DOK-ID 970601.1200 V 6.01
Dokumente in SAP eAkten in SAP
Archivierung in SAP Prozesse in SAP
Lösungsportfolio
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Wer ist inPuncto?
Unternehmen: inPuncto GmbH
Gründungsdatum: 1997
Geschäftsführer: Dr. Frank Marcial
Firmensitz: Esslingen
Geschäftsstellen: Wiesloch
„Wir inPuncto bieten schlanke Add-On Produkte im Bereich
ECM /Dokumentenmanagement für SAP-Service Provider,
SAP-Hosting –Unternehmen und SAP-Dienstleister /
Beratungshäuser und Endkunden.
Wir entwickeln Add-on Software, die das SAP-System mit
zusätzlichen Funktionen bereichert. Die grundlegende
Philosophie unserer Firma ist es, dass wir uns ausschließlich
auf die Business Logik von SAP stützen. D.h. die vorhandenen
Berechtigungen, Klassifizierungen, Strukturen, Verbindungen,
etc. auszunutzen und unsere Software nahtlos in Ihrem System
zu integrieren.“
Dr. Frank MARCIAL
Geschäftsführer
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Wer ist inPuncto?
Unsere Kernkompetenzen:
– Softwareentwicklung im Bereich: Scannen, Massenverarbeitung (BCR, OCR, ICR),
MS-Office Integration zu SAP, SAP Workflow, Archivierung
– alle inPuncto Produkte sind SAP-modulübergreifend
Die vier Hauptthemen auf die wir uns konzentrieren:
– Automatisierte Erfassung von Dokumenten in SAP (Papier und digitale Dokumente)
– Elektronische Akten in SAP
– Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten
– Elektronische Prüfungs- und Freigabeprozesse in SAP
Dokumente in SAP eAkten in SAP Archivierung in SAP Prozesse in SAP
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Der Profit für Sie als Partner
Erweiterung Ihres Leistungsportfolio:
Für Ihre Bestandskunden entwickeln Sie sich zum Ansprechpartner auch für dokumenten-orientierte
Themenstellungen. Für Neukunden komplettieren Sie Ihr Leistungsangebot aus einer Hand.
Nutzung von Synergien:
Verwenden Sie die Tools und Ressourcen von inPuncto, um Ihre und unsere Produkte und Lösungen
schneller in den Markt zu bringen, den Verkaufszyklus zu verkürzen und Ihr Geschäft zu erweitern.
Flexibilität bei Kundenwünschen erhöhen:
Erfüllen Sie die Wünsche Ihrer Kunden durch die Kombination von Produkten/Lösungen und
Dienstleistungen aus beiden Häusern.
Markt-erprobte Add-On Produkte:
Mehr als 250 zufriedenen Kunden, mehr als 45.000 Anwender.
Attraktive Margen:
Über die Partnerschaft mit inPuncto werden Margen / Vergütungen etc. gemäß Qualifikation des Partner
gemeinsam festgelegt.
Der Profit für Sie als Kunde
Die SAP-Anwender erledigen Ihre dokumentenbezogene Aufgaben:
Schneller: Automatisierung
Besser: komfortable benutzerfreundliche Oberfläche und Funktionalitäten
Bequemer: Einbindung von Non-SAP User im Prozess der Dokumentbearbeitung bzw. -freigabe
Sicherer: SAP-Berechtigungen / Cryptotechniken
Transparenter: Gesamtüberblick verfügbar, vollständige Protokollierung der Prozesse
Ihre Geschäftsdokumenten und Informationen werden:
Zentralisiert: alle Daten und Dokumenten stehen in Ihr SAP-System zur Verfügung
Verfügbar: erleichterten und dezentralen Zugriff ermöglichen
Vollständig: Scann-Qualität sichern, Prozessschritte protokollieren, Dokumente versionieren und
archivieren
Sicher: Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen, Abläufe berücksichtigen
Gesetzlich-konform: Compliance-Anforderungen einhalten
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Warum die inPuncto Lösungen?
Hohe Lösungsqualität:
Langjährige Erfahrungswerte in SAP™ und Software-Entwicklung und Konzentration auf die
dokumentenbasierten Themen in SAP™.
Lösungen, die bereits über umfangreiche Standardfunktionen verfügen (aus über 250
Implementierungen mit ca. 45.000 User).
