AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 COD: 460

DIRECTRIZ PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS

ELABORADO POR:

LUIS FERNANDO QUEVEDOCOORDINADOR SG-SST

REVISADO PORJAVIER GONZALEZ

JEFE DE PERSONAL

APROBADO PORCARLOS CAMPUZANO

REPRESENTANTE LEGAL

BOGOTA, 2014

DIRECTRIZ PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS

INTRODUCCION

La tramitación de solicitudes de permisos, licencias y vacaciones anuales lleva, en muchos casos, adudas interpretativas sobre el alcance que proyecta cada uno de los derechos que recoge demanera genérica la legislación vigente, por ello, la Agencia de Adunas Carlos E. Campuzano Nivel 1Cod: 460 Sucursal Bogotá procede al dictado de instrucciones referidas a la tramitación desolicitudes de permisos, licencias y vacaciones de los Funcionarios de la Agencia, que describa loscriterios de aplicación a cada situación y permita disponer un instrumento necesario que canalice yhomogenice las actuaciones que se sigan en la Agencia.

OBJETIVO: Establecer las normas necesarias para solicitar un permiso laboral para ausentarseuna determinada cantidad de horas de la empresa donde se labora.

ALCANCE: Dirigido a todo el personal activo de la Agencia de Adunas Carlos E. Campuzano Nivel1 Cod: 460 Sucursal Bogotá.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISOS

Todo permiso que se solicite debe ser por escrito y con la mayor antelación posible. Es potestad delGerente o Supervisor directo aprobarlo o no.

El Trabajador debe:

1. Llenar un formato de solicitud de permiso o mediante envió de correo electrónico describiendo eldía, hora y detalle del porque se solicita el permiso.

2. Presentarlo al jefe inmediato o superior jerárquico.

3. De ser aprobado el permiso, el Jefe Inmediato lo firmará o dará aceptación o negativarespondiendo el correo, el cual, se enviara copia Departamento de Recursos Humanos para incluiren el expediente del trabajador.

4. En caso Extemporáneo de Enfermedad Súbita propia o de un Familiar hasta tercer grado deconsanguinidad se deberá informar al jefe inmediato o superior jerárquico por cualquier medioposible (Correo Institucional, Mensaje de Texto, Llamada al Fijo de la Empresa o Llamada al celularpersonal) para reportar el evento el cual debe ser registrado por quien recibe la llamada paracertificar dicho reporte. (Recuerde que en este evento se debe presentar soportes que den fiabilidadde dicha calamidad)

4. El trabajador debe notificar en forma verbal y/o por escrito en caso de deceso o muerte de padre /madre / esposo(a) o hijo(a) / Hermano(a) / abuelo(a). Para tales efectos, se concederán 5 días delicencia con sueldo al trabajador. Si el sepelio o entierro se lleva a cabo en el interior o exterior delpaís, se concederá hasta dos días adicionales de licencia con sueldo al trabajador, dependiendo dela localidad. Es obligación del Gerente o Jefe inmediato es describir en el formato de solicitud o enel correo el tiempo de la ausencia y la causa.

5. El Trabajador, igualmente, debe solicitar en forma verbal y escrita el permiso requerido para llevara cabo su matrimonio civil. El Gerente o Jefe Inmediato aprobará el lapso requerido para dicho acto.Al contraer nupcias por la iglesia, el trabajador debe planificar, conjuntamente con su supervisor deinmediato y con suficiente tiempo, cuando tomará las vacaciones, para tales efectos.

DISPOSICIONES COMUNES DE CARACTER GENERAL

Para una correcta interpretación, se recogen a continuación una serie de conceptos para darentendimiento a las disposiciones de índole propias de la presente directriz:

Definición de parentescos por consanguinidad y/o afinidad.

Consanguinidad: vínculo que existe entre las personas que proceden unas de otras o que tienen untronco común.

Afinidad: se produce con ocasión de matrimonio y se da entre el varón y los consanguíneos de lamujer, o entre la mujer y los consanguíneos del varón. Se asimila, a estos efectos, la situación deafinidad en los casos de uniones de hecho comprobable.

Grado deconsanguinidad o

afinidadParentesco

1º2º3º4º

Padre/madre, Suegro/suegra, Hijo/hija, Yerno/nueraAbuelo/abuela, Hermano/hermana, Cuñado/cuñada, Nieto/nietaBisabuelo/bisabuela, Tío/tía, sobrino/sobrina, Biznieto/biznieta

Primo/prima

Los grados de parentesco tercero y cuarto no están incluidos en los permisos y licencias.

Aplicación.Los permisos, licencias y otras ausencias serán de aplicación siempre que coincidan con la jornadalaboral del Funcionario.

Inicio.Salvo indicación expresa en contrario, los permisos y licencias se inician a partir de que se produzcael hecho causante y conllevan la percepción de las retribuciones íntegras.

