EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN KELUARGA
BERENCANA PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEREMPUAN
(BKBPMP) KABUPATEN SERANG
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Sosial Pada Konsentrasi Manajemen Publik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Oleh
Jen Jepriyanah
NIM 6661122408
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
2017
PERNYATAAN ORISINILITAS
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Jen Jepriyanah
NIM : 6661122408
Tempat Tanggal Lahir : Serang, 04 Januari 1995
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan
Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang”
adalah hasil karya saya sendiri, dan seluruh sumber yang dikutip maupun yang
dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Apabila dikemudian hari skripsi ini
terbukti mengandung unsur plagiat, maka gelar kesarjanaan saya bisa dicabut.
Serang, April 2017
Jen Jepriyanah
NIM. 6661122408
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Memulai dengan penuh keyakinan,
Menjalankan dengan penuh keikhlasan,
Menyelesaikan dengan penuh kebahagiaan.
Ku Persembahkan Salah Satu Karya Terbesarku Ini,
Untuk Ayah dan Mama Tersayang
Adikku Tersayang
Serta Keluarga Besar dan Sahabat Tercinta
LEMBAR PERSETUJUAN
Nama : Jen Jepriyanatt
NIM :6661122408
JUdUI SKTiPSi : EFEKfiVITAS PENGELOIAAN ARSIP DI BADAN KELUARGA
BERENCANA PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEREMPUAN
(BKBPMP) KABT'PATEN SERANG
Serang, April2017
Skripsi Ini Telatr Disetuiui Untt*Diujikan
Menyetujui,
NIP : 197905252trI5012001
;-lL'
Pembimbing I
NIP : 1976032Y2M3122fr01
Mengetahui,
Ilmu S,osial dan IImu Politik
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI I\'EGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL I}AN ILMU POLTNK
Ketua Penguji:
Titi Stiawati. S.Sos.. M.SiNrP. 19?01 1252005012001
Anggota:
Yeni Widyastuti. S.Sos.. M.SiNIP. 197602102005012003
Anggota:
Bahmawaii. S.Sos.. M.SiNIP : 197905252005012001
Mengetahui,
UNIyERSTTASSULTAT\I AGENG TTRTAYASA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
NIM
Judul Skripsi
Telah diuji dihadapan
dinyatakan LULUS.
: Jen Jepriyanah
:6661122408
: EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BADANKELUARGA BERENCANA PEMBERDAYAANMASYARAKA'T DAN PEREMPUAN (BKBPMP)KABUPATEN SERANG
Dewan fenluii Skripsi di Serang, Tanggal 02 Juni z}fi dan
Serang, Juni 2017
:-t
V.*'.riiil:e'u'Gti,i'.,X
/"-C*'h,=*,F,,%+*.v".$' /4e$- *rts--7fl;,f-N
292043122401
ABSTRAK
Jen Jepriyanah. 6661122408. 2017. Skripsi. Efektivitas Pengelolaan Arsip diBadan Keluarga Berencana Pembedayaan Masyarakat dan PerempuanKabupaten Serang. Ilmu Administrasi Negara. Fakultas Ilmu Sosial dan IlmuPolitik. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Pembimbing I Rahmawati, S.Sos,M.Si., Pembimbing II Listyaningsih, S.Sos, M.Si.
Penelitian ini dilatar belakangi oleh masih adanya permasalahan mengenaipengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat danPerempuan Kabupaten Serang seperti belum terlaksananya penemuan kembali arsipdengan cepat dan tepat, belum diterapkannya sistem penyimpanan arsip yang baikdan benar, dan kurangnya pemahaman pegawai tentang sistem kearsipan. Fokuspenelitian ini adalah efektivitas pengelolaan kearsipan di Badan Keluarga BerencanaPemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang. Teori yang digunakanadalah teori yang diungkapkan oleh Gibson yang terdiri dari 7 indikator yaitukejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan, prosesanalisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang matang,penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana, sistempengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik. Metode yang digunakandalam penelitian ini adalah kuantitatif deskriptif. Populasi dalam penelitian inisebanyak 30 orang dan semuanya dijadikan sampel sehingga disebut sampel jenuh.Pengumpulan data yaitu dengan menyebarkan kuesioner. Hasil penelitianmenunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana PemberdayaanMasyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang sudah efektif. Hasil perhitunganmenyatakan bahwa t-hitung > t-tabel = (4,544 > 2,04523) dan didukung dengan hasilhipotesis sebesar 67,7%. Sudah efektifnya pengelolaan arsip karena ditunjang dengantersedianya sarana prasana yang memadai bagi pegawai terutama fasilitas untuk arsipdinamis sepeti surat masuk dan keluar.
Kata kunci: Arsip, Efektivitas, Pengelolaan.
ABSTRACT
Jen Jepriyanah. 6661122408.2017. Effectiveness Of Records Management InFamily Planning And Womens’s Empowerment Agency Of Serang District.Department of Public Administration. Faculty Science of Social and Politic. SultanAgeng Tirtayasa Univercity. Advisor I Rahmawati, S.Sos, M.Si., Advisor IIListyaningsih, S.Sos, M.Si.
This research is motivated by the persistence of problem concerning recordsmanagement by Family Planning And Womens’s Empowerment Agency Of SerangDistrict as not the implementation of the rediscovery of the archive quickly andprecisely, yet the implementation of archive storage system that is good and true, andreduced employee understanding of the archival system. The focus of this research iseffectiveness records management by Family Planning And Womens’s EmpowermentAgency Of Serang District. The theory used is the theory disclosed by Gibsonconsisting of 7 indicators are clarity of goals to be achieved, strategic clarity of goalachievement, the process of analysis and the formulation of a solid policy, carefulplanning, proper programming, the availability of facilities and infrastructure, aneducational and supervisory control system. The method used in this research isquantitative descriptive. The population in this study were 30 peoples and all thesampled so-called saturated samples. Programming didacting collecting data bydistributing questionnaires. The result showed that archive management in the familyplanning and women’s empowerment agency of serang district is already effevtive.The result stated that the calculation of t-count > t-table = (4,544 > 2,04523) andsupported by the result of the hypothesis of 67,7%. The effectiveness of archivemanagement because it is supported by the availability of adequate infrastructurefacilities for employees, especially facilities for dynamic archives.
Keywords: Effectiveness, Management, Record.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat dan
karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk
memperoleh gelar Sarjana Sosial pada konsentrasi Manajemen Publik Program Studi
Ilmu Administrasi Negara yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan
Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten
Serang”.
Skripsi ini tentunya dapat selesai tidak terlepas dari bantuan serta dukungan
dari berbagai pihak yang senantiasa mendukung dan membimbing penulis. Maka dari
itu penulis menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd, selaku Rektor Universitas Sultan Ageng
Tirtayasa.
2. Dr. Agus Sjafari, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
3. Ibu Rahmawati, S.Sos, M.Si selaku Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen
Pembimbing I yang selalu mengarahkan, memberikan masukan atau kritikan
yang membangun, memberikan semangat, dan motivasi.
4. Bapak Iman Mukhroman, S.Ikom, M.Ikom, selaku Wakil Dekan II Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
5. Bapak Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si, selaku Wakil Dekan III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
6. Ibu Listyaningsih, S.Sos., M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan
Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen Pembimbing II yang selalu mengarahkan,
memberikan masukan atau kritikan yang membangun, memberikan semangat
dan motivasi.
7. Bapak Riswanda, S.Sos., M.PA., P.hD, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan
Ageng Tirtayasa.
8. Ibu Ima Maisaroh, S.Ag., M.Si., selaku Dosen Pemimbing Akademik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
9. Kepada seluruh Dosen dan Staff Civitas Akademik Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Universitas Sultan Ageng Tirtayasa yang membekali
penulis dengan ilmu pengetahuan selama perkuliahan.
10. Kepada Pegawai Badan Kelurga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan
Perempuan yang telah memberikan izin kepada peneliti untuk melakukan
penelitian pada lokasi tersebut.
11. Kepada ayah, mama, adik, dan keluarga besar, yang telah mendoakan dan
senantiasa memberikan semangat bagi penulis.
12. Kepada sahabat penelitian penulis, Dini Firdausy. Terima kasih atas
kesediaannya selalu menemani penulis selama penelitian dan penyusunan
skripsi ini.
13. Kepada sahabat-sahabat terkasih, Elma Magdalena, Lia Agustina, Setiawati,
Rohmawati, Uswatun Hasanah, Risma Maulina, Nafisatul Khoridah, Dini
Firdausy, Ina Pratiwi, Wiwik Anggreini, Fatwa Nurjanah, Febrini L Tobing,
dan Kristina N. Silaban. Terima kasih untuk persahabatan dan persaudaraan
yang telah terjalin selama ini dan seterusnya.
14. Kepada keluarga besar Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa (KOKESMA)
Untirta, terima kasih telah memberi banyak pengalaman dan rasa
kekeluargaan hingga saat ini.
15. Teman-teman kelas A Administrasi Negara angkatan 2012. Terima kasih
untuk kebersamaan selama berkuliah.
16. Kepada semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu
persatu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini.
Maka dari itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi
perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua
pihak.
Serang, 2017
Jen Jepriyanah
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN ORISINALITAS........................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... ii
LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................... iii
ABSTRAK ............................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR .............................................................................................. v
DAFTAR ISI.......................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. xii
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xiii
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah.......................................................................... 1
1.2. Identifikasi Masalah .............................................................................. 11
1.3. Batasan Masalah.................................................................................... 11
1.4. Rumusan Masalah ................................................................................. 12
1.5. Tujuan Penelitian .................................................................................. 12
1.6. Manfaat Penelitian ................................................................................ 12
1.7. Sistematika Penulisan ........................................................................... 13
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS
PENELITIAN
2.1. Tinjauan Pustaka ................................................................................... 19
2.1 Teori Efektivitas ............................................................................. 20
2.2 Konsep Pengelolaan ....................................................................... 28
2.3 Teori Arsip...................................................................................... 29
2.1.3.1 Pengertian Arsip ................................................................ 29
2.1.3.2 Jenis-jenis Arsip ................................................................ 32
2.1.3.3 Pengorganisasian Arsip ..................................................... 33
2.1.3.4 Fungsi, Tujuan & Peranan Kearsipan................................ 36
2.1.3.5 Pengelolaan Arsip.............................................................. 38
2.1.3.6 Sistem Kearsipan yang Baik............................................... 39
2.1.3.7 Tata Cara Penyusutan Arsip .............................................. 40
2.2.Penelitian Terdahulu............................................................................. 43
2.3. Kerangka Berfikir ................................................................................ 47
2.4. Hipotesis Penelitian ............................................................................. 49
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian............................................................................... 51
3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian....................................................... 52
3.3. Lokasi Penelitian................................................................................ 52
3.4. Variabel Penelitian ............................................................................. 53
3.4.1. Definisi Konsep......................................................................... 53
3.4.2. Definisi Operasional.................................................................. 53
3.5. Instrument Penelitian......................................................................... 55
3.6. Populasi dan Sampel Penelitian......................................................... 58
3.6.1. Populasi ................................................................................... 58
3.6.2. Sampel ..................................................................................... 59
3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data............................................... 60
3.7.1. Teknik Pengolahan Data.......................................................... 60
3.7.2. Analisis Data............................................................................ 61
3.8. Jadwal Penelitian ............................................................................... 65
BAB IV HASIL PENELITIAN
4.1 Deskripsi Lokasi ................................................................................ 66
4.1.1. Gambaran Umum Kabupaten Serang ...................................... 66
4.1.2. Gambaran Umum BKBPMP Kabupaten Serang..................... 67
4.2 Pengujian Persyaratan Statistik
4.2.1. Uji Validitas............................................................................. 72
4.2.2. Uji Reliabilitas......................................................................... 75
4.2.3. Uji Normalitas ......................................................................... 76
4.3 Deskripsi Data
4.3.1. Identitas Responden................................................................. 77
4.3.2. Analisis Data............................................................................ 79
4.4 Pengujian Hipotesis ......................................................................... 122
4.5 Interpretasi Hasil Penelitian............................................................. 124
4.6 Pembahasan .................................................................................... 126
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan...................................................................................... 138
5.2 Saran ................................................................................................ 139
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi.............................. 23
Gambar 2.2. Kerangka Berfikir................................................................................ 48
Gambar 4.1. Kurva Penolakan dan Penerimaan Hipotesis .................................... 123
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Rekapitulasi Surat Masuk dan Keluar Bulan Januari – Oktober 2016 ..... 8
Tabel 3.1. Instrumen Penelitian ............................................................................... 57
Tabel 3.2. Skor Dalam Penelitian ............................................................................ 59
Tabel 3.3. Jadwal Penelitian..................................................................................... 65
Tabel 4.1. Hasil Perhitungan Uji Validitas .............................................................. 73
Tabel 4.2. Hasil Uji Reliabilitas............................................................................... 75
Tabel 4.3. Uji Normalitas......................................................................................... 76
Tabel 4.4. Pengujian Hipotesis .............................................................................. 122
Tabel 4.5 Indikator Skor Hasil Penelitian .............................................................. 125
Tabel 4.6. Hasil Indikator....................................................................................... 136
DAFTAR DIAGRAM
Halaman
4.1 Identitas responden berdasarkan jenis kelamin..................................................... 77
4.2 Identitas responden berdasarkan tingkat pendidikan ............................................ 78
4.3 Identitas responden berdasarkan pangkat/golongan.............................................. 79
4.4 Tanggapan responden tentang prosedur pembuatan surat yang diterapkan dapat
mencapai keefektifan dalam bekerja ..................................................................... 80
4.5 Tanggapan responden tentang prosedur penyimpanan arsip arsip yang diterapkan
dapat mencapai keefektifan dalam bekerja ........................................................... 82
4.6 Tanggapan responden tentang rekan kerja sudah menerapkan prosedur
pengurusan arsip intern sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP
Kabupaten serang .................................................................................................. 83
4.7 Tanggapan responden tentang rekan kerja sudah menerapkan prosedur
pengurusan arsip ekstern sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP
Kabupaten Serang ................................................................................................. 84
4.8 Tanggapan responden tentang rekan kerja sudah menerapkan prosedur
penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang.................................................................................................................... 86
4.9 Tanggapan responden tentang sistem penyimpanan yang diterapkan dapat
memudahkan dalam menemukan arsip yang disimpan......................................... 87
4.10 Tanggapan responden tentang rekan kerja selalu mematuhi prosedur kerja yang
berlaku terutama prosedur pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.... 88
4.11 Tanggapan responden tentang petugas arsip memiliki latar belakang pendidikan
dan kemampuan dibidang arsip............................................................................. 89
4.12 Tanggapan responden tentang petugas arsip sudah mengikuti diklat kearsipan 91
4.13 Tanggapan responden tentang adanya petugas yang melakukan pemindahan
arsip ....................................................................................................................... 92
4.14 Tanggapan responden tentang adanya petugas yang bertanggung jawab dalam
pelaksanaan pemusnahan arsip ............................................................................. 93
4.15 Tanggapan responden tentang prosedur pembuatan surat di BKBPMP
Kabupaten Serang ................................................................................................. 94
4.16 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip dinamis di
BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................ 95
4.17 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip statis di
BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................ 96
4.18 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip media baru di
BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................ 97
4.19 Tanggapan responden tentang adanya alur peminjaman arsip........................... 98
4.20 Tanggapan responden tentang adanya bukti tertulis dalam pelaksanaan
peminjaman dan pengembalian arsip .................................................................... 99
4.21 Tanggapan responden tentang tentang adanya target waktu yang ditetapkan
dalam penyusutan arsip ....................................................................................... 100
4.22 Tanggapan responden tentang adanya sosialisasi dalam pelaksanaan prosedur
pengelolaan arsip................................................................................................. 101
4.23 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur pembuatan surat
di BKBPMP Kabupaten Serang.......................................................................... 102
4.24 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penataan arsip
dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................ 103
4.25 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penataan arsip
statis di BKBPMP Kabupaten Serang................................................................. 104
4.26 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penataan arsip
media baru di BKBPMP Kabupaten Serang ....................................................... 105
4.27 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penyusutan
arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ........................................... 106
4.28 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penyimpanan
arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang .... 107
4.29 Tanggapan responden tentang memahami prosedur pembuatan surat yang
berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................. 108
4.30 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penataan arsip
dinamis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang....................................... 109
4.31 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami penataan arsip statis yang
berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................. 110
4.32 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penataan arsip
media baru yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ................................. 111
4.33 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penyusutan arsip
yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang .................................................... 112
4.34 Tanggapan responden tentang tersedianya sarana arsip yang memadai .......... 113
4.35 Tanggapan responden tentang tersedianya ruang arsip yang sesuai dengan
kebutuhan ............................................................................................................ 115
4.36 Tanggapan responden tentang sarana arsip yang disediakan memudahkan
pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip ................................................ 116
4.37 Tanggapan responden tentang ruang arsip yang terseida dapat menjaga
keamanan arsip.................................................................................................... 117
4.38 Tanggapan responden tentang pimpinan selalu memberi arahan dalam
pelaksanaan tugas pegawai terutama bidang kearsipan ...................................... 118
4.39 Tanggapan responden tentang adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan
dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ............................................................... 119
4.40 Tanggapan responden tentang adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan
dalam pelaksanaan penyusutan arsip .................................................................. 120
4.41 Tanggapan responden tentang pegaai melakukan evaluasi dalam mencapai
efektivitas pengelolaan arsip ............................................................................... 121
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Ijin Penelitian
2. Kuesioner
3. Tabulasi Data
4. Hasil SPSS
5.Struktur Organisasi
6. Dokumentasi
7. Catatan Bimbingan Skripsi
8. Daftar Riwayat Hidup
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pada era informasi modern sekarang ini kebutuhan untuk pemenuhan
kepuasan kerja sudah semakin meningkat dengan adanya persaingan yang ketat
dalam ruang lingkup perusahaan maupun instansi. Oleh karena itu muncul
banyak tuntutan-tuntutan, salah satunya adalah totalitas dalam menjalankan
pemenuhan tujuan dari instansi tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi
totalitas tersebut adalah sumber daya manusia yang menjalankan tujuan instansi
serta kemampuan dan pengetahuan yang tinggi dapat mendukung jalannya
aktivitas dari instansi.
Sebuah organisasi pasti memiliki harapan agar pekerjaan-pekerjaan
dalam mencapai tujuannya dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Maka dari
itu, setiap pegawai dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien dalam
mencapai tujuan sebuah organisasi. Dalam mencapai efektifitas kerja, terdapat
beberapa faktor yang mempengaruhi, salah satunya adalah pengelolaan arsip
yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi. Setiap organisasi pasti memiliki
dokumen-dokumen, arsip, warkat, yang penting untuk disimpan agar berkas-
berkas tersebut dapat digunakan kembali saat dibutuhkan. Dapat dikatakan
bahwa dimana ada kegiatan manusia pasti akan terdapat arsip. Hal itu
disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap
2
kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk
keperluan administrasi, hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian-
pembuktian yang otentik dan sebagainya. Maka dari itu, berkas tersebut harus
disimpan dengan baik dan rapi agar tidak sulit untuk ditemukan dan berkas dapat
bebas dari kerusakan akibat penyimpanan yang sembarangan.
Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab
keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta
membantu mekanisme kerja dari seluruh pegawai instansi yang bersangkutan
dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang
diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya
duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya
arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana
maupun dengan peralatan yang paling canggih seperti komputer.
Dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna
administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 tahun 2009 mengenai Kearsipan dan Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan. Melalui peraturan tersebut, organisasi diharapkan dapat
mengelola arsipnya dengan baik. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip
yang dimiliki oleh sebuah organisasi yaitu pengelolaan arsip yang benar dan
efektif, sehingga dengan pengelolaan yang efektif akan mendukung efektifitas
kerja dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan arsip.
3
Keberadaan arsip dalam organisasi menjadi salah satu faktor yang sangat
berperan penting dan juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas
organisasi khususnya dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada
pemberian layanan langsung kepada masyarakat luas (public), dimana arsip
menjadi salah satu faktor utama pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah.
Arsip memiliki fungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi
tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan
pelayanan yang efektif. Selain itu, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam
proses penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan
pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang (Achmad dan
Badriyah, 2009:2). Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip
haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan
benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga
keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang diamanatkan dalam
Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan
keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada
bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap
pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai
4
bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting
peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis
kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai
arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.
Selain itu, penerapan sistem kearsipan yang digunakan suatu organisasi
harus sesuai dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu
manusia, peralatan, dan sistem kerja sehingga permasalahan dalam pengelolaan
kearsipan dapat diminimalisir. Sebuah organisasi dapat memilih system
kearsipan yang sesuai dengan kondisi organisasi tersebut yang terdiri dari 5
sistem yaitu sistem abjad, nomor, wilayah, dan subject/masalah (Acmad dan
Badriyah, 2009:25). Suatu sistem pengelolaan arsip disebut dengan manajemen
arsip dengan demikian aktivitas organisasi yang diperlukan suatu sistem
penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat
pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah
ditemukan bila diperlukan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Wursanto
(1991:22) bahwa “Sistem Kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang
telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip. Arsip dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.
Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan
(BKBPMP) Kabupaten Serang merupakan salah satu instansi pemerintah yang
berada dibawah pengawasan Pemerintah Kabupaten Serang merupakan salah
5
satu SKPD yang mepunyai fungsi koordinasi dalam bidang KB, pemberdayaan
masyarakat dan pemberdayaan ekonomi masyarakat baik koordinasi dalam
lingkup tatanan pemerintah maupun koordinasi langsung dengan masyarakat.
Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, BKBPMP Kabupaten
Serang memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi
tersebut adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai
dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi
arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan
baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang
berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa
siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan
masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada
khususnya.
Pengelolaan arsip yang diterapkan oleh BKBPMP Kabupaten Serang
yaitu menggunakan asas campuran, dimana arsip dikelola secara sentralisasi
(dikelola oleh bagian Kesekretariatan), dan desentralisasi (setiap bagian
menyimpan arsipnya masing-masing) (Sumber: Wawancara dengan Kasubag
Umum dan Kepegawaian di BKBPMP Kabupaten Serang tanggal 13 Juni 2016).
Terdapat 5 (lima) bidang yang terdapat pada BKBPMP Kabupaten Serang, yaitu
Bidang Keluarga Berencana (KB), Bidang Pemberdayaan Masyarakat (PM),
Bidang Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat (PEM), Bidang Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak (PP-PA), dan Bidang Informasi Analisa
6
Program Keluarga dan Ketahanan Keluarga (IKAP-KK). Setiap bidang
mempunyai arsip pribadinya yang dikelola bidang itu sendiri seperti, laporan
kegiatan sosialisasi KB dan pelayanan KB, dokumen kontrak kegiatan, surat
pertanggungjawaban, dan data jumlah keluarga di Kabupaten Serang. Sedangkan
arsip yang berada pada bagian kesekretariatan yaitu seperti arsip data
kepegawaian, surat masuk, dan surat keluar.
Adapun alur proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk
menurut Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan di
Lingkungan Kabupaten Serang adalah sebagai berikut:
7
BAGAN 1.1
Proses Pengurusan Naskah Dinas Masuk
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
PENERIMA PENGARAH PENGENDALI PENYIMPAN TATA USAHA PIMPINAN PELAKSANA
Sumber: Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002, hal 25
I, II, III, & IV : Kartu Kendali
1, 2 :Kartu Disposisi
Hasil penelitian di BKBPMP Kabupaten Serang berkaitan dengan arsip
surat masuk dan surat keluar selama bulan Januari sampai dengan November
2016 pada buku agenda surat masuk dan keluar sebagai berikut:
IV III
II I
I
II
IV III
III IV
2 1
2
1
2
2 1
2 1
8
Tabel 1.1
Rekapitulasi Surat Masuk Bulan Januari – Oktober 2016
Bulan Jenis Surat
Jumlah Surat Masuk Surat Keluar
Januari 126 74 200
Februari 132 79 211
Maret 136 91 227
April 127 114 241
Mei 139 86 225
Juni 135 94 229
Juli 148 116 264
Agustus 154 113 267
September 158 124 282
Oktober 156 131 287
1411 1022 2433
Sumber: Bagian Umum dan Kepegawaian BKBPMP Kabupaten Serang Tahun 2016
Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem
pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi, dan
produktifitas bagi organisasi. Dari hasil observasi yang peneliti lakukan,
BKBPMP Kabupaten Serang masih mengalami beberapa masalah yang membuat
arsip belum terlindung dengan baik. Beberapa permasalahan mengenai efektifitas
pengelolaan arsip yang terdapat pada BKBPMP Kabupaten Serang yaitu:
Pertama, belum terlaksananya penemuan kembali arsip secara tepat dan
cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini disebabkan karena
penyimpanan arsip yang belum sistematis sehingga mempengaruhi efektivitas
kerja pegawai. Menurut Keputusan Bupati Serang Nomor 24 tahun 2002, dalam
penataan berkas/arsip pada umumnya mempunyai 6 asas penyimpanan yaitu
9
penataan arsip menurut kode dan pola klasifikasi masalah; berdasarkan abjad;
berdasarkan instansi, badan, tempat/geografis; berdasarkan nomor urut;
berdasarkan waktu/kronologis seperti tanggal atau tahun; dan gabungan dari
asas-asas tersebut sesuai dengan kebutuhan. Penataan arsip dinamis di
lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang pada prinsipnya berdasarkan
klasifikasi masalah yang ditandai dengan kode klasifikasi, namun dalam hal-hal
terentu digunakan asas-asas lainnya sesuai dengan kebutuhan dalam rangka
memudahkan penemuan kembali arsip. Namun peraturan tersebut belum
diterapkan oleh BKBPMP dalam melakukan penyimpanan arsip, arsip-arsip
tersebut hanya ditumpuk pada lemari tanpa adanya petunjuk yang jelas sehingga
ketika pegawai ingin menggunakan arsip tersebut sulit untuk ditemukan dan
mempengaruhi efektivitas kerja pegawai. Hal ini terindikasi karena kurangnya
pemahaman pegawai tentang pengelolaan arsip salah satunya yaitu menyimpan
arsip. Selain itu, masih adanya pegawai yang belum memiliki kesadaran akan
pentingnya pengelolaan arsip yang menjadi salah satu penunjang dalam
pelaksanaan tugas pegawai. (Sumber: wawancara dengan Kepala Bidang
Keluarga Berencana, di BKBPMP Kabupaten Serang tanggal 16 Juni 2016)
Kedua, pengelolaan arsip hanya dilakukan sampai pada penyimpanan
tanpa adanya pelaksanaan penyusutan arsip sehingga bertambahnya terus-
menerus arsip yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
Arsip-arsip yang berstatus in-aktif atau tidak digunakan kembali dalam
penyelenggaraan tugas organisasi harus dilakukan pemusnahan. Hal ini agar
10
tidak terjadinya penumpukan arsip yang membuat sulit bagi pegawai dalam
menemukan arsip yang akan digunakan. Selain itu, penyusutan arsip dapat
mengefisiensi fasilitas dalam penyimpanan arsip seperti ruangan dan lemari
arsip. Namun, BKBPMP belum pernah melakukan penyusutan arsip sehingga
terjadinya penumpukkan arsip pada ruang penyimpanan yang mengakibatkan
arsip tercecer dan sulit dalam menemukan arsip yang masih berstatus aktif.
(Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP
Kabupaten Serang tanggal 30 Januari 2017)
Ketiga, rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di
BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini terjadi karena sampai saat ini dasar hukum
dalam pelaksanaan pengelolaan arsip yaitu mengacu pada Peraturan Bupati
Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kabupaten Serang
yang masih berdasarkan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Padahal saat ini sudah terdapat Undang-
Undang terbaru yaitu Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009
mengenai Kearsipan. Selain itu, BKBPMP belum memiliki SOP mengenai
pengelolaan arsip yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas kearsipan.
(Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP
Kabupaten Serang tanggal 30 Juni 2017)
Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus dapat menjamin
ketersediaan arsip yang memberikan kepuasan bagi pengguna serta menjamin
keselamatan arsip itu sendiri. Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang
11
penting dalam administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak
kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan
arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk di dalam
gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-
waktu diperlukan. Mengetahui adanya beberapa masalah mengenai pengelolaan
arsip di BKBPMP Kabupaten Serang, penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan Keluarga
Berencana Pemberdayaan Masyarakat Dan Perempuan (Bkbpmp)
Kabupaten Serang”.
1.2. Identifikasi Masalah
1. Belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang
mempengaruhi efektivitas kerja.
2. Pengelolaan arsip dilakukan hanya sampai pada penyimpanan tanpa adanya
pelaksanaan penyusutan arsip.
3. Rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP
Kabupaten Serang.
1.3. Batasan Masalah
Dalam melakukan penelitian ini, dengan adanya keterbatasan waktu peneliti,
tenaga, pikiran, ataupun materi maka penulis hanya meneliti efektivitas
12
pengelolaan arsip yang sudah diterapkan di Badab Keluarga Berencana
Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang.
1.4. Rumusan Masalah
Dari penjelasan dalam batasan masalah maka penulis merumuskan kepada
seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana
Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang?
1.5. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah untuk mengetahui
seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.
1.6. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang memberikan
pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh BKBPMP
Kabupaten Serang.
2. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik.
3. Sebagai bahan pertimbangan ataupun informasi tentang pengelolaan arsip
dalam rangka menunjang efektifitas kerja pegawai.
13
1.7. Sistematika Penulisan
Skripsi ini berjudul Efektivitas Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten
Serang. Sistematika penulisan skripsi yang penulis buat yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Latar belakang masalah menerangkan atau menjelaskan ruang lingkup dan
kedudukan masalah yang akan diteliti. Bentuk penerangan dan penjelasan
diuraikan secara deduktif, artinya dimulai dari penjelasan yang berbentuk
umum hingga menukik ke masalah yang spesifik dan relevan.
1.2. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah bertujuan untuk mengidentifikasi masalah yang akan
diteliti, berkaitan dengan variabel penelitian.
1.3. Batasan Masalah
Pembatasan masalah lebih memfokuskan pada masalah spesifik yang akan
diajukan dalam rumusan masalah yang akan diajukan dalam rumusan
masalah yang akan diteliti.
1.4. Rumusan Masalah
Perumusan masalah bertujuan untuk memilih dan menetapkan masalah yang
paling urgen yang berkaitan dengan judul penelitian. Perumusan masalah
mendefinisikan permasalahan yang telah diterapkan dalam bentuk definisi
konsep dan operasional, kalimat yang digunakan adalah kalimat pertanyaan.
14
1.5. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian mengungkapkan tentang sasaran yang ingin dicapai dengan
dilaksanakannya penelitian terhadap permasalahan yang telah dirumuskan
sebelumnya.
1.6. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian menjelaskan manfaat teoritis dan manfaat praktis dalam
temuan penelitian. Manfaat teoritis berguna memberikan kontribusi tertentu
terhadap perkembangan teori dan ilmu pengetahuan serta dunia akademis.
Manfaat praktis memberikan kontribusi tertentu terhadap objek penelitian,
baik individu, kelompok maupun organisasi.
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yaitu menjelaskan tentang isi bab per bab secara
singkat dan jelas.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS
PENELITIAN
2.1. Tinjauan Pustaka
Mengkaji berbagai teori dan konsep yang relevan dengan permasalahan dan
variabel penelitian, sehingga akan memperoleh konsep yang jelas.
15
2.2. Penelitian Terdahulu
Kajian penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya yang dapat
diambil dari berbagai sumber ilmiah, baik skripsi, tesis, disetasi atau jurnal
penelitian.
2.3. Kerangka Pemikiran Penelitian
Menggambarkan alur pemikiran peneliti sebagai kelanjutan dari kajian teori
untuk memberikan penjelasan kepada pembaca.
2.4. Hipotesis Penelitian
Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah
penelitian.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian
Bagian ini menjelaskan tentang metode yang digunakan dalam penelitian.
3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian
Membatasi dan menjelaskan substansi materi kajian penelitian yang akan
dilakukan
3.3. Lokasi Penelitian
Menjelaskan tempat (locus) penelitian dilaksanakan.
3.4. Variabel Penelitian
3.4.1. Definisi Konsep
Memberikan penjelasan tentang konsep dari variabel yang akan diteliti.
16
3.4.2. Definisi Operasional
Penjabaran konsep atau variabel penelitian dalam rincian yang terukur.
3.5. Instrument Penelitian
Menjelaskan tentang proses penyusunan dan jenis alat pengumpulan data
yang digunakan, proses penyusunan data dan teknik penentuan kualitas
instrument penelitian.
3.6. Populasi dan Sampel Penelitian
Dalam penelitian dijelaskan populasi dan sampel yang dapat digunakan
sebagai sumber data.
3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Teknik pengolahan data dan teknik analisis data menjelaskan mengenai cara
menganalisis data yang dilakukan dalam penelitian.
3.8. Jadwal Penelitian
Menjelaskan tentang tempat dan waktu penelitian diadakan dan mulai dari
pelaksanaan penelitian sampai penelitian tersebut berakhir.
BAB IV HASIL PENELITIAN
4.1 Deskripsi Objek Penelitian
Menjelaskan tentang objek penelitian yang meliputi lokasi penelitian, struktur
organisasi dari populasi atau sampel yang telah ditentukan, serta yang
berhubungan dengan objek penelitian.
17
4.2 Deskripsi Data
Menjelaskan hasil penelitian yang telah diolah dari data mentah dengan
mempergunakan teknik analisis data yang relevan, baik data kualitatif maupun
data kuantitatif.
4.3 Pengujian persyaratan Statistik
Melakukan pengujian terhadap persyaratan statistic dengan menggunakan uji
statistik.
4.4 Pengujian Hipotesis
Melakukan pengujian terhadap hipotesis dengan menggunakan teknik analisis
statistik yang sudah ditentukan semula, seperti korelasi dan atau regresi baik
sederhana maupun ganda. Masing-masing hipotesis di uji dalam subjudul
sendiri. Hasil akhir dari analisis statistic itu adalah teruji tidaknya hipotesis
nol penelitian. Hasil perhitungan akhir dari statistic dilaporkan dalam batang
tubuh, sedangkan perhitungan selengkapnya ditempatkan dalam lampiran.
4.5 Interpretasi Hasil Penelitian
Melakukan penafsiran terhadap hasil akhir pengujian hipotesis.
4.6 Pembahasan
Melakukan pembahasan lebih lanjut terhadap hasil analisis data terhadap
hipotesis yang diterima barangkali tidak ada persoalan, tetapi terhadap
hipotesis yang ditolak harus diberikan sebagai dugaan yang menjadi
penyebabnya.
18
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Menyimpulkan hasil penelitian yang diungkapkan secara jelas, singkat dan
juga mudah dipahami.
5.2. Saran
Berisi tindak lanjur dari sumbangan penelitian terhadap bidang yang diteliti
baik secara teoritis maupun praktis.
DAFTAR PUSTAKA
Berisi daftar referensi yang digunakan dalam penyusunan skrispi
LAMPIRAN
Berisi mengenai daftar dokumen yang menunjang data penelitian.
19
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN
DAN HIPOTESIS PENELITIAN
2. 1 Tinjauan Pustaka
Efektivitas merupakan suatu keadaan dimana suatu organisasi berhasil
mencapai tujuan dengan tepat sasaran. Keberadaan organisasi, bagaimanapun
bentuk dan jenisnya, didirikan untuk mencapai suatu tujuan. Dengan melihat
kegiatan-kegiatan organisasi yang diarahkan kepada tujuan dapat ditentukan
keefektivan suatu organisasi. Semakin besar kemajuan yang diperoleh ke arah
tujuan, semakin efektif organisasi.
Dalam penelitian menggunakan beberapa istilah yang berkaitan dengan
masalah penelitian dengan mengklasifikasi ke dalam teori yaitu efektivitas,
pengelolaan arsip. Pada penelitian ini hanya terdiri dari satu variabel mandiri
yaitu efektivitas. Penelitian mengenai Pengelolaan Arsip termasuk ke dalam
ranah Ilmu Administrasi Negara, karena Pengelolaan Arsip merupakan salah satu
kegiatan dalam sebuah organisasi termasuk organisasi pemerintahan yang
pastinya memiliki arsip-arsip yang harus dijaga dengan baik dan benar agar
ketika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan dalam kondisi yang baik
khususnya di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan
Perempuan Kabupaten Serang.
20
Adapun penjelasan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan
masalah penelitian antara lain sebagai berikut:
2.1.1. Teori Efektivitas
Suatu organisasi yang berhasil dapat diukur dengan melihat pada
sejauh mana organisasi tersebut dapat mencapai tujuan yang sudah diterapkan.
Konsep efektivitas yang dikemukakan oleh para ahli organisasi dan
manajemen memiliki makna yang berbeda, tergantung pada kerangka acuan
yang dipergunakan. Menurut Daft dalam Priansa dan Garnida (2013:11)
efektivitas berkaitan dengan sejauhmana organisasi mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Sedangkan menurut Akmal dalam Priansa dan Garnida (2013:11)
Efektivitas adalah pencapaian usaha yang sesuai dengan rencananya (doing the
right things) atau rencana hasil dibandingkan dengan realisasi hasil.
Adapun efektivitas menurut Gie (2004 : 35):
“kata efektif berarti terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki
dalam suatu perbuatan setiap pekerjaan yang efisiensi dengan
perbuatan ini telah tercapai bahkan secara maksimal setiap pekerjaan
yang efektif belum tentu efisien karena hasil dapat dicapai tapi
mungkin dengan penghamburan fikiran, tenaga, biaya, dan waktu”.
Jadi efektivitas dan efisiensi selalu saling berhubungan dalam suatu
kegiatan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sumber, cara dan
landasan yang baik dan dengan baik. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia:
Efektivitas identik dengan terminologi prestasi yang secara hasil dari suatu
21
yang dilakukan gramatikal didefinisikan sebagai hasil yang telah diraih sesuatu
yang berhasil dicapai dengan baik dari hasil suatu pekerjaan.
Stoner dalam Tangkilisan (2005 : 138) menekankan pentingnya
efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujaun organisasi, dan
efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Sedangkan menurut
Miller dalam Tangkilisan (2005 : 138) mengemukakan bahwa:
“effectiveness be define as the degree to which a social sistem achieve
its goals. Effectiveness must be sistinguished from efficiency.
Efficiency is mainly concerned with goals attainment”. (efektivitas
dimaksudkan sebagai tingkat seberapa jauh suatu sistem social
mencapai tujuannya. Efektivitas ini harus dibedakan dengan efisiensi.
Efisiensi terutama mengandung pengertian perbandingan antara biaya
dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan
pencapaian suatu tujuan).
Selanjutnya dikatakan oleh Georgopualos dan Tannebaum dalam
Tangkilisan (2005:139):
“…organization effectiveness as the extent to which an organization
as social sistem, given certain resources and mean fulfill it’s objective
without incapacitating it’s mean and resources and without placing
strain upon it’s members” (“…efektivitas organisasi adalah tingkat
sejauhmana suatu organisasi yang merupakan sistem sosial dengan
segala sumber daya dan sarana tertentu yang tersedia memenuhi
tujuan-tujuannya tanpa pemborosan dan menghindari ketergantungan
yang tidak perlu diantara anggotanya”).
Jadi, secara umum ada pandangan bahwa efektivitas dimaksudkan
atau dapat didefinisikan dalam batas-batas pencapaian tujuan organisasi. Hal
ini mengartikan bahwa dengan tingkat sejauhmana suatu organisasi
merealisasikan tujuannya, semua konsep tersebut hanya menunjukkan pada
22
pencapaian tujuan organisasi, sedangkan cara mencapai tujuan tersebut tidak
dibahas. Yang membahas bagaimana mencapai tingkat efektivitas dalam
Tangkilisan (2005 : 139) yang mengatakan:
“organizational effectiveness then is balanced organization optimal
emphasis upon achieving object solving competence and human
energy ultization”. (“efektifitas organisasi adalah keseimbangan atau
pendekatan secara optimal pada pencapaian tujuan, kemampuan,
pemanfaatan tenaga manusia”).
Pandangan dari segi efektivitas organisasi menurut Tampubolon
(2008:173) adalah terdiri atas efektivitas individu dan kelompok. Pada tingkat
yang paling dasar dalam suatu organisasi terletak pada efektivitas individu.
Pandangan ini menekankan pada kinerja individu-individu yang ada di dalam
organisasi. Pada pandangan efektivitas kelompok, penekanannya adalah pada
kinerja yang dapat diberikan kelompok pekerja sebab disamping bekerja
sendiri, pada kenyataannya individu biasanya bekerja bersama-sama di dalam
kelompok.
Efektivitas organisasi adalah lebih banyak dari jumlah efektivitas
individu dan kelompok lewat pengaruh sinergitas (kerja sama) (Tampubolon,
2008:174). Dengan kerja sama, organisasi akan mampu mendapatkan kinerja
yang lebih baik dan tinggi tingakatannya daripada kinerja tiap-tiap bagiannya.
Hubungan dari ketiga pandangan mengenai efektivitas diperlihatkan pada
gambar dibawah ini:
23
Gambar 2.1.
Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi
Sumber: Tampubolon, Perilaku Keorganisasian (2008:174).
Gambar di atas menerangkan bahwa tanda panah yang
menghubungkan tiap-tiap tingkatan tidak berarti menunjukkan bahwa
efektivitas individu dapat menyebabkan efektivitas kelompok. Begitu pula
efektivitas kelompok, tidak berarti menyebabkan efektivitas organisasi.
Gambar panah tersebut hanya menunjukkan urutan belaka, sebab tiap-tiap
efektivitas dapat dipandang sebagai variabel yang tergantung pada variabel
lain.
Konsep mengenai efektivitas organisasi ini didasarkan pada teori
sistem, tetapi ditambah juga dengan suatu hal baru, yakni dimensi waktu.
Adapun kriteria efektivitas organisasi menurut Tampubolon (2008:178) yaitu:
a. Produksi
Menggambarkan kemampuan organisasi untuk memproduksi jumlah dan
mutu output yang sesuai dengan permintaan lingkungan. Ukuran
mengenai produksi meliputi laba, penjualan, marketing share, pelanggan
yang dilayani dan sebagainya. Ukuran tesebut berhubungan secara
langsung dengan output yang dikonsumsi oleh pelanggan organisasi.
b. Efisiensi
Sebagai angka perbandingan (rasio) antara output dengan input, ukuran
efisiensi harus dinyatakan dalam perbandingan antara keuntungan dan
biaya atau dengan waktu atau output, yang merupakan bentuk umum dari
ukuran ini.
