Instructivos Convertir archivos de Excel a TXT – Transferencia de Datos 15/09/2017 Dirección de Desarrollo – Gerencia TIC’s - Medimás EPS
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Descripción Descripción del objetivo del documento
Paso a paso
Paso 1 Recuerde que el archivo de Excel que desea convertir solo debe tener una hoja activa con todos
los datos.
Forma Correcta
Forma incorrecta
Paso 2 En Excel, seleccione la opción de “Guardar como”, y en las opciones del Tipo de archivo seleccione
Texto( delimitado por tabulaciones)
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Paso 3 Al intentar guardar, de forma automáticamente se despliega un mensaje que dice: “Nombre del
archivo.txt puede tener características no compatibles con Teto (delimitado por tabulaciones)
¿Desea mantener el formato del libro?” Debe seleccionar la opción Sí.
Paso 4 En este momento debe cerrar el archivo de Excel y se abre el archivo de texto que acaba de crear
haciendo doble clic, sobre el mismo, generalmente se usa el programa bloc de notas para abrirlo
Paso 5 Después diríjase a la opción del menú Edición realice clic sobre la opción “remplazar”
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Paso 6 En la ventana que aparece, escriba " " en el espacio "Buscar" y en el espacio "remplazar por"
escriba el símbolo pipeline "|" exigido por el ministerio.
Paso 7 Presione el botón "Remplazar todo", de esta manera se remplazarán las tabulaciones por el
símbolo pipeline.
Paso 8 El Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505, no permite datos diferentes
(nombres de las variables, numeración de cada variable, comillas etc.) a los registrados para cada
una de las variables o la guía del archivo. Esos datos deben ser eliminados, esto se puede hacer en
este momento.
Primero se deben seleccionar los datos a eliminar (generalmente se ubican al inicio del archivo)
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Paso seguido puede usar la tecla borrar.
La resolución 4505 exige que los archivos tengan un registro de control al inicio de los mismos, si el
archivo no contiene este registro el Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505,
no lo aceptara. Esta contiene 5 variables separadas por el simbolo pipeline”|”, las variables son:
Tipo de registro: siempre debe ser el número uno (1) valor que significa que el registro es de
control
Código de la EPS o de la Dirección Territorial de Salud: Corresponde al Código asignado por la
Superintendencia Nacional de Salud en el caso de las EPS y para las Direcciones Territoriales de
Salud, el código del Departamento DIVIPOLA
Fecha inicial del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe
corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada.
Fecha final del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe
corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe coincidir con la fecha de
corte del nombre del archivo.
Número total de registros de detalle contenidos en el archivo: Debe corresponder a la cantidad
de registros tipo 2 (cantidad de pacientes reportados), contenidos en el archivo.
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Ejemplo: 1|EPSS03|2013-04-01|2013-06-30|4
Una vez ingresado el registro de control vaya a "Archivo, Guardar como"
En la opción "Codificación" seleccione el ítem ANSI exigido por el Ministerio
Presione el botón "Guardar"
Se desplegara el mensaje de advertencia “Nombre del archivo.txt ya existe”, “¿Desea
remplazarlo?” presione el botón “Si”
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El nombre final del archivo a validar debe cumplir con la siguiente estructura:
No
Componente
del nombre
del archivo
Valores
permitidos o
formato
Descripción Longitud
Caracteres
1 4505 Numérico Número de la resolución, no debe ser
modificado 4
2
Fecha de
corte
(AAAAMMDD)
Numérico
Fecha de corte de la información
reportada, correspondiente al último día
calendario del período de información
reportada. No se debe utilizar ningún tipo
de separador.
8
3 Código de EPS Alfanumérico
Es el código de la EPS a la que se reporta
información.
Ejemplo:
Medimás Pos-C:
Medimás Pos-S:
6
4
Código único
de
habilitación
Numérico
Número único de habilitación, este es
asignado por el Ministerio de Salud y de la
Protección Social a cada IPS
Ejemplo:
110010485717
12
5 Consecutivo
de archivo Numérico
Corresponde al número de archivo
reportado por periodo. Es un número que
aumenta en forma ascendente iniciando
en 01 , si requiere reportar más archivos
se asigna 02,03, 04 etc
2
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
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1. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:
A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha.
2. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con
extensión .txt
3. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras
MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
4. El separador de campos debe ser pipe (|), y debe ser usado exclusivamente para este fin.
Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe
(|).
5. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter
especial.
6. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto (.) como
separador de decimales.
7. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter
guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
8. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo
técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos
pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
9. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo
tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.
10. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados
por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.
11. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de
registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro
12. Los archivos deben estar firmados digitalmente.