PUSAT KESEHATAN MAHASISWA
Universitas Indonesia
A n a l i s i s d a n P e r a n c a n g a n S i s t e m
S i s t e m I n f o r m a s i
P e l a y a n a n K e s e h a t a n
Mata Kuliah Rekayasa Perangkat LunakContoh Dokumen Pengembangan Perangkat Lunak Menggunakan Framework
for the Application of Systems Thinking (FAST)
Tahun 2004
ABSTRAK
Laporan akhir ini berisi penjelasan tiap tahapan-tahapan kerja dalam pengembangan
Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan pada Pusat Kesehatan Mahasiswa Universitas
Indonesia. Metodologi yang digunakan dalam pengembangan adalah metode Framework
for the Application of Systems Thinking (FAST). Oleh karena itu, langkah-langkah
pengembangan yang dilakukan sesuai dengan tahapan yang terdapat dalam metode
FAST. Namun pengembangan yang dilakukan hanya meliputi beberapa tahapan, yaitu
dari tahap scope definition hingga tahap desain sistem.
Pada 3 proposal terdahulu telah dijelaskan beberapa tahapan pada FAST, yaitu dari tahap
scope definition sampai dengan tahap desain sistem. Laporan akhir ini akan menyusun
dan melakukan revisi terhadap ketiga laporan sebelumnya.
11
DAFTAR ISI
ABSTRAK_______________________________________________________1
DAFTAR ISI______________________________________________________2
DAFTAR GAMBAR________________________________________________5
DAFTAR TABEL__________________________________________________6
BAB I. PENDAHULUAN_________________________________________7
I.1. Latar Belakang____________________________________________________________7
I.2. Sistematika Penulisan_______________________________________________________7
BAB II. LATAR BELAKANG ORGANISASI_________________________10
II.1. Profil PKM_______________________________________________________________10
II.2. Visi dan Misi PKM UI______________________________________________________10
II.3. Struktur Organisasi PKM UI________________________________________________11
II.4. Standard Operating Procedure (SOP) PKM UI_________________________________11
BAB III. PROBLEM STATEMENT__________________________________13
III.1. PIECES Framework_____________________________________________________13
III.2. Hasil Analisa dengan PIECES Framework__________________________________13
BAB IV. PROJECT CHARTER____________________________________16
IV.1. Preliminary Findings and Analysis_________________________________________16IV.1.1. Deskripsi Proyek_________________________________________________________16IV.1.2. Project Environment______________________________________________________17IV.1.3. Preliminary Solutions and Ideas____________________________________________19
BAB V. ANALISA PERMASALAHAN______________________________21
V.1. Latar Belakang Informasi__________________________________________________21
V.2. Gambaran Sistem Lama____________________________________________________22
V.3. Analisa Sistem Lama_______________________________________________________22
12
V.4. Rekomendasi_____________________________________________________________24
BAB VI. ANALISA KEBUTUHAN__________________________________26
BAB VII. LOGICAL DESIGN_______________________________________29
VII.1. Pemodelan Data________________________________________________________29
VII.2. Pemodelan Alur Proses__________________________________________________30
VII.3. Database Schema_______________________________________________________34
VII.4. Desain dan Prototipe Output Sistem________________________________________38VII.4.1. Physical Output Design___________________________________________________39
VII.5. Desain dan Prototipe Input Sistem_________________________________________43VII.5.1. Physical Input Design_____________________________________________________44
Pemodelan User Interface_________________________________________________________50
BAB VIII. ANALISA KEPUTUSAN_________________________________52
BAB IX. DESAIN SISTEM________________________________________57
PENUTUP______________________________________________________60
IX.1. Kesimpulan____________________________________________________________60
IX.2. Saran_________________________________________________________________60
DAFTAR PUSTAKA______________________________________________61
LAMPIRAN_____________________________________________________62
1. Interview antara Tim dengan Wakil Kepala PKM UI________________________________62
13
14
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1 STRUKTUR ORGANISASI PKM UI_____________________________11GAMBAR 2 STRUKTUR BIDANG PELAYANAN MEDIK_____________________11GAMBAR 3 ER DIAGRAM_______________________________________________29GAMBAR 4. DFD LEVEL 0_______________________________________________30GAMBAR 5 DFD LEVEL 2_______________________________________________31GAMBAR 9. OUTPUT DAFTAR ANTRIAN PASIEN____________________________39GAMBAR 10. OUTPUT DAFTAR ANGGOTA_______________________________41GAMBAR 11. OUTPUT DATA LENGKAP ANGGOTA________________________42GAMBAR 12. OUTPUT MEDICAL CHECK-UP_______________________________43GAMBAR 13. INPUT DAFTAR ANTRIAN PASIEN___________________________45GAMBAR 14. INPUT DAFTAR ANTRIAN__________________________________46GAMBAR 15. INPUT TAMBAH ANGGOTA BARU___________________________47GAMBAR 16. INPUT HAPUS DAN UBAH DATA____________________________48GAMBAR 17. INPUT MEDICAL CHECK-UP_________________________________49GAMBAR 6 DIAGRAM INTERFACE UNTUK PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN
__________________________________________________________________50GAMBAR 7 DIAGRAM INTERFACE UNTUK DOKTER_______________________51Gambar 8. Physical DFD__________________________________________________57
15
DAFTAR TABEL
TABEL 1 MATRIKS CAUSE AND EFFECT ANALYSIS_______________________22TABEL 2 MATRIKS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES_________________24TABEL 3 FUNCTIONAL REQUIREMENT___________________________________26TABEL 4 NONFUNCTIONAL REQUIREMENT_______________________________26TABEL 7 MATRIKS SISTEM KANDIDAT__________________________________53Tabel 8 Matriks feasibility_________________________________________________55
16
Bab I. Pendahuluan
I.1. Latar Belakang
Pusat Kesehatan Mahasiswa Universitas Indonesia (PKM UI) sebagai institusi yang telah
berdiri sejak 50 tahun yang lalu merupakan salah satu intitusi di Universitas Indonesia
yang memiliki peran besar bagi kesejahteraan mahasiswa. Di masa yang akan datang
PKM UI sebagai sebuah institusi mau tidak mau harus melakukan pengembangan untuk
meningkatkan pelayanannya ke publik dalam hal ini mahasiswa dan warga UI. Di lain
pihak dalam menghadapi tantangan kedepan yang membawa UI menuju BHMN (Badan
Hukum Milik Negara), PKM UI harus melakukan efisiensi sumber daya besar-besaran.
Untuk itu dalam program PKM UI kedepan telah dirumuskan rencana untuk melakukan
program komputerisasi kegiatan pelayanan di PKM UI, dengan tujuan meningkatkan
pelayanan, profesionalisme dan efisiensi biaya. Sehingga dalam 2-3 tahun kedepan PKM
UI mampu memiliki sistem informasi yang sesuai dengan spesifikasi PKM UI. Jadi
dapat disimpulkan bahwa PKM UI telah memiliki rencana besar untuk pengembangan
sistem informasi yang sesuai dengan karakteristik PKM UI.
Sampai saat ini, PKM UI belum memiliki sistem informasi untuk kegiatan pelayanannya.
Biasanya data pasien yang ada diletakkan dalam dokumen-dokumen kertas dan file-file
yang tersebar dalam komputer di bagian administrasi PKM UI.
Berdasarkan paparan di atas, kami tertarik untuk menganalisa dan merancang suatu
sistem yang tepat untuk menunjang kegiatan pelayanan di PKM UI. Hasil analisa dan
perancangan sistem yang baru diharapkan dapat membantu PKM UI guna meningkatkan
mutu pelayanannya.
I.2. Sistematika Penulisan
Pada proposal ini kami menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut :
17
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai kondisi bisnis pengiriman barang saat ini, yang
menjadi alasan kami untuk melakukan proyek ini.
BAB II LATAR BELAKANG ORGANISASI
Bab ini menjelaskan mengenai perusahaan secara umum. Penjelasannya meliputi
profil, jasa yang ditawarkan, visi, misi, proses bisnis, struktur organisasi serta SOP.
BAB III PROBLEM STATEMENT
Bab ini menjelaskan mengenai framework PIECES yang kami gunakan untuk
menganalisa problems, opportunities serta directives yang dimiliki oleh perusahaan.
BAB IV PROJECT CHARTER
Bab ini menjelaskan secara detil mengenai proyek yang akan kami lakukan.
Penjelasannya meliputi tujuan proyek, gambaran proyek, tahapan pelaksanaan
proyek, visi proyek, batasan bisnis serta perencanaan sumber daya proyek.
BAB V ANALISA PERMASALAHAN
Bab ini berisi mengenai problem, opportunities, dan objective, yang dijumpai pada
pelaksanaan kegiatan operasional PKM UI berikut analisanya.
BAB VI ANALISA KEBUTUHAN
Bab ini berisi daftar kebutuhan yang harus dipenuhi sistem (functional requirement)
dan kebutuhan pendukung lain yang tidak harus untuk dipenuhi (non functional
requirements). Dalam menganalisa kebutuhan digunakan logical sistem models
sebagai representasi grafik dari kebutuhan sistem
BAB VII LOGICAL DESIGN
Bab ini memberikan gambaran desain sistem yang akan dibangun. Bentuknya
berupa sistem pemodelan dari kebutuhan bisnis yang telah dijelaskan dalam bagian
analisa kebutuhan. Pemodelan yang diberikan mencakup: Pemodelan data dengan
18
Entity Relationship Diagram, Pemodelan alur proses dengan data flow diagram,
dan Pemodelan user interface.
BAB VIII ANALISA KEPUTUSAN
Pada bab ini kami akan memaparkan dan membandingkan semua alternatif solusi
beserta karakteristik-karakteristik masing-masing. Dari hasil perbandingan akan
dipilih satu solusi sistem yang akan dikembangkan.
