eCopy : Intégration de données papier en environnement Microsoft
Isabelle KintzigEnterprise Software Channel Sales ManagereCopy Southern [email protected] +33 (0) 6 14 81 4319
Dubravka VukovicTechnical ConsultanteCopy Southern [email protected]+33 (0) 6 89 88 17 37
eCopy
eCopy™ est un éditeur de logiciels américain spécialisé dans l’acquisition des données papier et leur intégration dans le système d’information de l’entreprise.
Effectifs :– Effectifs France : 8– Effectifs Europe : 37– Effectifs Monde : 265
Historique et activité :– Société privée située au nord de Boston, Nashua, NH– CA Monde en 2007 : 48 millions d’€– 1992 : Fondation d’eCopy– 2002 : eCopy lance sa première filiale Européenne au Royaume Uni– 2004 : Création de la filiale française– 14 années consécutives de croissance (40% 2005-2007)– Solution primée : Plusieurs récompenses successives pour l’architecture d’eCopy
ShareScan® OPet sa facilité d’utilisation par le Gartner, IDC, BERTL, BLI et le MFP Report
– Plus de 2,000,000 d’utilisateurs d’eCopy Desktop dans 14,000 sociétés dans le monde.
– Plus de 75,000 ScanStation et ShareScan Open Platform en service, dont 15,000 en Europe.
eCopy EuropeUK & Ireland
Justin BaileyRegional Sales Director
Tal PeltaSimon HillBarry CochraneSteve StrangeAva NekolaAlan Medcalf
Chris Pierce-KingBrett Lewis
France, Belgium, Spain, Italy & Portugal
Philippe LeRoyRegional Sales Director
Odilon RatovoLisa MuraPascal CuzonIsabelle Kintzig
Dubravka VukovicGuillaume AlbionDaniele Tosques
Alan CornwellEuropean General Manager
Sweden, Norway, Finland & Denmark
Joachim RokenRegional Sales Director
Sture Magnusson
Magnus Lindberg
Germany, Austria, Switzerland, Holland, Eastern Europe & Middle East
Bernd KlüberRegional Sales Director
Marion Gust
Marcus Nimtz
Finance & OperationsMartin Hay PlumbPatsy WalkerHelen Watt
MarketingNadine WearneAndrea Hall
Strategic AlliancesClaire AlmondBusiness DevelopmentJonathan MillbankISVs & SIsOwen Kilbane
Technical ServicesDenis BillingsMarkus BrinsaGraham Mann
eCopy et Microsoft
• eCopy est Gold Partner
• Solution eCopy installée au MTC
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La maitrise de l’acquisition des données des leur point d’entrée garantit la fiabilité du business process dans
son ensemble, sa sécurité et sa traçabilité.
Dans certains workflows “sensibles”, et pour des environnements normalisés, la traçabilité de la
transaction est impérative
eCopy : Pourquoi contrôler l’information depuis le périphérique de scan?
La solution eCopy
eCopy permet l’acquisition de données papier et leur intégration, directement depuis le multifonction par le biais d’une interface simple, dans les applications métier de l’entreprise.
eCopy : élément de valeur pour un Worflow
7eCopy Confidential04/10/23
Les points forts eCopy
– Interface simple : • Pas de formation spécifique pour les utilisateurs. • Personnalisable en fonctions des besoins des services concernes.
– Indexation et OCR : • Indexation et création automatique du nom du document scanné • Fiabilité du Workflow d’intégration dans les applications métier • Recherche d’information facilitée
– Sécurité et traçabilité : • Authentification de l’utilisateur • Sécurité d’accès aux applications métiers • Traçabilité des actions et respect des processus crucial pour les entreprise soumises à des
normalisations (ISO, SOX, etc.…).
– Confidentialité : • Fonction de cryptage des documents intégrée Diffusion sécurisée des documents sensibles.
– Evolutivité : • eCopy Software Developer Kit (SDK) Développements spécifiques
– Gain de productivité et TCO: • Réduction significative des coûts liés au temps de distribution des documents. • Intégration des données dans le workflow quelle que soit leur origine papier ou numérique
La gamme eCopy
eCopy ShareScan est la plateforme d’intégration des multifonctions et scanners dans le système d’information de l’entreprise
eCopy Desktop permet la création, l’assemblage, la modification et l’annotation de fichiers au format pdf
Les Connecteurs et Services permettent l’intégration directe des données papier dans les applications métier.
