公文程式條例的重要條文
第6條 公文應記明國曆年、月、日。
機關公文,應記明發文字號。
第7 條 公文得分段敘述,冠以數字,採
由 左而右之橫行格式。
第8 條 公文文字應簡淺明確,並加具
標點符號。
第10條 公文之附屬文件為附件,附
件在二種以上時, 應冠以數字。
公文分類
一、令:公布法律、發布法規命令及人事命令二、呈:對總統有所呈請或報告時使用三、咨:總統與國民大會、立法院公文往復時使用四、函:各機關處理公務
• 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復• 下級機關對上級機關有所請求或報告• 同級機關或不相隸屬機關間行文• 民眾與機關間之申請及答復
五、公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知時使用
六、其他公文:1.書函 5.簽 9.證明書 13.紀錄2.開會通知單 6.報告 10.證書或執照 14.節略3.公務電話紀錄 7.箋函或便箋 11.契約書 15.說帖4.手令或手諭 8.聘書 12.提案 16.定型化表單
一、每個段名不冠數字(項次),段名後則須加
冒號「 : 」
二、主旨:
(一) 為全文 精要 ,以說明行文目的與期望,應力
求具體扼要
(二)主旨不分項,文字緊接段名冒號之下書寫
(三)案情簡單可用「主旨」一段完成者,不必
硬性分割為二(主旨、說明)、三段(主
旨、說明、辦法)
三、在「說明:」段名中:
(一)如無項次,文字緊接段名冒號之下書寫。
(二)每行文字均不可高 於 冒號。
(三)如分項條列,應另列(行)縮格書寫。
(四)項次寫法:
一、二、三、……
(一)(二)(三) ……
1、2、3、 ……
(1)(2)(3)……
(五) 「說明:」之段名,可因內容改用「經過」、「原因」
等名 稱。
四、 「辦法:」段名:可因內容改用「建議」 、 「請
求」 、 「擬辦」 、 「核示事項」 等名稱。
中國文化大學 函
受文者:教育部 校址:臺北市華岡路55號
發文日期:中華民國 年 月 日 聯絡人:李 ○○
發文字號: 校人字第 號 聯絡電速別:最速件密等及解密條條件或保存期限:
附件:
主旨:檢陳本校 年上半年教師借調名冊乙份,請 鑒核。說明:
一、依 鈞部 年 月 日台人 一 字第 號函辦理。
二、本校教師之借調,均依照 鈞部 年 月 日台人字第 號函及教師借調處理原則之規定辦理。
正本:教育部副本:本部總務處、會計室 、人事室
校長 000
內政部 公告
發文日期:中華民國00年00月00日
發文字號:00字第0000000000號
主旨:公告民國00年 出 生 役 男應辦理身家調 查。依據:徵兵規則。公告事項:
一、民國00年出生男子,本年已屆徵兵年齡,依法應接受徵兵處理。
二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所
在地( 鄉 、 鎮 、市、區)公所公告之時
間、地點及手續,前往辦理申報登記。
部 長 0 0 0(登報用免署首長職銜姓名)
中國文化大學 公告
發文日期:中華民國00年00月00日
發文字號:00字第0000000000號
主旨:公告96學年度研究所碩士班入學錄取名單。依據:96學年度研究所招生委員會議決議。公告事項:正取○○○等25名,備取○○○等10名
,錄取名單如附。
校 長000(登報用免署首長職銜姓名)
公文的作法
函的結構:主旨、說明、辦法;三段式、
二段式、一段式。
分段要領
主旨:全文精要、目的與期望 具體扼要
說明:說明事實、來源或理由 詳細敘述
辦法:可改用建議、擬辦、核示事項 具體
要求
製作要領:簡、淺、明、確;簡明扼要、標點符號。
公文處理 時限
一般公文
最速件: 日;會簽: 小時 。
速件: 日;會簽: 小時 。
普通件: 日;會簽: 小時 。
限期公文:來文或其他規定訂有期限者。
使用公文夾(各機關得視實際需要自行訂定)
最速件:紅色 速件:藍色
普通件:白色 機密件:黃色
一般公文處理速別之擬定,發文機關承辦人員應確實區分,各級人員應詳加審核,避免最速件過於浮濫。
引述語
一、起首引述
對上級機關或首 長: 奉
對平行機關或首長 : 准
對下行機關或首 長: 據
二、引述結語
對上級機關或首 長 : 奉悉
對平行機關或首長 : 敬悉、悉
對下行機關或首長 : 已悉
准駁語
一、准語
對下級機關或首長:應予照准、准予照辦、准予(同意)備查
對平行機關:敬表同意、同意照辦
二、駁語
對下級機關或首長:恕難照准、應予免議、應予緩議、應毋庸議、應予駁回
對平行機關:恕難同意、無法照辦、歉難同意
期望(目的)語
一、一般公文對上級機關或首長:請 鑒核(函報部、
會)、請 核示(校內簽稿)、請 鑒察對平行機關:請 查照、請 察照、請 查
照辦理、請 查核辦理、請 惠予辦理對下行機關:希 查照、希 照辦、希 切
實辦理「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一
律改為「請」
• 備註:查照,公文用語「知悉」之意;又查察按照之意,如「查照辦理」之意。
二、要求函復
對平行機關:請 查照見復、請 查照辦理見復、請查明見復、請 惠復
對下行機關:希 辦理見復
三、要求轉知
對平行機關:請 查照轉告
對下行機關:希 查照轉告、希 轉行照辦
四、要求備查
對上級機關或首長:請 鑒核備查、請 核備
對平行機關:請 查照備案
一般用詞
一、對於其他機關的稱謂,在公文中第一次 出現時建議用全銜,如「行政院文化建設委員會」、「行政院國家科學委員會」;第二次以後才用簡稱,如「文建會」、「國科會」 。
二、上行文主旨請示語「請鑒核」中的「鑒」字,建議採慣用的「鑒」,而不用「鑑」,直屬上級機關用「請 鑒核」,未隸屬之上級機關可用「請鑒察」或「請 詧照」。平行文一般多使用「請查照」。
習慣用詞
一、描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數字部分,仍用國字書寫。如「第二專長」、「五年教育促進方案」、「九年一貫課程」、「十二年國教」、「星期三」及「九十五學年度第二學期辦理學生生活輔導計畫」等。
二、簽稿內涉及數字之敘寫,如「802,534,567元」請敘寫為「8億0,253萬4,567元」;「12,492,345人」請敘寫為「1,249萬2,345人」;「26,457班」請敘寫為「2萬6,457班」,以求一致性。
正本收受者
一、發送內部單位或人員之公文受文者:本校教務處、總務處、資訊中心;本校○學院○院長○ ○ 、本校市政學系黃教授○ ○ 、本校教務處李○ ○先生 女士 。
二、受文者應標示機關(構)或學校之全銜,如「行政院文化建設委員會」,禁用簡稱如文建會、國科會。
副本收受者書寫
「副本」書寫方式建議:他機關(單位)列於第行,並以全銜名之。內部單位列於第 行,可簡寫,但數單位同列時,第 個單位前加冠「本校」,如「本校教務處、會計室、商學院、資訊中心」。
因副本如列承辦單位,原則上由承辦人存用,故避免於本單位後加列發文單位之同仁或承辦人。
冒號 :
用於總起下文,或舉例說明上文。
一、主旨:
二、中國四大奇書:《水滸傳》、
《三國演義》、《金瓶梅》、
《西遊記》。
一位成功的企業家,必定具備了許多過人之處,如:堅毅奮 的精神、周密詳備的思慮、超人一等的企業眼光等。
刪節號 ……
用於節略原文、語句未完、意思未盡,或表示語句斷斷續續等。
差不多先生差不多要死的時候,一口氣斷斷續續地說道:「活人 同死人也差……差……
差……不多,……凡事只要……差……差 ……
不多……就……好了,……何……必……
太……太認真呢?」他說完了這句格言,就確定地斷了氣。
間隔號 .
一、用於書名號乙式書名與篇章卷名之間。二、用於書名號乙式套書與單本書名之間。三、用於原住民命名習慣之間隔。 四、用於翻譯外國人的名字與姓氏之間。
《禮記.禮運》
尤哈尼.伊斯卡卡夫特
喬治.華盛頓
國字整數與小數分界處也可使用間隔號,如:「三.五公里」。