DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIEMTOS CONTABLES
PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE DE LA
EMPRESA ESCA SERFICONT 1934, C.A.
UNIVERSIDAD JOSÉ ANFACULTAD DE CIENCIASESCUELA DE CONTADURICARRERA CONTADURIA PÚBLICA
DISEÑAR UN
CONTABLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES
DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE
DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 1934 C.A.
EMPRESA: ESCA SERFICONT 1934 C.A.
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADURI A PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES
DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE
DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 1934 C.A.
EMPRESA: ESCA SERFICONT 1934 C.A.
Autor:
San Diego, Octubre 2014
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES
DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE
DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 1934 C.A.
Autor: Briceño, Gladys
C.I.18.239.550
DISEÑAR UN
CONTABLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES
DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE
DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 1934 C.A.
Lcda. Noraima Sánchez
Nombre Tutor Académico Firma Fecha
Lcda. María Tereza Matos
Nombre Tutor Empresarial Firma Fecha
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZFACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICACARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA
DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES
DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE
DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 1934 C.A.
CONSTANCIA DE ACEPTACION
Sánchez
Nombre Tutor Académico Firma Fecha
Lcda. María Tereza Matos
Nombre Tutor Empresarial Firma Fecha
Autor:
San Diego, Octubre 2014
TONIO PÁEZ SOCIALES
PÚBLICA CARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES
DE LOS REGISTROS EN EL SISTEMA CONTABLE
DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 1934 C.A.
Nombre Tutor Académico Firma Fecha
Nombre Tutor Empresarial Firma Fecha
Autor: Briceño, Gladys
C.I.18.239.550
DEDICATORIA
A Dios, primeramente gracias por darme la vida, por darme fuerza para
seguir luchando por el logro de mis metas porque cada día estar presente, guiándome
e iluminándome por el camino correcto y por acompañarme en cada uno de los pasos
de mi vida.
A mi madre, por darme la vida por ser la mejor amiga y un ejemplo a seguir,
gracias por los cuidados y apoyo que siempre me has brindado cada día y por estar
presente en los momentos que más he necesitado, por ayudarme a levantarme en los
momentos en que he decaído, agradecida por tu compañía, por tus consejos, por tu
amor y confianza eres el pilar en mi vida gracias a tus consejos hoy en día he logrado
una meta más un sueño alcanzado, eres mi inspiración. Que Dios te bendiga.
A mi padre, gracias por ser mi gran apoyo durante cada una de las metas que
me he trazado, por ser un ejemplo a seguir por tu amor, por brindarme la mayor de
las confianzas, por tus consejos, por creer en mí, gracias a tus enseñanzas, crianza y
cuidados que hoy en día son parte fundamental en mi vida para el logro de mis
objetivos y mis metas eres mi fuerza. Que Dios te bendiga.
A mi hermana, por ser la mejor amiga que siempre me ha escuchado, eres un
ser maravilloso, gracias por estar presente y por siempre apoyarme en cada una de las
metas de mi vida. Que Dios te bendiga.
A mi tutora, agradecida por el apoyo brindado, por su ayuda y por haberme
dedicado un valioso tiempo durante el desarrollo de este informe para poder llevar a
cabo la culminación de este objetivo, gracias profesora que Dios la bendiga.
A mi amiga, gracias por prestarme tu apoyo y colaboración para poder
culminar este informe con éxito.
A la universidad, por ser una casa de estudios completa y por brindar los
aprendizajes adquiridos.
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO PP .
ÍNDICE DE FIGURAS………………………………………………………… vi ÍNDICE DE CUADROS……………………………………………………….. vii ÍNDICE DE TABLAS………………………………………………………….. viii ÍNDICE DE GRÁFICOS………………………………………………………. ix DEDICATORIA………………………………………………………………… x INTRODUCCION…………………………………………………………….... 1 Capítulos I LA EMPRESA……………………………………………………. 3 1.1 Ubicación de la empresa………………………………………. 3 1.2 Reseña histórica……………………………………………….. 3 1.3 Misión…………………………………………………………. 3 1.4 Visión…………………………………………………………. 4 1.5 Valores…………………………………………………............ 4 1.6 Objetivos………………………………………………………. 4 1.7 Organización del departamento……………………………….. 4 1.8 Actividades realizadas durante el periodo de pasantía……………………………………………………… 6 II EL PROBLEMA 7 2.1 Planteamiento del problema…………………………………… 7 2.1.1 Formulación del problema…………………........................ 10 2.2 Objetivo general……………………………………………….. 10 2.2.1 Objetivo específico………………………………………... 10 2.3 Justificación…………………………………………………… 11 2.4 Alcance………………………………………………………... 11 III MARCO REFERENCIAL 12 3.1 Antecedentes………………………………………………….. 12 3.2 Bases teóricas………………………………………….............. 16 3.3 Definición de términos básicos………………………………... 30 IV FASES METODOLOGICAS 32 4.1 Fase I………………………………………………………….. 32 4.2 Fase II…………………………………………………………. 34 4.3 Fase III………………………………………………………… 35 V RESULTADOS 36 5.1 Fase I………………………………………………………….. 36 5.2 Fase II………………………………………………………..... 43 5.3 Fase III………………………………………………………… 44 VI PROPUESTA 45 CONCLUSIONES………………………………………………………………. 81 RECOMENDACIONES…………………………………………........................ 82
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………………... 83 REFERENCIAS ELECTRONICAS……………………………………………. 85
ÍNDICE DE FIGURAS
CONTENIDO
FIGURA Pág. 1. Organigrama del departamento de administración de la
empresa……………………………………………………………... 4
ÍNDICE DE CUADROS
CONTENIDO
CUADRO Pág. 1. Lista de cotejo…………………………………………………….... 37
ÍNDICE DE TABLAS
CONTENIDO
TABLAS Pág. 1. Tabla 1…………………………………………………………….... 38 2. Tabla 2…………………………………………………………….... 39 3. Tabla 3…………………………………………………………….... 40 4. Tabla 4…………………………………………………………….... 41 5. Tabla 5…………………………………………………………….... 42
ÍNDICE DE GRÁFICOS
CONTENIDO
GRÁFICOS Pág. 1. Gráfico 1………………………………………………………….... 38 2. Gráfico 2………………………………………………………….... 39 3. Gráfico 3………………………………………………………….... 40 4. Gráfico 4………………………………………………………….... 41 5. Gráfico 5………………………………………………………….... 42
INTRODUCCION
En la actualidad las organizaciones no cuentan con un sistema de trabajo
definido, por lo cual es necesario que existan manuales y procedimientos donde se
especifiquen con claridad y precisión los pasos a seguir, ya que el desarrollo de una
empresa depende de las estrategias y de los procedimientos que se apliquen en la
misma.
Durante el periodo de realización de las pasantías en la empresa ESCA
SERFICONT 1934 C.A., se planteó lograr el objetivo de implementar un manual de
normas y procedimientos para mejorar las operaciones de los registros realizados en
el sistema contable del departamento de contabilidad de la mencionada empresa, con
el propósito de mejorar el trabajo que ejecuta cada empleado a través de las normas y
procedimientos que deben formar parte de la estructura de la organización, sirviendo
de apoyo para lograr el desarrollo de las actividades de manera eficiente en el ámbito
laboral. Es por esta razón que se procede a diseñar un manual de normas y
procedimientos. En función de ello, se desarrollan los siguientes capítulos;
Capítulo I, La Empresa; se hace referencia a la reseña histórica de la empresa,
misión, visión, valores, estructura organizativa general, actividades y estructura del
departamento de contabilidad, donde se desarrolla la presente pasantía.
Capítulo II, El Problema; en este capítulo se explica detalladamente el
planteamiento del problema, la formulación, los objetivos y el alcance.
Capítulo III, Marco Referencial Conceptual; en esta parte se detallan los
antecedentes, bases teóricas, y la definición de términos básicos.
Capítulo IV, Fases Metodológicas; Fases metodológicas a llevar a cabo en
función de lograr los objetivos planteados.
Capítulo V, se dan a conocer los resultados que llego el pasante luego de
administrar, estudiar y aplicar de las técnicas de recolección de datos y sus análisis. A
su procedió a elaborar el Manual de Normas y Procedimientos.
Y finalmente se presentan las referencias y anexos que sirven como soporte
teórico para dar validez a los enfoques expuestos en este Informe de Pasantías.
CAPITULO I
LA EMPRESA 1.1 Ubicación de la Empresa
La empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., se encuentra ubicada en el trigal
centro, calle Naguanagua, edificio Liber, piso 7, apartamento 7021, Valencia estado
Carabobo.
La empresa ha sido concebida para responder a las distintas necesidades que
tienen los clientes de las distintas empresas de contar con un servicio contable
eficiente, protegiendo su patrimonio y dando el cumplimiento de las normas
mercantiles y tributarias, acopladas a las normas y Leyes Venezolanas vigentes,
permitiendo ofrecer a las empresas información precisa y confiable sobre la situación
económica, financiera y fiscal de las empresas obteniendo la posibilidad de un mejor
aprovechamiento de sus actividades lucrativas.
1.2 Reseña Histórica
Esca Serficont 1934 C.A. comenzó sus actividades prestando servicios contables
en Valencia Estado Carabobo desde el 27 de Julio del 2010 hasta la fecha, la sociedad
se dedica a la administración, organización y funcionamiento de un centro destinado
al arrendamiento de cubículos para la prestación de servicios de asistencia técnica el
campo de la asesoría contable y administrativa a personas jurídicas o naturales,
empresas_y_condominios.
1.3 Misión
Ser una empresa que brinde a sus clientes seguridad y confianza contribuyendo a
agregar valor a sus negocios a través de nuestros servicios.
1.4Visión
Brindar servicios profesio
empresa requiera, permitiéndoles tener información de la marcha de su negocio y
tranquilidad de estar cumpliendo con las leyes laborales y tributarias.
1.5Valores
� Trabajo en equipo
� Responsabilidad, compromi
eficiencia.
� Superación y constancia por el logro.
� Confianza, lealtad y afinidad con nuestros clientes.
