Developing System For Your Business
By Nia Souvenia
Tujuan Sistem
Memperkuat Brand Perusahaan Anda
Perusahaan berjalan by system dengan ada atau tidaknya Owner
Perusahaan berjalan sesuai dengan Harapan
SISTEM
Karena Tim Anda adalah salah satu ciri Brand Anda
Maka perlu adanya aturan yang lengkap dan jelas dalam sebuah
Perusahaan
SIKLUS PEMBUATAN SISTEM
Develop System –> Audit –> Improvement –> Audit Lagi –>
Dokumentasikan
Bayangkan Perusahaan Masing-Masing Dan Langsung Praktekan Dengan
Kondisi Real Perusahaan Anda
Dan, silakan ambil Kertas dan Bolpen,
sekarang
Tahapan Pembuatan Sistem
1. Chunk Down Function2. Developing Process Mapping 3. Setting KPI 4. Writing Documentation5. Setting Reward & Punishment
1. Chunk Down The Function (1)
What Ada Fungsi Apa di Perusahaan Anda ?
Contoh
Toko Bunga Online dan Offline Ada toko secara fisik Ada stok bunga plastik, dsb untuk
pembelian Retail Ada web dansosial media
1. Chunk Down The Function (2)
Ada Fungsi Apa di perusahaan Anda ? OPERASIONAL
TOKO
Pembukaan Toko
Penutupan Toko
Penyetoran Pemasukan
FLOW CHART/
SOP
1. Chunk Down The Function (3)
SALES
PROMOTION , EVENT
CRM
MARKETING
OPERASIONAL TOKO
Toko Bunga Online
&Offline
FINANCE & ACCOUNTI
NG
OPERATION
HRD & GACREATIVE
& IT
KASIR
ACCOUNTING
CASH MANAGEMEN
T
PAJAK
PURCHASING
INVENTORY
EXTERNAL
CHECKER & QC
PRODUKSI
PLACEMENT
SECURITY
LEGAL
PAYROLL
RECRUITMENT &
TRAINING
PRODUK BARU
MAINTENANCE WEB ,& SOSMED
ADMINISTRASI
KATALOG & FOTO
DESAIN
AUDIT SYSTEM
Ini Bukan Struktur Organisasi
2. Process Mapping (1)
Bagaimana dan Siapa ?
Pembukaan Toko
Penutupan Toko
Penyetoran Pemasukan
OPERASIONAL TOKO
KEPALA TOKO
2. Process Mapping 3. Setting KPI (2)
KPI KEY PERFORMANCE INDICATOR
Target Ouput , harapan perusahaan Batas Maksimum dan Minimum diperbolehkan setiap
kejadian Harus bersifat terukur.
Buka Pintu Toko Jam 08.30
Kepala Toko
2. Process Mapping 3. Setting KPI (3)
Cek Stok
Inventory
Menyalakan Program Kasir
Kasir KPI : Maks datang 08.15Bersergam Lengkap Dokumen :Instruksi Kerja Pembukaan Toko
Kebijakan Seragam
KPI : Stok Pagi=Stok Malam Dokumen : Instruksi Kerja Perhitungan StokForm Perhitungan Stok
KPI : Komposisi Petty Cash
500 lembar @1000 250 lembar @5000
100 lembar @10.00050 lembar @20.000
Dokumen : Instruksi Kerja Penyiapan Uang Kecil
Merapikan Showroom
OB
Membuka Toko 09.00
Kepala Toko
Memesan Stok Kosong
Inventory
KPI : 90% Display dan kebersihan Showroom sesuai standartDokumen : Standart Penataan Daftar Promo
KPI : Persediaan Barang tidak boleh kosong Dokumen : Kebijakan Pengaturan Stok Form Inventory Form Pemesanan Barang
MORNING BRIEFING
08.45
Kepala Toko
KPI : Jadwal harian 100% dibuat Maks jam 08.50 Mulai
Dokumen :Instruksi Kerja Briefing Pagi Form Ringkasan Briefing
Contoh Pembukaan TOKO KPI : when + How Much
4. Documentation (1)
Detail nya apa saja Dokumen Tertulis dilengkapi
dengan : Gambar (jika perlu) Video (jika perlu)
4. Documentation (2)
Kebijakan Seragam
ATRIBUT Parameter AtributSeragam Semua Crew menggunakan baju sopan
Baju Atasan : SENIN : KAOS Seragam Hitam SELASA : Bebas Berkrah RABU : KAOS SERAGAM PUTIH KAMIS : BATIK SERAGAM JUMAT : BEBAS Berkrah SABTU : HEM SERAGAM AHAD : Bebas Sopan, Casual
JILBAB : Tidak Bahan Kaos BAWAH : Sopan, Bebas
Crew Wanita Menggunakan name tag Kerapihan rambut atau jilbab Kerapihan dan kebersihan baju Kesegaran nafas Aroma BadanCrew Pria Menggunakan name tag Kerapihan dan kebersihan baju Kesegaran nafas Kerapihan rambut. Aroma tubuh
4. Documentation (3)
Instruksi Kerja Contoh :
CEK STOK
Barang di Showroom
Hitung Stok
Showroom Inventory
QC Stok
Inventory
Catat di From
InventarisInventory
Barang di Showroom
Tercatat
4. Documentation (4)FORM
5. Reward & Punishment (1)
Motivasi Karyawan Berdasarkan : Menghindari Penderitaan Memperoleh Kenikmatan
Punishment & Reward Reward : Apresiasi perusahaan kepada
karyawannya Jam Kerja
KPI : ▪ Masuk jam 9 -17.00 (Maks kedatangan 9.30 menit)▪ Minimal jam kerja : 8 jam Reward : Mendapat Uang Transport
KPI Terbaik bulanan Reward : Mendapat Voucher belanja
5. Reward & Punishment (2)
Audit
Sistem jadi Sosialisasi Dijalankan Audit Improvement Perbaiki Sistem Sosialisasi Jalankan Audit Dokumentasikan
Setiap ada tantangan, Tinjau Kembali dan Perbaiki Sistem (jika
perlu)
Contoh
Struktur Organisasi Perusahaan
Buat Berdasarkan “who” yang ada di sistem
Sistem Udah jadi.Tapi Karyawan masih belum sesuai ?
Placing and Leading People Implementation and Controlling
Tips2 Menjalankan Sistem Berikan Kepercayaan Kepada masing2
manager
Bacakan KPI setiap crew per 2 pekan sekali (Crew yang perlu khusus, misal produksi)
Adakan Evaluasi kinerja tiap bulan (jika perlu)
Buat GAME di perusahaan Anda Buat Pertandingan Antar Crew▪ Berikan Reward untuk KPI terbaik ▪ Misal per 3 bulan, dsb
Testimoni Konsumen
Contoh : Bag Marketing
Contoh : Absensi
Contoh : Absensi (2)
Terima Kasih