EJERCICIO 2014
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
DIVISIÓN DE CONTROL Y EJERCICIO DEL PRESUPUESTO
Instituto Politécnico NacionalSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OBJETIVO:RESOLVER EFECTIVAMENTE LAS NECESIDADES DE LIQUIDEZ Y
DISPONIBILIDAD INMEDIATA DE RECURSOS, EVITANDO SU UTILIZACIÓN CUANDO LOS GASTOS PUEDAN SER CUBIERTOS
A TRAVÉS DE ÓRDENES DE PAGO.
FONDO REVOLVENTE
ES FACULTAD DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DETERMINAR LOS MONTOS QUE SE ASIGNEN EN CADA EJERCICIO FISCAL Y REALIZAR LAS MODIFICACIONES CONFORME A LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS CON QUE SE CUENTE.
EL TITULAR DE LA DEPENDENCIA POLITÉCNICA SOLICITARÁ CON OFICIO LA ASIGNACIÓN DEL FONDO. A PARTIR DE ESTA FECHA SE DEBERÁ INDICAR EN EL MISMO EL NOMBRE DEL RESPONSABLE QUE LO ADMINISTRARÁ
MARCO NORMATIVO: LINEAMIENTOS DE CARÁCTER INTERNO PARA EL CONTROL Y EJERCICIO DEL PRESUPUESTO 2014
FONDO REVOLVENTE
LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS PUEDEN UTILIZAR LOS RECURSOS DEL FONDO REVOLVENTE PARA CUBRIR EROGACIONES DE CARÁCTER URGENTE Y DE POCA CUANTÍA, EN PARTIDAS DE LOS CAPÍTULOS 2000 MATERIALES Y SUMINISTROS Y 3000 SERVICIOS GENERALES DE CONFORMIDAD CON EL COGAPF. SE OTORGARÁ HASTA $10,000.00 Y NO SE PUEDE LLEVAR A CABO NINGÚN GASTO DIRECTO MAYOR A $5,000.00.
ES RESPONSABILIDAD DE LA DEPENDENCIA CONTAR CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL EN LAS PARTIDAS DE GASTOS PARA CUBRIR EROGACIONES CON CARGO AL FONDO Y EN NINGÚN CASO LA ASIGNACIÓN DE ÉSTE DA LUGAR A AMPLIACIONES PRESUPUESTALES.
FONDO REVOLVENTE
EL FONDO SE DEBERÁ REINTEGRAR EN FECHA QUE INDIQUE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, MEDIANTE
DEPÓSITO EN LA CUENTA: 0152137828 DE BBVA BANCOMER .
DE NO REINTEGRAR EL FONDO REVOLVENTE EN LA FECHA SEÑALADA, LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS NO
AUTORIZARÁ RECURSOS POR ESTE CONCEPTO EN EL SIGUIENTE EJERCICIO FISCAL , ASÍ MISMO NO SERÁ LIBERADO
NINGÚN PAGO QUE CONTINÚE EN TRÁMITE ANTE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.
FONDO REVOLVENTE
OBJETIVO:ADMINISTRAR MEDIANTE UNA CUENTA EXCLUSIVA EL MANEJO
DE ESTOS RECURSOS.
LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS DEBERÁN ASIGNAR A LOS SERVIDORES PÚBLICOS TARJETAS DE DÉBITO, PARA QUE LOS GASTOS EFECTUADOS CON MOTIVO DE UNA COMISIÓN SE
CUBRAN PREFERENTEMENTE CON DICHO MEDIO DE PAGO Y SE DEBERÁ TRAMITAR SU RECUPERACIÓN EN FORMA INMEDIATA A LA REALIZACIÓN DE LAS COMISIONES
CUMPLIENDO CON LOS REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS ESTABLECIDOS EN LOS LINEAMIENTOS.
FONDO REVOLVENTE PARA VIÁTICOS
SE AUTORIZARÁN PREVIA JUSTIFICACIÓN A TRAVÉS DE OFICIO DIRIGIDO A LA DRF, ANEXANDO EL FORMATO DE GASTOS A COMPROBAR ESPECIFICANDO LA(S) PARTIDA(S) PRESUPUESTAL(ES), LOS MONTOS Y CLABE INTERBANCARIA; CABE DESTACAR QUE PARA SU AUTORIZACIÓN, DEBERÁN CONTAR CON LA ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL OTORGADA POR LA DPP.