1.6 Objetivos
Tiene como objetivo la correcta ejecución de las actividades, satisfaciendo las
necesidades de los clientes y cumpliendo con nuestros compromisos.
1.7 Organigrama del departamento de administración de la empresa
Figura Nº 1.
Fuente: Esca Serficont 1934 C.A. (valencia), departamento de administración.
Brindar servicios profesionales para el buen manejo administrativo que su
empresa requiera, permitiéndoles tener información de la marcha de su negocio y
tranquilidad de estar cumpliendo con las leyes laborales y tributarias.
Trabajo en equipo
Responsabilidad, compromiso y el cumplimiento de nuestras actividades con
Superación y constancia por el logro.
Confianza, lealtad y afinidad con nuestros clientes.
Tiene como objetivo la correcta ejecución de las actividades, satisfaciendo las
necesidades de los clientes y cumpliendo con nuestros compromisos.
1.7 Organigrama del departamento de administración de la empresa
Serficont 1934 C.A. (valencia), departamento de administración.
nales para el buen manejo administrativo que su
empresa requiera, permitiéndoles tener información de la marcha de su negocio y
tranquilidad de estar cumpliendo con las leyes laborales y tributarias.
so y el cumplimiento de nuestras actividades con
Tiene como objetivo la correcta ejecución de las actividades, satisfaciendo las
necesidades de los clientes y cumpliendo con nuestros compromisos.
1.7 Organigrama del departamento de administración de la empresa
Departamento de Administración:
Es el departamento donde se toman decisiones sobre los procedimientos a seguir,
así como el establecimiento de las metas y objetivos, además ser el responsable de la
correcta ejecución del plan de desarrollo y verificación del comportamiento del plan
de trabajo. Sus principales funciones:
� Analizar y supervisar los distintos planes de trabajo.
� Seleccionar el personal para ejecutar las funciones de la oficina.
� Manifestar los ajustes necesarios para el éxito de la oficina contable.
� Controlar los pagos y gastos de la oficina.
� Cerciorar que el trabajo se realice de acuerdo a los programas establecidos.
� Revisar todos los papeles de trabajo, determinando los pendientes.
� Asegurar que las responsabilidades sean cubiertas adecuadamente.
� Garantizar que los informes sean entregados a tiempo.
� Revisar reportes, declaraciones y estados financieros de los clientes.
Departamento de Contabilidad:
Es el área principal en la empresa, tiene como función primordial establecer
normas a seguir para ejecución el trabajo propiciando un ambiente de trabajo
armonioso y adecuado. Entre las actividades adecuadas podemos indicar las
siguientes:
� Elaborar estados financieros.
� Realizar certificación de ingresos de personas naturales.
� Realizar balances personales.
� Realizar las retenciones de impuestos requeridas por los diferentes clientes.
� Ofrecer asesoría contable.
� Analizar y resolver problemas de carácter general planteados por el cliente.
� Supervisión detallada del trabajo contable que se realiza en la oficina.
1.8 Actividades realizadas durante el periodo de pasantía
� Recibir inducción sobre las actividades a realizar en el departamento de
contabilidad.
� Recibir de los clientes todos los documentos requeridos para realizar la
contabilidad, revisar, ordenar y verificar las facturas de compra, venta y
gastos de operaciones de cada cliente.
� Registrar las facturas en el sistema de acuerdo al correlativo y fecha.
� Archivar las facturas en sus carpetas correspondientes.
� Preparar la declaración del Iva mensual.
� Realizar los libros de compra y venta.
� Mantener actualizados los libros de oficina y registro contable.
� Llenar los libros de acta e inventarios.
� Transcribir diversos documentos.
� Recibir llamadas de clientes y comunicarse con los mismos para entregar los
documentos contabilizados.
� Reportar los resultados de los procesos al supervisor para su análisis.
CAPITULO II EL PROBLEMA
2.1.-Planteamiento del Problema
En la actualidad las instrucciones contables se convierten en el ámbito
organizacional en actividades que se realizan cotidianamente, por lo cual las
organizaciones buscan mejorar constantemente los procedimientos utilizados día a
día con la finalidad de reducir los errores que se puedan presentar al momento de
realizar las actividades que se desempeñan en las empresas, ya que son una
herramienta fundamental para llevar a cabo de manera correcta y ordenada los
procesos contables y no contables.
En esta época donde las empresas se encuentran en un mercado tan
competitivo, donde la eficiencia juega un papel tan importante para su permanencia
en el tiempo, y es a través de ella que se demuestra el rendimiento y el buen
desempeño de las actividades que ejecutan el capital humano dentro de la empresa
con el objetivo de lograr su propuesta, por otra parte si las organizaciones no poseen
una herramienta administrativa que sirva de apoyo para los empleados, se corren
ciertos riesgos que pueden traer como consecuencia sobrecargas de trabajo,
descontrol y bajo rendimiento en la ejecución de las actividades lo cual conduciría a
los retrasos de la tareas asignadas y a la falta de autenticidad en la información
contable que se requiera en la empresa en un determinado momento.
Es por esto que el crecimiento de las organizaciones no solo se mide por el
número de clientes que se incorporen a la empresa, ni por las grandes inversiones
realizadas o por la expansión de su estructura en el mercado, esta se evalúa a través
de los conocimientos,_experiencias,_estrategias, educación, destrezas_y_habilidades
desarrolladas y aplicadas por los empleados que pertenecen a la organización, para así
demostrar su buen desempeño en el cumplimiento de las labores asignadas, en la gran
mayoría de las organizaciones las labores que se ejecutan están argumentadas por un
manual de normas y procedimientos establecidos por las leyes de mando
permitiéndole al personal de los departamentos desempeñar y cumplir con sus
actividades de manera concreta y eficiente evitando de esta manera los desvíos de los
objetivos y la pérdida de tiempo.
Dichas normas son definidas en manuales contables, tales como, de normas y
procedimientos que de acuerdo al autor Continolo G, (2006) define como “Una
expresión formal de todas las informaciones y expresiones necesarias para operar en
un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada
los esfuerzos del personal operativo”. (Pg. 47)
Según Catacora F. (1996); Afirma los manuales son por excelencia los
documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y
documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización
lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una
especie de libro actualizable, el propósito de los manuales es que permite moldear la
información de una manera sencilla clara y precisa, por medio de esta herramienta tan
útil en la empresa les permite a los empleados de la misma, tener una orientación
facilitando el acceso de información a los miembros de la empresa, cumpliendo cada
paso de los procedimientos para obtener el logro de los buenos resultados así como
las metas de la organización.
En el mundo empresarial es necesario implementar manuales de normas y
procedimientos, ya que las organizaciones han prosperado con el hecho de simplificar
con esta herramienta de control la forma de realizar sus labores, la empresa ESCA
SERFICONT 1934 C.A., se encuentra ubicada en el trigal centro, calle Naguanagua,
Edif. Liber, Edo Carabobo dedicada a prestar servicios financieros, contable
administrativo para persona naturales, empresas y condominio.
Desde los inicios la empresa no ha desarrollado un manual de normas y
procedimientos contables, que facilite al departamento de contabilidad manejar,
comprender y desarrollar de una forma más precisa las instrucciones que se deben
llevar a cabo al momento de realizar las labores, con respecto a lo mencionado
anteriormente, se presenta la siguiente problemática:
La Empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., se encuentra ubicada en el trigal
centro, calle Naguanagua, Edif. Liber, Edo Carabobo, dedicada a prestar servicios
financieros, contable administrativo para persona naturales, empresas y condominio,
en la actualidad los procedimientos contables no se llevan de la forma correcta en la
empresa debido a que existe un descontrol en cuanto a los registros contables así
como de la información recibida por parte de los clientes, no existe la descripción de
las actividades a realizar, falta de adiestramiento y capacitación del personal, carencia
de información sobre los pasos que deben seguir al momento de organizar las
facturas, falta de orden en los documentos que se reciben por parte del cliente, falta
de orientación con respecto a la forma de llevar la contabilidad de cada empresa.
Lo mencionado anteriormente genera el interés de mejorar el funcionamiento de
las operaciones contables que se realizan en la empresa a través de un manual de
normas y procedimientos ya que es una herramienta muy útil y practica que facilita la
toma de decisiones en el área contable así como la de los empleados que laboran en la
empresa, ayudando a mantener un monitoreo constante de las actividades contables
evitando el debilitamiento y facilitando el control sobre la salud financiera y contable
de la organización, es por ello la importancia de contar con procedimientos en el área
contable, que permitan a los empleados llevar y ejecutar de manera ordenada todas
las operaciones que se manejan en el sistema contable de la empresa, permitiendo a
cada uno de los empleados conocer las actividades que se realizan en el área contable,
como efectuarlas, que resultados se alcanzan, como se deben llevar a cabo evitando
que realicen una mala operación, manteniendo el orden del registro de cada
movimiento que se ejecuta en el sistema de una forma clara y precisa, siguiendo los
lineamientos que se deben realizar en el manejo de la operaciones y los registros
contables, con la finalidad de evitar retrasos y errores en el funcionamiento del
trabajo.
Es por ello que se propone elaborar un manual de normas y procedimientos
contables ya que es una herramienta fundamental dentro de la estructura de una
organización, debido a que juega un papel importante que servirá de apoyo a los
empleados que ya laboran en la empresa así como al nuevo personal que se integre a
la misma, sirviendo como apoyo mediante una serie de pasos estructurados y
aprobados por el ente competente para poder desarrollar y cumplir con las funciones
de la empresa de una manera clara y eficiente.
