PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com© PROJECT CONSULT 2012
Breitenfelder Straße 1720251 Hamburg 1
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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit.
Dr. Ulrich KampffmeyerBerlin, 17.04.2012
IBM als End to End Service Provider für die eAkte in der öffentlichen Verwaltung
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Agenda
1. Klärung: Was ist ECM?
2. Anwendung: ECM, elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung
3. Betrieb: Von Inhouse bis Cloud
4. Nutzen: Wann rechnet sich ECM?
5. Wandel: Die organisatorische Herausforderung bleibt
6. Zukunft: Information im Überfluss, immer und überall
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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer 3
„Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst
die Methoden, Technologien und Werkzeuge zur
Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung
und Bereitstellung von Content und Dokumenten
zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im
Unternehmen.“
ECM: Definition
“Enterprise Content Management (ECM) is the
strategies, methods and tools used to capture,
manage, store, preserve, and deliver content and
documents related to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management
of an organization's unstructured information,
wherever that information exists.”
AIIM Association for Information and Image Management International, 2010
1Klärung:ECM Enterprise
ContentManage-ment
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AIIM Modell für ECM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollabMANAGE
Document Management• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung
MANAGECollaboration• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informations-
zusammenführung
MANAGEWeb Content Management• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• VisualisierungMANAGE
Records Management• Ablagesystematik• Indizierung und Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archivverwaltung
MANAGEBusiness Process Management• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und sequentielles
Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung
DitributionSecurity Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittelsEDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital RightsManagement/Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
DitributionSecurity Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittelsEDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital RightsManagement/Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
Security as ECM Infrastructure
Output
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• Sichere Archivierung• Posteingang• Vorgangsbearbeitung• Elektronische Rechnung• E-Mail-Management• Dokumentenmanagement• Zusammenarbeit• Elektronische Akte• Prozessautomation• Schnelles Finden• Sicherheit für Dokumente• Erfüllung Rechtsvorgaben
ECM im Deutschen: Es geht um…
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Wo ist die elektronische Akte?
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE WCM
WF/BPM
Collab
STORE
eAkteRM
MANAGE
DM
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Zwischen deutschen und englischen Begriffen
Elektronische Akte
Vorgang
Vorgangsbearbeitung
Records Management
Dokumentenmanagement
Case Management
Case Management
Akte
Prozess
Business Process Management
Workflow
Anwendung:2VORGANGS-BEARBEITUNG
ELEKTRONISCHE AKTE
ECM
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Aktenplan und elektronische Akte
Ziel: Identifizierung und Klassifikation jedes Objektes im Aktenplan. Beliebig tiefe Hierarchie.
Ziel: Ablageort und Navigation. Die Objekte sind in Akten zusammengefasst. Dreistufiger Aktenplan.
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Elektronische Akte: Statisch
Ziel: Vordefinierte Struktur. Einordnung der Objekte nach Inhalt und/oder Dokumentenklassen.
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Elektronische Akte: Struktur und Visualisierung
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Elektronische Akte und Vorgänge
Ziel: Akte als Zusammenfassung von Vorgängen. Objekte liegen in Vorgängen.
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Elektronische Akte: virtuelle Sichten
Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Objekten.
Sicht A
Sicht B
Sicht C
Sicht D
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Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing
3BETRIEB:VON INHOUSE BIS CLOUD
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Cloud Computing
The Cloud
Infra-structure
as a Service
IaaS
Platform as a
Service
PaaS
Software as a
Service
SaaS
Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)
Microsoft AzureAmazon SimpleDBAmazon Simple Queue Service (SQS)Amazon Simple Storage Service (S3)PayPal
Microsoft Office 365Google AppsSalesforceBox
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Sichere Auslegung von eAkte-Systemen
Archivoperativ
ArchivSicherung
Inhouse Outhouse
Archivoperativ
ArchivSicherung
Archivoperativ
ArchivSicherung
Eigen-Anwender
Eigen-Anwendermit outge-sourctemSicherheits-archiv
SaaS & Outsourcing
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Argumentation Inhouse versus Outsourced
Inhouse OutsourcedDokumente verbleiben im Haus Einsparen von Mitarbeitern?
Jederzeit Zugriff auf Dokumente Einsparen von Ressourcen?
Rechtsicherheit und Datenschutz Flexibilität
Kosten(Einmalinvestition, Wartung und Personal)
Kosten(Kontinuierlich für Verarbeitung und ggf. Zugriff)Kostenreduzierung bis zu 50%
Mehr Effizienz
Keine aufwendige IT
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ECM nicht in der Cloud?!
