Effectief VergaderenWorkshop onderwijsconferentie ROC Leiden 19-3-2015
Michel van Glabbeek
Effectief Vergaderen
Effectief VergaderenHoe herken ik een zinloze vergadering?
Noodzaak en doel van de vergadering zijn onduidelijk of ontbreken.
Er wordt slordig met de tijd omgesprongen: men komt te laat, weidt te lang uit, blijft te lang zitten.
De vergadering duurt te lang terwijl er geen pauzes ingelast worden.
De vergadering is slecht voorbereid.
Er vormen zich twee groepen: één met praters, één met toeschouwers.
De emoties laaien regelmatig hoog op.
Acties worden niet uitgevoerd, afspraken niet nagekomen.
Bron: http://nl.checklist.com/checklist-effectief-vergaderen-1/
Effectief Vergaderen
Vergaderingen zijn niet alleen saai en frustrerend, ze kunnen je ook ziek maken…
Effectief VergaderenVergaderingen die slecht zijn
georganiseerd, waarin de deelnemers moeizaam met elkaar communiceren, en die lang duren, verhogen de kans op een psychische ziekte. Dat blijkt uit onderzoek van drie psychologen van de Duitse Technische Universität Braunschweig, schrijft Der Zeit
Bron: nrc.nl 6-10-2013
Effectief Vergaderen Tijd voor een persoonlijk verhaal
In ‘82 begonnen als docent
Vergaderingen ervaren als een soort natuurverschijnsel
Geduldig ondergaan, alleen opletten bij voor mij interessante onderwerpen
Voor de rest mezelf “uitschakelen”
Effectief VergaderenDoor mijn kinderen actief geworden in een
oudervereniging
Eerst regionaal daarna landelijk
Als voorzitter getraind door “vergadertijgers”
Vaardigheden meegenomen naar school
Twee jaar teamleider voor MK BOUW BOL4
Drie jaar coördinator voor MKE WTB BOL4
Nu weer aan de zijlijn maar…. met pretenties
Effectief Vergaderen
Tijd voor de checklist
Effectief Vergaderen Geheim van effectief vergaderen:
Het begint met de voorbereiding
Geen of te weinig tijd om voor te bereiden dan
(te) veel tijd kwijt met niet-effectief vergaderen
Effectief VergaderenHet samenstellen van de agenda:
in principe maar vier soorten puntenMededelingenMeningsvormingMeningspeilingBesluitvorming
Effectief VergaderenChecklijst agenda:
Heb je voor elk punt het DOEL duidelijk voor ogen?
Heb je dat ook aangegeven?
Heb je de maximale tijd van elk punt genoemd?
Heeft iedereen de agenda en de stukken op tijd?
Weet iedereen waar en wanneer de vergadering is?
Zijn de vergaderrollen bekend?
Zijn er niet teveel agendapunten?
Effectief VergaderenNodig voor de vergadering:
Een goede technische voorzitter
(bij voorkeur niet de leidinggevende)
Bij mededelingen alleen vragen ter verheldering
Bij elk afgehandeld punt een korte samenvatting geven t.b.v. iedereen maar vooral de notulist
Schrap “wat verder ter tafel komt”
In de rondvraag alleen vragen van informatieve aard
(rondvraag duurt maximaal vijf minuten)
Gebruik een actielijst en een besluitenlijst
Effectief VergaderenRol van de voorzitter:
Wees neutraal!
Geef een goede inleiding, wijs op het belang van de vergadering
Leid elk punt kort en bondig in
kap iedereen af die door je heen praat
Vat na afloop elk punt samen
Zorg dat er respectvol met elkaar wordt gesproken.
Bron: http://www.visionair.nl/ideeen/ideeen1/efficient-vergaderen-is-niet-makkelijk/
Effectief VergaderenVergaderen leidt tot
actie, besluit, idee, aanpak, afspraak, mededeling of conclusie (bron nu.nl)
Effectief Vergaderen
Vragen?