D-2
Diciembre 2013
Introducción
División de Contabilidad Fiscal
El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente a la División
de Contabilidad Fiscal, son de observancia general, sirve como instrumento de información y
consulta.
Es elaborado y revisado por la División de Organización y Métodos en coordinación con el
personal adscrito a la División de Contabilidad Fiscal, bajo la supervisión del Jefe del área.
El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es
proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento de
la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento de consulta y de
adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para la delegación de
funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo para desarrollar sus
actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación, supervisión y control de las
responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el progreso de la organización.
Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de los
Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas que
ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos conceptos, para
así lograr el objetivo para el cual los Manuales fueron creados.
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal Conceptos
PROPÓSITO DEL MANUAL:
El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es mantener
en forma ordenada, sistemática y al alcance de los trabajadores, toda la información
concerniente a las funciones y objetivos de la División de Contabilidad Fiscal.
IMPORTANCIA:
Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos muy útiles de
comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea, facilitándole una
visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias responsabilidades,
como parte integrante de las principales funciones de la organización, estructura jerárquica y
objetivos de cada unidad organizativa.
ALCANCE:
Este Manual de Organización Norma y Procedimientos involucra todas las unidades
organizativas de la División de Contabilidad Fiscal.
PRESENTACIÓN:
Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la información
necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad organizativa, Funciones, Políticas,
Normas y Procedimientos de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se
conforman cada uno de ellos.
POLÍTICAS : Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar
para la realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites
dentro de los cuales se deben desarrollar.
Estas políticas establecidas por la alta Dirección de la Gobernación, están dirigidas al logro de
los objetivos principales de la misma.
NORMAS: Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben
efectuar las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de lograr un
mejor desarrollo de las mismas.
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Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal Conceptos
Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y por
ende al logro de los objetivos.
PROCEDIMIENTO: Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor,
los cuales especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal
involucrado, relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los procesos
que se llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y coordinada.
MÉTODO: Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de
recursos materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva al
logro de los objetivos.
ACTIVIDADES : Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo determinado,
dirigidas al logro de un objetivo específico; Determinan el grado de responsabilidad y autoridad
del cargo.
TAREAS : Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus actividades,
forman la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso de los mismos.
DIAGRAMA ESTRUCTURAL:
Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se específica la
división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes
unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco
administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.
DIAGRAMA DE POSICIÓN:
Es la organización formal en la que se establecen los cargos que existen en las diferentes
unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco
administrativo de referencia.
NIVEL JERÁRQUICO:
Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las
unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad; independientemente de la
clase de función que se les encomiende.
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División de Contabilidad Fiscal Conceptos
ORGANIGRAMA:
Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma resumida la
estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las
unidades que la componen.
UNIDAD ORGANIZATIVA:
Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias
funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.
FUNCIÓN:
Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los
objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un área
organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.
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División de Contabilidad Fiscal Estructura del Manual
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PRESENTACIÓN:
Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la información
necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución; de una manera
uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.
Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y con
una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura Nº 1)
Fig. Nº. 1
EJEMPLO:
(DENOMINACIÓN
DE LA UNIDAD
ORGANIZATIVA )
DIVISION DE CONTABILIDAD
FISCAL
Logotipo
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal Estructura del Manual
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ESTRUCTURA INTERNA :
Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá mantenerla
bajo una misma forma de presentación.
Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por la División
de Organización y Métodos, quien elaborará en original y (n) número de copias, las cuales
dependerán de las unidades involucradas con la información, y permanecerán en el Manual
hasta que se realice alguna modificación.
La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se muestra
a continuación:
GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ÁREA:
ASUNTO:
CÓDIGO
FECHA DE VIGENCIA 1
2
3
4
5
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División de Contabilidad Fiscal Estructura del Manual
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CÓDIGO DE CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN
1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.
2 Asunto Título de la información presentada.
3 Código Codificación asignada, por la División de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato
4 Fecha de Vigencia Mes y año que entra en vigencia la información para su implantación y/o Ejecución.
5 (Espacio Blanco) Área destinada para la impresión o vaciado de la información.
CÓDIGO:
Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por la División
de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.3 de la forma “Manual de Normas y
Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control.
Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera
necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada área
específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:
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División de Contabilidad Fiscal Estructura del Manual
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Z X X X X - Z
Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia
Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)
Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos
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División de Contabilidad Fiscal Uso del Manual de Normas y Procedimientos
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Búsqueda de Información
El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales de
Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la
Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información
relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la
productividad en las mismas.
Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma estructura y
una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,
ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información referente
a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código - parámetro
fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad organizativa especifica.
El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos
denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos con
la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones especificando:
a.- Para Políticas y Normas:
I. Objetivo
II. Contenido
b.- Para Procedimientos:
I. Objetivo
II. Extensión
III. Formularios utilizados
IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.
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División de Contabilidad Fiscal Uso del Manual de Normas y Procedimientos
D-2
La primera denominación “RESPONSABLE”, en el cual se indica la unidad organizacional
o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del procedimiento, segunda
denominada “ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de pasos a seguir por cada
responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los documentos que hace mención
el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos o formularios se encierran entre
comillas, los originales tanto para los documentos como para los instructivos se representan
con el Cero (0), las copias con el número uno en adelante (1).
Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)
c.- Para instructivos de formularios:
I. Título
II. Objetivos
III. Origen
IV. Frecuencia de preparación
V. Elaboración
VI. Distribución
VII. Período de archivo
VIII. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que
contienen, bajo la Referencia numérica.
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División de Contabilidad Fiscal Uso del Manual de Normas y Procedimientos
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2. Diagramas de Flujo o Flujogramas:
Nombre Símbolo Función
Terminal
Representa el inicio y fin de un programa. También puede representar una parada o interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.
Operación
Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”
Decisión
Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir
Conector de Proceso 1
Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1
Indicador de dirección o línea de flujo
Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.
Documento Forma
Formulario
Representa un documento, formulario, tarjeta, carnet o cualquier otro material impreso.
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División de Contabilidad Fiscal Uso del Manual de Normas y Procedimientos
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Nombre Símbolo Función
Documentos
2
1
0
Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnet o cualquier material impreso.
Documentos
Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.
Archivo Temporal T
Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.
