CONJUNTO RESIDENCIAL
BILBAO ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
LISTADO DE ASISTENCIA
Sección Apartamento Propietario Apoderado Hora
Llegada
Id
Tarjetón
Torre:
1
201 CARRERA TAPICHA
CARLOS ARTURO
Apoderado 19:08:00 E3AE42
Torre:
1
Torre:
2
203 ARCILA NARANJO
SANTIAGO
Propietario 18:59:00 E31688
301 SALDARRIAGA GOMEZ
ADOLFO
Apoderado 18:40:00 E27FA8
302 ROMERO ARIZA JULIO
GUILLERMO
Apoderado 18:50:00 E31616
401 DAZA DIEGO F. / DAZA
MARIA
Propietario 18:48:00 E31530
402 ENCISO DE LLORENTE
SONIA
Apoderado 18:50:00 E31616
403 ANA MARIA NUÑEZ
LALINDE
Apoderado 18:41:00 E3163A
501 BUITRAGO FABIO /
AMEZQUITA AURA
Propietario 18:49:00 E2F9BB
502 GUTIERREZ VARGAS
GISELA
Apoderado 18:45:00 E2F9B1
503 APONTE PATIÑO
BLANCA INES
Propietario 19:41:00 E2F9A5
601 VERA LUIS JESUS / OLGA
BEJARANO
Propietario 18:38:00 E27E5A
701 RAFAEL CRESPO PEREZ /
MARIA
Apoderado 19:30:00 E31DAE
702 ECHEVERRY MARIN
CORNELIO / ANA
Propietario 18:37:00 E2FA3F
801 CUELLAR TARAZONA
GISELLE
Propietario 18:46:00 E36D06
802 VARGAS JARAMILLO
JUAN CARLOS
Propietario 19:34:00 E31574
803 THROUT GUARDIOLA
MILDRED
Apoderado 19:11:00 E3152D
901 AMAYA HIDALGO MARY
RUTH
Propietario 18:40:00 E27FA8
902 LEYVA MIRANDA MARIA
CRISTINA
Propietario 18:48:00 E26C76
903 MORENO SILVIA / ANA
MORENO
Propietario 18:44:00 E2F8EA
205 MEGUAL MAURICIO /
NANCY
Propietario 18:48:00 E27E63
Torre:
2
206 VILLAMIL ANDRES /
MORENO LADY
Propietario 18:54:00 E36D2F
Torre:
3
207 PALACIOS RAMIREZ
CARLOS
Propietario 18:43:00 E36D5B
208 NOVOA BERNAL JAIME
HERNANDO
Propietario 18:55:00 E2FA02
209 REYES EDUARDO Propietario 18:51:00 E27E42
210 BOLAÑOS GABRIEL Propietario 19:26:00 E36E08
212 REYES GUERRERO JHON
MARIO -
Propietario 19:08:00 E2FA3D
305 GARZON BARRERO JUAN
PABLO
Propietario 18:37:00 E2F99E
306 DE TRUJILLO LILI CELY Apoderado 19:11:00 E31599
307 ANGULO R. NELSON
XAVIER
Apoderado 18:50:00 E26C09
308 SUAREZ JAVIER / DIANA
ARAGON
Propietario 18:57:00 E2F9A0
309 ALVAREZ PIÑERES
MARIA
Propietario 18:55:00 E31D6C
310 RAMOS DE ARAGON
PATRICIA
Propietario 18:41:00 E3A8EE
311 LOZANO DANIEL F. /
SANDRA V.
Propietario 18:51:00 E2F926
312 CAMACHO ACERO IVAN Apoderado 18:48:00 E27E50
405 GARRIDO RICARDO /
GEGNY T.
Apoderado 18:49:00 E27F43
406 JOYA GLORIA / SONIA
JOYA
Propietario 18:51:00 E3EFB1
407 ZALDUA CORREDOR
BEATRIZ
Apoderado 19:12:00 E27F33
408 AGUILAR CARLOS /
BERTHA SELIGMAN
Propietario 18:30:00 E2FA3C
410 COTES LEON
ESPERANZA
Propietario 18:41:00 E2F977
411 HERNANDEZ ANDRES /
DERLY
Propietario 18:44:00 E2F96D
412 GUZMAN URIEL
EDUARDO
Apoderado 18:48:00 E31530
505 ANGULO CARMONA
RAFAEL ANGEL
Apoderado 19:10:00 E3152D
508 URIBE MARQUEZ DIANA
PATRICIA
Propietario 18:58:00 E31573
510 CHACON HERNANDEZ
JAIME
Apoderado 18:53:00 E31525
511 PARRA GUSTAVO /
FABIOLA DELGADO
Propietario 19:57:00 E3AD99
512 DANIELA CARDOZO -
VALENTINA
Propietario 18:39:00 E27E98
605 CASTRO ROBLEDO
ISABEL
Propietario 18:42:00 E3AD18
607 SIERRA MURCIA SONIA
PIEDAD
Propietario 18:46:00 E315C1
608 CARDENAS CARLOS /
MARIA
Propietario 18:57:00 E26C61
609 POLO BOSSIO PATRICIA Apoderado 18:49:00 E2F8F0
610 ACEVEDO ARNOLD /
ALICIA ACEVEDO
Propietario 19:02:00 E3AD4E
611 TABARES FREDY / DERY
CONTRERAS
Propietario 19:47:00 E358C1
612 GOMEZ MAYA ALICIA Propietario 18:44:00 E315DC
705 GOMEZ PIZARRO
DANIEL
Apoderado 19:13:00 E31641
706 LATORRE CARDENAS
SARAY MILENA
Propietario 22:07:00 E31588
707 SOLARTE SANTOS
DAYANA
Apoderado 18:58:00 E2F917
708 SUAREZ CARLOS /
SHELY ORJUELO
Apoderado 18:51:00 E27F4E
709 VERGARA APONTE
LILIANA
Propietario 18:48:00 E3151A
710 GOMEZ DE MORA INES
ELVIRA
Apoderado 19:24:00 E27E9F
711 MARTINEZ PATARROYO
CAMILA MARIA
Apoderado 19:13:00 E31641
805 VARGAS HEDIN
FERNANDO
Apoderado 18:53:00 E27E89
806 DIAZ CARLOS / CARMEN
VILLAREAL
Propietario 20:01:00 E27E97
807 SANCHEZ VILLAMIZAR
MARIA DEL
Apoderado 18:52:00 E2FA49
808 ORTIZ EDGAR / DIANA
GUEVARA
Propietario 19:30:00 E3A8C2
810 SUAREZ ERNESTO /
CLAUDIA PEREZ
Propietario 18:56:00 E27FC8
811 RAMIREZ VELEZ NUBIA
ESPERANZA
Propietario 18:50:00 E27EBD
812 MORALES AGUIRRE
JESUS DAVID
Propietario 19:52:00 E27FAC
905 RODRIGUEZ RAFAEL /
OLGA AMAYA
Apoderado 19:13:00 E3167E
906 PASTAZ CORTES
MONICA ROCIO
Propietario 19:48:00 E3AE36
907 GOMEZ ALBEIRO Apoderado 18:32:00 E27F41
908 QUIÑONES MUÑOZ
MARIA IVETTE
Propietario 19:20:00 E27E54
909 CORZO CAMACHO
OSCAR JULIAN
Apoderado 19:12:00 E31571
910 CRUZ FAJARDO NANCY
IVONNE /
Propietario 18:43:00 E36DA3
912 GARCIA LUIS / RAMIREZ
ANGELICA
Apoderado 18:38:00 E3A8BB
213 BUSTAMANTE JUAN
SEBASTIAN
Propietario 19:41:00 E315EA
Torre:
3
Torre:
4
214 RUBIANO CUBILLOS
MARTHA CRISTINA
Propietario 20:31:00 E27E47
217 SILVIO TORO TORO Propietario 18:49:00 E31653
218 CHAVEZ MARIA
EUGENIA
Propietario 19:05:00 E31572
219 SALVADOR DE LA ROSA Propietario 18:49:00 E26C7F
313 SANTANDER VASQUEZ
ANA VICTORIA
Propietario 19:06:00 E2F93E
315 RICO CLAVIJO MIGUEL Apoderado 18:33:00 E31580
316 ESTRADA LUIS
FERNANDO
Propietario 18:55:00 E31582
317 LEON QUINTERO DIEGO
FERNANDO
Propietario 19:00:00 E27EDF
318 ROCHA CARLOS
ARTURO
Propietario 19:10:00 E3152D
319 ZAPATA ROBINSON /
MARTHA DAELIA
Propietario 19:18:00 E2F9C9
320 PIRAGAUTA ALVAREZ
MARY YAZMIN
Propietario 19:16:00 E3158C
414 ALDANA JOSE L. / DIANA
DALLOS
Apoderado 18:50:00 E27EA5
415 CASTILLO LIZ ADRIANA /
MONICA
Apoderado 18:50:00 E27EA5
416 TRIVIÑO MARIA
ANGELICA
Propietario 20:26:00 E31529
420 SOLANO JAIME / JUAN
CAMILO /
Apoderado 18:45:00 E27E8C
513 MEJIA LOPEZ CLARA
ANDREA
Propietario 18:39:00 E27EB9
515 MURCIA JUAN CAMILO /
ALBA LUZ
Propietario 18:54:00 E3A940
516 RUIZ AREVALO YUDY
ELIANA
Propietario 19:27:00 E27E56
517 DIAZ OSCAR / KATERINE
RICO
Propietario 19:33:00 E3A951