3 SDKs eCopy disponibles
• Desktop Connector SDK
• ShareScan Connector SDK
• ShareScan Document Services SDK
Demo
Connecteur standard pour SharePoint
Connecteur SharePoint eCopy
• eCopy = extension fonctionnelle de SharePoint pour l’intégration des données papier :– Interface simple, paramétrable pour chaque MFP– Océrisation full texte– Prise en compte des droits d’accès utilisateur (AD,Windows,
SharePoint)– Visualisation des dossiers SharePoint depuis le MFP en fonction des
droits– Indexation du document selon les règles SharePoint
L’utilisateur s’authentifie sur l’AD
Les connecteurs sont affichés
Le document est scanne et océrisépré visualisation pour contrôle sur l’interface du MFP
Le PDF peut être protégé par mot de passe
Choix des destinations de sites SharePoint
Si le mot de passe n’est pas valide, l’accès lui est refuse
Choix des dossiers de destination SharePointNe s’affichent que les dossiers sur lesquels l’utilisateur a les droits d’accès
Accès aux documents partages si l’utilisateur en a les droits
Sélection sur documents partages
Le document est indexé selon les critères SharePoint et envoyé
eCopy : Architecture et SDK
eCopy ShareScan Architecture
24eCopy Confidential04/10/23
Services Manager (Server Component)
Bates
Encryption
Connector(1)Connector(1)ShareScan
Manager
AdminConsole
Connector(n)
DocumentServices
3rd-PartyApplication
XML Request XML Response
Doc. GenerationRequest
ScanStation/PCBased Client
Services Manager(Server Component)
Client (XML Forms)
Common Storage Area
Audit Trail FilesDSV, 1 file per Client
Document Tracking,UnencryptedPDF
ConnectorProfiles,XML File
XML Request
XML Response
Canon MEAPClient
Ricoh ESAClient
eCopy Process Flow
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Place your document
Authentication
Preview
Document Service:
•Index / Classify•Zonal OCR
•Forms recognition•Image Clean-up
Quick Connect
Send/Store Document
Redirect
Progress Dialog
eCopyServices
ID Services Protocol
Document ServicesSDK
ConnectorSDK
Data Publishing
eCopy SDKs
• Desktop Connector SDK– Build custom connectors to integrate
with external applications
• ShareScan Connector SDK– Build custom connectors to scan
directly into 3rd party applications
• ShareScan Document Services SDK– Integrate technologies to modify,
enhance, and classify images
eCopy ShareScan SDK
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• Complete software development environment to define and develop Applications that will run at the input device.
• Enables you to develop once and deploy on many hardware devices – Scanners and MFD’s.
• Provides integration with processes and external applications, such as Zonal OCR and document encryption.
• Allows development of bespoke connectivity to third party data repositories.
ShareScan Externalor Embedded Client
ShareScan Connector SDK Architecture
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MicrosoftWindows
MicrosoftVisual Studio
eCopy ShareScanFramework
ServicesServices
ShareScanShareScanManagerManager
NetworkStorage
Database,Workflow orEnterpriseApplication
E-mailor Fax
Document Services SDK Architecture
29eCopy Confidential04/10/23
ShareScan Externalor Embedded Client
MicrosoftWindows
MicrosoftVisual Studio
eCopy ShareScanFramework
ServicesServices
ShareScanShareScanManagerManager
NetworkStorage
Database,Workflow orEnterpriseApplication
E-mailor Fax
eCopy Desktop SDK
• Allows development of bespoke bi-directional connectivity to third party data repositories through eCopy Desktop
• Make use of eCopy Desktops array of mark-up tools, searchable pdf creation
• MS Visual Studio wizard gives a framework of C++ code on which to base the integration
• Allows the creation of new functionality to eCopy Desktop
30eCopy Confidential04/10/23
eCopy : Exemple de solution développée avec le SDK
eCopy
• Script démo 1:– Avec le connecteur standard eCopy pour SharePoint, l’utilisateur
intègre le document papier directement dans SharePoint en fonction de ses droits. Il renseigne manuellement les éléments d’indexation demandés par SharePoint.