Efektivitas Organisasi
Efektivitas Kelompok
Efektivitas Individu
24
c. Kepuasan
Konsep kepuasan mendefinisikan penekanan pada perhatian yang
menguntungkan bagi anggota organisasi maupun pelanggannya.
Organisasi harus mampu memberikan kepuasan atau kebutuhan para
anggota untuk pelanggannya.
d. Adaptasi
Kemampuan beradaptasi diartikan dengan sampai seberapa jauh organisasi
dapat menanggapi perubahan intern dan ekstern. Kriteria ini berhubungan
dengan kemampuan manajemen untuk menduga adanya perubahan dalam
lingkungan maupun dalam organisasi itu sendiri.
e. Perkembangan
Usaha pengembangan yang biasa adalah program pelatihan atau sosialisasi
bagi tenaga manajemen/masyarakat dan non manajemen. Upaya ini
dilakukan dengan maksud agar organisasi tersebut dapat beroperasi secara
baik, dalam suasana yang semakin berkembang.
Disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk
pada tingkat jauh organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi
sehingga tujuan yang telah diterapkan dan dicapai dengan menggunakan secara
optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada. Ini berarti bahwa mengenai
efektivitas organisasi menyangkut dua aspek, yaitu:
1. Tujuan organisasi dan,
2. Pelaksanaan fungsi atau cara untuk mencapai tujuan pelaksanaan
tersebut.
Dalam analisis ini, perspektif organisasi yang digunakan adalah
perspektif tujuan, dimana tolak ukur yang digunakan adalah bagaimana
organisasi mencapai tujuan, termasuk merealisasi visi dan misi organisasi
sesuai dengan mandat yang diembannya. Sedangkan pada pelaksanaan fungsi
merupakan pembagian kerja yang sesuai dengan kemampuannya (the right
25
man in the right place) sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan
efisien dan efektif.
Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika memiliki tujuan dan
pelaksanaan fungsi. Tujuan dan pelaksanaan fungsi dari suatu pekerjaan
ditentukan diawal pekerjaan dimana tujuan berhubungan dengan sasaran atau
targaet yang akan dicapai organisasi tersebut. Sedangkan pelaksanaan fungsi
terkait dengan cara untuk mencapai sasaran (tujuan) yang telah ditetapkan.
Adapun kriteria atau indikator dari pada efektivitas dalam
Tangkilisan (2005:314) yakni diantaranya sebagai berikut:
1. Pencapaian target: Hal ini dapat dilihat dari sejauhmana pelaksanaan
tujuan organisasi dalam mencapai target sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan.
2. Kemampuan adaptasi (fleksibilitas): Keberhasilan suatu organisasi
dilihat dari sejauhmana organisasi dapat menyesuaikan diri dengan
perubahan-perubahan yang terjadi baik dari dalam organisasi dan dari
luar organisasi.
3. Kepuasan kerja: Suatu kondisi yang dirasakan oleh seluruh anggota
organisasi yang mampu memberikan kenyamanan dan motivasi bagi
peningkatan kinerja organisasi, yang menjadi focus elemen ini adalah
antara pekerja dan kesesuaian imbalan atau sistem insentif yang
diberlakukan bagi anggota organisasi yang berprestasi dan telah
melakukan pekerjaan melebihi beban kerja yang ada.
4. Tanggung jawab: Organisasi dapat melaksanakan mandat yang telah
diembannya sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat sebelumnya,
dan bias menghadapi serta menyelesaikan masalah yang terjadi dengan
pekerjaanya.
Sedangkan menurut Steers dalam Tangkilisan (2005:140)
mengemukakan lima kriteria dalam pengukuran efektivitas organisasi, yaitu:
1. Produktivitas, yaitu bagaimana pemanfaatan yang dilakukan oleh
pegawai atas sumber-sumber yang ada dalam organisasi secara
26
keseluruhan adalah man, money, material machine, method and
market. Apabila pegawai dapat memanfaatkan dan memadukan
sumber-sumber tersebut yang pada akhirnya tercapai tujuan organisasi,
ini berarti efektivitas kerja tercapai.
2. Kemampuan adaptasi atau fleksibilitas, yaitu suatu kemampuan dan
kesanggupan yang dimiliki oleh setiap pegawai untuk menyesuaikan
diri dengan lingkungannya baik lingkungan internal maupun eksternal.
Mengenai kemampuan adaptasi dalam hal pengelolaan arsip yaitu
pegawai mampu melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan
peraturan yang ditetapkan oleh BKBPMP (intern) mengenai
pengelolaan arsip dan peraturan yang ditetapkan oleh peraturan
pengelolaan arsip yang berlaku di Kabupaten Serang (ekstern). Selain
itu pegawai juga menerapkan pengelolaan arsip dengan menyesuaikan
perkembangan zaman yaitu adanya pengelolaan arsip mengunakan
media elektronik.
3. Kepuasan kerja, yaitu kepuasan yang tinggi dapat menyenangkan para
pekerja sehingga cenderung bekerja dalam kondisi yang positif, berarti
pegawai bekerja sesuai dengan prosedur, mereka tidak menyepelekan
pekerjaannya, memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi sehingga
akhirnya akan mencapai efektivitas yang tinggi pula. Dalam hal ini,
adanya sarana dan prasarana yang memadai untuk pegawai dalam
mengelola arsip.
4. Kemampuan bekerja, yaitu kondisi sejauhmana faktor pertama yaitu
produktivitas, faktor kedua yaitu kemampuan beradaptasi, dan faktor
kepuasan kerja yang telah dimiliki oleh para pegawai sehingga terlihat
hasil kerja mereka. Kemampuan berlaba yang tinggi akan
memperlihatkan tingkat efektivitas kerja yang tinggi pula, sehingga
pada akhirnya menjadi ciri tercapainya tujuan organisasi.
5. Pencarian sumber daya, pencarian sumber daya dibutuhkan untuk
memaksimalkan tujuan organisasi secara lebih efektif. Usaha
pencarian dan pemanfaatan sumber daya akan memberikan pengaruh
pada pencapaian tujuan yang diharapkan, dalam hal ini mencakup
penepatan dan pemeliharaan pedoman-pedoman kebijakan yang
mendukung peningkatan efektivitas kerja. Mengenai pengelolaan
arsip, pencarian sumber daya meliputi penetapan dan pemeliharaan
pedoman dalam pengelolaan arsip.
Maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas dalah suatu bentuk usaha
yang dilaksanakan oleh para pegawai secara bersama-sama terhadap pencapaian
tujuan organisasi sesuai dengan standar yang berlaku. Organisasi akan berhasil
27
mencapai tujuan dan sasarannya, apabila semua komponen organisasi berupaya
menampilkan kinerja yang optimal termasuk peningkatan efektivitas kerja.
Sementara Gibson et al. dalam Tangkilisan (2005:141) mengatakan
bahwa efektivitas organisasi dapat pula diukur sebagai berikut:
1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai,
2. Kejelasan strategi pencapaian tujuan,
3. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap,
4. Perencanaan yang matang,
5. Penyusunan program yang tepat
6. Tersedianya sarana dan prasarana
7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa untuk mewujudkan
efektivitas suatu organisasi adalah:
1. Adanya tujuan yang hendak dicapai.
2. Sumber daya manusia yang berkualitas.
3. Pembagian kerja yang jelas (spesialisasi)
4. Teknologi dan informasi.
Jadi, berdasarkan berbagai uraian dan pengertian efektivias diatas dapat
penulis simpulkan bahwa efektivitas adalah keberhasilan dalam pencapaian tujuan
suatu organisasi melalui penyusunan program yang tepat dan pembagian kerja yang
jelas dengan menggunakan sumber daya manusia dan sarana prasarana yang tersedia.
28
2.1.2. Konsep Pengelolaan
Pengelolaan berasal dari kata manajemen atau administrasi. Hal
tersebut seperti yang dikemukakan oleh Usman (2008:3): Management
diterjemahkan dalam bahasa Indonesia menjadi manajemen atau pengelolaan.
Dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan arti. Dengan
kandungan makna to control yang artinya mengatur dan mengurus. Menurut
Manullang (2006:5) manajemen merupakan sebuah seni dan ilmu
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan
sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
G.R. Terry (Laksmi dkk, 2008:22) menjelaskan manajemen sebagai
berikut:
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan,
pengorganiasian, penggerakan, dan pengwasan yang dilakukan untuk
menentukan serta mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan
manusia dan sumber daya lainnya”.
Dari beberapa pendapat tentang definisi yang telah dikemukakan,
dapat disimpulkan bahwa pada dasarny pengelolaan atau manajemen adalah
suatu proses kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan,
pengarahan, pengendalian, serta pengawasan terhadap penggunaan sumber
daya organisasi baik sumber daya manusia, sarana prasarana, sumber dana
maupun sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien.
29
2.1.3. Teori Arsip
2.1.3.1. Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah
organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta.
Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Menurut
Sugiarto (2005: 3) istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu
“arche”, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya
mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan”.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula
sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan
pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-
surat/warkat-warkat yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun
non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem
tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. (Barthos, 2007: 2).
Menurut Achmad dan Badriyah (2009:1) :
“Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,
tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar
yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai badan
komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas
film, media komputer, dll.”
Menurut Barthos (2005:1) menyebutkan:
“Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar
ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
30
sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi,
faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk,
bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.”
Menurut Wiyasa (2003:79):
“Arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun
benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan
diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali
diperlukan dapat segera diketemukan kembali.”
Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan
dibawah ini :
a. Menurut UU No.43/2009/pasal 1 tentang Kearsipan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara”.
b. Menurut Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2005 pasal 1 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Serang, arsip adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk
dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
31
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa arsip
adalah kumpulan warkat atau dokumen yang berisikan informasi baik berupa
bukti atau rekaman penting dan dihasilkan dari setiap kegiatan yang harus
dikelola secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsipan pun
berbeda-beda bagi setiap ahlinya. Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan
adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang
baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali
dengan mudah dan cepat.
Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan serangkaian
kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan
yang bertujuan untuk menggunakan informasi yang terkandung di dalamnya,
sehingga dapat dengan mudah, cepat, dan tepat ditemukan ketika diperlukan.
Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-
warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang
memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Pada
pokoknya dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat (Gie, 2007:120) :
1. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling)
Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad nama-
nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu.
Dalam surat-menyurat antara sebuah perusahaan dengan para langgannya
32
misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari langganan itu
disimpan menurut uruta-urutan abjad nama masing-masing langganan.
2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling)
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam
tiap-tiap warkat, misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan
dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”.
3. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic filing)
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula
disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat
diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatra, Jawa, Kalimantan)
atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur,
Daerah Istimewa Jogjakarta).
4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling)
Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan
menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang
lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah
perusahaan.
5. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling)
Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut
urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu.
2.1.3.2. Jenis-jenis Arsip
Menurut Ahmad dan Badriyah (2009:1), Arsip dapat digolongkan
atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu :
1) Penggolongan Arsip berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip
dinamis dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: arsip dinamis aktif, yaitu arsip
yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip dinamis inaktif,
yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan
administrasi organisasi sudah berkurang.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis diperlukan
hanya sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja
33
(bukti historis). Biasanya arsip statis berfungsi sebagai bahan
informasi dan tersimpan di arsip Nasional.
2) Penggolongan Arsip ditinjau dari sudut hukum
a. Arsip Otentik
Arsip yang diatasnya terdapat tanda tangna asli dengan tinta (bukan
foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip (dapat
digunakan sebagai bukti hokum yang sah).
b. Arsip tidak otentik
Arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(contoh: foto copy, film, mikro film, print out, dll).
2.1.3.3. Pengorganisasian Arsip
Achmad dan Badriyah mengungkapkan bahwa didalam
pengorganisasian arsip sering disebut istilah file aktif dan inaktif. File aktif
adalah file yang banyak dipergunakan dalam pekerjaan. File In Aktif adalah
file yang arsipnya sudah jarang digunakan. Setiap jenis arsip mempunyai
nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan didalam menentukan lama
warkat tersebut disimpan pada file aktif atau file inaktif. Sesudah habis masa
inaktifnya, maka arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunyai nilai
nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional
(ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai bahan budaya nasional yang perlu
dilestarikan.
Disamping itu masih terdapat jenis warkat yang disebut arsip
permanen, yaitu warkat yang disimpan selama-lamanya di perkantoran.
34
Contoh dari warkat ini antara lain adalah Akte Pendirian gedung dan surat-
surat penting. Nilai guna arsip tersebut adalah:
a. Nilai guna Primer
Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan unit
organisasi pencipta arsip yang meliputi:
1) Nilaiguna Administrasi
Arsip yang mempunyai nilaiguna administrasi yang didasarkan pada
kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi, yang berisikan hal-hal
yang berkaitan dengan perumusan dan kebijakan organisasi.
2) Nilaiguna Hukum
Arsip yang mempunyai nilaiguna hokum apabila berisikan bukti-
bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban
warganegara dan pemerintahan, arsip-arsip yang berisikan
keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan
sebagainya.
3) Nilaiguna Keuangan
Arsip yang mempunyai nilaiguna keuangan berisikan segala hal
ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban
keuangan, misalnya arsip tentang Rencana Anggaran Proyek,
Pertanggungjawaban Keuangan, Laporan Keuangan, Laporan
Pemeriksaan Keuangan, Faktur, Kwitansi dan lain sebagainya.
4) Nilaiguna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mempunyai nilaiguna dan teknologi mengandung data
ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian ilmu murni atau
penelitian ilmu terapan. Contoh hasil diagnose dokter, Skripsi, hasil
penelitian bahaya limbah plastik terhadap lingkungan dan lain-lain.
b. Nilaiguna Sekunder
Nilaiguna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan
lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum diluar organisasi
pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggung jawaban nasional, yang meliputi:
a) Nilaiguna Pembuktian
Arsip yang mempunyai nilaiguna pembuktian apabila mengandung
data, fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan
tentang bagaimana unit organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur
sesuai fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat
kegiatannya. Contoh SIUP, NPWP, Pasport pribadi, SOP (Standard
Operational Procedure), Juknis (Petunjuk Teknis), Alur Kerja dan
lain-lain.
b) Nilaiguna Infomasional
35
Nilaiguna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang
terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan
penelitian dan informasi tanpa dikaitkan dengan lembaga/organisasi
penciptanya yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda,
fenomena, masalah dan sejenisnya. Contoh surat Lamaran pekerjaan,
Referensi, rekomendasi memorandum, pengumuman, surat edaran
dan lain-lain.
Pengorganisasian arsip terbagi menjadi 3 (tiga) yaitu:
a. Sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan disuatu unit kerja khusus
yang biasa disebut dengan sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka
semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di
Sentral Arsip.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:
a) Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
b) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan
c) Kantor hanya menyimpan 1 (satu), duplikasinya dpaat
dimusnahkan
d) Sistem penyimpanan dapat diseragamkan
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a) Sentrasilasai arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.
b) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang sama.
c) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih
lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b. Desentralisasi
Sistem pengorganisasian arsip yang seluruh kegiatan kearsipan,
mulai pencatatan, penyimpanan, pemindahan dan pemusnahan dilakukan
oleh unit kerja masing-masing dan ditempatkan unit kerja masing-
masing.
Keuntungan Desentralisasi arsip adalah:
a) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing.
b) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit
kerja sendiri.
c) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik.
Kerugian Desentralisasi arsip adalah:
36
a) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b) Banyaknya peralatan dan perlengkapan digunakan disetiap unit
kerja.
c) Penataan dan pelatihan perlu diadakan disetiap unit kerja.
d) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan
ini merupakan pemboros.
c. Kombinasi (Sentralisasi dan Desentralisasi)
Untuk mengatasi kelemahan dari dua sistem pengelolaan arsip
baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan diperusahaan
penggunaan dengan sistem kombinasi dari kedua cara tersebut diatas.
Cara ini dapat disebut dengan sistem kombinasi sentralisasi dan
desentralisasi arsip. Karena dengan cara ini dapat mengatasi kelemahan
dari masing-masing cara tersebut.
2.1.3.4. Fungsi, Tujuan dan Peranan Kearsipan
2.1.3.4.1. Fungsi Kearsipan
Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi:
a. Alat utama ingatan organisasi.
b. Bahan atau alat pembuktian.
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan
umumnya mengasilkan arsip.
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip
berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintahan
maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik
disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi
lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini
37
dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat
akan nilai-nilai tentang data dan informasi.
2.1.3.4.2. Tujuan Kearsipan
Menurut Barthos (2007:12) adapun tujuan kearsipan adalah untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003:185) tujuan penataan arsip adalah:
a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat.
b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan
berhasil guna.
2.1.3.4.2. Peranan Kearsipan
Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak
mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi
sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai
pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan,
38
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian
dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2007:2).
2.1.3.5. Pengelolaan Arsip
Menyangkut masalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan
diberbagai instansi, menurut Sedarmayanti (2003:20) adapun yang menjadi
tahapan pengelolaan kearsipan adalah :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan
arsip, yaitu dibentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan
sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat
masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.
Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna
pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses
sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka
kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara
dan swasta.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai
gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit
kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap
ini tahap terakhir dalam kearsipan.
Sedangkan menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51), setiap jenis
arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut :
1. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai
media penyampai informasi, pengambilan keputusan, pengawasan dan
lain sebagainya.
39
2. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu
arsip masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan
lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari (terus menerus). Sedangkan arsip dinamis in aktif ialah, arsip
dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
3. Tahap Penyimpanan dan Penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu
dibutuhkan dikemudian hari.
4. Tahap Pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip
dicari dan digunakan secara terus menerus. Dalam hal ini arsip
dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara
terus menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan.
Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif
menjadi in aktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor.
5. Tahap Pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara
dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu
dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat
sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin
yang mahal.
2.1.3.6. Sistem Kearsipan Yang Baik
Wursanto (1991:30) mengungkapkan pada dasarnya tidak ada sistem
kearsipan yang ideal dan juga tidak ada jenis perlengkapan yang ideal yang
dapat memenuhi keperluan setiap arsip dalam setiap kantor. Namun setiap
sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dapat dikatakan baik
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan
2. Mudah dimengerti
3. Murah/ekonomis
4. Tidak memakan tempat
40
5. Mudah dicapai
6. Cocok bagi organisasi
7. Fleksibel atau luwes
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
9. Mempermudah pengawasan
Selanjutnya Wiyasa (2003:44) menjelaskan ciri-ciri penyelenggaraan
kearsipan yang efektif dan efisien adalah:
1. Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu
2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena
sudah melalui selektif secara cermat.
3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu
besar.
Berdasarkan uraian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem kearsipan yang
efektif yaitu jika memperhatikan beberapa unsur diantaranya pengendalian
arsip yang terarah, efisien dan efektif, menjamin keamanan, penempatan
dan penyimpanan arsip yang tepat, serta penyusutan yang terarah.
2.1.3.7. Tata Cara Penyusutan Arsip
2.1.3.7.1. Pengertian Penyusutan
Penyusutan adalah suatu tindakan (apa) yang diambil
berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan
oleh perundang-undangan, peraturan, atau prosedur administrative.
Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyusutan
menyangkut pekerjaan: pemusnahan arsip yang sudah tidak
mempunyai nilai guna primer (hukum, fiskal, administrative,
41
keilmuan) maupun sekunder (evidential, informational), pemindahan
arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang dari unit kerja ke
records center. Penyerahan arsip bernilai sekunder (tak bernilai primer
lagi) ke badan yang berwenang/Arsip Nasional Republik Indonesia.
Setiap arsip ditentukan retensinya (masa simpan) atas dasar nilai
kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip
(JRA), yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis/seri arip,
beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
Nilai guna primer dibedakan menjadi: nilai guna administrasi,
yaitu kegunaan dalam pelaksanann tugas/kegiatan organisasi; nilai
guna hukum yaitu: nilai guna yang berkaitan dengan transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan; nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu
nilai guna yang mengandung data ilmiah dan teknologi yang
merupakan hasil penelitian baik ilmiah murni maupun terapan. Nilai
guna sekunder terdiri dari nilai guna bukti keberadaan/kebuktian
(evidential value) ialah nilai guna mengenai keberadaan tugas dan
fungsi organisasi pencipta arsip dan nilai guna informasional
(formational value), yaitu nilai guna yang berkaitan dengan data
tentang orang/tokoh, benda fenomena/gejala.
Jadi, pada dasarnya penyusutan arsip harus mencakup tiga
kegiatan: pertama, pemindahan arsip yaitu pemindahan arsip dari unit
42
pengolah ke unit kearsipan (records center) berdasarkan JRA secara
teratur dan tetap, pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga
Negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan. Kedua,
pemusnahan arsip yaitu menghancurleburkan fisik arsip sehingga
informasi yang terdapat di dalamnya tak bisa dikenal lagi. Yang dapat
dimusnahkan adalah arsip yang tak mempunyai nilai guna dan telah
melampaui jangka simpan (berdasarkan JRA). Untuk arsip jangka
simpan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan lembaga Negara
setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Ketiga, penyerahan arsip yaitu menyerahkan arsip bernilai
sekunder/bernilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional
tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi
sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (Laksmi, dkk,
2008 : 219).
2.1.3.7.2 Jadwal Retensi
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka
waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penentian jangka waktu penyimpanan arsip (retensi
arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk
menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, JRA
disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-benar
43
memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.
