BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
E-Services RH « Congés »
Foire Aux Questions
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
Sommaire
Ce sommaire est dynamique
Il permet d’accéder directement à la réponse en cliquant sur la ligne
E-service RH « Solde de congés et de repos compensateurs » ........................................................... 1
1. Le responsable ou le RRH peuvent-ils accéder aux compteurs de congés / JRS / RC des
agents mis à disposition au sein de la DOTC ou bien dans une autre DOTC ? ...................... 1
2. Les compteurs de RC sont-ils contrôlés lorsqu’un agent saisit en ligne une demande de
RC ? ..................................................................................................................................................................... 1
3. Les compteurs de RC seront-ils ventilés en RC / RCE / COR ? .................................................... 1
4. Les RCY « flottants » sont-ils pris en compte dans l’outil ? .......................................................... 1
5. La DOTC peut-elle effectuer une extraction des soldes de congés par établissement
(Code REGATE) ? ........................................................................................................................................... 2
E-SERVICE RH « HISTORIQUE DES ABSENCES » .................................................................................................... 2
6. Une interface sera-t-elle créée avec HRa formation ? ..................................................................... 2
7. Les congés bonifiés seront-ils visibles ? ............................................................................................... 2
E-SERVICE RH « DEMANDE D’ABSENCE EN LIGNE » ............................................................................................... 2
8. En cas d’absence inopinée d’un manager, comment faire pour traiter les éventuelles
demandes de congés en attente de validation ? Un agent ne doit pas partir en congés
sans en avoir reçu l’autorisation. ............................................................................................................ 2
9. Une demande de congé en ligne non validée par le manager au bout de quelques jours
est-elle validée d’office ? ............................................................................................................................ 3
10. Le manager qui n’a pas validé une demande de congé en ligne reçoit-il une relance par
messagerie électronique au bout de quelques jours ? .................................................................... 3
11. Comment est informé un agent dont la demande de congé en ligne a été refusée par
son manager ? ................................................................................................................................................ 3
12. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Transmettre » dans l’outil ? ...................... 3
13. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Refuser » dans l’outil ?................................ 4
14. Une demande d’ASA (Autorisation Spéciale d’absence) peut-elle être saisie en ligne ? ... 4
15. Une demande de RC en heures peut-elle être saisie en ligne ? .................................................. 4
16. Une demande de RC peut-elle être saisie en ligne ? ....................................................................... 4
17. Qu’en est-il des facilités de service liées à la grossesse et à la maternité ? .......................... 4
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
18. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite pour l’année suivante ? ..................... 5
19. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite dans le courant de l’année pour la
période, par exemple, du 26 décembre 2014 au 5 janvier 2015 ? ............................................ 5
20. L’outil ne fait pas de contrôle du nombre de jours que l’agent doit obligatoirement saisir
dans sa demande de congés en ligne. .................................................................................................. 5
21. Le manager peut-il saisir une demande de congés en ligne pour le compte d’un agent ? 5
22. Comme pour l’entretien d’appréciation informatisé, le manager peut-il valider la
demande de congés en ligne avec « l’accord de l’agent » ? ......................................................... 6
23. Que doit répondre un manager aux membres de son équipe qui ne travaillent pas sur
ordinateur et qui souhaitent déposer une demande de congés ? ............................................... 6
24. Les demandes de congés en ligne sont-elle archivées ? Si oui, pendant combien de
temps ? .............................................................................................................................................................. 6
25. Qu’en est-il lorsqu’un agent est en maladie pendant ses congés ? ........................................... 6
26. Les agents détachés de façon temporaire dans la petite DOTC peuvent-ils poser une
demande de congés en ligne ? En effet, les dates de début et de fin de détachement ont
été saisies dans I-GEODE et ces agents sont considérés comme déjà absents. .................. 7
E-SERVICE RH « ANNULATION D’ABSENCE » .......................................................................................................... 7
27. Un agent peut-il annuler une demande de congés saisie en ligne ? .......................................... 7
E-SERVICE RH « DA01 PAPIER » ............................................................................................................................ 7
28. Si je saisis une demande de congés en ligne, dois-je continuer à déposer un formulaire
DA01 papier ? ................................................................................................................................................. 7
E-SERVICE RH « PLANNING D’EQUIPE » .................................................................................................................. 7
29. Le planning du manager pourrait-il figurer dans le planning d’équipe ? .................................. 7
30. Dans le planning d’équipe, le lien vers le rattachement hiérarchique de niveau N-2
permet-il également d’accéder aux compteurs des CA / JRS / RC des agents N-2 ? ......... 8
31. Le RRH avec le profil « EXPERT RH » dans l’outil peut-il accéder au planning d’équipe ? 8
32. Le planning d’équipe permet-il de consulter les absences des années antérieures à
l’année N-1 ? ................................................................................................................................................... 8