BAB IX DESAIN SISTEM
Pada bab ini kami akan membuat desain dari solusi sistem yang telah dipilih pada
bab sebelumnya. Desain sistem terdiri dari alur dialog antar muka, dan desain
arsitektur aplikasi.
BAB X PENUTUP
Pada bab ini kami akan menarik kesimpulan dari keseluruhan bab-bab diatas, dan
mengajukan saran kepada para pengguna maupun pihak yang ingin lebih lanjut
mengembangkan Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan PKM UI.
19
Bab II. Latar Belakang Organisasi
II.1. Profil PKM
Pusat Kesehatan Mahasiswa (PKM) Universitas Indonesia (UI) adalah saah satu unit
pelayanan mahasiswa yang berada dibawah Rektorat UI. PKM bertugas untuk melayani
masalah kesehatan mahasiswa dan memberikan pelayanan untuk masyarakat UI pada
umumnya.
Saat ini PKM UI telah memiliki dua buah klinik yang terdapat di kampus UI Depok dan
kampus UI Salemba. PKM UI memiliki sekitar 28 orang pegawai, yang terdiri dari
pegawai tetap, honorer dan pegawai magang.
II.2. Visi dan Misi PKM UI
Visi PKM UI adalah meningkatkankesejahteraan mahasiswa melalui pelayanan kesehatan
fisik dan psikis dalam rangka menunjang kelancaran pendidikan di Universitas Indonesia.
Misi PKM UI adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan tidakan promotif, prventif, kuratif dan rehabilitatif medik pada
mahasiswa Universitas Indonesia.
2. Melaksanakan konsultasi psikologis bagi mahasiswa UI yang membutuhkan.
3. Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang dapat menunjang kesejahteraan fisik dan
psikologis mahasiswa UI.
4. Menjadikan pusat rujukan medik bagi mahasiswa UI
5. Menjadikan PKM UI sebagai tempat magang bagi mahasiswa UI yang
membutuhkan.
6. Mendampingi kegiatan-kegiatan kemahasiswaan yang membutuhkan pengawasan
medik.
7. Menyelenggarakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan UI
110
II.3. Struktur Organisasi PKM UI
Struktur dari PKM UI terbagi menjadi tiga bagian penting seperti terlihat dalam gambar1,
dan bagian keuangan langsung dipegang oleh Wakil Ketua PKM.
Gambar 1 Struktur Organisasi PKM UI
Bidang pelayanan medik dibagi lagi menjadi beberapa unit operasional yang akan
melayani langsung pasien yang mendaftar, unit tersbut sebagaimana dalam gambar 2
adalah emergensi, gigi, umum dan jantung.
Gambar 2 Struktur Bidang Pelayanan Medik
II.4. Standard Operating Procedure (SOP) PKM UI
Prosedur Penerimaan Pasien, sebagai berikut:
111
Penerimanaan pasien adalah suatu proses: pendaftaraan, pencatatan dan penyaluran
pasien ke unit pelayanan. Selanjutnya diberikan penanganan sesuai dengan
penyakitnya.
Penerimaan pasien dilakukan di loket pendaftaran
Pada waktu pendaftaran pasien menunjukkan kartu peserta
Kartu peserta dicocokkan dengan data yang ada di komputer
Data setiap pasien dimasukkan ke dalam komputer, sedangkan bagi non peserta
data dimasukkan ke status khusus
Jika data pasien belum tercantum di sistem komputer/ sistem sedang tidak aktif,
data pasien dimasukkan ke dalam status sementara
Setiap pasien diarahkan ke ruang periksa yang sesuai dan diminta untuk menunggu
panggilan menurut urutan pendaftaran, kecuali gawat darurat
Setelah pemeriksaan dan tindakan oleh dokter, pasien diarahkan ke
apotek/lab/rekam medis/rujuk/pulang sesuai dengan keputusan dokter yang
merawat
Prosedur Pelayanan Medis Umum, adalah sebagai berikut:
Setiap pasien harus mendaftar di loket pendaftaran dan menunggu di ruang tunggu
Pasien masuk ke ruang periksa sesuai urutan pendaftaran
Pasien gawat darurat diberikan prioritas
Pasien yang pertama kali berobat, status di komputer atau status sementara harus
diisi lengkap dengan pemeriksaan menyeluruh
Pengobatan yang diberikan mengacu pada SOP medis Ikatan Dokter Indonesia
Resep disusun secara rasional dan mempertimbangkan daftar obat PKM UI
Pasien diarahkan untuk mengambil obat di unit farmasi
Untuk pemeriksaan penunjang harus dilengkapi dengan lembar permintaan oleh
dokter
Jika diperlukan pasien dapat dirujuk ke dokter spesialis
Bila ada tindakan khusus, pasien dan keluarga diberi penjelasan dan diminta
mengisi informasi , bila menolak harus mengisi surat penolakan.
112
Bab III. Problem Statement
III.1. PIECES Framework
Untuk menggambarkan sistem lama dari PKM UI akan digunakan framework PIECES.
Framework PIECES adalah kerangka yang dipakai untuk mengklasifikasikan suatu
problem, opportunities, dan directives yang terdapat pada bagian scope definition analisa
dan perancangan sistem [WHI01]. Dengan kerangka ini, dapat dihasilkan hal-hal baru
yang dapat menjadi pertimbangan dalam pengembangan sistem. Setiap huruf dalam
PIECES merepresentasikan sebuah kategori dalam perumusan masalah yang ada, yaitu :
1. P adalah kebutuhan untuk meningkatkan performance.
2. I adalah kebutuhan untuk meningkatkan informasi dan data.
3. E adalah kebutuhan untuk meningkatkan ekonomi atau biaya kontrol.
4. C adalah kebutuhan untuk meningkatkan kontrol maupun keamanan (security)
5. E adalah kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dari kegiatan setiap orang
maupun proses yang ada.
6. S adalah kebutuhan untuk meningkatkan layanan kepada para pasien.
III.2. Hasil Analisa dengan PIECES Framework
Berikut adalah pengembangan problem, opportunities, dan directives dalam
pengembangan sistem informasi untuk PKM UI dengan acuan framework PIECES.
P – Performance
PKM UI ingin meningkatkan waktu layanan bagi pasien, sehingga pasien tidak
perlu menunggu lama.
Pengurangan waktu, tenaga dan biaya untuk pendaftaran dan entri data pada
kasus mahasiswa baru UI dan PNJ (Politeknik Negeri Jakarta)
I – Information
Mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi karena faktor human error dalam
membaca data kesehatan pasien. Dan dalam data penyakit yang terjadi dalam kurun
waktu tertentu.
E – Economics
113
Untuk menghemat biaya operasional yang setiap tahun harus dikeluarkan untuk
pendaftaran dan pelayanan.
C – Control
Kontrol terhadap kinerja tenaga medis dan penyakit yang diderita oleh pasien
dalam waktu tertentu dan kondisi tertentu.
Pengawasan terhadap dat pasien mahasiswa yang masih terdaftar maupun
yang sudah lulus
E – Efficiency
Efisiensi pada tahap pengolahan data untuk diajukan ke pihak rektorat dan
puskesmas setempat, serta untuk pengolahan data sehari-hari.
S - Service
Pelayanan yang diberikan oleh PKM saat ini cukup baik, tetapi kedepannya akan
banyak kendala jika masih menggunakan sistem lama, terlebih dengan makin
banyaknya mahasiswa UI, maka pelayanan harus makin cepat dan mudah.
Berikut ini Tabel pernyataan masalah, seperti tercantum pada tabel 1 Matriks problem
statement.
Table 1 Matriks Problem Statement
Brief Statements of
Problem, Opportunity, or
Directive
Urgency VisibilityAnnual
BenefitsRank
Proposed
solution
Sistem manual pelayanan
kesehatan PKM UI tidak
feasible
3 month High 1 Merancang sistem
baru
Keakuratan data tidak terjamin 3 month High 2 Merancang sistem
baru
Waktu pelayanan pasien terlalu
lama.
3 month High 3 Merancang sistem
baru
114
Biaya operasional PKM UI
terkait dokumentasi yang cukup
besar
3 month High 2 Merancang sistem
baru
Entri data mahasiswa baru
yang dilakukan pihak Rektorat,
tidak perlu lagi diulang oleh
PKM UI.
3 month High 3 Pengembangan
sistem yang
terhubung dengan
pihak rektorat
Waktu yang diperlukan untuk
memasukan data mahasiswa
baru terlalu lama.
3 month High 3 Pengembangan
sistem baru
115
Bab IV. Project Charter
Tujuan dari Project Charter ini adalah menampilkan temuan awal dari investigasi untuk
memperkuat argumen mengenai fisibilitas proyek Sistem Pelayanan Medis (SPM) PKM
UI Depok. Dokumen ini juga dimaksudkan untuk pelaporan jadwal dan batasan-batasan
dalam pengerjaan proyek.
IV.1. Preliminary Findings and Analysis
Berdasarkan investigasi awal yang telah dilakukan, berikut ini akan dijelaskan mengenai
proyek yang dapat membantu PKM UI untuk mengatasi masalah inefisiensi dalam data
kesehatan mahasiswa.
IV.1.1. Deskripsi Proyek
Pada bagian ini akan dibahas mengenai latar belakang dan ruang lingkup dari proyek
SPM PKM UI Depok yang akan dikerjakan.
IV.1.1.1.Latar Belakang Proyek.
SPM adalah suatu sistem informasi berbasiskan komputer yang khusus dirancang untuk
memenuhi kebutuhan PKM UI Depok. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu
kegiatan tenaga medis di tiap unit operasional PKM UI Depok dan juga mempu untuk
mengatur manajemen data kesehatan mahasiswa UI.