Dalam melaksanakan tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar
pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang
menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi
Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
Rancangan JRA yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut
perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu
sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara/Badan
Pemerintahan yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip untuk
lingkungan organisasi tersebut. Untuk JRA Pemerintah Daerah,
terlebih dahulu perlu memperhatikan pendapat dari Menteri Dalam
Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan
dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Dalam setiap perubahan
JRA harus ditempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas
(Laksmi dkk, 2008: 216).
2. 2Penelitian Terdahulu
Sebagai bentuk pembelajaran dan juga bahan masukan selama
mengerjakan penelitian, peneliti memiliki skripsi sebagai pedoman bagi peneliti
salah satunya adalah skripsi yang berjudul Pengelolaan Kearsipan di Kantor
Kecamatan Karang Tanjung Kabupaten Pandeglang yang dilaksanakan oleh
Andes Wahyu Setiana, program studi Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu
44
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Adapun penelitian
ini dilakukan pada tahun 2014. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui
bagaimana pengelolaan kearsipan di kantor Kecamatan Karang Tanjung
Kabupaten Pandeglang.
Dalam melakukan penelitian tersebut, peneliti menggunakan teori yang
terkait dengan tahapan-tahapan pengelolaan kearsipan yaitu tahap penciptaan
arsip, tahap pemanfaatan arsip, tahap penyimpanan dan penemuan arsip, tahap
pemindahan arsip, dan tahap pemusnahan arsip. Adapun tipe penelitian ini
adalah studi kasus deskriptif yang penelaahannya kepada suatu kasus yang
dilakukan secara intensif, mendalam, mendetail, dan komprehensif. Data-data
yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara kualitatif dengan
mendiskripsikan perkasus dari data-data yang telah dikumpulkan.
Kesimpulan dari penelitian ini ialah bahwa pengelolaan keasipan pada
Kantor Kecamatan Karang Tanjung dapat dikatakan belum cukup baik, hal ini
dapat dilihat dari sistem penciptaan masih menemukan kendala dalam
pencatan/pengregisteran, pemanfaatan arsip belum sepenuhnya digunakan secara
optimal untuk menunjang kegiatan pada kantor, serta penyimpanan, pemindahan
dan pemusnahan arsip yang belum maksimal dalam pelaksanaanya.
Dengan demikian dapat diketahui persamaan penelitian ini dengan
penelitian yang dilakukan peneliti adalah sama-sama melakukan penelitian
terkait pengelolaan arsip. Perbedaannya terletak pada metode penelitian yang
digunakan, pada penelitian ini menggunakan metode dengan teknik kualitatif
45
yaitu menjelaskan bagaimana pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaan arsip
sampai pemusnahan arsip di Kantor Kecamatan Karang Tanjung, sedangkan
pada penelitian yang dilakukan peneliti menggunakan metode penelitian
kuantitatif yaitu mengukur seberapa besar efektifitas pengelolaan arsip di
BKBPMP Kabupaten Pandeglang.
Selain menggunakan skripsi diatas sebagai pedoman dalam mengerjakan
penelitian ini, peneliti juga menggunakan skripsi yang berjudul Pengelolaan
Arsip Dalam Mendukung Tertib Administrasi di Program Pascasarjana
Universitas Negeri Semarang yang dilaksanakan oleh Nanik Sri haryati, Jurusan
Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas negeri Semarang.
Penelitian ini dilaksanakan pada tahun 2013 dengan tujuan untuk
mendeskripsikan perencanaan, pegelolaan arsip, pengendalian arsip, dan
pengawasan arsip yang dilakukan dalam mendukung tertib administrasi di
Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang.
Dalam melakukan penelitian ini, peneliti menggunakan teori yang terkait
dengan ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi aspek POAC (planning,
organizing, actuating, controlling) dalam pengelolaan arsip. Adapun tipe
penelitian ini adalah studi kasus deskriptif yang penelaahannya kepada suatu
kasus yang dilakukan secara intensif, mendalam, mendetail, dan komprehensif.
Data-data yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara kualitatif dengan
mendiskripsikan pengelolaan arsip.
46
Kesimpulan dari penelitian ini yaitu perencanaan arsip yang dilakukan
masih dalam tahap mengidentifikasi kebutuhan arsip, baik ruang khusus
penyimpanan arsip maupun pengklasifikasin dalam bentuk pengkodean arsip.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip antara lain
pelimpahan wewenang/tugas pegawai atau petugas arsip, mengalokasian
anggaran untuk arsip, penyediaan peralatan dan perlengkapan arsip, serta
pengaplikasian sistem penyimpanana arsip. Pengendalian arsip untuk arsip yang
mengalami kerusakan karena faktor ektrinsik seperti terserang rayap dilakukan
dengan membasmi obat anti rayap dan dibersihkan secara rutin serta
menempatkan arsip pad arak dan lemari dari bahan resi. Serta pengawasan arsip
masih dilakukan secara mandiri pada masing-masing Subbagian Program
Pascarjana Universitas Negeri Semarang.
Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan peneliti
adalah sama-sama melakukan penelitian terkait pengelolaan arsip mulai dari
penciptaan sampai pemusnahan arsip. Perbedaannya terletak pada metode
penelitian yang digunakan, pada penelitian ini menggunakan metode dengan
teknik kualitatif yaitu mengidentifikasi pengelolaan arsip yang mencakup
lingkup manajemen kerasipan, sedangkan pada penelitian ini menggunakan
metode penelitian kuantitatif.
47
2. 3Kerangka Berfikir
Menurut Peraturan Daerah Kabupaten Serang Nomor 5 Tahun 2005
tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lungkungan Pemerintah Kabupaten
Serang, arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara
langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksaan,
penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan pemerintahan serta
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Dalam hal ini, yang
menjadi fokus penelitian adalah mengenai Efektivitas Pengelolaan Arsip di
Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan.
Adanya permasalahan-permasalahan yang ditemui dari pengamatan
yang dilakukan seperti kurangnya kualitas sumber daya manusia yang tersedia
yaitu tidak adanya pegawai yang memiliki kemampuan dibidang kearsipan
(belum adanya arsiparis), penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang
mempengaruhi efektivitas kerja belum terlaksana, dan lainnya. Hal ini tentunya
akan mempengaruhi keefektifan pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana
Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan. Maka peneliti menggunakan teori
efektivitas menurut Gibson, yaitu: kejelasan tujuan yang hendak dicapai,
kejelasan strategis pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan
kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program
yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana, sistem pengawasan dan
pengendalian yang bersifat mendidik.
48
Berikut ini akan ditunjukkan alur berfikir peneliti dalam melakukan
penelitian.
Gambar 2.2
KERANGKA BERFIKIR
Permasalahan :
1. Belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang
mempengaruhi efektivitas kerja.
2. Pengelolaan arsip dilakukan hanya sampai pada penyimpanan tanpa adanya pelaksanaan
penyusutan arsip.
3. Rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.
Kriteria pengukuran efektivitas menurut Gibson (Gibson dalam
Tangkilisan, 2005:14 1) :
1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai
2. Kejelasan strategis pencapaian tujuan
3. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap
4. Perencanaan yang matang
5. Penyusunan program yang tepat
6. Tersedianya sarana dan prasarana
7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.
Pengelolaan arsip berjalan dengan efektif dan efisien
Keputusan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002
Tentang Tata Kearsipan
Pemerintah Kabupaten Serang
49
2. 4 Hipotesis Penelitian
Secara etimologis, hipotesis dibentuk dari dua kata, yaitu hypo dan kata
thesis. Hypo berarti kurang dan thesis adalah pendapat. Jadi hipotesis merupakan
sebagai kesimpulan penelitian yang belum sempurna, sehingga perlu
disempurnakan dengan membuktikan kebenaran hipotesis itu melalui penelitian.
Hipotesis merupakan langkah dimana setelah landasan teori dan kerangka
berpikir disusun. Selain itu, hipotesis merupakan jawaban atau asumsi
sementara terhadap rumusan masalah, dimana rumusan masalah penelitian telah
menyatakan dalam bentuk kalimat dan belum merupakan jawaban yang empiric
dalam Sugiyono (2003:70).
Hipotesis penelitian merupakan kesimpulan penelitian yang masih
belum sempurna, sehingga perlu disempurnakan dengan membuktikan
kebenaran hipotesis itu melalui penelitian menurut Bungin (2009:75).
Maka peneliti menyimpulkan hipotesis sebagai jawaban sementara
terhadap masalah yang akan diteliti dan akan dibuktikan kebenarannya.
Hipotesis memberi hasil dari refleksi peneliti berdasarkan kajian pustaka dan
landasan teori yang akan digunakan sebagai dasar argumentasi.
Pada penelitian ini hipotesis yang digunakan peneliti adalah hipotesis
deskriptif yaitu dugaan sementara terhadap nilai satu variabel mandiri.
Berdasarkan latar belakang masalah yang diperoleh dari observasi peneliti dan
pengumpulan data di lapangan, serta berdasarkan kerangka berpikir diatas, maka
peneliti dapat merumuskan hipotesis dalam penelitian ini, yaitu:
50
1. Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan kurang dari atau sama dengan 60%. Hipotesis
nol dalam bentuk statistik dapat ditulis sebagai berikut:
H0 = µ ≤ 60%
2. Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan lebih dari 60%. Hipotesis alternatif dalam
bentuk statistik dapat ditulis sebagai berikut:
Ha = µ > 60%
51
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian
Metode penelitian dapat diartikan sebagai langkah-langkah atau cara
ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan keadaan tertentu (Sugiyono,
2003: 1). Sedangkan menurut Irawan (2006:2.4) metode penelitian adalah
totalitas cara yang dilakukan peneliti untuk menemukan kebenaran ilmiah.
Dalam hal ini diperlukan keseuaian dengan kondisi lingkungan agar metode
penelitian yang digunakan akan tepat dalam memperoleh pemahaman
berdasarkan fakta yang ada dilapangan.
Adapun metode yang digunakan dalam penelitian “Efektivitas
Pengelolaan Arsip di Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Serang” adalah
metode kuantitatif deskriptif. Metode penelitian yang dimaksud adalah penelitian
yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri tanpa membuat
perbandingan. Penelitian dimaksudkan untuk eksplorasi mengenai suatu
fenomena atau kenyataan sosial, dengan jalan mendeskripsikan variabel yang
berkenaan dengan masalah dan unit yang diteliti.
Penelitian kuantitatif dengan pendekatan deskriptif memiliki tujuan untuk
menjelaskan, meringkas berbagai kondisi, berbagai situasi, atau berbagai
variabel yang timbul di masyarakat yang menjadi objek penelitian itu
berdasarkan apa yang terjadi (Bungin, 2009). Penelitian dilakukan untuk
52
mengetahui keberadaan nilai dari variabel mandiri, tanpa membuat
perbandingan. Jadi, dalam hal ini penelitian deskriptif kuantitatif yaitu penelitian
yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri yang disajikan dalam
bentuk angka dan disajikan dalam bentuk data yang diangkakan, bersifat actual
dan disusun secara sistematis dan akurat.
3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian
Dengan memperhatikan identifikasi masalah yang sudah dikemukakan
sebelumnya, maka fokus penelitian ini adalah efektivitas pengelolaan kearsipan
di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan
Kabupaten Serang.
3.3. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di kantor Badan Keluarga Berencana
Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten Serang, Jalan
Empat Lima Nomor 28 Serang, tlp. (0254) 201152 Kode Pos. 42116. Badan
Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP)
Kabupaten Serang merupakan unsur pendukung tugas Bupati di bidang keluarga
berencana, pemberdayaan masyarakat dan perempuan, dipimpin oleh seorang
Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati
melalui Sekretaris Daerah.
53
3.4. Variabel Penelitian
3.4.1. Definisi Konsep
Istilah konsep berasal dari bahasa latin coceptum, artinya suatu
yang dipahami. Konsep merupakan abstraksi suatu ide atau gambaran
mental, yang dinyatakan dalam suatu kata atau symbol. Konsep
dinyatakan juga sebagai bagian dari pengetahuan yang dibangun dari
berbagai macam karakteristik.
Variabel yang digunakan dalam penelitian ini yaitu, Efektifitas
Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang. Indikator teori yang
digunakan untuk analisis data dalam penelitian ini berdasarkan identifikasi
masalah di atas yaitu, teori efektivitas menurut Gibson, yaitu: kejelasan
tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan, proses
analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang
matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan
prasarana, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.
3.4.2. Definisi Operasional
Definisi operasional merupakan penjabaran konsep atau variabel
penelitian dalam rincian yang terukur (indikator penelitian). Variabel dalam
penelitian ini yaitu “Efektifitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga
Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan kabupaten Serang” dan
54
yang menjadi variabel indikator adalah teori efektivitas menurut Gibson:
kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan,
proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang
matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana,
sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik, diukur
berdasarkan:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, indikatornya yaitu terwujudnya
pengelolaan arsip yang efektif dan pegawai dapat menerapkan
pengelolaan arsip dengan benar.
b. Kejelasan strategis pencapaian tujuan, indikatornya yaitu tersedianya
pelatihan kearsipan.
c. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, indikatornya
yaitu penyusunan prosedur pengelolaan arsip.
d. Perencanaan yang matang, yaitu adanya sosialisasi mengenai prosedur
pengelolaan arsip.
e. Penyusunan program yang tepat, yaitu penerapan prosedur peengelolaan
arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku.
f. Tersedianya sarana dan prasarana, yaitu tersedianya sarana prasarana
dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip
g. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik, yaitu
adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan
pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.
55
3.5.Instrument Penelitian
Instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur
fenomena alam maupun social yang diamati (Sugiyono, 2003:119). Instrumen
penelitian digunakan untuk nilai variabel yang akan diteliti, adapun variabel
dalam penelitian ini yaitu efektivitas pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan
data yang digunakan dalam penelitian ini diantaranya:
1. Metode Kuesioner
Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden
untuk dijawabnya. Kuesioner berisikan pertanyaan atau pernyataan yang
berkaitan dengan masalah yang akan diteliti dan akan diberikan kepada
sampel peneliti. Pertanyaan-pertanyaan dalam instrument penelitian dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu pertanyaan terbuka dan pertanyaan
tertutup. Pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang jawabannya tidak
disediakan sehingga responden bebas menuliskan jawabannya sendiri.
Pertanyaan tertutup adalah pertanyaan yang jawabannya sudah disediakan
sehingga responden hanya tinggal memilih salah satu jawaban yang sudah
disediakan dengan memberikan tanda, misalnya melingkari huruf didepan
jawaban yang dipilih. Kuesioner pada penelitian ini akan diberikan kepada
pegawai Badan keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan
Perempuan Kabupaten Serang.
56
2. Studi Dokumentasi
Pengumpulan data diperoleh melalui pengumpulan peraturan, Undang-
Undang, laporan-laporan, catatan serta dokumen-dokumen yang relevan
mengenai masalah penelitian.
3. Metode kepustakaan
Pengumpulan data diperoleh dari berbagai referensi yang relevan mengenai
penelitian ini berdasarkan buku-buku, jurnal ilmiah, pendapat para ahli, dan
literature yang berhubungan dengan skripsi ini.
Adapun kisi-kisi instrument untuk mengukur efektivitas pengelolaan
arsip dapat dilihat pada tabel berikut ini:
TABEL 3.1
INSTRUMEN PENELITIAN
Variabel Indikator Sub Indikator No Item
Efektivitas
Pengelolaan Arsip di
Badan Keluarga
Berencana
Pemberdayaan
Masyarakat dan
Perempuan
Kabupaten Serang
1. Kejelasan tujuan yang
hendak dicapai
- Terwujudnya pengelolaan
arsip yang efektif
- Pegawai menerapkan
pengelolaan arsip dengan
benar
1 – 3
4 - 7
2. Kejelasan strategis
pencapaian tujuan
- Tersedianya pelatihan
kearsipan 8 - 13
3. Proses analisis dan
perumusan kebijaksanaan
yang mantap
- Penyusunan prosedur
pengelolaan arsip 14 - 20
57
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk kuesioner, dengan
jumlah variabel sebanyak satu variabel atau variabel mandiri. Kuesioner atau angket
adalah suatu daftar yang berisikan rangkaian pertanyaan mengenai suatu masalah atau
bidang yang akan diteliti. Kuesioner yang akan dibuat oleh peneliti berisi beberapa
pertanyaan yang sesuai dengan objek penelitian yang nantinya akan disebarkan
kepada responden yang telah ditentukan. Peneliti menggunakan skala likert dalam
proses pengukuran dan menggunakan metode wawancara langsung dalam proses
pengisian kuesioner.
Skala pengukuran dalam penelitian ini menggunakan skala likert dengan skala
positif. Skala likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi
seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Indikator variabel yang
disusun melalui item instrumen dengan pertanyaan-pertanyaan atau pertanyaan
4. Perencanaan yang matang - Sosialisasi prosedur
pengelolaan arsip 21 - 26
5. Penyusunan program
yang tepat
- Penerapan pengelolaan arsip
sesuai peraturan yang
berlaku
27 - 32
6. Tersedianya sarana dan
prasarana
- Tersedianya sarana prasarana
kearsipan 33 - 36
7. Sistem pengawasan dan
pengendalian yang
bersifat mendidik
- Adanya pengawasan
penerapan pengelolaan arsip 37 - 40
58
dengan diberikan jawaban setiap instrumennya. Jawaban setiap item diberi skor,
sebagai berikut:
Table 3.2.
Skor dalam Penelitian
Jawaban Skor
Sangat Setuju 4
Setuju 3
Tidak Setuju 2
Sangat Tidak Setuju 1
Sumber: Peneliti 2016
3.6.Populasi dan Sampel
3.6. 1. Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek/subjek
yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh
peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono,
2008: 90). Menurut Nawawi (2005:141), populasi adalah keseluruhan
objek penelitian yang dapat terdiri dari manusia, benda-benda, hewan,
tumbuh-tumbuhan, gejala-gejala, nilai tes atau peristiwa-peristiwa sebagai
sumber data yang memiliki karakteristik tertentu dalam suatu penelitian.
Populasi dalam penelitian ini adalah pegawai di BKBPMP Kabupaten
Serang. Pegawai BKBPMP berjumlah 93, dimana terbagi menjadi 2
bagian yaitu 30 pegawai berada di kantor BKBPMP Kabupaten Serang
59
sedangkan 63 pegawai lainnya berada di UPT tiap kecamatan Kabupaten
Serang. Maka, yang menjadi populasi dalam penelitian ini berjumlah 30
orang yang terdiri dari pegawai di Kantor BKBPM Kabupaten Serang.
3.6. 2. Sampel
Menurut Sugiyono (2008: 91) sampel merupakan bagian dari jumlah
dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Sedangkan menurut
Nawawi (2005:144) sampel secara sederhana diartikan sebagai bagian dari
populasi yang menjadi sumber data sebenarnya dalam suatu penelitian.
Dengan kata lain sampel adalah sebagian dari populasi untuk mewakili
seluruh populasi.
Teknik sampling adalah pembicaraan bagaimana menata berbagai
teknik dalam penarikan atau pengambilan sampel penelitian, bagaimana
kita merancang tata cara pengambilan sampel agar menjadi sampel yang
representative. Dengan tidak melupakan beberapa faktor yang harus
dipertimbangkan dalam memperoleh sampel yang representative, peneliti
memulai mengenal keseragaman dan ciri-ciri khusus populasi (Bungin,
2009: 105).
Dalam teknik pengambilan sampel yang digunakan peneliti adalah
sampel jenuh yang temasuk ke dalam nonprobability sampling.
Nonprobability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang tidak
memberi peluang/kesempatan sama bagi setiap unsur atau anggota
60
populasi untuk dipilih menjadi sampel (Sugiyono, 2008:95). Sedangkah
sampel jenuh adalah teknik penentuan sampel bila anggota populasi
digunakan sebagai sampel (Sugiyono, 2008:96). Menurut irawan
(2006:231) sampel jenuh adalah sampel yang sama jumlahnya dengan
populasinya. Dengan demikian, maka sampel yang diambil dalam
penelitian ini sebanyak 30 orang, yaitu seluruh pegawai di kantor BKBPM
Kabupaten Serang.
3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
3.7.1. Teknik Pengolahan Data
Teknik pengolahan data merupakan tahapan dimana data dipersiapkan,
diklasifikasi dan diformat menurut aturan tertentu untuk keperluan proses
berikutnya, yaitu analisis data. Teknik pengolahan data yang dilakukan
dalam penelitian ini adalah melalui tahapan sebagai berikut:
1. Editing
Mengedit adalah memberikan daftar pertanyaan yang telah diserahkan
oleh para pengumpul data. Tujuan daripada editing adalah untuk
mengurangi kesalahan ata kekurangan yang ada didalam daftar
pertanyaan yang sudah diselesaikan sampai sejauh mungkin.
2. Coding
Koding adalah mengklasigikasi jawaban-jawaban pata responden ke
dalam kategori-kategori. Klasifikasi dilakukan dengan cara
61
memberikan tanda/kode berbentuk angka pada masing-masing
jawaban.
3. Tabulating
Pekerjaan tabulasi adalah pekerjaan membuat tabel. Jawaban-jawaban
yang sudah diberi kode kategori jawaban kemudian dimasukkan dalam
tabel.