33. Après avoir cliqué sur le lien pour accéder aux agents de niveaux N-2, comment est-il
possible de revenir au planning d’équipe ?.......................................................................................... 8
34. Les CDD de moins de 6 mois figurent-ils également dans le planning d’équipe ? ............... 8
35. Les apprentis, contrats de professionnalisation, contrats d’avenir figurent-ils également
dans le planning d’équipe ? ....................................................................................................................... 8
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
36. Une absence à régulariser figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou dans le
planning d’équipe du manager ? ............................................................................................................. 9
37. Une absence irrégulière figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou dans le
planning d’équipe du manager ? ............................................................................................................. 9
38. Une absence pour grève figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou dans le
planning d’équipe du manager ? ............................................................................................................. 9
39. Que faire lorsque le repos de cycle (RCY /PNT) décrit dans le planning individuel de
l’agent et le planning d’équipe du manager ne correspond pas à celui effectivement pris
par l’agent ? ..................................................................................................................................................... 9
40. Le report de RCY pourra-t-il être saisi en ligne et figurera-t-il dans le planning individuel
de l’agent et le planning d’équipe du manager ? ............................................................................ 10
41. Le RCY reporté figurera-t-il dans le planning individuel de l’agent et dans le planning
d’équipe du manager ? .............................................................................................................................. 10
42. Un compteur de RCY reportés sera-t-il créé ? .................................................................................. 10
43. Le report de jour Temps partiel (LTP / JNT ) pourra-t-il être saisi en ligne et figurera-t-il
dans le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager ? ...................... 10
44. Le jour Temps partiel (LTP / JNT ) reporté figurera-t-il dans le planning individuel de
l’agent et dans le planning d’équipe du manager ? ........................................................................ 10
45. Chaque membre d’une équipe pourrait-il avoir la vision sur l’ensemble du planning
d’équipe du manager ? .............................................................................................................................. 10
46. Le planning d’équipe pourrait-il être visible sur 4 mois pour établir le tableau de service
ou les congés prévisionnels ? .................................................................................................................. 10
LA DELEGATION DE ROLE........................................................................................................................................... 11
47. Un manager peut-il déléguer (donner ou partager) toutes ses « tâches » à plusieurs
collègues de la même entité ? ................................................................................................................ 11
48. Une délégation de rôle donnée ou partagée peut-elle être saisie sans date de fin ? ........ 11
49. Un manager qui doit s’absenter peut-il déléguer ses « tâches » au RRH qui bénéficie du
profil « EXPERT RH » dans l’outil ? ....................................................................................................... 11
50. Un rapport permettra-t-il au RRH de lister les délégations de rôle en cours ? .................... 11
51. En cas de délégation de rôle, le manager délégataire recevra-t-il un mail l’informant
qu’une demande de congés se trouve en attente de validation de sa part ? ....................... 11
52. La délégation de rôle validée dans l’outil est-elle immédiatement effective ? ..................... 11
53. Une personne qui n’est pas manager peut-elle être délégataire de rôle ? ............................ 12
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
54. Une même personne peut-elle bénéficier de deux délégations de rôle ? .............................. 12
55. La délégation de rôle donnée ou partagée à un autre manager peut-elle ne concerner
qu’une partie de l’équipe ? ....................................................................................................................... 12
56. La délégation de rôle concerne-t-elle uniquement la gestion des congés ? ......................... 12
57. Le délégataire de rôle peut-il consulter les soldes de congés et de repos compensateurs,
l’historique des absences et le planning d’équipe du manager titulaire ? ............................. 12
LE LIEN MANAGER / MANAGE ................................................................................................................................... 12
58. Le lien Manager / Managé peut-il prendre en compte 2 niveaux hiérarchiques ? .............. 12
59. Le lien Manager / Managé modifié dans l’outil est-il immédiatement effectif ? .................. 13
60. Qui doit mettre à jour le lien Manager / Managé ? ......................................................................... 13
61. Les agents nouvellement recrutés sont-ils immédiatement visibles dans l’outil ? ............. 13
62. Le RRH peut-il créer une population favorite pour sélectionner une équipe de managers
? .......................................................................................................................................................................... 13
63. Le RRH peut-il avoir visualiser les agents des niveaux N-1 et N-2 de l’établissement
(soldes de congés et de repos compensateurs, historique des absences, planning
d’équipe du manager) ? ............................................................................................................................ 13
64. Le RRH peut-il valider les demandes de congés en attente de validation du manager
absent de façon inopinée ? ...................................................................................................................... 14
LE PILOTAGE DES CONGES ........................................................................................................................................ 14
