1
2
departamento de abastecimiento, oficina de recepción, oficina de sistemas y
oficina de viáticos.
De igual manera en el almacén hay un número aproximado de 40 trabajadores y
un área operativa de almacén integrada por embarques, medicamentos
controlados y no controlados, curación y diversos (uniformes, zapatos y artículos
de aseo).
Se dispone de una plantilla vehicular de 8 automóviles para llevar a cabo el
abastecimiento de los medicamentos
El personal que se encuentra laborando en este almacén realiza funciones de
recepción, programación, distribución de pedidos, conteo de medicamentos,
embarque, funciones operativas y de registro de mercancías.
En las figuras siguientes se puede apreciar la macrolocalización del Almacén y la
microlocalización.
Macrolocalización del Almacén General del IMMS, Río Blanco, Veracruz.
3
Microlocalización del Almacén General del IMMS, Río Blanco, Veracruz.
En base a lo explicado por el encargado de almacén se pudo entender que el
principal problema que se presenta es la falta de agilidad en la distribución de
medicamentos, ya que los pedidos que se tienen que surtir no son entregados en
tiempo y forma y en algunos casos no se entregan a las clínicas correspondientes,
colocándose en lugar erróneo.
De igual manera no se priorizan los pedidos de mayor urgencia, debido a la falta
de una adecuada organización y a la inexistencia de formatos correctos que
permitan registrar los pedidos.
Por lo tanto esta situación genera un exceso de inventarios en el almacén y las
quejas constantes de las clínicas, debido a la poca eficiencia en el proceso de
entrega de pedidos.
Desarrollo
Para la agilización de la distribución de medicamentos, se realizó una observación
exhaustiva del desempeño de los trabajadores, para conocer si ellos
representaban la causa raíz del problema en la entrega de medicamentos.
4
Lo anterior permitió percatarse de la evidencia de falta de control en los recursos
humanos, es por ello que se consideró pertinente diseñar el formato para la
evaluación del desempeño de los trabajadores con cuyos resultados se definieron
indicadores de control y por medio de ellos se permitió conocer el porcentaje de
procesos correctos y erróneos.
De igual manera durante quince días, se recopiló información para conocer el
número de pedidos que se surtían, posteriormente se comparó esta información
con el número de quejas que se recibían y de este modo se obtuvo el indicador
que permitió conocer el número de pedidos surtidos correctamente que eran
llevados a cabo por el almacén.
Adicionalmente se elaboró un formato que permitirá registrar datos históricos
concernientes a la capacitación recibida por parte de los trabajadores.
En cuanto al proceso se estableció un formato para identificar los factores que
originan un proceso erróneo. Con este formato se conoció la frecuencia en la
ocurrencia de dichos procesos.
Los formatos diseñados se anexan en el presente reporte.
Concentrando la información recopilada, se obtiene:
Día Procesos correctos
Procesos erróneos
Can
tid
ad
equ
ivo
cad
a
Pér
did
a d
e
tiem
po
Incu
mp
limie
nto
en
tie
mp
o
Incu
mp
limie
nto
en
fo
rma
Med
icam
ento
er
rón
eo
1 6 5 2 1 1 2 2
2 8 3 1 1 1 1 2
3 9 2 1 1 0 1 1
4 8 3 1 0 0 2 1
5 8 3 1 0 0 1 0
6 6 5 0 2 2 2 1
7 8 3 1 2 0 2 1
8 7 4 2 1 1 1 1
9 8 3 1 1 0 1 1
5
10 7 4 2 2 0 2 1
11 9 2 2 0 0 0 1
12 7 4 3 1 1 1 3
13 8 3 1 0 1 2 0
14 7 4 2 1 1 1 1
15 7 4 2 1 1 2 2
TOTALES 113 52 22 14 9 21 18
Con dicha información se determinó el indicador que proporciona el porcentaje de
procesos correctos, obteniendo el resultado de dividir el total de procesos
correctos sobre el total de proceso, lo que dio un valor de 68.48%
Para determinar el porcentaje de pedidos surtidos correctamente se recopilaron
datos durante un periodo de 15 días, tomando como base los pedidos surtidos y
las quejas recibidas durante ese periodo.