3.7.2.Analisis Data
Setelah data yang dikumpulkan diolah, maka langkah selanjutnya
adalah analisis terhadap hasil-hasil yang telah diperoleh. Analisis data
merupakan kegiatan setelah data dari seluruh responden atau sumber data
lain terkumpul. Kegiatan dalam analisis data adalah mengelompokkan
data berdasarkan variabel dan jenis responden, mentabulasi data
berdasarkan variabel dari seluruh responden, menyajikan data tiap variabel
yang diteliti, melakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah,
dan melakukan perhitungan untuk menguji hipotesis yang telah diajukan
(Sugiyono, 2008:169).
Dalam penelitian ini, metode analisis data yang digunakan adalah
metode analisis kuantitatif dan analisis kualitatif. Metode analisis
kuantitatif adalah metode analisis terhadap data-data berbentuk angka
dengan cara perhitungan statistic. Dan metode analisis kualitatif yaitu
62
analisis berdasarkan data berupa kata-kata/argument untuk kemudian
disimpulkan.
1. Uji Validitas
Validitas alat ukur adalah akurasi alat ukut terhadap yang
diukur walaupun dilakukan berkali-kali dan dimana-mana (Bungin,
2009:97). Uji validitas digunakan untuk sah atau valid tidaknya suatu
kuesioner. Kevaliditasan instrument menggambarkan bahwa suatu
instrument benar-benar mampu mengukur variabel-variabel yang akan
diukur dalam penelitian serta mampu menunjukkan tingkat kesesuaian
antar konsep dan hasil pengukuran.. Instrument dinyatakan valid
apabila r hitung lebih besar dari pada nilai r tabel. Pengujian validitas
instrumen, peneliti menggunakan bantuan SPSS versi 20.0.
2. Uji Reliabilitas
Reliabilitas berasal dari kata dalam bahasa inggris Rely, yang
berarti percaya, dan Reliable yang artinya dapat di percaya.
Reliabilitias adalah derajat ketetapan, ketelitian atau keakuratan yang
ditunjukkan oleh instrumen pengukuran. Uji reliabilitas digunakaan
untuk mengetahui konsistensi atau ketentuan hasil pengukuran suatu
instrumen apabila instrument tersebut digunakan lagi sebagai alat ukur
63
suatu objek atau responden. Dalam pengukuran reliabilitas dapat
menggunakan rumus Alpha Cronbach dengan bantuan SPSS versi 20.0.
3. Uji Normalitas Data
Guna memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang data hasil
penelitian, normalitasi data digunakan untuk menjaga ketepatan metode
statistic yang digunakan, karena apabila data yang dihasilkan tidak
normal maka statistika yang digunakan adalah statistika non parametric
sedangkan apabila data yang dihasilkan adalah normal maka statistic
yang digunakan adalah statistic parametric, dengan menggunakan
SPSS versi 20.0.
4. Uji t-test
Untuk menganalisis efektivitas pengelolaan arsip di Badan
Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan
Kabupaten Serang dalam pengujian hipotesis deskriptif dengan
menggunakan rumus t-test (Uji T) untuk satu sampel dan menggunakan
uji pihak kanan. Uji pihak kanan digunakan apabila hipotesis nol (Ho)
berbunyi “lebih kecil atau sama dengan (≤)” dan Hipotesis alternatifnya
(Ha) berbunyi lebih besar (>)” pengujian hipotesis ini menggunakan
rumus sebagai berikut:
64
Keterangan: t = nilai t yang dihitung
X = nilai rata-rata
= nilai yang dihipotesiskan
s = simpangan baku sampel
n = jumlah anggota sampel
𝑡 = − 𝜇𝑜𝑠
𝑛
65
3.1. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan, yaitu mulai dari November 2015 hingga Mei
2017. Adapun jadwal penelitian ini ditunjukkan pada tabel berikut:
NO Kegiatan Tahun 2016 Tahun 2017
Mei Juni Juli Ags Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Juni
1 Penyusunan Bab I - III
2 Bimbingan dan Revisi
Proposal Skripsi
3 Seminar Proposal Skripsi
4 Revisi Proposal Skripsi
5 Pengumpulan Data ke
Lapangan
6 Penyusunan Bab IV dan
V
7 Bimbingan dan Revisi
Bab IV dan V
8 Sidang Skripsi
66
BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Deskripsi Lokasi
4.1.1 Gambaran Umum Kabupaten Serang
Kabupaten Serang terletak di ujung Pulau Jawa bagian barat, adalah
salah satu Kabupaten dari 4 Kabupaten dan 3 Kota di wilayah Provinsi
Banten yaitu Kabupaten Lebak, Kabupaten Pandeglang, Kabupaten
Tangerang, Kota Cilegon, Kota Tangerang, dan Kota Tangerang Selatan.
Pengembangan potensi wilayah Kabupaten Serang tak dapat dipisahkan
sebagai bagian integral Provinsi Banten, sesuai dengan kondisi dan potensi
wilayah serta sosial ekonomi masyarakatnya menekankan pengembangan
pembangunan pada pertanian, industri, parawisata, perdagangan dan jasa.
Kabupaten Serang mempunyai kekuatan sumber daya alam dan
sumber daya manusia potensial yang bertekad bulat bahu membahu
membangun wilayahnya secara maksimal. Mengandalkan kekayaan sumber
alamnya cukup berlimpah serta pemberdayaan seluruh potensi yang ada,
Kabupaten Serang akan mampu membuat dasar pijakan kuat sebagai modal
untuk membangun wilayah Kabupaten Serang seoptimal mungkin guna
mencapai kesejahteraan sebesar-besarnya bagi rakyatnya.
67
Masyarakat Kabupaten Serang memiliki sifat-sifat religius,
kekeluargaan dan kegotongroyongan yang cukup kental. Sikap dan perilaku
dalam kehidupan sehari-hari mempunyai kesetiakawanan sosial yang tinggi
dilandasi oleh kesadaran penuh rasa tanggung jawab untuk ikut menjaga
keamanan dan ketertiban di wilayahnya, sehingga potensi konflik gejolak
politik di Kabupaten Serang relatif rendah. Situasi ini jelas mendukung
suasana yang tentram dan aman serta kondusif untuk perkembangan dunia
usaha, sehingga membuat banyak investor merasa tenang dan nyaman
melakukan aktivitasnya berusaha di wilayah Kabupaten Serang. Dengan
latar belakang budaya yang kental dan sejarah heroik rakyatnya yang
terkenal gagah berani melawan penjajah Belanda dulu, memberikan warisan
warna khas keteguhan dan kegigihan masyarakat Serang dalam membangun
wilayah Serang untuk kesejahteraan dan kemakmuran bersama secara
maksimal. Semuanya tercermin pada lambang Kabupaten Serang yang
bermottokan " Sepi Ing Pamrih, Rame Ing Gawe " yang berarti " Semangat
Selalu Bekerja Keras, Tanpa MeMasyarakat & Seni Budaya Serang".
4.1.2 Gambaran Umum BKBPM Kabupaten Serang
4.1.2.1. Sejarah Singkat BKBPMP Kab.Serang
Tahun 1972 s/d 2003
Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN)
Kabupaten Serang yang terbentuk sejak tahun 1972, merupakan
68
lembaga vertikal Non Departemen yang menangani tentang
Kependudukan dan Keluarga Berencana diwilayah Kabupaten Serang
dan bertanggung jawab langsung secara vertikal kepada Kepala Badan
Koordinasi Keluarga Berencana Nasional ( BKKBN ) Pusat.
Tahun 2003 s/d 2008
Sesuai dengan perkembangan di Pemerintahan Pusat maupun
Daerah Kabupaten Serang, SDM/ Personel serta Asset - asset Badan
Koordinasi Keluarga Berencana Nasional ( BKKBN ) Kabupaten
Serang pada tahun 2003 diserahkan ke daerah berdasarkan Kepres
Nomor 103 tahun 2001 dan pada periode 2001 s/d 2003 adalah
merupakan periode peralihan belum ada nomenklatur yang jelas. Dan
baru pada tahun 2003, keluar Perda Kabupaten Serang Nomor : 17
tahun 2003, tanggal 05 Desember 2003 tentang pembentukkan Badan
Koordinasi Pembangunan Keluarga Sejahtera ( BKPKS ) Kabupaten
serang.
Tahun 2008 s/d 2012
Pada tahun 2008, dengan masuknya bidang Pemberdayaan
Perempuan nomenklatur Badan Koordinasi Pembangunan Keluarga
Sejahtera ( BKPKS ) Kabupaten Serang berubah menjadi Badan
Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Perempuan ( BKBPP )
Kabupaten Serang berdasarkan pada Perda Kabupaten serang nomor :
10 tahun 2008 tentang pembentukkan lembaga tekhnis daerah tanggal
69
11 Desember 2008, dan Perbup Kabupaten Serang nomor : 37 tahun
2008, tentang Tugas Pokok dan Fungsi BKBPP Kabupaten Serang
tanggal 18 Desember 2008.
Tahun 2012 s/d sekarang
Pada tahun 2012, dengan masuknya Bidang Pemberdayaan
Masyarakat dan Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat Badan Keluarga
Berencana dan Pemberdayaan Perempuan (BKBPP) Kabupten Serang,
berubah nomenklaturnya menjadi Badan Keluarga Berencana,
Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten
Serang, berdasarkan pada Perda Kabupaten serang nomor: 20 tahun
2011, tentang pembentukkan lembaga tekhnis daerah, tanggal 07
desember 2011 dan Perbup Kabupaten Serang nomor : 21 tahun 2012,
tentang tugas pokok dan fungsi BKBPMP Kabupaten Serang, dan
nomenklatur BKBPMP Kabupaten Serang masih tetap hingga
sekarang.
4.1.2.2. Visi dan Misi
Visi Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan
Perempuan dan Keluarga Berencana 2016-2020, yakni :
“ Terwujudnya Penduduk yang Berkualitas untuk Mendorong Ketahanan
dan Kesejahteraan Keluarga, Pemberdayaan Masyarakat, Perempuan
70
dan Perlindungan Anak, menuju Masyarakat yang maju, Sejahtera
dan agamis ”
Dari visi diatas ada 3 (tiga) makna yang dapat diambil yaitu : (1)
perempuan perlu mendapat perhatian khusus dalam pembangunan, (2)
keluarga sebagai unit terkecil pilar masyarakat sebagai sasaran strategis
pembangunan, dan (3) pemenuhan kebutuhan dasar masyarakat merupakan
kewajiban pemerintah.
Sedangkan misi dari Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang yaitu:
1. Menyelenggarakan tata kelola penyelenggaraan Badan Keluarga
Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) yang
bersih, transparan dan akuntabel.
2. Mewujudkan dan meningkatkan harmonisasi, koordinasi dan fasilitasi
dengan sektorter kait dalam perwujudan masyarakat yang maju ,
sejahtera dan agamis .
3. Mewujudkan dan meningkatkan ketahanan, pemberdayaan keluarga
serta masyarakat dalam menciptakan keluarga kecil bahagia dan
sejahtera.
4. Mewujudkan dan meningkatkan pemberdayaan perempuan, kesetaraan
gender dan perlindungan anak dalam keluarga, bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
71
5. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat pedesaan dalam menciptakan
kemandirian ekonomi, social dan budaya yang berkualitas.
6. Meningkatkan penguatan kelembagaan masyarakat perdesaan dalam
pembangunan partisipatif.
4.1.2.3. Tugas Pokok dan Fungsi BKBPMP Kabupaten Serang
Suatu organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya sangat
ditentukan oleh kualitas sumberdaya manusianya dan sarana prasarana
pendukung. Sumberdaya manusia dan perlengkapan tersebut merupakan
elemen dalam menggerakkan roda organisasi, sekaligus sebagai faktor
internal yang berpengaruh terhadap kemajuan suatu organisasi.
Sesuai dengan Peraturan Bupati Serang Nomor : 21 Tahun 2012,
tentang tugas pokok dan fungsi Badan keluarga Berencana Pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan ( BKBPMP ) Kabupaten Serang mempunyai
tugas pokok yaitu Merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi
penyelenggaraan sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang Keluarga
Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan.
Sedangkan fungsi dari Badan Keluarga Berencana pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan diantaranya yaitu:
a) Perumusan kebijakan tekhnis penyelenggaraan sebagian tugas
Pemerintah Daerah dibidang Keluarga Berencana, pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan.
72
b) Pengaturan penyelenggaraan tugas Pemerintah Daerah dibidang
Keluarga Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan
c) Pelaksanaan penyelenggaraan tugas Pemerintahan Daerah dihidang
Keluarga Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan
d) Pengawasan Penyelenggaraan tugas Pemerintahan Daerah dihidang
Keluarga Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan.
e) Pelaksanaa Tugas Tambahan.
4.2 Pengujian Persyaratan Statistik
4.2.1. Uji Validitas
Tahap awal proses analisis data dalam penelitian ini adalah melakukan
uji validitas instrument terlebih dahulu. Hal ini peneliti maksudkan untuk
menjaga ketetapan suatu alat ukur dalam melakukan fungsi ukurnya. Uji
validitas ini dilakukan untuk mengetahui valid atau tidaknya suatu item
kuesioner yang menjadi alat ukur dalam penelitian ini. Instrumen yang
valid menggambarkan bahwa suatu instrumen benar-benar mampu dalam
mengukur variabel-variabel yang akan diukur dalam penelitian, serta
mampu menunjukkan tingkat kesesuaian antara konsep penelitian dengan
hasil pengukuran. Pada uji validitas, peneliti mengambil sampel sebanyak
30 responden. Apabila terdapat sampel yang tidak valid, maka instrument
tersebut dihapus. Adapun rumus yang digunakan oleh peneliti dalam uji
73
validitas ini yaitu menggunakan statistic Korelasi Product Moment dengan
bantuan SPSS Versi 20.
Tabel 4.1
Hasil Perhitungan Uji Validitas
No Item r Hitung r Tabel Keputusan
1 0.359 0.3061 Valid
2 0.511 0.3061 Valid
3 0.162 0.3061 Tidak Valid
4 0.363 0.3061 Valid
5 0.388 0.3061 Valid
6 0.583 0.3061 Valid
7 0.501 0.3061 Valid
8 0.550 0.3061 Valid
9 0.570 0.3061 Valid
10 0.752 0.3061 Valid
11 0.115 0.3061 Tidak Valid
12 0.700 0.3061 Valid
13 0.764 0.3061 Valid
14 0.395 0.3061 Valid
15 0.766 0.3061 Valid
16 0.639 0.3061 Valid
17 0.722 0.3061 Valid
18 0.328 0.3061 Valid
19 0.590 0.3061 Valid
20 0.691 0.3061 Valid
21 0.716 0.3061 Valid
74
22 0.363 0.3061 Valid
23 0.803 0.3061 Valid
24 0.911 0.3061 Valid
25 0.756 0.3061 Valid
26 0.665 0.3061 Valid
27 0.775 0.3061 Valid
28 0.375 0.3061 Valid
29 0.876 0.3061 Valid
30 0.867 0.3061 Valid
31 0.772 0.3061 Valid
32 0.799 0.3061 Valid
33 0.635 0.3061 Valid
34 0.548 0.3061 Valid
35 0.685 0.3061 Valid
36 0.489 0.3061 Valid
37 0.356 0.3061 Valid
38 0.364 0.3061 Valid
39 0.454 0.3061 Valid
40 0.628 0.3061 Valid
Sumber: Data diolah tahun 2017
Apabila r hitung > r tabel, berati item/butir instrument dinyatakan
tidak valid. Jika r hitung ≤ r tabel, berarti item/butir instrument dinyatakan
valid. Nilai r hitung diperoleh dari perhitungan statistic Korelasi Product
Momen dengan menggunakan SPSS versi 20. Sedangkan, r tabel dengan nilai
0,3061 diperoleh dari tabel Product Moment dengan tingkat kesalahan 5%
dengan jumlah responden 30 orang. Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui
75
bahwa terdapat dua item/butir instrument yang tidak valid yaitu pada nomor 3
dan 11. Sedangkan item/butir instrument lainnya dinyatakan valid. Item/butir
instrument yang tidak valid tersebut di hapus sehingga terdapat 38 item/butir
instrument yang digunakan dalam penelitian ini.
4.2.2. Uji Reliabilitas
Pengujian reliabilitas instrument dilakukan dengan menggunakan
teknik Alpha Cronbach yaitu perhitungan yang dilakukan dengan menghitung
rata-rata interkolerasi diantara butir-butir pertanyaan dalam kuesioner,
variabel dikatakan reliabel jika nilai alphanya lebih dari 0,30 (Sugiyono,
2008:126). Dalam pengukuran reliablitias, peneliti menggunakan bantuan
SPSS versi 20. Adapun hasil uji reliabilitas yang telah dilakukan dalam
penelitian ini yaitu nilai Alpha sebesar 0,951. Hal ini dapat diartikan bahwa
0,951 > 0,30 sehingga instrument yang diuji dinyatakan reliabel. Untuk lebih
jelasnya, dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4.2
Hasil Uji Reliabilitas
Reliability Statistics
Cronbach's
Alpha N of Items
.954 38
76
4.2.3. Uji Normalitas
Uji normalitas bertujuan untuk mengetahui kenormalan distribusi
sebaran skor variabel. Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan
SPSS versi 20.0.
Tabel 4.3
Uji Normalitas Data
Dari hasil uji normalitas di atas dengan menggunakan uji normalitas
komogrov-smirnov, dengan hasil nilai Asymp. Sig sebesar 0.279, dimana
jika nilai sig > 0.05, maka berarti data berdistribusi normal. Sehingga
dapat dijelaskan bahwa nilai sig lebih besar dari 0.05 (0.279 > 0.05) dan
disimpulkan bahwa data dalam penelitian ini berdistribusi normal.
One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test
VAR00001
N 30
Normal Parametersa Mean 102.90
Std. Deviation 14.101
Most Extreme Differences Absolute .181
Positive .159
Negative -.181
Kolmogorov-Smirnov Z .992
Asymp. Sig. (2-tailed) .279
a. Test distribution is Normal.
77
4.3 Deskripsi Data
4.3.1. Identitas Responden
Populasi dalam penelitian ini yaitu pegawai Badan Keluarga
Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang
sebanyak 30 pegawai. Sedangkan sampel yang peneliti ambil adalah sampel
jenuh, artinya seluruh anggota populasi dijadikan sampel, dimana seluruh
pegawai BKBPMP Kabupaten Serang dijadikan sampel yaitu sebanyak 30
sampel.
Adapun identitas responden dalam penelitian ini, peneliti paparkan
dalam bentuk diagram seperti dibawah ini:
Diagram 4.1
Identitas Responden Berdasarkan Jenis Kelamin
Sumber: Hasil Penelitian Lapangan Tahun 2017
11
19
0
5
10
15
20
Laki-laki Perempuan
78
Berdasarkan diagram 4.1 di atas dapat diketahui bahwa jumlah
responden dalam penelitian ini berjumlah 30 orang, terdiri dari 11 orang
laki-laki dan 19 orang perempuan. Dapat disimpulkan bahwa mayoritas
pegawai di BKBPMP Kabupaten Serang adalah perempuan. BKBPMP
memiliki tugas merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi
penyelenggaraan sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang Keluarga
Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan. Tugas BKBPMP
tersebut berhubungan dengan masalah perempuan dan anak, maka dari itu
mayoritas pegawainya yaitu perempuan karena menyelenggarakan tugas
pada permasalahan perempuan dan anak.
Diagram 4.2
Identitas Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan
Sumber: Hasil Penelitian Lapangan Tahun 2017
1
6
10
13
0
2
4
6
8
10
12
14
SLTA D1-D2-D3 S1 S2 keatas
79
Berdasarkan diagram 4.2 di atas, menunjukkan bahwa latar belakang
tingkat pendidikan responden dalam penelitian ini cenderung tinggi.
Responden dengan latar belakang pendidikan SLTA berjumlah 1 orang,
respoden dengan latar belakang pendidikan D1-D2-D3 berjumlah 6 orang,
responden dengan latar belakang pendidikan S1 berjumlah 10 orang,
sedangkan responden dengan latar belakang pendidikan S2 dan seterusnya
berjumlah 13 orang.
Diagram 4.3
Identitas Responden Berdasarkan Pangkat/Golongan
Sumber: Hasil Penelitian Lapangan Tahun 2017
Berdasarkan diagram 4.3 di atas, menunjukkan bahwa pegawai dengan
golongan IIa-IId sebanyak 3 orang, pegawai dengan tingkat golongan IIIa-
IIId sebanyak 16 orang, dan pegawai dengan golongan Iva-IVd sebanyak 11
orang. Dari diagram diatas dapat disimpulkan bahwa PNS pada BKBPMP
mayoritas memiliki pangkat/golongan cukup tinggi, hal ini dapat diperkuat
dengan latar belakang pendidikan pegawai yang mayoritas cukup tinggi.
3
16
11
0
5
10
15
20
IIa - IId IIIa-IIId IVa-IVd
80
4.3.2. Analisis Data
Analisis data merupakan suatu proses analisis yang dilakukan peneliti
dengan cara mendeskripsikan data hasil wawancara dan penyebaran kuesioner
kepada para pegawai Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat
dan Perempuan Kabupaten Serang. Hal ini dilakukan untuk mengetahui
sejauhmana Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana
Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang.