Archivo Permanente P
Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.
Conector de Página A
Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.
Procesamiento electrónico de Datos
Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal Uso del Manual de Normas y Procedimientos
D-2
La interpretación de esta simbología en los flujo gramas es sencilla. Una vez que se ha
ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujo grama
correspondiente seguidamente de éste.
Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial los
pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.
Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la secuencia
del procedimiento.
Todas esta información, procesada e impresa por la División de Organización y Métodos, será
distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información de la cual sean
responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se encuentren involucradas.
Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las Unidades
Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.
El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes
son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se
utiliza para codificar cada unidad organizativa.
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División de Contabilidad Fiscal Codificación
D-2
El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes
son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se utiliza
para codificar cada unidad organizativa.
Cód. Dependencia Cód. Dependencia
D
Dirección de
Finanzas
CIBI Comisión de Inventarios de Bienes Inmuebles
CDBM Comisión de Desincorporación de Bienes
Muebles
ORRC Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas
ORTA Oficina de Revisión de Tramites Administrativos
UTACRS
Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento,
Control de Ejecución y Cumplimiento de los
Compromisos de Responsabilidad Social
1 División de Tesorería
2 División de Contabilidad Fiscal
3 División de Contabilidad Presupuestaria
4 División de Adquisición de Bienes y Servicios
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División de Contabilidad Fiscal
Índice
Código
Introducción D-2
Conceptos D-2
Estructura del manual D-2
Uso del manual D-2
Manual de organización D-2
Base legal D-2-BL
NORMAS
Generales D-2-01N
PROCEDIMIENTOS
Registro contable 102 “Tesorería del Estado” D-2-01P
Registro contable 110 “Fondo del Situado Coordinado” D-2-02P
Registro contable 120 “Documentos Negociables”. D-2-03P
Registro contable 122 “Ingresos por Recaudar” D-2-04P
Registro contable 126 “Fondos en Avance”. D-2-05P
Registro contable 128 “Anticipos a Contratistas”. D-2-06P
Registro contable 130 “Fondos Especiales” D-2-07P
Registro contable 132 “Fondos de Terceros” D-2-08P
Registro contable 101 “Ordenes de Pago” D-2-09P
Registro contable 1-2-103 “Gastos por Pagar” D-2-10P
Registro contable 131 “Depósitos Especiales” D-2-11P
Registro contable 133 “Depósitos de Terceros” D-2-12P
Registro contable 199 “Situación Financiera del Tesoro” D-2-13P
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Índice
Registro contable 200 “Situación Fiscal del Tesoro” D-2-14P
Registro de 210 “Aporte de Capital y Acciones” D-2-15P
Registro de 212 “Bienes Inmuebles” D-2-16P
Registro de 214 “Bienes Muebles” D-2-17P
Registro de 216 “Proveeduría y Almacenes” D-2-18P
Registro de 216 “Proveeduría y Almacenes” D-2-19P
Registro de 240 “Otros Activos” D-2-20P
Registrar las 2-2-203 “Obligaciones Diferidas”. D-2-21P
Registro contable 300 “Gastos Presupuestarios”. D-2-22P
Registro contable 301 “Ingresos de las Planillas de Liquidación”. D-2-23P
Registro contable 303 ingresos Extraordinarios” Planillas de Liquidación D-2-24P
Generar el Balance General D-2-25P
Llenar Encuesta de Formulario Anual Nº 1 (F1) Banco Central de
Venezuela “Ingresos Fiscales del Gobierno Regional”
D-2-26P
Llenar Encuesta Formulario 3 (F3) Banco Central de Venezuela “Gasto
Ejecutado por Sectores y Partidas”
D-2-27P
Llenar Encuesta Formulario Trimestral Nº 5 (F5) Banco Central de
Venezuela “Ingresos Fiscales del Gobierno Regional”
D-2-28P
Llenar Encuesta Formulario Nº 6 (F6) Banco Central de Venezuela
·”Gasto Ejecutado por Partidas”.
D-2-29P
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Índice
Llenar Encuesta Formulario 13_1 (F13_1) Banco Central de Venezuela
“Gasto Ejecutado por Productos Sector Gobierno Regional”
D-2-30P
Llenar Relación de Ingresos y Egresos Estadales Instituto Nacional de
Estadística
D-2-31P
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Organización
OBJETIVO:
Unidad organizativa de carácter operativo que tiene como objetivo principal recabar, clasificar,
registrar, controlar y analizar la información que se origina de la gestión económica y financiera,
a fin de emitir los resultados de su ejecución.
CONSTITUCIÓN:
(Según relación de cargos fijos)
Reportan a esta División: un (01) Auditor IV, un (01) Auditor III, un (01) Auditor I, tres (03)
Secretarias (os) II.
CONSTITUCIÓN:
(Según funcionamiento actual)
Reportan a esta División:
Personal Fijo: Jefe de División, un (01) Auditor IV, un (01) Auditor III, un (01) Auditor II, un
(01) Auditor I, una (01) Secretaria II, una (01) Contabilista II.
FUNCIONES:
1. Producir Estados Financieros de la Hacienda Pública Estadal.
2. Registrar y controlar las transacciones de las operaciones financieras y revisar
operaciones presupuestarias.
3. Analizar la información que se originan de la gestión económica y financiera e informar
los resultados.
4. Resguardar los documentos que soportan los registros contables.
5. Definir y establecer los registros auxiliares que se consideren necesarios para un eficiente
control del sistema contable.
6. Mantener adecuados registros que garanticen un sistema contable y financiero confiable.
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Organización
Organigrama de Estructural (Según decreto Nº 667 de fecha 31 de agosto de 2007 )
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Organización
Organigrama de Estructural (Según decreto funcionamiento actual)
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Organización
Organigrama de Posición (Según Relación de Cargos Fijos)
D-2
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Organización
Organigrama de Posición (Según Funcionamiento Actual)
Personal fijo
D-2-BL
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Base Legal
CONTENIDO:
1. Publicación 20 de la Contraloría General de la República publicada en la Gaceta Oficial
Nº. 2624 Extraordinario de fecha 30-06-1980.
2. Normas Generales de Contabilidad del Sector Público. Gaceta oficial No. 36100 del
04- 12-1996.
3. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus Reglamentos.
4. Ley Orgánica de régimen presupuestario del Estado Táchira.
5. Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos.
6. Manuales de Normas y Procedimiento de cada una de las dependencias que conforman
la Dirección de Finanzas.
7. Cualquier otra disposición legal o reglamentaria que sea aplicable en el registro de las
operaciones.
D-2-01N
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Normas Generales
CONTENIDO:
1. Deberán llevarse registros auxiliares de ingresos y egresos de acuerdo a las diferentes
cuentas incluidas en la Ley de Presupuesto.
2. La División de Contabilidad Fiscal a través del Despacho de la Dirección de Finanzas
tramitará ante la Secretaría General de Gobierno la habilitación de los Libros Contables
requeridos para su funcionamiento.
3. El ejercicio económico de la Gobernación de Estado abarcará el periodo comprendido
entre el 01 de Enero y el 31 de Diciembre de cada año.
4. Todo documento que sea utilizado como soporte en el registro de las transacciones
deberá ser original (0) o copia (1), con las excepciones establecidas en la Ley sobre
Simplificación de Trámites Administrativos.
5. El movimiento de las cuentas bancarias es una información elaborada por la División de
Tesorería, para proceder a registrar y verificar los saldos de las diferentes cuentas tales
como: 102 “Tesorería del Estado”, 110 “Fondos del Situado Coordinado”, 120
“Documentos Negociables”, 101 “Ordenes de Pago”, 130 “Fondos Especiales”, 131
“Depósitos Especiales”,132 “Fondos de Terceros”, 133 “Depósitos de Terceros” y 240
“Otros Activos. Deberá existir un trabajo conjunto entre los Funcionarios encargados y
responsables de generar la información para el Balance de la Hacienda Pública, tanto de
la División de Tesorería, División de Contabilidad Presupuestaria como de la División de
Contabilidad Fiscal; con el fin de conciliar la información contenida en los movimientos
bancarios y en los registros contables para procurar la razonabilidad del Balance.
6. La División de Contabilidad Fiscal contará con un archivo para expedientes de contratos
de obras y todos los soportes que genera los registros contables.
7. A través del Despacho de la Dirección de Finanzas se solicitará a la Secretaria General
de Gobierno trimestralmente las rescisiones unilaterales y bilaterales, así mismo como a
los entes ejecutores con el fin de garantizar la razonabilidad de la cuenta Anticipos a
Contratistas y Responsabilidades Fiscales .
D-2-01N
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Normas Generales
8. A través del Despacho de la Dirección de Finanzas se solicitará a la Dirección de
Personal la relación de obligaciones por concepto de aportes patronales pendientes por
cancelar, con los respectivos documentos que originan la obligación.
9. A través del Despacho de la Dirección de Finanzas se solicitará mensualmente a la
Secretaria General de Gobierno por medio de oficio los reconocimientos de deuda
mediante decretos, con su respectivo soporte (copia del expediente).
10. El Sistema Administrativo SIGRE es la herramienta automatizada donde se registra la
información.
11. Se llevaran los Libros Diario y Mayor.
12. Las planillas de liquidación son archivadas en carpetas previamente codificadas en el
lomo que identifica el mes y año del documento archivado.
13. Todo documento antes de salir de la oficina debe estar autorizado por el Jefe de División.
Si la solicitud del documento fue realizada por escrito, se elaborará oficio de envió en
calidad de préstamo, si por razones de urgencia administrativa o si es solicitada
verbalmente por instancias superiores se enviará mediante el uso de un formato de
transferencia de papeles.
14. El acceso al archivo solo será permitido a los empleados adscritos a esta División.
15. Al consultar un documento, los usuarios no podrán alterar el orden establecido.
16. Todos los documentos deben permanecer durante dos (2) años antes de ser enviados al
Archivo del Despacho de la Dirección de Finanzas. Se exceptúan de esta norma los
contratos que no hayan sido cerrados administrativamente. Así mismo podrán
conservarse documentos por un lapso superior al acordado previa autorización del Jefe
de División, cuando por razones de trabajo así se requiera.
D-2-01P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 102 “Tesorería del Estado”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 102 “Tesorería del Estado”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Libros de las cuentas bancarias que comprendan al registro
contable”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II 1. Recibe mensualmente de la División de Tesorería:
Movimientos de Cuentas Bancarias (0) y entrega al Jefe
de División.
Jefe de División 2. Recibe Movimientos de Cuentas Bancarias (1) revisa y
entrega al Auditor II
Auditor II 3. Recibe los Movimientos de cuentas bancarias
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el
acceso directo al Sistema.
5. Accede a la ventana Comprobantes.
6. Selecciona la cuenta del movimiento y actualiza cada
uno de los registros que la afecte.
7. Realiza asientos contables
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV
9. Recibe asientos contables, revisa y coteja los asientos
contables con los soportes.
10. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-02P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 110 “Fondo del Situado
Coordinado”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 110 “Fondo del Situado
Coordinado”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Libros de las cuentas bancarias que comprendan el registro
contable”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II 1. Recibe mensualmente de la División de Tesorería:
Movimientos de Cuentas Bancarias (0) y entrega al Jefe
de División.
Jefe de División 2. Recibe Movimientos de Cuentas Bancarias (0) revisa y
entrega al Auditor II
Auditor II 3. Recibe los Movimientos de cuentas bancarias
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el
acceso directo al Sistema.
5. Accede a la ventana Comprobantes.
6. Selecciona la cuenta del movimiento y actualiza cada uno
de los registros que la afecte.
7. Realiza asientos contables
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y soporte
Auditor IV
9. Recibe los asientos contables, revisa y coteja los asientos
contables con los soportes.
10. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-03P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 120 “Documentos Negociables”.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 120 “Documentos Negociables”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Relación de Documentos Negociables” RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe información mensual de la División de Tesorería:
Relación de Documentos Negociables y entrega al Jefe
de División.
Jefe de División
2. Recibe Relación de Documentos Negociables (0) revisa y
entrega al Auditor II
Auditor II 3. Recibe Relación de Documentos Negociables (0)
revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el
acceso directo al Sistema
5. Accede a la ventana Comprobantes y actualiza
6. Realiza asientos contables.
7. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV 8. Recibe los asientos contables, revisa y coteja los
asientos contables con los soportes respectivos.
9. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 10. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y
libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-04P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 122 “Ingresos por Recaudar”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 122 “Ingresos por Recaudar”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Presupuestos de Ingresos” RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
2. Accede a la ventana Comprobantes y registra.
3. Realiza asientos contables de los ingresos
presupuestarios que sean motivo de liquidación o
reconocimiento previo.
4. Entrega al Auditor IV asientos contables y
soportes.
Auditor IV 5. Recibe los asientos contables, revisa y coteja los
asientos contables con los soportes.
6. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 7. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario
y libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-05P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 126 “Fondos en Avance”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 126 “Fondos en Avance”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Relación Fondos en Avance”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe de la oficina de recepción y rendición de cuentas la
Relación Fondos en Avances, mensualmente y entrega al
Jefe de División.
Jefe de División 2. Recibe Relación de Fondos de Avance , revisa y entrega al
Auditor II.
Auditor II 3. Recibe la Relación Fondos en Avances, revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el acceso
directo al Sistema
5. Accede a la ventana Comprobantes y actualiza.
6. Realiza asientos contables.
7. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV 8. Recibe los asientos contables, revisa, coteja con los
soportes.
9. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 10. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-06P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 128 “Anticipos a Contratistas”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para registro contable 128 “Anticipos a Contratistas”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Ordenes de Pago”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe mensualmente de Contabilidad Presupuestaria
Órdenes de pago de anticipos, valuaciones y entrega al Jefe
de División.
Jefe de División 2. Recibe Órdenes de pago de anticipos, valuaciones, revisa y
entrega al Auditor II
Auditor II 3. Recibe Órdenes de pago de anticipos, valuaciones, revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema SIGRE
y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al
Sistema
5. Accede a la ventana de comprobantes y actualiza.
6. Realiza asientos contables.
7. Entrega asientos contables y soportes al Auditor IV.
Auditor IV 8. Recibe los asientos contables, revisa, .coteja con los
soportes.
9. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 10. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-07P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 130 “Fondos de Especiales”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 130 “Fondos Especiales”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Libros de las cuentas bancarias que comprendan al
registro contable”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe mensualmente de la División de Tesorería
movimientos de cuentas bancarias (0) y entrega al
Jefe de División.
Jefe de División 2. Recibe movimientos de cuentas bancarias (0),
revisa y envía al Auditor II.
Auditor II 3. Recibe movimientos de cuentas bancarias (0),
revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de usuario
para el acceso directo al Sistema
5. Accede a la ventana Comprobantes, verifica y
actualiza.
6. Realiza asientos contables.
7. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV 8. Recibe asientos contables, revisa y coteja con los
soportes
9. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 10. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y
libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-08P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 132 “Fondos de Terceros”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 132 “Fondos de Terceros”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Libros de las cuentas bancarias que comprendan al
registro contable”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretario II
1. Recibe mensualmente de la División de Tesorería
Movimientos de Cuentas Bancarias (0) y entrega
al Jefe de División.
Jefe de División
2. Recibe Movimientos de Cuentas Bancarias (0),
revisa y entrega al Auditor II
Auditor II 3. Recibe Movimientos de Cuentas Bancarias (0),
revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema.
5. Revisa mensualmente los mayores analíticos de
cada una de las cuentas que integran el resumen
de movimientos de Fondos de Terceros.
6. Accede a la ventana comprobante verifica y
actualiza.
7. Realiza asientos contables
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y
soportes.
Auditor IV 9. Recibe asientos contables, revisa y coteja los
asientos contables con los soportes.
10. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
D-2-08P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 132 “Fondos de Terceros”
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II
11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y
libro mayor de Contabilidad Fiscal
D-2-09P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 101 “Ordenes de Pago”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 101 “Ordenes de Pago”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Ordenes de Pago”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II 1. Recibe de la División de Contabilidad Presupuestaria
Ordenes de Pago y entrega al Jefe de División.
Jefe de División 2. Recibe Órdenes de Pago y entrega al Auditor I.
Auditor I 3. Recibe Órdenes de Pago, revisa.
4. Solicita mensualmente a la Tesorería General del Estado los
libros de las cuentas bancarias correspondientes al
presupuesto Ordinario, Inversión, FIDES, LAEE y FCI, para
su revisión.
5. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema SIGRE
y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al
Sistema.
6. Accede a la ventana Comprobantes revisa que cada uno de
los comprobantes generados por las órdenes emitidas,
pagadas corresponda al presupuesto que lo afecta.
7. Actualiza las órdenes de pago emitidas, pagadas.
8. Revisa reporte de Ejecución Presupuestaria por partida,
chequea causados y pagados.
9. Imprime mensualmente reporte de Ejecución Presupuestaria
por partida.
10. Realiza mensualmente relación de las Órdenes de Pago por
pagar.
D-2-09P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 101 “Ordenes de Pago”
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor I 11. Entrega reporte de Ejecución Presupuestaria y relación de
las Ordenes de Pago por pagar al Auditor II
Auditor II
12. Recibe reporte Ejecución Presupuestaria y relación de las
Ordenes de Pago por pagar, revisa.
13. Realiza asientos contables.
14. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV 15. Recibe asientos contables, revisa, coteja con los soportes.
16. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 17. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-10P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 103 “Gastos por Pagar”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 103 “Gastos por Pagar”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Relación de Gastos Causados y no Pagados al Final del Ejercicio Fiscal y Ordenes de Pago”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II 1. Recibe relación de gastos causados y no pagados al final
del ejercicio fiscal de la División de Contabilidad
Presupuestaria.
2. Recibe de la División de Contabilidad Presupuestaria
Ordenes de Pago.
3. Entrega al Jefe de División relación de Gastos Causados y
no Pagados al final de Ejercicio Fiscal.
4. Entrega al Jefe de División Órdenes de Pago.
Jefe de División 5. Recibe Órdenes de Pago , revisa y entrega al Auditor II.
6. Recibe relación de gastos causados y no pagados al final
del ejercicio fiscal, revisa y entrega al Auditor II.
Auditor II 7. Recibe relación de gastos causados y no pagados al final
del ejercicio fiscal y Ordenes de Pago.