2.1.1.- Formulación del problema
Con la problemática antes mencionada, se presenta la siguiente interrogante:
¿Cuales deberán ser las normas y procedimientos contables que permitirán mejorar el
cumplimiento y ejecución de las operaciones de los registros realizados en el sistema
contable de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,
2.2.- Objetivo General
Proponer un manual de normas y procedimientos contables para optimizar las
operaciones de los registros realizados en el sistema contable de la empresa ESCA
SERFICONT 1934 C.A.,
2.2.1.- Objetivos Específicos
� Diagnosticar la situación actual en cuanto a la necesidad de un manual de
normas y procedimientos para mejorar las operaciones de los registros
contables de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,
� Identificar las debilidades al momento de ejecutar las operaciones de los
registros en el sistema contable de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,
� Diseñar un manual de normas y procedimientos contables para optimizar las
operaciones de los registros en el sistema contable de la empresa ESCA
SERFICONT 1934 C.A.,
2.3.- Justificación
La carencia de un manual de normas y procedimientos contables en la
empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., ha motivado a la elaboración del mismo
debido a la falta de organización que se lleva a cabo en el momento de la ejecución
del proceso contable presentándose ausencia de orientación de los deberes y
responsabilidades, informalidad de las normas ya que no han sido creadas, retrasos en
los registros contables, asignación de ocupaciones, con la implementación de un
manual de normas y procedimientos contables aportaría a la empresa los pasos que se
deben tomar en cuenta para realizar las operaciones contables ejecutándolas de
manera eficiente apoyándose en una estructura de principios contables generalmente
aceptados.
Mediante la elaboración del manual de normas y procedimientos contables de
la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., se espera darle un valor agregado a la
misma, y que este diseño sirva como beneficio e instrumento para cada uno de los
empleados que pertenecen a la organización.
2.4.- Alcance
El presente informe de pasantías se realizará con el objetivo de suministrar a la
empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A., un proyecto de un manual de normas y
procedimientos dirigido específicamente a las operaciones contables que se manejan en la
empresa, queda de parte de la organización su ejecución e inspección de los resultados que se
puedan_generar_con_la_implementación_de_dicha_herramienta.
CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes
Los antecedentes investigados sobre el tema contemplan aspectos informativos
acerca de quienes han indagado sobre el tema anteriormente y el enfoque dado,
obteniendo de ellos aportes que nos sirvan de material de apoyo para el informe de
pasantías. A continuación se presentan los siguientes antecedentes:
Bermúdez (2010) en su informe titulado “Manual de normas y procedimientos
en el Departamento de Admisión de Pacientes del Centro Policlínico Valencia”
presentado en la Universidad José Antonio Páez, para optar al título de Lcdo. En
Administración de Empresas. El objetivo general es diseñar un manual de normas y
procedimientos Administrativos en el departamento de admisión de pacientes, para
mejorar el ingreso de trabajadores en el centro policlínico valencia. El instrumento
utilizado fue una encuesta al personal involucrado en el departamento. La finalidad
de este informe fue dar a conocer una herramienta que defina cada una de las
actividades que realiza el empleado y nuevos ingresos al Departamento de admisión
de pacientes y estará al alcance de todos los miembros de la organización y los que
deseen ingresar a este como guía de consulta y de apoyo, para la realización de
actividades dentro del mismo.
Dicho trabajo tiene relación con el presente informe ya que servirá de apoyo y de
información para la elaboración de los pasos que deben contemplar un manual de
normas y procedimientos dirigido a los empleados existentes en la organización así
como para los nuevos ingresos con la finalidad de mejorar el desempeño y ejecución
de las actividades del departamento.
Por otra parte Alzurrut (2010), en su trabajo de pasantías titulado, “Manual de
normas y procedimientos para la optimización en la recepción y registro de las
propuestas de pago a los proveedores a través del sistema SAP en el
departamento de operaciones administrativas de la empresa alimentos polar
comercial, C.A”, para optar al título de Lic. Contaduría pública de la Universidad
José Antonio Páez, El objetivo general de este informe fue señalar la importancia de
los manuales de procedimientos administrativos- contables ya que mediante estos las
organizaciones podrán desarrollar las funciones del proceso, realizar a cabalidad las
actividades para estandarizar la operatividad de las mismas, se recopilo información a
través de observación directa, la cual permitió tener una visión más amplia de las
fallas en el flujo de elaboración y control del mismo, para ello se aplicó la técnica de
la encuesta, mediante el uso de cuestionarios como instrumento de recolección de
datos. La población estuvo compuesta por (5) personas del Departamento de
Operaciones Administrativas, las cuales están involucradas directamente con las
actividades concernientes al registro de las propuestas de pago de los proveedores de
Alimentos Polar Comercial, C.A.
Con este manual de normas y procedimientos propuestos el autor busca contribuir
a mejorar la eficacia y eficiencia en proceso de pagos a fin de aportar soluciones a la
problemática definida ante la falta de documentos formales en donde especifiquen
funciones y pasos a seguir:
Este trabajo se relaciona con el presente informe debido a la importancia que
presenta un manual de normas y procedimientos en una organización, permitiendo
conocer lo fundamental que es el uso de las herramientas de trabajo como lo son los
sistemas.
Seguidamente, Moreno (2010), en su trabajo de grado, titulado, “Diseño de un
manual de normas y procedimientos contables de control interno para el área de
ventas – cuentas por cobrar de la empresa Sermatein, C.A” para optar al título de
Lcdo. En Contaduría Pública de la Universidad de Carabobo, el objetivo general de
este trabajo de grado estuvo orientado al diseño de un manual de normas y
procedimientos contables de control interno para el área de ventas- cuentas por cobrar
de la empresa Sermatein, C.A, para ello se tomó como población a todos los
empleados que forman parte de la empresa, mientras que para la muestra solo se tomó
en cuenta a las personas involucradas en el proceso de ventas- cuentas por cobrar,
como técnicas para la recolección de los datos se utilizó en primer lugar la
observación directa para determinar cómo se devuelven el personal de la empresa en
sus actividades, detectando las posibles fallas, y la encuesta, a través de un
cuestionario para soportar la información que posteriormente configuro el
diagnostico. Este trabajo de grado estuvo enmarcado en un proyecto factible.
En esta investigación se concluyó que el diseño de un manual de normas y
procedimientos contables de control interno para el área de ventas – cuentas por
cobrar, es una herramienta para optimizar la eficiencia, eficacia y la confiabilidad de
la información financiera y administrativa con el propósito de obtener información
confiable y precisa en el momento que se requiera.
Dicho trabajo de grado tiene relación existente con el informe presente debido a
que cuenta con la información necesaria y adecuada de la manera de cómo se deben
realizar los registros de los procesos con el objetivo de mejorar los procedimientos
que se llevan a cabo en una organización aportando la ejecución de las actividades de
la manera más correcta disminuyendo los posibles errores.
En este mismo orden de ideas, se tiene a Esteban (2009) en su informe de
pasantías titulado, “Manual de normas y procedimientos del departamento de
compras de la empresa un Mundo de Limpieza, C.A”, para optar al título de Lcdo.
en Contaduría Pública, presentado ante la Universidad José Antonio Páez, cuyo
objetivo estuvo centrado en el diseño de un manual de normas y procedimientos para
el departamento de compras, se recabo información mediante la técnica de
observación directa de las funciones realizadas en el departamento de compras,
luego de diagnosticar la situación actual el autor estudio y evaluó la información
recopilada en una planilla diseñada llamada planilla de registro global a fin de
analizar las distintas causas que originan el retraso en la elaboración de las ordenes de
compras, así mismo se aplicó una entrevista a todas las personas responsables de
ejecutar dichos procedimientos, se utilizaron ambos medios con la finalidad de
identificar las fallas que tienen mayor impacto. El diseño de un manual de normas y
procedimientos permitió mejorar las actividades del departamento de compras y de
esta manera llevar a cabo de forma ordenada los procedimientos requeridos por la
ejecución de actividades.
Este trabajo tiene relación con el presente informe en cuanto a la importancia de
destacar lo fundamental que es contar con una manual de normas y procedimientos ya
que nos permite mantener un control mediante pasos que se deben seguir para
mejorar y optimizar las actividades dentro de una organización.
Posteriormente Hernández (2010), en el informe de pasantías titulado, “Diseño
de un manual de normas y procedimientos para el control de inventario en el
almacén de productos terminados de la empresa Cartón de Venezuela, Div,
Unión Grafica, S.A.” mediante el cual obtuvo el título de Licenciado en Contaduría
Pública. Este diseño presentado trata de implementar un manual de normas y
procedimientos para mejorar todos los procesos de inventarios.
En este trabajo se empleó la entrevista y observación documental para obtener
como resultados la necesidad de diseñar e implementar un manual de normas y
procedimientos para el control de inventarios.
Este trabajo es de gran utilidad para el presente informe ya que aunque este
dirigido a procedimientos de inventarios que se manejan en el almacén de dicha
empresa contiene información relevante y de gran apoyo para la elaboración y
desarrollo de este informe.
3.2 Bases Teóricas
Según Arias (2002) establece que las bases teóricas están compuestas:
Por los conceptos, proposiciones y filosofías que explican o contribuyen a esclarecer el problema de estudio. Estas permiten ubicar el tema objeto de estudio dentro del conjunto de teorías existentes además de permitir en cual corriente de pensamientos se escribe y lo explica así: Las bases teóricas comprenden el conjunto de proposiciones que constituyen un punto de vista el cual va dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado, por ello se pueden dividir las bases teóricas en función de los tópicos que integran la temática tratada a las variables que serán analizadas. (p. 41)
Entre las teorías que fundamentan este informe se mencionan:
Contabilidad
Según Catacora Carpio, F. (1996).La contabilidad es la técnica que se encarga
de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y financiera de una
empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la
misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de
manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.
La contabilidad es una técnica que aporta información de utilidad para el
proceso de toma de decisiones económicas, esta disciplina estudia el patrimonio y
presenta los resultados a través de estados contables o financieros, implica el análisis
desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este campo, para esto es
necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones
financieras, la contabilidad posee una técnica que se ocupa de registrar y resumir las
operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadísticos, estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía,
la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales,
entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa, la
finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los
resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a la toma
de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones
de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia. (p.25).
Objetivos de la Contabilidad
Señala Catacora Carpio, F. (1996).Proporcionar información a: Dueños,
accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que
el negocio deba a terceros, las cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su
primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros
técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá
realizar:
� Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
� Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
� Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones
y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica.
Importancia de la contabilidad
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal. (p.32).
Principios y procedimientos contables
Principios Contables:
Según Catacora Carpio, F. (1996), Los principios contables se refieren a
conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe
subordinarse todo desarrollo posterior, su misión es la de establecer delimitaciones en
los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera.
Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la
denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también a la
contabilidad administrativa, esta se planeará de acuerdo a las necesidades o
preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones, la
contabilidad financiera deberá planearse para proporcionar información cuantitativa,
comparativa y confiable a sus usuarios externos. (p. 42).
Procedimientos Contables:
Señala Catacora Carpio, F. (1996), El manejo de registros constituye una fase
o procedimiento de la contabilidad, el mantenimiento de los registros conforma un
proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras
actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los
registros de la contabilidad. (p.45).
Manuales de normas y procedimientos
Según Cuerva Yusbely, (2013), El manual de procedimientos y normas, es
aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los
procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas
que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con
dichos procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que
especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las
actividades que se realizan en una organización o institución, explicando un conjunto
de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades
orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y
consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de
la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación
de información, este documento también especifica las normas correspondientes con
las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro
del organismo, incluso se halla también las nóminas, permisos, vacaciones, bonos,
por ello el manual está sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el
evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos
los ámbitos.
Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por
establecer normas o pautas específicas y claras, y detalla minuciosamente todos los
procedimientos_que_se_realizan_en_la_institución._(p.25).
Objetivos
El mencionado autor señala que los manuales de normas y procedimientos
cumplen con los siguientes objetivos:
� Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
� Precisar la secuencia lógica de los pasos de que compone cada uno de los
procedimientos.
� Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
� Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
� Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
� Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
� Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
� Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
� Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de
tareas, y requerimientos.
� Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.
� Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
� Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del
personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.
Tipos
Señala Cuerva Yusbely, (2013), De manera general, los manuales de
procedimientos por sus características diversas pueden clasificarse en: manuales de
procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fábrica.
También puede referirse a:
� Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una máquina de
contabilidad.
� Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento
y selección de personal.
� Practicas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo; el
manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual
de finanzas.
Control Interno
El control interno es un proceso que constituye un medio para un fin, no un fin
en sí mismo. Es ejecutado por cada una de las personas en cada nivel de la
organización que basan sus actuaciones en los manuales de políticas y normas,
proporciona seguridad razonable y seguridad absoluta, a la administración y al
consejo de una entidad. El control interno esta engranado para la consecución de
objetivos en una sola o más categorías separadas pero interrelacionadas.
Esta definición es amplia por dos razones. Primero, es la manera como la
mayoría de los ejecutivos principales intercambian puntos de vista sobre control
interno en la administración de los negocios. De hecho, a menudo ellos hablan en
términos de control y están dentro de control. Segundo, acomoda subconjuntos del
control interno. Quienes esperan encontrar centros separados, por ejemplo, en los
controles sobre información financiera o en controles relacionados con el
cumplimiento de las leyes y regulaciones. De manera similar, un centro dirigido sobre
los controles en unidades particulares o actividades de una entidad, pueden
modificarse.
SegúnMeigs, Meigs, Bettner, Whittington (1998. P8), las decisiones que toma
la gerencia están basadas en gran parte en la información que desarrolla el sistema de
contabilidad. Por tanto, la gerencia necesita asegurarse de que la información
contable que recibe es seguro y confiable. Esta seguridad proviene de la estructura del
control interno de la compañía.
Según Holmes (1994), el control interno es una función de la gerencia que
tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos
indebidos de fondos y ofrecer seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización.
El Control Interno es un proceso ejecutado por el personal de la entidad,
dentro de los que se incluyen el consejo de directores, la administración y demás
personal de la entidad, está diseñado para cumplir objetivos específicos. Consta de
cinco componentes interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la
administración maneja la empresa. Los componentes están ligados y sirven como
criterio para determinar cuando el sistema es objetivo. Proporciona seguridad
razonable con miras a la concesión de objetivos en las siguientes categorías
� Efectividad y eficiencia de las operaciones.
� Confiabilidad en la información financiera.
� Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de negocios de una
entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de
recursos, la segunda se relaciona con la preparación de estados financieros
publicados, confiables, incluyendo, estados financieros intermedios, que son los que
no necesariamente coinciden con los de final de periodo contable, generan por
segmento, pro forma; definición refleja ciertos conceptos fundamentales y datos
financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas,
informadas públicamente. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y
regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero
interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para
satisfacer necesidades separadas.
Componentes del control interno:
Según el Informe Coso (1992), el control interno consta de cinco componentes
interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios
y están integrados al proceso de administración. Aunque los componentes se aplican a
todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlas de
forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos
estructurados, no obstante, una compañía pequeña puede tener un control interno
eficiente. Los componentes son:
� Ambiente de Control: El ambiente de control da el tono de una organización,
influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de
todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y
estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los
valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo
de operación de la administración; la manera como la administración asigna
autoridad y responsabilidad y como organiza y desarrolla a su gente; la
atención y dirección proporcionada por el consejo de directores.
� Valoración de Riesgos: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de
fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a
la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en
distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la
identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar
los riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las
condiciones de operación continuaran cambiando, se requieren mecanismos
para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.
� Actividades de Control: Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se
lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para
orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las
actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los
niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas,
como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones
de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.
� Información y comunicación: Debe identificarse, capturase y comunicarse
información pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los
empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información
producen reportes, contienen información operacional, financiera y
relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el
negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente,
sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones
externas necesarias para la toma de decisiones, informes de los negocios y
reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse componentes
interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la administración
maneja la empresa. Los componentes están ligados y sirven como criterio para
� determinar cuando el sistema es objetivo. Proporciona seguridad razonable
con miras a la concesión de objetivos en las siguientes categorías
� Efectividad y eficiencia de las operaciones.
� Confiabilidad en la información financiera.
� Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de negocios de una
entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de
recursos,_la segunda se relaciona con la preparación de estados financieros
publicados, confiables, incluyendo, estados financieros intermedios, que son los que
no necesariamente coinciden con los de final de periodo contable, generan por
segmento, pero forma; definición refleja ciertos conceptos fundamentales y datos
financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas,
informadas públicamente. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y
regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero
interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para
satisfacer necesidades separadas.
Componentes del control interno:
Según el Informe Coso (1992), el control interno consta de cinco componentes
interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios
y están integrados al proceso de administración. Aunque los componentes se aplican a
todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlas de
forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos
estructurados, no obstante, una compañía pequeña puede tener un control interno
eficiente. Los componentes son:
� Ambiente de Control: El ambiente de control da el tono de una organización,
influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de
todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y
estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los
valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo
de operación de la administración; la manera como la administración asigna
autoridad y responsabilidad y como organiza y desarrolla a su gente; la
atención y dirección proporcionada por el consejo de directores.
� Valoración de Riesgos: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de
fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a
la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en
distintos niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la
identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar
los riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las
condiciones de operación continuaran cambiando, se requieren mecanismos
para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.
� Actividades de Control: Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se
lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para
orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las
actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los
niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas,
como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones
de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.
� Información y comunicación: Debe identificarse, capturase y comunicarse
información pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los
empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información
producen reportes, contienen información operacional, financiera y
relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el
negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente,
sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones
externas necesarias para la toma de decisiones, informes de los negocios y
reportes externos
También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en
manual de:
Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los procedimientos
que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector
administrativo.
Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información sobre los
procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad
administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente con sus
funciones y objetivos.
Presentación
Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la
institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y
estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:
Título y código del procedimiento.
Introducción: Explicación corta del procedimiento.
Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
a. Descripción del procedimiento.
b. Objetivos del procedimiento.
c. Normas aplicables al procedimiento.
d. Requisitos, documentos y archivo.
e. Descripción de la operación y sus participantes.
Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento
Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:
� Contenido del manual.
� Objetivos del manual.
� Objetivos y políticas de la organización.
� Responsabilidad.
� Contenido específicos de los entes.
� Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía.
� Alcance de los procedimientos.
� Instrucciones.
� Normas de procedimientos.
� Organigramas.
� Régimen de autorizaciones.
� Glosario.
� Índice Temático.
� Índice de referencias cruzadas.
� Verificación y asesoramiento.
� Indicación de fechas.
� Numeración de páginas.
� Formato.
� Armado.(p.32)
Elaboración
Según Piñate Iraida, (2012), La guía para la elaboración del manual de
procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “Los manuales de
procedimientos deberán elaborarse según el formato y la Dirección de Organización
se encargará de integrar la información procesada por la unidad administrativa en
dicho formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere
someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el
mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de
proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e
impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su
aplicación, la elaboración del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a
su vez el resultado de estudios, análisis, creación de estrategias, para mejorar la
calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan
internamente en la organización, donde queda registrado los procedimientos
administrativos a seguir o implantarse, asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en
las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.
En el proceso de creación del manual, debe existir una metodología que garantice la
descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las
normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. Igualmente este debe estar
bajo personal competente, la redacción y trascripción debe ser efectuada de manera
controlada, por las unidades funcionales de los organismos. (p.25).
Implantación
Señala Piñate Iraida, (2012), La implantación del manual de normas y
procedimientos es importante para la organización, ya que el personal y cada
miembro perteneciente debe estar informado, actualizado, de los cambios generados,
de_las_actividades_a_realizar,_para_que_el_sistema_operativo_este_en_flujo.
Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la
empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal,
repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y
asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos
propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía, es importante que el manual de
normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa, a
los requerimientos del personal. (p.13).
Mantenimiento
Según Piñate Iraida, (2012), Consiste en mantener vigente y actualizado el
manual de normas y procedimientos, debido que si esté se desactualiza, pasaría hacer
un documento inutilizable, y generaría por otro lado la creación de otro manual que
cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una desventaja en cuanto
al tiempo que se perdería, por ello es más ventajoso y recomendable para los
organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta técnica, es recomendable
contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada
cierto tiempo. (p.32).
3.3 Definición de términos básicos
Control de operaciones: Es el subsistema de control efectuado en el nivel de
ejecución de las operaciones, se trata de una forma de control realizada sobre la
ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no
administrativo de la empresa, en este sentido, el control operacional se refiere a los
aspectos más específicos, como las tareas y operaciones.
Contabilidad Administrativa: Es aquella que proporciona informes basados en la
técnica contable que ayuda a la administración, a la creación de políticas para la
planeación y control de las funciones de una empresa.