• Script démo 2:– Un développement spécifique effectue avec le SDK permet
d’effectuer une reconnaissance de zone automatique sur le document papier, et de renseigner automatiquement les champs d’index demandés par SharePoint avant d’integrer le document dans la GED.
Compliance Storyboard“Classifying & Controlling Content at the input device”
Application Areas:
Companies wishing to:
• Prevent redistribution of valuable information including Intellectual Property (IP), Patent, Financial and Personnel information
• Achieving ISO 27001 Accreditation
• Merger & Acquisition activity
• Knowledge Management
• Records Management & Archiving using the ISO 19005 archive-compliant standard.
• Secure Collaboration Projects
• Risk Management related to company information
• Enforcing Quality Assurance procedures, such as ISO 9000 and Six Sigma
Application Scenario
• This storyboard is based around Classifying, at the input device, key business documents.
• Based upon the ISO 27001 Information Classification selected, the scanned document will be stamped and the appropriate internal controls will be applied, as per the corporate document classification policy.
• An end user is presented with the Classification options that are mapped to their role, and authority, within a company. For example, the CFO may have access to a wider range of classification options than those presented to the Office Clerk.
• This has a five-tier classification model.
Authenticating
The User is required to authenticate to the network,using Windows or biometric authentication . This action is recorded and logged..
The User is presented with the options applicable to their Role and level of authority within the company.
The selected Classification “Top Secret” is embedded in the document, and the appropriate business controls enforced.
Intelligent Document Routing will initiate the selected business process, generating an audit trail.
You can enforce your Corporate security policies at the input device. In this example, the end user MUST select a Policy.
Classification “Top Secret” requires encryption and routes a second archive copy to the Records Management system.
Controlled Functionality
When a document is classified as “Top Secret”, the User cannot print or edit the controlled document..
Information can also be protected before it’s distributed externally
eCopy can interface with Corporate email systems
From the device, an email can be created and sent.. a copy could be also sent to the Head of Compliance
Audit Trail
• A detailed Audit Trail is recorded and can be integrated with existing management and reporting tools, such as Business Objects, SAS and Actuate. The Audit Trail can also be stored within the Records Management system, with the archived documents.
Mailroom Storyboard“Improving business efficiencies by repurposing data from scanned documents, and executing the appropriate Microsoft business process”
Solution Scenario
• Dynamic processing of a batch of documents. Re-creating the content from the scanned documents, turning the paper into data.
• The re-created content will be stored within Microsoft SharePoint and a number of key workflows will be initiated, based upon the document type, and content identified.
• A comprehensive audit trail is created from the input device – scanner or MFP, to the various destinations within Microsoft SharePoint.
• This storyboard highlights a solutions-based integration with many Microsoft products and solutions.
The User is required to authenticate to Microsoft SharePoint. This action is recorded and logged..
The User is presented with the options applicable to the business processes they have access to.
Scann of a batch of three documents – a notification of change of address; an invoice which needs approval; and a new financial instruction.
eCopy has generated a complete audit trail of the business process executed.
In this example, the information is analyzed by EMC Captiva InputAccel and dispersed to three different Microsoft SharePoint Sites – Accounts, Customer Services and HR…
The invoice has returned to “meaningful” data which now forms a Microsoft-based workflow. The “Invoice Approval” employee receives an automated email advising that a new Invoice needs approval before payment can be made.. The email link will take them directly into SharePoint to commence the approval process…
The static information on the Invoice is
automatically recreated and imported into
SharePoint
The “Account Approval” User can view the data
which is now in a searchable PDF format.
The “approval” process requires the user to approve the expenditure. An InfoPath form is generated as an XML rendition of the created PDF
and is accepted by applying a digital signature to the
Microsoft InfoPath form.
Approval completed and
business applications
updated.
The Direct Debit document is
automatically analyzed and the data extracted
into the finance application.
A task is generated to process the
Change of Address document
The User accepts the Change of
Address using an InfoPath form.