Selama ini PKM UI melakukan menajemen data kesehatan mahsiswa dengan sistem
manual, yaitu dengan menggunakan media kertas dan file-file yang tersimpan dalam rak
besar dan data tersebut kurang dikontrol dan dipergunakan dengan baik. Cara ini akan
menyulitkan pihak PKM untuk melakukan entri data 8000 mahasiswa baru UI tiap
tahunnya.
Dengan adanya SPM PKM UI ini diharapkan pelayanan kepada para pasien akan lebih
cepat dan terintegrasi dengan baik. Karena dengan sistem yang terhubung dengan Local
116
Area Network (LAN) maka proses pengambilan keputusan oleh para tenaga medis yang
membutuhkan data yang lengkap akan semakin mudah dilakukan.
IV.1.1.2.Ruang Lingkup Proyek.
Proyek SPM PKM UI lebih menitik beratkan kepada masalah pelayanan medis kepada
para pasien yang menjadi klien PKM UI. Bidang pelayanan medis di PKM UI sendiri
dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada langsung dibawah pengawasan Wakil
Ketua PKM UI.
Proyek SPM PKM UI ini mencakup bisnis fungsi berikut ini:
1. Pelayanan Penerimaan Pasien.
Pada bagian ini bertujuan untuk mempermudah anggota yang ingin berobat,
maupun petugas penerima pasien. Terhadap sistem antrian elektronik yang
terhubung secara on-line dengan dokter pemeriksa.
2. Data warehousing Catatan Medis Pasien
Fungsi ini mengatur pengelolaan dan penyimpanan data anggota PKM UI.
Melalui fungsi ini terjadi perubahan media penyimpanan yang semula
menggunakan kertas-kertas diganti dengan menggunakan basisdata.
3. Pelayanan Medis Pasien
Fungsi ini dibangun untuk mempermudah pasien maupun dokter pemeriksa
memonitor dan mengontrol kesehatan pasien.
IV.1.2. Project Environment
Pada bagian ini akan dibahas mengenai project environment dari pelaksanaan proyek ini,
yang terdiri dari project participants atau orang-orang yang terlibat didalam proyek ini
dan project constraints yang akan membatasi dalam mengembangkan solusi bagi
permasalahan yang dihadapi.
IV.1.2.1.Project Participants
Berikut ini adalah orang-orang yang terkait dalam pengunaan SPM PKM UI.
1. Manajemen
a. Ketua PKM UI
117
b. Wakil Ketua PKM UI (yang menangani administrasi dan
keuangan)
c. Kabid Pelayanan Medis
2. Non-Managemen
a. Operator komputer/ petugas administrasi
b. Dokter yang bertugas
3. Pihak di luar organisasi yang berhubungan dengan sistem ini
a. Pasien
b. Biro Akademis Rektorat UI
IV.1.2.2.Project Constraints
Berikut ini adalah batasan-batasan dalam pengembangan solusi bagi permasalahan yang
terjadi di bidang pelayanan medis PKM UI.
Technical
Tidak tersedianya jaringan komputer yang menghubungkan antara unit PKM
dengan rektorat
Belum tersedianya jaringan lokal yang menghubungkan antar komputer di
PKM UI.
Tersedianya 26 komputer dengan 4 buah printer yang tidak dipergunakan di
PKM UI.
Monetary
Sulit mendapatkan dana dari pihak rektorat untuk membangun jaringan antara
pihak PKM UI dengan rektorat itu sendiri
Time
Waktu pengerjaan sistem ini hanya sekitar 3 bulan (Maret-Mei 2004)
Political
Sulitnya mendapatkan akses ke database mahasiswa yang dimiliki oleh pihak
akademis rektorat
118
IV.1.3. Preliminary Solutions and Ideas
Berdasarkan permasalahan, opportunities, dan batasan-batasan yang ada, maka dihasilkan
ide solusi untuk proyek SPM PKM UI.
IV.1.3.1.Client's perceptions of what they want or expect.
Sistem yang diharapkan oleh klien mampu untuk melakukan hal-hal dibawah ini:
1. Komputerisasi PKM UI, setiap unit operasional saling mendukung dan
berhubungan
Dengan komputer yang ada dan sistem yang akan dikembangkan, pihak
manajemen berharap agar sistem ini dapat mendukung integrasi antar unit
operasional di PKM UI, dan dapat mendukung program komputerisasi di PKM
UI.
2. Meningkatkan kepuasan pasien dalam mendapatkan pelayanan medis
Pihak manajemen PKM UI menginginkan adanya peningkatan pelayanan
terhadap pasien dengan adanya sistem ini, salah satunya dengan membuat pasien
tidak perlu terlalu lama menunggu dan mendapat pelayanan kesehatan yang tepat
bagi pasien.
3. Mempermudah kinerja tenaga medis dalam memberikan pelayanan medis
Tenaga medis PKM UI menginginkan kemudahan dalam mengakses data
kesehatan pasien, sehingga mereka tidak perlu menunggu berkas yang dibutuhkan
dari bagian administrasi terlebih dahulu sebelum melakukan tindakan medis.
4. Meningkatkan efisiensi dalam penyimpanan data kesehatan mahasiswa
Data kesehatan yang selama ini disimpan dalam bentuk kertas diharapkan dapat
diganti, hal ini untuk mengurangi resiko keamanan data pasien dan penghematan
di tubuh PKM UI.
IV.1.3.2.The analyst’s perceptions of possible solutions and ideas
1. Pembuatan system yang stand alone
Pembuatan sistem yang stand alone dapat memenuhi keinginan tenaga medis
untuk dapat mengakses data pasien langsung dari komputer mereka masing-
masing.
2. Membuat system yang terhubung dengan jaringan LAN
119
Dengan sistem yang terhubung dengan jaringan lokal maka integrasi antar unit
operasional di PKM UI dapat diwujudkan. Sehingga tindakan yang dilakukan
oleh suatu unit operasional langsung dapat diketahui dan ditindak lanjuti oleh unit
selanjutnya.
3. Pembuatan system yang dapat diakses oleh semua tenaga medis yang terhubung
dengan database kesehatan mahasiswa
4. Pembuatan database yang tersentralisasi
120
Bab V. Analisa Permasalahan
Tahapan analisa permasalahan (Problem Analysis) bertujuan untuk mempelajari dan
memahami permasalahan inti yang dihadapi oleh suatu system secara menyeluruh, untuk
kemudian dianalisa problem, peluang dan constraint-nya.
Oleh karena itu, pada tahapan ini dibahas mengenai problem , opportunities dan
objective, yang dijumpai pada pelaksanaan kegiatan operasional Pusat Kesehatan
Mahasiswa Universitas Indonesia (PKM UI) berikut analisanya. Pembahasan dimulai
dengan latar belakang informasi yang menjadi acuan penjelasan-penjelasan di bagian
berikutnya, dilanjutkan dengan gambaran mengenai sistem lama termasuk data, proses,
dan yang terlibat dalam sistem tersebut. Kemudian akan dibahas mengenai analisa dari
sistem lama dengan frame work PIECES (Performance, Information, Economic, Control,
Efficiency, dan Service) dalam bentuk matriks cause-effect. Selanjutnya akan dijelaskan
tentang rekomendasi sistem dengan matriks System Improvement Objectives beserta
constraint menyertainya.
V.1. Latar Belakang Informasi
Teknik pengumpulan informasi yang dilakukan untuk analisa sistem di PKM UI adalah
teknik pengumpulan informasi dengan menggunakan metode wawancara, metode
wawancara sendiri adalah metode untuk pengumpulan informasi dimana seorang analis
melakukan interasi secara langsung dengan narasumber.
Wawancara dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 18 Maret 2004 pukul 13.00-14.00
bertempat di PKM UI lantai 1 dengan Hendrico D dan Zidni A dari kelompok 4 dan Bpk.
drg. Teuku A Arbi selaku Wakil PKM UI Bidang Administrasi dan Keuangan. Tipe
wawancara yang digunakan adalah tipe terstruktur untuk memanfaatkan waktu
wawancara yang terbatas dan memudahkan dalam pendokumentasian.
121
V.2. Gambaran Sistem Lama
PKM UI belum memiliki sistem informasi untuk kegiatan pelayanannya, selama ini data
yang ada diletakkan dalam dokumen-dokumen kertas dan file-file yang tersebar dalam
komputer di bagian administrasi PKM UI. Sistem lama yang dimaksud dalam dokumen
ini adalah sistem manual yang dilakukan PKM UI dalam kegiatan sehari-hari.
V.3. Analisa Sistem Lama
Pada bagian analisa sistem lama PKM UI ini akan dituliskan mengenai hasil analisa dari
masalah, opportunities dan directives yang telah diidentifikasikan pada bagian gambaran
sistem sebelumnya. Analisa sistem lama ini dilakukan dengan matriks cause-effect
sebagai terangkum dalam tabel 1 berikut :
Tabel 1 Matriks Cause and Effect analysis
CAUSE-AND-EFFECT ANALYSIS
Problem Causes and Effects
1. Sistem manual pelayanan
kesehatan PKM UI tidak feasible
a. Data pasien PKM UI yang
semakin besar
b. Data dalam bentuk kertas dapat
hilang atau rusak
2. Keakuratan data tidak terjamin. a. Entri data yang dilakukan ke
dalam dokumen kertas
meningkatkan kemungkinan
kesalahan akibat human error.
b. Kesalahan pada data, terutama
pada data kesehatan, dapat
menyebabkan terjadinya kesalahan
122
pada pelayanan medis yang
diberikan.
