu, upaya-upaya berupa kegiatan-kegiatan korporat yang
bernuansa optimisme di seluruh jajaran perusahaan sedang dan terus
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
dilaksanakan. Pelaksanaan program Restrukturisasi Korporat dan Road
Map Perusahaan merupakan usaha yang dilakukan perusahaan untuk
menuju PLN Baru, yaitu PLN yang mampu menghadapi perubahan
lingkungan usaha. Buku Pedoman Good Corporate Government
sebagai komitmen perusahaan telah dibuat utuk menjadi acuan bagi
Komisaris, Direksi dan seluruh manajemen PLN dalam mengelola
perusahaan, baik dalam pembangunan struktur maupun dalam
mengembangkan proses bisnis.Good Corporate Government yang
berdasarkan kaidah transparansi, kemandirian, akuntabilitas,
responsibilitas serta kewajaran akan meningkatkan kinerja dan citra
positif bagi perusahaan.
Upaya untuk meningkatkan investasi sarana penyediaan tenaga
listrik dan pelayanan kepada pelanggan, yang merupakan usaha untuk
tetap dapat mempertahankan dan melaksanakan tanggung jawab PLN
dalam menjamin kelangsungan penyediaan tenaga listrik bagi
masyarakat, akan terus ditingkatkan. Upaya peningkatan kemampuan
perusahaan tersebut diharapkan akan memberikan nilai tambah bagi
pelanggan, perusahaan dan pemegang saham.
2. Sumber Daya Manusia
Saat ini PLN mempekerjakan 47.532 staf dari seluruh
Indonesia dengan rasio 15,6% di antaranya berpendidikan sarjana dan
pasca sarjana. Untuk memenuhi kebutuhan akan kemampuan dan
kompetensi sumber daya manusia bagi perkembangan teknologi, PLN
akan selalu mengusahakan berbagai pendidikan dan kegiatan pelatihan
melalui jasa pendidikan baik di lingkungan PLN sendiri maupun
menjalin kerjasama dengan berbagai univesitas dan lembaga
pendidikan di dalam dan luar negeri.
Dalam menghadapi tekanan lingkungan bisnis yang berubah
cepat, PLN telah mempersiapkan infrastruktur SDM dan Organisasi
yang kokoh berupa program Manajemen Sumber Daya Manusia
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
Berbasis Kompetensi (MSDM-BK) dan penerapan Knowledge
Management (KM). Program tersebut akan mentrasformasi Organisasi
beserta SDM-nya yang birokratis menuju organisasi pembelajar
(learning organization). Untuk mengatasi gap kompetensi SDM saat
ini dan kompetensi SDM masa mendatang, perusahaan telah membuat
peningkatan yang signifikan dalam beberapa fungsi, antara lain :
penyusunan direktori kompetensi, penyusunan kebutuhan kompetensi
jabatan, sistem rekrutmen dan seleksi berbasis kompetensi, sistem
pelatihan dan pengembangan berbasis kompetensi, sistem jalur karir
dan suksesi berbasiskompetensi,sistem penilaian kinerja, sistem
penghargaan, sistem informasi SDM terintegrasi.
Pencanangan MSDM-BK di PLN telah dimulai sejak 5 Januari
2004 sebagai fondasi awal dimulainya pendekatan yang lebih
sistematik dan modern dalam mengelola sumber daya manusia
perusahaan. ImplementasiMSDM-BKdi PLN merupakan salah satu
bagian dari strategi PLN dalam mewujudkan PLN Star 2011, yaitu :
1. SDM yang mampu menyehatkan Rapor PLN pada tahun 2011.
2. Membangun Knowledge Worker
o Rasio Komposisi pegawai PLN sudah lebih baik menjadi 30 :
70 (30% pegawai terdiri S2,S1,D3 dan 70% D1 ke bawah).
o Rata-rata usia sudah lebih baik menjadi 40 tahun dari rata-
rata usia 44 tahun di tahun 2006.
o Seluruh tenaga terampil teknik sudah bersertifikat.
o 600 orang sudah memperoleh pelatihan manajemen modern
(fokus pada soft skill).
3. Membangun Human Capital : MSDMBK telah terlaksana 100%,
Knowledge Management telah terbangun.
4. Membangun Kinerja Korporat yang terukur: BSC, ERP sudah
berjalan 100%, Malcolm Baldrige Score Korporat mencapai 500,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Seluruh Unit telah memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2000 dan ISO
14001.
C. Struktur Organisasi
1. Manajer Area Pelayanan dan Jaringan
Tugas Pokok Manajer Area Pelayanan dan Jaringan adalah
bertanggung jawab atas pengelolaan usaha ketenagalistrikan secara
efektif dan efisien yang meliputi : pemasaran dan niaga, perencanaan,
pendistribusian energi listrik, keuangan, SDM & Adminsitrasi,
membina hubungan kerja kemitraan dan komunikasi yang efektif guna
menjaga citra perusahaan serta mewujudkan Good Corporate
Governance serta melakukan pembinaan terhadap unit asuhannya.
Untuk menjalankan tugas pokoknya, MAPJ memiliki fungsi :
1. Melakukan koordinasi dengan seluruh manajer bidang dan
manajer APD mengenai rencana dan pelaksanaan pekerjaan APJ.
2. Menyusun program kerja dan anggaran sebagai pedoman kerja.
3. Mengusulkan PRK Unit sebagai bahan penyusunan RKAP.
4. Mengelola fungsi pemasaran dan niaga yang meliputi strategi
pemasaran, peningkatan pelayanan, serta Tata Usaha Langganan.