Cómputo de días.La regla general es que en el cómputo de los días que correspondan no se incluyan los inhábiles yfestivos, considerándose el sábado como día hábil.

Permiso LaboralEl permiso laboral es el acto administrativo, cuya autorización está a cargo del Jefe Inmediato, Jefede Área, Jefe de Recursos Humanos, y/o Gerente en Ultima Instancia, mediante el cual se leconcede al Trabajador, para ausentarse justificadamente por horas del centro laboral durante lajornada legal de trabajo.

El uso del permiso se da a solicitud del interesado y está condicionado a las necesidades de laempresa. El permiso se formaliza mediante la “Papeleta de Permiso” correspondiente o mediantesolicitud a la persona quien da la Autorización por el correo institucional. Su autorización dependede la urgencia de la acción y no perjudicando el normal desarrollo de las actividades de laempresa. Los permisos por horas, se otorgan con o sin descuento remunerativo, dependiendo del tipo desalida, por ejemplo tenemos:

a. Permiso no Sujeto a Descuento: cuando el trabajador hace abandono de su puesto de trabajocon previa autorización, en donde se registrará tanto la salida y retorno del trabajador; Dentro deestas tenemos:

Motivos de salud, cuando el Trabajador en un momento dado su estado de salud se agrava, ytiene que salir a atenderse.

Comisión de Servicios, se da cuando el Trabajador sale de la empresa a desarrollar actividadespropias de su cargo que desempeña.

Por Lactancia, La madre trabajadora tiene derecho a 1 hora diaria de permiso, hasta que el hijocumpla un año; Dicho permiso se otorga sin compensación horaria, al inicio o al término de lajornada laboral según requerimiento, previa presentación de la partida de nacimiento.

b. Permiso Sujeto a Descuento: se da cuando el Trabajador sale fuera de la empresa a realizaractividades particulares de índole personal, serán descontados por el tiempo empleado, dentro deestos tenemos: Permisos Personales, Particulares, por refrigerio, por estudios, entre otros. Solo elGerente determinará la no sujeción a descuento en estas situaciones

Los permisos también se otorgan por uno o más días, lógicamente dependiendo del motivo, comopor ejemplo capacitación, misión de servicios, o por asuntos de índole personal o particular.

Específicamente se pueden otorgar permisos por: PERMISO POR CAPACITACIÓN OFICIALIZADA

Se concede a los Trabajadores, para concurrir por horas y/o días dentro de la jornada laboral, ofuera de ella a certámenes, seminarios, cursillos, congresos, cursos de especialización o similares,vinculados con las funciones, responsabilidad, especialidad del trabajador o al quehacer de laentidad.

El tiempo de duración está sujeto a las horas y/o días de duración del evento de capacitación,pudiéndose desarrollar a nivel local regional o nacional.

Procede el permiso con goce de haber cuando el evento cuenta con el auspicio de la empresa, o eltrabajador es propuesto para asistir a dicho certamen como consecuencia de sus quehaceres en eldesarrollo de sus funciones. La asistencia se acredita con el diploma, certificado o constanciaexpedida por la entidad organizadora del evento.

PERMISO POR CAPACITACIÓN NO OFICIALIZADA

Se concede a los Trabajadores cuando el evento no es auspiciado por la entidad o el trabajador noes propuesto por la empresa.

Por ser de naturaleza personal. El tiempo expresado en horas o días será descontado de susremuneraciones.

Al término del evento el trabajador está obligado a presentar el diploma, certificado o constanciacorrespondiente, para acreditar el tiempo y motivo por el cual se le otorgo permiso.

PERMISO POR CITACIÓN EXPRESA DE AUTORIDAD POLICIAL, MILITAR O JUDICIAL

Se otorga a los Trabajadores cuando lo solicitan, pero previa presentación de la notificación ocitación respectiva para concurrir a resolver diligencias judiciales, militares o policiales dentro de lalocalidad.

PERMISO POR MATERNIDAD O GRAVIDEZ

Se concede a las Trabajadoras gestantes una vez al mes, o cuando se acredita la cita de atenciónmedica, para concurrir a sus controles en las dependencias de Es Salud, debiendo a su retornoacreditar la atención con la respectiva constancia firmada por el médico que la atendió.

PERMISO POR LACTANCIA

Se concede a las Trabajadoras gestantes al término del período post natal y por el lapso mínimo de6 meses, y máximo por un (01) año contado a partir del día en que nació el menor; el permiso espor una hora diaria, ya sea a la hora del ingreso o de la salida, tal y como lo solicita la trabajadoraen el documento que llegue a presentar.

Este permiso se concede, previa presentación de la solicitud y la partida de nacimiento del menorhijo.