3. Waktu pelayanan pasien terlalu
lama.
a. Data kesehatan pasien ada
dalam bentuk hard copy. Untuk
mencari data kesehatan pasien
yang akan dilayani, tim medis harus
menunggu bagian administrasi
menyerahkan data kesehatan
pasien tersebut. Proses pencarian
yang lama menyebabkan proses
pelayanan yang lama.
b. Pasien akan mengeluh bila
dibuat menunggu terlalu lama. Hal
ini akan memperbesar
ketidakpuasan pasien terhadap
pelayanan medis di PKM UI
4. Biaya operasional PKM UI terkait
dokumentasi yang cukup besar
a. Mahasiswa Universitas Indonesia
dan Politeknik Negeri Jakarta
berjumlah sekitar 8000. Setiap
mahasiswa itu perlu dibuat
dokumen catatan kesehatannya
b. Berkurangnya dana untuk
pengadaan dokumen berupa form
dan kertas
5. Entri data mahasiswa baru yang
dilakukan pihak Rektorat, tidak
perlu lagi diulang oleh PKM UI.
a. Entri data mahasiswa baru tidak terintegrasi sehingga entri data perlu dilakukan berulang-ulang.
b. PKM UI membuang resource (waktu, tenaga manusia, dan dana) dalam melakukan entri data ulang tersebut.
6. Waktu yang diperlukan untuk
memasukan data mahasiswa baru
a. Tidak adanya sistem komputer yang menunjang kegiatan
123
terlalu lama. pencatatan kesehatan mahasiswa.b. Pencatatan data dilakukan pada
dokumen-dokumen kertas yang disimpan dalam file-file.
c. PKM UI membuang resource (waktu, tenaga manusia, dan dana) dalam melakukan entri data tersebut.
V.4. Rekomendasi
Berdasarkan analisa sistem lama di PKM UI dengan matriks cause-effect tersebut, maka
dihasilkan rekomendasi berupa matriks system objectives dan constraint dari sistem,
yang hasilnya terangkum pada tabel 2 :
Tabel 2 Matriks System Improvement Objectives
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
System Objectives System Constraints
1. Menggantikan sistem penyimpanan
dokumen dari dokumen kertas
kepada dokumen elektronik
2. Sistem menyediakan data
kesehatan yang tersentralisasi.
3. Waktu pelayanan pasien dikurangi
sekitar 10%.
4. Sistem meyediakan interface
pengaksesan data kesehatan
secara langsung melalui komputer
5. Sistem mampu memberikan data
statistik pasien dan penyakit yang
1. Komputer-komputer di PKM UI,
yang menggunakan sistem ini,
harus terhubung ke jaringan lokal
PKM UI.
2. Sistem yang akan dibuat harus
berbasis web.
3. Sistem yang akan dibuat harus
dibuat menggunakan free licensed
software.
4. Kapasitas penyimpanan database
di PKM UI yang disesuaikan
124
pernah tercatat di PKM.
125
Bab VI. Analisa Kebutuhan
Tahapan analisa kebutuhan (business requirement) yang bertujuan mendefinisikan
kebutuhan dari sistem yang akan dikembangkan
PKM UI membutuhkan beberapa hal yang menjadi kebutuhan functional dan kebutuhan
nonfunctional dari sistem yang dikembangkan. Beberapa contoh nonfunctional
requirement adalah penghematan biaya, kinerja, alokasi waktu, dan lain-lain. Berikut ini
akan diperlihatkan functional requirement atau kebutuhan aktivitas / layanan yang harus
disediakan oleh sistem yang terdapat pada tabel 3.
Tabel 3 Functional Requirement
No. Functional Requirement
1. Pendaftaran pasien baru dengan pencatatan biodata pasien
2. Pencatatan data kesehatan pasien
3. Melihat biodata dan data kesehatan pasien
4. Melakukan pengaturan pasien dan alokasi dokter
Sedangkan nonfunctional requirement adalah deskripsi dari fitur, karakteristik dan
constraints yang membentuk sistem yang memuaskan. Nonfunctional requirement
dijabarkan dalam tabel 4, sebagai berikut:
Tabel 4 Nonfunctional Requirement
Tipe dari
Nonfunctional
Requirement
Penjelasan
Performance Sistem ini harus mudah akses. Sehingga petugas
penerima pasien dan dokter tidak menunggu lama
ketika memulai sistem ini.
126
Response time dalam mengupdate database harus
cepat.
Information Ketika pendaftaran pasien baru, maka input dari
sistem ini adalah biodata pasien (khusus pasien
mahasiswa, ada tambahan berupa data
pemeriksaan awal (berat badan, tinggi, rontgen
awal) ). Outputnya berupa database pasien (Biodata
pasien dan Form Medical Record buat pasien
tersebut).
Ketika pasien berobat, maka input dari sistem ini
adalah id_pasien. Outputnya berupa tampilan
Biodata Pasien dan Form Medical Record yang akan
diserahkan ke dokter yang menanganinya.
Economy Sistem ini akan megnhilangkan biaya penggunaan
kertas untuk Form Medical Record dan form
pendaftaran (khusus untuk pasien mahasiswa).
Biaya untuk pengadaan buku absen pasien juga
akan dihilangkan. Hal ini dikarenakan absensi
pasien dapat diketahui melalui medical record yang
diterima dokter.
Control Sistem ini butuh administrator yang akan
mengkontrol kebaradaan pasien (per lima tahun
dicek, jika pasien tersebut tidak pernah berobat
maka data pasien tersebut akan ditandai dan
kemudian akan dihapus). Dalam sistem ini yang
menjadi administrator adalah petugas penerima
pasien.
Efficiency Biasanya setelah pasien datang ke petugas
penerima pasien untuk dicek keberadaan medical
recordnya, petugas penerima pasien akan
mengantarkan medical record tersebut ke dokter
127
yang akan menangani pasien tersebut. Sistem ini
akan mengurangi waktu petugas penerima pasien
untuk mengantarkan medical record ke dokter
(medical record akan dikirim melalui jaringan
komputer).
Perhitungan statistik kunjungan pasien ke PKM
dapat dilakukan dengan cepat dibanding sebelum
ada sistem ini. Hal ini dikarenakan statistik tersebut
dihitung dengan komputer. Datanya didapatkan dari
jumlah medical record pasien yang ditangani dokter
dalam rentang waktu tertentu (misal sebulan).
Service Sistem ini akan digunakan oleh Petugas Penerima
Pasien dan Dokter yang bertugas di PKM.
Sistem ini akan berada di ruangan Penerimaan
Pasien, Dokter Gigi, dan Dokter Umum.
Petugas Penerima Pasien dapat mengisi, melihat,
dan menghapus database biodata pasien. Selain itu
beliau juga dapat melihat database Medical Record.
Dokter hanya dapat melihat database biodata
pasien. Namun, dia dapat mengisi dan melihat
database Medical Record.
Sebelum sistem ini digunakan, maka diperlukan
training penggunaan sistem ini. Training ini diadakan
oleh Tim kami kepada para pengguna dari sistem ini
(Dokter dan Petugas Penerima Pasien di PKM).
Dalam sistem ini akan ada manual penggunaan
sistem.
128
Bab VII. Logical Design
Tahapan logical design bertujuan memberikan gambaran desain sistem yang akan
dibangun. Tahapan ini merupakan sistem pemodelan dari kebutuhan bisnis yang telah
dijelaskan dalam bagian analisa kebutuhan. Pemodelan yang diberikan mencakup:
Pemodelan data dengan Entity Relationship Diagram, Pemodelan alur proses dengan
data flow diagram, dan Pemodelan user interface.
VII.1. Pemodelan DataBerikut ini adalah Entity Relationship Diagram (ER-Diagram) dari sistem PKM UI
seperti terdapat pada gambar 3.
Gambar 3 ER Diagram
129
ER Diagram tersebut memiliki lima entitas, yaitu: mahasiswa sebagai obyek layanan
PKM UI, umum yang merupakan masyarakat umum yang terdaftar di PKM UI,
karyawan_UI yang mendaftar ke PKM UI, pasien merupakan seluruh pasien yang hari
itu mendaftar/ mengantri dan medical_ record yang merupakan catatan kesehatan pasien.
VII.2. Pemodelan Alur Proses
Di sub bab ini akan dijelaskan mengenai aliran data pada proses-proses yang ada di setiap subsistem.
Gambar 4. DFD Level 0
Gambar 4. DFD Level 1
130
1
2
3
Gambar 5 DFD Level 2
Penjelasan mengenai proses secara umum dalam gambar di atas:
Petugas Pendaftaran Pasien akan memberikan input ke dalam sistem berupa data pasien.
Pasien Lama (pasien yang sudah terdaftar) akan dimasukan ke dalam antrian. Pasien Baru
(pasien yang belum terdaftar) akan disimpan datanya ke dalam database untuk
menyimpan Data Pribadi dan Medical Record pasien-pasien; selain itu Pasien Baru
tersebut juga dimasukan ke dalam antrian.
Dokter akan memberikan pelayanan medis kepada pasien sesuai dengan urutan pasien
yang menunggu dalam antrian. Dokter akan memeriksa medical record pasien yang akan
menerima pelayanan medis. Dokter yang akan bertanggung jawab untuk melakukan
perubahan medical record pasien yang dirawatnya, bila setelah pelayanan medis
dilakukan, perlu dilakukan perubahan terhadap medical record pasien tersebut.
Tabel Deskripsi EntityNama Entity Deskripsi
Petugas Pendaftaran Pasien Petugas Pendaftaran Pasien bertanggung jawab untuk mendaftarkan pasien yang ingin meminta pelayanan medis dari PKM UI.Petugas Pendaftaran Pasien bertanggung jawab terhadap manajemen data pasien bila memang perlu dilakukan.