Contabilidad Financiera: Es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican,
se registran, se sumarizan y se informa de las operaciones cuantificables en dinero,
realizadas por una entidad económica.
Contabilidad_Financiera: es la técnica mediante la cual se clasifican, registran,
suman e informa de las operaciones cuantificables en dinero realizadas por una
entidad_económica.
Contabilidad_Administrativa: permite comparar los resultados de la empresa en el
pasado con aquellos obtenidos en el presente, para esto se utilizan
diversas herramientas de control, los resultados de la contabilidad administrativa
también permiten planificar y prever_el_futuro_de_la_firma.
Estados_Contables_o_Financieros:_Los estados_financieros,_también_denominad
os estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que
utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los
cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
Operaciones Mercantiles: Compra, venta o cualquier otra actividad en que hay
entrega de dinero de una persona o entidad a otra, con ganancia de dinero para una de
las partes y otra clase de beneficio para la otra.
Procedimientos Administrativos: Un procedimiento administrativo implica el
desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervención
administrativa necesaria para la realización de un determinado objetivo.
Planificación: Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden
influir en el logro de los objetivos.
Principios Contables: Los Principios Contables constituyen bases o reglas
establecidas con carácter obligatorio, que permiten que las operaciones registradas y
los saldos de las cuentas presentadas en los Estados Financieros expresen
una imagen fiel_del patrimonio,_de_la_situación_financiera_y_de_los_resultados_de
las empresas.
Procedimientos Contables: El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad, el mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
Registro Sistemático: Es un registro sistemático porque sigue un método y es
continuo.
Registro Cronológico: Es cronológico porque se tiene que realizar momento a
momento, día a día según va transcurriendo el tiempo.
CAPITULO IV
FASES METODOLOGICAS
En base a las características de este informe de pasantías, el cual se encuentra
bajo la modalidad de un proyecto factible. Según Balestrini (2002): “se puede
proponer un modelo operativo, de una entidad de acción, orientados a proporcionar
respuestas o soluciones a problemas planteados en una determinada realidad
organizacional, social, económica, etc. (p.95)
La estrategia metodológica empleada, está enmarcado en una investigación de
campo, Según Balestrini (2002) “estos diseños, permiten establecer una interacción
entre los objetivos y la realidad de la investigación de campo, observar y recolectar
los datos directamente de la realidad, en su situación natural” (p. 132).
Para dar cumplimiento a los objetivos específicos, se desarrollaron las
siguientes fases metodológicas:
4.1 Fase I. Diagnóstico de la situación actual en cuanto a la necesidad de un
manual de normas y procedimientos para mejorar las operaciones de los
registros contables de la empresa ESCA SERFICONT 1934, C.A:
Con respecto al planteamiento realizado en el informe, se iniciara el contacto
directo con el objeto de estudio, donde se determinaran los procesos que son llevados
actualmente por el departamento de contabilidad, a través de la técnica de la
observación directa, la cual es definida por Sabino (1997): “La observación directa es
aquella a través de la cual se pueden conocer los hechos y situaciones de la realidad
social” (p.134)
Para el desarrollo de esta investigación se van a tomar en cuenta la
observación directa y la encuesta, para conocer la percepción de quienes ejecutan el
trabajo.
En cuanto a la observación directa Tamayo (1999):“ opina que es aquella en la
cual el investigador puede observar y recolectar datos mediante su propia observación
de cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la
sociedad en función de los objetivos de investigación preestablecidos” (p.48)
El instrumento que se utilizara es el cuestionario, definido por la Universidad
Nacional Abierta (2003) como un formulario que permite registrar información en el
proceso de recolección de datos.
Se aplicara un cuestionario compuesto por (05) preguntas del tipo dicotómicas
(de orden cerrado si – no), dirigido al personal que labora en el departamento de
contabilidad, cuyo resultado se presenta tabulado y graficado en el capítulo V, de
resultados.
Cabe destacar que para la aplicación de las técnicas e instrumentos de
recolección de datos, es necesario seleccionar la población y muestra, según Tamayo
(1999) “consiste en la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de
población poseen una característica en común, la cual se estudia y da origen a los
datos de la investigación” (p.114)
De acuerdo a lo anteriormente mencionado, la población objeto de estudio
estará representada por el personal que integra el departamento contable, es decir tres
(3) personas.
Por consiguiente la muestra se considera que es una porción representativa de
la población que permite generalizar sobre esta los resultados, de acuerdo a lo citado
y tomando en cuenta que la población es pequeña y finita se tomara como muestra la
totalidad para números de personas que laboran en la empresa ESCA SERFICONT
1934, C.A.
4.2. Fase II. Identificar las debilidades al momento de ejecutar las operaciones
de los registros en el sistema contable de la empresa ESCA SERFICONT 1934,
C.A.
De acuerdo con la información recolectada en relación al problema en estudio,
utilizando las técnicas e instrumentos, es necesario examinar la información
recaudada y convertirlos en conclusiones.
Luego de haber analizado cada uno de los resultados obtenidos con la
aplicación de la encuesta y la observación directa, se procede a realizar una
descripción de todas las causas y los efectos que se originan al ejecutar las
operaciones de los registros en el sistema contable a través del uso del Diagrama de
Ishikawa, o también conocido como Diagrama Causa y Efecto.
El diagrama de Ishikawa es una herramienta eficiente y más utilizada en
acciones de mejoramiento y control de calidad en las organizaciones, ayuda a graficar
las causas del problema que se estudia y analizarlas, Es llamado "Espina de Pescado"
por la forma en que se van colocando cada una de las causas o razones que a entender
originan un problema, tiene la ventaja que permite visualizar de una manera muy
rápida y clara, la relación que tiene cada una de las causas con las demás razones que
inciden en el origen del problema, en algunas oportunidades son causas
independientes y en otras, existe una íntima relación entre ellas, las que pueden estar
actuando en cadena.
La mejor manera de identificar problemas es a través de la participación de
todos los miembros del equipo de trabajo en que se trabaja y lograr que todos los
participantes vayan enunciando sus sugerencias, los conceptos que expresen las
personas, se irán colocando en diversos lugares, al identificar el problema a estudiar
se procede a realiza una lista con las diferentes causas que hayan generado el efecto,
comenzando por un nivel más general y enfocando detalladamente las sub-causas.
De tal manera se procede a la elaboración de un diagrama, de acuerdo con la
información recaudada por los empleados involucrados en el desarrollo de las
actividades del departamento contable.
4.3 Fase III. Diseñar un manual de normas y procedimientos contables para
optimizar las operaciones de los registros en el sistema contable de la empresa
ESCA SERFICON 1934 C.A.
Para el desarrollo de esta etapa se tomara en cuenta lo analizado en las fases
anteriores, diseñando un manual de normas contables para optimizar las operaciones
de los registros en el sistema contable, con la finalidad de lograr disminuir los
posibles errores que pueden generarse al momento de ejecutar las actividades
cotidianas de la empresa e utilizando un lenguaje claro y sencillo que permita la
adecuada aplicación y comprensión de los empleados de la organización, así como de
cualquier otro usuario
CAPITULO V
RESULTADOS
5.1 Fase I: Diagnostico de la situación actual en el departamento de contabilidad
de la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,
Para el desarrollo del manual de normas y procedimientos se realizó una
recopilación de información a través de la aplicación de la observación directa y la
revisión documental de la empresa, además se diseñó un cuestionario mediante el
cual se obtuvo información sobre las dificultades que presenta el departamento de
contabilidad.
A continuación se presentan los resultados obtenidos de las encuestas
aplicadas al personal de la empresa graficando y analizando los resultados, dicha
muestra se obtiene de tres (3) empleados que conforman el departamento de
contabilidad.
5.1.1. Resultado obtenido por el método de la observación directa
El registro de las observaciones realizadas durante el proceso de
investigación, se plasman mediante la ficha de observación, en la cual se señalan los
aspectos evaluados del proceso.
El resultado de esta técnica aplicada se presenta en el cuadro número 1.
Cuadro No 1.
Lista de cotejo.
Aspecto Si No Observación
1. Manuales de normas y
procedimientos.
�
2. Existencia de los pasos
para ejecutar el trabajo.
�
3. Conocimiento de las
actividades asignadas a
cada personal.
�
Se conocen las
obligaciones pero no se
cumplen por que no
están establecidos
oficialmente.
4. Existe un control para el
registro de facturas.
�
Fuente: Cuerva (2014)
Análisis:
En el departamento de contabilidad de la empresa ESCA SERFICONT 1934
C.A., se evidencio que las actividades que debe ejecutar el personal se conocen, pero
no le dan el cumplimiento adecuado debido a la carencia del establecimiento de las
asignaciones para cada empleado de la empresa, es por esta razón que se pueden
presentar retrasos en el desempeño de las actividades, un mal manejo de información,
errores en los registros de las facturas lo cual refleja la carencia de organización y de
una serie de pasos que faciliten el desarrollo de las funciones.
Al establecer las actividades que le corresponde ejecutar a cada empleado
permitirá realizar las funciones de la empresa de manera organizada y correcta,
mejorando el proceso de las operaciones de lo
mediante la aplicación de normas y procedimientos que les proporcionaran a los
empleados un mejor control y eficiencia en sus actividades.
5.1.2 Resultados obtenidos para el método de la encuesta
Ítem 1.- ¿La empresa cu
el departamento de contabilidad?
Tabla # 1
Respuestas
SI
NO
TOTAL
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino que la empresa no
cuenta con un manual de normas y procedimientos en el departamento de
contabilidad que le permita al empleado utilizarlo como herramienta para conocer los
Fuente:
Al establecer las actividades que le corresponde ejecutar a cada empleado
permitirá realizar las funciones de la empresa de manera organizada y correcta,
mejorando el proceso de las operaciones de los registros en el sistema contable,
aplicación de normas y procedimientos que les proporcionaran a los
empleados un mejor control y eficiencia en sus actividades.
5.1.2 Resultados obtenidos para el método de la encuesta
¿La empresa cuenta con una manual de normas y procedimientos para
el departamento de contabilidad?
Frecuencia Porcentaje
0
3
3
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino que la empresa no
cuenta con un manual de normas y procedimientos en el departamento de
contabilidad que le permita al empleado utilizarlo como herramienta para conocer los
100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2014)
Al establecer las actividades que le corresponde ejecutar a cada empleado
permitirá realizar las funciones de la empresa de manera organizada y correcta,
s registros en el sistema contable,
aplicación de normas y procedimientos que les proporcionaran a los
enta con una manual de normas y procedimientos para
Porcentaje
0%
100%
100%
El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino que la empresa no
cuenta con un manual de normas y procedimientos en el departamento de
contabilidad que le permita al empleado utilizarlo como herramienta para conocer los
SI
NO
pasos que debe seguir al momento de realizar su actividad, y debido a la carencia de
normas y procedimientos se presentan debilidades en cuanto al manejo de
información.
Ítem 2.- ¿Considera usted que los pasos para ejecutar las funciones en el
departamento de contabilidad
Tabla # 2
Respuestas
Si
No
Total
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
Análisis: El sesenta y siete por ciento (67%) de los trabajadores
para ejecutar las funciones en el departamento no se encuentran establecidos, el resto
treinta y tres por ciento (33%) considera que sí; según los resultados se evidencia la
falta de asignación de pasos a seguir, es por ello que
normas y procedimientos claros y precisos con el fin de que cada empleado pueda
tener conocimientos de los mismos.
67%
Fuente:
guir al momento de realizar su actividad, y debido a la carencia de
normas y procedimientos se presentan debilidades en cuanto al manejo de
¿Considera usted que los pasos para ejecutar las funciones en el
departamento de contabilidad están establecidos?
Frecuencia
1
2
3
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
El sesenta y siete por ciento (67%) de los trabajadores opino que los pasos
para ejecutar las funciones en el departamento no se encuentran establecidos, el resto
treinta y tres por ciento (33%) considera que sí; según los resultados se evidencia la
falta de asignación de pasos a seguir, es por ello que es necesario implementar
normas y procedimientos claros y precisos con el fin de que cada empleado pueda
er conocimientos de los mismos.
Fuente: Cuestionario aplicado (2014)
guir al momento de realizar su actividad, y debido a la carencia de
normas y procedimientos se presentan debilidades en cuanto al manejo de
¿Considera usted que los pasos para ejecutar las funciones en el
Porcentaje
33%
67%
100%
opino que los pasos
para ejecutar las funciones en el departamento no se encuentran establecidos, el resto
treinta y tres por ciento (33%) considera que sí; según los resultados se evidencia la
es necesario implementar
normas y procedimientos claros y precisos con el fin de que cada empleado pueda
SI
NO
Ítem 3.- ¿Cree usted que existe un control al momento de registrar las facturas
en el sistema?
Tabla # 3
Respuestas
Si
No
Total
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino no existe un control
para realizar el registro de las futuras, es notorio que existe carencia de información
en cuanto a la forma adecuada de realizar los registros lo cual puede traer como
consecuencia errores significativos y pérdida de tiempo en la ejecución de las
operaciones y a su vez
¿Cree usted que existe un control al momento de registrar las facturas
Frecuencia
0
3
3
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino no existe un control
registro de las futuras, es notorio que existe carencia de información
en cuanto a la forma adecuada de realizar los registros lo cual puede traer como
consecuencia errores significativos y pérdida de tiempo en la ejecución de las
a su vez resultados inexactos.
100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2014)
¿Cree usted que existe un control al momento de registrar las facturas
Porcentaje
0%
100%
100%
El cien por ciento (100%) de los trabajadores opino no existe un control
registro de las futuras, es notorio que existe carencia de información
en cuanto a la forma adecuada de realizar los registros lo cual puede traer como
consecuencia errores significativos y pérdida de tiempo en la ejecución de las
SI
NO
Ítem 4.- ¿Considera usted que es necesario que exista una disciplina de
actividades en el departamento de contabilidad?
Tabla # 4
Respuestas
Si
No
Total
Fuente: Cuestionario aplicado
Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores manifestó que si requieren
de la asignación de actividades para una mejor organización disciplina en el área se
evidencia la incomodidad
encuentran muchas veces desorientados en sus funciones lo cual crea confusión y
descontento en el empleado ya que en toda organización debe existir la descripción
de actividades de cargos con l
funciones.
¿Considera usted que es necesario que exista una disciplina de
actividades en el departamento de contabilidad?
Frecuencia
3
0
3
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
El cien por ciento (100%) de los trabajadores manifestó que si requieren
de la asignación de actividades para una mejor organización disciplina en el área se
evidencia la incomodidad por parte de los empleados en el departamento ya que se
encuentran muchas veces desorientados en sus funciones lo cual crea confusión y
descontento en el empleado ya que en toda organización debe existir la descripción
de actividades de cargos con la finalidad de poder dar el mejor cumplimiento de las
100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2014)
¿Considera usted que es necesario que exista una disciplina de
Porcentaje
100%
0%
100%
El cien por ciento (100%) de los trabajadores manifestó que si requieren
de la asignación de actividades para una mejor organización disciplina en el área se
por parte de los empleados en el departamento ya que se
encuentran muchas veces desorientados en sus funciones lo cual crea confusión y
descontento en el empleado ya que en toda organización debe existir la descripción
a finalidad de poder dar el mejor cumplimiento de las
SI
NO
Ítem 5.- ¿Considera usted que la implementación del manual de normas y
procedimientos mejoraría el proceso del registro contable?
Tabla # 5
Respuestas
Si
No
Total
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
Análisis: El cien por ciento (100%) de los trabajadores del departamento de
contabilidad manifestó que se requiere establecer normas y
departamento ya que es una herramienta fundamental para la empresa que servirá de
apoyo para todos los empleados mejorando la ejecución de las operaci
registros contables.
Fuente:
¿Considera usted que la implementación del manual de normas y
procedimientos mejoraría el proceso del registro contable?
Frecuencia
3
0
3
Fuente: Cuestionario aplicado (2014).
El cien por ciento (100%) de los trabajadores del departamento de
contabilidad manifestó que se requiere establecer normas y procedimientos en el
departamento ya que es una herramienta fundamental para la empresa que servirá de
apoyo para todos los empleados mejorando la ejecución de las operaci
100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2014)
¿Considera usted que la implementación del manual de normas y
Porcentaje
100%
0%
100%
El cien por ciento (100%) de los trabajadores del departamento de
procedimientos en el
departamento ya que es una herramienta fundamental para la empresa que servirá de
apoyo para todos los empleados mejorando la ejecución de las operaciones en los
SI
NO
5.2 FASE II: Elaboración del diagrama de Ishikawua para identificar las causas
y los efectos de los procedimientos para mejorar el registro de las operaciones
contables.
Se ha determinado que al momento de realizar las operaciones de los registros
en el sistema contable lo originan las siguientes causas que se visualizan y se
presentan mediante el diagrama de Ishikawua, lo cual permitió conocerse a través de
un análisis que se obtuvo de las reuniones realizadas por el personal que pertenece al
departamento de contabilidad.
Falta de control en
las
Operaciones de
Registros contables
Falta de orden
en las facturas Carencia de
conocimientos
para ejecutar el
procedimiento
Falta de
adiestramiento
y capacitación
Carencia de
orientación
sobre el registro
de las facturas
Asignación de
actividades
Falta de normas
y
procedimientos
Carencia de
cursos para los
empleados
Herramientas
y métodos No se
realizan
prácticas
Falta de
asesorías
Carencia de
organización
Falta de
conocimientos
Incumplimiento de
las funciones Falta de
reglamentos
No se
delegan
funciones
No hay
programación
No existen
procedimientos
No se lleva un
control en registro
5.3 Fase III: Diseñar un manual de normas y procedimientos contables para optimizar las operaciones de los registros en el sistema contable de la empresa ESCA SERFICON 1934 C.A.
Una vez realizado el diagnóstico de la situación actual y aplicado las
herramientas correspondientes para la recolección de información y análisis del
proceso de las operaciones en los registros contables, se procedió a realizar un
manual de normas y procedimientos en el departamento de contabilidad con el fin de
mejorar las debilidades existentes en cuanto a las operaciones de los registros
contables de la empresa ESCA SERFICON 1934 C.A. ubicada en el trigal centro,
calle Naguanagua, Edif. Liber, Edo Carabobo.
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento:
Contabilidad Descripción:
Propuesta Fecha:
Código:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA
MEJORAR LAS OPERACIONES DE LOS REGISTROS REALIZADOS EN
EL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA ESCA SERFICONT 19 34 C.A.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Índice
Fecha:
Código:
Página:
INDICE
CONTENIDO pp
Objetivos ……………………………………………………………………...
Justificación …………………………………………………………………..
Alcance ……………………………………………………………………….
Instructivo para el Uso del Manual ................................................................
Normas de la Propuesta ……………………………………………………..
Normas para el personal que labora en el departamento contable ………….
Normas para organizar facturas ……………………………………………..
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Objetivos
Fecha:
Código:
Página: 1/
Objetivo general:
Establecer y documentar con claridad las normas y los procedimientos para que
sirvan de apoyo en el desarrollo de las actividades que se ejecutan en el departamento
de contabilidad con el fin de garantizar el cumplimiento de las mismas.
Objetivo específico:
� Demostrar el enfoque de cómo opera la empresa.
� Definir cuáles son los pasos que contiene el procedimiento que se ejecuta en
el departamento.
� Establecer cuál es la responsabilidad del personal pertinente del departamento.
� Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.
� Ayudar a la realización de las actividades asignadas al personal.
� Establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que
describe en forma detallada las actividades del departamento de contabilidad
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
Departamento:Contabilidad
Figura N° 1 Estructura Organizativa de EscaSerficont 1934Fuente:EscaSerficont 1934 (2014)
Elaborado por:
Gladys Briceño
Contador
Mensajero
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento:
Descripción: Estructura
Organizacional
Fecha:
Estructura Organizativa de EscaSerficont 1934 EscaSerficont 1934 (2014)
Elaborado por: Revisado por:
Gladys Briceño
Jefe de Contabilidad
Contador Contador Contador
Asistente Contable
Asistente Administrativo
Mensajero
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Código:
Página:2/
Aprobado por:
Contador
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Justificación
Fecha:
Código:
Página:
Justificación:
Este manual se realizó con el objeto de orientar los procesos contables con el fin de
establecer, orientar, adiestrar y capacitar al personal, permitiendo mejorar la eficacia
de los procesos contables en el departamento.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Alcance
Fecha:
Código:
Página:
Alcance:
Este manual va dirigido al personal que labora en el departamento de contabilidad, así
como aquellas personas que intervienen en el proceso contable y procedimientos para
el logro de los objetivos proyectados en la misma.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Instructivo
Fecha:
Código:
Página:
Instructivo:
Dicho manual está diseñado con información accesible y práctica, de manera que el
personal que no ha recibido entrenamiento o no tengan relación con el mismo, las
normas de uso son las siguientes:
� Este manual es propiedad de la empresa y debe cuidarse y respetarse.
� Este manual no debe salir de la empresa ya que es de uso exclusivo de la
empresa.
� Debe mantenerse en buen estado.
� Se deben realizar ajustes si surgen cambios en los procedimientos.
� Solo será modificado por las personas autorizadas.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Normas de la
propuesta
Fecha:
Código:
Página:
Normas de la propuesta:
� La aceptación de este manual va a depender de la Gerencia Administrativa y
de la Gerencia General.
� Las modificaciones o evaluaciones del manual de normas y procedimientos
están a cargo del área administrativas de la empresa.
� Este manual está dirigido exclusivamente al personal del departamento de
contabilidad, este puede ser utilizado por el resto del personal que labora en el
departamento.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Normas para el
personal que labora en el departamento
Fecha:
Código:
Página:
Normas para el personal que labora en el departamento de contabilidad:
� Suministrar información contable necesaria a las autoridades y a los entes que
requieran información sobre la situación financiera.
� Verificar la información antes de comenzar a registrar en sistema.
� Mantener la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales que al
efecto le sean impartidas por los superiores inmediatos.
� Mantener archivados los documentos soportes.
� Realizar las declaraciones del IVA e ISLR.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Funciones del
Personal Administrativo y
Contable
Fecha:
Código:
Página:
Funciones del Jefe de Contabilidad:
� Suministrar información contable necesaria a las autoridades y a los entes que
requieran información sobre la situación financiera.
� Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo.
� Elabora informes periódicos de las actividades a realizar.
� Verifica comprobantes de ingresos y órdenes de pago.
� Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades bajo su
responsabilidad.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Funciones del
Personal Administrativo y
Contable
Fecha:
Código:
Página:
Funciones del Asistente Administrativo:
� Gestión Bancaria.
� Elaboración de Presupuesto
� Registro y Contabilización de Facturas
� Gestión de Crédito y Cobranzas
� Gestión de las Cuentas por Pagar.
� Gestión de Tesorería
� Atención al cliente y de proveedores
� Registro en el Sistema Administrativo.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Funciones del
Personal Administrativo y
Contable
Fecha:
Código:
Página:
Funciones del Asistente Contable:
� Registro de las operaciones contables
� Análisis de las cuentas contables
� Gestión contable y tributaria
� Elaboración de conciliaciones bancarias
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Normas para
organizar facturas
Fecha:
Código:
Página:
Normas para organizar facturas:
� Recibir los documentos contables de cada cliente.
� Verificar que tipo de facturas son: sin son de compras, ventas o gastos.
� Verificar el nombre de la empresa y las fechas de las facturas.
� Ordenar las facturas de acuerdo al mes y fechas correspondientes.
� Ordenar las facturas manteniendo un correlativo del número de factura con el
fin de facilitar el proceso del registro en el sistema.
� Clasificar los comprobantes de pagos: de impuestos, recibos de sueldos y
salarios, bonos de alimentación que se reciban por parte del cliente.
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para la Emisión
de Facturas
Fecha:
Código:
Página:
Responsable Actividad
Analista Contable
Realiza la relación de los servicios prestados por la empresa, el cual debe contener: a) cliente, b) servicio prestado, c) Cantidad en bolívares que se debe cobrar por el servicio, d) Fecha del servicio
Se asegura que cada rubro a lo cual se emita la factura tenga los soportes que validen esa información.
Asistente Administrativo
Verifica que la relación de los datos requeridos para realizar las facturas esté correcta y debidamente soportada. (Ver figura N°)
Se realiza un reporte en Excel con la relación requerida para realizar la factura Se imprimen dos reportes que serán anexados a las facturas
Si la información está correcta, autoriza la facturación Si no está correcta, regresa la documentación al analista contable De estar correcta la relación, realiza las facturas a cada cliente. Ingresa al sistema selecciona al cliente, cargo en la cuenta correspondiente el monto a facturar y coloca la descripción del servicio Posterior a esto imprimo la factura. Envía original de la factura con soportes al Jefe de Contabilidad, para su revisión y aprobación del envío de la factura al cliente
Jefe de Contabilidad
Recibe original con soportes de las facturas
Revisa la factura y la relación (soporte)
Si esta correcta autoriza el envío de las facturas a los clientes Si no está correcta, regresa las facturas y las relaciones (soporte) al asistente administrativo con las observaciones para su anulación y nueva emisión
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para la Emisión
de Facturas
Fecha:
Código:
Página:
Fecha Cliente RIF Cuenta Factura Descripción Valor Bs
Figura N° Formato para el registro de facturas Autor: Briceño (2014)
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para la Emisión
de Facturas
Fecha:
Código:
Página:
Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de emisión de factura Autor: Briceño (2014)
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento:
Contabilidad Descripción: Procedimiento
para las Conciliaciones
Bancarias
Fecha:
Código:
Página:
Responsable Actividad
Analista Contable
Descarga los estados de cuenta que serán utilizados para la conciliación de los movimientos registrados en las respectivas cuentas.
Realiza las conciliaciones bancaria, en el formato de la figura N°
Una vez realizada la conciliación la archiva
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento
para las Conciliaciones
Bancarias
Fecha:
Código:
Página:
CONCILIACIÓN DEL BANCO “xxx” Cuenta °
Al dd/mm/aaa SALDO SEGÚN LIBROS XXX (+) Cargos no Considerados por el Banco Fecha Documento Concepto Importe
XXX (+) Abonos no Registrados en Contabilidad Fecha Documento Concepto Importe
XXX (-) Abonos no Considerados por el Banco Fecha Documento Concepto Importe
XXX (-) Cargos no Registrados por Contabilidad Fecha Documento Concepto Importe
XXX SALDO SEGÚN ESTADOS BANCARIOS XXX
Figura N° Formulario para realizar las conciliaciones bancarias Autor: Briceño (2014)
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento
para las Conciliaciones
Bancarias
Fecha:
Código:
Página:
Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Conciliaciones Bancarias Autor: Briceño (2014)
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para la emisión
de cheques
Fecha:
Código:
Página:
Responsable Actividad
Asistente Administrativo
Los lunes se verifica en el correo de administración que estén las
solicitudes de cheques con sus soportes y se imprimen.
Se verifica si hay facturas de los proveedores de papelería y artículos de
limpieza.
Verifica si hay que hacer reposición de caja chica
Se registran todas las facturas (se crea la cuenta por pagar).
Se verifica la disponibilidad de cuenta en el banco.
Se selecciona la modalidad de cheques en el sistema administrativo-
contable y se colocan los datos del beneficiario.
Se realiza el asiento contable
Se imprime el cheque
Se le anexa el soporte (copia de la factura del proveedor, pago de
servicios, entre otros)
Los cheques se entregan al Jefe de Contabilidad para su firma
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para la emisión
de cheques
Fecha:
Código:
Página:
Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Emisión de Cheques Autor: Briceño (2014)
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento
para la disponibilidad en
cuentas
Fecha:
Código:
Página:
Responsable Actividad
Asistente Administrativo
Diariamente consulta a las entidades bancarias sobre los saldos existentes en cada una de ellas.
Compara el saldo diario con los movimientos realizados durante el día.
Realiza un informe en caso de encontrar una discrepancia
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento
para la disponibilidad en
cuentas
Fecha:
Código:
Página:
Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Emisión de Cheques Autor: Briceño (2014)
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para las
cuentas por pagar
Fecha:
Código:
Página:
Responsable Actividad
Asistente Administrativo
Los días martes, recopila la documentación requerida para realizar el pago, tal como lo es: orden de compras y facturas Coloca esta información en el formato de la figura N° y verifica cuál es el lapso de vencimiento de las facturas. Destaca en el listado, aquellas facturas que estén próxima a vencerse Investiga la disponibilidad existente en los bancos Elabora el listado de las obligaciones por pagar de acuerdo a la disponibilidad existente en los bancos. Envía la información al Jefe de Contabilidad, para su aprobación
Jefe de Contabilidad
Recibe la información del Asistente Administrativo Si está de acuerdo, firma la relación de pagos y envía la remesa al asistente contable para la elaboración de los cheques
Asistente Contable
Elabora los cheques de acuerdo a la remesa de pagos y registra la información en el software administrativo - contable Envía los cheques elaborados al Jefe de Contabilidad para su firma
Jefe de Contabilidad
Firma los cheques y los regresa al Asistente Administrativo
Asistente Administrativo
Guarda la remesa de cheques y les avisa a los proveedores que ya su pago está listo. En caso del pago de servicios, entrega los cheques de pago al motorizado para que lo consigne en las respectivas agencias de servicios.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para las
cuentas por pagar
Fecha:
Código:
Página:
Fecha Prov. RIF Cuenta Factura Descripción Valor Bs Venc.
Figura N° Formato para el Vencimiento de las Cuentas por Pagar Autor: Briceño (2014)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para las
cuentas por pagar
Fecha:
Código:
Página:
Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Emisión de Cheques Autor: Briceño (2014)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Normas para las
cuentas por Cobrar- Clientes
Fecha:
Código:
Página:
• Los pagos de clientes deben ser depositados en las cuentas bancarias
asignadas por la empresa.
• Las facturas deben estar completamente llenas en su formato identificando
claramente: Nombre del Cliente, RIF, domicilio fiscal, descripción del
servicio adquirido, monto en bolívares desglosando el IVA, monto total de la
factura, número de factura.