5. Mengelola fungsi perencanaan yang meliputi perencanaan sistem
dan konstruksi serta sistem teknologi informasi.
6. Mengelola fungsi distribusi yang meliputu operasi distribusi dan
penertiban., pemeliharaan jaringan, pengendalian pengukuran,
serta logistik.
7. Mengelola fungsi keuangan yang meliputi pengendalian
anggaran dan keuangan , pengawasan pendapatan serta
akuntansi.
8. Mengelola SDM dan Administrasi yang meliputi SDM dan
kesekretariatan
9. Mengevaluasi dan menganalisis semua laporan baik yang bersifat
rutin maupun berkala.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
10. Melaksanakan pembinaan terhadap UPJ
11. Mengelola hubungan denga mitra kerja, lembaga pemerintahan,
swasta, tokoh masyarakat, serta mass media.
2. Asisten Manajer SDM dan Administrasi
Tugas pokok Asman SDM & Adm adalah bertanggung jawab
atas pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SDM, tata usaha
sekretariat, rumah tangga, keamanan, keselamatan, dan kesehatan
lingkungan kerja, dan kegiatan umum lainnya, pengendalian tenaga
kerja, tata laksana perbekalan, pelaksanaan bidang kehumasan, serta
penanganan masalah hukum. Untuk melaksanakan tugas pokoknya
Asman SDM & Adm memiliki fungsi :
1. Menyusun program kerja dan anggaran fungsi SDM dan
Administrasi sebagai pedoman kerja
2. Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi proses dan biaya
pegawai, administrasi, kesekretariatan dan pencapaian target
HOP untuk mendapatkan efisiensi biaya perusahaan
3. Mengevaluasi kinerja dan mengusulkan peningkatan kompetensi
staf untuk meningkatkan kinerja perusahaan
4. Menyusun usulan formasi tenaga kerja (FTK) termasuk
outsourcing
5. Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi usulan peningkatan
kompetensi SDM dan merencanakan usulan diklat/kursus untuk
meningkatkan kompetensi SDM
6. Memverifikasi perhitungan pajak penghasilan (PPh Ps.21)
pegawai dan pensiunan serta rekonsiliasi tagihan dana pensiun
PLN
7. Melaksanakan administrasi perkantoran sesuai dengan ketentuan
8. Mengelola gedung, kebutuhan sarana kerja serta peralatan kantor
9. Melaksanakan kegiatan rumah tangga kantor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
10. Mengelola, memonitor, dan mengevaluasi pelaksanaan
keamanan, keselamatan kerja, dan kesehatan lingkungan kerja
11. Membuat laporan rutin dan berkala sesuai dengan bidang
tugasnya
12. Melaksanakan pembinaan terhadap UPJ sesuai dengan bidang
tugasnya
13. Melaksanakan hubungan dengan mitra kerja, lembaga
pemerintahan, swasta, tokoh masyarakat, serta mass media sesuai
dengan bidang tugasnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26Gambar 3.1 Struktur Organisasi PLN APJ SKA MANAJER APJ
SENIOR SPESIALIST II/ ANALYST HUKUM
SENIOR SPESIALIST IIHUMAS, KEMITRAAN & BINA LINGK
SENIOR SPESIALIST IIKINERJA
LINGKUNGAN & KESL. KETENAGALISTRIKAN
ENGINEER
ASSISTANT ENGINEER
SENIOR SPESIALIST II
PENGENDALIAN LOSSES & PJU
ENGINEER PENGENDALIAN LOSSES & ACCOUNT EXECUTIVE
SENIOR ENGINEER II
SENIOR SPESIALIST II
ANALYST HUMAS,KEMITRAAN, & BINA LINGKUNGAN
ASISTEN MANAJER PEMASARAN & NIAGA
ANALYST RISET PASAR
ANALYST
SUPERVISOR STRATEGI PEMASARAN
JUNIOR ANALYST TRANSAKSI ENERGI
JUNIOR ANALYST ADM. PEMASARAN
JUNIOR ANALYST PEMASARAN
SUPERVISOR PENINGKATAN
ASS. ANALYST PELAYANAN PLG
ASS. ANALYST PENINGKATAN MUTU
SUPERVISOR TATA USAHA LANGGANAN
JUNIOR ANALYST SISTEM T U L
JUNIOR ANALYST ADM PELANGGAN
ASS ANALYST PENGAWASAN PIUTNG
JUNIOR ANALYST PENGAWASAN PIUTANG
ASISTEN MANAJER PERENCANAAN
ASSISTANT ENGINEER RENC.BANG.JARINGAN
SUPERVISOR PERENC.SISTEM & KONSTRUKSI
JUNIOR ENGINEER PERENC.KONS.DIST
ASSISTANT OFFICER ADM
ASS. ENGINEER PERENC.SIS.DISTRIBUSI
SUPERVISOR SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI
JUNIOR ANALYST SISTEM INFORMASI
JUNIOR ANALYST PEMELIHARA SOFTWARE
ASISTEN MANAJER DISTRIBUSI
ASSISTANT/ JUNIOR ENGINEER PROTEKSI
ASSISTANT ENGINEER MUTU KEANDALAM
SUPERVISOR OPERASI DISTRIBUSI * PENERTIBAN
JUNIOR ENGINEER PERENC.OPERASI DIST
ASS. ENGINEER PENGENDALIAN OPDIST
JUNIOR ENGINEER PENGENDALIAN OPDIST
ASS. ENGINEER P2TL
SUPERVISOR OPERASI PEMELIHARAAN JRGN
JUNIOR ENGINEER PEMEL. DISTRIBUSI
JUNIOR ENG.PEMEL CUBICLE & PROTEK
ASS.ENG.PEMEL CUBICLE & PROTEK
SUPERVISOR PENGANDALIAN ANGG & KEU
JUNIOR ANALYST KEUANGAN
JUNIOR ANALYST ANGGARAN
ASSISTEN MANAGER KEUANGAN
ASSISTANT ANALYST ANGGARAN
SUPERVISOR PENGAWASAN PENDAPATAN
ASS.OFFICER PENERIMAAN PEND
SUPERVISOR AKUNTANSI
ASSISTANT ANALYST AKUNTASNSI