Dokter Dokter akan bertanggun jawab untuk memberikan pelayanan medis terhadap pasien. Dokter akan menerima medical record pasien yang akan dirawat dan bertanggung
131
jawab terhadap perubahan medical record pasien yang dirawatnya.
Tabel Deskripsi Data StoreNama Data Store Deskripsi
Data Pribadi dan Medical Record Pasien
Data store ini menyimpan data pribadi dan medical record pasien-pasien yang pernah mendapatkan pelayanan medis di PKM UI.
Antrian Pasien Data store ini menyimpan antrian pasien yang menunggu untuk menerima pelayanan medis dari PKM UI.
Tabel Deskripsi ProsesNama Proses Deskripsi
Cek Data Pasien Proses ini akan menerima Data Pasien dari Petugas Pendaftaran Pasien untuk menentukan apakah pasien yang mendaftar itu sudah atau belum terdaftar di PKM UI.Bila pasien sudah terdaftar, maka pasien akan langsung dimasukan ke antrian. Sedangkan bila pasien belum terdaftar, maka data pasien akan disimpan terlebih dahulu sebelum pasien itu dimasukan ke dalam antrian.
Tambah Data Pasien Baru Proses ini akan menyimpan data pasien yang baru mendaftar ke PKM UI.
Tambah Antrian Pasien Proses ini akan menambahkan pasien yang mendaftar ke dalam antrian pasien yang menunggu untuk menerima pelayanan medis.
Pemanggilan Pasien dalam Antrian
Proses ini akan mengurangi antrian saat pasien yang berada di antrian paling depan dipanggil untuk menerima pelayanan medis.Saat satu pasien dipanggil, proses ini akan mengambil medical record pasien yang bersangkutan sehingga dokter yang akan merawat bisa melihat medical record tersebut.
Cari Data Pasien Proses ini akan mencari data pasien yang perlu dilihat.Ubah Data Pasien Proses ini akan mengubah data pribadi pasien yang perlu
diubah. Proses ini dibatasi sehingga perubahan yang dilakukan hanya pada data pribadi pasien dan bukan pada medical record pasien.
Update Medical Record Proses ini akan memperbaharui medical record dari pasien setelah pasien tersebut menerima pelayanan medis.
Tabel Input/Output ProsesNama Proses Input Output
Cek Data Pasien - Data Pasien : Data pasien yang mendaftar di PKM UI untuk menerima pelayanan medis.
- Data Pasien Baru : Data pasien yang baru mendaftar di PKM UI.
- ID & Nama Pasien Lama: Id dan nama pasien yang sudah
132
terdaftar di PKM UI.Tambah Data Pasien Baru - Data Pasien Baru : Data
pasien yang baru mendaftar di PKM UI.
- Data Pasien Baru : Data pasien yang baru mendaftar di PKM UI untuk disimpan di dalam database Data Pribadi & Medical Record Pasien.
Tambah Antrian Pasien - ID & Nama Pasien Lama: Id dan nama pasien yang sudah terdaftar di PKM UI.
- ID & Nama Pasien Baru: Id dan nama pasien yang baru mendaftar di PKM UI yang didapat dari database Data Pribadi & Medical Record Pasien saat melakukan proses Tambah Data Pasien Baru.
- ID & Nama Pasien : Id dan nama pasien yang akan dimasukan ke dalam database Antrian Pasien.
Pemanggilan Pasien dalam Antrian
- Nomor Antrian & ID Keanggotaan Pasien: Nomor antrian pasien yang ada di urutan depan dari database Antrian Pasien, serta Id anggota pasien tersebut.
- Medical Record Pasien : Medical Record pasien yang sedang dipanggil untuk menerima pelayanan medis yang didapat dari database Data Pribadi & Medical Record Pasien.
- Medical Record Pasien yang akan dirawat: Medical Record pasien yang akan menerima pelayanan medis sesuai dengan Id anggota yang dipanggil dari database Antrian Pasien untuk diserahkan kepada Dokter yang akan merawat.
Cari Data Pasien - ID Keanggotaan Pasien : Id anggota pasien yang ingin dicari dan dilihat datanya.
- ID Keanggotaan Pasien : Id anggota pasien yang ingin dicari dan dilihat datanya dari dalam database Data Pribadi & Medical Record Pasien.
133
Ubah Data Pasien - Data Pasien yang Baru : Data pasien terbaru yang akan diubah.
- Updated Data Pasien : Data pasien yang sudah diubah untuk disimpan di dalam database Data Pribadi & Medical Record Pasien.
Update Medical Record - Medical Record yang Baru: Medical Record pasien yang sudah menerima perawatan oleh Dokter.
- Updated Medical Record: Medical Record pasien yang sudah menerima perawatan oleh Dokter untuk disimpan ke dalam database Data Pribadi & Medical Record Pasien.
VII.3. Database Schema
Berdasarkan ERD pada logical design, kami membuat pemetaan serta melakukan
normalisasi yang hasil akhirnya sebagai berikut:
Pasien
id_pasien nama_pasien alamat_pasien gol_darah tinggi berat tgl_hsl_rontgen_awal
Mahasiswa
NPM kampus fakultas id_pasien
Karyawan UI
no_kui tmp_kerja id_pasien
Umum
134
KTP id_pasien
Medical Record
id_med_rec tgl_berobat nama_penyakit terapi tgl_hsl_rontgen_baru
Tgl_hasil_lab id_pasien
Penjelasan Mapping ERD:
Tabel Pasien
Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang terkait dengan pasien.
Data-data terkait yang akan disimpan dalam tabel pasien adalah:
id_pasien
id_pasien merupakan suatu nomor yang unik. Tipe datanya char dengan
panjang data sepuluh.
nama_pasien
nama_pasien merupakan informasi nama pasien. Tipe datanya varchar
dengan panjang data maksimum dua puluh.
alamat_pasien
alamat_pasien merupakan alamat pasien yang bersangkutan. Tipe datanya
varchar dengan panjang data maksimum 254.
gol_darah
gol_darah merupakan keterangan golongan darah pasien. Tipe datanya
char dengan panjang data empat karakter.
tinggi
tinggi merupakan informasi tinggi dari pasien. Tipe datanya integer.
berat
berat merupakan informasi berat dari pasien. Tipe datanya integer.
tgl_hsl_rontgen_awal
135
Merupakan tanggal dari hasil rontgen pada awal pemeriksaan. Adapun tipe
tipe datanya adalah date.
Tabel Mahasiswa
Tabel ini digunakan untuk menyimpan keterangan mahasiswa. Data-data terkait
yang akan disimpan dalam tabel mahasiswa adalah:
NPM
NPM merupakan nomor yang unik. Tipe datanya char dengan panjang
data sepuluh.
kampus
kampus adalah tempat mahasiswa berada dalam hal ini bisa bernilai UI
atau PNJ (Politeknik Negeri Jakarta). Tipe datanya varchar dengan
panjang data dua puluh.
fakultas
fakultas adalah tempat mahasiswa menjalani perkuliahan. Tipe datanya
varchar dengan panjang data dua puluh.
id_pasien
id_pasien merupakan suatu nomor yang unik. Tipe datanya char dengan
panjang data sepuluh.
Tabel Karyawan_UI
Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang terkait dengan karyawan
ui. Data-data terkait dengan karyawan ui adalah:
no_kui
no_kui yaitu nomor karyawan UI. Tipe datanya char dengan maksimal
data sepuluh.
tmp_kerja
tmp_kerja ini berisi informasi tempat karyawan UI bekerja. Tipe datanya
char dengan maksimal data dua puluh.
id_pasien
136
id_pasien merupakan suatu nomor yang unik. Tipe datanya char dengan
panjang data sepuluh.
Tabel Umum
Tabel ini digunakan untuk menyimpan keterangan pasien yang berasal umum atau
masyarakat sekitar. Data-data terkait yang akan disimpan adalah sebagai berikut :
KTP
KTP merupakan nomor KTP yang unik. Tipe datanya char dengan
panjang data sepuluh.
id_pasien
id_pasien merupakan suatu nomor yang unik. Tipe data datanya char
dengan panjang data sepuluh.
Tabel Medical_Record
Tabel ini digunakan untuk menyimpan keterangan Medical_Record dari pasien,.
Data-data terkait yang akan disimpan dalam tabel medical_record adalah:
id_med_rec
id_med_rec merupakan nomor atau id medical record yang unik. Tipe
datanya char dengan panjang data sepuluh.
tgl_berobat
tgl_berobat merupakan data tanggal pada saat pasien berobat. Tipe
datanya date.
nama_penyakit
nama_penyakit ini memberikan informasi tentang penyakit yang dialami
atau diderita pasien. Tipe datanya varchar dengan panjang data dua puluh.
terapi
terapi ini berisi informasi tentang terapi pasien. Adapun Tipe datanya
varchar dengan panjang data dua puluh.
tgl_hsl_rontgen_baru
tgl_hsl_rontgen_baru ini berisi informasi waktu hasil rontgen terbaru.
Tipe datanya date.
137
tgl_hasil_lab
Menginformasikan tanggal hasil periksa laboratorium terakhir. Tipe
datanya date.
id_pasien
id_pasien merupakan suatu nomor yang unik. Tipe datanya char dengan
panjang data sepuluh.