LA COMPROBACIÓN DE LOS RECURSOS OTORGADOS DEBERÁ EFECTUARSE EN UN PLAZO NO MAYOR A 5 DÍAS HÁBILES DESPUÉS DE REALIZADO EL EVENTO MEDIANTE OP A NOMBRE DEL IPN , CUMPLIENDO CON LOS REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS ESTABLECIDOS EN LOS LINEAMIENTOS, EN CASO DE NO CUMPLIR EN TIEMPO Y FORMA, NO SE OTORGARÁ OTRO GASTO POR COMPROBAR.
GASTOS POR COMPROBAR
* Para ser asignado por la Dirección de Recursos Financieros
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
SOLICITUD DE GASTO A COMPROBAR
* GC NÚM EROFECHA NÚM ERO DE OFICIO CLABE INTERBANCARIA
UNIDAD RESPONSABLE
PARTIDA IM PORTENOM BRE DE LA PARTIDA JUSTIFICACIÓN DEL GASTO
SOLICITA
TOTAL 0.00
PARA EJERCER ESTA PARTIDA, EL TITULAR DE LA DEPENDENCIA DEBERÁ CONTAR PREVIAMENTE CON LA
AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES O DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR SEGÚN
CORRESPONDA.
PRÁCTICAS ESCOLARES
LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS DEBERÁN REGISTRAR SUS COMPROMISOS A TRAVÉS DEL SIG@ FINANCIERO, LOS
CUALES SE REGISTRARÁN MEDIANTE PEDIDO Y/O CONTRATO.
LA SECRETARÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO, LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES Y LA DIRECCIÓN DE
EGRESADOS Y SERVICIO SOCIAL, SON LAS ÚNICAS UNIDADES QUE DEBERÁN COMPROMETER SUS RECURSOS
BAJO EL CONCEPTO DE BECAS
PARA LOS CONCEPTOS DE PASAJES Y TRASLADO DE PERSONAS, LOS COMPROMISOS SE REGISTRARÁN BAJO EL
CONCEPTO DE “LISTA”
AUTORIZACIÓN DE COMPROMISOS
LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS NO DISPONEN DE RECURSOS PRESUPUESTALES PARA APOYO DE LAS DEPENDENCIAS.
LOS RECURSOS ADICIONALES AL PRESUPUESTO SERÁN AUTORIZADOS POR LA SECRETARÍA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO.
MANEJO CENTRALY
PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
ES RESPONSABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS POLITÉCNICAS QUE SUS PROVEEDORES SE ENCUENTREN DEBIDAMENTE REGISTRADOS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO
POLITÉCNICO NACIONAL (SAPBSI), YA QUE DE LO CONTRARIO LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS NO ESTARÁ EN POSIBILIDADES DE REALIZAR EL PAGO CORRESPONDIENTE.
PAGO A PROVEEDORES
PUNTOS A CONSIDERA
R EN LA ELABORACI
ÓN DE ORDENES DE PAGO
FISCALIZACIÓN DE ÓRDENES DE PAGOPUNTOS CLAVE
Recurso
Tipo de Orden de pago
Número
Descripción
Nombre
NúmeroGasto a
Comprobar
Tipo de Docume
nto
Compromiso Contrato, Pedido, etc.
Comprobantes Contac
to
RechazosFormatos2014
Gasto corriente
Tipo de Operación
Registro Único de Firmas
Fechas de Captura
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
INTRANET FINANCIERA
REGISTRO ÚNICO DE FIRMAS
Fecha de Solicitud: ________________ Dependencia Politécnica: _______________________________________________________________________________ Clave de la Dependencia: _____________________ Área Responsable: _________________________________________________________________________________________________________________________________ Domicilio: _________________________________________________________________________________________________________________________________________
Datos del Funcionario Firma del Funcionario
Titulo:___________ Nombre(s):____________________________________________________________ Apellido Paterno:_____________________________ Apellido Materno:____________________________ Cargo:________________________________________________________________________________ R.F.C. ___________________________ Teléfono: __________________________ Ext._______________ E-Mail: [email protected]
Favor de firmar dentro del cuadro
Titulo:___________ Nombre(s):____________________________________________________________ Apellido Paterno:_____________________________ Apellido Materno:____________________________ Cargo:________________________________________________________________________________ R.F.C. ___________________________ Teléfono: __________________________ Ext._______________ E-Mail: [email protected]
Favor de firmar dentro del cuadro
OFICIO DIRIGIDO A LA DRF CON FORMATO ANEXO:
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“DESCRIPCIÓN”
REGRESA
SIGUE
A. VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES a) Ministración de Viáticos, Registro Único de Comisión, Liquidación de Viáticos debidamente requisitados y autorizados. b) Deberán ser tramitados a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios c) No se pagarán viáticos de personal que no esté adscrito a la Unidad Politécnica que realiza el trámite de pago. d) No se pagarán viáticos de prestadores de servicios profesionales (Honorarios).
B. SERVICIOS CONSOLIDADOS (a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios) (excepto Centros Foráneos)
a) Recarga de Extintores b) Mantenimientos de: plantas de emergencia, bienes muebles e inmuebles c) Boletos de Avión, Agencias de Viaje, Vales de Despensa d) Combustible y Lubricantes e) Aire Acondicionado, Red de Hidrantes f) Servicios de Mensajería Especializada, Fotocopiado, Seguros, Vigilancia, Limpieza, Fumigación g) Telefonía básica y celular, conducción de señales analógicas y digitales, internet, software de uso institucional
C. PROGRAMA COREMAP
a) Pago a través de la Unidad Responsable cuando no rebase la adjudicación directa b) A través de Recursos Materiales y Servicios, cuando rebase la adjudicación directa
D. PARTIDAS RESTRINGIDAS ALIMENTACIÓN DE PERSONAL (22104 y 22106) a) Vo. Bo. del Secretario correspondiente, en el caso de las Secretaría, autorización de la Dirección General b) Unidades Académicas con recursos autogenerados, previa autorización de la DPP
E. PARTIDAS RESTRINGIDAS (33101, 33103, 33104, 33501, 38201, 38301, 38401, Y 44101) a) Formato de Solicitud de Gastos Restringidos debidamente autorizado.
F. FONDOS REVOLVENTES (GASTOS MENORES ) a) Oficio de solicitud de Fondo Revolvente
G. PARTIDAS QUE REQUIEREN AUTORIZACIONES ESPECÍFICAS a) Autorización de la Dirección de Bibliotecas (21501 y 21502) b) Autorización de la DEMS y DES (44102) c) Autorización de la Dirección General previo dictamen de la Secretaría correspondiente (33301, 33302, 33303, 33401 y 33501) d) Autorización de la DPP y Vo.Bo. de la Coordinación de Comunicación Social, tanto por el diseño como por la partida (33603, 33604, y
33605), en el caso de las Secretarías contar con autorización de la Dirección General.
H. PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN a) Enviar a la Dirección de Recursos Financieros oficio, adjuntando el recibo firmado de recibido de los montos y partidas autorizadas por
parte de la Dirección de Programación, por el Titular de la Dependencia Politécnica y el Subdirector Administrativo.
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“DESCRIPCIÓN”
REGRESA
A. COMPROMISOS
a) Las dependencias politécnicas generarán en el Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIGA Financiero), compromisos por todos y cada uno de los prestadores de servicios profesionales adjuntando el archivo electrónico del contrato debidamente formalizado.
b) En caso de operaciones con Contrato, Pedido o Requisición, la OP debe estar vinculada al compromiso respectivo. c) La OP debe tener anexo el compromiso respectivo.
B. LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS QUE SOPORTAN LA ORDEN DE PAGO DEBEN SER CFDI Y CONTAR CON EL ARCHIVO XML (Facturas, Recibos de Honorarios, Nóminas, Notas de Crédito)
C. REQUISITOS ADMINISTRATIVOS PARA TRÁMITE DE PAGO QUE DEBE REUNIR LA IMPRESIÓN DEL CFDI
a) Registro Federal de Causantes de quien expide el CFDI y el régimen fiscal en que tributa b) Número de folio y sello digital del Servicio de Administración Tributaria c) Lugar y fecha de expedición d) Registro Federal de Causantes del Instituto Politécnico Nacional (IPN-811229H26) e) La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancía o descripción del servicio o uso o goce de bienes. f) Los que amparen donativos deducibles, deberán señalar expresamente tal situación y contener el número y fecha del oficio constancia de
la autorización para recibir donativos g) Los CFDI de arrendamiento de inmuebles deberán contener el número de la cuenta predial del inmueble de que se trate. h) Señalar la forma en que se realizó el pago, ya sea en efectivo, transferencia, cheque o tarjeta de débito o crédito. i) En mercancías de importación el número y fecha del documento aduanero. j) Sello de la Dependencia Politécnica en un lugar visible k) Firma del Titular de la Dependencia y del Responsable Administrativo con Nombre, Cargo y RFC en lugar visible l) Folio consecutivo a todos los comprobantes de la OP m) Documento sin tachaduras o enmendaduras en firmas y leyendas n) Descripción de la OP (Artículos y/o servicios adquiridos en las diferentes partidas de la OP) o) Las adquisiciones deberán ajustarse a los montos máximos autorizados para adjudicación directa, así como invitación a 3 proveedores en
su caso. Todos los documentos soporte deberán cumplir con lo que estipula el art. 29 A del Código Fiscal de la Federación p) Firmas de autorización vigentes al momento de elaborar la Orden de Pago. q) Todas las Unidades Responsables deberán mantener actualizadas sus firmas, enviando oportunamente el “Formato Único de Registro de
Firmas” mediante oficio dirigido a la Dirección de Recursos Financieros. Al momento de recibir dicho formato automáticamente se darán de baja las firmas anteriores, usuario y contraseña.
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO “TIPO DE OPERACIÓN”
ComprobaciónSe indicará en los casos que se compruebe un
gasto a comprobar.
TransferenciaSe indica cuando el pago se realizará por
transferencia bancaria al beneficiario.
ChequeSe indica en los casos que el pago se realizará
con cheque al beneficiario. (Capital Humano)
REGRESA
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“NOMBRE”
Antes de seleccionar el nombre se indicará el tipo de beneficiario:
ProveedorPersonal politécnico
Personal de honorariosDependencia politécnica
Dependencia externaInstituto Politécnico Nacional
Fondos RevolventesCon facturas menores a $5000.00 a nombre de la Dependencia Politécnica, de lo contrario deberán
salir a nombre del proveedor. En caso de reembolsos que no sean de fondos revolventes deberán capturarse como “Gasto Corriente”
REGRESA
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“NÚMERO”
Secuencias de OP
Para las personas físicas que generen retención de impuestos, su retención deberá ser el número inmediato, misma que será generada automáticamente por el Sistema.
La Dirección de Recursos Financieros, será la encargada de efectuar el redondeo, para su entero ante la TESOFE.
Las retenciones de IVA e ISR según el tipo de proveedor son:
REGRESA
REGRESA
Simulador de impuestos
TIPO DE EGRESO TIPO DE BENEFICIARIO RETENCIONES TASA DE IVA DOCUMENTO
FUENTE
ADQUISICIÓN DE
MATERIALES Y SUMINISTROS
PERSONA MORAL
PERSONA FÍSICA
( OPERACIONES MAYORES A $2,000)
N/A
RETENCIÓN DEL 16% DE IVA
EXENTOS
0% 16%
CFDI (Factura)
CAPÍTULO 5000 BIENES (EQUIPAMIENTO) (DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS)
PROVEEDOR:
PERSONA MORAL
PERSONA FÍSICA OPERACIONES MAYORES A $2,000)
N/A
RETENCIÓN DEL 16% DE IVA
16% CFDI
(Factura)
TIPO DE EGRESO TIPO DE BENEFICIARIO RETENCIONES TASA DE IVA DOCUMENTO FUENTE
PAGO DE SERVICIOS
SERVICIOS PROFESIONALES
ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
AUTOTRANSPORTE (FLETES)
CONTRATOS (SERVICIOS Y MANTENIMIENTO)
PRESTADOR DE SERVICIOS
(PERSONA FÍSICA)
ARRENDADOR (PERSONA FÍSICA)
PERSONA FÍSICA O MORAL
PERSONA FÍSICA
(OPERACIONES MAYORES A $2,000)
2/3 PARTES DE IVA 10% ISR
IDEM
4%
RETENCIÓN DEL 16% DE IVA
16%
CFDI
(Factura)
NOTAS DE CREDITO (DESCUENTOS PARA EL I.P.N.) CLIENTES DE DEPENDENCIAS POLITECNICAS
N/A EXENTOS
0% 16%
CFDI – EGRESO (nota de crédito)
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“TIPO DE ORDEN DE PAGO”
Comprobación Gasto corriente Partida restringida Recuperación Retenciones Viáticos y pasajes
Nota: A partir de 2014 las órdenes de pago que al cierre del trimestre
queden en estado 1, 2 y 3, les serán reportadas mediante oficio, para
que se cierren candados o en su defecto sean canceladas.
REGRESA
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“RECURSO”
Se selecciona el recurso de acuerdo al tipo de
presupuesto:
Federal Programa de Fortalecimiento
Institucional Apoyo de Manejo Central Aprovechamientos Derechos Productos Siniestros Proyectos de Investigación
REGRESA
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“GASTO A COMPROBAR”
Para afectar este campo se seleccionará esta opción en REGISTRO al capturar la orden de
pago.
Posteriormente se seleccionará el número de gasto que se va a comprobar.
Las órdenes de pago de comprobación deberán capturarse a nombre del Instituto Politécnico Nacional y seleccionar la clabe
interbancaria número 012180001521378283
REGRESA
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“TIPO DE DOCUMENTO”
Se seleccionará el tipo de acuerdo a:
CFDI INGRESOS (Facturas de Proveedores)
CFDI EGRESOS (Notas de Crédito de Proveedores)
Lista Oficio
REGRESA
PUNTOS A CONSIDERAR EN EL CAMPO“COMPROMISO (CONTRATO)”
Las dependencias politécnicas generarán en el Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIGA Financiero) , compromisos por todos y cada uno de los prestadores de servicios profesionales adjuntando el archivo electrónico del contrato debidamente formalizado, en caso de no contar con él, se anexará el oficio enviado a la Abogada General, con relación detallada de c/u de los prestadores, anotando nombre, monto e IVA.
REGRESA
MOTIVOS DE RECHAZO DE ÓRDENES DE PAGO
1. Cuando el nombre del funcionario no coincida con las firmas que se tienen registradas
2. Cuando falte el nombre del beneficiario
3. Cuando falte el folio de los documentos comprobatorios
4. Cuando falte la carga de evidencias
5. Cuando falte la descripción de los artículos comprados o justificación del gasto
6. Cuando estén mal clasificados los artículos o servicios
7. Cuando se rebasen los montos de adjudicación autorizados en la Ley de Adquisiciones
8. Cuando esté incorrecta la Clabe interbancaria
9. Cuando esté incorrecto el tipo de operación o de orden de pago
10. Cuando no capturen la orden de pago consecutiva para la retención de impuestos
11. Cuando no cuenten con las autorizaciones correspondientes
12. Por no cargar los archivos XML y PDF en SIGA FINANCIERO
REGRESA
COMPROBANTES VÁLIDOS PARA 2014
Todos los contribuyentes deberán emitir CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) y archivo XML (Estos comprobantes deberán ser respaldados en el SIGA Financiero)
Como facilidad para las personas físicas que en el último ejercicio declarado tuvieron ingresos iguales o menores a 500 mil pesos y emitieron comprobantes impresos o CFD, podrán seguir facturando bajo estos esquemas hasta el 31 de marzo de 2014, siempre y cuando a partir del 1 de abril migren al esquema de facturación electrónica CFDI.
(Arts. 29ª del CFF)
Carga de evidencias
DIVISIÓN DE CONTROL Y EJERCICIO DEL PRESUPUESTO
Lic. Celia Morales López – Jefa de la División de Control y Ejercicio del Presupuesto. Ext.51233
C.P. Leticia Ángela Ojeda Garrido – Jefa del Departamento de Control del Presupuesto. Ext. 51232
Lic. Angélica Moya Medina – Jefa del Departamento de Ejercicio del Presupuesto. Ext. 51223
Fiscalizador correspondiente a cada Unidad Responsable.
REGRESA
Registro Único de Firmas Recibo para Proyectos de
Investigación Erogación de GC Oct-Dic Solicitud de Gasto por
Comprobar Liquidación de Viáticos Viáticos Internacionales Viáticos Nacionales Pasajes Internacionales Pasajes Nacionales Registro Único de Comisión
FORMATOS
Junio Del 04 al 27 de Junio
FECHAPERÍODO
Enero - Marzo Del 07 de Abril al 05 de Mayo
Abril - Mayo Del 08 al 30 de Mayo
Secretaria de AdministraciónDirección de Recursos Financieros
División de Control y Ejercicio del PresupuestoDepartamento de Control del Presupuesto
Fechas de Captura de Órdenes de Pago1er Semestre 2014
InstitutoPolitécnicoNacional