JUNIOR ANALYST AKUNTANSI
ASSISTEN MANAJER SDM & ADMINISTRASI
SUPERVISOR SUMBER DAYA MANUSIA
ASSISTEN OFFICER ADM SDM
JUNIOR OFFICER ADM SDM
SUPERVISOR SEKRETARIAT
ASSISTEN OFFICER RUMAH TANGGA
JUNIOR OFFICER RUMAH TANGGA
JUNIOR OFFICER ADMINISTRASI UMUM
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini penulis akan menjelaskan secara terperinci hasil pengamatan
selama masa magang di Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Hal-hal
yang akan penulis bahas lebih lanjut meliputi :
A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Bagian SDM PT
PLN (Persero) APJ Surakarta
Pengurusan surat masuk dan surat keluar yang terdapat di bagian ini
pada dasarnya sama dengan bagian lainnya. Bagian yang penulis maksut disini
meliputi : Asman Pemasaran Niaga, Asman Perencanaan, Asman Distribusi,
Asman Keuangan. Hal yang membedakan adalah surat apa yang dikelola dan
diarsip pada tiap bagiannya. Bagian SDM mengelola surat yang berhubungan
dengan pegawai, baik itu pegawai yang masih bekerja maupun pensiunan
pegawai. Meliputi, kesejahteraan pegawai, panggilan diklat, mutasi jabatan,
realisasi manfaat pensiun pegawai, laporan SPT Pph pegawai, penempatan On
The Job Training (OJT), Pengiriman data perpajakan, Konfirmasi surat
keterangan, Data Pegawai Outsourching, dan masih banyak lagi.
Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara dengan salah satu junior
staff SDM bahwa :
“Penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar banyak, akan tetapi tidak semua surat tersebut diarsip. Hal itu bergantung pada seberapa penting surat tersebut bagi perusahaan. Dapat digolongkan menurut kode masalah pada setiap suratnya” (Wawancara, tanggal 11 Maret 2010)
Selama masa pengamatan penulis sempat mengira proses penataan arsip
kepegawaian di bagian SDM sudah sesuai dengan bidang keahlian masing-
masing, ternyata penulis salah. Pengurusan arsip dilakukan oleh pegawai
bagian SDM yang disebut dengan Junior Staff SDM. Surat masuk tersebut
diperoleh dari berbagai pihak. Untuk terus menjalin komunikasi yang baik
dengan instansi- instansi terkait dan menjalin kerjasama guna kelangsungan
27
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
efisiensi perusahaan, maka PT PLN berusaha untuk tetap menjaga informasi
yang diperoleh baik secara fisik maupun kerahasiaanya. Adapun proses
pengurusan surat masuk dan proses pengurusan surat keluar, adalah sebagai
berikut :
1. Prosedur pengurusan surat masuk
Penerimaan surat langsung dikelola oleh sekretaris manager,
selanjutnya akan diberikan formulir pengendalian surat masuk.
Penerimaan surat akan dicatat secara komputerisasi (computerized)
dengan program yang dibuat khusus. yang kemudian baru diteruskan pada
bidang yang akan dituju. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua
surat yang diterima melalui sekretariat, tetapi kadangkala ada surat yang
langsung diterima sendiri oleh unit kerja yang bersangkutan. Dengan
demikian, sudah jelas bahwa proses penerimaan surat masuk melalui
bagian sekretariat, setelah surat diberi disposisi oleh manager kemudian
diteruskan ke tiap unit kerja yang bersangkutan. Setelah surat ditindak
lanjuti oleh unit kerja yang bersangkutan, barulah surat tersebut diarsip
sesuai bagiannya.
Untuk bagian SDM sendiri, sebagian besar surat yang diterima
tidak bersifat rahasia. Surat masuk yang bersifat rahasia biasanya jarang
sekali ada, surat yang bersifat rahasia salah satu contohnya adalah surat
teguran atau peringatan kepada karyawan berdasarkan penilaian pegawai,
data diperoleh melalui wawancara dengan sekretaris manager, berikut
kutipan wawancara :
“Surat masuk yang sifatnya rahasia sedikit ya. Paling surat teguran atau peringatan kepada karyawan yang kurang disiplin berdasarkan Manajemen Unjuk Kerja semacam penilaian pegawai. Surat rahasia akan diberikan secara personal kepada yang bersangkutan, dalam artian sekretaris manager tidak akan membuka amplop dari surat tersebut dan biasanya terdapat huruf R di belakang nomor suratnya”. ( Wawancara tanggal 12 Maret 2010 dengan Bu Bety Sekretaris Manager PT PLN ) Surat masuk yang diterima oleh PT Perusahaan Listrik Negara
(PLN) Area Pelayanan Jaringan Surakarta mencakup berbagai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
departemen atau biasa disebut bagian. Pada dasarnya, pengelolaan surat
masuk pada tiap bagian sama, yang membedakan adalah perihal apa yang
akan ditindaklanjuti berdasar surat tersebut.