65. Quels sont les autres E-Services RH prévus pour le 2ème semestre 2014 ? .......................... 14
66. Les RCY posés à la fin d’une période de congés annuels (CA / BONI / RE) sont-ils bien
décomptés en congés annuels ? ............................................................................................................ 14
67. Quand sont mises à jour les données saisies dans l’outil ? ......................................................... 14
LES ABSENCES SYNDICALES ...................................................................................................................................... 15
68. Les permanents syndicaux (à temps complet ou incomplet) peuvent-ils saisir leur
demande de congés en ligne ? ............................................................................................................... 15
69. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’absence de type JAS (Journée
d’Absence Syndicale) ? .............................................................................................................................. 15
70. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’ASAI (Autorisation Spéciale
d’Absence Institutionnelle) ?.................................................................................................................. 15
71. Les membres du CHSCT peuvent-ils saisir en ligne une demande d’heures de délégation
CHSCT ? .......................................................................................................................................................... 15
Questions diverses ............................................................................................................................................... 16
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
72. Quel est le lien pour accéder à la rubrique « E-Services congés » de l’intranet iDRHRS
Courrier ? ........................................................................................................................................................ 16
73. Quel est le lien pour accéder directement à l’application MaboxRH (HRa), espace
« Agent », « Responsable » ou « Expert RH » ? ............................................................................. 16
74. Le mot de passe HABILINET expire tous les 42 jours. Une autre solution est-elle
envisagée pour les agents du terrain ? ............................................................................................... 16
75. Les règles de gestion RH sont-elles modifiées du fait de l’utilisation de l’outil HRa ? ...... 16
76. Le titre de congés est-il toujours envoyé par le CSRH de gestion ? ........................................ 16
77. Les médecins du travail peuvent-ils saisir leur demande de congés en ligne ? .................. 17
78. En cas de réorganisation d’une entité (PIC, PPDC, PDC, etc .), les postiers ont-ils
toujours accès aux E-Services « Congés » ? .................................................................................... 17
79. Quelles sont les heures d’ouverture de l’outil pour saisir une demande de congés en
ligne ? Est-ce possible en vacation de nuit, les dimanches et jours fériés ? ........................ 17
80. En cas de mobilité vers une branche autre que le Courrier, est-il toujours possible de
saisir ses congés en ligne ? ..................................................................................................................... 17
81. Comment imprimer le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager
en couleur ? ................................................................................................................................................... 17
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
1 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
E-service RH « Solde de congés et de
repos compensateurs »
1. Le responsable ou le RRH peuvent-ils accéder aux compteurs de congés / JRS /
RC des agents mis à disposition au sein de la DOTC ou bien dans une autre
DOTC ?
Le RRH doit modifier le lien Manager / Managé, soit en rattachant les agents mis à
disposition au responsable désigné au sein de la DOTC, soit en les rattachant à lui-même
si les agents sont mis à disposition d’une autre DOTC.
2. Les compteurs de RC sont-ils contrôlés lorsqu’un agent saisit en ligne une
demande de RC ?
Les contrôles sur les compteurs sont portés par l’application I-GEODE qui gère des
données. L’agent effectuer ses demandes en fonction des soldes dont il dispose.
L’information est disponible dans le menu « Solde de congés et repos ».
Par ailleurs, dans l’écran de validation d’une demande de congés, le responsable a la
vision sur les soldes de CA / BONI / RE / JRS (si l’agent a des droits ouverts en JRS)
et RC de l’agent. Il peut ainsi contrôler avant de la valider si les soldes permettent de
couvrir la demande de l’agent.
3. Les compteurs de RC seront-ils ventilés en RC / RCE / COR ?
Les compteurs de RC / RCE / COR ainsi que les motifs de pose sont désormais distincts.
4. Les RCY « flottants » sont-ils pris en compte dans l’outil ?
Oui, ils apparaissent bien dans le planning individuel de l’agent, le planning d’équipe du
manager, l’historique des absences.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
2 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
5. La DOTC peut-elle effectuer une extraction des soldes de congés par
établissement (Code REGATE) ?
Un E-Service RH « Dette sociale » sera déployé en fin d’année. Dans l’intervalle, une
solution est proposée au RRH (profil « Expert RH » dans l’outil) avec un export Excel de
la page des soldes de congés et de repos compensateurs.
E-service RH « Historique des absences »
6. Une interface sera-t-elle créée avec HRa formation ?
L’outil E-Service RH « Congés » et E-Service RH « Formation » est le même.
7. Les congés bonifiés seront-ils visibles ?
Comme pour toutes les natures d’absence, les congés bonifiés seront injectés par le SIRH
dans le planning individuel et l’historique des absences de l’agent, dans le planning d’équipe
et l’historique des absences du manager. Lors de l’alimentation des compteurs de congés
bonifiés dans I-GEODE, ces derniers seront affichés dans le « Solde de congés et de repos »
et donc consultables par les agents et les managers.
Enfin, les agents auront la possibilité de poser leurs congés bonifiés en ligne (motif : congés
annuels).
E-service RH « Demande d’absence en ligne »
8. En cas d’absence inopinée d’un manager, comment faire pour traiter les
éventuelles demandes de congés en attente de validation ? Un agent ne doit
pas partir en congés sans en avoir reçu l’autorisation.