518 CELY DE TRUJILLO LILI Apoderado 19:11:00 E31599
519 CASTELLANOS
SANTAMARIA DIEGO
Apoderado 18:45:00 E31624
520 HURTADO PARRA
HOLMER SAMIR
Propietario 18:45:00 E31624
613 CASTRO CRISTIAN /
NATALIA ALVAREZ
Propietario 19:12:00 E27EE4
614 CORONADO GUTIERREZ
RODRIGO
Propietario 18:46:00 E3EEF2
615 CONTRERAS DE
RODRIGUEZ
Propietario 18:45:00 E31640
616 SERRANO HENRY /
DIANA SERRANO
Apoderado 18:49:00 E27FA0
618 RUIZ BLANCA ROSALBA Propietario 18:51:00 E31630
619 GALLEGO LIBARDO Propietario 18:50:00 E2FA21
620 GARCIA MANUEL /
MARCELA ORTIZ
Propietario 18:45:00 E2F96E
713 TORO FABIOLA /
HUMBERTO
Propietario 19:18:00 E3168F
714 GUTIERREZ MARTHA /
JEAN PIERRE
Propietario 19:21:00 E315C8
715 CABREJO DE BASTIDAS
SILDANA
Apoderado 18:43:00 E3A88E
717 BONILLA RODRIGUEZ
MARIBEL
Propietario 19:00:00 E3AD9E
719 LANDA RICARDO Propietario 19:30:00 E3A8E0
720 MUÑOZ GUILLERMO /
MONICA BUSTOS
Propietario 20:08:00 E3A96B
813 BALLESTEROS ADRIANA Apoderado 19:29:00 E26CF6
815 PICO DIANA PATRICIA Propietario 18:30:00 E3165C
816 DE VIVERO MARIO A. Apoderado 19:19:00 E27ED4
817 SANCHEZ ANDREA /
PABLO CASTRO
Apoderado 19:29:00 E27E56
818 URIBE CAMARGO
ORLANDO
Propietario 19:46:00 E26BA2
819 CAÑAVERAL ARDILA
ALEJANDRO
Apoderado 19:13:00 E31641
820 POLANIA JESUS
ERNESTO
Propietario 18:44:00 E3AE26
914 GY LENSSENS NICOLAS Apoderado 18:56:00 E3EEEE
915 MEJIA NARANJO WILSON Propietario 19:02:00 E31671
916 RUBIO MALDONADO
GERMAN
Apoderado 19:19:00 E3158E
919 MARTINEZ CAMILO Apoderado 18:49:00 E2F9BB
222 JIMENEZ GARZON JULIO
CESAR
Propietario 19:46:00 E2FA59
Torre:
4
225 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Apoderado 18:53:00 E31525
226 YARA PAOLA Propietario 18:51:00 E31522
228 TORRES MACIAS
FERNANDO
Propietario 18:38:00 E3A933
321 CORREDOR DE
MARULANDA
Propietario 19:14:00 E31DAD
322 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 20:25:00 E2F9D1
323 BERNAL LINA MARIA /
BERNAL
Apoderado 19:12:00 E31586
324 PARRA LIBIA Propietario 19:35:00 E3A8D6
325 PROMOTORA BILBAO S.A Propietario 19:16:00 E31DE4
327 MENGUAL PATERNINA
DEYDER
Propietario 18:48:00 E27E63
421 LUIS IGNACIO MEDRANO
PARRA
Propietario 18:59:00 E36DF7
422 RIVEROS DE CARDENAS
MARTHA INES
Propietario 18:58:00 E2F91B
423 BAUTISTA LOPEZ
VLADIMIR
Apoderado 18:39:00 E27E87
424 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:13:00 E31539
425 PINZON HURTADO YUDY
CLEMENCIA
Propietario 18:30:00 E3EF9A
427 MARIA REBECA LARA
DE INFANTE
Propietario 18:46:00 E31537
428 BEJARANO JUAN
MANUEL
Apoderado 18:41:00 E357D6
521 RODRIGUEZ GARCIA
JOSE
Propietario 19:16:00 E26CE5
522 SALAZAR MAURICIO Apoderado 18:38:00 E27E5F
524 GUAYACUNDO
MARTINEZ PAOLA
Propietario 19:05:00 E26C9B
526 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Apoderado 19:11:00 E3152D
527 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:32:00 E31584
528 CEBALLOS MEJIA MARIO
HERNAN
Propietario 18:58:00 E3151C
622 ANDRADE SANDRA Propietario 18:54:00 E27E70
623 CARDENAS RIVEROS
DIANA
Apoderado 18:58:00 E2F91B
624 MEJIA CARMEN ROSA /
VICTOR
Propietario 19:13:00 E27F2E
625 ESTUDIO GABRIEL MESA
ABOGADOS
Propietario 19:27:00 E2F9DA
626 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 18:31:00 E315D1
627 CADAVID ALIMA MARIA Propietario 18:51:00 E315ED
628 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Apoderado 18:53:00 E31525
721 ANDRADE CARLOS Propietario 18:54:00 E27E70
723 CASANOVA HERNANDEZ
CARLOS Y/O
Apoderado 18:50:00 E3159D
724 CARRILLO RIVERA
CLAUDIA PATRICIA
Apoderado 18:35:00 E27F0C
726 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:13:00 E3AE0B
727 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 18:50:00 E3159D
728 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:48:00 E31E40
821 ROZO PEREIRA BRYAN
FELIPE
Propietario 18:38:00 E26BB7
822 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:18:00 E27F37
823 LIZARAZO LUIS
ANTONIO
Propietario 18:51:00 E36D2A
824 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:14:00 E3ADBF
825 ANA MARIA CAÑON
AMAYA
Propietario 19:29:00 E3AE32
826 RIVERA CEBALLOS
SALVADOR
Propietario 19:19:00 E2F94D
827 CORREA NEIRA LUIS
RAMIRO
Apoderado 18:34:00 E3AE1F
828 RODRIGUEZ GARCIA
JOSE
Propietario 19:16:00 E26CE5
921 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:48:00 E2F942
923 FERNANDEZ RICAURTE
BLANCA LILIA
Apoderado 18:40:00 E27FB6
924 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 19:31:00 E2F95E
925 PROMOTORA BILBAO
S.A.
Propietario 18:39:00 E3AD39
926 GARCIA ANDRADE JOSE
GABRIEL
Propietario 18:30:00 E3A8D5
927 CUADROS MARIA
CAROLINA
Apoderado 18:47:00 E3162B
INICIO DE ASAMBLEA
Carlos Cuellar, Representante legal: Agradece la participación, asimismo añade que sabe
que el salón no tiene las dimensiones adecuadas y que se está realizando el mayor esfuerzo
por eso llama al orden y la compostura para que todos los asistentes puedan escuchar y
participar, solicita a una persona de logística que se ubique en la parte final del salón. Luego
se presenta como representante legal de HSG. Denota el tiempo que lleva a cargo como
administrador y que está el servicio de ellos para asesorarlos. Él informa que hay un quorum
del 58.06 y que, aunque sigue entrando gente ya se puede dar por iniciada la asamblea,
anuncia que de acuerdo al artículo 39 de la ley 675 del 2001 se convocó la asamblea para el
día 4 de abril del 2019 en el salón del conjunto residencial Bilbao, por otro lado, el advierte
que con base en el artículo 61 de la misma ley que de no reunir el quorum se deberían reunir
en segunda convocatoria el día 9 de abril del 2019.
LECTURA ORDEN DEL DIA
VERIFICACIÓN DEL QUORUM
Carlos Cuellar administrador: El quorum es del 61.48% y que se puede pasar al punto
número 2.