“ Surat dan dokumen yang diarsip sama bagaian SDM ya antara lain, surat pengajuan cuti pegawai, surat klaim kesehatan pensiun pegawai, surat pengajuan magang. Surat masuk yang diterima tiap bagian berbeda, jadi proses mengarsipnya juga tergantung bagian yang dituju ” ( Wawancara tanggal 12 Maret 2010 dengan junior staff SDM PT PLN) Dari paparan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa langkah-
langkah dalam pengurusan surat masuk di bagian SDM PT PLN (Persero)
APJ Surakarta sudah sesuai dengan pedoman yang terdapat di Buku
Tatalaksana Surat PT PLN (Persero) yang berlaku. Secara lebih detail
sebagai berikut :
a. Semua surat masuk diterima oleh Sekretaris Manager (Bu Bety)
yang kemudian dilakukan pencatatan secara computerized.
Program ini diperoleh langsung dari PT PLN (Persero) Distribusi
Jawa Tengah.
b. Surat diberi formulir pengendalian surat masuk dan diserahkan
kepada Manajer (Bpk Puguh Dwi Atmanto) untuk diketahui
disposisi dan pendistribusian surat tersebut.
c. Setelah diketahui disposisinya, baru Sekretaris Manajer
mendistribusikan surat tersebut ke unit-unit atau bagian yang
bersangkutan (dalam hal ini bagian yang dimaksud adalah SDM).
d. Surat masuk ditangani oleh secretariat yang ada di setiap bagian.
Untuk bagian SDM yang bertugas di bagian secretariat adalah Bu
Martini. Surat ini kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat
masuk.
e. Setelah proses pencatatan selesai, surat diserahkan ke Assisten
Manager SDM (Bpk Hariyadi) dan dimintakan disposisi dan paraf
pada formulir pengendaliannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
f. Kemudian surat diambil dan yang terakhir diserahkan ke supervisor
SDM (Bpk Suyatno) untuk ditindaklanjuti disposisinya.
g. Setelah surat ditindak lanjuti sesuai disposisinya, baru junior staff
(Bu Yuli) dapat mengarsip surat tersebut.
Pembahasan di atas juga menunjukan bahwa, penanganan surat
perlu dikelola dengan baik untuk mendukung kelancaran kegiatan
operasional perusahaan. Data dan informasi yang terdapat dalam surat
harus secepat mungkin direkam dan disampaikan kepada pihak yang
dituju,kemudian diolah menjadi informasi yang baik sehingga mendukung
dalam pengambilan keputusan yang berkualitas.
Gambar 4.1
Formulir Pengendalian Surat Masuk PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Pengendalian Pengolahan Nomor Agenda : Tanggal : Nomor Surat : Tanggal : Dari Kepada Perihal Lampiran Diteruskan Kepada Tanggal 1 2 3 4 5 dst. Kembali ke unit Tata Usaha Tanggal : Kode Masalah : Indeks Kode Tunjuk Silang Jadwal retensi Catatan : 1. Jika surat ini telah selesai diproses, harap dikembalikan ke Unit Tata Usaha 2. Jika mengenai rahasia Perusahaan / Negara , berusaha dan bantulah untuk tetap memegang rahasia tersebut.
Sumber : PT.PLN(Persero) APJ Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Sarana pengurusan surat yang berguna untuk memperrmudah dalam
pengambilan keputusan oleh atasan adalah penggunaan lembar disposisi. Namun
berdasarkan pengamatan penulis, PT PLN (Persero) menggunakan Formulir
pengendalian surat masuk seperti gambar di atas. Lembar pengendalian surat ini
digunakan untuk menulis disposisi, instruksi, keputusan, atau pendapat. Lembar
pengendalian surat ini dibaca oleh penerima surat dan kemudian diteruskan
kepada bagian atau pejabat yang mempunyai wewenang khusus dalam mentukan
tindak lanjut terhadap surat tersebut.
PT. PLN APJ (Area Pelayanan Jaringan) Surakarta membawahi 11
UPJ (Unit Pelayanan Jaringan) yaitu sebagai berikut : Sumber Lawang,
Sragen, Palur, Karanganyar, Wonigiri, Jatisrono, Sukoharjo, Grogol,
Manahan, Kartasura, Surakarta Kota. Sarana yang digunakan untuk
pengurusan surat sebagai bukti tanda terima dari Unit Pelayanan Jaringan
terdiri dari, buku ekspedisi dan lembar pengantar. Berikut penjelasan
secara lebih detail mengenai dua hal tersebut :
1. Buku Ekspedisi
Buku ini dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan,
pengiriman, atau pendistribusian surat. Buku ekspedisi terdiri dari
buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi
intern berisi nomor urut surat dalam agenda surat masuk, nama
pengirim surat, dan paraf penerima surat. Sedangkan buku
ekspedisi ekstern berisi nomor surat,tanggal penerimaan surat, dan
paraf penerima surat tersebut.
2. Lembar Pengantar
Lembar pengantar berfunsi untuk mencatat surat masuk dan surat
keluar baik surat yang bersifat biasa maupun yang sifatnya rahasia.