• Los recibos de cobro una vez finalizado el proceso de cobro deben ser
devueltos a contabilidad en un lapso no mayor a tres (3) días.
• Verificar la consistencia de los datos de la factura con el sistema antes de
efectuar el proceso de cobranza.
• No se deben aceptar cheques posfechados por concepto de cancelación de
facturas.
• Los recibos de cobro anulados deben permanecer en el talonario de cobro.
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Responsabilidades para las cuentas por
Cobrar- Clientes
Fecha:
Código:
Página:
Responsabilidades del Jefe de Contabilidad
Gestionar y cobrar saldos y facturas de difícil recuperación.
Responsabilidades del Analista de Contabilidad en relación de cuentas por
cobrar:
Tener el control de las cuentas por cobrar y las cobranzas realizadas
Mantener actualizados los registros de las cobranzas realizadas.
Responsabilidades del Asistente Administrativo en relación a cuentas por
cobrar:
Monitorear los bancos diariamente a fin de verificar si existen cheques devueltos para
notificar a supervisores, vendedores y clientes, procesar en el sistema y gestionar su
cobranza.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para las cuentas
por Cobrar- Clientes
Fecha:
Código:
Página:
Responsable Actividad
Asistente Contable
Recibe la factura del servicio y crea la cuenta por cobrar
Una vez realizada la cobranza, la relaciona en el software administrativo-contable, en el mismo se ingresa la información relacionada con la documentación de cobro recibida.
Verifica si el depósito se encuentra o no procesado, a manera que no exista un registro doble del cobro.
Busca el análisis de vencimiento del cliente y se actualiza el análisis de la factura cobrada (Ver figura N°)
Registra la cancelación de la factura en cuentas por cobrar.
Emite los recibos de cobro y se los envíaal cliente.
Recopila todos los comprobantes de retención de IVA e ISLR recibidos de los clientes y los envía a contabilidad.
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para las cuentas
por Cobrar- Clientes
Fecha:
Código:
Página:
REPORTE DE CUENTAS POR COBRAR
DEUDAS POR ANTIGUEDAD
Fecha de Cierre: dd/mm/aaaa
Clientes Deuda Fecha de Vencim
Cuota A los 30 días
De 31 a 60 días
Mayor a 60 días
Figura N° Diagrama de flujo para el Análisis de las Cuentas por Cobrar Autor: Briceño (2014)
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para las
cuentas por Cobrar- Clientes
Fecha:
Código:
Página:
Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Cuentas por Cobrar Autor: Briceño (2014)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para elaborar la
nómina de los empleados
Fecha:
Código:
Página:
Responsable Actividad
Asistente administrativo
Verifica los datos del personal a cargar en la nomina: respecto a las horas trabajadas e inasistencias en las cuales han incurrido durante el período de pago En función a la información anterior, se realizan los cálculos correspondientes y envía esta información al Jefe de Contabilidad
Jefe de Contabilidad
Verifica las inasistencias con sus debidos soportes y envía esta información al Asistente Administrativo, con otros descuentos a realizar al personal(cada uno con sus debidos soportes)
Asistente Administrativo
Procesa la información y procede al elaborar planilla con todos los descuentos (Ver figura N°) a aplicar y envía al Jefe de Contabilidad.
Jefe de Contabilidad
Firma y sella las planillas y envía a administración.
Asistente Administrativo
Procesa el pago de la nómina y elabora el asiento contable Entrega el original del reporte de nómina al trabajador y una copia a la archiva en la administración de la empresa
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para elaborar la
nómina de los empleados
Fecha:
Código:
Página:
Figura N° Diagrama de flujo para el procedimiento de Elaboración de Nómina Autor: Briceño (2014)
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Procedimiento para elaborar la
nómina de los empleados
Fecha:
Código:
Página:
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
NÓMINA DE PAGO DEL PERSONAL POR
HONORARIOS PROFESIONALES
N° Nombre y Apellido Cédula de Identidad
Servicio Monto de Honorarios
Firma
Figura N° Formulario para el registro de la nómina
Autor: Briceño (2014)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Normas para realizar el registro de las operaciones en el sistema
Fecha:
Código:
Página:
Normas para realizar el registro de las operaciones en el sistema.
• Buscar la carpeta del cliente.
• Seleccionar en el sistema el nombre del cliente a quien se le va a realizar los
registros correspondientes.
• Antes de comenzar el proceso de ingreso de facturas al sistema es necesario
verificar que las facturas estén debidamente ordenadas.
• Preguntar si existe alguna duda con alguna factura del cliente.
• Verificar que los montos pasados al sistema coincidan con los de la factura.
• Una vez terminado de ingresar todas las facturas estas deben ser chequeadas
con la finalidad de que no existan errores en montos.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
ESCA SERFICONT 1934 RIFJ-29936622-6
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
Departamento: Contabilidad
Descripción: Indicadores de gestión
Fecha:
Código:
Página:
Los indicadores de gestión que se proponen para llevar a cabo de forma
eficiente el proceso contable de esta empresa, son los siguientes:
• Calidad en los servicios prestados: Número y porcentaje de servicios generados
sin retraso, o sin necesidad de información adicional.
• Entregas perfectamente recibidas: Número y porcentaje de servicios que
cumplen las especificaciones de calidad y servicio definido, con desglose por
cartera de cliente.
• Costos de recibir servicios sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio
• Nivel de cumplimiento de los clientes.
• Rotación del flujo del efectivo.
• Tiempo de respuesta al servicio solicitado.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gladys Briceño
5.5 Conclusiones
En la actualidad existen muchas empresas que carecen de normas y
procedimientos lo cual genera que a nivel organizacional se comiencen a presentar
dificultades para el desarrollo de las actividades cotidianas que conllevan a un
deficiencia laboral, debido a que las funciones no se cumplen adecuadamente y
organizadamente causando un descontrol interno, es por esta razón que hoy en día
muchas empresas prefieren realizar una inversión basados en esfuerzos con la
finalidad de poder detectar la falla existente y de esta manera proceder a revisar los
procedimientos que se llevan a cabo al momento de ejecutar los procesos del
departamento y de esta manera poder ubicar cuales son las herramientas necesarias
para corregir los procesos.
En base a lo mencionado anteriormente se realizó este informe con la finalidad
de evaluar las fallas que presenta el departamento de la empresa ESCA SERFICONT
1934 C.A., tomando como principal fuente de información los resultados obtenidos a
través de las encuestas realizadas al personal, lo cual nos indica la oportunidad que
existe de poder dar una mejora a las actividades que se realizan en el departamento
por medio del diseño de un manual de normas y procedimientos que contenga las
pautas a seguir para dar un mejor cumplimiento a las actividades diarias del
departamento.
5.6 Recomendaciones
Para el logro de los objetivos y metas la empresa ESCA SERFICONT 1934 C.A.,
deberá considerar las siguientes recomendaciones:
� Proporcionar a los empleados de la empresa el uso y manejo del manual
de normas y procedimientos ya que es una herramienta fundamental que
ayudara a mejorar el funcionamiento y desempeño de las actividades que
se ejecutan.
� Dar cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.
� Inspeccionar al personal con la finalidad de observar los resultados
obtenidos con la implementación del manual de normas y procedimientos.
REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS Alzurrut, B. (2010).Manual de normas y procedimientos para la optimización en
la recepción y registro de las propuestas de pago a los proveedores
a través del sistema Sap en el departamento de operaciones
administrativas de la empresa alimentos polar comercial, C.A.
Informe de Pasantía no publicado de la Universidad José Antonio Páez.
Valencia.
Arias, F. (2002). El proyecto de investigación. Introducción a la metodología
científica. Episteme.
Bermúdez (2010). Manual de normas y procedimientos en el Departamento de
Admisión de_ Pacientes del Centro Policlínico Valencia. Informe de
Pasantía no publicado de la Universidad José Antonio Páez. Valencia.
Balestrini, M. (2002). Como se elabora un proyecto de investigación. Consultores
asociados- Caracas, Venezuela.
Coso, (1992). Componentes de control interno.
Continolo G, (2006). Manuales Contables de Normas y Procedimientos.
Catacora Carpio, F. (1996). Sistemas y procedimientos contables. Editorial Mc.
Graw-Hill interamericana de Venezuela. S.A. Caracas, Venezuela.
Cuerva Yusbely (2013). Manual de Normas y Procedimientos contables en el
proceso de compras utilizando el sistema profit en la empresa Ipeca
Construcciones, C.A. Informe de Pasantía no publicado de la
Universidad José Antonio Páez. Valencia.
Esteban, I (2009). Manual de normas y procedimientos del departamento de
compras de la empresa un mundo de limpieza, C.A. Informe de
Pasantía no publicado de la Universidad José Antonio Páez. Valencia.
Holmes, (1994). Control interno.
Hernández. W. (2010). Diseño de un manual de normas y procedimientos para el
control de inventarios en el almacén de productos terminados de la
Empresa Cartón de Venezuela, Div, unión gráfica, S.A. Informe de
Pasantía no publicado de la Universidad José Antonio Páez. Valencia.
Meigs, Meigs, Bettner, Whittington. (1998). Control interno.
Mantilla, S. (2005). Responsables del control interno.
Moreno, E. (2010). Diseño de una manual de normas y procedimientos contables
de control interno para el área de ventas- cuentas por cobrar de la
empresa. Sermatein, C.A. Informe de Pasantía no publicado de la
Universidad José Antonio Páez. Valencia.
Piñate, Iraida (2012). Proponer un Manual de Normas y Procedimientos para el
control de las cuentas por cobrar de la empresa Kenworth de la
Montaña, S.A. Informe de Pasantía no publicado de la Universidad
José Antonio Páez. Valencia.
Sabino, C. (1997). El proceso de investigación. Edit. Lumen- Buenos Aires.
Tamayo- Tamayo (1999). El proceso de investigación científica. Limusa.
Universidad Nacional Abierta (2003). Técnicas de investigación y documentación.
ELECTRONICAS
http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml#ixzz2x6HvDhCQ
Definición de contabilidad administrativa - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/contabilidad-administrativa/#ixzz2x6GxO0TS