INSTALACIÓN DE LA ASAMBLEA POR PARTE DEL PRESIDENTE DEL
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Carlos Rocha apto 318: El desea aclarar tres puntos, el primero es que el artículo 61 de la
ley 675 no es el que habla de una segunda convocatoria si no el 41 segundo que, no es una
asamblea extraordinaria si no asamblea ordinaria de segunda convocatoria y por último que
el punto 6.3 del orden del día no se puede hablar de un dictamen de revisoría fiscal ya que,
es un informe.
Carlos Neira: Se presenta como el presidente del consejo de propietarios da por iniciada la
asamblea.
ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA
Carlos Neira: Se postula de la torre 3, apartamento 317.
Carlos Palacios: Se postula de la torre 2, apartamento 208
Carlos Cuellar administrador: Indica que la opción 1 en el control es para el señor Carlos
Neira y la opción 2 es para el señor Carlos Palacios.
928 FUENTES CORTES
CARLOS MAURICIO
Propietario 19:13:00 E31505
Elección presidente de la asamblea
Se tienen 139 votos totales con un quórum de 64,46%
30 votos con la opción “2” de Carlos palacios con un coeficiente de 13.86%
109 votos con la opción “1” de Carlos Neira con un coeficiente de 50.6 %
Carlos Cuellar, administrador: Dice que en decisión democrática queda como presidente
de la asamblea el señor Carlos Neira. Como no hubo un postulado por unanimidad la
Administración queda como secretario de la asamblea.
APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
Carlos Cuellar, administrador: Se somete a votación el orden del día.
Aprobación del orden del día
Se tienen 140 votos totales con un quórum de 64,82%
134 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 62.13%
6 votos con la opción “No” con un coeficiente de 2.69 %
APROBACIÓN DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA
Carlos Cuellar, administrador: Solicita que se postulen 3 personas para que apliquen al
cargo de la comisión verificadora del acta en donde deberán garantizar el contenido del acta.
Jairo Pinzón torre 4, apartamento 925
Jesús Vera torre 1, apartamento 601
Liliana Vergara torre 2, apartamento 709
LECTURA Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA
Carlos Cuellar administrador: Da lectura del reglamento de la asamblea.
Carlos Rocha, apartamento 318: Afirma que hay imprecisiones en el reglamento de la
asamblea, ya que no es asamblea extraordinaria es asamblea ordinaria y extraordinaria.
Además, según el artículo 58 del manual de convivencia no puede ser aplicado por tal razón
no se puede aplicar multas porque no está previsto en el reglamento de manual de
convivencia. Frente a la ley 675 habla es del reglamento de propiedad horizontal que es la
ley de la copropiedad, el manual de convivencia es invalido le dejó esa constancia.
Carlos Cuellar administrador: La ley 675 en ninguna parte establece el valor de las
acciones ni las razones por las cuales se pueda colocar sanciones económicas. El reglamento
de propiedad horizontal en algunas lo dice en otros no, recuerden que el reglamento de
propiedad horizontal es una regulación que realiza el constructor para el proyecto
determinado y los relatos de propiedad horizontal son únicos para cada proyecto, sin
embargo, cuando ni la ley, ni el reglamento lo explica si se puede normalizar o regularizar a
través de normas estatutarias. Es decir, el contenido en el manual de convivencia, sin
embargo, quién aprueba el manual de convivencia es la asamblea. Genera que ese artículo
tenga validez y que las multas tengan validez jurídica y legal.
Como representante legal cumple con dar la información que desde la compañía se conoce
esta situación, Para dejar constancia.
Aprobación del reglamento de la asamblea
Se tienen 151 votos totales con un quórum de 69,59%
112 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 51,79%
39 votos con la opción “No” con un coeficiente de 17,8%
INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS DE LA ADMINISTRACIÓN.
Presidente de la asamblea: El primer punto, especificar las dos entradas una en la calle 141
#9 -85 y la otra es la carrera 11 #140-36. El segundo punto, menciona las distribuciones de
las cuatro torres y los diferentes coeficientes de administración. Informa como está
conformado el conjunto. Nombra a los integrantes del consejo los cuales son: Nubia
Esperanza Ramírez Vélez, María Elena Fernández Ricaurte, Liliana Vergara, Javier
Hernández matute, Jaime Novoa, Manuel José Salazar Sánchez, Uriel Guzmán y Carlos
Neira.
Informa que se van a nombrar 3 cifras puntuales: una que es el 95% de las reuniones con las
que contó el consejo, y efectuó el consejo donde hubo participación en todas. La siguiente
cifra es el 45% que es la información necesaria que necesita cualquier consejo de
administración, desafortunadamente no tenían información disponible histórica y tuvieron
que construirla y recuperarla. La tercera y última ha sido el 78% de las personas encuestadas
mencionan que desconocen los manuales de convivencia donde habitan. Asimismo, añade
que si tuvieran claro el manual de convivencia en sus primeras 14 páginas el sentido común
se despertaría mucho más fácil y vivirían mucho más tranquilos.
INFORME DE ADMINISTRACIÓN.
Carlos Cuellar, administrador: Se presenta como el representante legal de una compañía
especializada en propiedad horizontales. La cual se creó en el año 2014 y hoy está entre las
10 primeras empresas más grandes de Bogotá en propiedades horizontal. También aclara que
su compañía tienes más de 20 proyectos en la ciudad de Bogotá. Aclara que es algo muy
difícil porque el mayor problema que tiene cualquier compañía administración o cualquier
administrador es el tema de comunicación. Ha trabajado en nuevas estrategias para tratar de
mejorar los canales de comunicación. Tienen también una coordinación de operaciones, es
una persona que se llama Alejandra Lobatón, es ingeniera industrial y la función de ella es
garantizar que el trabajo de Ramón y Valentina cumpla con los estándares de servicio que se
quiere como compañía, ella da una revisión mensual donde válida que la oficina se encuentre
de la manera adecuada, que el archivo este rotulado. Añade que Ramón es tecnólogo del Sena
en propiedad horizontal este se encarga como administrador delegado.
Se identificó varios aspectos temas de aseo, se realizaron algunos mantenimientos con unas
brigadas de limpieza para poder mantener un estado diferente, también mantenimiento de las
porterías con un proceso de sellado del piso para recuperar el brillo y la calidad del mismo,
además, ellos hicieron una brigada de los ascensores, el mantenimiento del jardín tenía un
espacio que no estaba funcionando y operando, por último, la instalación del video portero.
El tema de los brazos de las puertas se tenían un brazo mecánico y lo recomendado es un
brazo hidráulico. Añade que, desde la página de la copropiedad podrán pagar la
administración mucho más fácil sin hacer temas de trámites bancarios. Por último, explica a
los copropietarios como se debe usar la página web para acceder a los diferentes servicios
que esta ofrece.
Mauricio Acero, torre 3 apartamento 806: Él pregunta que ¿Cuál es la función primordial
de ponerle un candado a los parqueaderos si ellos tienen un uso exclusivo para utilizarlos?
Carlos Cuellar, administrador: Informa que no todas las personas de la copropiedad le
estaban dando un buen uso a los parqueaderos por que dejaban los vehículos botados por días
o semanas enteras sin que apareciera un responsable, con eso buscaban tener un mayor
control ya que, se tiene que tener claro quién lo dejó, cuánto tiempo lleva, y De dónde es.
Mauricio Acero, torre 3 apto 806: Afirma que, se hizo una arbitrariedad porque todos los
parqueaderos no tienen la misma dimensión entonces, ante ello pues son muy angostos y las
puertas pegan unos carros contra otros, sin embargo, viendo la posibilidad de eso pues uno
utiliza el estacionamiento de atrás. No todos tienen la misma dimensión, pero para los que
tienen este tipo de estructuras pues es más complicado.
Carlos Cuellar, administrador: Dice que es una excepción ya que, toman la medida para
el beneficio de la copropiedad. El problema radica que no hay una equidad porque hay
personas que, si pagan por el servicio de parqueadero, para que otro propietario lo use sin
pagar.
Carlos Palacios, apartamento 208: Dice que no se entiende el concepto de visitante, y deja
claro que el visitante, no es el que viene cada 15 días y se queda otros 8 días. O sea que, viene
periódicamente. Un visitante es una persona que viene muy ocasionalmente
Deiver Bengala, apartamento 205: Como dice Carlos Palacios los toman como propios y
manifiesta que al preguntar de quién es el carro no dan razón entonces, es complicado porque
todos deben pagar. El problema se presenta desde noviembre.
Carlos Cuellar, administrador: Informa que el tema ha superado el tiempo asignado.