Dalam penelitian ini, efektivitas yang peneliti lakukan dilakukan
didasarkan pada teori efektivitas menurut Gibson (Tangkilisan, 2005:141), teori
tersebut terdapat 7 indikator efektivitas, yaitu:
1. Kejelasan Tujuan yang Hendak dicapai
Diagram 4.4
Tanggapan Responden Tentang Prosedur Pembuatan Surat Yang
Diterapkan Dapat Mencapai Keefektifan Dalam Bekerja
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 1)
0 1
21
8
0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
81
Berdasarkan diagram 4.4 di atas, tanggapan responden mengenai
prosedur pembuatan surat yang diterapkan dapat mencapai keefektifan
dalam bekerja, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab
tidak setuju 1 orang, menjawab setuju sebanyak 21 orang, dan yang
menjawab sangat setuju sebanyak 8 orang. Berdasarkan jawaban responden
tersebut, dapat diketahui bahwa sebagian besar responden menjawab bahwa
prosedur pembuatan surat yang diterapkan dapat mencapai keefektifan
dalam bekerja. Prosedur pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang
mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 54 Tahun 2010 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang, yang didalam
peraturan tersebut mengandung asas tata naskah yang efisien dan efektif,
yaitu dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan
ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam
penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
82
Diagram 4.5
Tanggapan Responden Tentang Prosedur Penyimpanan Arsip Yang Diterapkan
Dapat Mencapai Keefektifan Dalam Bekerja
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 2)
Berdasarkan diagram 4.5 di atas, tanggapan responden tentang prosedur
penyimpanan arsip yang diterapkan dapat mencapai keefektifan dalam bekerja, yang
menjawab sangat tidak setuju 1 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 14 orang,
menjawab setuju sebanyak 12 orang, dan yang menjawab sangat setuju sebanyak 3
orang. Dari jawaban responden tersebut, dapat diketahui bahwa prosedur
penyimpanan arsip yang diterapkan di BKBPMP Kabupaten Serang belum dapat
mencapai keefektifan dalam bekerja. Metode penyimpanan yang digunakan dalam
menyimpan arsip yaitu dengan sistem tanggal. Namun metode penyimpanan belum
sepenuhnya diterapkan. Pegawai hanya menyimpan arsip didalam map ketika
terdapat arsip baru namun tidak disimpan secara sistematis sehingga ketika ingin
menemukan kembali mengalami kesulitan karena arsip belum tersusun sesuai tanggal
1
14 12
3 0
2
4
6
8
10
12
14
16
STS TS S SS
83
arsip. Penyimpanan yang belum diterapkan dengan maksimal membuat penerapan
penyimpanan arsip belum mempengaruhi keefektifan dalam bekerja. Selain itu,
penataan arsip belum didasarkan pada peraturan yang berlaku menjadi penyebab
belum timbulnya efektivitas kerja yang dirasakan oleh pegawai dari pengelolaan yang
diterapkan.
Diagram 4.6
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Sudah Menerapkan Prosedur
Pengurusan Arsip Intern (Surat Masuk) Sesuai Dengan Peraturan Yang
Berlaku Di BKBPMP Kab. Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 3)
Berdasarkan diagram 4.6 di atas, tanggapan responden bahwa rekan kerja
sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip intern (surat masuk) sesuai dengan
peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak
setuju tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 6 orang, menjawab setuju sebanyak
23 orang, dan yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat
0
6
23
1 0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
84
diketahui bahwa rekan kerja responden sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip
intern (surat masuk) sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang. Prosedur pengurusan surat masuk yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang yaitu berdasarkan Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata
Kearsipan Pemerintahan Kabupaten Serang. Prosedur pengurusan surat masuk pada
BKBPMP Kabupaten Serang memiliki tahap sebagai berikut, surat masuk diterima
oleh petugas dan mencatat ke dalam buku agenda, setelah dicatat surat tersebut
disampaikan kepada Kepala Badan untuk di disposisi. Setelah Kepala Badan
memberikan disposisi, surat tersebut di sampaikan kepada bidang yang dituju pada
lembar disposisi tersebut yang menyangkut isi dari surat. Setelah itu, surat
digandakan untuk disimpan yang aslinya pada Bagian Umum dan duplikatnya
disimpan pada bidang yang bersangkutan.
Diagram 4.7
Tanggapan responden Rekan Kerja Sudah Menerapkan Prosedur Pengurusan
Arsip Ekstern (Surat Keluar) Sesuai Dengan Peraturan Yang Berlaku Di
BKBPMP Kab. Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 4)
0 3
25
2 0
5
10
15
20
25
30
STS TS S SS
85
Berdasarkan diagram 4.7 di atas, tanggapan responden bahwa rekan kerja sudah
menerapkan prosedur pengurusan arsip ekstern (surat keluar) sesuai dengan peraturan
yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju
tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 3 orang, menjawab setuju sebanyak 25
orang, dan yang menjawab sangat setuju 2 orang. Dari jawaban responden dapat
diketahui bahwa rekan kerja responden sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip
ekstern (surat keluar) sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang. Prosedur pengurusan surat masuk yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang yaitu berdasarkan Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata
Kearsipan Pemerintahan Kabupaten Serang. Prosedur pengurusan surat keluar pada
BKBPMP Kabupaten Serang yaitu, seksie bagian membuat konsep surat yang akan
dibuat. Setelah itu, konsep di sampaikan kepada kepala bidang atau kepala bagian
untuk dilihat dan disetujui konsepnya. Setelah konsep surat disetujui dan diparaf oleh
kepala bidang atau kepala bagian, konsep surat disampaikan kepada Kepala badan
untuk disetujui konsepnya atau diperbaiki jika kepala badan belum menyetujui
konsep tersebut. Setelah konsep disetujui oleh kepala badan, surat diberi nomor oleh
bagian umum dan dikirim. Mengenai penyimpanan arsip surat masuk, arsip hanya
disimpan oleh masing-masing bidang sedangkan pada bagian umum tidak
menyimpan arsip surat keluar dari setiap bidang.
86
Diagram 4.8
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Sudah Menerapkan Prosedur
Penyimpanan Arsip Sesuai Dengan Peraturan Yang Berlaku Di BKBPMP
Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 5)
Berdasarkan diagram 4.8 di atas, tanggapan responden bahwa rekan kerja
sudah menerapkan prosedur penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku
di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang,
menjawab tidak setuju sebanyak 16 orang, menjawab setuju sebanyak 13 orang, dan
yang menjawab sangat setuju tidak ada. Dari jawaban responden dapat diketahui
bahwa rekan kerja responden belum menerapkan prosedur penyimpanan arsip sesuai
dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang yaitu berdasarkan
Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan Pemerintahan
Kabupaten Serang. Terdapat beberapa pegawai yang belum menerapkan
penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku dikarenakan belum adanya
pemahaman mengenai materi penyimpanan arsip yang benar. Pemahama mengenai
1
16 13
0 0
5
10
15
20
STS TS S SS
87
penyimpanan arsip sangatlah penting untuk keberlangsungan pengelolaan arsip yang
efektif. Selama ini, pegawai menyimpan arsip surat masuk dan keluar berdasarkan
tanggal/kronologi. Namun, untuk arsip-arsip lainnya seperti arsip kepegawaian dan
lainnya hanya dimasukan kedalam box dan diberi keterangan mengenai arsip namun
arsip yang disimpan pada box tersebut tidak tersusun rapi atau sesuai dengan
klasifikasi penyimpanan. Sehingga ketika ingin menemukan arsip, membutuhkan
waktu yang lama karena tidak tersimpan secara sistematis.
Diagram 4.9
Tanggarapan Responden Tentang Sistem Penyimpanan Yang Diterapkan Dapat
Memudahkan Dalam Menemukan Arsip Yang Disimpan
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 6)
Berdasarkan diagram 4.9 di atas, tanggapan responden bahwa sistem
penyimpanan yang diterapkan dapat memudahkan dalam menemukan arsip yang
disimpan, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab tidak setuju
sebanyak 12 orang, menjawab setuju sebanyak 10 orang, dan yang menjawab sangat
1
12 10
7
0
2
4
6
8
10
12
14
STS TS S SS
88
setuju 7 orang. Pegawai yang menjawab sangat tidak setuju yaitu 1 orang, hal ini
dikarenakan pegawai masih belum Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa
sistem penyimpanan yang diterapkan pegawai belum memudahkan dalam
menemukan arsip yang disimpan. Hal ini dikarenakan penyimpanan arsip tidak diberi
pola klasifikasi sebagai petunjuk ketika mencari arsip. Namun, terdapat beberapa
pegawai yang beranggapan bahwa penyimpanan yang diterapkan dapat memudahkan
dalam menemukan arsip seperti arsip surat masuk dan keluar yang berada pada tiap
bidang atau bagian karena sudah tersusun sesuai dengan tanggal surat.
Diagram 4.10
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Selalu Mematuhi Prosedur Kerja
Yang Berlaku Terutama Prosedur Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten
Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 7)
Berdasarkan diagram 4.10 diatas, tanggapan responden bahwa rekan kerja
selalu mematuhi prosedur kerja yang berlaku terutama prosedur pengelolaan arsip di
0
16 14
0 0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
STS TS S SS
89
BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada,
menjawab tidak setuju sebanyak 16 orang, menjawab setuju sebanyak 14 orang, dan
yang menjawab sangat setuju tidak ada. Dari jawaban responden dapat diketahui
bahwarekan kerja responden belum sepenuhnya mematuhi prosedur kerja terutama
prosedur pengelolaan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Pegawai
belum sepenuhnya menerapkan prosedur pengelolaan arsip sehingga timbul beberapa
kasus seperti sistem penyimpanan arsip yang tidak tertata dengan rapi dan masih
adanya pegawai yang belum mengetahui prosedur mengenai pengelolaan arsip. Selain
itu, masih adanya pegawai yang menganggap kurang pentingnya pengelolaan arsip
membuat pegawai acuh terhadap peraturan mengenai pengelolaan arsip yang ada.
2. Kejelasan Strategis Pencapaian Tujuan
Diagram 4.11
Tanggapan Responden Tentang Petugas Arsip Memiliki Latar Belakang
Pendidikan Dan Kemampuan Dibidang Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 8)
2
14
10
4
0
2
4
6
8
10
12
14
16
STS TS S SS
90
Berdasarkan diagram 4.11 di atas, tanggapan responden bahwa petugas arsip
memiliki latar belakang pendidikan dan kemampuan di bidang arsip, yang menjawab
sangat tidak setuju 2 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 14 orang, menjawab
setuju sebanyak 10 orang, dan yang menjawab sangat setuju 4 orang. Dari jawaban
responden dapat diketahui bahwa petugas yang mengelola arsip belum memiliki latar
belakang pendidikan dan kemampuan di bidang arsip, petugas yang mengurus arsip
seperti surat masuk dan surat keluar masih di tangani oleh pegawai non PNS dan
bukan dari latar belakang pendidikan dibidang arsip. BKBPMP belum memiliki
petugas khusus yang mengelola arsip (arsiparis). Selama ini, pengelolaan arsip seperti
penerimaan surat masuk, pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan oleh pegawai
non PNS. Kurangnya sumber daya manusia membuat BKBPMP kesulitas dalam
mengadakan seorang arsiparis, dan pada saat ini tenaga fungsional masih kurang
jumlahnya. Selain itu, penanganan arsip di BKBPMP belum sepenuhnya diperhatikan
untuk sumber daya manusianya sehingga BKBPMP belum berupaya dalam
mengadakan arsiparis di BKBPMP Kabupaten Serang.
91
Diagram 4.12
Tanggapan Responden Tentang Petugas Arsip Sudah Mengikuti Diklat
Kearsipan
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 9)
Berdasarkan diagram 4.12 di atas, tanggapan responden bahwa petugas arsip
sudah mengikuti diklat kearsipan, yang menjawab sangat tidak setuju 2 orang,
menjawab tidak setuju sebanyak 17 orang, menjawab setuju sebanyak 10 orang, dan
yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui
bahwa petugas yang mengelola arsip belum mengikuti diklat kearsipan. Petugas yang
mengurus arsip seperti surat masuk dan surat keluar masih ditangani oleh pegawai
non PNS dan belum mengikuti diklat kearsipan. Namun, sudah ada upaya yang
dilakukan yaitu mengajuan permintaan diklat kearsipan oleh BKBPMP Kabupaten
Serang kepada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Serang.
2
17
10
1 0
5
10
15
20
STS TS S SS
92
Diagram 4.13
Tanggapan Responden Tentang Adanya Petugas Yang Melakukan Pemindahan
Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor10)
Berdasarkan diagram 4.13 di atas, tanggapan responden tentang adanya
petugas yang melakukan pemindahan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju 2
orang, menjawab tidak setuju sebanyak 17 orang, menjawab setuju sebanyak 10
orang, dan yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat
diketahui bahwa mayoritas pegawai menjawab tidak setuju hal ini karenakan belum
adanya petugas khusus yang melakukan pemindahan arsip yang berstatus inaktif yang
akan dimusnahkan. Selama ini, BKBPMP belum menerapkan pembuatan jadwal
retensi arsip, pemindahan dan pemusnahan arsip. Hal ini diakibatkan bergantiannya
status BKBPMP mulai dari badan yang masih bergabung dengan BKKBN sampai
saat ini, arsip yang dimiliki BKBPMP tidak terkontrol dengan baik sehingga arsip
tidak memiliki jadwal baik yang berstatus aktif maupun inaktif sehingga belum
pernah melakukan pemindahan arsip yang akan dimusnahkan.
2
17
10
1 0
5
10
15
20
STS TS S SS
93
Diagram 4.14
Tanggapan Responden Tentang Adanya Petugas Yang Bertanggung Jawab
dalam Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 11)
Berdasarkan diagram 4.14 di atas, tanggapan responden tentang adanya
petugas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pemusnahan arsip, yang
menjawab sangat tidak setuju 3 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 10 orang,
menjawab setuju sebanyak 14 orang, dan yang menjawab sangat setuju 3 orang. Dari
jawaban responden dapat diketahui bahwa adanya petugas yang bertanggung jawab
dalam pelaksanaan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan oleh Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang. Secara teknis, ketika terdapat arsip yang
sudah harus dimusnahkan, BKBPMP menyerahkan arsip tersebut pada KAPD
Kabupaten Serang dan akan dilakukan pemusnahan. Namun, pada pelaksanaannya,
BKBPMP belum pernah melakukan pemusnahan arsip.
3
10
14
3 0
2
4
6
8
10
12
14
16
STS TS S SS
94
3. Proses Analisis dan Perumusan Kebijaksanaan yang Matang
Diagram 4.15
Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Pembuatan Surat di
BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 12)
Berdasarkan diagram 4.15 di atas, tanggapan responden tentang adanya
prosedur pembuatan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab
tidak setuju sebanyak 5 orang, menjawab setuju sebanyak 24 orang, dan yang
menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa
adanya prosedur dalam pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang. Prosedur
dalam pembuatan surat yaitu mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 54 Tahun
2010. Pada peraturan tersebut dijelaskan mengenai penyelenggaraan naskah dinas
masuk yaitu pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar, tingkat keamana,
kecepatan proses, penggunaan kertas surat, pengetikan sarana administrasi dan
komunikasi perkantoran, dan warna dan kualitas kertas.
0 5
24
1 0
5
10
15
20
25
30
STS TS S SS
95
Diagram 4.16
Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Penataan Arsip Dinamis
di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 13)
Berdasarkan diagram 4.16 di atas, tanggapan responden tentang adanya
prosedur penataan arsip dinamis, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada,
menjawab tidak setuju sebanyak 9 orang, menjawab setuju sebanyak 20 orang, dan
yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui
bahwa adanya adanya prosedur dalam penataan arsip dinamis di BKBPMP
Kabupaten Serang. Arsip dinamis terdiri dari dua macam yaitu arsip dinamis aktif dan
arsip dinamis inaktif yang pengelolaannya berbeda. Arsip dinamis aktif disimpan
dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan
sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi
yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas.
Arsip dinamis inaktif disimpan dalam suatu susunan yang sistematis dengan
0
9
20
1 0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
96
memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang
kelancaran pelaksanaan tugas organisasi yang jarang dipergunakan secara langsung
dalam proses pelaksanaan tugas. Prosedur dalam penataan arsip dinamis yaitu dengan
mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002.
Diagram 4.17
Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Penataan Arsip Statis di
BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 14)
Berdasarkan diagram 4.17 di atas, tanggapan responden tentang adanya
prosedur penataan arsip statis, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada,
menjawab tidak setuju sebanyak 11 orang, menjawab setuju sebanyak 16 orang, dan
yang menjawab sangat setuju 3 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui
bahwa mayoritas responden menjawab setuju hal dikarenakan adanya prosedur
0
11
16
3 0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
STS TS S SS
97
dalam penataan arsip statis di BKBPMP Kabupaten Serang yaitu dengan mengikuti
Peraturan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002.
Diagram 4.18
Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Penataan Arsip Media
Baru (arsip rekaman audio, gambar, dan film) di BKBPMP Kabupaten
Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 15)
Berdasarkan diagram 4.18 di atas, tanggapan responden tentang adanya
prosedur penataan arsip statis, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang,
menjawab tidak setuju sebanyak 10 orang, menjawab setuju sebanyak 17 orang, dan
yang menjawab sangat setuju 2 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui
bahwa adanya adanya prosedur dalam penataan arsip Media Baru (arsip rekaman
audio, gambar, dan film) di BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini seiring dengan hasil
wawancara dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian, prosedur dalam penataan
1
10
17
2 0
5
10
15
20
STS TS S SS
98
arsip yaitu dengan mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002 yaitu
disimpan berdasarkan sistem masalah/kronologi arsip.
Diagram 4.19
Tanggapan Responden Tentang Adanya Alur Peminjaman Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 16)
Berdasarkan diagram 4.19 di atas, tanggapan responden tentang adanya alur
peminjaman arsip, yang menjawab sangat tidak setuju 1 orang, menjawab tidak setuju
sebanyak 20 orang, menjawab setuju sebanyak 9 orang, dan yang menjawab sangat
setuju tidak ada. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa belum adanya
adanya alur peminjaman arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini seiring dengan
hasil wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, belum dibuatnya alur dalam
pelaksanaan peminjaman arsip. Alur peminjaman arsip dapat menjadi salah satu
pedoman bagi pegawai ketika akan meminjam arsip kepada bidang lain atau
1
20
9
0 0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
99
peminjaman arsip yang penyimpanannya secara sentralisasi. Selain itu, dengan
adanya alur peminjaman arsip akan meminimalisir dan menghindari terjadinya
kehilangan arsip akibat dari peminjaman arsip yang dilakukan tanpa adanya
administrasi peminjaman arsip. Pada BKBPMP, proses peminjaman arsip masih
dilakukan tanpa adanya administrasi peminjaman arsip. pegawai hanya meminjam
kepada pihak yang memegang arsip.
Diagram 4.20
Tanggapan Responden Tentang Adanya Bukti Tertulis dalam
Pelaksanaan Peminjaman dan Pengembalian Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 17)
Berdasarkan diagram 4.20 di atas, tanggapan responden tentang adanya bukti
tertulis dalam peminjaman dan pengembalian arsip, yang menjawab sangat tidak
setuju 1 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 15 orang, menjawab setuju sebanyak
1
15 13
1 0
2
4
6
8
10
12
14
16
STS TS S SS
100
13 orang, dan yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat
diketahui bahwa belum adanya bukti tertulis dalam peminjaman dan pengembalian
arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. BKBPMP belum menerapkan adanya
pencatatan khusus atau penggunaan kartu pinjam arsip dalam pelaksanaannya. Kartu
pinjam arsip berfungsi sebagai bukti peminjaman arsip dan petunjuk keberadaan arsip
ketika arsip tidak berada pada tempat penyimpannya. Tidak adanya pencatatan dalam
peminjaman arsip, berakibat tidak diketahuinya arsip yang dipinjam dalam waktu
yang lama. Bahkan tidak disiplinnya dalam penentuan waktu peminjaman arsip agar
arsip dapat kembali sesuai dengan waktu peminjaman arsip yang ditentukan.
Diagram 4.21
Tanggapan Responden Tentang Adanya Target Waktu yang ditetapkan
dalam Penyusutan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 18)
1
16
12
1 0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
STS TS S SS
101
Berdasarkan diagram 4.21 di atas, tanggapan responden tentang adanya target
waktu yang ditetapkan dalam penyusutan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju 1
orang, menjawab tidak setuju sebanyak 16 orang, menjawab setuju sebanyak 12
orang, dan yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat
diketahui bahwa belum adanya target waktu yang ditetapkan dalam penyusutan arsip.
Penyusutan arsip merupaka suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara
memindahkan, memusnahkan dan menyerahkan. Untuk kegiatan tersebut, maka
ditiap instansi perlu adanya ruang khusus penyimpanan arsip in-aktif dibawah
tanggung jawab unit kearsipan. BKBPMP sudah memiliki ruang khusus penyimpanan
arsip baik arsip statis maupun inaktif. Namun, BKBPMP belum memiliki penetapan
jadwal atau target waktu dalam penyusutan arsip baik dari pemindahan sampai
pemusnahan arsipnya.
4. Perencanaan yang Matang
Diagram 4.22
Tanggapan Responden Tentang Adanya Sosialisasi dalam Pelaksanaan
Prosedur Pengelolaan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 19)
1
16 11
2 0
5
10
15
20
STS TS S SS
102
Berdasarkan diagram 4.22 di atas, tanggapan responden tentang adanya
sosialisasi yang diikuti pegawai dalam pelaksanaan prosedur pengelolaan arsip, yang
menjawab sangat tidak setuju 1 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 16 orang,
menjawab setuju sebanyak 11 orang, dan yang menjawab sangat setuju 2 orang. Dari
jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai belum mengikuti sosialisasi
mengenai prosedur pengelolaan arsip baik yang diadakan oleh pihak BKBPMP
Kabupaten Serang maupun oleh pihak KAPD Kabupaten Serang. Sosialisasi
merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan dalam memberikan pengenalan
sebuah prosedur, salah satunya prosedur pengelolaan arsip . melalui sosialisasi,
pegawai dapat menambah pengetahuan bagi pegawai mengenai prosedur kerja paa
organisasi. Namun, pegawai BKBPMP masih banyak yang belum mengikuti
sosialisasi mengenai prosedur pengelolaan arsip.