8. Ingresa al Modulo de Contabilidad Fiscal del Sistema SIGRE
y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al
sistema.
9. Accede a la ventana comprobante y actualiza.
10. Realiza Asientos Contables.
11. Entrega al Auditor IV Asientos Contables y soportes.
Auditor IV 12. Recibe Asientos Contables, revisa, coteja con los soportes.
13. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
D-2-10P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 103 “Gastos por Pagar”
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 14. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-11P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 131 “Depósitos Especiales”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 131 “Depósitos Especiales”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Libros de cuentas bancarias que comprendan al registro contable”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe mensualmente de la División de Tesorería
movimientos de cuentas bancarias (0) y entrega al
Jefe de División.
Jefe de División 2. Recibe movimientos de cuentas bancarias (0),
revisa y envía al Auditor II
Auditor II 3. Recibe movimientos de cuentas bancarias (0),
revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
5. Accede a la ventana Comprobantes, verifica
actualiza
6. Realiza asientos contables.
7. Entrega al Auditor IV asientos contables y
soportes.
Auditor IV
8. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja con los
soportes.
9. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 10. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario
y libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-12P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 133 “Depósitos de Terceros”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 133 “Depósitos de Terceros”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Libros de cuentas bancarias que comprendan al registro contable”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretario II
1. Recibe mensualmente de la División de Tesorería
Movimientos de Cuentas Bancarias (0) y entrega
al Jefe de División.
Jefe de División 2. Recibe Movimientos de Cuentas Bancarias (0),
revisa y envía al Auditor II
Auditor II
3. Recibe Movimientos de Cuentas Bancarias (0),
revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema.
5. Revisa mensualmente los mayores analíticos de
cada una de las cuentas que integran el resumen
de movimientos de Depósitos de Terceros.
6. Accede a la ventana Comprobantes, verifica
actualiza
7. Realiza asientos contables.
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y
soportes.
Auditor IV 9. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja con los
soportes.
10. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
D-2-12P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 133 “Depósitos de Terceros”
RESPONSABLE ACCIÓN
Contabilista II 11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario
y libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-13P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 199 “Situación Financiera
del Tesoro”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 199 “Situación Financiera
del Tesoro”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de usuario
para el acceso directo al Sistema
2. Accede a la ventana Comprobantes realiza el
cierre del período y determina la nueva situación
financiera.
3. Realiza asientos contables y entrega al Auditor IV.
Auditor IV 4. Recibe Asientos Contables, revisa.
5. Entrega a Contabilista II Asientos Contables
Contabilista II 6. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y
libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-14P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 200 “Situación Fiscal del
Tesoro”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 200 “Situación Fiscal del
Tesoro”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de usuario
para el acceso directo al Sistema
2. Accede a la ventana Comprobantes realiza el
cierre del período y determina la nueva situación
fiscal.
3. Realiza asientos contables y entrega al Auditor IV.
Auditor IV 4. Recibe Asientos Contables, revisa.
5. Entrega a Contabilista II Asientos Contables
Contabilista II 6. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y
libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-15P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 210 “Aporte de Capital y
Acciones”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 210 “Aportes de Capital y
Acciones”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS :”Ordenes de Pago”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe Ordenes de Pago de Contabilidad
Presupuestaria
2. Entrega al Jefe de División Órdenes de Pago.
Jefe de División 3. Recibe Órdenes de Pago (1), revisa y entrega al
Auditor II.
Auditor II 4. Recibe Órdenes de Pago (1), revisa.
5. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de usuario
para el acceso directo al Sistema.
6. Accede a la ventana Comprobantes, y actualiza
7. Realiza asientos contables.
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV 9. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja los
asientos contables con los soportes respectivos
10. Entrega a Contabilista II Asientos Contables
Contabilista II 11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario
y libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-16P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 212 “Bienes Inmuebles”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 212 “Bienes Inmuebles”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS :”Resumen de la Cuenta Bienes Inmuebles”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe mensualmente de la División de
Administración de Bienes Resumen de la Cuenta
Bienes Inmuebles (0).
2. Entrega al Jefe de División Resumen de la
Cuenta Bienes Inmuebles (0).
Jefe de División 3. Recibe Resumen de la Cuenta Bienes Inmuebles
(0), revisa y entrega al Auditor II.
Auditor II 4. Recibe Resumen de la Cuenta Bienes Inmuebles
(0), revisa.
5. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
6. Accede a la Ventana Comprobantes, registra y
actualiza.
7. Realiza asientos contables.
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y
soportes.
Auditor IV 9. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja con los
soportes.
10. Entrega Asientos contables al Contabilista II
Contabilista II 11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario
y libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-17P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 214 “Bienes Muebles”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 214 “Bienes Muebles”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : Relación de Bienes Muebles RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe mensualmente de la División de
Administración de Bienes Relación de Bienes
Muebles (0).
2. Entrega al Jefe de División Relación de Bienes
Muebles (0).
Jefe de División 3. Recibe Relación de Bienes Muebles (0), revisa y
envía al Auditor II.
Auditor II 4. Recibe Relación de Bienes Muebles (0), revisa.
5. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
6. Accede a la Ventana Comprobantes, registra y
actualiza.
7. Realiza asientos contables.
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y
soportes.
Auditor IV 9. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja con los
soportes.
10. Entrega Asientos contables al Contabilista II
Contabilista II 11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario
y libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-18P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 216 “Proveeduría y
Almacenes”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 216 “Proveeduría y
Almacenes”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS :”Saldos de Inventario de Materiales en Depósitos”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe mensualmente de la División de
Administración de Bienes Saldos de Inventario de
Materiales en Depósitos
2. Entrega al Jefe de División Saldos de Inventario
de Materiales en Depósitos
Jefe de División 3. Recibe Saldos de Inventario de Materiales en
Depósitos, revisa y entrega al Auditor II.
Auditor II 4. Recibe Saldos de Inventario de Materiales en
Depósitos (0), revisa
5. Ingresa al Modulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza autenticación del usuario
para acceso al sistema..
6. Accede a la ventana Comprobantes, registra y
actualiza comprobantes
7. Realiza asientos contables.
8. Entrega al Auditor IV asientos contables y
soportes.