Persona sin identificar: Solicita saber quién es el que hace mal uso de los parqueaderos.
Carlos Cuellar, administrador: Informa que se va a hacer un seguimiento y un llamado
atención porque en propiedad horizontal existe algo que se llama usos naturales de los
espacios y hay bienes que tienen un uso natural. La administración las identificará, empezará
a enviar las cartas y aplicará los correctivos junto al consejo de administración.
Javier Hernández: Propone poner unas reglas para el uso del parqueadero de visitantes ya
que, no pueden ir a lo arbitrario.
Persona sin identificar: Dice que la impermeabilización de las terrazas solo se hicieron en
los ascensores. En el apartamento se está entrando el agua, en la alcoba principal por tema
de filtración en la terraza.
Ramón Lambona: La administración inicia la impermeabilización de las torres evaluadas y
afectadas afirma que, hay varios apartamentos que presentan el mismo inconveniente con el
tema de las fachadas y por impermeabilización. Lo que la administración quiere es investigar
Cuáles son las más afectadas y poder tratar de una vez con el tema, lo primero que se va a
hacer es, tratar el tema de la filtración y luego impermeabilizar toda la torre desde afuera pero
evidentemente se necesita del presupuesto.
Carlos Cuellar, administrador: Dice que las constructoras entregan las áreas comunes con
fichas técnicas de los espacios, en las cubiertas se entrega una ficha técnica sobre el tipo de
impermeabilización que tiene, ahí mismo se establecen temas de mantenimientos y cada
cuánto se le hace el mantenimiento. Afirma que van a intervenir los inconvenientes de
filtración en los próximos 60 días. Además, se hará una estructura de costos para saber el
precio del mantenimiento, eso lo realizarán en dos etapas. La primera etapa es identificar los
apartamentos con problemas. En segundo lugar, hacer un análisis integral de todas las
cubiertas de las dos torres para ver en qué estado se encuentran y qué tipo de mantenimiento
se necesita.
Carlos Cuellar, administrador: Dice que la administración tiene un presupuesto limitado,
Su política es no me comprometerse en hacer todo porque seguramente no se podrá cumplir,
pero se compromete a que van a hacer una cosa a la vez y que cosa que inicien la finalizará
de la mejor manera.
Ignacio Medrano Torre 4 apartamento 421: Tiene una duda acerca de la demanda que se
tiene con la constructora y cómo va ese proceso en que se ha invertido el dinero. Añade que,
hay un problema con las tarjetas de acceso ya que, sirven en algunas entradas y en otras no.
Carlos Cuellar administrador: En cuanto al tema de las tarjetas, el problema es el tipo de
instalación que tiene el conjunto y es que no cumple con unas normas básicas de instalación
técnicas, además, hay demasiados cables y entrar hacer una reparación es muy complejo
puede causar daños, lo que recomienda que la mejor opción es reemplazar todo el sistema.
Presidente de la asamblea: Informa que sobre la demanda que tienen contra la constructora,
esa demanda si bien se radicó en su momento, y lo primero que hicieron fue contactar
abogados los cuales no realizaron bien su trabajo y no hubo una respuesta por parte de ellos
al punto que tuvieron que hacer un cambio de abogados. Ellos lograron la contratación de
otro y esperan que realice una investigación completa para que les pueda dar un diagnóstico.
Él informa que el diagnostico sale para el mes de abril. Además, añade que consultó con otro
abogado para que los temas de las asambleas se realicen por la página web si se completa un
quorum de personas inscritas.
En cuanto al tema de pavimentación dice que el tema ya lo maneja la secretaria de movilidad
donde les comunica que sobro un presupuesto del año anterior y que lo van a usar para mapear
el lugar, asimismo informa que también en el comunicado oficial dice que no se había
reparado antes por que no era una vía principal y tenía muy poco flujo vehicular. Para
finalizar el comunicado les informa que la calle le realizará el proceso de pavimentación en
el primer semestre del 2019 y el consejo está realizando el respectivo seguimiento para que
cumplan con el conjunto.
Carlos Cuellar, administrador: Cuenta que su compañía a la cual pertenece, tiene una gran
experiencia en todo lo que tiene que ver con constructoras y prestarán una asesoría con un
arquitecto llamado Héctor Peláez sin ningún costo en cuando a la demanda de la constructora.
Henry Romero, Torre 2 apartamento 807: Dice que, el tema de la auditoria, qué ha pasado
con eso, además de otros temas como los derechos de petición y las acciones de tutela porque
ese fue un compromiso para que mejorará la convivencia.
Presidente de la asamblea: En cuanto al informe de la auditoria que se entrego acerca de
todas las cuentas de Bilbao están en perfecto orden, en cuanto al tema de convivencia y de
los derechos de petición se tiene pensando la contratación de un abogado por que ellos
quieren que todos los derechos de petición que lleguen sean seleccionados y se cobren porque
no se están tomando en serio.
Carlos Cuellar, administrador: Dice que los derechos de petición tocan tener cuidado
porque hay una jurisprudencia de un riesgo psicosocial, el cual aplica sin que exista un
vínculo laboral, por esta razón es que estos derechos generen afectaciones que se puede
reflejar en lo económico. Añade una invitación a trabajar en comunión y en una convivencia
amigable.
Presidente de la asamblea: En cuanto al tema de las fachadas afirma que es un tema
complicado y que se tendrá que revisar el presupuesto y se determinará por parte de la
asamblea si se puede solucionar. Sin embargo, esto se alcanzó a hacer ya que, era prioritario.
Como lo eran el tema de las motobombas, el tema de pintura de las zonas comunes, las
puertas de los ascensores, pero la fachada es algo que se comprometen a realizar.
Henry romero Torre 2 apartamento 807: Pregunta qué ha pasado con la revisión de los
ascensores.
Presidente asamblea: En cuanto a la revisión informa que están cubiertos por una
certificación, donde en el diagnóstico les informan que se deben llevar acabo arreglos
menores, argumenta que están cubierto por que tienen un periodo de 6 meses para hacer las
adecuaciones, los cuales son los cambios de asbestos de cada ascensor.
Carlos Rocha del apartamento 318: Pregunta qué acciones se van a tomar frente a los
contratos que se hicieron en la administración pasada como lo son, el mantenimiento de las
puertas de los garajes, asegura que el mismo revisa el contrato y ofrecen un año de garantía,
lo trae a colación ya que las puertas están dañadas totalmente. Adicionalmente, cuando las
adecuaron todos sus procesos afectaron la fachada de los edificios.
Presidente de la asamblea: Responde que no tiene el conocimiento del contrato para
entender que fue lo que paso y si existían póliza le afirma que, es uno de los temas que se va
a revisar en compañía de su asesor jurídico Luis Usaquén, y le ofrece que revisen el contrato
en un plazo de 45 días pasada la asamblea.
DICTAMÉN DEL REVISOR FISCAL
Revisora Fiscal: Explica que el dictamen es realizado en base a los estados financieros y se
dictaminan según la norma internacional de auditoria 700.
Las reuniones del consejo ordinarias y extraordinarias, donde se presentó la revisora fiscal
pertinentes por el consejo, informa que en el artículo 15 se habla de la constitución de pólizas
efectivamente, la copropiedad cumplió esa póliza pero la encontraron vencida en la fecha de
17 de octubre del 2018 sin embargo, se pidió una prórroga de dos meses ya que el conjunto
no se encuentra con un avaluó actualizado, por consiguiente, el último que se realizó fue en
el 2016 entonces, avisa que el consejo por estas razones decidió tomar esa prórroga, añade
que el conjunto no está asegurado por el mismo tema del avaluó desactualizado.
Presidente de la asamblea: Desea explicar acerca del avaluó y que el conjunto se encuentra
bajo una cuarta prorroga, como no se puede hacer un avaluó este conjunto se encuentra
infravalorado. El afirma que no hay que buscar un culpable sino, lo más pronto posible
realizar el avaluó pertinente, pero solo la asamblea es la que tiene que aceptar y decidir cómo
se resuelve ese tema.
Torre 4, apartamento 421: Comenta que algunas compañías ofrecen sus avalúos a mitad de
precio.
Presidente asamblea: Dice que tuvieron 3 propuestas de compañías que les ofrecían ese
servicio, pero cuando se le pregunto a un experto en el tema se conoció que esos avalúos no
tienen una certificación que se necesita, y es por eso que el abogado del conjunto compartió
el nombre de otras compañías las cuales si certifican este mismo.
