AUDITORIAS AMBIENTALESSesión N° 05: Ejecución de la Auditoria de Gestión Ambiental
Aspectos Generales La ejecución comprende:Aplicar pruebas de auditoria apropiadas a las circunstancias (Programa de Auditoria).
Evaluación de la gestión administrativa ambiental Evaluación y determinación de los impactos ambientales
significativos (Pruebas e inspecciones)
Obtener evidencia de auditoria Desarrollar los hallazgos Comunicación de hallazgos Evaluar las aclaraciones y comentarios de los funcionarios Identificar la posibilidad de algún efecto o impacto ambiental
susceptible de causar perjuicio a las personas y/o al Patrimonio Natural Carta de representación Organización de los papeles de trabajo
Aspectos GeneralesLa evidencia de Auditoria
Evidencia: es un conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la información especifica, obtenida durante la labor de auditoria a través de la observación, inspección, entrevistas y examen de registros.Los tipos de evidencia de auditoria son:
Evidencia FísicaEvidencia
TestimonialEvidencia
DocumentalEvidencia Analítica
Aspectos GeneralesLos atributos de la evidencia pueden referir a lo siguiente:
SUFICIENCIAEvidencia veras, adecuada y
convincente, refiere también al volumen o cantidad de
evidencia
COMPETENCIAEs decir que las evidencias
obtenidas por el auditor puedan considerarse como creíbles o
dignas de confianza. Se refiere a la evidencia valida y confiable.
PERTINENCIALa evidencia pertinente es aquella que es valida y se relaciona con el hallazgo
especifico
Métodos para presentar la Evidencia de Auditoria
Los métodos para presentar evidencia de la auditoria:
Papeles de trabajo Pruebas de laboratorios Resultados de pruebas técnicas de la CGR Fotos Filmaciones Planos Croquis, mapas, entre otros
Evaluación: Gestión administrativa ambiental
Evaluación de la gestión
administrativa ambiental
DIRECCIÓN DE POLITICASMandato Legal, Responsabilidad Legal y
Ambiental, Políticas de la Dirección
ORGANIZACIÓNReglamento y Manual de Organización y
Funciones, CAP, Infraestructura.
PLANIFICACIÓNPlan Estratégico, planes operativos institucionales,
Presupuestos Económicos
EJECUCIÓN Y FUNCIONAMIENTOObjetivos- Metas, Inf. De Gestión, EIA, PAMA,
DAP, DIA, Prog. Maneo Forestal, Plan de Contingencia
CONTROL Y REVISIONESPlanes e informes de monitoreo y Fiscalización
Ambiental, Informes de Auditoria Interna
Evaluación de la Gestión Administrativa Ambiental
Dirección y Políticas:
Evalúa si la alta dirección tiene conocimiento de la responsabilidad ambiental, si se ha traducido en políticas y compromisos. Comprende la revisión de:
Mandato Legal Las responsabilidades legales ambientales Políticas escritas y difundidas por la Dirección
Evaluación de la gestión administrativa ambiental
Organización:
Evalúa si se cuenta con un área responsable del ambiente, capacidad operativa e infraestructura, recursos humanos. Comprende la revisión de la existencia, vigencia y aprobación:
Organigrama Reglamento y Manual de Organización y Funciones
Cuadro de Asignación de Personal Infraestructura
Evaluación de la gestión
administrativa ambiental
Existen entidades cuya competencia exclusiva es la conservación de los recursos naturales, creando para tal fin jefaturas que están a cargo de dichas funciones.
Evaluación de la gestión administrativa ambiental
Planificación: Se evalúa si la entidad cuenta con instrumentos de gestión ambiental como: Diagnósticos, planes estratégicos, planes de trabajo institucional y presupuestos del periodo a auditar.
Verificar si se cuenta con objetivos y metas. Comprende la revisión de:
Plan Estratégico
Planes Operativos Institucionales
Presupuestos Económicos
Instrumentos de Gestión Ambiental : Indicadores Ambientales
Diagnósticos, entre otros.
