Como concluir o projeto com sucesso?
Carlos Henrique Santos da Silva, M.Sc., PMP
Coordenador de Informática da PGM do Rio de Janeiro
Carlos Henrique Santos da Silva
Mestre em Informática – Sistemas da Informação – UFRJ/IM Project Management Professional (PMP) - PMI
Pós-Graduado em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas – PUC Pós-Graduado em Engenharia de Sistemas de Computação – UNESA Pós-Graduado em Gerência de Sistemas Cliente/Servidor – UFRJ Master in Project Management (MPM) - FIRJAN Certificado em Delphi e Project Management – Brainbench
Membro do Project Management Institute (PMI) Membro da Sociedade Brasileira de Computação (SBC)
Coordenador de Informática da PGM (Gerente Funcional da IplanRio )
Objetivo
Apresentar uma abordagem de boas práticas em gerenciamento de projetos baseadas nos conceitos do PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute) e em experiências pessoais com desenvolvimento de software.
Sumário
Introdução Project Management Institute - PMI Cenário Atual Conceitos Fundamentais Por que os Projetos Fracassam? Guia de Conhecimento em Ger. de Projetos (PMBoK) Dicas para o Sucesso do Projeto Conclusão Referências Bibliográficas Perguntas
Cenário Atual
Globalização
Novas tecnologias surgem a todo momento
Alta complexidade – escalabilidade, confiabilidade, arquiteturas heterogêneas, integração sistêmica, …
Dependência cada vez maior da TI
Mudanças freqüentes nos sistemas, para atender demandas de negócios
Exigência de resposta rápida às mudanças
Curto tempo de vida dos produtos
Clientes mais exigentes
Mercado
U$38 bilhões foram perdidos em projetos não entregues. U$17 bilhões são custos acima do previsto nos projetos.
15% dos projetos terminam sem entregar resultados. 66% dos projetos foram considerados não atendendo às
necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade
Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2003
18% dos projetos terminam sem entregar resultados. 53% dos projetos foram considerados não atendendo às
necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade
Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2004
Project Management Institute - PMI
Organização essencialmente desenvolvida pelo serviço voluntário;
Instituição sem fins lucrativos, presentes em 263 cidades de 125 países por meio de seções regionais;
O Brasil é o 3º país com maior nº de Chapters Congrega mais de 170.000 profissionais de
gerenciamento de projetos no mundo (mar/2005); Mantém 30 SIGs – Specific Interest Groups PMBoK – Project Management Body of Knowledge Guide Certificação PMP (Project Management Professional) Divulgação de conhecimento e práticas de gerenciamento
de projetos e valorização profissional.
Conceitos Fundamentais
Projeto Stakeholders Gerenciamento de Projetos Por que Gerenciar Projetos? Sucesso em Gerenciamento de Projetos
Projeto
Definição: é um empreendimento temporário; com início e fim definidos; que se destina a atingir um produto ou serviço único;
Características: seqüência clara e lógica de eventos; elaboração progressiva; sendo conduzido por pessoas; dentro de parâmetros predefinidos de prazo, custo,
recursos envolvidos e qualidade.
Stakeholders
São indivíduos e organizações diretamente envolvidos no projeto; aqueles cujos interesses podem ser afetados, de
forma positiva ou negativa, com o projeto.
Principais stakeholders: gerente do projeto; equipe do projeto; cliente; executor; fornecedores, ...
Gerenciamento de Projetos
Aplicação de conhecimentos, talentos, técnicas e ferramentas às atividades de um projeto. Visa satisfazer os desejos e expectativas dos stakeholders
do projeto. Requisitos identificados (necessidades) vs os não
identificados (expectativas). Escopo x Tempo x Custo x Qualidade.
Por que gerenciar Projetos?
Para evitar surpresas durante a execução dos trabalhos Para antecipar riscos e situações desfavoráveis que
poderão ser encontradas Para facilitar e orientar as revisões do projeto Para otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e
materiais Para documentar e facilitar estimativas para futuros
projetos Para aumentar o controle gerencial Para agilizar as tomadas de decisões
Sucesso em Gerenciamento de Projetos
O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento planejados
Os produtos do projeto foram entregues ao cliente com o nível de qualidade desejada
Os resultados globais foram cumpridos
Os stakeholders estão satisfeitos com o modo como o projeto foi administrado e com os resultados apresentados
O projeto e o cliente podem ser utilizados como referência
Fatores que contribuem para o Sucesso
Acompanhamento adequado da alta administração Planejamento efetivo no início Autoridade e responsabilidades delegadas Sistema eficiente de monitoração, avaliação e controle Planejamento eficaz de contingências Participação intensa da equipe de projetos Objetivos realistas quanto ao custo e a programação Compromisso do cliente no projeto Compromisso do gerente de projetos Sistema adequado de informações gerenciais
Por que os projetos fracassam?
Metas e objetivos mal estabelecidos Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las Informações insuficientes ou inadequadas Tempo insuficiente para planejamento Os produtos finais não estavam bem definidos Cronogramas não realistas Padrões de trabalho não foram estabelecidos Expectativas não alinhadas com a realidade Má relação com os stakeholders do projeto Planejamento insuficiente Falta de participação da equipe na tomada de decisões O projeto baseado no feeling dos envolvidos
Por que os projetos fracassam? (continuação)
Pouca compreensão da complexidade do projeto; As estimativas financeiras são pobres e incompletas; O sistema de controle é inadequado; O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários; Treinamento e capacitação inadequados; Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos da
organização; Falta de liderança do gerente de projetos; Falta de gerenciamento das mudanças; Não gerenciamento das expectativas dos stakeholders;
Tripé Básico da Gestão
Processos e Metodologias
Pessoas Capacitadas Ferramentas e Tecnologia
Áreas do Conhecimento do PMBoK
Escopo
Prazo Qualidade
Custo
Risco
RH
Comunicação
Aquisição
Integração
Grupos de Processos de GP
Controle
Planejamento
Encerramento
Execução
Inicialização
Inicialização
Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Aprovação Formal Nomear o Gerente do Projeto
Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar Documentação da definição do projeto – Ponto de partida
Planejamento
Escopo Planejamento do escopo Definição do escopo e elaboração da WBS
Prazo Elaboração do cronograma (definição de atividades,
sequenciamento, duração, recursos e restrições) Custo
Estimar custos e preparar orçamentos Riscos
Plano de gerenciamento dos riscos Identificação, análise e plano de resposta aos riscos
Planejamento (continuação)
Qualidade Planejamento da qualidade
Recursos Humanos Planejamento de recursos humanos
Aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações
Comunicações Planejamento das comunicações
Integração Plano de gerenciamento do projeto
Execução
Integração Orientar e gerenciar a execução
Qualidade Garantia da qualidade
Recursos Humanos Contratar e mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto
Aquisições Solicitar resposta de fornecedores Selecionar fornecedores
Comunicações Distribuição das informações
Controle
Integração Monitorar e controlar o trabalho Controle integrado das mudanças
Escopo Verificação do escopo
Recursos Humanos Gerenciar a equipe do projeto
Comunicações Relatório de desempenho Gerenciar as partes interessadas
Aquisições Administração do contrato
Controle escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos
Encerramento
Encerramento do contrato
Encerramento do projeto Lições Aprendidas Coleta
Consolidação Disponibilização Divulgação
Arquivamento da documentação Registros históricos
Aprender com a própria experiência erros e acertos
Dicas para o sucesso do Projeto
Atente para: objetivos do projeto; relações com os clientes e objetivos da organização
Faça um planejamento efetivo no início do projeto Desenvolva um senso de comprometimento em toda a equipe Desenvolva estimativas de custo, prazos e qualidades realistas Desenvolva alternativas em antecedência aos problemas Mantenha as modificações sob controle Adote processos e formulários padronizados A comunicação efetiva é essencial A equipe do projeto é fundamental Evite um número excessivo de relatórios e análises Realize um encerramento bem documentado e organizado
Conclusão
Gerenciamento de projetos é uma abordagem de pensar e agir
Gerenciar todos os aspectos de um projeto garante maiores chances de sucesso do mesmo
Bases de gerenciamento vão além do cronograma Os planos, os relatórios e as reuniões com a equipe não
garantirão, sozinhos, o sucesso do projeto Gerenciamento de riscos, mudanças e comunicação é
importantíssimo As pessoas, e não os números, são as que fazem o
projeto “acontecer”
Referências Bibliográficas
Project Management Institute; Project Management Body of Knowledge Guide (PMBok Guide) – 3ª Edição. Newton Square: Project Management Institute, 2004.
Kerzner, Harold; Gestão de Projetos: as melhores práticas – Porto Alegre: Bookman, 2002.
Cleland, David; Ireland, Lewis; Gerência de Projetos – Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2002.
Vargas, Ricardo Viana; Manual Prático do Plano do Projeto – Rio de Janeiro: Brasport, 2003.
Dinsmore, P.C. & Cavaliere, Adriane; Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. 1ª Edição. Rio de Janeiro: QualityMark, 2003.
Projetos: Um Guia Simplificado – Rio de Janeiro: Project Management Institute – Rio de Janeiro, Brasil Chapter, 2005.
Perguntas
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