Revisora Fiscal: Menciona el fondo de imprevisto que cuando llego a hacer la revisión
encontró que este está causado pero no estaba apropiado, a partir de julio se empezó a
apropiar correctamente, por esta razón el conjunto tiene una cuenta en av. villas donde se
tiene monetizado el fondo de imprevistos, añade con respecto a esto que algunos rubros han
incrementado, sin embargo resalta que cuando se hizo el análisis del presupuesto, este lo
hicieron con un descuento muy bajo de lo normal, esto genera una sobre ejecución de
$14.850.000, y ella les pide que tengan en cuenta que esto lo ajustaron al descuento.
Comparte que la cartera del conjunto corresponde a 2 meses de facturación teniendo un valor
de $94.000.000, hace énfasis que la cartera es el rubro más importante de las copropiedades
ya que, si se tiene una cartera alta. Realizó una circulación de cartera de 57 cartas la cual solo
respondieron 7. Para finalizar, les hace una invitación que para tener una buena gestión
dependiendo de cada persona.
En cuanto al sistema de seguridad y trabajo la ley 1111 ya la abolió la resolución 032 del
2019 donde especifica qué debe tener el sistema de gestión y seguridad en el trabajo teniendo
empleados directos o no. En enero, ya se pudo evidenciar que vino la empresa que les hizo
la inspección a los ascensores y pues están ahí en el proceso como ya lo mencionaba sin
embargo las puertas eléctricas aún no se inicia con ese proceso de políticas contables
efectivamente.
Los estados financieros están en Norma internacional de Norma CIIF, pero dice que el
conjunto no cuenta con las políticas contables, sin embargo, se revisó todo el tema de cómo
se encuentra con la DIAN y se vio que la copropiedad tenía una deuda de $104.000 y una
retención en la fuente en el 2014, después de ponerlo en manos de la contadora obtuviera la
paz y salvo por parte de la DIAN. Añade que, las copropiedades no están obligadas hacer
retención en la fuente.
En cuanto al Software no es un programa muy amigable para las copropiedades casi la
mayoría copropiedades utiliza Sisco, adicionalmente, el conjunto maneja un presupuesto que
se maneja en Excel y en las revisiones que hacen de rutina evidenciaron que mucha de la
contabilidad no estaba registrada.
Con respecto a la responsabilidad de los estados financieros es tanto la administración como
del revisor fiscal. La administración se encarga del control interno, además de todas las
actividades y todos los servicios que van a prestar. Hace las estimaciones razonables que
considere a los movimientos de la propia, por otro lado, el revisor fiscal planifica y ejecuta
una revisión de los estados financieros basados en las normas internacionales de auditoria
añade que, las operaciones contables si se ajustan al reglamento y existe concordancia con
los estados financieros. Los estados financieros tomados fielmente de los libros y la
contabilidad, adjuntos a este dictamen presentan en forma fidedigna y razonable con todos
los aspectos significativos a la situación financiera del conjunto residencial Bilbao al 31 de
diciembre del 2018. Los resultados de las operaciones reflejados en los estados de ganancias
y pérdidas por el período terminado, esa fecha de acuerdo con las normas de contabilidad y
la información financiera.
Torre 1, apartamento 501: Entiendo que, en balances anteriores se presentaba un rubro de
dinero aportado, un contador que realmente no registra a tiempo, los afectados les creo una
cuota plena y además le tiene generando interés, inclusive esa cartera morosa no es de
$9.600.0000.
Revisora Fiscal: Afirma que las consignaciones por identificar se encuentran en un rubro
que se llama a otros pasivos y como dice el propietario eso son pagos que hicieron ustedes,
que no están identificados. Pero cuando se hizo la circularización efectivamente era para que
se acercarán con sus cuentas, con sus estados de cuenta a la administración. Pero no se pueden
quitar esos rubros si, los copropietarios no se acercan con los debidos soportes.
Carlos Rocha 318: Reclama que no es cierto lo que dice la revisora sobre el abogado Lucas
Gutiérrez que a él le gusta su gestión, y que la administración siempre lo cito en varias
ocasiones y nunca lo atendieron, añade que ofreció sus servicios como abogado y nunca lo
tomaron en cuenta, en cuanto a la cartera dice que tienen un presupuesto muy inflado porque
si hay tanta plata en la cartera es porque no sobra la plata.
Revisora Fiscal: Afirma que audito el periodo entre enero de 2018 y diciembre del mismo
año y explica que su apreciación sobre el abogado Lucas es porque nunca recibió un informe
por parte de él en el periodo ya nombrado.
Ignacio Medrano Torre 4 apartamento 421: Informa que él se acerca en varias
oportunidades a la administración solicitando los libros contables para revisarlos antes de la
asamblea y la respuesta de la administración es que no estaban impresos y que aun así se
permitió convocar a la asamblea. Pregunta a la revisora si en ese momento tenía los libros
contables impresos.
Revisora Fiscal: Afirma que, los libros si están impreso hasta el mes de noviembre y se deja
diciembre vacío esperando que pase la asamblea, para saber si se le debe realizar algún ajuste.
Carlos Palacios 207: Le pregunta que vio, que para el fondo de imprevistos se encuentra
sentado un total de $5.000.000 millones de pesos. Si se realiza la operación le da un total de
$416.000 y no es lo que aparece en la revisión.
Revisora Fiscal: Ella le afirma que son cifras puntuales y que las dudas se las puede
resolver la contadora.
Carlos Palacios: Pregunta que por qué se permitieron esas sobre ejecuciones, ya que, la
asamblea es la única que puede aprobar el cambio el presupuesto. Entonces, para él es
importante saber porque sí y en caso de que haya un imprevisto lo que dicta la ley 675 es
llamar a asamblea.
Revisora Fiscal: Insiste que, la contadora es la que resuelve todas esas dudas y con
respecto a la asamblea afirma que, el presupuesto no se puede cambiar ya que, como la
palabra lo indica es un presupuesto, pero puede que los gastos superen esos presupuestos,
esto solo cambia cuando son servicios prestados como la vigilancia o los honorarios.
INFORME DE ESTADOS FINANCIEROS
Angelina Hernández, Contadora: Esta información financiera fue el comportamiento
financiero que tuvieron durante todo el año 2018, en cuanto al activo se tiene una disminución
de un total del 20%. En cuanto al efectivo, se tuvo una disminución del 28% pues cabe anotar
que, pues estas inversiones se hicieron los pagos de diferentes mantenimientos, por esto
obtuvieron variación de $56.000.000.
En cuanto a la cartera, de acuerdo con los informes por parte del abogado no se tienen, pero
deja claro que hay 13 casos que representan un mayor porcentaje en la cartera estos se están
sumando a los $172.000.000 de los $96.000.000 que se está presentando en los deudores.
En la parte de otros activos, corresponden a la amortización de la póliza de zonas comunes
donde ya tuvieron la intervención y le suministraron la información al respecto.
En los pasivos, tienen un total de $22.058.786, esto es distribuido en cuanto a varios
acreedores, los valores a pagar tuvieron una disminución del 91% lo que quiere decir que el
porcentaje de participación de la copropiedad no es tan alto. Esto corresponde a un
mantenimiento correspondiente al tema de pinturas. Con respecto a los otros pasivos, tienen
registrados lo que son las cuotas de administración pagadas por anticipado. El otro valor son
las consignaciones por identificar aquí tenemos un valor de $51.411.000. Quizás esto no es
tan representativo, pero sí es importante que se pueda depurar para tener un valor actual de
la cartera con respecto a los deudores.
El patrimonio tiene unos excedentes de $15.119.110 para el año 2018 como ya lo había
mencionado la revisora fiscal tienen una apropiación del fondo imprevisto de $34.000.000,
el cual está representado en la en la cuenta de ahorro. El conjunto tiene una cuenta corriente
con un saldo de $109.834.309 y una cuenta de ahorro de $34.680.000 millones lo que quiere
decir que se está cumpliendo con lo que dice la ley, se tiene capitalizado y apropiado el fondo
de improvisto. Los diferentes rubros que se sobre ejecutaron con respecto a los descuentos
que son $77.000.000 y los ejecutados son $92.000.000 en realidad es un comportamiento
poco favorable para las inversiones.
En la parte del gasto, el comportamiento de los diferentes rubros que se sobre ejecutaron, se
tienen los gastos de ejercicios anteriores como son papelería y fotocopia, cajas de aguas
negras, motobombas, puertas, el circuito cerrado, televisión y zonas comunes. Empezó por
lo de las zonas comunes donde se realizó un mantenimiento en humedades, el cual tuvo un
costo de $1.200.000. Tienen un pago de $1.900.000 correspondiente a pintura y resane de
algunas partes de la fachada, el otro rubro más representativo es el de las puertas.