VII.4. Desain dan Prototipe Output Sistem
Berdasarkan hasil tahapan analisa kebutuhan, physical data flow diagram dan desain
basis data, terdapat tiga jenis output yang diperlukan di dalam Sistem Informasi
Pelayanan Kesehatan. Output yang diperlukan adalah sebagai berikut:
1. Output Daftar Antrian Pasien
Output Daftar Antrian Pasien dapat dilihat oleh user, yang dalam hal ini petugas
penerima pasien atau dokter yang bertugas. Output ini diperlukan untuk mengetahui
banyaknya antrian sekaligus urutan pemeriksaan pasien yang ada pada saat itu. Pada
output ini terdapat suatu link yang menuju ke tampilan output berikutnya, yaitu output
medical check up dan biodata lengkap pasien
2. Output Data Anggota
Untuk dapat memeriksakan diri ke PKM, seseorang haruslah menjadi anggota
terlebih dahulu sehingga user, yang dalam ini petugas PKM memerlukan suatu daftar
berisikan semua anggotanya untuk mempermudah pengelolaan. Oleh karena itu
Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan ini menghasilkan output Daftar Anggota. Pada
daftar ini dapat diketahui lebih lanjut mengenai biodata lengkap dari anggota-anggota
PKM UI.
3. Output Medical Check - Up
PKM UI adalah suatu lembaga yang mengurusi kesehatan anggotanya, untuk itu
diperlukan suatu output yang berisikan tentang data-data kesehatan seluruh
anggotanya. Output ini dapat dilihat baik oleh petugas PKM UI ataupun dokter yang
sedang bertugas. Output ini berguna bagi dokter untuk menentukan langkah-langkah
pengobatan ataupun untuk mengetahui perkembangan kesehatan pasien.
138
VII.4.1.Physical Output DesignPhysical output design digunakan untuk menampilkan ketiga output utama yaitu:
Output Daftar Antrian Pasien
Output Daftar Anggota
Output Medical Check - Up
Karena Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan ini berbasiskan Web, maka untuk
menampilkannya diperlukan suatu browser dan dapat dijalankan baik dengan komputer
dengan sistem operasi windows maupun komputer dengan sistem operasi linux. Dalam
tampilannya output yang berupa daftar akan ditampilkan dalam bentuk tabel. Frekuensi
penggunaan dari output diatas tidak terbatas dan dapat dilakukan kapan saja.
Output Daftar Antrian
Gambar 6. Output Daftar Antrian Pasien
Gambar 9 menunjukkan suatu list pasien yang ada pada saat itu. Pada output ini terdapat
link menuju ke output medical Check-Up dari masing-masing pasien dan link menuju
139
output data lengkap pasien. Di bagian ini juga terdapat link untuk menuju ke fitur-fitur
lain, yang dalam hal ini adalah fitur daftar anggota dan fitur tambah anggota.
Output Data Anggota
Output Data Anggota ini terdiri dari dua, yaitu :
140
1. Daftar Anggota
Gambar 7. Output Daftar Anggota
Gambar 10 menampilkan daftar semua anggota yang terdaftar di PKM UI. Pada output
ini terdapat link menuju output detail data tiap-tiap anggota dan output medical check-up-
nya
Di bagian ini juga terdapat link untuk menuju ke fitur-fitur lain, yang dalam hal ini adalah
fitur daftar pasien dan fitur tambah anggota.
141
2. Data lengkap Anggota
Gambar 8. Output Data Lengkap Anggota
Gambar 11 menampilkan keterangan lengkap dari semua anggota yang terdaftar di PKM
UI.. Di bagian ini juga terdapat link untuk menuju ke fitur-fitur lain, yang dalam hal ini
adalah fitur daftar anggota, daftar pasien dan fitur tambah anggota.
142
Output Medical Check-Up
Gambar 9. Output Medical Check-Up
Gambar 12 menampilkan keterangan lengkap perkembangan kesehatan dari semua
anggota yang terdaftar di PKM UI. Di bagian ini juga terdapat link untuk menuju ke fitur-
fitur lain, yang dalam hal ini adalah fitur daftar anggota, daftar pasien dan fitur tambah
anggota.
VII.5. Desain dan Prototipe Input Sistem
Desain Input dalam Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan Mahasiswa meliputi 3 bagian
yaitu:
143
1. Input Tambah Antrian
Bagian ini untuk melakukan pencatatan terhadap setiap anggota yang ingin
memeriksakan diri. Daftar ini dilakukan oleh petugas PKM yang bertugas
menerima pasien.
2. Input Tambah Anggota/Pasien
Bagian ini untuk memasukkan data anggota-anggota baru, Input ini dilakukan
oleh petugas PKM UI. Pada bagian ini pula data-data mengenai semua anggota
dapat dihapus atau diubah.
3. Input Medical Check-Up
Input Medical Check-Up ini dibuat untuk memasukkan data-data kesehatan semua
anggota-anggota PKM UI. Hanya dokter pemeriksa yang berhak memasukkan
Input ke Medical Check-Up ini
VII.5.1.Physical Input Design
Physical Input design digunakan untuk memberikan Input ke dalam database sehingga
nantinya dapat ditampilkan melalui ketiga output utama yang telah dijelaskan
sebelumnya. Karena Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan ini berbasiskan Web, maka
untuk menampilkannya diperlukan suatu browser dan dapat dijalankan baik dengan
komputer dengan sistem operasi windows maupun linux. Dalam memasukkan datanya
dilakukan dengan bantuan keyboard sedangkan untuk berpindah halaman dapat
digunakan mouse. Adapun masing-masing interface Input design-nya adalah sebagai
berikut :
1. Daftar Antrian Pasien
Daftar Antrian Pasien dapat dilakukan oleh dua user yaitu petugas penerima pasien dan
doker pemeriksa. Petugas penerima pasien hanya boleh melakukan penambahan pasien,
sedangkan dokter pemeriksa hanya boleh melakukan penghapusan data pasien yang telah
diperiksa
144
Pada antrian pasien, Inputnya menjadi satu dengan tampilan output. Interface-nya dapat
dilihat sebagai berikut pada gambar 13
Gambar 10. Input Daftar Antrian Pasien
Dalam memasukkan Input pasien maka petugas penerima pasien hanya perlu
memasukkan nomor anggota yang ingin memeriksakan diri. Data-data lain mengenai
pasien itu akan diambil dari database dengan menggunakan nomor anggota yang telah
dimasukkan. Hal ini dapat dilakukan karena nomor anggota berfungsi sebagai primary
key didalam database. Input yang dilakukan dokter adalah hanya melakukan proses
penghapusan daftar pasien yang telah selesai diperiksa. Dokter pemeriksa hanya perlu
menekan tombol “delete” yang terdapat pada daftar. Adapun interface-nya seperti yang
ditampilkan dalam gambar 14.
145
Gambar 11. Input Daftar Antrian
Input suatu anggota dapat dilakukan apabila terdapat anggota baru yang mendaftar,
penghapusan anggota ataupun mengadakan perubahan data pada seorang anggota. Oleh
karena itu interface-nya juga dibagi menjadi dua:
1. Interface untuk penambahan anggota baru
Penambahan anggota baru dilakukan biasanya pada saat penerimaan
mahasiswa baru. Petugas pendata diharuskan mengisi field-field yang tersedia
pada Input, Input ini nantinya akan dimasukkan ke dalam database dan
kemudian akan ditampilkan melalui interface output. Adapun interface-nya
seperti yang ditampilkan dalam gambar 15
146
Gambar 12. Input Tambah Anggota Baru
2. Interface Input ubah dan hapus anggota
Untuk menghapus atau mengubah suatu data seorang petugas diharuskan
melihat data anggota yang akan dihapus atau diubah datanya. Hal ini untuk
mengurangi kesalahan penghapusan. Adapun interface-nya seperti yang
ditampilkan dalam gambar 16
147
Gambar 13. Input hapus dan ubah data
Untuk menghapus data user hanya perlu menekan tombol hapus, sedangkan untuk
mengubah data, setelah menekan tombol “edit”, user diharuskan mengisi field-field yang
akan diubah. Adapun bentuk interface-nya sama dengan waktu pengisian data baru.
Input Medical Check-Up
Input Medical Check-Up hanya dapat diisi oleh dokter pemeriksa. Data-data yang
dimasukkan didasarkan pada hasil pemeriksaannya terhadap pasien. Data-data yang
dimasukkan nantinya akan dimasukkan ke dalam database dan kemudian ditampilkan
pada interface output Medical Check-Up, Adapun interface-nya seperti yang ditampilkan
dalam gambar
148
Gambar 14. Input Medical Check-Up
149
Pemodelan User Interface
Di dalam sub bab ini akan dijelaskan tentang model user interface yang akan menjadi
dasar desain user interface.
Gambar 15 Diagram interface untuk Petugas Pendaftaran Pasien
Diagram interface untuk petugas pendaftaran pasien seperti pada gambar 5 merupakan
pemodelan dari bagaimana tampilan dari user interface yang diinginkan untuk petugas
pendaftaran pasein. Pertama kali sistem akan menampilkan tiga pilihan bagi petugas,
yaitu: Daftar Antrian Pasien, Tambah Pasien/ Anggota Baru, dan Daftar Pasien/ Anggota
Baru. Daftar Antrian Pasien akan memberikan pilihan pada petugas untuk menambah
pasien ke daftar antrian atau menghapus pasien dari daftar antrian. Sedangkan Daftar
Anggota/ Pasien memberikan pilihan untuk menampilkan Medical Record atau
menampilkan Data Lengkap pasien/ anggota, jika pilihannya adalah menampilkan data
lengkap maka petugas dapat menghapus data lengkap ataupun mengubah data lengkap
pasien/ anggota.
150
Gambar 16 Diagram interface untuk dokter
Diagram interface untuk dokter seperti pada gambar 6 merupakan pemodelan dari
bagaimana tampilan dari user interface yang diinginkan untuk dokter PKM UI. Pada
Halaman Utama sistem akan menampilkan hanya satu pilihan bagi dokter, yaitu: Daftar
Antrian Pasien. Daftar Antrian Pasien akan memberikan pilihan pada dokter untuk
mengubah medical record pasien, menghapus pasien dari daftar antrian atau
menampilkan data lengkap pasien. Jika pilihannya adalah menampilkan data lengkap
maka dokter dapat menghapus data lengkap ataupun mengubah data lengkap pasien/
anggota.
