DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO
INGENIERÍA COMERCIAL
DISEÑO DE PROCESOS BAJO TECNOLOGÍA BPMN Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE ASESORÍA Y APOYO DE LA AGENCIA ECUATORIANA DE
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL AGRO – AGROCALIDAD
ANA CRISTINA JIMÉNEZ JÁCOMECARLA ALEJANDRA TOAPANTA GUERRERO
DIRECTOR: ING. JAIME CADENA
CONTENIDO
Antecedentes de AGROCALIDADProblemáticaObjetivosMarco TeóricoMetodologíaAnálisis de la Situación ActualPropuesta de MejoramientoConclusionesRecomendaciones
AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO-AGROCALIDAD
Autoridad Nacional Sanitaria, Fitosanitaria y de Inocuidad de los Alimentos
Regula y controla las actividades productivas del agro
Entidad adscrita al MAGAP
Apoya el cuidado de la salud de los ecuatorianos
Proyecta al país y sus productos hacia el mercado internacional
PROBLEMÁTICA
Los procesos de Asesoría y Apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD no están documentados, debido a que no se les da la misma importancia que los procesos técnicos, por lo tanto, no se encuentran claramente definidos, impidiendo llevar a cabo las posibles opciones de mejora continua para proporcionar un servicio de calidad.
OBJETIVOS
Objetivo GeneralRealizar la propuesta de mejoramiento de los procesos de asesoría y apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD.
Objetivos EspecíficosAnalizar el direccionamiento estratégico de Agrocalidad.Realizar el levantamiento de la situación actual de los procesos de asesoría y apoyo de Agrocalidad.Diseñar los procesos de asesoría y apoyo actuales en Agrocalidad.Realizar una propuesta de mejora de los procesos de asesoría y apoyo en AgrocalidadDiseñar los procesos propuestos en BPMN (Bizagi)Diseñar un sistema de medición de los procesos propuestos.Elaborar la documentación para los procesos propuestos.
MARCO TEÓRICO
Direccionamiento Estratégico
Se fundamenta en la obtención de un criterio común en la empresa, que permita unificar criterios y prosperar, a su vez que permita aprovechar las oportunidades futuras apoyándose en el razonamiento y la experiencia.
Componentes Definición del Negocio Filosofía Corporativa.
Cadena de Valor
Conjunto de actividades que se desempeñan para diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos.
MARCO TEÓRICO
Gestión por Procesos
Es una forma de organización diferente de la clásica organización funcional, y en el que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización.
Proceso
Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente.
Fases de Gestión por Procesos
Mapa de procesos
Representación grafica de los procesos y sus interrelaciones
MARCO TEÓRICO
Modernización de procesosReducción de despilfarros y excesos, atención a cada uno de los detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la calidad.
• Eliminación de la burocracia• Eliminación de la duplicación. • Evaluación del valor agregado• Simplificación• Reducción del tiempo del ciclo del proceso• Prueba de errores• Eficiencia en la utilización de los equipos• Lenguaje simple• Estandarización• Alianzas con proveedores• Mejoramiento de situaciones importantes• Automatización y/o Mecanización
BPM Consiste en administrar el ciclo de vida de los procesos, apoyándose en herramientas de automatización del flujo de trabajo.
BPMN
Estándar de aceptación mundial para modelar y documentar procesos de negocio.
METODOLOGÍA
1. Direccionamiento Estratégico 3. Mapa de Procesos
2. Cadena de Valor
4. Levantamiento de Procesos
METODOLOGÍA
5. Diseño de Procesos Actuales (Visio)
7. Caracterización de procesos
6. Diseño de Procesos propuestos (Visio y Bizagi)
8. Elaboración de indicadores
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Direccionamiento Estratégico
Misión redundante, extensa y hasta cierto punto confusa, por lo que no es fácil recordar y tampoco motiva a los miembros de la Agencia.
Visión es extensa y no aporta a fijar el camino a seguir en un periodo de tiempo.
Valores corporativos no definidos.
Mapa Estratégico inexistente.
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Cadena de Valor
No muestra todas las actividades necesarias para la prestación de servicios
Mapa de Procesos
No es una buena representación grafica de los que hace la Agencia, no se ajusta a la teoría de la herramienta.
Procesos Actuales
Inventario de Procesos extenso y existe confusión entre procesos y procedimientos.