En effet, un agent ne peut partir en congés sans y avoir été expressément autorisé par son
encadrant. Le RRH peut modifier les liens Manager / Managé puis vérifier si des demandes
de congés sont en attente de validation pour le manager absent de façon inopinée. Le
manager déclaré comme nouveau rattachement hiérarchique pourra alors valider les
demandes de congés en attente (les transferts de « tâches » dans l’outil, du fait du
changement de manager, interviennent dans la nuit).
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
3 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
9. Une demande de congé en ligne non validée par le manager au bout de
quelques jours est-elle validée d’office ?
Non, une demande de congés doit-être obligatoirement validée par le manager ou, s’il est
absent de façon non prévue, par un autre manager délégataire de rôle (ou le RRH
délégataire de rôle). L’agent ne doit pas s’absenter sans avoir eu connaissance de son
autorisation de congés.
10. Le manager qui n’a pas validé une demande de congé en ligne reçoit-il une
relance par messagerie électronique au bout de quelques jours ?
Non, le manager doit désormais se connecter régulièrement à l’outil dans son espace
« Responsable » pour vérifier ses « tâches », c’est-à-dire des demandes de congés (ou des
demandes d’annulation de congés) en attente de validation de sa part. Il reçoit par ailleurs
un mail l’informant de chaque demande de congés en ligne effectuée par un membre de son
équipe.
Par ailleurs, le RRH dans son espace « Expert RH » dispose d’un rapport qui lui indique les
demandes de congés en attente de validation.
11. Comment est informé un agent dont la demande de congé en ligne a été
refusée par son manager ?
L’agent reçoit un message électronique l’informant que sa demande de congés en ligne a
été refusée. En se connectant dans son espace personnel « Agent », sous-menu « Mes
demandes », il voit que sa demande de congés se trouve en statut « Refusé ». Dans le
sous-menu « Mes notifications », il prend connaissance du motif de refus que le manager
doit obligatoirement donner.
12. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Transmettre » dans l’outil ?
Le bouton « Transmettre » permet à un manager de transmettre la « tâche » de validation
d’une demande de congés en ligne à un autre manager. Cette solution est temporaire, en
attendant la mise à jour du lien Manager / Managé. Le manager à qui la « tâche » a été
transmise, reçoit un message électronique d’information. Une fois qu’il a traité la demande
de congés en ligne, la « tâche » est à nouveau visible chez le manager initial qui a reçu,
par ailleurs, un mail d’information.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
4 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
13. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Refuser » dans l’outil ?
Contrairement à l’autorisation, le refus de congés doit être motivé. Le manager doit donc
ouvrir la « tâche » de la demande de congés en ligne en attente de l’agent et renseigner le
motif du refus.
14. Une demande d’ASA (Autorisation Spéciale d’absence) peut-elle être saisie en
ligne ?
Ce point est en cours d’analyse. Pour l’instant, une demande d’ASA doit être faite sur un
formulaire DA01 papier accompagné des pièces justificatives. L’agent peut éditer ce
formulaire à partir du sous-menu « DA01 papier » de son espace personnel « Agent » dans
l’outil. Il peut aussi être imprimé par son manager qui est identifié par le lien Manager /
Managé.
Le RRH peut aussi imprimer le formulaire pour les agents du périmètre de l’établissement.
15. Une demande de RC en heures peut-elle être saisie en ligne ?
Pour l’instant, une demande de RC en heures, inférieure à une demi-vacation, doit être
déposée sur un formulaire DA01 papier. L’agent peut éditer ce formulaire à partir du sous-
menu « DA01 papier » de son espace personnel « Agent » dans l’outil. Ce formulaire peut
aussi être imprimé par le manager identifié par le lien Manager / Managé.
Le RRH peut aussi imprimer le formulaire pour les agents du périmètre de l’établissement.
16. Une demande de RC peut-elle être saisie en ligne ?
Oui, une demande de RC (vacation entière ou demi-vacation) peut-être saisie en ligne.
17. Qu’en est-il des facilités de service liées à la grossesse et à la maternité ?
Pour l’instant, une demande de facilités de service doit être déposée sur un formulaire DA01
papier accompagné des pièces justificatives éventuelles. L’agent peut éditer ce formulaire à
partir du sous-menu « DA01 papier » de son espace personnel « Agent » dans l’outil. Ce
formulaire peut aussi être imprimé par le manager identifié par le lien Manager / Managé.
Le RRH peut aussi imprimer le formulaire pour les agents du périmètre de l’établissement.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
5 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
18. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite pour l’année suivante ?
Oui, une demande de congés en ligne peut être saisie pour l’année en cours et pour l’année
suivante. La saisie de congés de l’année N + 1 n’impacte pas le compteur de congés de
l’année N. Ces congés seront comptabilisés dans les compteurs de l’année N + 1.
19. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite dans le courant de l’année
pour la période, par exemple, du 26 décembre 2014 au 5 janvier 2015 ?