Berdasarkan pengamatan penulis selama masa magang, dapat
diperoleh beberapa kesimpulan. Diantaranya, apabila terdapat surat –surat
yang ditujukan ke Unit Pelayanan Jaringan diatas, surat diletakkan pada
kotak khusus yang disebut dengan kotak ekspedisi dan terdapat di bagian
secretariat SDM. Kotak tersebut berjumlah sebelas dan di setiap sisi
atasnya terdapat nama-nama sebelas UPJ tersebut. Surat- surat dilengkapi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
dengan buku agenda/ ekspedisi, sehingga apabila pegawai dari UPJ
datang untuk mengambil, pegawai tersebut harus membubuhkan paraf di
buku ekspedisi tersebut. Hal ini sebagai bukti bahwa surat yang ditujukan
ke UPJ yang bersangkutan telah diambil.
Berikut adalah Tabel Penerimaan Surat Masuk PT PLN (Persero)
Area Pelayanan Jaringan Surakarta selama kurun waktu 1 Tahun. Periode
bulan Januari-Desember 2009, sebagai berikut :
No Perihal (Main Subject) Kode
Masalah Jumlah
1 Manajemen 000 1600
2 Ketenagalistrikan 001 1137
3 Penelitian dan Pengembangan 002 16
4 Pendidikan Pelatihan 003 246
5 SDM dan Organisasi 004 354
6 Keuangan 005 348
7 Logistik 006 136
Sumber : PT.PLN(Persero) APJ Surakarta
Berdasarkan Tabel dapat kita lihat, bahwa dari keseluruhan surat masuk
di PT PLN APJ Surakarta yang memiliki jumlah paling banyak dalam
jangka waktu setahun yaitu perihal manajemen dan paling sedikit bagian
Penelitian Pengembangan.
2. Prosedur pengurusan surat keluar
Surat keluar merupakan surat yang diproduksi oleh bagian SDM
PT PLN APJ Surakarta yang ditujukan oleh berbagai pihak terkait. Baik
pihak internal maupun eksternal untuk menjalin komunikasi dalam rangka
mewujudkan kerjasama yang baik. Pengurusan surat keluar masih secara
manual (ditulis di buku agenda surat keluar) dan pendistribusiannya
bergantung pada bagian yang mengeluarkan surat itu. Setiap bagian
terdapat unit yang bertugas mengelola surat masuk dan surat keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
disebut sekretariat. Informasi tersebut diperolah dari wawancara dengan
sekretaris manager, berikut kutipan wawancara tersebut :
“Program computerized untuk pengelolaan surat masuk dibuat secara intranet dan diperoleh langsung dari PLN Distribusi Semarang. Sebenarnya sudah ada sosialisasi dan diklat untuk merealisasikan program untuk surat keluar, akan tetapi sampai saat ini belum terealisasi karena belum ada instruksi dari Manajer APJ”. (Wawancara, tanggal 11 Maret 2010 dengan asisten manager PLN APJ Surakarta)
Berdasarkan pengamatan dan wawancara di atas, diperoleh kesimpulan
bahwa langkah-langkah yang dalam proses pengurusan surat keluar di
bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan konsep surat di bagian Sumber Daya Manusia dibuat oleh
Supervisor SDM, namun ada juga surat yang dibuat oleh junior staff
SDM. Dalam hal tertentu, biasanya Pimpinan mengonsep sendiri surat
yang akan dikirim kemudian diserahkan ke junior staff untuk diketik
sesuai format yang telah ditentukan. Proses pembuatan surat dapat
berjalan dengan cepat dan tepat karena konsepnya telah ditentukan
oleh pimpinan. Begitu juga dengan surat yang dibuat oleh junior staff
tidak membutuhkan waktu lama dikarenakan surat diketik berdasarkan
konsep dari pimpinan yang bersangkutan.
2. Surat diserahkan kepada Assisten Manager Bagian SDM untuk
ditandatangani.
3. Surat diberikan ke secretariat SDM untuk dicatat dalam buku agenda
surat keluar.
4. Surat diberi nomor sesuai dengan klasifikasi dan urutan surat keluar
serta dibubuhi cap dinas.
5. Surat digandakan menggunakan mesin fotocopy untuk dikirim ke
instansi yang dituju dan untuk diarsip.
6. Pengetikan alamat dan nomor pada sampul surat.
7. Surat diperiksa sekali lagi, dimasukkan kedalam amplop dan siap
untuk dikirim. Surat keluar yang paling banyak di bagian SDM
meliputi :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
003 Notulen Rapat
330 Praktek Kerja Lapangan
440 Bantuan Perawatan Kesehatan
490 Emolemen Pegawai
041 Kerjasama
Berdasarkan pengamatan, menunjukkan bahwa surat-surat yang
perlu disimpan antara lain Surat Keputusan, Surat yang berhubungan
dengan Kepegawaian. Surat -surat yang tidak perlu disimpan adalah
Undangan, karena surat akan diberikan langsung kepada yang
bersangkutan dan pengurusannnya hanya dicatat dalam formulir
pengendalian saja. Begitu juga dengan surat lamaran pekerjaan, surat
pengajuan magang, surat-surat tersebut cukup diketahui disposisinya
tidak perlu diarsip.
Dari hasil pengamatan dan pembahasan diatas dapat ditarik
kesimpulan yaitu, prosedur pengurusan surat keluar di PT PLN (Persero)
Area Pelayanan Jaringan Surakarta untuk semua bagian termasuk bagian
Sumber Daya Manusia menggunakan buku agenda secara manual.