Diagram 4.23
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Mengetahui Prosedur
Pembuatan Surat di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 20)
0 4
24
2 0
5
10
15
20
25
30
STS TS S SS
103
Berdasarkan diagram 4.23 di atas, tanggapan responden tentang rekan kerja
mengetahui prosedur pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang, yang
menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 4 orang,
menjawab setuju sebanyak 24 orang, dan yang menjawab sangat setuju 2 orang. Dari
jawaban responden dapat diketahui bahwa mayoritas pegawai sudah mengetahui
prosedur pembuatan surat yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Prosedur
pembuatan surat yang diterapkan pada BKBPMP Kabupaten Serang yaitu mengikuti
Peraturan Bupati Nomor 25 tahun 2010.
Diagram 4.24
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Mengetahui Prosedur
Penataan Arspi Dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 21)
Berdasarkan diagram 4.24 di atas, tanggapan responden tentang rekan kerja
mengetahui prosedur penataan arsip dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang, yang
menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 9 orang,
0
9
20
1 0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
104
menjawab setuju sebanyak 20 orang, dan yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari
jawaban responden dapat diketahui bahwa sebagian besar pegawai sudah mengetahui
prosedur penataan arsip dinamis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Arsip
dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Penataan kedua
arsip tersebut terdapat pada Keputusan Bupati Nomor 24 tahun 2002 tentang Tata
Kearsipan Pemerintah Kabupaten Serang.
Diagram 4.25
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Mengetahui Prosedur
Penataan Arsip Statis di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 22)
Berdasarkan diagram 4.25 di atas, tanggapan responden tentang rekan kerja
mengetahui prosedur penataan arsip statiis di BKBPMP Kabupaten serang, yang
menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 12 orang,
menjawab setuju sebanyak 18 orang, dan yang menjawab sangat setuju tidak ada.
Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa sebagian besar pegawai sudah
0
12
18
0 0
5
10
15
20
STS TS S SS
105
mengetahui prosedur penataan arsip statis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang. Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi dalam sebuah organisasi.
Beberapa bentuk arsip statis di BKBPMP Kabupaten Serang yaitu berkas kendaraan
dan sertifikat tanah.
Diagram 4.26
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Mengetahui Prosedur
Penataan Arsip Media Baru (arsip rekaman audio, gambar, dan film) di
BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 23)
Berdasarkan diagram 4.26 di atas, tanggapan responden tentang rekan kerja
mengetahui prosedur penataan arsip Media Baru (arsip rekaman audio, gambar, dan
film) di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang,
menjawab tidak setuju sebanyak 16 orang, menjawab setuju sebanyak 12 orang, dan
yang menjawab sangat setuju tidak ada. Dari jawaban responden dapat diketahui
bahwa pegawai belum mengetahui prosedur penataan arsip Media Baru (arsip
rekaman audio, gambar, dan film) di BKBPMP Kabupaten Serang. Penataan arsip
1
16 12
0 0
5
10
15
20
STS TS S SS
106
media baru terdapat pada Keputusan Bupati Nomor 24 tahun 2002, namun BKBPMP
belum memiliki arsip dalam bentuk media baru sehingga pada pelaksanaannya belum
menerapkan pengelolaan arsip media baru.
Diagram 4.27
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Mengetahui Prosedur
Penyusutan Arsip yang Berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 24)
Berdasarkan diagram 4.27 di atas, tanggapan responden tentang rekan kerja
mengetahui prosedur penyusutan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang,
yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab tidak setuju sebanyak 18
orang, menjawab setuju sebanyak 11 orang, dan yang menjawab sangat setuju tidak
ada. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai belum mengetahui
prosedur penyusutan arsip yang belaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Penyusutan
arsip dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip, hal ini merupakan salah satu bentuk
pengelolaan arsip dimana terdapat arsip yang sudah berkurang pemanfaatannya.
1
18
11
0 0
5
10
15
20
STS TS S SS
107
Namun, sebagian besar pegawai yaitu sebesar 18 orang belum mengetahui prosedur
penyusutan arsip. Salah satu hal yang mempengaruhi pegawai belum mengetahui tata
cara penyusutan arsip dikarenakan BKBPMP belum pernah melakukan penyusutan
arsip sehingga belum memiliki pengalaman dalam praktek penyusutan arsip sehingga
pegawai belum mengetahui bagaimana tata cara menyusutan arsip.
5. Penyusunan Program yang Tepat
Diagram 4.28
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Memahami Prosedur
Penyimpanan Arsip Sesuai dengan Peraturan yang Berlaku di BKBPMP
Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 25)
Berdasarkan diagram 4.28 di atas, tanggapan responden tentang rekan
kerja memahami prosedur penyimpanan arsip yang berlaku di BKBPMP
Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak
setuju sebanyak 12 orang, menjawab setuju sebanyak 16 orang, dan yang
menjawab sangat setuju 2 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa
0
12 16
2 0
5
10
15
20
STS TS S SS
108
sebanyak 18 responden menyetujui bahwa rekan kerjanya memahami prosedur
penyimpanan arsip, dan sebagian lainnya belum memahami. Penyimpanan arsip
merupakan kegiatan menyimpan arsip yang terdapat pada sebuah organisasi.
Penyimpanan arsip yang rapi akan mempengaruhi kinerja pegawai, ketika arsip
disimpan dengan rapi dan memiliki petunjuk yang jelas, pegawai akan mudah
menemukannya kembali jika arsip tersebut dibutuhkan. Pegawai BKBPMP sudah
memahami bagaimana prosedur penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang
berlaku. Namun, dalam penerapannya pegawai belum sepenuhnya menerapkan
penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Diagram 4.29
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Memahami Prosedur
Pembuatan Surat yang Berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 26)
0 3
23
4 0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
109
Berdasarkan diagram 4.29 di atas, tanggapan responden tentang rekan
kerja memahami prosedur pembuatan surat yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju
sebanyak 3 orang, menjawab setuju sebanyak 23 orang, dan yang menjawab
sangat setuju 4 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa sebagian
besar pegawai sudah memahami prosedur pembuatan surat di BKBPMP
Kabupaten Serang. Peraturan yang diterapkan pada BKBPMP mengenai
pembuatan surat mengacu pada Tata Naskah Dinas Nomor 54 Tahun 2010. Pada
Tata Naskah Dinas Nomor 54 Tahun 2010 dijelaskan mengenai bentuk-bentuk
surat yang biasa dibuat sebuah organisasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Diagram 4.30
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Memahami Prosedur
Penataan Arsip Dinamis Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 27)
1
12 13
4
0
2
4
6
8
10
12
14
STS TS S SS
110
Berdasarkan diagram 4.30 di atas, tanggapan responden tentang rekan
kerja memahami prosedur penataan arsip dinamis yang berlaku di BKBPMP
Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab
tidak setuju sebanyak 12 orang, menjawab setuju sebanyak 13 orang, dan yang
menjawab sangat setuju 4 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa
sebagian besar pegawai sudah memahami prosedur penataan arsip dinamis di
BKBPMP Kabupaten Serang. Penataan arsip dinamis di BKBPMP Kabupaten
Serang yaitu menggunakan sistem kronologi/tanggal dalam penyimpanan arsip
dinamis seperti surat masuk dan keluar.
Diagram 4.31
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Memahami Prosedur
Penataan Arsip Statis Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 28)
1
11
16
2 0
5
10
15
20
STS TS S SS
111
Berdasarkan diagram 4.31 di atas, tanggapan responden tentang rekan
kerja memahami prosedur penataan arsip statis yang berlaku di BKBPMP
Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab
tidak setuju sebanyak 11 orang, menjawab setuju sebanyak 16 orang, dan yang
menjawab sangat setuju 2 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa
sebagian besar pegawai sudah memahami prosedur penataan arsip statis di
BKBPMP Kabupaten Serang. Penataan arsip statis BKBPMP disimpan dengan
menggunakan sistem masalah.
Diagram 4.32
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Memahami Prosedur
Penataan Arsip Media Baru Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 29)
Berdasarkan diagram 4.32 di atas, tanggapan responden tentang rekan
kerja memahami prosedur penataan arsip media baru yang berlaku di BKBPMP
Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab
1
15 13
1 0
2
4
6
8
10
12
14
16
STS TS S SS
112
tidak setuju sebanyak 15 orang, menjawab setuju sebanyak 13 orang, dan yang
menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa
sebagian besar pegawai BKBPMP Kabupaten Serang belum memahami prosedur
penataan arsip media baru (arsip elektronik) hal ini dikarenakan belum
diperhatikannya mengenai pengelolaan arsip elektronik sehingga masih banyak
pegawai yang masih menyimpan arsip berbentuk elektronik tidak sesuai dengan
prosedur yang ada.
Diagram 4.33
Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Memahami Prosedur
Penyusutan Arsip Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 30)
Berdasarkan diagram 4.33 di atas, tanggapan responden tentang rekan
kerja memahami prosedur penyusutan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten
Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab tidak setuju
1
15 12
2 0
2
4
6
8
10
12
14
16
STS TS S SS
113
sebanyak 15 orang, menjawab setuju sebanyak 12 orang, dan yang menjawab
sangat setuju 2 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai
belum memahami prosedur penyusutan arsip sesuai dengan prosedur yang
berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Prosedur penyusutan arsip sudah
tertuang pada Keputusan Bupati Nomor 24 tahun 2002 mulai dari penyusunan
jadwal retensi arsip sampai tata cara pemusnahan arsip.
6. Tersedianya Sarana dan Prasarana
Diagram 4.34
Tanggapan Responden Tentang Tersedianya Sarana Arsip Yang Memadai
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 31)
Berdasarkan diagram 4.34 di atas, tanggapan responden tentang
tersedianya sarana arsip yang memadai, yang menjawab sangat tidak setuju tidak
ada, menjawab tidak setuju sebanyak 1 orang, menjawab setuju sebanyak 19
0 1
19
10
0
5
10
15
20
STS TS S SS
114
orang, dan yang menjawab sangat setuju 10 orang. Dari jawaban responden dapat
diketahui bahwa sarana arsip seperti rak arsip, filling kabinet, ruang penyimpanan
arsip dan lainnya yang tersedia di BKBPMP cukup memadai dalam pelaksanaan
pengelolaan arsip. Beberapa fasilitas arsip yang terdapat pada BKBPMP yaitu,
ruang arsip, lemari arsip, filling kabinet, dan rak arsip beroda. Namun, meskipun
fasilitas arsip sudah terbilang memadai, masil tedapat fasilitas arsip lain yang
belum tersedia di BKBPMP seperti kartu kendali dan kartu pinjam arsip yang
merupakan fasilitas arsip yang dapat menunjang kepengurusan arsip. Selain itu,
untuk arsip yang disimpan secara sentralisasi belum memiliki fasilitas yang
menunjang sehingga arsip yang seharusnya tidak hanya disimpan oleh setiap
bidang atau bagian tidak disimpan secara sentralisasi pada bagian umum dan
kepegawaian contohnya seperti surat keluar. Surat keluar hanya disimpan oleh
masing-masing bidang dan bagian sedangkan bagian umum dan kepegawaian
tidak memiliki arsip surat keluar yang dibuat oleh bidang dan bagian lainnya
karena kurangnya lemari dan filling kabinet.
115
Diagram 4.35
Tanggapan Responden Tentang Tersedianya Ruang Arsip Yang Sesuai
Dengan Kebutuhan (Sesuai Dengan Jumlah Arsip)
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 32)
Berdasarkan diagram 4.35 di atas, tanggapan responden tentang
tersedianya ruang arsip, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab
tidak setuju sebanyak 7 orang, menjawab setuju sebanyak 16 orang, dan yang
menjawab sangat setuju 7 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa
sudah tersedianya ruang arsip yang memadai dalam penyimpanan arsip. Ruang
arsip befungsi sebagai penyimpanan arsip agar arsip dapat terjaga keamanannya,
dengan tersedianya ruang arsip, arsip yang terdapat pada sebuah organisasi dapat
tersimpan dengan rapi dan terjaga keamanannya.
0
7
16
7
0
5
10
15
20
STS TS S SS
116
Diagram 4.36
Tanggapan Responden Tentang Sarana Arsip Yang Disediakan
Memudahkan Pegawai Dalam Melaksanakan Pengelolaan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 33)
Berdasarkan diagram 4.36 di atas, tanggapan responden tentang sarana arsip
yang disediakan memudahkan pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip, yang
menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 14 orang,
menjawab setuju sebanyak 12 orang, dan yang menjawab sangat setuju 4 orang. Dari
jawaban responden dapat diketahui bahwa sarana arsip yang disediakan belum
memudahkan pegawai dalam melakukan pengelolaan arsip. Meskipun sarana arsip
sudah terbilang memadai, namun masih terdapat pegawai yang belum merasakan
kemudahan melaksanakan pengelolaan arsip dengan fasilitas yang tersedia seperti
penyediaan fasilitas arsip yang disimpan secara sentralisasi membutuhkan sarana
seperti lemari dan ruang yang lebih luas, namun BKBPMP belum dapat menyediakan
karena keterbatasan ruang dalam menyimpanan lemari dan filling kabinet.
0
14 12
4 0
5
10
15
STS TS S SS
117
Diagram 4.37
Tanggapan Responden Tentang Ruang Arsip Yang Tersedia Dapat Menjaga
Keamanan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 34)
Berdasarkan diagram 4.37 di atas, tanggapan responden tentang ruang arsip
yang tersedia dapat menjawa keamanan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju
tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 1 orang, menjawab setuju sebanyak 22
orang, dan yang menjawab sangat setuju 7 orang. Dari jawaban responden dapat
diketahui bahwa ruang arsip yang tersedia dapat menjaga keaman arsip yang
disimpan. Adanya ruang arsip, dapat menjaga keamanan arsip dari terjadinya
kerusakan seperti terbakar, terkena hewan rayap. Ruang arsip yang disediakan
BKBPMP sudah memberikan keamanan bagi arsip-arsip yang tersimpan karena
sudah terjaga kebersihannya.
0 1
22
7
0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
118
7. Sistem Pengawasan dan Pengendalian
Diagaram 4.38
Tanggapan Responden Tentang Pimpinan Selalu Memberi Arahan Dalam
Pelaksanaan Tugas Pegawai Terutama Di Bidang Kearsipan
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 35)
Berdasarkan diagram 4.38 di atas, tanggapan responden tentang pimpinan
selalu memberi arahan dalam pelaksanaan tugas pegawai terutama di bidang
kearsipan, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju
sebanyak 1 orang, menjawab setuju sebanyak 20 orang, dan yang menjawab sangat
setuju 9 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa pimpinan selalu
memberi arahan dalam pelaksanaan tugas yang diberikan untuk pegawai terutama di
bidang kearsipan seperti memberikan arahan bagi bagian program dan evaluasi untuk
mengadakan sosialisasi mengenai tata kearsipan agar pegawai dapat menambah
pemahaman mengenai pengelolaan arsip yang menunjang keefektifan dalam bekerja.
0 1
20
9
0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
119
Namun, hal tersebut belum dapat dilaksanakan oleh bagian program dan evaluasi
karena alasan tertentu.
Diagram 4.39
Tanggapan Responden Tentang Adanya Pengawasan Yang Dilakukan Pimpinan
Dalam Pelaksanaan Penyimpanan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 36)
Berdasarkan diagram 4.39 di atas, tanggapan responden tentang adanya
pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, yang
menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju tidak ada, menjawab
setuju sebanyak 25 orang, dan yang menjawab sangat setuju 5 orang. Dari jawaban
responden dapat diketahui bahwa adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan
dalam pelaksanaan penyimpanan arsip. Pengawasan dilakukan untuk mengetahui hal-
hal yang menjadi hambatan pegawai dalam melakukan penyimpanan arsip seperti
kurangnya fasilitas penyimpanan arsip. Saat ini fasilitas arsip sudah mulai memadai
sehingga penyimpanan arsip sudah terlihat rapi pada setiap ruang pegawai.
0 0
25
5 0
5
10
15
20
25
30
STS TS S SS
120
Diagram 4.40
Tanggapan Responden Tentang Adanya Pengawasan Yang Dilakukan Pimpinan
Dalam Pelaksanaan Penyusutan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 37)
Berdasarkan diagram 4.40 di atas, tanggapan responden tentang adanya
pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyusutan arsip, yang
menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju tidak ada, menjawab
setuju sebanyak 23 orang, dan yang menjawab sangat setuju 7 orang. Dari jawaban
responden dapat diketahui bahwa adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan
dalam pelaksanaan penyusutan arsip. Penyusutan arsip dilakukan hanya dengan
memindahkan arsip-arsip ke ruang khusus penyimpanan arsip, namun belum pernah
melaksanakan penyusutan arsip.
0 0
23
7 0
5
10
15
20
25
STS TS S SS
121
Diagram 4.41
Tanggapan Responden Tentang Pegawai Melakukan Evaluasi Dalam Mencapai
Efektivitas Pengelolaan Arsip
Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 38)
Berdasarkan diagram 4.41 di atas, tanggapan responden tentang adanya
pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyusutan arsip, yang
menjawab sangat tidak setuju 2 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 15 orang,
menjawab setuju sebanyak 10 orang, dan yang menjawab sangat setuju 3 orang. Dari
jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai belum melakukan evaluasi dalam
mencapai efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. Evaluasi
merupakan salah satu upaya dalam memperbaiki suatu sistem pelaksanaan yang
diterapkan sebuah organisasi. Melalui evaluasi, organisasi dapat mengetahui hal-hal
yang harus diperbaiki dan dilakukan dalam mencapai keefektifan dalam bekerja salah
satunya keefektifan dalam melakukan pengelolaan arsip. Namun, BKBPMP belum
melakukan evaluasi dalam memperbaiki sistem kearsipan yang diterapkan.
2
15
10
3 0
5
10
15
20
STS TS S SS
122
4.4 Pengujian Hipotesis
Penelitian mengenai Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga
Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten
Serang memiliki hipotesis sebagai berikut: “Efektivitas Pengelolaan Arsip di
Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan
(BKBPMP) Kabupaten Serang kurang dari 60%”. Pengujian hipotesis dilakukan
untuk mengetahui tingkat signifikansi dari hipotesis yang diajukan. Berdasarkan
metode penelitian, maka pada tahap pengujian hipotesis, peneliti menggunakan
rumus t-test satu sampel pada SPSS versi 20.0 dan diperoleh hasil sebagai
berikut:
Tabel 4.4
Pengujian Hipotesis
One-Sample Statistics
N Mean Std. Deviation Std. Error Mean
Skor_total 30 102.90 14.101 2.575
One-Sample Test
Test Value = 91.2
t df Sig. (2-tailed) Mean Difference
95% Confidence Interval of the
Difference
Lower Upper
Skor_total 4.544 29 .000 11.700 6.43 16.97
123
Berdasarkan tabel diatas, diperoleh nilai t hitung sebesar 4,544 sementara
nilai t tabel dengan derajat kebebasan (df) 29 dan taraf signifikansi 5% diperoleh
2.04523. Karena nilai t hitung lebih besar dari t tabel atau jatuh pada daerah
penerimaan Ha (4,544 > 2.04523), maka Hipotesis alternatif (Ha) diterima dan
Hipotesis Nol ditolak. Berdasarkan perhitungan, didapatkan bahwa Efektivitas
Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan
Perempuan (BKBPMP) Kabupaten Serang yaitu:
x 100% = 67,69% dibulatkan menjadi 68%
Jadi, telah diketahui bahwa Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan
Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP)
Kabupaten Serang mencapai 68%.
Gambar 4.1
Kurva penolakan dan penerimaan Hipotesis
Daerah penerimaan H0
Daerah Penerimaan Ha
0 2,04523 4,544
124
4.5 Interpretasi Hasil Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti berusaha menjawab rumusan yang telah
peneliti rumuskan sebelumnya, yaitu “seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip
di BKBPMP Kabupaten Serang?”. Penelitian ini dimaksudkan untuk menjawab
rumusan masalah tersebut. Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rumus
t-tes satu sampel dengan uji pihak kanan, bahwa nilai t hitung lebih besar dari
nilai t tabel, maka dapat diartikan bahwa Ha diterima dan H0 ditolak karena
melebihi angka 60% atau sebesar 68%.
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 38 x 30 = 4560 (4= nilai tertinggi dari
setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 38= jumlah pertanyaan yang
ditanyakan kepada responden, dan 30= jumlah responden). Sedangkan skor
terendahnya 1 x 38 x30 =1140 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang
ditanyakan kepada responden, 38= jumlah pertanyaan yang ditanyakan kepada
responden, dan 30= jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh
adalah 3087.