En cuanto a las motobombas, realizaron una compra de 10 contactores y un tanque de agua
de 450 litros con un costo de $10.300.000 este fue el gasto que sobre ejecutó a este rubro de
motobombas. Por otro lado, en cuanto al tema de software se hizo la compra de un programa
para llevar mejor la contabilidad con un gasto de ese rubro de $2.192,000 entre los beneficios
de este mismo es que pueden enviar las cuentas de cobro por correo para que con esto se
puedan reducir costos, en cuanto al tema de papelería y ahorrando de la misma manera el
envío de cualquier correspondencia. Ella dice que hay un gasto importante con el tema de
realizar varias asambleas ya que, se duplican los gastos de papelería, impresiones y tiempo.
Finaliza diciendo que eso es un breve recuento de la información financiera del conjunto y
está atenta a resolver cualquier pregunta.
Carlos Rocha apartamento 318: Le pregunta al consejo que teniendo conocimiento de la
mala calidad del trabajo en los portones y que a pesar de las múltiples advertencias que
hicieron, por qué razón recibieron el trabajo ya que, hicieron un gasto considerable de dinero
y en vez de generar un beneficio genero fue un daño a las fachadas.
Presidente de la asamblea: Afirma que el consejo ha respondido en múltiples ocasiones que
se realizó con el tema de la pintura y en cuanto al tema de las puertas la contadora hablo de
una sobre ejecución, no que se recibió la obra con una satisfacción. Le afirma que nunca hubo
una manipulación de ligamiento con máquina.
Persona sin identificar: Cuenta que cuando bajó al sótano observó que si se estaba puliendo
con máquina.
María Luisa Porras, apartamento 415: Dice que se acercó al maestro de la obra diciéndole
que no debería estar puliendo con maquina porque deterioraba la madera, a lo que le contesto
que la administración había dado permiso.
Presidente asamblea: Les explica que ellos recibieron ese tema de una gestión pasada y por
esa razón lo que pudieron hacer fue un seguimiento acerca de las gestiones de esa
administración y lastimosamente no los cumplió. En cuanto a las puertas afirma que el recibió
una documentación gráfica de lo que estaban haciendo con ellas, y lo que el observo fue a un
señor con lija en mano, les dice que la opinión de ellos prima, pero el habla desde lo que se
le entrego. Argumenta que se consultó a un experto en madera y le comunico que las puertas
nunca tuvieron un mantenimiento y esta fue la razón por la cual se lijaron y se pintaron
respectivamente. Con el tema del color dice que habrá que revisar el contrato para pedir la
respectiva garantía. El señor Rocha habla de la prioridad y en ese momento afirma que para
el conjunto y la administración esta prioridad estaba en el tema eléctrico.
Isabel Beltrán, apartamento 924: Solicita al copropietario Carlos Rocha que deje avanzar
la asamblea ya que, se estanca en el mismo tema y no deja avanzar. Además, le hace un
reconocimiento por todo lo que ha hecho, pero pide que no se dilate más.
Henry Romero torre 2 apartamento 807: Habla acerca que en años anteriores se realizó
un esfuerzo con los sistemas de recaudo y le causa curiosidad saber si esto se hizo para que
no aumentará la cartera, por qué aumento, por último, pide que le aclaren si la cartera está en
riesgo de perderse.
Contadora: Muestra que el incremento de la cartera no es tan representativo, pero por eso
no deja de ser importante ya que, se incrementó en $11.000.000 con respecto al año anterior
explica que esto aumento por las deudas de los propietarios y los intereses que se generan de
estas mismas. Por otro lado, recomienda una buena gestión de cartera y asegura que se verá
una recuperación. Añade que, hay 13 apartamentos que poseen el 80% de la cartera. Por
último, dice que había unas consignaciones sin identificar de años anteriores, sin embargo,
con la nueva administración pudieron identificarlas y tener todo al día y que la cuenta que
poseen en el banco av. villas está perfectamente referenciada. Solucionándole la duda de si
hay riesgo de perder la cartera ya que están a tiempo de tratar el tema de la cartera con los
propietarios que están en mora.
Carlos Cuéllar administrador: Cuenta que hicieron 3 jornadas de cartera, pero el problema
de estas es que no hubo una buena acogida por parte de los propietarios les informa que estas
jornadas se realizan es para llegar a un acuerdo y una negociación.
Carlos Palacios, apartamento 207: Pide que le expliquen la ejecución presupuestal de los
estados financieros.
Contadora: Le comenta que según la ley dice que es el 1%, en cuanto a esto el presupuesto
total es de $630.000.000, ósea, que el 1% serian $6.300.000, le afirma que una cosa es el
estado de situación financiera y otra el proyecto de presupuestos.
Persona sin identificar: Pregunta que si están hablando de la variación entre el año 2017 al
2018.
Contadora: Alude que el registro del fondo que se hace en el conjunto es muy diferente a
como se hace normalmente, sin embargo, se trasladó un dinero del fondo de improviso con
respecto al patrimonio, esto quiere decir que se está cumpliendo, si se revisa la cuenta de
ahorros del conjunto al compararlo con el año 2017 y 2018. Entonces esa es la apropiación y
lo único que falta por trasladar son $450.000 para que se cumpla con la apropiación del año.
Carlos Mauricio Fuentes, apartamento 928: Cuenta que desde que compro su apartamento
ha tenido un saldo pendiente de $2.000.000 y que no ha sido posible que le resuelvan este
problema en cuanto a la cartera, que se ha intentado comunicar con la administración con
todos los soportes y no ha sido posible que le solucionen el inconveniente. Por esa razón dice
que la cartera del conjunto no es real y por eso no se puede ajustar un presupuesto ha algo
que no existe.
Contadora: Para ella todo el tema de cartera es real hasta que se le pueda demostrar lo
contrario, saca a relucir el ejemplo del apartamento 417 donde tenía el mismo inconveniente
y se le pudo dar una solución, entonces le informa que hasta que el caso de él no lo corroboren
con los extractos bancarios no se le va realizar el debido ajuste.
Carlos Cuéllar, administrador: El hace un aporte diciendo que hay temas que son muy
particulares, pero no dejan de ser importantes por eso le pide a Valentina que tome nota de
los casos que tengan problemas con cartera para que así en un máximo de 45 días la revisoría
fiscal que quede elegida y el administrador se comprometen a darles respuesta. Finalizando,
somete a votación los estados financieros.
Aprobación de estados financieros
Se tienen 122 votos totales con un quórum de 56,55%
106 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 48.94%
15 votos con la opción “No” con un coeficiente de 6,98 %
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA
2019
Contadora: La propuesta que presenta la administración en cuanto al proyecto del
presupuesto es un incremento del 6% realiza esta sugerencia por que el rubro de mayor
impacto es la vigilancia y este aumento en la misma proporción entonces, esta sugerencia
es para mantener el presupuesto. Y les cuenta que ellos son los que deciden si se realiza
este incremento.
Robinson Zapata, apartamento 319: Realiza una observación que tiene que ver con el rubro
de la administración ya que, pasa de un costo de $2.600.000 a un incremento del 6%, cuenta
que fue parte del consejo y que procuraron respetar el presupuesto pero que, si esto va a
ayudar a solventar todos los costos generados por las diferentes asambleas realizadas,
derechos de petición, respuestas de tutelas. El no ve problema porque fueron parte de los
compromisos de las asambleas anteriores, pero con la responsabilidad de que la empresa que
los representa de un servicio adecuado.
Contadora: Da a entender que, si bien hay un incremento significativo en la parte de
administración, debe tenerse en cuenta el rubro de asesoría financiera que tiene que ver con
la asesoría que les presta HSG ya que, esto incluye un administrador delegado, un asistente
tiempo completo. Deja claro que la decisión está en ellos si se aprueban estos incrementos.
Presidente de la asamblea: Dice que solo se tiene en cuenta, las últimas dos
administraciones donde realizaron todo el tema de auditoria y revisión fiscal, da a entender
que la mejor decisión que se pudo tomar fue tener un ente que no tiene nombre propio, si no
es una compañía como HSG afirma que, el mismo hizo una visita con todo el consejo
teniendo 4 opciones más y fue la única que cumplía con lo que necesitábamos, gracias a la
póliza que no ofrece ninguna otra compañía.
Torre 4, apartamento 421: Afirma que, revisando el tema del incremento es algo oneroso
ya que, su copropiedad arroja excedentes alrededor de $180.000.000, lo cual significa que
siempre hay excedentes aclara que, no están líquidos por que la mitad están en cartera por
esta razón no ve necesario el incremento de la administración sin embargo, es consciente que
es algo democrática y se acogerá a lo que elija la mayoría y con respecto a la administración
plantea que le deja un sin sabor por el tema de no tener los libros contables antes de llamar a
asamblea.