Analizando los procesos de surtidos, se obtienen los siguientes datos:
Día Número de
pedidos surtidos
1 2
2 3
3 1
4 2
5 4
6 1
7 2
8 2
9 3
10 2
11 1
12 3
13 3
14 5
15 2
TOTAL 36
6
QUEJAS RELACIONADAS CON EL PROBLEMA
Queja Frecuencia
Cantidad incompleta 5
Entrega fuera de tiempo
2
Cantidad equivocada
1
Lugar erróneo 3
TOTAL DE QUEJAS
RECIBIDAS 11
Con lo anterior se determinó que el porcentaje de pedidos surtidos correctamente
que se llevan a cabo es de un 69.4%
Se estableció un documento que incluyera el método de trabajo para que de esta
manera se pudiera lograr una agilización en el proceso.
El método de trabajo se dio a conocer por medio de pláticas, las cuales fueron
impartidas durante un periodo de tres días. En ellas se explicó detalladamente
cómo se debe llevar a cabo cada actividad del método, de modo que los
trabajadores lo realizaran de acuerdo a lo planeado.
En el primer día se explicó el objetivo de implantar este método en el puesto de
trabajo, de igual modo se brindó un panorama general del método.
Los días posteriores se utilizaron para exponer ampliamente las actividades que
conforman en método y de igual modo se aclararon las dudas e inquietudes
surgidas por parte de los trabajadores.
Total surtidos 36
Pedidos surtidos correctamente 25
Pedidos surtidos incorrectamente 11
7
Resultados
Al aplicar la solución propuesta se procedió a evaluar el desempeño de los
trabajadores nuevamente para conocer si obtuvo una mejora en el proceso
utilizando el formato de evaluación del desempeño del trabajador.
Los resultados obtenidos se concentran en la siguiente tabla.
Día Procesos correctos
Procesos erróneos
Can
tid
ad
equ
ivo
cad
a
Pér
did
a d
e
tiem
po
Incu
mp
limie
nto
en t
iem
po
Incu
mp
limie
nto
en f
orm
a
Med
icam
ento
er
rón
eo
1 7 4 0 3 1 2 0
2 9 2 0 2 0 1 0
3 9 2 2 1 1 1 1
4 9 2 0 1 0 0 1
5 8 3 2 1 0 1 0
6 8 3 3 0 1 2 2
7 10 1 1 0 0 0 1
8 10 1 0 0 0 0 0
9 9 2 1 0 0 2 1
10 10 1 0 0 0 0 0
11 10 1 1 0 0 0 1
12 9 2 2 0 0 1 1
13 10 1 1 0 0 1 0
14 9 2 1 1 1 1 0
15 9 2 2 0 0 1 1
TOTALES 136 29 16 9 4 13 9
Obteniendo que el porcentaje de procesos correctos es de un 82.42%
Lo cual implica que se tiene una mejora del 14%. Con ello se logró agilizar la
distribución de medicamentos cumpliendo con el tiempo y forma que se tenía
pactado para realizar las entregas a los distintos hospitales y clínicas.
A continuación se muestra una gráfica donde se representa los resultados
anteriores y los actuales.
8
Asimismo se volvió a recopilar información acerca del número de pedidos que se
surtían, y del número de quejas que se presentaban. Los datos recabados se
presentan a continuación:
Día Número de
pedidos surtidos
1 3
2 3
3 4
4 2
5 1
6 2
7 3
8 3
9 4
10 3
11 3
12 2
13 3
14 1
15 3
TOTAL DE PEDIDOS
40
9
QUEJAS RELACIONADAS CON EL PROBLEMA.
