IPAP CHACO
Clase 1 – Complemento
Lic. Jorge Codutti 2015
Archivos
Conceptos
Funciones
Propósitos
Tipos
De Gestión
Intermedio
Histórico
Archivos
Administrativos
Griego: “Archeión” “Archón” - Latín“Archivium”, “Archivum”, “Arcivum”
3 ACEPCIONES
CONTENIDO DOCUMENTAL- MATERIAL ARCHIVÍSTICO
INSTITUCIÓN CULTURAL / SERVICIO ADMINISTRATIVO
LUGAR DE CONSERVACIÓN (Edificio), (Mueble que los guarda)= CONTINENTE.
Concepto: Conjunto de documentosacumulado en un proceso natural por unapersona o institución, pública o privada, en eltranscurso de la gestión de asuntos de cualquieríndole, los producidos y los recibidos, decualquier fecha, los cuales se conservan ycustodian para servir de referencia, comotestimonio e información, por las personasresponsables de tales asuntos y sus sucesores"(Cortés Alonso, 1982)
“es uno o más conjuntos de documentos, seacual sea su fecha, su forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por unapersona o institución pública o privada en eltranscurso de su gestión, conservados,respetando aquel orden, para servir comotestimonio e información para la persona oinstitución que lo produce, para los ciudadanoso para servir de fuentes de historia”. (HerediaHerrera, 1993)
El Diccionario de Terminología
Archivística de España (1993)
Archivo al conjunto orgánico de documentos
producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas de cualquier época y en
cualquier soporte, incluidos los informáticos
Características
Conjuntos de documentos, sin importar susoporte, la fecha de su creación o su forma. Enla actualidad, el papel es el soporte documentalque más vamos a encontrar en los repositoriosde las administraciones; aunque paralelo a elloslos documentos en soportes electrónicos vanreclamando su espacio. Cualquiera puede ser lafecha de estos conjuntos documentales, desdepergaminos del siglo XII hasta los creados ayer;pueden ser manuscritos, o creados en mediosinformáticos.
Características
Documentos reunidos o acumulados porpersonas físicas o jurídicas, públicasprivadas, en el ejercicio de sus actividades.Actividades que pueden ser administrativas,legales o comerciales. No son resultado delabor de creación literaria, ni se creancaprichosamente, sino que son el reflejomaterial de las actividades y transaccionespersonales o institucionales de sus creadores.
Características
Documentos conservados
orgánicamente, respetando el orden y la
secuencia en que fueron creados, no son
colecciones reunidas arbitrariamente. El objeto
de la conservación puede ser testimoniar
acciones, servir de memoria, evidencia
institucional o por el valor informativo que
contengan.
Propósitos SERVICIO: a la administración, entidad o persona
generadora; a los ciudadanos (público) para ofrecerlesinformación relativa a sí mismo o a la gestión de laentidad; investigación y/o difusión cultural, se pone adisposición de los ciudadanos, los testimonios delpasado.
FUNCIONALIDAD: administrativa (disponibilidad parala gestión), científica (tratamiento técnico), cultural(reservorio de identidades), educativa (libertad deacceso), informativa (conocimiento social).
Principios
Principio de la procedencia: fija la identidad
del documento, relativamente a su productor.
Por este principio los archivos deben ser
organizados en obediencia a la competencia y a
las actividades de la institución o persona
legítimamente responsable por su producción,
acumulación o guarda de los documentos.
Principios
Principio de la organicidad: lasrelaciones administrativas orgánicas sereflejan en los conjuntos documentales. Laorganicidad es la cualidad según la cual,los archivos espejan la estructura,funciones y actividades de la entidadproductora/acumuladora en sus relacionesinternas y externas.
Funciones
Las funciones de los archivos se basan en
los principios archivísticos, ellos están en
la base de la teoría archivística y
constituyen el marco principal de la
archivística, son ellos:
Principios
Principio de unicidad: no obstante su
forma, clase, tipo o soporte, los
documentos de archivo conservan su
carácter único, en función de su contexto
de producción.
Principios
Principio de la indivisibilidad o
integridad archivística: los fondos de
archivo deben ser preservados sin
dispersión, mutilación, alienación,
destrucción no autorizada o adición
indebida. Este principio es derivado del
principio de procedencia.
Funciones de los Archivos
REUNIR la documentación
ORGANIZAR: Clasificar + Ordenar.
CONSERVAR: Instalaciones adecuadas.
DIFUNDIR
Tipos
Según el valor del documento o su finalidad:archivos administrativos (de oficina, central eintermedio) e históricos.
Según su titular: Públicos y privados.
Según su ámbito geográfico: nacionales,generales, regionales, de distrito, provinciales.
Según el tipo de administración: central,autonómica, municipal, militar, judicial,legislativa, eclesiástica.
De acuerdo a la Etapa
PREARCHIVÍSTICA (Archivo de Gestión o
de Oficina)
ARCHIVÍSTICA (Archivo Intermedio e
Histórico)
Tipos
Según el grado o frecuencia de utilización: Archivosactivos o de gestión; Semiactivos; Inactivos.
Según el lugar de emplazamiento: Generales ocentralizados (misma dependencia, son consultado pordistintos departamentos). Descentralizados o parciales(distintas dependencias). Estos a su vez pueden ser:Departamentales o por secciones; Personales.
Archivo de oficina o de gestión Local de la oficina. Cerca del funcionario
responsable de la tramitación. Es de
consulta continua.
Plazo de guarda de los documentos: 5 años
aproximadamente.
Archivo Intermedio Archivo Central de la Institución. Es el que
coordina y controla el funcionamiento de
los distintos archivos de gestión y reúne
los documentos transferidos por estos,
una vez finalizado su trámite y su consulta
no es constante. Plazo de guarda: 15
años- hasta 25/30
Clases de archivos
Archivo Histórico: es aquél al que se han
de transferir desde el archivo intermedio la
documentación que deba conservarse
permanentemente.
Archivos Administrativos
Archivos de Oficina + Archivos Intermedios
Funciones de los AG
Impedir la dispersión o eliminación de
documentos.
Formación correcta de las series
documentales, evitando el fraccionar un
expte.
Estar en contacto permanente con el
archivo central.
Funciones de los AG
Preparar las transferencias de acuerdo
con las normas existentes.
Controlar las salidas y entradas de
documentos mediante un registro.
Solicitar y devolver correctamente al
archivo central los documentos (ya
transferidos).
Funciones de los AG
Facilitar la información a los ciudadanos
como a la administración.
Elaborar los instrumentos que faciliten el
acceso a la información y a la
documentación.
Formar un registro de las transferencias
realizadas al archivo central.