Oui, une demande de congés en ligne peut être saisie tout au long de l’année en cours pour
la période entre décembre de l’année en cours et janvier de l’année suivante. La saisie de
congés de l’année N + 1 n’impacte pas le compteur de congés de l’année N. Les congés de
janvier seont comptabilisés dans les compteurs de l’année N + 1.
20. L’outil ne fait pas de contrôle du nombre de jours que l’agent doit
obligatoirement saisir dans sa demande de congés en ligne.
Non, pour l’instant, l’outil ne calcule pas immédiatement le nombre de jours de congés
posés par l’agent.
Néanmoins, avant l’envoi du flux d’informations vers le SIRH, la période d’absence qui
figure dans l’historique des absences de l’agent, ne comporte pas le nombre de jours mais
un astérisque matérialisé de la façon suivante : (*).
A J + 1, après calcul du nombre effectif de jours de congés qui seront décomptés à l’agent,
(*) a été remplacé par ce nombre de jours.
Une évolution de l’outil est en cours ; elle permettra de calculer le nombre de jours de
congés posés par l’agent dès qu’il aura validé sa demande de congés en ligne.
21. Le manager peut-il saisir une demande de congés en ligne pour le compte d’un
agent ?
Non, pour l’instant, un manager ne peut saisir une demande de congés en ligne pour un
membre de son équipe.
En fin d’année, le E-Service RH « Congés » en version Extranet permettra, depuis tout type
de terminal (ordinateur, tablette, smartphone dont FACTEO) personnel ou professionnel
connecté à Internet, de faire une demande de congés en ligne, de consulter ses soldes de
congés et de repos compensateurs ainsi que l’historique de ses absences.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
6 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
22. Comme pour l’entretien d’appréciation informatisé, le manager peut-il valider
la demande de congés en ligne avec « l’accord de l’agent » ?
Non, la demande de congés doit être saisie par l’agent.
23. Que doit répondre un manager aux membres de son équipe qui ne travaillent
pas sur ordinateur et qui souhaitent déposer une demande de congés ?
Le manager (ou le RRH) peut indiquer aux membres de son équipe, déclarés par le lien
Manager / Managé, qu’ils peuvent déposer une demande de congés via la borne libre-
service de leur établissement. Il doit leur expliquer ensuite comment se connecter à
HABILINET.
Le manager peut aussi éditer dans son espace « Responsable » de l’outil le formulaire DA01
papier pré-rempli de l’agent (sous-menu « DA01 papier »).
Le RRH, dans son espace « Expert RH », peut aussi imprimer le formulaire pour les agents
du périmètre de l’établissement.
24. Les demandes de congés en ligne sont-elle archivées ? Si oui, pendant combien
de temps ?
Les règles d’archivage des formulaires DA01 papier s’appliquent : les demandes de congés
en ligne sont archivées pendant 5 ans.
25. Qu’en est-il lorsqu’un agent est en maladie pendant ses congés ?
Les règles de gestion RH s’appliquent. L’arrêt de travail pour maladie (ATM) est numérisé
puis il parvient au CSRH qui le saisit dans le SIRH. Les jours de congés et les jours en ATM
seront décomptés. Dans son espace personnel « Agent », sous-menu « Mes demandes »,
l’agent visualisera sa demande de congés initiale. Ses soldes de congés, son historique
d’absences, son planning individuel seront mis à jour ainsi que le planning d’équipe du
manager.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
7 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
26. Les agents détachés de façon temporaire dans la petite DOTC peuvent-ils poser
une demande de congés en ligne ? En effet, les dates de début et de fin de
détachement ont été saisies dans I-GEODE et ces agents sont considérés
comme déjà absents.
Oui, les agents peuvent faire une demande de congés en ligne à partir du moment où le lien
Manager / Managé a été mis à jour.
E-service RH « Annulation d’absence »
27. Un agent peut-il annuler une demande de congés saisie en ligne ?
Oui, une demande de congés en ligne peut-être annulée par l’agent. Il se connecte dans
son espace personnel « Agent » de l’outil en utilisant :
la fonctionnalité « Mes demandes » si sa demande de congés n’a pas été encore
validée par le manager ;
le sous-menu « Annulation d’absence » si la demande de congés a déjà été validée
par le manager.
E-service RH « DA01 papier »
28. Si je saisis une demande de congés en ligne, dois-je continuer à déposer un
formulaire DA01 papier ?
Non, la demande de congés en ligne ne doit surtout pas être confirmée par une demande
papier. Le doublonnage crée un rejet dans le SIRH.
E-service RH « Planning d’équipe »
29. Le planning du manager pourrait-il figurer dans le planning d’équipe ?
Cette évolution est étudiée.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
8 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
30. Dans le planning d’équipe, le lien vers le rattachement hiérarchique de niveau
N-2 permet-il également d’accéder aux compteurs des CA / JRS / RC des
agents N-2 ?
Cette évolution est en cours de réalisation.
31. Le RRH avec le profil « EXPERT RH » dans l’outil peut-il accéder au planning
d’équipe ?