151
Bab VIII. Analisa Keputusan
Tahapan decision analysis yang akhirnya bertugas untuk memilih alternatif teknologi
yang akan digunakan dengan mekanisme pembobotan. Tahapan ini dilakukan setelah
kebutuhan bisnis ditentukan dan keputusan tentang pengembangan sistem perlu segera
diambil. Langkah pengambilan keputusan adalah dengan menyusun kandidat teknologi
dari sistem, menentukan kandidat terbaik berdasarkan bobot yang ada.
Berikut ini adalah kandidat dari sistem yang akan dikembangkan seperti tercantum dalam
tabel 7. Penyusunan kandidat dilakukan berdasarkan beberapa karakteristik, seperti
software, hardware, penyimpanan data, dan lain-lain.
152
Tabel 5 Matriks Sistem Kandidat
Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2 Kandidat 3
Software yang digunakan untuk pengembangan sistem
Software-software seperti DBMS, bahasa pemrograman yang dipakai, dll
PHP 4.0 untuk web-application dan MySQL sebagai DBMS
Microsoft ASP.NET untuk web application dan Microsoft Access sebagai DBMS
Microsoft ASP untuk web-application dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai DBMS
Hardware yang digunakan dalam sistem
Hardware-hardware yang akan dipakai sistem, seperti untuk server dan workstation
Server: Komputer dengan kemampuan setara Pentium 4
Workstation: Komputer Pentium 2
Sama seperti kandidat 1
Sama seperti kandidat 1
Keuntungan yang didapat
Penjelasan singkat tentang keuntungan yang dimiliki kandidat sistem
Biaya pengembangan dapat ditekan seoptimal mungkin
Pengembangan sistem yang dapat dikembangkan menjadi sistem yang besar
Pengembangan yang dapat beralih ke teknologi .NET dan kesesuaian dengan Windows OS
Sarana untuk input data
Cara input yang dipakai untuk memasukan data.
Keyboard dan mouse
Sama seperti kandidat 1
Sama seperti kandidat 1
Sarana untuk output data
Cara output yang dipakai untuk menampilkan data
Printer Laser HP Sama seperti kandidat 1
Sama seperti kandidat 1
153
Sarana untuk menyimpan data
Cara penyimpanan data ke perangkat keras (harddisk), kapasitas hardisk yang diperlukan, kecepatannya
Seagate 40 GB, 7200 RPM
Sama seperti kandidat 1
Sama seperti kandidat 1
Bagian yang terkomputerisasi
Pemilihan bagian yang akhirnya dikomputerisasi oleh pengembangan sistem
Data Kesehatan Pasien, pendaftaran dan pelayanan kesehatan
Sama seperti kandidat 1
Sama seperti kandidat 1
Teknologi pemrosesan data
Sarana yang dipakai untuk pemrosesan data
Pengaksesan data lewat LAN untuk aktivitas dalam satu cabang dan pengaksesan lewat internet(JUITA) untuk koordinasi dengan Salemba
Sama seperti kandidat 1
Sama seperti kandidat 1
Penentuan kandidat terbaik dilakukan dengan melaksanakan analisa terhadap kandidat
yang ada berdasarkan beberapa kriteria feasibility yang ada, diantaranya Operational,
Technical, dan lain-lain. Setelah dianalisa berdasarkan kriteria tersebut, maka dilakukan
pembobotan terhadap kandidat, proses tersebut tercantum dalam tabel 8 Matriks
feasibility.
154
Tabel 6 Matriks feasibility
Kriteria feasibility Bobot Kandidat 1 Kandidat 2 Kandidat 3
Operational feasibility
Penilaian terhadap seberapa besar kandidat mempengaruhi lingkungan kerja user dan apakah dapat memenuhi kebutuhan user dan bukan semakin mempersulit user
30% Sistem owner akan mudah mempelajari PHP 4.0 dan dengan sistem baru yang berbasis web dan user-friendly akan mengurangi terjadinya human error
Skor: 90
Sistem owner akan lebih sulit mempelajari Java dan dengan sistem baru yang berbasis web dan user-friendly akan mengurangi terjadinya human error
Skor: 50
Sistem owner akan mudah mempelajari ASP dan dengan sistem baru yang berbasis web dan user-friendly akan mengurangi terjadinya human error
Skor: 90
Technical feasibilty
Penilaian terhadap kemampuan dari kandidat untuk menyelesaikan masalah yang ada dengan keunggulan teknis yang dimiliki
30% MySQL sudah dikenal sebagai DBMS yang cukup handal dengan karakteristik response time yang cepat.
Skor : 90
MySQL sudah dikenal sebagai DBMS yang cukup handal dengan karakteristik response time yang cepat.
Skor: 90
Microsoft SQL Server 7.0 dikenal sebagai DBMS yang handal tetapi memiliki keterbatasan response time yang kurang cepat bila dibandingkan MySQL.
Skor : 70
Economic feasibility
Penilaian berdasarkan keefektifan biaya yang dikeluarkan untuk kandidat tertentu
30% Kombinasi PHP 4.0 dan MySQL dirasakan cukup economic feasible mengingat keduanya didistribusikan secara freeware.
Skor: 100
Kombinasi Java Sun JDK1.4 dan MySQL dirasakan cukup economic feasible mengingat keduanya didistribusikan secara freeware.
Kombinasi Microsoft ASP dan Microsoft SQL Server kurang feasible. Microsoft ASP: $850 US Microsoft SQL Server: $19,999 US
155
Skor: 100 Skor: 40
Schedule feasibility
Penilaian yang dilakukan terhadap keefektifan waktu yang diperlukan oleh tiap-tiap kandidat
10% Pihak PKM UI sudah terbiasa menggunakan PHP dan My SQL dalam sistem absensi mereka, jadi waktu pembelajaran yang diperlukan untuk pengembangan sistem yang baru lebih sedikit kurang lebih
3 bulan
Skor: 100
Pihak PKM UI belum terbiasa menggunakan Java jadi waktu pembelajaran yang diperlukan untuk pengembangan sistem yang baru lebih banyak di bandingkan kandidat satu, kurang lebih 5 bulan
Skor: 80
Pihak PKM UI belum terbiasa menggunakan SQL server, jadi waktu pembelajaran yang diperlukan untuk pengembangan sistem yang baru lebih banyak dibandingkan kandidat satu, kurang lebih 4 bulan
Skor: 90
Ranking 100% 94 80 69
Setelah melalui tahapan pembobotan seperti pada tabel sebelumnya, maka diperoleh
bahwa kandidat satu memiliki nilai yang lebih tinggi dibandingkan kandidat 2 dan 3.
Kandidat 1 memperoleh nilai 94 sedangkan kandidat 2 hanya mendapat nilai 80 dan
kandidat 3 mendapat 69. Kandidat 1 memiliki keunggulan dalam kemudahan
implementasi.
Oleh karena itu kandidat terbaik yang diusulkan untuk PKM UI adalah kandidat 1.
Kandidat 1 telah memenuhi kebutuhan dari sistem informasi pelayanan kesehatan PKM
UI.
156
Bab IX. Desain SistemSetelah melalui proses pemodelan proses pada tahapan logical design, maka sekarang akan dilakukan desain Physical Data Flow Diagram yang merupakan salah satu task pada tahapan Physical Design..
Gambar 17. Physical DFD
Penjelasan proses-proses pada Physical Data Flow Diagram di atas:
1. Cek Data Pasien.
Tujuan:
Memeriksa apakah pasien merupakan pasien lama atau bukan.
Input:
- Kartu anggota yang berisi data pasien
Output:
- Bagi pasien yang telah terdaftar, data pasien tersebut akan dimasukkan ke
dalam antrian, dalam bentuk halaman HTML, agar pasien tersebut dapat
menerima pelayanan medis.
- Bagi pasien yang belum terdaftar, petugas pendaftaran pasien akan
memasukkan ke dalam database Data Pribadi dan Medical Record.
2. Tambah Data Pasien Baru.
157
Tujuan:
Menambah data pasien baru yang belum terdaftar.
Input:
Form HTML yang berisi data pasien terkait. Data tersebut dimasukan oleh
Petugas Pendaftaran Pasien.
Output:
Data pasien yang baru tersebut akan dimasukkan ke dalam antrian pasien,
dalam bentuk halaman HTML, agar pasien tersebut dapat menerima
pelayanan medis.
3. Tambah Antrian Pasien
Tujuan:
Membuat antrian pasien dalam urutan pelayanan medis
Input:
- Form HTML yang berisi ID dan nama pasien baru
- Form HTML yang berisi ID dan nama pasien lama
Output:
Urutan ID dan nama pasien yang akan dilayani dimasukan ke dalam
database Antrian Pasien.
4. Cari Data Pasien.
Tujuan:
Mengetahui data pribadi dan medical record dari pasien yang diinginkan
Input:
Form HTML yang berisi ID yang akan dilihat data pribadi dan medical
record-nya
Output:
Menampilkan medical record dari pasien kepada dokter yang melayani
5. Ubah Data Pasien
Tujuan:
Memperbaharui data pasien-pasien yang telah berubah
Input:
158
Form HTML yang berisi data pasien terbaru yang akan diperbaharui. Data
tersebut dimasukan oleh Petugas Pendaftaran Pasien.
Output:
Data Pasien yang sudah diperbaharui akan dimasukan ke dalam database
Data Pribadi dan Medical Record.
6. Pemanggilan Pasien dalam Antrian.
Tujuan:
Memanggil pasien yang akan dirawat berdasarkan urutan yang kemudian
data pasien tersebut akan dilihat.
