Digitalizar y gestionar con éxito en Empresa y Gobierno

Index1. Conceptos de digitalización. Fases:

OCR, OCR Zonal, OMR, Bar code, QR

2. Ventajas de Digitalizar

3. Demostración Athento Smart Capture

4. Ventajas gestión documental en Gobierno

5. Demostración de Gestión de Expedientes para Gobierno Electrónico

Ponentes:Antonio de las Nieves, Athento, Miami (USA)Sebastian Borgeaud, Puntocom, Santiago (Chile)

150+ Clients including:

Fases de la DigitalizaciónPreparado, clasificación y codificación

Desgrapado y preparación. La digitalización en escáneres de alta producción requiere que todas las hojas que componen los documentos no tengan elementos de sujeción ni partes dobladas. La preparación de los documentos como paso previo al proceso de digitalización contribuye a la calidad de la imagen resultante.

Clasificación y codificación. El proceso de clasificación, ordenación y codificación se centra en la identificación, clasificación y codificación de los documentos que componen la unidad documental de mayor nivel. Un criterio óptimo de clasificación garantizará que la consulta y acceso a los documentos se realice de una manera ágil y precisa. Ejemplo: Un expediente de préstamo de una Entidad Bancaria, podría establecerse una clasificación que distinga entre los documentos: NIF de los prestatarios, declaraciones de renta, nóminas, evaluación del riesgo etc.

Fases de la Digitalización: Digitalización e Indexación

Digitalización. El proceso de digitalización es completamente flexible y se adapta a las características particulares de cada documento. El tratamiento de la imagen se realiza utilizando los filtros y funciones adecuados para conseguir la máxima calidad de la misma.

Indexación. El proceso de digitalización culmina con la indexación de las imágenes obtenidas (documentos TIF, PDF…). Este proceso consiste en identificar cada imagen asociándole los metadatos que permitirán al usuario final realizar las búsquedas y consultas de los documentos de manera ágil, sencilla e inmediata. Por ejemplo: Si hemos digitalizado facturas de compras, podríamos fijar como metadatos de cada factura: Número de factura, Proveedor, Fecha Factura, Base Imponible…

CONSEJO: Optimizar los recursos realizando la clasificación de documentos y la extracción de datos de la forma más automatizada posible.

ROI de la Captura

Ejemplo de Gestión Documental en papel vs Captura de documentosROI de la Digitalización

3 archivadores en papel, coste anual: 14.915,23 €

Coste anual Athento = 4.000 €

Recuperación de la inversión en el segundo año

Tras 5 años, el total de ahorros generados supera los 70.000 €

Athento Capture

Beneficios clave:

1. Eliminación de tareas manuales relacionadas con captura.

2. Reducción coste digitalización y aumento calidad y fiabilidad

3. Aprovechamiento de la información contenida en documentos.

4. Eliminación del papel en los procesos de negocio.

Vamos a la demo:http://cloud.athento.com

Athento vs the rest

Athento eGovernmentGestión documental en Gobierno

Problemáticas actuales:

1. Trámites lentos y burocráticosa. Bajo nivel de estandarización y orden

2. Escasa visibilidad del proceso documentarioa. Bajo nivel de transparencia y control

3. Documentación física (papel):a. Pérdida de informaciónb. Información descentralizadac. Costos de impresion, traspaso, almacenamiento, recuperación

Athento eGovernmentGestión documental en Gobierno

Beneficios clave:

1. Agilidad y control en flujos (trámites) y distribución de documentos

2. Registro y control de las interacciones (entradas y salidas)

3. Transparencia y recuperación información eficiente

4. Tecnología integrable y flexible que evoluciona con la organización (estandarización, interoperabilidad)

Athento eGovernmentGestión documental en Gobierno

Fundamentos:

1. Flujos de trabajoa. Tareas y mensajes (integración email)b. Tiempos y alertas

2. Gestion documentala. Expedientes, documentos y estadosb. Repositorio centralizado

3. Gestión de usuarios y seguridada. Grupos y usuariosb. Roles, permisología y auditorías

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