Prosedur pengurusan surat secara computerized, sesungguhnya lebih
banyak meringankan tugas pegawai administrasi dan menjadikan
pengurusan surat lebih efisien. Baik efisien dalam waktu, tenaga, dan
tempat. Untuk merealisasikan sekaligus mengaplikasikan program
computerized harus diperoleh instruksi terlebih dahulu dari Bpk. Puguh
Dwi Atmanto selaku Manager PT . PLN Area Pelayanan Jaringan
Surakarta.
B. Pengelolaan Arsip Bagian SDM PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di bagian SDM
diperoleh kesimpulan bahwa azas penyimpanan arsip yang dilakukan di PT
PLN (Persero) APJ Surakarta adalah azas desentralisasi. Pengelolaan arsip
dilakukan pada setiap department atau bagian, dengan demikian bagian SDM
menyimpan arsipnya sendiri. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
diberi wewenang untuk mengelola sendiri arsipnya. Hal ini memudahkan
pegawai tiap bagian apabila ingin mencari suatu arsip. Pengelolaan arsip di
bagian SDM meliputi :
1. Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta
menggunakan sistem pokok masalah (Subject Filing System). Arsip-arsip
disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu
arsip, misalnya arsip tentang kepegawaian dihimpun dan disimpan
menjadi satu dalam berkas tersendiri. Satu masalah dipecah menjadi sub-
sub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Arsip
tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang dipergunakan adalah
huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.
Daftar indeks yang dimaksud disini adalah daftar klasifikasi, daftar
pokok soal, atau daftar pokok masalah. Dalam filing sistem subyek, yang
dimaksud daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat perincian pokok
masalah dari suatu instansi yang disusun berdasarkan urutan abjad saja.
Semua pokok masalah yang ada didalam suatu instansi beserta kode-
kodenya tertulis lengkap dalam buku Tatalaksana Surat PT.PLN (Persero).
Pada setiap pokok masalah, diberi keterangan mengenai sub- sub
masalahnya. Semua pokok masalah yang ada dalam suatu instansi
disatukan dan disusun dalam suatu buku, sehingga setiap unit kerja atau
bagian harus memiliki manual kearsipan. Agar tercipta keseragaman
dalam daftar indeks setiap pokok masalah (main subject) dan sub pokok
masalah (sub subject). Klasifikasi kode masalah dapat dilihat di bagian
lampiran. Prosedur penyimpanan arsip di bagian SDM PT PLN (Persero)
APJ Surakarta sebagai berikut :
a. Memisahkan arsip
Setelah surat diperiksa dan diperoleh kepastian bahwa surat siap
untuk disimpan, junior staff akan menyortir arsip untuk
dikelompokkan menurut pokok masalah seperti yang dicantumkan
dalam formulir pengendalian surat masuk .
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
b. Mengindeks
Untuk menentukan sub pokok masalah dari setiap arsip yang akan
disimpan berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan,junior
staff menandai keterangan yang dapat dijadikan kata kunci (indeks)
dari arsip yang bersangkutan. Setelah itu arsip dibuat daftar
pencatatan, diurutkan secara kronologis berdasarkan tanggal
penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal
penemuan kembali arsip.
c. Penyimpanan arsip
Arsip-arsip yang telah diurutkan dan disortir berdasarkan
klasifikasi subyek kemudian dimasukkan ke dalam ordner atau box
file. Kode masalah ditulis dalam setiap ordner atau box file
sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada box file
tersebut. Sedang untuk arsip yang berhubungan dengan Emolemen
(hak) pegawai, arsip dikelompokkan berdasarkan huruf pertama
dari nama pegawai.
Dari uraian tersebut di atas, penulis menyimpulkan bahwa
pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM sudah cukup baik. Arsip
perlu dikelola dengan baik oleh tiap unit sebagai penunjang dalam
menyediakan jasa pelayanan untuk menengani berbagai informasi.
Namun, pegawai bagian SDM yang berwenang menangani arsip
sebaiknya memiliki wawasan yang cukup mengenai manajemen kearsipan
agar lebih dapat menerapkan wawasan tersebut dengan baik sehingga arsip
dapat dengan cepat dan mudah ditemukan kembali dalam rangka
pengembilan keputusan.
2. Penyusutan Arsip
Sesuai dengan teori yang ada, sudah selayaknya pada setiap unit
yang ada di suatu instansi mengadakan penyusutan arsip, paling tidak 5
tahun sekali. Sebab arsip akan bertambah sedangkan ruang penyimpanan
mempunyai daya tampung yang terbatas. Akan tetapi pada kenyataannya,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
berdasarkan wawancara dengan salah satu pegawai menyatakan bahwa
belum pernah ada penyusutan arsip.
“ Sampai dengan saat ini, belum pernah diadakan penyusutan arsip mbak. Untuk dokumen-dokumen yang sekiranya sudah tidak dipakai lagi (inaktif) hanya dibendel menjadi satu kemudian dimasukkan ke gudang.” (Wawancara dengan ibu Wike, junior staff SDM PT PLN(Persero) APJ Surakarta tanggal tanggal 11 Maret 2010)
Bagian arsip juga membenarkan akan hal tersebut dan juga
menyebutkan hal-hal yang menyebabkan PT PLN (Persero) APJ Surakarta
belum pernah mengadakan penyusutan arsip. Berikut hasil penarikan
kesimpulan penulis secara lebih detail :
2. Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk
menangani arsip. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian terhadap
keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya utnuk
dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat berupa
keterbatasan waktu yang dimiliki.