Input:
- Nomor antrian dan ID keanggotaan pasien yang akan dilayani oleh dokter
berasal dari database Antrian Pasien
- Form HTML yang berisi medical report pasien yang akan dilayani
Output:
Data Pasien yang sudah diperbaharui akan dimasukan ke dalam database.
7. Update Medical Record.
Tujuan:
Memperbaharui medical record pasien-pasien yang sudah menerima
perawatan
Input:
Form HTML yang berisi medical record pasien terbaru yang akan
diperbaharui. Data tersebut dimasukan oleh Dokter.
Output:
Data Pasien yang sudah diperbaharui akan dimasukan ke dalam database
Data Pribadi dan Medical Record.
159
Penutup
IX.1. Kesimpulan
PKM UI adalah sebuah unit layanan yang memiliki peran utama sebagai pusat layanan
kesehatan mahasiswa di Universitas Indonesia. PKM UI memiliki 2 klinik dan
menyediakan layanan kesehatan bagi seluruh warga UI yang meliputi mahasiswa,
karyawan, dan masyarakat sekitar UI. Dalam malakukan kegiatan operasionalnya, PKM
UI mengalami kendala dalam melaksanakan tugasnya. Salah satu kendala yang dihadapi
adalah besarnya biaya untuk dokumentasi dan sering tidak terurusnya dokumentasi di
PKM UI. Dari kendala tersebut maka pelayanan kepada pasien sering terhambat,
walaupun tidak sampai membuat layanan pada PKM UI terhenti
Semakin meningkatnya jumlah mahasiswa dan untuk meningkatkan kualitas pelayanan
serta efisiensi dan efektifitas layanan, PKM memerlukan suatu sistem yang dapat
mempermudah arus informasi pendokumentasian data pelayanan kesehatan di PKM UI.
Pengembangan sistem yang dilakukan terdiri dari beberapa tahap yang diharapkan
melalui proyek ini maka kendala dokumentasi dapat diatasi.
IX.2. Saran
Pengembangan sistem informasi pelayanan kesehatan di PKM UI sampai saat ini sudah
cukup baik, namun tidak menutup kemungkinan seiring dengan perkembangan teknologi,
sistem informasi pelayanan kesehatan PKM UI dapat dikembangkan menjadi sebuah
sistem informasi yang lebih besar, yang mencakup sistem penunjang medis dan keuangan
PKM UI, dengan ditunjang teknologi yang lebih maju serta infrastruktur yang lebih
canggih. Kami sarankan untuk pengembangan sistem informasi pelayanan kesehatan
PKM UI lebih lanjut, setiap bagian pada PKM UI dapat tergabung dalam sistem ini dan
akhirnya dapat menjadi sistem informasi PKM UI secara utuh.
160
Daftar Pustaka
Whitten L,Jeffrey, and Lonnie D. Bentley . Sistem Analysis And Design Methods, 6 th ed.
New York : McGraw-Hill, 2002.
161
Lampiran
1. Interview antara Tim dengan Wakil Kepala PKM UI
Naskah interview antara tim, terdiri dari :a. Zidni Agni Apriya (ZAA)b. Hendrico Dharma Kurnia (HDK)
Dengan Wakil Kepala PKM UI bernama Pak Arbi (PA)
Ini merupakan interview kedua dengan Wakil Kepala PKM pada tanggal , tujuan dari interview kali ini adalah untuk mengumpulkan informasi mengenai perusahaan yang masih kurang dari interview awal, mengetahui bussiness case dan kemungkinan solusi yang dapat ditawarkan melalui sistem informasi yang memenuhi requirement ZAA: Assalamu’alaikum, Pak Arbi
PA: Wa’alaikumsalam.
ZAA : Kami dari Fakultas Ilmu Komputer UI yang waktu itu pernah kemari, sebelumnya perkenalkan lagi nama saya Zidni, dan ini Hendrico. Sekarang kami hanya berdua karena teman satu tim yang lainnya sedang berhalangan hadir . Sebelumnya, seperti yang telah saya jelaskan di telepon, bahwa tujuan utama kami datang kesini adalah dalam rangka memenuhi tugas tahap 2 kuliah Analisa Perancangan Sistem. Mungkin selama 30 menit ke depan kami akan mewawancarai Bapak.
PA : Oh ya silahkan. Mau bertanya apa?
ZAA : Terimakasih atas waktu yang diberikan. Begini, pak. Dari interview yang sebelumnya, tampaknya kami belum tahu sejarah pendirian PKM UI secara lebih mendetail. Bisakah Bapak terangkan kepada kami mengenai hal itu.
PA: Sebentar ya, saya ambil dokumen PKM UI yang menerangkan sejarah PKM terlebih dahulu. Jadi begini, Di Universitas Indonesia pada tahun 1964 telah berdiri poliklinik untuk masalah fisik mahasiswa UI. Pada tanggal 17 Februari 1965, berdirilah PKM UI dengan kepalanya pada waktu itu adalah M.K. Tadjudin. Pelayanan pada waktu ditujukan untuk membentuk kader revolusi paripurna yang memiliki sehat jasmani. Usaha-usaha yang dilakukan antara lain Kesehatan mahasiswa UI, poliklinik, pemeriksaan tahunan, menjaga kesehatan asrama serta kegiatan lain yang sesuai tujuan yayasan pendiri pada waktu itu. Keorganisasian PKM UI lebih disempurnakan pada tahun 1986 lalu pada tahun 1987 pelayanan dibuka untuk seluruh warga UI.
HDK: Pada saat ini PKM telah membuka pelayanan kepada siapa saja?
162
PA : PKM UI tidak hanya membuka layanan kepada mahasiswa UI dan PNJ (Politeknik Negeri Jakarta) saja namun juga membuka layanan kepada karyawan UI dan masyarakat yang berdekatan dengan sekitar lingkungan UI
HDK : Mengapa juga membuka layanan kepada PNJ?
PQ : Karena mereka juga membantu pendanaan kepada PKM UI untuk melayani mahasiswa mereka ZA : Bagaimanakah penerimaan awal pasien?I : Secara garis besar prosesnya adalah sebagai berikut :Pertama-tama pasien yang akan mendaftar untuk menjadi pasien pelanggan menyerahkan kartu mahasiswa apabila ia dari mahasiswa, kartu karyawan atau surat keterangan dari faskultas apabila dia bekerja sebagai karyawan lingkungan UI sedangkan dari masyarakat umum tidak perlu menunjukkan kartu apapun. Lalu bagi mahasiswa dan karyawan UI akan dilakukan pencocokan wajahnya dengan yang ada di foto kartunya, hal ini dilakukan agara tidak terjadi penyalahgunaan penggunaan kartu. Setelah cocok, pasien pelanggan baru akan diberikan kartu berobat yang terdiri kartu kuning kecil yang selalu dibawa oleh pasien dan kartu kuning besar untuk medical record. Selanjutnya kartu kecil akan diberikan kepada pasien tersebut sedangkan kartu besar akan diserahkan kepada dokter untuk melihat medical recordnya. Setelah pasien diperiksa oleh dokter, dokter akan me-update medical record pasien pada kartu besar dan memberikan resep obat kepada pasien yang berikutnya akan diserahkan kepada apoteker
ZAA : Lalu bagaimana dengan yang sudah terdaftar?
PA : Kurang lebih sama, pasien memberikan kartu kecil kepada petugas penerima pasien lalu mengisi absensi pasien. Dari nomor yang ada dalam kartu kuning kecil itu, petugas penerima pasien akan mencari kartu kuning besar yang dimiliki pasien pada rak kartu kuning besar. Petugas akan memberikan kepada dokter kartu kuning besar itu.
AD : Dengan proses bisnis yang sedemikian, sebenarnya hambatan apa saja yang PKM alami?
I : Well, mungkin saya akan menjawab sesuai dengan kapabilitas saya sebagai orang kedokteran, masalah utamanya adalah seluruh pekerjaan medical report harus secara manual dengan menggunakan kertas dan itu harus diketik dengan mesin tik. Sangat repot, karena berhubungan dengan begitu banyak data pasien dan sebagainya yang memiliki tingkat perubahan cukup tinggi (Pak Arbi Inda lalu memperlihatkan salah satu kartu kuning besar yang dibawanya yang berisi biodata dan medical report dari seseorang pasien terdaftar.
163
HDK : Jadi mungkin kendala utama dalam tugas PKM dalam penerimaan pasien ini adalah penggunaan banyak kertas dan repotnya mencari kartu kuning besar dalam manual?
PA : Kurang lebih seperti itu
ZAA : Ya, justru masalah-masalah manualisasi inilah yang ingin kami teliti lebih lanjut Pak, karena untuk beberapa kategori perusahaan, otomatisasi sistem dari sistem manual terkadang bukanlah pemecahan yang baik, karena berdampak pada SDM, struktur organisasi dan tentunya budget perusahaan.
HDK: Berapa lama pasien bisa terdaftar di sini Pak?
PA: Untuk mahasiswa hanya bisa selama ia menjadi mahasiswa saja, jadi ketika dia telah lulus, kartu kuning besarnya akan kami buang, begitu juga dengan karyawan UI harus selama ia memiliki tercatat sebagai karyawan UI. Namun bagi masyarakat biasa akan terdaftar selama seumur hidup.
ZAA: Mungkin untuk saat ini, kami hanya perlu mendapatkan informasi itu saja, Pak. Karena sudah waktunya Bapak kembali bekerja setelah jam istirahat, tampaknya kami harus pamit dulu. Terima kasih atas waktu dan infornasinya,Pak..
PA : Yah sama-sama, semoga sukses tugas Anda.
ZAA & HDK : Assalamu’alaikum
PA: Wa’alaikumsalam
164