Non, pas en sa qualité « Expert RH ». Cependant, le manager peut déléguer son rôle
(Délégation de rôle partagé) au RRH qui pourra ainsi visualiser le planning d’équipe.
32. Le planning d’équipe permet-il de consulter les absences des années
antérieures à l’année N-1 ?
Le planning individuel pour l’agent et le planning d’équipe pour le manager permettront de
visualiser l’année en cours et l’année précédente. Les années antérieures seront archivées.
33. Après avoir cliqué sur le lien pour accéder aux agents de niveaux N-2, comment
est-il possible de revenir au planning d’équipe ?
Pour revenir au planning de l’équipe (niveau N-1), il convient de cliquer sur le bouton
« Retour » situé en bas de page (Cf. Fiche mémo « Consulter le planning d’équipe en tant
que manager ») .
34. Les CDD de moins de 6 mois figurent-ils également dans le planning d’équipe ?
Oui, tous les agents en CDD figurent dans le planning d’équipe. Les données sont
transmises chaque semaine par flux du SIRH de La Poste.
35. Les apprentis, contrats de professionnalisation, contrats d’avenir figurent-ils
également dans le planning d’équipe ?
Tous les agents, quels que soient leur statut et leur situation, sont gérés dans l’outil. Les
données sont transmises chaque semaine par flux du SIRH de La Poste. Ils doivent être
également identifiés avec la mise à jour du rattachement hiérarchique par le lien Manager /
Managé.
Les intérimaires ne figurent pas dans le SIRH de La Poste et donc dans l’outil.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
9 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
36. Une absence à régulariser figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou
dans le planning d’équipe du manager ?
Les règles de gestion RH s’appliquent. Un agent absent de façon inopinée doit aviser le plus
rapidement possible son manager ou le RRH de l’établissement. L’absence à régulariser est
notifiée au CSRH gestionnaire qui la saisit dans le SIRH. L’absence à régulariser est alors
injectée dans l’outil par flux en provenance du SIRH : elle est matérialisée dans le planning
individuel et l’historique des absences de l’agent, dans l’historique des absences et le
planning d’équipe du manager. L’agent doit régulariser son absence non prévue le plus tôt
possible auprès de son manager ou du RRH de l’entité.
Un E-Service RH « Absences inopinées », déclarées par les managers, est développé en
sites pilotes.
37. Une absence irrégulière figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou
dans le planning d’équipe du manager ?
Les règles de gestion RH s’appliquent. Une absence irrégulière est notifiée par le RRH au
CSRH gestionnaire qui la saisit dans le SIRH. Elle entraîne la suspension du salaire /
traitement. Elle est injectée dans l’outil par flux en provenance du SIRH : elle est
matérialisée dans le planning individuel et l’historique des absences de l’agent, dans
l’historique des absences et le planning d’équipe du manager. L’agent doit obligatoirement
régulariser son absence irrégulière le plus tôt possible auprès de son manager ou du RRH de
l’entité.
38. Une absence pour grève figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou
dans le planning d’équipe du manager ?
L’absence pour grève est notifiée par le RRH au CSRH de gestion qui la saisit dans le SIRH.
Elle entraîne une suspension de traitement / salaire. Elle est injectée dans l’outil par flux en
provenance du SIRH.
39. Que faire lorsque le repos de cycle (RCY /PNT) décrit dans le planning
individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager ne correspond pas à
celui effectivement pris par l’agent ?
Il convient d’en aviser le RRH lequel doit informer le CSRH du nouveau repos de cycle de
l’agent.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
10 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
40. Le report de RCY pourra-t-il être saisi en ligne et figurera-t-il dans le planning
individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager ?
Cette évolution est en cours de réalisation.
41. Le RCY reporté figurera-t-il dans le planning individuel de l’agent et dans le
planning d’équipe du manager ?
Oui, le jour reporté figurera dans ces deux plannings.
42. Un compteur de RCY reportés sera-t-il créé ?
Une prochaine évolution prévoit un compteur de RCY « flottants » mais pas un compteur de
RCY reportés.
43. Le report de jour Temps partiel (LTP / JNT ) pourra-t-il être saisi en ligne et
figurera-t-il dans le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du
manager ?
Cette évolution est étudiée.
44. Le jour Temps partiel (LTP / JNT ) reporté figurera-t-il dans le planning
individuel de l’agent et dans le planning d’équipe du manager ?
Cette évolution est étudiée.
45. Chaque membre d’une équipe pourrait-il avoir la vision sur l’ensemble du
planning d’équipe du manager ?
Cette évolution est en cours d’étude.
46. Le planning d’équipe pourrait-il être visible sur 4 mois pour établir le tableau
de service ou les congés prévisionnels ?
Un E-Service RH « Tour de départ en congés » est en cours d’étude.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
11 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
La délégation de rôle
47. Un manager peut-il déléguer (donner ou partager) toutes ses « tâches » à
plusieurs collègues de la même entité ?