3. Pegawai yang menangani arsip bukan pegawai yang khusus
memiliki skill di bidang kearsipan. Jadi para pegawai tersebut
menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas
utamanya, yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal ini
menyebabkan adanya anggapan yang kurang penting terhadap arsip,
sebab pekerjaan menangani arsip bukan merupakan tugas utama
dari pegawai yang menangani arsip tersebut.
Pada hakikatnya, pekerjaan mengelola arsip atau yang biasa disebut
dengan kearsipan tidak membutuhkan pegawai yang mahir atau
professional. Akan tetapi, sangat dibutuhkan sekali ketelatenan dan
kesadaran dalam menjalankan tugas tersebut. Demikian pula dengan hal
penyusutan arsip, untuk mengadakan penyusutan arsip yang telah berumur
lebih dari 5 tahun perlu adanya petugas yang memliliki pengetahuan di
bidang arsip. Pada umumnya, penyusutan arsip bertujuan untuk
memusnahkan arsip yang sudah tidak dipakai, karena dikhawatirkan akan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
menimbulkan penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Pemusnahan arsip biasanya menggunakan berbagai macam metode, salah
satunya yang kerap digunakan adalah dengan pembakaran.
3. Penemuan Kembali Arsip
Arsip yang telah tertata di dalam ordner diurutkan berdasarkan
subjek masalah, hal ini memudahkan pegawai dalam kegiatan yang
berhubungan dengan penemuan kembali arsip. Kegiatan yang dilakukan
yang berkenaan dengan penemuan kembali arsip salah satu contohnya
adalah mencari berkas pensiunan pegawai untuk mengurus emolemen
pegawai. Berdasarkan pengamatan selama magang, langkah-langkah yang
dilakukan bagian SDM dalam menemukan arsip adalah sebagai berikut :
a. Misal, pensiunan pegawai yang bersangkutan bernama Susanto.
Maka,junior staff akan mencari dalam ordner yang berlabel huruf
S.
b. Setelah diketemukan, kemudian di teliti di dalam ordner tersebut
apakah terdapat berkas pegawai yang bernama Susanto.
c. Setelah ditemukan, diambil berkas dalam map yang didalamnya
berisi berkas Susanto. Map-map lain dalam Ordner berlabel S
dikembalikan jadi satu.
d. Setelah selesai menindak lanjuti berkas Susanto, barulah arsip
tersebut dikembalikan dalam ordner dan diletakkan ditempat
semula.
4. Sarana dan Prasarana
Dari hasil pengamatan, penulis dapat menyimpulkan fasilitas kearsipan
apa saja yang terdapat di bagian SDM PT.PLN (Persero) APJ Surakarta.
Fasilitas ini sebagai sarana pendukung kegiatan korespondensi dan
sebagai sarana pengelolaan arsip, agar kegiatan pengelolaan arsip yang
terdapat di bagian SDM dapat berjalan lancar. Sarana prasarana tersebut
adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
a. Alat Korespondensi
Alat-alat korespondensi yang terdapat di bagian SDM antara lain
sebagai berikut :
1 Faximile
Mesin ini bekerja layaknya mesin fotocopy jarak jauh. Hampir
setiap hari mesin ini berbunyi dan menerima surat dari Unit
Pelayanan Jaringan, Distribusi Jawa Tengah, maupun dari
pihak luar yang menjalin kerjasama dengan PT PLN (Persero)
APJ Surakarta. Surat yang diterima melalui mesin fax harus
segera dicopy, dikhawatirkan apabila terlalu lama disimpan
akan mengakibatkan hilangnya tulisan yang terdapat di kertas
fax tersebut.
2 Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy yang terdapat di bagian SDM sama dengan
mesin fotocopy pada umunya. Kendala yang dihadapi adalah,
mesin fotocopy ini sering sekali macet. Untuk
memperbaikinya, harus memanggil teknisi dari toko yang
bersangkutan. Hal ini menjadi salah satu faktor penghambat
kelancaran kegiatan administrasi, karena proses pembetulan
mesin fotocopy membutuhkan waktu yang cukup lama.
3 Komputer
4 Mesin Ketik
Meskipun telah ada komputer yang lebih canggih dan
memberikan lebih banyak kemudahan dalam hal pengetikan
surat, namun pada kenyataannya mesin ketik memiliki fungsi
originalitas yang lebih tinggi. Penulisan tanggal dan nomor
surat harus menggunakan mesin ketik.
5 Buku Agenda
6 Printer
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
b. Alat Penyimpan Arsip
Fasilitas kearsipan yang terdapat di bagian SDM sudah baik dan
memenuhi syarat dalam rangka menunjang kgiatan kearsipan, alat-alat
tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Lemari Penyimpanan Arsip Model CRS Manual
CRS Manual merupakan lemari penyimpanan arsip yang
disusun sejajar di atas sebuah rel, sehingga menghemat
pemakaian ruangan. Bagian bawah lemari menggunakan roda
sehingga mudah digeser. Arsip yang tersimpan di dalamnya
antara lain: Laporan Tugas Akhir Peserta Magang, Surat
Keputusan Direksi.