PERMISO POR ONOMASTICO

Los Trabajadores tienen derecho a gozar de descanso el día de su onomástico, sin descuentoalguno ni compensación horaria. De coincidir la fecha del onomástico con el domingo o feriado nolaborable, el uso del descanso se hará el primer día útil siguiente, este descanso se da comopaliativo para el mejor desempeño de sus labores. La Jefatura de Recursos Humanos quedaencargada de llevar el control de los onomásticos mensuales de los trabajadores. (Este permiso noestá aprobado aún por la Gerencia)

PERMISOS POR REFRIGERIO

Se otorga a los trabajadores hasta por un máximo de 15 minutos diarios para tomar sus alimentos, osimplemente “refrigerio” dentro y fuera del centro de trabajo Fuera de la Hora de Almuerzo. Siemprese debe informar o comunicar al jefe inmediato con el fin de tomar acciones de controlcorrespondientes.

PERMISO POR ENFERMEDAD PERSONAL

Se otorga al Trabajador para concurrir a alguna especialidad de Salud (Puesto, centro, clínica,hospital) o médico particular, debiendo acreditar a su retorno la atención con la respectivaconstancia firmada por el médico tratante.(Escusa Medica la cual acredita y soporta el permisomedico)

PERMISOS POR FALLECIMIENTO DE FAMILIAR

Se otorga a los Trabajadores en caso de fallecimiento de cónyuge, padres, hijos o hermanos, eltiempo necesario para reconfortar o rehabilitar la tristeza del Funcionario, siendo hasta un máximode 08 días con goce de haber.

PERMISO POR ENFERMEDAD GRAVE DE CONYUGES, PADRES E HIJOS

Se concede a los Trabajadores por horas y/o días, en caso de enfermedad grave de su cónyugepadres e hijos, pudiendo ser acumulados y deducidos del período vacacional.

Es requisito para su otorgamiento la presentación del certificado médico correspondiente, cuando sesolicita en forma reiterada.

PERMISOS POR MOTIVOS PERSONALES O PARTICULARES

Se concede a los trabajadores para atender asuntos personales, siendo estos acumulados para eldescuento respectivo de sus remuneraciones, salvo que sean compensados con trabajosautorizados.

LAS LICENCIAS LABORALES

La licencia es la autorización que se concede a los trabajadores para no asistir a su puesto detrabajo por uno o más días

El uso del derecho se inicia a solicitud del trabajador y debe contar con la conformidad del gerente ,jefe de recursos humanos,o Jefe de Area, teniendo en cuenta los requisitos exigidos por las normaspara cada tipo de licencia.

El Trabajador deberá acreditar los documentos que se requieran según la naturaleza de la misma,la licencia se formaliza mediante un documento de comunicación administrativa que puede ser, unoficio o memorando, y/o un proveído (Bº Vº) de aceptación.

Las licencias se clasifican en:

1. Licencia con Goce de Haber2. Licencia sin Goce de Haber3. Licencia a cuenta del Período Vacacional

LICENCIAS CON GOCE DE HABER

Cuando el trabajador continúa percibiendo sus remuneraciones el tiempo que dura la licencia.Siendo las más principales las siguientes:

a.- LICENCIA POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE COMUNEl trabajador tiene derecho a esta licencia hasta por 60 días por año, por enfermedad común poraccidentes de trabajo o enfermedades profesionales debidamente comprobadas.

El cómputo de esta licencia hasta el máximo establecido se efectúa acumulando los períodos deincapacidad que se hubieran generado dentro del año calendario.

Para el cómputo de los primeros 20 días a cargo del empleador, se sumarán todos los permisosotorgados en días dentro del calendario, siempre que esté acreditado con Certificado Médico.

Los Trabajadores que se encuentre con licencia por enfermedad o accidente común, tienen derechoa percibir los incrementos salariales que dicte la empresa.

b.- LICENCIA POR MATERNIDAD O GRAVIDEZTienen derecho las Trabajadoras en estado de gravidez o gestantes por 90 días, el descanso segoza desde los 45 días anteriores y posteriores a la fecha probable del parto, dicha licencia seráacreditada con certificado médico, visado por Es Salud, teniendo derecho a percibir durante eldescanso un subsidio por maternidad pagado por Es Salud a condición de que se abstenga de todotrabajo remunerado.

c.- LICENCIA POR DESEMPEÑO DE FUNCIONES PÚBLICASLos Trabajadores que acceden a ocupar cargos públicos, gozan de licencia de sus centros detrabajo hasta por 20 horas semanales, sin descuento de sus remuneraciones, para que las dediqueexclusivamente a las funciones municipales siendo el caso de los alcaldes y regidores, pudiendoacogerse al beneficio de la dieta. De lo contrario se otorgará licencia sin goce de haber.