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Der Einsatz von Enterprise Content Management und der elektronischen Akteist wirtschaftlich!4WANN
RECHNET SICH ECM?
NUTZEN:
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… aber wie die Wirtschaftlichkeit seriös berechnen?
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Verfälschung von Wirtschaftlichkeitsaussagen
• Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen
• Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-, Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden
• Überbetonung der Hardwarekosten und zu niedriger Ansatz der Software- und Dienstleistungskosten
• Vernachlässigung der Leistungsseite• Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen• Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch
zu engen Betrachtungswinkel
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Zu erwartender Nutzen durch die neue Lösung
Ein Problem der Einführung von Enterprise Content Management ist, das viele Nutzeneffekte keine direkten Kosteneinsparungen, sondern zu bewertende qualitative Faktoren sind.
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Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• Direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien• Mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung• Breitere Informationsbasis• Höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe• Hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • Höhere Sicherheit• Mehr Transparenz, bessere Steuerung• Keine Fehlablagen • Erhöhter Datenschutz durch kontrollierte Zugriffsberechtigung• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte
Das weitaus höhere Potenzial
Eher gering
Nutzenkategorien von DMS-Lösungen
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ROI & SUCCESS STORIES
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Sucess-Stories
Zahlreiche Success-Stories der Anbieter belegen die Wirtschaftlichkeit von ECM:
• 25% Zeitersparnis im Case Management• 250.000 € jährlich durch die Ablösung des
Papierarchives gespart• ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur
3 Monaten• Workflow beschleunigt Costumer Response von 2
Tagen auf 1 Stunde
• usw.
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Helfen da noch Milchmädchenrechnungen?
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Milchmädchenrechnung …
• Ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail
• 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht 1.920.000 Stunden
• 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir 50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr
• Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder 2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000 Ersparnis.
• Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal 3.000.000 € (3 Millionen), bringt also den ROI nach 1,4 Jahren
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Milchmädchenrechnung helfen nicht weiter
Die Kostenersparnis beträgt nur 4%.
Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart, • wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und • die Kosten für den Betrieb nicht höher als die
übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind,• von den Einführungs- und
Übergangsbetriebskosten in einer Organisation mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.
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Wirtschaftliche Vorteile der eAkte
• Führt Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen
• Strukturiert die Ablage datenbankgestützt• Ist übersichtlich, frei einrichtbar und immer aktuell• Bedient verschiedene Sichten entsprechend den
Berechtigungen• Führt ein Protokoll über die Bearbeitsschritte und
die enthaltenen Dokumente mit• Verwaltet Wiedervorlagen und Fristen• Integriert Daten aus Anwendungen und läßt sich
aus anderen Anwendungen starten
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Die eAkte für alle Informationsarten
…E-Mail Word PDF Scan Excel Web SMS Präsentation Daten
Ziel: Alle Informationen mit dazugehörigen Daten im Kontext visualisiert!
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ECM neu definiert
Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für
ENTERPRISE CHANGE MANAGEMENT
benutzen!5WANDEL:DIE ORGANISATORISCHE HERAUSFORDERUNG BLEIBT
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Organisation vor Technik
StrategieZiele und Rahmenbedingungen
OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen
vor
TechnikEinzusetzende (technische) Mittel
vor
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Technik allein hilft nicht
Strategie vor Organisation,Organisation vor Technik ...
aber der Mensch im Mittelpunkt !
Strategie
Mensch
Organisation Technik
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Rasante Entwicklung
Web 3D6 ZUKUNFT:
INFORMATION IM ÜBERFLUSS,IMMER UND ÜBERALL
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Informationsüberflutung
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.
Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.
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Abhängigkeit…
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.
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Enterprise Search vs. Records Management
Suchen in chaotischen Datenbeständen„Enterprise Search“
vs.
Ordnung schaffen„Records Management“
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Enterprise Search vs. Records Management
Thesen• Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von
geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten versehener Schriftgutverwaltung.
• Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in einem Feld zu finden – die aufwändige facettierte Suche ist out!
• Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur Überwindung des Flaschenhalses der Informationserfassung.
• Compliance-Anforderungen sind zur Zeit die letzte Bastion des klassischen Records Managements
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Gesellschaftliche Herausforderung
• Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert.
• Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung.
• Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend.
• Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – steht am Horizont:
„Homo socialus electronicus“
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Vielen Dank!
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