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
Gestión Administrativa, Financiera y Tecnológica
Gestión de Recursos Humanos
Gestión de Asesoría Jurídica
Gestión de Planificación
Gestión de Comunicación y Relaciones Internacionales
CADENA DE VALOR
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
MAPA DE PROCESOS
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
La propuesta aplicada a las 4 Direcciones de Asesoría y Apoyo además del proceso de Planificación Institucional se basa en:
Diagramas de flujo Caracterización
Indicadores
Manejar un lenguaje simple
Eliminar tareas repetitivas
Estandarizar los procesos
Clasificar procesos y
procedimientos
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PR
OC
ES
OS
AC
TU
AL
ES
Planificación de diseño y desarrollo (E.4.1)
Gestión de entradas de diseño y desarrollo (E.4.2)
Revisión de diseño y desarrollo (E.4.3)
Verificación de diseño y desarrollo (E.4.4)
Validación de información de proyectos (E.4.5)
Seguimiento de Proyectos de Inversión (E.4.6)
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
HOJA 1 DE 2
CÓDIGO: E.4.MACROPROCESO: GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN (E)
PROCESO: GESTIONAR PROYECTOS DE INVERSIÓN (E.4.)
TODAS LAS DIRECCIONES PLANIFICACIÓN DIRECCION EJECUTIVA
Inicio
Emitir solicitud de realización de
proyecto
Solicitud
Enviar solicitud
Recibir solicitud
Revisar proyecto para desarrollo
Enviar para aprobación Aprobar
Identificar necesidades del
proyecto
Elaborar cronograma de
actividades
Asignar recursos
Presentar borrador
Analizar factibilidad
Enviar convocatoria socializaciónRecibir convocatoria
Realizar check list
Existen cambios
Ajustar proyecto
Emitir solicitud de aprobación
Solicitud
Enviar solicitud
si
Ano
si
no
A
B
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
HOJA 2 DE 2
CÓDIGO: E.4.MACROPROCESO: GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN (E)
PROCESO: GESTIONAR PROYECTOS DE INVERSIÓN (E.4.)
TODAS LAS DIRECCIONES PLANIFICACIÓN DIRECCION EJECUTIVA
Recibir solicitud
Aprobar
Recibir aprobación
Enviar proyecto para aprobación
MAGAP, MCPEC
Esperar aprobación
Recibir informe de validación
Enviar proyecto para revisión
SENPLADES
Esperar aprobación
Recibir informe final
Emitir dictamen de inicio
Elaborar plan de inversión
Plan
Enviar plan
Recibir plan
Aprobar
Realizar seguimiento
Emitir informe de gestión
Informe Enviar a órganos de control
Fin
Asi
si
no
B
no
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
APORTE PARA LA AGENCIA
ELEMENTOS ACTUAL PROPUESTA
Misión ExtensaSe ajusta a las características de una misión
Visión Redundante Se establece un periodo de tiempo
Valores Estratégicos
No definidosDefinidos
Mapa Estratégico
InexistenteDefinido acorde a la teoría
Cadena de Valor Incompleta Completa
Mapa de Procesos
ConfusoRedefinición de procesos Agregadores de Valor
Procesos
Confusión con procedimientos, procesos mal
definidos
Propuesta de mejoramiento
CONCLUSIONES
Uno de los problemas encontrados en AGROCALIDAD está en la definición de la Cadena de Valor y el Mapa de Procesos que no se ajustan a la teoría con la que se debe construir estas herramientas, por lo tanto no reflejan la verdadera situación de la Institución.
El inventario de procesos actual es demasiado extenso, debido a que, en este se describen procesos y procedimientos que confunden y dificultan la gestión.
No todos los procesos descritos en el inventario actual de la Agencia son ejecutados.
En el levantamiento de la información se evidencio una actitud hermética respecto al manejo de los datos, además del desconocimiento de los parámetros de la gestión por procesos.
CONCLUSIONES
Existen demasiadas personas asignadas para la realización de un mismo proceso ya que la innovación y utilización de tecnología es muy deficiente.
No existe comunicación horizontal entre los responsables de un proceso y la delegación de responsabilidades es deficiente lo que dificulta la toma de decisiones por parte de los dueños del proceso y genera tiempos muertos.
Se encontró duplicidad de procesos y un gran número de actividades repetitivas e innecesarias.
RECOMENDACIONES
Es necesario implementar el mejoramiento realizado junto con un manual de procedimientos que normen, respalden y estandaricen las actividades de los procesos habilitantes de asesoría, apoyo y planificación institucional además que permitan el uso eficiente de los recursos del Estado.
Capacitar a todos los funcionarios con respecto al tema de gestión por procesos y el uso de las herramientas que facilitaran la gestión.
Crear un sistema efectivo de difusión de la cultura organizacional para lograr que los colaboradores se sientan identificados con los objetivos y conviertan en propias las metas de la institución.
RECOMENDACIONES
Realizar una delegación de funciones efectiva donde todos los funcionarios sin importar el nivel jerárquico posean capacidad de decisión sobre sus procesos.
Mejorar la infraestructura tecnológica de la institución que permitirá
automatizar los procesos y mejorar la interacción con el usuario.
GRACIAS