Oui, la délégation de rôle peut être donnée ou partagée à plusieurs personnes de la même
entité, quel que soit leur niveau (N-1, N+1, collatéral, etc.) y compris au RRH de
l’établissement.
48. Une délégation de rôle donnée ou partagée peut-elle être saisie sans date de
fin ?
Non, mais lorsqu’une organisation est pérenne, la délégation de rôle donnée ou partagée
doit être validée avec une date de fin très éloignée (Exemple : 31/12/2020).
49. Un manager qui doit s’absenter peut-il déléguer ses « tâches » au RRH qui
bénéficie du profil « EXPERT RH » dans l’outil ?
Un manager peut déléguer (donner ou partager) ses « tâches » à tout autre manager et au
RRH de l’établissement.
50. Un rapport permettra-t-il au RRH de lister les délégations de rôle en cours ?
Cette évolution est en cours d’étude.
51. En cas de délégation de rôle, le manager délégataire recevra-t-il un mail
l’informant qu’une demande de congés se trouve en attente de validation de sa
part ?
Oui, les échanges par messagerie électronique interviennent entre le manager titulaire ou le
manager délégataire et les membres de l’équipe du manager titulaire.
52. La délégation de rôle validée dans l’outil est-elle immédiatement effective ?
La Délégation de rôle (donné ou partagé) est effective le lendemain de sa validation dans
l’outil.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
12 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
53. Une personne qui n’est pas manager peut-elle être délégataire de rôle ?
Oui, à partir du moment où elle fait partie de l’effectif de l’établissement.
54. Une même personne peut-elle bénéficier de deux délégations de rôle ?
Oui, une même personne peut bénéficier de plusieurs délégations de rôle (donné ou
partagé).
55. La délégation de rôle donnée ou partagée à un autre manager peut-elle ne
concerner qu’une partie de l’équipe ?
Non, la délégation de rôle englobe tous les membres de l’équipe dont le rattachement
hiérarchique a été déclaré par le lien Manager / Managé.
56. La délégation de rôle concerne-t-elle uniquement la gestion des congés ?
Non, la délégation de rôle (donné ou partagé) englobe tous les E-Services dont les congés
et l’entretien d’appréciation informatisé.
57. Le délégataire de rôle peut-il consulter les soldes de congés et de repos
compensateurs, l’historique des absences et le planning d’équipe du manager
titulaire ?
Oui, la délégation de rôle (donné ou partagé) donne au délégataire toutes les tâches du
manager.
.
Le lien Manager / Managé
58. Le lien Manager / Managé peut-il prendre en compte 2 niveaux hiérarchiques ?
L’agent a un seul rattachement hiérarchique. Le manager peut visualiser le planning
d’équipe des niveaux N-1 et N-2.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
13 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
La visualisation par le manager des soldes de congés et de repos compensateurs, de
l’historique des absences des membres de l’équipe des niveaux N-1 et N-2 est en cours
d’étude.
59. Le lien Manager / Managé modifié dans l’outil est-il immédiatement effectif ?
Le lien Manager / Managé modifié dans l’outil est mis à jour le lendemain.
60. Qui doit mettre à jour le lien Manager / Managé ?
Le RRH avec le profil « EXPERT RH » met à jour le rattachement hiérarchique entre un
agent et son manager.
61. Les agents nouvellement recrutés sont-ils immédiatement visibles dans l’outil ?
Les données sont transmises à l’outil chaque semaine par flux du SIRH de La Poste.
Le RRH
62. Le RRH peut-il créer une population favorite pour sélectionner une équipe de
managers ?
Le RRH peut créer une population favorite par code REGATE d’entité.
63. Le RRH peut-il avoir visualiser les agents des niveaux N-1 et N-2 de
l’établissement (soldes de congés et de repos compensateurs, historique des
absences, planning d’équipe du manager) ?
Oui, Le manager peut déléguer son rôle (partagé) dans l’outil au RRH qui pourra ainsi
visualiser le planning d’équipe des niveaux N-1 et N-2.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
14 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
64. Le RRH peut-il valider les demandes de congés en attente de validation du
manager absent de façon inopinée ?
Le RRH peut valider les demandes de congés en attente de validation si la délégation de rôle
lui a été attribuée par le manager titulaire. La validation sans délégation de rôle est en
cours d’étude.
Le pilotage des congés
65. Quels sont les autres E-Services RH prévus pour le 2ème semestre 2014 ?
Déclaration des absences inopinées ;
Déclaration des heures supplémentaires ;
Consultation / Mise à jour des données personnelles ;
Consultation des soldes de congés, vision dette sociale ;
Solution Extranet du E-Service RH « Congés » pour faire une demande de congés en
ligne, consulter ses soldes de congés et de repos compensateurs, consulter
l’historique de ses absences, et ce depuis tout type de terminal (ordinateur, tablette,
smartphone dont FACTEO) personnel ou professionnel connecté à Internet.