Auditor IV 9. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja con los
soportes.
10. Entrega Asientos contables al Contabilista II
Contabilista II 11. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario
y libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-19P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 222 “Responsabilidades
Fiscales”.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 222 “Responsabilidades Fiscales”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : Decreto de Rescisión, Rescisiones Unilaterales, Rescisiones
Bilaterales.
RESPONSABLE
ACCIÓN
Secretario II
1. Recibe Decreto de Rescisión, Rescisiones Unilaterales,
Rescisiones Bilaterales de contratos de obra (1).
2. Entrega los Decreto de Rescisión, Rescisiones Unilaterales,
Rescisiones Bilaterales de contratos de obra al Jefe de
División
Jefe de División
3. Recibe Decreto de Rescisión, Rescisiones Unilaterales,
Rescisiones Bilaterales, revisa.
4. Entrega los Decreto de Rescisión, Rescisiones Unilaterales,
Rescisiones Bilaterales al Auditor II
Auditor II
5. Recibe Decreto de Rescisión, Rescisiones Unilaterales,
Rescisiones Bilaterales.
6. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema SIGRE
y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al
Sistema
7. Accede a la ventana Comprobantes, registra y actualiza.
8. Realiza asientos contables
9. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV 10. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja con los soportes
11. Entrega Asientos contables al Contabilista II
Contabilista II 12. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-20P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 240 “Otros Activos”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 240 “Otros Activos”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Jefe de División
1. Al determinar Acreencias a favor de la Hacienda
Estado.
2. Entrega al Auditor II las Acreencias a favor de la
Hacienda del Estado.
Auditor II
3. Recibe Acreencias a favor de la Hacienda del
Estado, revisa.
4. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de usuario
para el acceso directo al Sistema
5. Accede a la ventana Comprobantes, registra
actualiza el comprobante.
6. Realiza asientos contables
7. Entrega al Auditor IV asientos contables y soportes.
Auditor IV 8. Recibe Asientos Contables, revisa y coteja con los
soportes.
9. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 10. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y
libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-21P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 203 “Obligaciones Diferidas”.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para registro contable 203 “Obligaciones Diferidas”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Relación de Obligaciones Diferidas”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe de la Dirección de Personal la relación de
obligaciones diferidas (0) por concepto de aportes
patronales.
2. Recibe de la Secretaria General de Gobierno los
Reconocimientos de deuda (0)
3. Entrega la relación de obligaciones diferidas y
reconocimiento de deuda al Jefe de División.
Jefe de División
4. Recibe relación de obligaciones diferidas y
reconocimiento de deuda, revisa y clasifica.
5. Entrega relación de obligaciones diferidas y
reconocimiento de deuda al Auditor II.
Auditor II 6. Recibe relación de obligaciones diferidas y
reconocimiento de deuda, revisa
7. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el
acceso directo al Sistema
8. Accede a la ventana Comprobantes y actualiza el
comprobante.
9. Realiza asientos contables y entrega al Auditor IV.
D-2-21P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 203 “Obligaciones Diferidas”.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor IV 10. Recibe Asientos Contables, revisa.
11. Coteja los asientos contables con los soportes
respectivos.
12. Entrega a Contabilista II los Asientos Contables
Contabilista II 13. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y
libro mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-22P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 300 Gastos Presupuestarios”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 300 “Gastos Presupuestarios”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Ordenes de Pago”
RESPONSABLE
ACCIÓN
Secretaria II 1. Recibe diariamente de la División de Contabilidad
Presupuestaria Ordenes de Pago y entrega al Jefe de
División.
Jefe de División 2. Recibe Órdenes de Pago, revisa.
3. Entrega Ordenes de Pago al Auditor I.
Auditor I 4. Recibe Órdenes de Pago, revisa.
5. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema SIGRE
y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al
Sistema.
6. Accede a la ventana Comprobantes revisa que cada uno de
los comprobantes generados por las órdenes emitidas,
corresponda a gastos presupuestarios y actualiza.
7. Imprime Reporte de Ejecución Presupuestaria (0) por partida
y entrega al Auditor II.
Auditor II
8. Recibe Reporte de Ejecución Presupuestaria (0), revisa
realiza asientos contables.
9. Entrega al Auditor IV Reporte asientos contables y soportes.
Auditor IV 10. Recibe asientos contables conjuntamente con soportes,
revisa y coteja con los soportes.
11. Entrega a Contabilista II Asientos Contables
Contabilista II 12. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-23P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 301 “Ingresos”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 301 “Ingresos”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Planillas de liquidación”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe Planillas de Liquidación (1).
2. Entrega Planillas de liquidación (1), al Jefe de División.
Jefe de División
3. Recibe Planillas de Liquidación (1), revisa.
4. Entrega Planillas de Liquidación (1) al Auditor III
Auditor III 5. Recibe Planillas de Liquidación (1), revisa.
6. Ingresa al Módulo de Ingresos Tesorería del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el acceso
directo al Sistema.
7. Ingresa a las ventanas:
Reportes
Planillas de Liquidación
• Realiza la verificación de las referencias a cada una
de las Planillas de Liquidación.
8. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el acceso
directo al Sistema
9. Accede a la ventana Comprobantes y actualiza.
10. Entrega Planillas de Liquidación (1) al Auditor II.
Auditor II 11. Recibe Planillas de Liquidación (1), revisa.
12. Registra en el control de Ingreso Cuadro en Hoja de Excel,
numero de Planilla de Liquidación, fecha y monto por cuenta
contable.
D-2-23P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 301 “Ingresos”
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II 13. Realiza asientos contables.
14. Entrega asientos contables y soportes al Auditor IV.
15. Entrega Planillas de liquidación (1) al Contabilista II.
Contabilista II 16. Recibe Planillas de liquidación (1), revisa y archiva por
cuenta contable
Auditor IV 17. Recibe asientos contables, revisa y coteja con los
soportes.