Hohe Flexibilität der Lösungen
Komfortable Erweiterungsmöglichkeiten für individuelle Kundenbedürfnisse -> sehr hohe
Kundenzufriedenheit
Kundenspezifische Anpassungen von Produkten, SAP-Templates, Prozessen, Reports…
KurzeEinführungszeiten:
Durch jahrelange, praxiserprobte Standardprodukte.
Durch standardisierte Projektvorgehensweisen bei kundenspezifischen Einführungen und
Erweiterungen.
Minimierter Schulungsbedarf - hohe Akzeptanz von Mitarbeitern durch intuitiv bedienbare
Oberflächen.
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Warum die inPuncto Lösungen?
inPuncto hat sehr gutes Image am Markt
Beständig, seit über 15 Jahren auf den gleichen Themengebieten in SAP
Geringste Mitarbeiter-Fluktuation – extrem hohe Leistungsfähigkeit aufgrund Kompetenz
Hervorragende Bewertungen von Bank / Creditreform (AA+ / CR 218)
Über 250 Kunden aus unterschiedlichsten Branchen – breit diversifiziert, keine
„Kundenabhängigkeit“
Herausragendes Preis-/Leistungsverhältnis:
Die inPuncto Lösungen benötigen bei den meisten unserer Kunden keine zusätzlichen Investitionen
in spezifische Hardware oder Infrastrukturkomponenten.
Unsere Produkte sind virtualisierbar bzw. laufen unter Cirtix-Umbegungen (Ausnahme ScanClient
wegen Cirirx-Fehler im USB Tunneling)
Vorhandene Scanner-Hardware kann integriert werden.
Die Lizenzpolitik von inPuncto ist transparent und moderat.
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inPuncto Lösungsportfolio
Automatisierte Erfassung von Dokumenten
Digitalisieren von Papierdokumenten
Elektronischer Dokumenteneingang
MS Office-Integration in SAP
Elektronische Prüfungs- und Freigabeprozesse in SAP
Rechnungseingangsbearbeitung
Auftragseingangsbearbeitung
Genehmigung von Bestellanforderungen …....
Elektronische Akte und Digitalisieren
Allgemeines Aktenmanagement
Personalakten
Kundenakten, …
Archivierung von SAP-Daten & Dokumenten
Archivierung in Ihrer Systemumgebung
Archiv in Cloud-Umgebungen, …
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Die inPuncto Produkte der biz²BusinessSuite für SAP™ bieten Ihnen eine Vielzahl von
flexiblen Lösungsmöglichkeiten:
Digitalisierung von Papierdokumenten für SAP™
Vielfältige Szenarien vom Einzel- bis zum Massenscannen
SAP™-GUI -> InPlace oder OutPlace.
Direkter Scan-Aufruf vom SAP Objekt (z.B. via Dienste zum Objekt) oder via Windows
automatische, kontextspezifische Verbuchung / Archivierung im SAP™-System.
Automatische Verarbeitung von elektronischen Dokumenten für SAP™
verschiedene „Eingangskanäle“ für elektronische Dokumente wie eMail, File (Share), XML…
eMails, Files, XML, PDFs etc. werden in individuell konfigurierbaren Szenarien interpretiert (z.B.
Separierung via Barcode, Graphikaufbereitung, Konvertierung (Tiff, PDF, PDF-A,
textdurchsuchbar..), OCR/ICR, SAP-Stammdatenabgleich,
Kontextspezifische Verknüpfung mit der SAP™-Logik /-Prozessen /-Objekten.
Kontextspezifische Archivierung
Dokumente in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto (1)
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Automatisches Auslesen von Dokumentinhalten via marktführender OCR/ICR
Engine
Dokumente werden unterschiedlich klassifiziert, der individuelle Inhalt für das Beleglesen
wird vorab definiert.
Freeform-, formular - oder trainingsbasiert: von 1 Feld bis zu beliebigen Felder
Besonderheiten: Handschrifterkennung, FuzzyDB, Spezielle Rechnungserkennung
Abgleich mit SAP Stammdaten im Hintergrund (systemseitige Vor-Validierung)
Kontextspezifische Initiierung von Folgeprozessen in SAP™
Der Inhalt von Dokumenten bestimmt den weiteren Weg in SAP™ -> direkte Verbuchung, SAP-Ad-
Hoc Workflow, oder umfangreiche Freigabeprozesse via SAP Workflow
Unterschriftenregelung des Kunden bzw. Kompetenzen wie Sach-, Objekt- , Projekt, oder
Finanzkompetenzen werden beachtet
Dokumente in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto (2)
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Direkte MS Office-SAP™- Integration:
Der Anwender arbeitet aus den MS-Office Applikationen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
MS-Vorlagen werden aus SAP automatisch befüllt.
Serienbrieffunktion aus SAP mit automatischer Zuordnung der Dokumente zum SAP-Objekt.
Bidirektionaler Datenaustausch -> Word, Excel, Powerpoint können Werte aus SAP überschreiben –
alles passt sich automatisch gemäß SAP an – Dokument wird neu zugeordnet
Gemäß SAP DVS können Statusnetze, Objektverknüpfungen und Klassifizierung je Dokumentart
festgelegt werden.
Ad-Hoc können Textmarken aus SAP in den Dokumenten verwendet werden.
Mit den Textmarken können komfortabel auch MS-Vorlagen für SAP erstellt werden
Bei Erreichendes Zielstatus – wird automatisch ein PDF generiert (textdurchsuchbar)
eMails werden direkt aus Outlook in SAP archiviert – Gespeichert werden Originalmail, Mailtext und
Attachments
eMails an Verteiler können nur von einer Person eingecheckt werden – Rest erhält Meldung, dass
eMail bereits in SAP ist.
Von der Erzeugung, Freigabe bis zur Archivierung – alles unter der Kontrolle von SAP™.
Dokumente in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto (3)
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SAP™ bietet mit seiner Businesslogik die ideale Plattform, zusätzliche Dokumente
kontextspezifisch zu verwalten:
Gleich ob z.B. eine Auftragsbestätigung von einem Lieferant an eine Bestellung verknüpft wird,
ob erhaltene eMails gezielt mit dem Projekt in SAP™ in Verbindung gebracht werden,
oder ob eigene Dokumente in MS-Office erzeugt werden
–> inPuncto nutzt in jedem Fall dabei die komplette Logik von SAP™.
Beispiele für Anwendungsbereiche:
Lieferschein wird direkt an SAP Bestellung gescannt
Rechnung wird gemäß Unterschriftenregelung freigegeben
Personaldokumente werden gezielt zugeordnet
Zeichnungen werden mit SAP-Objekten verknüpft
Serienbriefaktion aus SAP heraus -> mit MS-Office Applikationen
eMail Archivierung von business-relevanten eMails
alle Module / alle Objekte in SAP
Dokumente in SAP – Anwendungsbereiche
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Schneller:
Beschleunigung von dokumentenbasierten Prozessen von mehreren Tagen bis hin zu wenigen
Minuten.
eMail Anhänge mit einem Klick in SAP™ zuordnen.
Verifikationen von Dokumenteninhalten gegenüber SAP™ Stammdaten als Hintergrundprozess.
Sicherer:
Userfreundliche und einfach zu bedienende Interfaces.
Verarbeitung unterschiedlichster Eingangsformate, keine Veränderung des Ursprungformates.
Hohe Transparenz in der Nachverfolgung bzw. Historie von Dokumentenprozessen (geringer
Aufwand).
Günstiger:
Verfügbarkeit, Sicherheit und Transparenz führen zu Produktivitätssteigerungen von bis zu 60%.
Reduktion von Suchaufwänden, parallele Verfügbarkeit von Dokumenten an mehreren Stellen,
Wegfall des Papierarchives führt zu Kostensenkungen im Vergleich zur Papierbearbeitung von bis
zu 40%.
Dokumente in SAP – Ihr Gewinn
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Prozesse in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto
Die Abbildung von Prozessen in SAP basiert bei inPuncto auf der SAP-Workflow-Engine, der
kundenspezifischen Organisation (Kompetenzen, Aufbau- und Ablauforganisation, etc.) sowie
den zu handhabenden Dokumenten / SAP-Objekten. inPuncto verwendet den SAP Standard,
welcher mit Zusatzfunktionen von inPuncto „angereichert“ wird. Also „SAP Standard powered
by inPuncto“:
SAP Workflow – die Prozess-Engine
Kommunikation, Benachrichtigung von Prozessbeteiligten, Logik des Prozesses, Plausibilitäten, etc.