Contadora: Afirma lo dicho por el señor anteriormente y explica que eso quiere decir que
lastimosamente una cantidad de los propietarios están subsidiando a los que están en mora
con la administración, con respecto a los otros $100.000.000 les sugiere que no esperen que
se acabe ese dinero para poder hacer el incremento ya que, financieramente quedarían muy
mal. En cuanto a los libros contables, explica que no se pudieron tener al día por el cambio
de software que hicieron, pero eso no quiere decir que no estuvieran.
Carlos Cuéllar, administrador: Los invita a que hagan un ejercicio práctico y es que tomen
la cuenta de vigilancia, más la de mantenimiento de ascensores, más la cuenta de aseo y como
resultado les dará $465.000.000 sobre un presupuesto de $658.000.000 esto les informa que
el 75% del presupuesto ya está copado, y que tienen que tener en cuenta que al siguiente
valor estos precios aumentan con el incremento del salario mínimo ya que, estos
mantenimientos generan recursos de personal humano y los contratos van a subir en
proporción. Entonces, pues si no aprueba el incremento el otro año van a tener que
incrementar en un porcentaje mayor. Les comenta que el único ingreso que ellos tienen es
las cuotas de administración, por esa razón no pueden disminuir esa carga operacional.
Presidente de la asamblea: Afirma que, una buena gestión no es congelar la cuota de
administración por 5 años, por el contrario, una buena gestión es ejecutar los rubros como se
debe. También aclara que, pueden dejar la cuota de administración si un incremento, pero
eso no es sano para la copropiedad porque con el tiempo hay que hacer un retroactivo y eso
les va a salir mucho más costoso para el bolsillo.
Carlos Rocha, apartamento 318: El hace una sugerencia y es que se mantenga la misma
cuota que se ha venido manejando porque para él, esto va a obligar a que la administración
haga un mejor trabajo con la cartera añade que, la convocatoria a la asamblea fue muy mal
presentada y una prueba es que la ley exige que sea con 15 días de anterioridad y fue hasta
un día antes que se recibieron los estados financieros. Esto no permite que los propietarios
vean la realidad de su conjunto.
Carlos Palacio: Solicita al consejo que, si puede revisar cómo está el tema de seguridad y si
tal vez se puede considerar medio turno para reducir costos, alude lo mismo que el señor
Rocha en cuanto a la demora en la entrega de los estados financieros y que esto puede
terminar en que alguien pueda impugnar la asamblea.
Contadora: Informa que la ley que puede convocar a la asamblea con tan solo la cartera, y
que se enviaron los estados financieros con 8 días de anterioridad.
Carlos Cuéllar, administrador: Cita en la asamblea el articulo 39 parágrafo 1 donde dice
que no se podrán tratar temas que no estén previstos en el orden del día y es el único requiso
exigible por la ley 675. A nivel de impugnación manifestó que cualquier persona puede
tomarse el derecho de impugnar, pero de ahí a que esa impugnación prospere, entonces
manifiesta que no va a prosperar esa queja porque la ley establece las condiciones y no se ha
faltado a ninguna. Avisa que, su administración empezó hace muy poco y asegura que el
siguiente año no se van a tener este tipo de inconvenientes y dudas. En cuanto al análisis que
pedía el señor Carlos Palacios si se puede analizar y aprobar.
Fabio Buitrago: Dice que no subir la cuota de administración, no le conviene a ninguna
copropiedad, pero si hay un sobrante en la copropiedad es porque nunca se ha hecho
mantenimiento, los que se realizaron en el 2018 no se le hicieron los debidos seguimientos,
por lo tanto, no se vieron los resultados. Agrega que la cartera morosa no puede estar en ese
monto propone que, a los tres meses ya se esté realizando los debidos procesos con la orden
en el consejo y así, la administración va a funcionar y se valorizará el conjunto.
Torre 2, Apartamento 803: Propone aprobar el presupuesto sin el rublo de la
administración, hasta que ellos informen por qué incremento.
Presidente de la asamblea: Responde que eso generaría otra asamblea para la debida
votación. La asamblea decide si quiere una extraordinaria. Retoma lo que menciono Fabio,
rectificando que eso es lo más importante para volverse eficientes en la gestión. Según lo que
menciono Carlos, aclara que no hay nada oscuro que lo que se realizó fue un tema en la
gestión por el acelere del consejo, de salir rápido de la nueva administración al entregar el
informe, aparte que no se tenía firma en la representación legal y eso requirió de tiempo, no
se encontraba Lina para la firma.
Robinson Zapata. Torre 3, apartamento 19: Propone respecto a la cartera morosa muy
alta, potencialmente se tiene recursos, el incremento del 6% es muy alta para muchos,
entonces seria evaluar el 4%, para así ejecutar el presupuesto y motivar a la administración
de trabajar la cartera.
Presidente de la asamblea: Responde que, la cartera está en $96.000.000, perfectamente se
pudo establecer en la asamblea anterior de que sobra dinero porque hay $85.000.000, el tema
no es el dinero, está enfocado es en la gestión para recuperar el dinero cuanto antes, ya que
la gestión que se tenía de pre jurídicos y jurídicos era pésima, por lo tanto, se contratan
abogados que se espera tener un resultado óptimo que se obtienen por porcentaje de
recolección si no, se tiene que buscar otros abogados. Aparte de eso, el consejo y
administración seguirán gestionando para la reducción de cartera morosa. Entonces, queda
como propuesta el 4% con el mensaje del retroactivo.
Torre 9, Apartamento 24: Considera peligroso que no se incremente el 6% ya que, estas
cifras son estudiadas e implementar las que se proponen sin un estudio seria arriesgado. Dice
que es preocupante la cartera porque no se conoce los casos particulares de morosos así que,
no se sabe en qué momento se logrará recuperar la cartera. Propone tener en cuenta, los
problemas de la copropiedad como cubiertas y fachadas ya que, no se han gestionado porque
el quorum se acaba. Así que, como el conjunto está en deterioro no es considerable basarse
en que se recuperara la cartera cuando no es nada fácil.
Presidente de la asamblea: Aclara que, la gestión de la cartera no depende de la aprobación
del presupuesto, porque es una de las funciones a realizar por el consejo. Se debe realizar la
votación de acuerdo a lo propuesto por los expertos y las propuestas planteadas por la
asamblea.
Persona sin identificar: Aclara que, respecto al rublo de vigilancia se verificará y quedará
en el consejo, ya cualquier mejora o cambio queda en el presupuesto establecido por la
asamblea.
Administrador, Carlos Cuellar: Se somete a votación la aprobación del presupuesto con
un incremento del 6 % como se presentó y después de eso, se mira si hay o no retroactivo.
Aprobación del presupuesto para la vigencia 2019 (incremento del 6%)
Se tienen 146 votos totales con un quórum de 68,05%
109 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 50,62%
35 votos con la opción “No” con un coeficiente de 16,38 %
Administrador, Carlos Cuellar: Se somete a votación la aprobación del retroactivo en el
presupuesto. Con la aclaración de que los presupuestos se aprueban con las vigencias fiscales,
1 de enero al 1 de diciembre, como las asambleas no se celebran en enero, se aprueba el
presupuesto funcionando con los gastos que se presentan y demás compromisos. El
retroactivo entra en funcionamiento después de la aprobación del presupuesto a no ser que la
asamblea establezca que a partir del 1 de enero cada año sume el presupuesto al incremento
del salario mínimo. Se somete a votación si se aprueba o no.
Aprobación del retroactivo en el presupuesto para la vigencia 2019
Se tienen 145 votos totales con un quórum de 67,87%
54 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 24,67%
90 votos con la opción “No” con un coeficiente de 42,78 %
Administrador, Carlos Cuellar: Aclara que se incrementaría a partir del 1 de abril.
Persona sin identificar: Informa que, en próximos días se les hará llegar la factura con el
incremento del 6% a partir del mes de abril.
PRESENTACIÓN Y ELECCIÓN DE ASPIRANTES A REVISOR FISCAL.
Clara Inés Bermúdez: Se presenta, es contadora publica egresada de la universidad de la
Salle, experiencia más de 30 años como contadora y 20 años como revisora fiscal, participó
como conferencista con el colegio de administradores de propiedad horizontal de Bogotá en
la catedra de presupuestos de revisoría fiscal para los administradores que realizan su
diplomado en propiedad horizontal. Respecto a lo que le podría aportar al conjunto, según su
experiencia tiene un diplomado en normas internacionales, está capacitada con el Sena
respecto al sistema seguridad y gestión del trabajo junto con el cumplimiento de la ley 1581
del 2012 donde especifica que la copropiedad no debe cumplir con el reporte de información
ante la superintendencia si es cierto, que la administración les debe presentar unos formatos
en donde se autoriza el manejo de todos los datos para la copropiedad. Realiza el trabajo en
cuatro auditorias, la primera es una auditoría de gestión donde verifica que las ordenanzas de
la asamblea se cumplan por el consejo de administración, también que todas las directrices
que tenga el consejo se han regidas por la administración y los demás procedimientos y
controles establecidos se lleven a cabo. La segunda es una auditoría financiera, donde se
revisan los estados financieros, que rijan con las normas, la tercera es auditoria de control
interno donde se informa los procedimientos y control establecido y por último la auditoria
final.
Lina María Ramos: Dice que ya vieron como presenta la información, no le guste leer el
informe, considera que es mejor de forma explicativa para que las personas que no tienen
idea del tema entiendan de una forma más básica. Es contadora pública, tiene una
especialización en administración de empresas, diplomado en normas internacionales, otra
especialización en revisoría fiscal y auditoria internacional en el externado. Estos estudios
puede brindar mejor aporte profesional a la copropiedad, realiza revisión mensual de los
estados financieros, verificación de actas, verificación de las decisiones que se tomen en la
asamblea y en las reuniones de consejo se cumplan, pone a elección todos sus conocimientos
a la copropiedad, realiza un acompañamiento al consejo de administración mensual y emite
un informe financiero mensual para que los consejeros estén informados de cómo va cada
mes el conjunto y se puedan realizar decisiones oportunamente con respecto a los
movimientos que tiene la copropiedad. Quisiera seguir trabajando con la copropiedad.
Ignacio Medrano (Torre 4, apto 421): Pregunta que, ¿qué labor realiza la revisoría fiscal
respecto a lo que sucedió este año, referente a la convocatoria para la aprobación de estados
financieros sin que estuviesen en libros oficiales impresos a disposición de los copropietarios,
como revisoría fiscal avalaría una convocatoria en la cual suceda esto?
Clara Inés Bermúdez: Responde que lo primero que solicita para emitir un dictamen es que
los libros oficiales estén impresos, porque en el párrafo se especifica que los libros a examinar
presentan la racionabilidad de los estados financieros de la copropiedad, los que se presentan
expresados en los libros oficiales adicionalmente, las mayores denuncias y sanciones de
contadores públicos en función de revisores fiscales son sancionados por la junta central de
contadores es por dictaminar estados financieros que no se encuentran certificados, ni
impresos en los libros oficiales.
Administrador, Carlos Cuellar: Se somete a votación las dos postulaciones.
Se tienen 159 votos totales con un quórum de 73,8%
103 votos con la opción “Clara Bermúdez” con un coeficiente de 47,95%
54 votos con la opción “Lina Ramos” con un coeficiente de 24,8 %
Administrador, Carlos Cuellar: Aclara que la elección del revisor fiscal solo lo puede
ejercer la asamblea no se sabe si ocurra algún suceso con la actual elegida revisora fiscal y
de pronto no pueda continuar, es pertinente nombrar a la señora Lina como suplente.
Lina María Ramos: Agradece a la asamblea y menciona que fue acogedor trabajar con el
equipo del consejo y en el informe se presentó sobre los libros que no estaban impresos.
PRESENTACIÓN Y ELECCIÓN DE ASPIRANTES AL CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN.
Manuel Salazar, Torre 2 Apartamento 508: Se postula para hacer parte del consejo.
Jaime Novoa, Torre 2 Apartamento 208: Se postula para hacer parte del consejo.
María Elena Fernández Torre 4 Apartamento 924: Se postula para hacer parte del
consejo.
Carlos Neira, Torre 3 Apartamento 717: Se postula para hacer parte del consejo.
Elección revisora fiscal
Nidia Esperanza Ramírez, Torre 2 Apartamento 811: Se postula para hacer parte del
consejo.
Liliana Vergara, Apartamento 709: Se postula para hacer parte del consejo.
Javier Hernández, Torre 4 Apartamento 527: Se postula para hacer parte del consejo.
María Daza: Se postula para hacer parte del consejo.
Robinson Zapata: Dice que es importante revisar lo que dice el reglamento, porque estipula
10 miembros, 5 principales y 5 suplentes.
Administrador, Carlos Cuellar: Por ende, faltarían dos postulantes.
Jairo Pinzón, Apartamento 925: Se postula para hacer parte del consejo.
Mary Piragauta, Torre 3 Apartamento 320: Dice que en la asamblea pasada se aprobó que
no se podía postular miembros anteriores al consejo, así que no deben postularse.
Persona sin identificar: Dice que lo que se acordó fue que los miembros no podían estar
dos años consecutivos máximo y tenían que descansar.
Dealer Ménguala, Apartamento 205: Se postula para hacer parte del consejo.
ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA
Mauricio Acero, Torre 3 Apartamento 816: Se postula para hacer parte del comité.
Carlos Palacios, Apartamento 207: Se postula para hacer parte del comité.
Javier Hernández: Pide que se cambien los valores de las sanciones porque son
insignificantes y son problemas que perjudican el conjunto.
Javier Suarez, Torre 2 Apartamento 308: Se postula para hacer parte del comité.
PROPOSICIONES Y VARIOS.
Ignacio Medrano (Torre 4, apto 421): Propone que se realice un seguimiento al tema de la
intervención de la calle 141 porque es importante ya que, requiere una carta de aprobación
esa intervención de la calle entonces, que informen si va a ver algún incumplimiento o no.
Dice que, acabaron de llegar los recibos de valorización y podría hacerse un plantón sobre la
novena en una hora pico y lleguen los medios y no se paga la valorización hasta que no
arreglen la calle.
Henry Romero, Torre 2 Apartamento 807: Dice que el manual de convivencia no está
vigente, ya que fue realizado en el 2016 y no se ha podido presentar en la asamblea, sugiere
al consejo y administración utilizar los medios electrónicos para rotar información. Segundo
punto que tratar, aprobar si se incrementa el salario mínimo a la cuota de administración a
partir del 1 de enero, tercer tema a tratar, la cartera mientras se encuentre dentro de los estados
financieros está perjudicando los análisis, lo que quiere decir que puede estar inflado. Por lo
tanto, hay que traer la cartera a la realidad, lo que pide que al consejo y administración que
se realice otro tipo de actividad para la reducción de la cartera.
Cristina Rubiano, Apartamento 214: Dice que es deudora y desde la administración
anterior ella ha querido conciliar y ha realizado un acuerdo de pago por un valor a consignar
y a la fecha no sabe que paso con el acuerdo.
Persona sin identificar: Pide que las personas que se encuentren en la misma situación
presenten sus datos actualizados a la administración. Se han realizado acuerdos de pago, pero
no se tenía presente el de la señora, aparte se han citado a los 57 y solo ha sido posible el
encuentro con 7 por múltiples razones. Así que pide que se utilicen las herramientas que
brinda la administración en este caso para la base de datos y comunicación.
Administrador, Carlos Cuellar: Se somete votación el incremento del salario mínimo legal
vigente a la cuota de administración a partir del 1 de enero.
Aprobación incremento con el SMLV de la cuota de administración desde el primero de enero
Se tienen 114 votos totales con un quórum de 53,23%
80 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 36,63%
32 votos con la opción “No” con un coeficiente de 15,55 %
Persona sin identificar: Dice que en la elección del consejo dictamina un voto de confianza,
pero igual forma considera darles un estímulo y agradecimiento ya que, es un trabajo difícil
e ingrato. Aparte de todas las funciones que deben gestionar, en el momento de la auditoria
externa, con el consejo se llegó a un acuerdo en una asamblea extraordinaria donde se
escucharon intervenciones que siguen por la línea de desprestigiar a las personas, así que hay
que parar el comportamiento toxico y respetar a cada una de las personas.
Persona sin identificar: Propone realizar una encuesta para realizar el registro de la
información adecuada del conjunto realizándola por cada apartamento. Lo segundo es,
realizar una capacitación para los del consejo y del comité sobre la ley 675 para tener
herramientas para realizar una mejor gestión.
Persona sin identificar: Pregunta que, si es función solo de administración o del consejo, el
cambio de los celadores, finalmente cambian frecuentemente de celadores y esto perjudica
la seguridad en el conjunto.
Administrador, Carlos Cuellar: Se termina la asamblea a las 11:20 pm.