18. Entrega asientos contables, al Contabilista II.
Contabilista II 19. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-24P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 303 ingresos Extraordinarios”
Planillas de Liquidación
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el registro contable 303 “Ingresos Extraordinarios”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
FORMULARIOS UTILIZADOS : “Planillas de liquidación”
RESPONSABLE ACCIÓN
Secretaria II
1. Recibe Planillas de Liquidación (1).
2. Entrega Planillas de liquidación (1), al Jefe de División.
Jefe de División
3. Recibe Planillas de Liquidación (1), revisa.
4. Entrega Planillas de Liquidación (1) al Auditor III
Auditor III 5. Recibe Planillas de Liquidación (1), revisa.
6. Ingresa al Módulo de Ingresos Tesorería del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el acceso
directo al Sistema.
7. Ingresa a las ventanas:
Reportes
Planillas de Liquidación
• Realiza la verificación de las referencias a cada una
de las Planillas de Liquidación.
8. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el acceso
directo al Sistema
9. Accede a la ventana Comprobantes y actualiza.
10. Entrega Planillas de Liquidación (1) al Auditor II.
Auditor II 11. Recibe Planillas de Liquidación (1), registra.
12. Registra en el control de Ingreso Cuadro en Hoja de Excel,
numero de Planilla de Liquidación, fecha y monto por cuenta
contable
D-2-24P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el registro contable 303 ingresos Extraordinarios”
Planillas de Liquidación
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II 13. Realiza asientos contables.
14. Entrega Planillas de liquidación al Contabilista II.
15. Entrega asientos contables y soportes al Auditor IV.
Contabilista II 16. Recibe Planilla de Liquidación (1), revisa y archiva por
cuenta contable
Auditor IV 17. Recibe asientos contables , revisa y coteja con los soportes
18. Entrega asientos contables, al Contabilista II.
Contabilista II 19. Recibe Asientos Contables, registra en libro diario y libro
mayor de Contabilidad Fiscal.
D-2-25P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el Generar el Balance General
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para Generar el Balance General
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el acceso
directo al Sistema.
2. Genera Reporte Balance de comprobación, revisa.
3. Realiza Balance General (0), y anexos (0).
4. Entrega Balance General (0) y anexos (0) al Auditor IV.
Auditor IV 5. Recibe Balance General (0), revisa y coteja con los anexos
(0).
6. Entrega al Jefe de División Balance General (0), y anexos
(0).
Jefe de División 7. Recibe Balance General (0), y anexos (0), revisa y verifica.
Si esta de acuerdo
7.1 Firma Balance General (0) y anexos (0).
7.2 Entrega Balance General (0) y anexos (0) al Director
(a) de Finanzas
Director (a) de Finanzas 7.3 Recibe Balance General (0), y anexos (0) revisa.
7.4 Verifica saldos e información contenida en el Balance
General (0) y anexos (0).
Si esta de acuerdo
7.4.1 Firma Balance General (0) y anexos (0).
D-2-25P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para el Generar el Balance General
RESPONSABLE ACCIÓN
Director (a) de
Finanzas
En caso contrario
7.5 Devuelve Balance General (0) y anexos (0) al Jefe de
División solicitando que revise las observaciones
encontradas procediendo a su corrección Continua
procedimiento a partir del ítem 7.2
Jefe de División En caso contrario
8. Devuelve Balance General (0) y anexos (0) solicitando
que revise las observaciones encontradas. Procediendo a
su corrección Continua procedimiento en el ítem 1
D-2-26P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario Anual Nº 1 (F1) Banco Central de Venezuela “Ingresos Fiscales del Gobierno Regional”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para llenar Encuesta de Formulario Anual Nº 1 (F1) Banco
Central de Venezuela “Ingresos Fiscales del Gobierno Regional”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del Sistema
SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el acceso
directo al Sistema.
2. Ingresa a la ventana Reporte.
3. Genera Reportes.
4. Procede al llenado del Formulario F1.
5. Imprime Encuesta Ingresos Fiscales del Gobierno
Regional Formulario Anual Nº 1
6. Entrega anualmente en físico y digital al Jefe de División
Jefe de División 7. Recibe y verifica montos en el Formulario Anual Nº 1
Si esta de acuerdo :
7.1 Firma Formulario Anual Nº 1.
7.2 Envía anualmente a la Dirección de Planificación y
Desarrollo para su correspondiente entrega al Banco
Central de Venezuela.
En Caso Contrario :
8. Devuelve Formulario Anual Nº 1 al Auditor II, solicita que
realice verificación y correcciones necesarias.
Continua procedimiento a partir del ítem 3
D-2-27P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario 3 (F3) Banco Central
de Venezuela “Gasto Ejecutado por Sectores y Partidas”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para llenar Encuesta Formulario 3 (F3) Banco Central
de Venezuela “Gasto Ejecutado por Sectores y Partidas”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor I
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Presupuestaria del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de usuario para el
acceso directo al Sistema.
2. Ingresa a la ventana Reporte.
3. Genera Reporte.
4. Procede al llenado del Formulario F3 Gasto Ejecutado por
Sectores y Partidas enviado por el Banco Central de
Venezuela, utiliza reporte Ejecución Presupuestaria por
partida montos causados.
5. Archiva reporte y soportes Formulario F3 Gasto Ejecutado
por Sectores y Partidas.
6. Imprime Formulario F3 Gasto Ejecutado por Sectores y
Partidas
7. Entrega anualmente en físico y digital al Jefe de División
Jefe de División 8. Recibe y verifica montos en el Formulario Anual Nº 3
Si esta de acuerdo :
8.1 Firma Formulario Anual Nº 3.
8.2 Envía anualmente a la Dirección de Planificación y
Desarrollo para su correspondiente entrega al
Banco Central de Venezuela.
D-2-27P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario 3 (F3) Banco Central
de Venezuela “Gasto Ejecutado por Sectores y Partidas”
RESPONSABLE ACCIÓN
Jefe de División En Caso Contrario:
9. Devuelve Formulario Anual Nº 3 al Auditor I, solicita que
realice verificación y correcciones necesarias.