LICENCIAS SIN GOCE DE HABER

Cuando se concede al Trabajador, descontando de sus haberes por el tiempo que dura la licencia,

a.- LICENCIA PARA DESEMPEÑAR CARGO CIVICO Y PARA CUMPLIR CON EL SERVICIOMILITARLos Trabajadores que resulten elegidos miembros del poder legislativo disfrutarán de licencia singoce de haber por todo el tiempo de su mandato y que, de acuerdo a nuestra Constitución Políticaes de (5) años, pero sin pérdida de ninguno de sus derechos sociales y laborales, siempre que losoliciten.

En el caso de los Trabajadores que son llamados a prestar su servicio militar obligatorio tienenderecho a ocupar el empleo que dejo para servir en el activo si lo solicita a su antiguo empleadordentro de los cuarenta días computados a partir de su licenciamiento o baja.

b.- LICENCIA POR MOTIVOS PARTICULARESSe concede a los Trabajadores que tienen más de un año de servicios, siendo el tiempo máximo 90días

LICENCIA A CUENTA DEL PERIODO VACACIONALModalidad que opta el Trabajador para que el tiempo utilizado, sea deducido de sus vacaciones,como por ejemplo:

a.- LICENCIA POR MATRIMONIOSe otorgará a los Trabajadores que tiene que realizar trámites y gestiones pre nupciales; El tiempoutilizado, será deducido del período vacacional siguiente. En caso sea posterior a las vacacionesgozadas, se adelanta el uso de las vacaciones del año siguiente.

El límite de esta licencia no excederá de los 30 días

b.- LICENCIA POR ENFERMEDAD GRAVE DE FAMILIARSe concede a los Trabajadores cuando se produzca esta enfermedad grave en el o la Cónyuge,hijos, padres o hermanos, el tiempo utilizado será igualmente deducido del período vacacional,siendo máximo 30 días. Constituye un requisito para su otorgamiento la presentación del certificadomédico correspondiente.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E.CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 COD: 460 SUCURSAL BOGOTA

Es el documento normativo administrativo interno, que contiene un conjunto de normas, que permitea la administración regular la relación laboral Trabajador- Empleador, dichas normas se sujetan a lalegislación laboral vigente, requiriendo ser aprobado por el ministerio de trabajo para suimplementación legal.

El Reglamento Interno de Trabajo, como instrumento de decisión en los asuntos labores interno deuna empresa, requiere ser actualizado y/o modificado, cada vez que promulguen disposicioneslabores que exijan su modificación.

La Agencia de Aduanas Carlos E. Campuzano describe en su Reglamento Interno de TrabajoRegistrado ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social bajo la Resolución 000665 del 22 deAbril 2002, resuelve en el Capitulo X Art. 55 :

PERMISOS Y LICENCIAS (REMUNERADAS Y NO REMUNERADAS

La empresa concederá a sus trabajadores los permisos necesarios para el ejercicio del derecho alsufragio y para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación en caso degrave calamidad doméstica debidamente comprobada; Para concurrir en su caso al servicio médicocorrespondiente; siempre que avisen con la debida oportunidad al Instituto o a sus representantes yque en los dos últimos casos, el número de los que se ausenten no sea tal que perjudique elfuncionamiento del establecimiento. La concesión de los permisos antes dichos estará sujeta a lassiguientes condiciones

En caso de grave calamidad doméstica la oportunidad del aviso puede ser anterior o posterior alhecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir éste, según lo permitan las circunstancias.

En caso de entierro de compañeros de trabajo, el aviso puede ser hasta con un día de anticipacióny el permiso se concederá hasta el 10% de los trabajadores

En los demás casos (Sufragio, desempeño de cargos transitorios de forzosa aceptación yconcurrencia al servicio médico correspondiente) el aviso se dará con la anticipación que lascircunstancias lo permitan. Salvo convención en contrario y a excepción del caso de concurrencia alservicio médico correspondiente, el tiempo empleado en estos permisos puede descontarse altrabajador o compensarse con tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas a su jornadaordinaria opción del Instituto

PARÁGRAFO: Se considera grave calamidad doméstica para los efectos de este Artículo todasituación grave o imprevista que afecte en forma directa, al trabajador de tal manera que le seaimperioso e imprescindible dejar de asistir al trabajo y obtener el respectivo permiso, Sonsituaciones de grave calamidad doméstica las siguientes: La muerte del padre, la madre, cónyuge ode hijos; nacimiento de un hijo; operación quirúrgica del cónyuge o de hijos; matrimonio deltrabajador. Otros casos no contemplados en esta enumeración, requieren de autorización expresadel empleador.

En tales casos la empresa podría conceder, según las circunstancias de gravedad o distancia,permisos desde media jornada hasta tres (3) jornadas completas pudiendo ser remuneradas o no,según convenio previo.

Le queda prohibido al trabajador tomarse por su cuenta, sin autorización expresa, tiempo adicionalde permiso.

PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 29 días del mes de Septiembre del año 2014.