Queja Frecuencia Porcentaje
Cantidad incompleta
5 45.45%
Entrega fuera de tiempo
2 18.18%
Cantidad equivocada
1 9.09%
Lugar erróneo 3 27.27%
TOTAL DE QUEJAS
RECIBIDAS 11 100.00%
De igual manera se realizó una comparación de las quejas recibidas antes de la
implementación de la solución y después de ella
Quejas Anterior Actual
Cantidad incompleta
5 4
Entrega fuera de tiempo
2 2
Cantidad equivocada
1 1
Lugar erróneo 3 2
TOTAL DE QUEJAS
RECIBIDAS 11 9
A continuación se muestra la gráfica comparativa.
10
En la siguiente tabla se muestra el porcentaje de quejas en los procesos surtidos.
Anterior Actual
Total de quejas recibidas
11 9
Total de procesos surtidos
36 40
Porcentaje 30.55% 22.5%
11
Se obtuvo una mejora del 8.05% respecto a las quejas recibidas al surtir un
pedido.
Se recopiló información referente a los pedidos surtidos, se obtiene lo siguiente:
Total surtidos 40
Pedidos surtidos correctamente 31
Pedidos surtidos incorrectamente 9
En base a los resultados obtenidos se realizó una gráfica para comparar el
comportamiento de los pedidos surtidos correctamente antes y después de la
realización de las acciones la cual se muestra a continuación:
De acuerdo a la gráfica anterior se puede notar que hubo un incremento en el
porcentaje de pedidos surtidos correctamente de un 69.40 % a un 77.50% lo que
significa una mejora de 8.1%
Sin embargo, con los datos analizados se percató que la causa de los pedidos
incompletos no se origina en el almacén sino en el transcurso de la entrega. Es
12
por ello que se decidió hacer responsable al operador del vehículo para que dicha
mercancía llegue a su destino final en tiempo y forma.
Adjunto a esta se entrega:
Formato de control de entregas.
Formato de responsiva
Además se establecieron algunas recomendaciones para el almacén, a
continuación se enlistan los formatos que serán entregados al Jefe de almacén,
para su posterior implementación.
Formato para supervisar la caducidad de los medicamentos.
Formato de medicamentos no disponibles.
Formato para concentrar las reclamaciones de los hospitales y clínicas.
Formato para colocar etiquetas de identificación a las cajas.
Formato para realizar inventarios físicos.
13
ANEXOS MÉTODO DE TRABAJO PARA LA AGILIZACIÓN EN LA DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS EN EL ALMACÉN DEL IMSS PRESENTACIÓN
Para garantizar la recepción, custodia y distribución oportuna de los medicamentos en el almacén general del IMSS, se ha trabajado en obtener un de mecanismo de control y supervisión con dos líneas de acción:
A. Difundir al personal directivo del almacén general del IMSS las normas, técnicas y procedimientos de almacenamiento.
B. Capacitar al personal operativo, para dar estricto cumplimiento a los lineamientos en el desarrollo de sus actividades operativas.
RECEPCIÓN Se debe: Garantizar documentalmente que los medicamentos que ingresan al
almacén se ajusten a las condiciones, cantidades, y tiempos pactados por el área de adquisiciones mediante el contrato o pedido.
Controlar documentalmente el ingreso de los medicamentos al almacén. Mantener un archivo histórico de ingreso de medicamentos al almacén.
Los datos que se deben cotejar son:
Fecha de entrega pactada en el periodo Número de pedido Descripción de los medicamentos Cantidad de los medicamentos Número de lotes a entregar, así como sus caducidades Firmas autorizadas del personal responsable de la adquisición.
REGISTRO Y CONTROL El almacén debe:
Contar con una base de datos veraz y oportuna acerca de los movimientos de entrada y salida de bienes en el almacén.
Conocer con precisión los saldos de existencia disponible que se cuenta en almacén para su distribución.
14
Apoyar el proceso de programación del suministro de medicamentos.