66. Les RCY posés à la fin d’une période de congés annuels (CA / BONI / RE) sont-
ils bien décomptés en congés annuels ?
Oui, les règles de gestion RH ne changent pas (BRH 2000 RH 22 : circulaire du 19 avril
200). Le SIRH de La Poste traduit et applique cette règle de gestion RH.
67. Quand sont mises à jour les données saisies dans l’outil ?
Dès qu’elle a été validée par le manager, une demande de congés en ligne figure dans
l’historique des absences (profils « Agent » et « Responsable » ) avec un petit astérique (*).
Les données sont ensuite transmises au SIRH par flux en fin de journée puis recalculées. Le
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
15 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
lendemain, le petit astérique (*) disparaît si la demande de congés a été confirmée par le
SIRH.
Les absences syndicales
68. Les permanents syndicaux (à temps complet ou incomplet) peuvent-ils saisir
leur demande de congés en ligne ?
La mise à jour du lien Manager / Managé permet le rattachement fonctionnel au NOD des
permanents syndicaux qui peuvent ainsi saisir leur demande de congés en ligne. Si tel n’est
pas le cas, l’outil les oriente vers le formulaire DA01 papier.
69. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’absence de type JAS
(Journée d’Absence Syndicale) ?
Les demandes de ce type (sans justificatif) doivent être déposées via un formulaire DA01
papier.
70. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’ASAI (Autorisation
Spéciale d’Absence Institutionnelle) ?
Les demandes de ce type doivent être déposées via un formulaire DA01 papier accompagné
des justificatifs.
71. Les membres du CHSCT peuvent-ils saisir en ligne une demande d’heures de
délégation CHSCT ?
Les bons de délégation ne sont pas gérés dans l’outil (Cf. Note DC.DRHRS.A.12-008 du 27
janvier 2012).
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
16 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
Questions diverses
72. Quel est le lien pour accéder à la rubrique « E-Services congés » de l’intranet
iDRHRS Courrier ?
http://www.idrhrs.courrier.intra.laposte.fr/performance-rh/e-services
73. Quel est le lien pour accéder directement à l’application MaboxRH (HRa),
espace « Agent », « Responsable » ou « Expert RH » ?
https://www.authentification.courrier.intra.laposte.fr/
Ce lien peut être copié puis l’icône collée sur l’écran d’accueil de votre poste de travail.
Ce lien peut aussi être copié puis ajouté aux volet des Favoris de votre poste de travail.
74. Le mot de passe HABILINET expire tous les 42 jours. Une autre solution est-
elle envisagée pour les agents du terrain ?
Un E-Service RH mis en place en fin d’année permettra, en solution extranet (ordinateur
personnel ou professionnel, tablette, smartphone dont FACTEO), de saisir en ligne une
demande de congés, de consulter les soldes de congés, l’historique des absences et le
planning). L’authentification sera plus simple : pas d’expiration du mot de passe.
75. Les règles de gestion RH sont-elles modifiées du fait de l’utilisation de l’outil
HRa ?
Non, les règles de gestion RH sont indépendantes des outils utilisés et doivent toujours
êtres respectées.
76. Le titre de congés est-il toujours envoyé par le CSRH de gestion ?
Pour les agents qui utilisent la demande de congés en ligne, le titre de congés édité par le
CSRH fait double emploi. Néanmoins, l’établissement peut toujours demander à le recevoir.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
17 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
77. Les médecins du travail peuvent-ils saisir leur demande de congés en ligne ?
La mise à jour du lien Manager / Managé permet le rattachement fonctionnel au NOD du
médecin du travail qui peut ainsi éditer puis utiliser le formulaire DA01 papier.
78. En cas de réorganisation d’une entité (PIC, PPDC, PDC, etc .), les postiers ont-
ils toujours accès aux E-Services « Congés » ?
Le E-Service « Congés » est accessible à tous les postiers du Courrier.
79. Quelles sont les heures d’ouverture de l’outil pour saisir une demande de
congés en ligne ? Est-ce possible en vacation de nuit, les dimanches et jours
fériés ?
A partir de la fin du mois de septembre 2014, une demande de congés en ligne saisie avant
22h sera transmise au SIRH par flux le soir même. Si elle est prise en compte par le SIRH,
elle figurera comme telle dans l’historique des absences dès le lendemain.
Une demande saisie après 22h sera transmise au SIRH par flux le lendemain. Si elle est
prise en compte par le SIRH, elle figurera comme telle dans l’historique des absences le
surlendemain.
80. En cas de mobilité vers une branche autre que le Courrier, est-il toujours
possible de saisir ses congés en ligne ?
Il convient d’utiliser l’outil mis en place au sein de la branche du Groupe La Poste
d’affectation.
81. Comment imprimer le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du
manager en couleur ?
Pour imprimer en couleur les plannings,il convient au préalable de configurer le poste de
travail informatique dans le navigateur Internet Explorer (IE version 8) de la façon décrite
dans l’annexe 1.
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
18 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES
BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE
19 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES