1 PL C, 03.05.2011, v9
Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C -
Basis Konzernstandard BCM (Bahn Content Management)
Deutsche Bahn AG
Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit
Jens-Uwe Gehrke, Fachverantwortlicher myCube
Frankfurt, 25.11.2014,
C-Award 2013 – Team
myCube – Kategorie
Wirtschaftlich
Aus 42 Einzel-
anforderungen
werden 6
Gruppen
gebildet
Im GJ 2011 existierte im Ressort C keine einheitliche
Vorgehensweise für den Umgang mit elektronischen Dokumenten
2 Projekt myCube - Masterchartsatz
• In Gruppenlaufwerken, Lotus Notes-Datenbanken, Drittanwendungen und als lokale
Kopien auf Festplatten wurden Dokumente in den Bereichen oft redundant gehalten.
• Der Austausch von Dokumenten zwischen den Bereichen wurde größtenteils über E-
Mail-Korrespondenz realisiert.
• Neben der fehlenden bereichsübergreifend geregelten Ablagemöglichkeit, gab es bis
zur Einführung von myCube keine Möglichkeit, die vielen Arbeitsprozesse der
Bereiche durch ein elektronisches System zu unterstützen.
• Suchfunktionen, Fristenkontrolle sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen konnten im
Rahmen der Gruppenlaufwerke nicht automatisiert werden – zudem bestand keine
Schnittstelle zu Lotus Notes.
Ausgangslage
Inhalte und
Strukturen Bedienung
Sicherheit
Schnittstellen
Workflow
Archivierung
Anforderungen
3 Projekt myCube - Masterchartsatz
BCM ist die Grundlage für ein einheitliches und zeitgemäßes bahnweites
Dokumentenmanagement auf Basis SER Doxis4 über den gesamten Lebenszyklus von
Dokumenten
Möglichkeit der Dokumentenablage aus
Standardanwendungen
(z.B. Notes für E-Mail Archivierung, Office, SAP)
Dokumentenverwaltung
Aktenverwaltungen
Unterstützung revisionssicherer Archivierung
Nach Betrachtung verschiedener DMS-Systeme erfüllt der
Konzernstandard ‘BCM‘ am besten die gewünschten Anforderungen
Die technische Lösung PR-BCM auf Basis der DOXiS4 iECM Suite ist seit 01.01.2011 als
unternehmensweite Lösung für dokumentenzentrierte Verarbeitung von Informationen als Standard im Bahnkonzern
definiert.
Mit dem Ziel eine einheitliche Vorgehensweise zum Umgang mit
Dokumenten sicherzustellen, wurde das Projekt myCube aufgesetzt
4
Projekt myCube - Masterchartsatz
Zielsetzung
Vorgehen
Bereichsübergreifenden einheitlichen Umgang mit elektronischen
Dokumenten gewährleisten
Redundanzen in der Ablage elektronischer Dokumente vermeiden
Wirtschaftlichkeit des Ressorts C durch effizienten Umgang mit
elektronischen Dokumenten steigern
Bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren
und somit auch fördern
Benchmarkanalyse bestehender Dokumentenmanagementsysteme sowie
vorherrschender Systeme im Deutsche Bahn Konzern
Nach Abstimmung mit relevanten Gremien Definition des Projektes myCube
Pilotierung myCube im Bereich Datenschutz
Sequentielle, bereichsspezifische Bearbeitung der Konzeption, Schulungen
sowie Einführung von myCube
Rollout myCube im Ressort C und Anbindung Dezentrale
4
myCube unterstützt die DB aktiv auf dem Weg zur Erreichung
der Strategie DB2020
5 Projekt myCube - Masterchartsatz
myCube setzt sich aus dem Standard BCM, Lotus Notes Schnitt-
stelle (ICC), Arbeitsumgebungen sowie Übergreifende Akte und
Personenscharfe Rechte zusammen
6 Projekt myCube - Masterchartsatz
Konzern-
standard
BCM
Lotus Notes
Schnittstelle
(ICC)
Arbeitsumge-
bungen
Übergreifende
Akte /
Personen-
scharfe Rechte
Vorteile Doxis4 ECM
Keine redundante Dateiablage
7 Projekt myCube - Masterchartsatz
Dokumente sind oft
redundant gespeichert
Gruppenlaufwerke
Access Datenbanken
Lotus Notes Datenbanken
Persönliche Laufwerke
Dokumenten-
ablage aus
Standard-
anwendungen
Persönlicher
Postkorb
Unterstützung
dokumenten-
basierter
Prozesse
Dokumenten- und
Aktenverwaltung
8 Projekt myCube - Masterchartsatz
Ressort C
Erfüllung der
Vertraulichkeitsrichtlinie
Erfüllung Schutzbedarf HOCH
(ITK Sicherheit)
Sichere Anbindung
dezentraler Einheiten
Versionierung relevanter Dokumente
Revisionssichere Archivierung
Konsequente Anwendung
Konzernstandard BCM
Systemseitige Einhaltung der
Löschfristen
Umfassendes rechtskonformes
Rollen- und
Berechtigungskonzept
Systemseitige Einhaltung der
Aufbewahrungsfristen
Sicherer Dokumentenaustausch
mit externen
Rechtsanwaltskanzleien
(z. B. Stuttgart 21)
Compliance
Konzernsicherheit Recht
Datenschutz
myCube unterstützt aktiv die Arbeit aller Führungskräfte und
Mitarbeiter in den vier Themenfeldern des Ressorts C
Mit der speziellen Erweiterung für das Ressort C ‘Übergreifende
Akte‘ können Anwender in myCube bereichsübergreifend arbeiten
9 Projekt myCube - Masterchartsatz
CR CC CD CZ
User A User B User C User D KeyUser bestimmt
Verantwortlichen für
die Akte
Verantwortlicher kann
User aus dem
gesamten Ressort auf
seine Akte
berechtigen
Übergreifende Akte
Anlage der
Übergreifenden Akte
durch die KeyUser
Darüber hinaus können für die Bereiche (Bsp. CR) personenscharfe
Rechte für die kleinste Berechtigungsebene vergeben werden
10 Projekt myCube - Masterchartsatz
Gruppe
CRI
CR CC CD CZ
CRI-Akte
CRP-Akte
CRH-Akte
User A
User B
Gruppe
CRP User C
User D
Gruppe
CRH User E
User F
Kleinste
Berechtigungsebene
ist die Akte
Anlage der Gruppen
durch die KeyUser im
jeweiligen Bereich
Akten können
Gruppen & Usern aus
dem gleichen Bereich
zugeordnet werden
12
Transparenz und Akzeptanz
bei allen Führungskräften und
Mitarbeiter schaffen
Um die erfolgreiche Implementierung von myCube sicherzustellen
wird ein ganzheitliches Change Management Konzept umgesetzt
Rollen- und
Aufgabenverständnis
transparent gestalten und klar
kommunizieren
Führungskräfte und
Mitarbeiter befähigen, myCube
in ihrer täglichen Arbeit
erfolgreich anzuwenden
…maßgeschneidert für alle beteiligten Rollen und Bereiche
Konzern-
sicherheit Recht Compliance
User
Key User
Anforderungen aufnehmen Definition Rollen + Aufgaben
Qualifizierung
Unterstützung Ausübung Rolle
Sounding Board
Lessons learnt Forum
Review WS
Allgemeine Unterstützung
Regelmeetings Infoveranstaltungen/ -schreiben
Fachadmins
Datenschutz
TPL
Ziele des Change Managements
Projekt myCube - Masterchartsatz
Die Befähigung aller Mitarbeiter und Führungskräfte zur
Bedienung von myCube erfolgt im Rahmen von Schulungen
Admins
11 Personen – je 2 Tage KeyUser
Schulung (Berlin und Frankfurt)
1 Veranstaltung & 3 Tage Schulung
SER (Programmumgebung) (Berlin)
KeyUser
75 Personen – je 2 Tage Schulung
8 Veranstaltungen
(Berlin und Frankfurt)
User
335 Personen – je 1 Tag Schulung
36 Veranstaltungen
(Berlin und Frankfurt)
Dezentrale User
~ 168 Personen – je ½ Tag Schulung
kombinierte Veranstaltungen
(Berlin und Frankfurt)
13 Projekt myCube - Masterchartsatz
Admins
KeyUser
User
Unterstützung
- Austausch Admins
und Keyuser
- Hilfestellungen
für Anwender
Cockpit C Geschützter, interner Bereich
Dezentrale
User
14 Projekt myCube - Masterchartsatz
Die Verzahnung Change- und Projektmanagement fördert den
Veränderungsprozess im Projekt myCube
Zusammenspiel von Change Management
Auswirkungen des Projekts
auf Mitarbeiter werden von
Beginn an berücksichtigt
…und Projektmanagement
2.
Projektstart
3. Projekt-
planung
1.
Projekt-
definition
5.
Projekt-
evaluation
4. Projekt-
durchführung
Projekt-
management
Analyse
Konzeption
Evaluation
Umsetzung
Change
Management
Kommunikation
des Projekts
nach außen
verläuft geplant
und zielgerichtet
Erfolgsmessung mit
„harten“ und „weichen“
Indikatoren
Nachhaltigkeit
durch Commitment
der Betroffenen
Die Einführung der Anwendung myCube verbessert die
Zusammenarbeit im ganzen Ressort – Nutzen Organisation
15 Projekt myCube - Masterchartsatz
Nu
tzen
bei
Ein
füh
run
g d
es S
yste
ms (
Au
sw
ah
l)
Sicherstellung von Dokumentenklassifizierungen nach RiL 135.2001 (Vertraulich, DB intern, etc.)
Revisionssichere Dokumentenablage und Archivierung (ggf. inkl. Zertifizierung)
Konsequentes Rollen- und Berechtigungskonzept über alle Bereiche des Ressorts C
Anbindung von dezentraler Organisation und Geschäftspartnern bei hochsensiblen Projekten
Konzernstandard BCM ist mehrsprachig ausgelegt: Deutsch, Englisch, Französisch u .Italienisch
Standardisierte Prozessabläufe der Bereiche können mittels Workflowfunktion unterstützt werden
Helpdesk Unterstützung (Ticketing) kann mittels Workflowfunktion abgebildet werden
Migration von bestehenden digitalen Dokumenten ins BCM werden projektseitig unterstützt
Die Einführung der Anwendung myCube verbessert die
Zusammenarbeit im ganzen Ressort – Nutzen Anwender
16 Projekt myCube - Masterchartsatz
Nu
tzen
bei
Ein
füh
run
g d
es S
yste
ms (
Au
sw
ah
l)
Einfache Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen/Themen
Schnelle und komfortable Suche von Dokumenten und E-Mails
Nachvollziehbarkeit durch Versionierung (Auditsicherheit)
Werkzeugpalette bietet Möglichkeiten Zettel, Stempel oder Zeichnungen auf ein Dokument zu legen
Gleichzeitige Verwendung von Dokumenten durch mehrere Anwender (Check in / Check out Funktion)
Intelligente E-Mail Integration: Lotus Notes Modul (ICC) findet die richtige Akte für eingehende E-Mails
Dokumente sind auch im Offlinebetrieb bearbeitbar und somit „immer dabei“
Keine redundante & speicherintensive Datenablage mehr (Lotus Notes, BKU-GrpLw, x-Laufwerke)
Mandant HARFA
Derzeit bildet BCM als Basisplattform für myCube weitere
Mandanten des DB Konzerns ab
17 Projekt myCube - Masterchartsatz
Mandant DB Dialog Mandant DB Vertrieb
Mandant Immo-Akte Mandant Projektbau
Mandant Ressort C
Plattform BCM
CR Team CZ
Mandanten sind vollständig voneinander getrennt
Keine mandantenübergreifende Suche / Workflows
Getrennte Ablageumgebungen innerhalb eines Mandanten möglich
Suche / Workflows über mehrere Ablageumgebungen möglich
Rechts- oder revisionssichere Archivierung nur je Mandant / Verfahren
CC CD
Recht
Innerhalb des Mandanten nutzen die Bereiche ihre eigenen,
geschützten Ablagestrukturen und können sich im ressortweiten
Bereich austauschen
18 Projekt myCube - Masterchartsatz
Konzernsicherheit
Team C
Datenschutz Compliance
Ressortweiter Bereich für übergreifende Themen
Dez.
Orga
Portal C Offener, konzernweiter Bereich
Cockpit C Geschützter, interner Bereich
Information
Kommunikation
Wissen
BCM Mandant
des Ressorts C
Dez.
Orga
Dez.
Orga
Dez.
Orga
19 Projekt myCube - Masterchartsatz