Gambar 4.2
Lemari Penyimpanan Arsip Model CRS Manual
2. Ordner
Map Brief ordner yang terdapat di sana adalah map besar
terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip
yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam
jumlah banyak. Dalam ordner inilah tersimpan berbagai macam
file pegawai. Arsip pegawai tersebut antara lain : mutasi jabatan,
pengajuan diklat, klaim kesehatan, emolemen pensiun pegawai,
dan juga surat surat kerjasama dengan beberapa instansi terkait.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Label untuk tiap ordner berbeda, pokok masalah ditulis pada
bagian depan di setiap ordner tersebut.
Gambar 4.3
Ordner
3. Lemari arsip
Gambar 4.4
Lemari Penyimpan Arsip
Gambar- gambar di atas merupakan temuan dan dokumentasi dari
penulis. Berdasarkan dokumentasi, menunjukkan bahwa pengelolaan
arsip yang terdapat di PT PLN (Persero) Area Pelayanan Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
cukup baik. Penataan yang rapi dan penyusunan arsip berdasarkan kode
masalah, kemudian diurutkan sesuai tanggal penerimaan dan abjad.
Akan tetapi, dapat dilihat pula bahwa masih ada beberapa bagian yang
sedikit kurang rapi. Contoh gambar 4.3, terdapat beberapa berkas yang
masih tertumpuk di atas meja dan belum sempat diarsip . Hal ini
merupakan salah satu faktor penghambat kelancaran pengelolaan arsip
berikutnya. Apabila arsip tersebut dibutuhkan suatu saat, maka pegawai
yang tidak mengenal letaknya akan mengalami kesulitan dalam hal
penemuan kembali.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
BAB V
PENUTUP
Dalam bab terakhir ini penulis memberikan kesimpulan dan saran
berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan. Kesimpulan yang dimaksudkan
disini adalah ringkasan dari seluruh permasalahan yang telah dibahas pada bab-
bab sebelumnya. Saran merupakan sumbangan pemikiran dari penulis yang
berupa bahan pertimbangan untuk mencari pemecahan dari permasalahan-
permasalahan yang dihadapi dalam rangka mewujudkan pelaksanaan sebagian
tugas pokok khususnya di bidang kearsipan.
A. Kesimpulan
Surat masuk yang diterima oleh PT Perusahaan Listrik Negara (PLN)
Area Pelayanan Jaringan Surakarta mencakup berbagai departemen atau biasa
disebut bagian. Bagian tersebut meliputi: Asman Pemasaran Niaga, Asman
Perencanaan, Asman Distribusi, Asman Keuangan, dan Asman Sumber Daya
Manusia. Pada dasarnya, pengelolaan surat masuk pada tiap bagian sama,
yang membedakan adalah perihal apa yang akan ditindaklanjuti berdasar surat
tersebut. Penerimaan surat masuk dan pengurusan surat keluar yang terdapat
di bagian Sumber Daya Manusia ditangani oleh bagian yang disebut
sekretariat SDM.
Pengelolaan arsip yang terdapat di bagian SDM meliputi, penyimpanan
arsip, penyusutan arsip, dan penemuan kembali arsip serta sarana prasarana
yang mendukung. Pengelolaan arsip yang digunakan PT. PLN (Persero) APJ
Surakarta saat ini menggunakan sistem subyek. Klasifikasi subyek dan kode
masalah tertulis dalam Buku Tatalaksana Surat PT.PLN (Persero) dan
dijadikan pedoman dalam sistem administrasi khususnya kearsipan di seluruh
jajaran PLN Area Pelayanan Jaringan dan Unit Pelayanan Jaringan. Sarana
untuk penyimpanan dan pemeliharaan arsip jumlahnya sudah cukup memadai.
Fasilitas yang terdapat di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta juga mendukung
dalam rangka menunjang kearsipan. Pegawai yang menangani arsip bukan
43
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
pegawai yang khusus memiliki skill di bidang kearsipan. Jadi para pegawai
tersebut menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas
utamanya, yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal ini
menyebabkan adanya anggapan yang kurang penting terhadap arsip, sebab
pekerjaan menangani arsip bukan merupakan tugas utama dari pegawai yang
menangani arsip tersebut. Sampai saat ini belum pernah dilakukan penyusutan
atau pemusnahan arsip sama sekali. Arsip yang dianggap sudah tidak
dipergunakan lagi dalam kegiatan administrasi dibendel menjadi satu dan
dimasukkan ke dalam gudang. Hal ini terjadi dikarenakan kurangnya tenaga
yang terlatih dan terampil di bidang kearsipan, sehingga belum dapat
memenuhi harapan-harapan untuk dapat berfungsi sebagai petugas arsip yang
dapat diandalkan.
B. Saran
1. Untuk menghindari agar arsip tidak bertunpuk perlu diadakan penambahan
sarana atau perlengkapan secara kualitas dan kuantitas sesuai kebutuhan,
sehingga arsip akan tertata lebih rapi.
2. Perlu ditertibkan kembali tugas dan tanggung jawab secara jelas kepada
petugas atau pegawai yang menangani kearsipan. Dengan demikian
pegawai yang menangani kearsipan dapat diusahakan untuk tidak berganti-
ganti tangan atau pegawai. Penempatan pegawai di bidang kearsipan di
sesuaikan dengan latar belakang pendidikan dan mempunyai pengetahuan
tentang kearsipan.
3. Memberikan kesempatan kepada pegawainya untuk mengikuti pendidikan
dan latihan (Diklat) mengenai kearsipan, agar kedepannya para pegawai
lebih memahami serta mampu menerapkan ilmu kearsipan tersebut secara
lebih baik dan hendaknya pegawai yang menangani arsip memliliki latar
belakang pendidikan kearsipan.