Conocer en todo momento el destino final y disposición de los medicamentos
Evaluar y conciliar los resultados de los inventarios de existencia física en almacén.
Dar aviso oportuno de incuplimiento de proveedores. ALMACENAMIENTO Guarda y conservación
Es el proceso a través del cual se lleva a cabo el acomodo de los medicamentos, en tal forma que además de preservarse en condiciones adecuadas, resulte fácil su disponibilidad mediante un eficiente sistema de identificación, así como de cumplir con las condiciones de estiba, seguridad e higiene. Para realizar el acomodo de los bienes en los racks, anaqueles o tarimas se deberá de efectuar en las áreas destinadas de acuerdo a sus características. Área de medicamentos: en su acomodo se deberán dividir en: Sólidos : tabletas, capsulas , grageas, cremas, supositorios Líquidos: jarabes, gotas y suspensiones Ampolletas: soluciones inyectables Sales y reactivos: acetona, azufre, alcoholes, éter, xilol.
Debido a las características de estos productos que son volátiles e inflamables se recomienda que el área que se destine contenga las condiciones de ventilación adecuada, tenga acceso restringido y supervisión permanente. Controlados: donde existan este tipo de productos, el acceso y control de
esta área serán supervisados estrictamente por el químico responsable y el jefe del almacén.
Red fría: existen productos que requieren para su conservación estar en el
área refrigeradas, esta indicación aparece en la etiqueta del envase individual, además se deben respetarlos rangos establecidos de temperatura que son 2 grados a 8 grados máximo.
Área de material de curación Suturas: catgut, suturas, seda negra, trenzada, etc.
15
Material dental: fresas, mercurio, resina, amalgamas, etc. Material de laboratorio: pipetas, matraces, laminillas, etc.
De las demás claves que conforman el rubro de material de curación como son: aplicadores, algodones, apósitos, biberones, catéteres, cintas, gasas, guantes, guatas, telas adhesivas, vendas, etc. Es importante que el almacenaje se realice por grupos en los racks de acuerdo a los cuadros básicos. En caso de que no se cuente con racks o anaqueles suficientes es recomendable contar con un área de espacios libres para resguardar aquellos bienes que sean de gran volumen como pueden ser jeringas, pañales, toallas, equipos para venoclisis, etc. Se hace la observación que aquellos productos que por sus características tengan riesgo a sufrir alteraciones por temperaturas extremas sean almacenados en lugares idóneos. Ejemplos: supositorios, óvulos, cintas microporosas, sondas, películas radiográficas, etc. Una vez que los medicamentos se encuentren almacenados, se llevarán a cabo supervisiones conjuntamente. Las acciones que se deben realizar en los almacenes son las siguientes: Supervisión permanente de la caducidad de los productos para ser
distribuidos durante periodo de vida útil.
Vigilar que se aplique adecuadamente el sistema P.E.P.S (primeras entradas, primeras salidas) y en caso de que tengan caducidad darle salida a las primeras caducidades.
Observar la rotación de los productos, en caso de que estos no tuvieran
movimiento reportar al área que solicitó la compra para que se considere su distribución.
El almacén deberá contar con los señalamientos preventivos necesarios como son:
No fumar Extinguidores Nombre de las áreas Franjas que delimiten las áreas de trabajo Salidas de evacuación.
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Suministros y distribución:
Objetivos específicos: Establecer la calendarización de la distribución Programar conforme al grado de existencia física, la distribución de
medicamentos Dar seguimiento a los programas de distribución hasta su destino final.
En la ejecución de esta etapa se realizan acciones de programación destinadas a documentar el envió a su destino final y no atendiendo a la demanda fortuita e inmediata de medicamentos. SURTIDO: El personal operativo surte los medicamentos de acuerdo a la clave, cantidad, unidad de medida y caducidad indicada en la orden de envió respectiva, considerando el sistema PEPS o primeras caducidades. DESPACHO: El transporte solicitado se presentará en el almacén en el área de control de calidad para la inspección correspondiente (que el vehículo guarde las condiciones de higiene y seguridad necesarias). Obteniendo la aprobación del área de control de calidad el transporte se presenta ante el jefe del almacén para que en conjunto con el operador y el encargado del despacho cuantifiquen la cantidad de cajas que suban al vehículo y así determinar el total de paquetes que contienen el embarque. Además se le entregará al conductor las ordenes de envió originales y copias que amparan los medicamentos que fueron embarcados, dicha documentación será enviada con el operador el cual regresará al almacén los originales y copias de la documentación selladas y firmadas de recibido por la clínica, hospital o unidad a la que fueron destinados.
Un factor que interfiere en la distribución de medicamentos es el control
inadecuado de los inventarios, debido a que se detectó que existen faltantes y por
ende no se pueden surtir las órdenes de pedido satisfactoriamente.
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Indicador de desempeño por trabajador
Departamento Supervisor a cargo Fecha
Nombre Puesto que desempeña
Desempeño del
trabajador
Proceso erróneo SI/NO C
anti
dad
eq
uiv
oca
da
Pér
did
a d
e ti
emp
o
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mp
limie
nto
en
tie
mp
o
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limie
nto
en
fo
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Med
icam
ento
erró
neo
Cu
mp
limie
nto
de
acti
vid
ades
Hab
ilid
ad
Desempeño/Habilidad
Excelente A
Muy bueno B
Bueno C
Regular D
Inaceptable E
Cumplimiento
Completamente A
Medianamente B
Mediocremente C
Incompetente D
18
ALMACÈN DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Área Jefe inmediato
Nombre del trabajador
Nombre del curso Objetivo Duración Fecha de
impartición
¿Se cumplió con el
objetivo?
Grado de cumplimiento
Completamente A Medianamente B
Insatisfecho C
19
FORMATO DE RESPONSIVA
ALMACÉN DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
5
Orizaba, Ver ___ de ___________ de ______2
Por medio del presente hago constar que la cantidad descrita en la orden de
pedido coincide con la cantidad embarcada en la unidad de transporte con
matrícula no. _____________.
Asimismo me hago responsable del buen manejo y transporte de la mercancía
antes mencionada.
_______________________
Firma del operador
20
FORMATO DE CONTROL DE ENTREGAS
ALMACEN DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Formato de control de entregas
Almacenista Clínica Chofer ¿Pedido completo?
21
CONTROL DE FECHA DE VENCIMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS
Área de almacén Fecha de elaboración _________________________
Elaborado por _______________________________
Clave Nombre del
medicamento Fecha actual
Fecha de caducidad
Periodo de tiempo (entre fecha actual y
de caducidad
22
ALMACÉN GENERAL DEL IMMS FORMATO DE MEDICAMENTOS NO DISPONIBLES
Proveedor _______________
Fecha de elaboración
_______________
Clave Nombre del
medicamento
Última fecha de
existencia
Cantidad requerida
Fecha programada de entrega
Fecha real en que se
surtió
Elaborado por
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RECLAMACIONES DE CLINICAS/HOSPITALES DURANTE LA ENTREGA ALMACEN GENERAL DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
FECHA: ___________________ FOLIO ____________ CLINICA/HOSPITAL:____________ NO. DE DOCUMENTO_____________
CAUSA DE LA QUEJA: Medicamentos caducados ______ Error en el surtido ______ Cantidades no solicitadas ______ Otros ______
COMENTARIOS:
REPORTÓ:
________________________
ACCIÓN INMEDIATA: Hacer devolución en el sistema _________ Volver a surtir _________
24
ALMACEN GENERAL DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
FORMATO DE INVENTARIO
Fecha: Realizado por: Numero de inventario:
Código Categoría Presentación Cantidad Referencia
Fecha
de
ingreso
25
ALMACEN GENERAL DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN
Destinatario: _____________________ Caja/ paquete No._________________ No de orden: _____________________
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