Dengan demikian dapat diketahui bahwa Efektivitas Pengelolaan Arsip Di
Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan
(BKBPMP) Kabupaten Serang adalah 3087 : 4560 = 0,6769 atau 67,7% dan
dibulatkan 68%. Hal ini dapat diartikan bahwa efektivitas pengelolaan arsip di
BKBPMP Kabupaten Serang sudah baik, dapat dipat dilihat pada kategori
berikut:
125
1140 2280 3420 4560
Tidak baik Kurang baik Baik Sangat Baik
3087
Nilai 3087 berada dalam kategori kurang baik dan baik, akan tetapi
cenderung berada di daerah baik. Maka, dapat disimpulkan bahwa hasil diatas
termasuk dalam kategori baik karena lebih mendekati kategori baik. Adapun
presentase indikator skor hasil penelitian dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4.5
Indikator Skor Hasil Penelitian
No Nilai Keterangan
1 0% - 25% Tidak Baik
2 26% - 50% Kurang Baik
3 51% - 75% Baik
4 76% - 100% Sangat Baik
Sumber: Skala Likert, Pengolahan Data, 2017
Sehingga, interpretasi yang tepat untuk menjawab rumusan masalah adalah
efektifitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang mencapai angka 68%
yang artinya efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten serang sudah baik.
126
4.6 Pembahasan
Penelitian dengan judul Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan Keluarga
Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten
Serang menggunakan teori dari Gibson tentang indikator efektivitas yang
memiliki 7 indikator yaitu, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelaan
strategis pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijaksanaan,
perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana
dan prasarana, dan sistem pengawasan dan pengendalian.
1. Indikator Kejelasan Tujuan Yang Hendak Dicapai
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 7 x 30 = 840 (4= nilai tertinggi
dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 7 = jumlah
pertanyaan sub indikator kejelasan tujuan yang hendak dicapai yang
ditanyakan kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor
terendahnya adalah 1 x 7 x 30 = 210 (1= nilai terendah dari setiap jawaban
yang ditanyakan kepada responden, 7 = jumlah pertanyaan sub indikator
kejelasan tujuan yang hendak dicapai yang ditanyakan kepada responden, 30
= jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 557. Maka
dapat diketahui bahwa pada indikator kejelasan tujuan yang hendak dicapai
adalah 557 : 840 = 0,663 atau 66,3% dibulatkan menjadi 66%. Hal ini berarti
kejelasan tujuan yang hendak dicapai dalam pengelolaan arsip di BKBPMP
Kabupaten Serang sudah baik.
127
Indikator kejelasan tujuan yang hendak dicapai menyangkut
sejauhmana kejelasan tujuan yang hendak dicapai oleh BKBPMP Kabupaten
Serang dalam mengelola arsip yang dimiliki. Tujuan yang hendak dicapai
mengenai pengelolaan arsip di BKBPMP adalah pengelolaan arsip yang
sesuai dengan peraturan yang berlaku agar arsip dapat disimpan dan
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat sehingga dapat mempengaruhi
efektivitas kerja pegawai. Pencapaian tujuan kearsipan ini dapat menjadikan
arsip-arsip berfungsi sebagai alat ingatan, pembuktian, perencanaan, dan
bahan informasi bagi organisasi.
Pengelolaan arsip yang baik akan menjadikan arsip terjaga
keamanannya sehingga informasi yang terdapat didalamnya bermanfaat
dengan baik. Melalui peraturan yang ada, pengelolaan arsip yang dilakukan
oleh BKBPMP diharapkan dapat membantu tugas pegawai dalam mencapai
tujuan organisasi dengan efektif.
2. Kejelasan Strategis Pencapaian Tujuan
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 4 x 30 = 480 (4= nilai tertinggi
dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 4 = jumlah
pertanyaan sub indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan yang
ditanyakan kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor
terendahnya adalah 1 x 4 x 30 = 120 (1= nilai terendah dari setiap jawaban
yang ditanyakan kepada responden, 4 = jumlah pertanyaan sub indikator
128
kejelasan strategis pencapaian tujuan yang ditanyakan kepada responden, 30 =
jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 293. Maka,
dapat diketahui bahwa pada indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan
adalah 293 : 480 = 0,6104 atau 61,04% dibulatkan menjadi 61%. Hal ini
berarti kejelasan strategis pencapaian tujuan yang ditetapkan BKBPMP dalam
mencapai pengelolaan arsip yang efektif sudah baik.
Indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan merupakan salah satu
indikator penting dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi. Tanpa
adanya strategi yang ditentukan tujuan yang telah ditetapkan tidak akan
tercapai. Mengenai hal ini, BKBPMP mulai memperbaiki sistem kearsipannya
dengan memperbaiki sarana prasarana yaitu tersedianya ruang arsip dan
lemari arsip sehingga arsip dapat disimpan pada tempat yang aman.
Saat ini pegawai yang mengelola arsip terutama pada Bagian Umum
dan Kepegawaian belum mendapatkan Diklat Kearsipan. Hal ini merupakan
salah satu yang membuat kurang maksimalnya penerapan pengelolaan arsip di
BKBPMP Kabupaten Serang. Namun, BKBPMP sudah melakukan
permohonan Diklat Kearsipan untuk 2 orang pegawai sehingga pengelolaan
arsip di BKBPMP dapat terlaksana dengan baik melalui pendidikan yang
didapat dari Diklat Kearsipan.
129
3. Proses Analisis dan Perumusan Kebijaksanaan
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 7 x 30 = 840 (4= nilai tertinggi
dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 7 = jumlah
pertanyaan sub indikator proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang
ditanyakan kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor
terendahnya adalah 1 x 7 x 30 = 210 (1= nilai terendah dari setiap jawaban
yang ditanyakan kepada responden, 7 = jumlah pertanyaan sub indikator
proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang ditanyakan kepada
responden, 30 = jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh
adalah 545. Maka dapat diketahui bahwa pada indikator proses analisis dan
perumusan kebijaksanaan adalah 545 : 840 = 0,6488 atau 64,88% dibulatkan
menjadi 65%. Hal ini berarti proses analisis dan perumusan kebijaksanaan
yang dibuat oleh BKBPMP sudah mempengaruhi efektivitas pengelolaan
arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.
Indikator proses analisis dan perumusan kebijaksanaan digunakan
sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. pada BKBPMP
Kabupaten Serang, pedoman dalam melakukan pengelolaan arsip,
menggunakan Peraturan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Serang. Pada Peraturan
tersebut terdapat peraturan mengenai pengelolaan arsip mulai dari penciptaan
arsip, penyimpanan arsip, sampai dengan peraturan penyusutan arsip.
130
4. Perencanaan yang Matang
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 6 x 30 = 720 (4= nilai tertinggi
dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 6 = jumlah
pertanyaan sub indikator perencanaan yang matang yang ditanyakan kepada
responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor terendahnya adalah 1 x 6
x 30 = 180 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada
responden, 6 = jumlah pertanyaan sub indikator perencanaan yang matang
yang ditanyakan kepada responden, 30 = jumlah responden). Adapun jumlah
skor yang diperoleh adalah 464. Maka dapat diketahui bahwa pada indikator
perencanaan yang matang adalah 464 : 720 = 0,6444 atau 64,44% dibulatkan
menjadi 64%.
Perencanaan mengenai pengelolaan arsip di BKBPMP sudah mulai
dilakukan dengan optimal. Adanya peraturan yang mengatur tentang tata
kearsipan akan tidak terlaksana jika sumber daya manusia yang melakanan
belum mengetahui peraturan tersebut. Maka dari itu, salah satu perencanaan
yang dilakukan untuk mencapai pengelolaan arsip yang efektif yaitu dengan
adanya sosialisasi mengenai tata cara pengelolaan arsip untuk pegawai
sehingga pegawai mengetahui dan memahami peraturan tersebut.
BKBPMP Kabupaten Serang akan mengupayakan adanya sosialisasi
bagi pegawai mengenai pengelolaan arsip sehingga pegawai memahami dan
diharapkan dapat menerapkannya sehingga dapat memperbaiki sistem
penyimpanan yang selama ini dilakukan pegawai yang masih belum menjaga
131
kemanan arsip. salah satu bentuk sosialisasi yang akan dilakukan yaitu denga
memberikan berkas Peraturan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 kepada setiap
bidang terutama bagi pegawai yang melakukan tugas kearsipan seperti Bagian
Umum dan Pegawai yang menangani surat masuk maupun surat keluar.
5. Penyusunan Program yang Tepat
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 6 x 30 = 720 (4= nilai tertinggi
dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 6 = jumlah
pertanyaan sub indikator penyusunan program yang tepat yang ditanyakan
kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor terendahnya
adalah 1 x 6 x 30 = 180 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang
ditanyakan kepada responden, 6 = jumlah pertanyaan sub indikator
penyusunan program yang tepat yang ditanyakan kepada responden, 30 =
jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 479. Maka,
dapat diketahui bahwa pada indikator penyusunan program yang tepat adalah
479 : 720 = 0,6652 atau 66, 52% atau dibulatkan menjadi 67%.
Pemahamanan pegawai mengenai pengelolaan arsip yang baik dan
benar merupakan salah satu hal penting dalam mencapai keefetifan dalam
mengelola arsip. Jika sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi sudah
memahami dan menerapkan prosedur kerja atau tata tertib yang harus
dilakukannya, maka tujuan yang akan dicapai sebuah organisasi akan tercapai.
132
Begitupun dengan pencapaian efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP
Kabupaten Serang.
Saat ini, pemahaman dan penerapan pegawai dalam pelaksanaan
pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan sudah mulai dilakukan.
BKBPMP terus mengupayakan agar pegawai-pegawai dapat bekerja sesuai
dengan peraturan terutama mengenai pengelolaan arsip. Penerapan ini
dilakukan agar tercapainya tujuan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien
sehingga dapat mempengaruhi kelancaran kerja pegawai.
6. Tersedianya Sarana dan Prasarana
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 4 x 30 = 480 (4= nilai tertinggi
dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 4 = jumlah
pertanyaan sub indikator tersedianya sarana dan prasarana yang ditanyakan
kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor terendahnya
adalah 1 x 4 x 30 = 120 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang
ditanyakan kepada responden, 4 = jumlah pertanyaan sub indikator
tersedianya sarana dan prasarana yang ditanyakan kepada responden, 30 =
jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 365. Maka
dapat diketahui bahwa pada indikator perencanaan yang matang adalah 365 :
480 = 0,7604 atau 76, 04% atau dibulatkan menjadi 76%. Hal ini berarti
sarana dan prasarana yang tersedia di BKBPMP dalam pelaksanaan
pengelolaan arsip sudah memadai.
133
Sarana prasarana merupakan salah satu hal penting dalam menunjang
kemudahan menyimpan arsip juga menjaga keamanan arsip. Tanpa adanya
sarana dan prasarana tujuan yang telah ditetapkan akan sulit untuk dicapai
karena dalam melaksanakan sebuah tugas, dibutuhkannya sarana sebagai
penunjang. Sarana prasarana arsip sudah mulai diperhatikan oleh BKBPMP
sehingga dapat memadai untuk menyimpan arsip, seperti ruang arsip, filling
kabinet, dan penataan ruang yang rapi sehingga arsip yang tersimpan dapat
terjaga keamanannya.
Berikut beberapa dokumentasi ruang dan sarana arsip di BKBPMP
Kabupaten Serang:
Lemari beroda untuk menyimpan arsip
kepegawaian
Lemari Arsip dan Brif ordner untuk
menyimpan surat masuk dan keluar
134
Sebelumnya sarana prasarana arsip yang dimiliki BKBPMP
Kabupaten Serang belum begitu memadai. Namun, dengan adanya hambatan
yang pernah dialami pegawai ketika menyimpan arsip, BKBPMP Kabupaten
Serang melakukan upaya menyediakan sarana prasarana yang memadai
sehingga pegawai dapat menerapkan pengelolaan arsip dengan lancar
meskipun masih terdapat beberapa arsip yang masih belum terjaga
keamanannya karena penyimpanan yang tidak diimbangi dengan penyusutan
arsip sehingga arsip terus menerus bertambah.
7. Sistem Pengawasan dan Pengendalian
Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 4 x 30 = 480 (4= nilai tertinggi
dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 4 = jumlah
pertanyaan sub indikator sistem pengawasan dan pengendalian yang
ditanyakan kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor
terendahnya adalah 1 x 4 x 30 = 120 (1= nilai terendah dari setiap jawaban
yang ditanyakan kepada responden, 4 = jumlah pertanyaan sub indikator
Ruang arsip
135
sistem pengawasan dan pengendalian yang ditanyakan kepada responden,
30 = jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 364.
Maka dapat diketahui bahwa pada indikator perencanaan yang matang adalah
364 : 480 = 0,7583 atau 75, 83% atau dibulatkan menjadi 76%. Hal ini berarti
sistem pengawasan dan pengendalian yang dilakukan sudah baik.
Sistem pengawasan dan pengendalian merupakan indikator penting
dalam pencapaian efektivitas kerja pada sebuah organisasi termasuk
efektivitas dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, dengan adanya pengawasan
yang dilakukan pimpinan, peraturan yang telah ditetapkan dapat terlaksana
dengan baik. Selain itu, pimpinan dapat mengetahui sejauhmana pegawai
mematuhi pedoman yang berlaku pada organisasi.
Pengawasan yang dilakukan pimpinan juga dapat dijadikan sebagai
jembatan dalam berkomunikasi antara pimpinan dengan pegawai. Sehingga
pimpinan mengetahui hambatan-hambatan yang dialami pegawai dalam
pencapaian tujuan organisasi salah satunya yaitu hambatan dalam melakukan
pengelolaan arsip.
136
Tabel 4.6
Hasil Indikator
No Indikator Angka Hasil
1 Kejelasan Tujuan Yang Hendak Dicapai 66 % Baik
2 Kejelasan Strategi Pencapaian Tujuan 61 % Baik
3 Proses Analisis Dan Perumusan Kebijaksanaan 65 % Baik
4 Perencanaan Yang Matang 64 % Baik
5 Penyusunan Program Yang Tepat 67 % Baik
6 Tersedianya Sarana Dan Prasarana 76 % Baik
7 Sistem Pengawasan Dan Pengendalian 76 % Baik
Sumber: Data Primer, 2017
Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui bahwa semua indikator dalam
penelitian ini tergolong baik dengan nilai rata-rata keseluruhan yaitu 68%. Hal ini
dikarenakan BKBPMP sudah melakukan upaya dalam memperbaiki sistem
pengelolaan arsip terutama dalam penyediaan sarana prasarana arsip. Sebelumnya,
BKBPMP belum memiliki ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Arsip-arsip
tersebut disimpan didalam gudang bersama dengan barang-barang yang berhubungan
dengan tugas kerja BKBPMP seperti alat kontrasepsi dan lainnya. Namun, saat ini
sudah disediakan ruangan arsip sehingga dapat terjaga kerapihan dan keamanan arsip.
Selain itu, tersedia pula sarana prasarana lainnya seperti rak arsip, lemari arsip, dan
berkas disimpan dengan rapi tanpa ada yang tercecer. Selain sarana prasarana,
BKBPMP juga sudah mengajukan permohonan diadakannya diklat kearsipan untuk
dua pegawai meskipun saat ini belum terlaksana.
137
Adanya hambatan yang pernah dialami pegawai seperti sulitnya dalam
menemukan arsip dengan tepat dan cepat, dan terjadinya kehilangan arsip akibat dari
penyimpanan yang kurang aman BKBPMP Kabupaten Serang mulai meningkatkan
kedisiplinan dalam melakukan pengelolaan arsip. Upaya yang dilakukan akan terus
ditingkatkan sehingga dapat menimbulkan efektivitas dan efisiensi dalam penerapan
tata kearsipan di BKBPMP Kabupaten Serang terutama upaya dalam memberikan
pengetahuan kepada pegawai mengenai bagaimana pengelolaan arsip yang baik dan
pentingnya dalam mengelola arsip hal ini dikarenakan penyebab dari belum
diterapkannya pengelolaan arsip karena masih banyaknya pegawai yang belum
mengetahui peraturan mengenai pengelolaan arsip.
138
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, penelitian dengan judul
“Efektivitas pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan
Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten Serang”, maka peneliti
menarik kesimpulan bahwa nilai thitung lebih besar dibandingkan dengan nilai ttabel
(4,544 > 2,04523) dan jatuh pada daerah penerimaan Ha. Maka hipotesis nol
(H0) ditolak dan hipotesis alternative (Ha) diterima. Berdasarkan perbandingan
antara skor yang terkumpul dengan skor yang ditetapkan bahwa Efektivitas
Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan
Perempuan Kabupaten Seranng sebesar 68%.
Berdasarkan tujuh indikator yang diteliti, indikator dengan nilai terbesar
yaitu indikator tersedianya sarana dan prasarana, sistem pengawasan dan
pengendalian sebesar 76%, sedangkan indikator dengan nilai terkecil yaitu
indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan sebesar 61, 04%.
139
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, peneliti memberikan
saran untuk meningkatan Efektivitas Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten
Serang sehingga arsip yang dimiliki dapat terjaga keamanannya. Berikut saran
yang diberikan:
1. BKBPMP merekruit arsiparis yang memiliki latar belakang pendidikan
di bidang kearsipan agar adanya pegawai khusus yang mengelola arsip.
2. Pegawai lebih meningkatkan kedisiplinan dalam menerapkan Peraturan
Pengelolaan Arsip yang berlaku dan adanya penilaian kinerja untuk
memotivasi pegawai dalam melaksanakannya.
3. BKBPMP memberikan Pelatihan dalam penataan dan pemusnahan arsip
agar pegawai dapat memahami pelaksanannya.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Achmad, Zein, Drs., MM, dan Badriyah, Dra. 2009. Filling Management. Jakarta:
CV. Fajar
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Bungin, Burhan. 2009. Metodologi Penelitian Kuantitatif. Jakarta: Kencana.
Irawan, Prasetya. 2006. Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif Untuk Ilmu-ilmu Sosial.
Jakarta: Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Indonesia.
Laksmi., Gani, Fuad., Budiantoro. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:
Penaku.
Manullang, Marihot, Dr. 2006. Manajemen Personalia. Yogyakarta: Gadjah Mada
University.
Moekijat. 2002. Manajemen Kearsipan. Bandung: Rineka Cipta
Nawawi, H. Hadari. 2005. Metode Penelitian Bidang Sosial, Yogyakarta: Gadjah
Mada University Press.
Priansa, dan Garnida.2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa
Indonesia Edisi Ke Tiga. Jakarta: Balai Pustaka.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern
Cetakan Ketiga. Bandung: Mandar Maju.
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Tradisional ke Basis
Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta
2008. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta
Sutrisno, dan Sanusi Anwar. 2001. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Tampubolon, Manahan P. 2008. Perilaku Keorganisasian (Organization Behavior).
Bogor: Ghalia Indonesia.
Tangkilisan, Hessel Nogi S. 2005. Manajemen Publik. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
The Liang Gie. 2004. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Yayasan Studi
Ilmu dan Teknologi
2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty
Tasyhar, Muhammad, S.Pd., MM. 2013. Kearsipan 1 Bahan Ajar Kurikulum 2013
Sekolah Menengah Kejuruan. Depok.
Usman, Husaini. 2008. Manajemen: Teori, Praktek, dan Riset Pendidikan. Jakarta:
Bumi Aksara.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.
Jakarta: Pradnya Paramita
Wursanto. 1991. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius
Dokumen
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan pokok
Kearsipan.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Keputusan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah
Kabupaten Serang
Peraturan Daerah Kabupaten Serang Nomor 5 Tahun 2005 Tentang Penyelenggaraan
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang.
Peraturan Bupati Serang Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang
Sumber Lain
BKBPMP. 2016. Profil BKBPMP Kabupaten Serang. URL:
http//bkbpmp.serangkab.go.id/profil-bkbpmp-kab-serang/ [tanggal akses 2
april 2016]
Sri, Haryatim Nanik. 2013. Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Tertib
Administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang. Skripsi
(Tidak diterbitkan). Semarang: Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Semarang.
Wahyu, Setiana, Andes. 2014. Pengelolaan Kearsipan di Kantor Kecamatan Karang
Tanjung Kabupaten Pandeglang. Skripsi (Tidak di terbitkan). Serang:
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
Fasilitas Penyimpanan Arsip
Wawancara dengan Pegawai BKBPMP Kabupaten Serang
Wawancara dengan Staff Bidang Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat (PEM)
Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi
Wawancara dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian
Wawancara dengan Kepala Bidang Keluarga Berencana
Wawancara dengan Kasubid IKAP-KK
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama : Jen Jepriyanah
Tempat, Tanggal Lahir : Serang, 04 Januari 1995
Agama : Islam
Alamat : Kp. Cigodag RT 01/01 Desa Harjatani,Kec. Kramatwatu, Kab. Serang
Nomor Telepon : 085697469855
Email : [email protected]
RIWAYAT PENDIDIKAN
Pendidikan Formal:
1. 2000 – 2006 : SD Negeri Larangan Harjatani
2. 2006 – 2009 : MTs Al-Inayah Jerang Ilir Cilegon
3. 2009 – 2012 : SMK YP 17 Cilegon
Jurusan : Administrasi Perkantoran
4. 2012 – 2017 : Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Serang
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
NIM : 6661122408
Pendidikan Non Formal:
1. 2011 – 2012 : Kursus Bahasa Inggris di National Education Center (NEC) Cilegon
2. 2012 : Pelatihan Design Grafis di National Education Center (NEC) Cilegon
PENGALAMAN ORGANISASI
2013 - 2014 : Pengurus Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
Demikian Curriculum Vitae ini saya buat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Hormat saya,
Jen Jepriyanah