– dies alles ist bereits integrierter Bestandteil der SAP Workflow-Engine.
Neben vorbereiteten Workflow-Templates von inPuncto werden zusätzlich auch Cockpitfunktionen
angeboten. Sie haben vollständige Transparenz über alle aktiven/inaktiven Vorgänge - natürlich
auch mit der individuellen Historie eines Prozesses.
Kundenspezifische Organisation
Für das Abbild der Unterschriftenregelung kann das SAP-Org.-Management zzgl. ergänzender SAP-
Tabellen verwendet werden. Hierin findet eine exakte Abbildung der Kompetenzregelung Ihres
Unternehmens statt.
Eskalation und Vertreterregelung sind integrierter Bestandteil der Lösung.
Dokumente / SAP-Objekte
Zur einfachen Handhabung der Freigabe-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse stellen wir ein
komfortables Tool für den SAP Workflow bereit, welches eine vollständige Sicht auf Images, Daten,
Genehmigungen, Kommentare etc. ermöglicht.
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Prozesse in SAP - Anwendungsbereiche
Beispiele für Anwendungsbereiche:
Automatische Rechnungsverarbeitung und –freigabe in SAP
Freigabe / Genehmigung von Bestellanforderungen in SAP
Automatische Zuordnung und Archivierung von Lieferscheinen
Prüfung für Annahme von Auftragsbestätigungen
Automatisches Auslesen von Zählerkarten, Protokolle, Reiseunterlagen,
Urlaubsanträge, etc.
Prozessautomatisierung für weitere SAP-Belege…
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Prozesse in SAP – Ihr Gewinn
Schneller:
Prozessdurchlaufzeit wird massiv beschleunigt.
Dokumentenbearbeitung und Genehmigungsprozesse können bis auf wenige Minuten beschleunigt
werden.
Schnelle Einbindung von Prozessbeteiligten
Sicherer:
Prozessqualität steigt durch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Historie.
Standardisierte Abläufe vermeiden Fehler und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz des
Geschäftsprozesses.
Alle Verarbeitungsaktionen werden lückenlos protokolliert.
Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt – kein Zeitverlust.
Auswertungen / Cockpits für Management.
Günstiger:
Prozesskosten werden reduziert.
Kaum Einarbeitungsaufwand.
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eAkten in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto
Verschaffen Sie sich eine größere Transparenz Ihrer Dokumente in SAP mittels
Aktenstrukturen und Aktenfunktionen!
Die Herausforderung besteht in der transparenten Darstellung der
Informationszusammenhänge.
Bezogen auf Dokumente dienen „Aktenstrukturen“ der Transparenz und Übersichtlichkeit
relevanter Zusammenhänge (z.B. Lieferant – seine Verträge – seine Lieferungen- seine
Rechnungen - …etc).
„Aktenstrukturen“ sind zunächst wie ein spezieller „Blickwinkel“ auf die datentechnischen
Zusammenhänge in SAP.
Je nach „Blickwinkel“ können somit verschiedenste Strukturen definiert werden, wie
Lieferantenakte, Vertragsakte, Immobilienakte, Personalakte etc..
In unserem Portfolio bieten wir zwei Grundlösungen an:
Reine Visualisierung von beliebigen Aktenstrukturen und deren Dokumenten (Struktur, Voransichten,
Dokumentenviewer) – ähnlich dem Microsoft Explorer (biz²Explorer).
Für den Personalbereich haben wir, gemeinsam mit unserem Partner IT2 eine leistungsstarke Lösung
für Ihre elektronische Personalakte entwickelt: „eAkte in SAP™“. Diese Akte verfügt über dedizierte
Aktenfunktionen (z.B. Historie, Vergleich mit Musterakten, Dokumentfunktionen, u.v.m.).
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eAkten in SAP - Anwendungsbereiche
Beispiele für Anwendungsbereiche:
Personalakten,
Patienten- und Bewohnerakten,
Vertragsakten,
Kundenakten,
Lieferantenakten,
Reiseakten,
Projektakten,
eAkte und SAP Records Management,
etc.