Continua procedimiento a partir del ítem 3
D-2-28P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario Trimestral Nº 5 (F5) Banco Central de Venezuela “Ingresos Fiscales del Gobierno Regional”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para llenar Encuesta Formulario Trimestral Nº 5 (F5)
Banco Central de Venezuela “Ingresos Fiscales del Gobierno Regional”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de usuario
para el acceso directo al Sistema
2. Ingresa a la ventana
3. Genera Reporte.
4. Procede al llenado del Formulario F5
trimestralmente Órganos del Sector Gobierno
General Ingresos Fiscales del Gobierno Regional
enviado por el Banco Central de Venezuela
5. Imprime Formulario F5 Gasto Ejecutado por
Sectores y Partidas Órganos del Sector Gobierno
General Ingresos Fiscales del Gobierno Regional
6. Entrega trimestralmente en físico y digital al Jefe de
División.
Jefe de División 7. Recibe y verifica montos en el Formulario trimestral
Nº 5
Si esta de acuerdo :
7.1 Firma Formulario Anual Nº 5
7.2 Envía trimestral a la Dirección de
Planificación y Desarrollo para su
correspondiente entrega al Banco Central
de Venezuela.
D-2-28P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario Trimestral Nº 5 (F5) Banco Central de Venezuela “Ingresos Fiscales del Gobierno Regional”
RESPONSABLE ACCIÓN
Jefe de División En Caso Contrario:
8. Devuelve Formulario trimestral Nº 5 al Auditor II,
solicita que realice verificación y correcciones
necesarias.
Continua procedimiento a partir del ítem 3
D-2-29P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario Nº 6 (F6) Banco Central
de Venezuela ·”Gasto Ejecutado por Partidas”.
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para llenar Encuesta Formulario Nº 6 (F6) Banco Central
de Venezuela ·”Gasto Ejecutado por Partidas”.
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor I
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Presupuestaria
del Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
2. Ingresa a la ventana
3. Genera Reporte.
4. Procede al llenado trimestral del Formulario F6
Gasto Ejecutado por Partidas enviado por el Banco
Central de Venezuela, tomando el total causado por
partidas requeridas una a una repitiendo
procedimiento a partir del Ítem 2 hasta completar la
encuesta.
5. Imprime trimestral Formulario F6 Gasto Ejecutado
por Partidas
6. Entrega trimestral en físico y digital al Jefe de
División
Jefe de División
7. Recibe y verifica montos en el Formulario trimestral
Nº 5
Si esta de acuerdo :
7.1 Firma Formulario Anual Nº 6
D-2-29P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario Nº 6 (F6) Banco Central
de Venezuela ·”Gasto Ejecutado por Partidas”.
RESPONSABLE ACCIÓN
Jefe de División
7.2 Envía trimestral a la Dirección de
Planificación y Desarrollo para su
correspondiente entrega al Banco Central
de Venezuela.
En Caso Contrario:
8. Devuelve Formulario trimestral Nº 6 al Auditor I,
solicita que realice verificación y correcciones
necesarias.
Continua procedimiento a partir del ítem 2
D-2-29P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario Nº 6 (F6) Banco Central
de Venezuela ·”Gasto Ejecutado por Partidas”.
D-2-30P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario 13_1 (F13_1) Banco Central
de Venezuela “Gasto Ejecutado por Productos Sector Gobierno Regional”
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para llenar Encuesta Formulario 13_1 (F13_1) Banco Central
de Venezuela “Gasto Ejecutado por Productos Sector Gobierno Regional”
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal.
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor I
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Presupuestaria
del Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
2. Ingresa a la ventana Reporte.
3. Genera Reporte.
4. Procede al llenado trimestral del Formulario F13_1
Gasto Ejecutado por Productos enviado por el
Banco Central de Venezuela, tomando el total
causado por partidas requeridas una a una
repitiendo procedimiento a partir del Ítem 2 hasta
completar la encuesta.
5. Imprime Formulario F13_1 Gasto Ejecutado por
Productos
6. Entrega en físico y digital al Jefe de División.
Jefe de División 7. Recibe y verifica montos en el Formulario Nº 13_1
Si esta de acuerdo :
7.1 Firma Formulario Nº 13_1
7.2 Envía a la Dirección de Planificación y
Desarrollo para su correspondiente entrega
al Banco Central de Venezuela.
D-2-30P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Encuesta Formulario 13_1 (F13_1) Banco Central
de Venezuela “Gasto Ejecutado por Productos Sector Gobierno Regional”
RESPONSABLE ACCIÓN
Jefe de División En Caso Contrario:
8. Devuelve Formulario Nº 13_1 al Auditor I, solicita que
realice verificación y correcciones necesarias.
Continua procedimiento a partir del ítem 2
D-2-31P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Relación de Ingresos y Egresos Estadales
Instituto Nacional de Estadística
OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para llenar Relación de Ingresos y Egresos Estadales
Instituto Nacional de Estadística
EXTENSIÓN: División de Contabilidad Fiscal
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor II
1. Ingresa al Módulo de Contabilidad Fiscal del
Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
2. Ingresa a la ventana Reporte.
3. Procede al llenado de la Relación de Ingreso del
Instituto Nacional de Estadística del mes
solicitado.
4. Envía al Auditor I para el registro de Egresos
Estadales.
Auditor I
5. Recibe el Registro de Ingresos Estadales.
6. Ingresa al Módulo de Contabilidad Presupuestaria
del Sistema SIGRE y realiza la autenticación de
usuario para el acceso directo al Sistema
7. Genera reporte.
8. Procede al llenado de la relación de egresos del
Instituto Nacional de Estadística del mes
solicitado.
9. Imprime Relación de Ingresos y Egresos Estadales
10. Entrega en físico y digital al Jefe de División
Si está de acuerdo :
10.1 Firma Relación de Ingresos y de Egresos
Estadales
D-2-31P
Diciembre 2013
División de Contabilidad Fiscal
Procedimiento para llenar Relación de Ingresos y Egresos Estadales
Instituto Nacional de Estadística
RESPONSABLE ACCIÓN
Auditor I
10.2 Envía a la Dirección de Planificación y
Desarrollo para su correspondiente
entrega al Instituto Nacional de
Estadística
En Caso Contrario:
11. Devuelve Relación de Ingresos y Egresos
Estadales al Auditor I en caso de haber
disparidad en la relación de egresos, y al
Auditor II cuando haya disparidad en la relación
de Ingresos solicita que realice verificación y
correcciones necesarias.
Continua procedimiento a partir del ítem 1 y/o 4