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eAkten in SAP – Ihr Gewinn
Schneller:
Komfortables und schnelleres Navigieren durch Aktenstrukturen.
Mittels Voransichten ist bereits im Vorfeld des Dokumentenaufrufs zu sehen, um welches Dokument
es sich handelt.
Sicherer:
In Basierend auf den SAP-Berechtigungen können Mitarbeiter auf Akten/Dokumente zugreifen,
diese einsehen – oder auch nicht.
In der eAkte für den Personalbereich werden Zugriffe protokolliert.
Die Navigation innerhalb des „virtuellen“ Aktenordners ist benutzerfreundlich und intuitiv.
Günstiger:
Die Struktur einer Akte in SAP wird definiert – sie dient als „Vorlage“ für die weitere Anwendung
(z.B. Befüllung der Akte) bzw. zum Vergleich mit vorab definierten Kriterien (z.B. Check gegen
Musterakte -> welche Einstellungs-Dokumente fehlen - bei welchem neuen Mitarbeiter).
Zentrale digitale Ablage und dezentrale Zugriffe.
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Archivierung in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto
Archivieren Sie schlank und gesetzeskonform alle Ihre Dokumente und Daten im SAP-Archiv!
Wir verwenden das SAP System als komplette Verwaltungsebene (grundlegende
Definitionen der Dokumentarten, Userzugriffe, Berechtigungen, Objektabhängigkeiten,
Such-Möglichkeiten u.v.m).
Daher ist unser SAP-zertifiziertes SAP Archiv extrem schlank – mit einem geringen
Implementierungs- und Customizing-Aufwand verfügen Sie über ein vollständiges SAP
Ablage- und Archivsystem.
Die berechtigungsgesicherte Recherche nach Dokumenten erfolgt via SAP – in den
jeweiligen Formatviewern werden die Dokumente via SAP-HTTP(S) bereitgestellt.
Alle Ablage und Archivierungsszenarien werden unterstützt:
Archivierung von SAP Daten (via SAP Standard ADK).
Ablage von (noch änderbaren) MS-Office-Dokumenten an die SAP Objekte.
Archivierung von Images (TIFF, PDF, PDF-A) an die SAP-Objekte.
Frühes, spätes Archivieren, OAWD , mit/ohne SAP Workflow etc..
Archivierung von ausgehenden SAP-Belegen.
Wir bieten auch eine dynamische SAP-Archivlösung an, die speziell für Cloud-
Umgebungen entwickelt wurde (wie z.B. Google Documents Business-Bereich).
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Archivierung in SAP – Anwendungsbereiche
Beispiele für Anwendungsbereiche
Personaldokumente
Zeichnungsarchiv
Projektunterlagen
SAP-Daten / via ADK
Lieferscheine
Auftragsbestätigungen
Eingehenede Bestellungen
Ausgehende SAP-Dokumente (z.B. Bestellung, Lieferschein, AB)
Verträge
FI Rechnungen
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Archivierung in SAP – Ihr Gewinn
Schneller:
Direkter Zugriff archivierter Dokumente aus SAP heraus.
Möglichkeit zur gezielten Einrichtung von lokalen, gesicherten Shares bei Dateizugriffen im „LAN“ in
unterschiedlichen Standorten.
Hoher Automatisierungsgrad beim Anlegen/Zuordnen der Dokumente an die jeweiligen SAP
Objekte.
Sicherer:
Revisionssicherheit und Gesetzkonformität (GobS), ausbaufähig bis zum voll-vercrypteten System.
Reine Verwendung der SAP Standards (SAP-http(s) Protokolle, RFC (s) - Kommunikation).
Keine neue Userverwaltung/Berechtigungen erforderlich.
Günstiger:
inPuncto Archiv (biz²Archiver) ist für alle Archivierungsszenarien, von SAP Modulen wie FI, CO, MM
etc. einsetzbar – nur 1 Lizenz erforderlich.
Keine userbasierende Lizenzpolitik.
Trainingskosten für die Benutzer gering (dank bekannter SAP-GUI Oberfläche).
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Dr. Frank Marcial
Tel: +49 (0)711 66188 500
Fax: +49 (0)711 75878614
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
inPuncto GmbH
Fabrikstr.5
73728 Esslingen a.N.
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