Evaluación de la gestión administrativa ambiental
Ejecución y Funcionamiento: Se determina si los objetivos y metas ambientales y compromisos ambientales asumidos se han cumplido.
PAMA, EIA, DAP, DIA, Plan Maestro de un Área Natural Protegida, Planes de Desarrollo Urbano, Territorial, de contingencia, proyecto, programas, campañas
Evaluación de la gestión administrativa ambiental
Ejecución y Funcionamiento: Se revisa los instrumentos de gestión ambiental, informes de supervisión y monitoreo.
La revisión comprende:Tomar conocimiento sobre el estado de la integridad del expediente.
Debe contener información vital para el cumplimiento de los fines.
Consultar el archivo vinculado a denuncias, quejas, reclamos, apelaciones, juicios.
Evaluación de la gestión administrativa ambiental
Control y Revisiones: Se evalúa controles gerenciales, informes de auditorias anteriores, estudios de investigación, informes de supervisión y monitoreo.
Se revisara informes de auditoria interna y externa, estudios o investigaciones referidos al componente o area auditada, los mismos que sirven como evidencia sobre la problemática ambiental.
Evaluación y determinación de Impactos Ambientales
En esta etapa se realiza la inspección física del área, zona, recursos, efluentes, e impactos ambientales seleccionados en la muestra con la finalidad de evidenciar los efectos ambientales significativos que generan los proyectos, empresas, ciudades y actividades y los recursos (Flora, fauna, agua, suelos) y la salud con la finalidad de contrastarlos con los compromisos asumidos, LMP y normativa aplicables
Evaluación y Determinación de Impactos Ambientales Significativos (Pruebas de inspección)
PROGRAMA DE AUDITORÍA
FORMACIÓN DE EQUIPOS
TALLERES TEMÁTICOS
BIODIVERSIDAD
RECURSOS HIDRICOS
ÁTMOSFERA
RESIDUOS SÓLIDOS
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
ORDE. URBANO
Evaluación y Determinación de Impactos Ambientales Significativos (Pruebas e inspección)
COORDINACIÓNDel área sujeta a inspección física, puntos de muestreo, cantidad de muestras, parámetros de calidad
INSPECCIÓNAuditores, Prof. Especializado y Personal de Laboratorio, en la
inspección física, toma de muestra
COORDINACIÓNDel área sujeta a inspección física, puntos de muestreo, cantidad de muestras, parámetros de calidad
RESULTADO TECNICOResultado del análisis o inspección,
Verificación de la normatividad
INFORME TECNICO
Verifica consistencia
HLLAZGO DE AUDITORIACondición, criterio, causa y efecto
Hallazgo de Auditoria
Determinación de la muestraDel universo , se seleccionara y/o validara una muestra representativa teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Actividades que generan contaminación ambiental Proceso o aspectos ambientales críticos que implican riesgo ambiental Importancia económica o materialidad Impacto social del programa o proyecto Población en riesgo Denuncias sobre contaminación ambiental Ubicación física respecto a los recursos naturales Actividades de conservación de recursos naturales , en situación de extinción,
vulnerable. Otras, dependiendo del sector a auditar.
Elaboración y comunicación de Hallazgos
• Un hallazgo de auditoria es el resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoria. La información en la cual se basa esta disponible en la entidad, y copia de ella se encuentra en los papeles de trabajo del auditor
• En la formulación de un hallazgo debe existir una reunión lógica de información y datos, la presentación objetiva de los hechos ocurridos.
• El hallazgo es la base para la formulación de una o mas observaciones a ser reportadas en el informe de auditoria.
Elaboración y comunicación de Hallazgos
• Identifica la condición o asuntos presuntamente deficiente o irregulares
• Identificar líneas de autoridad• Verificas la causa de la deficiencia• Determinar si la deficiencia es un caso aislado o tiene
condición difundida.• Identificar si constituye una trasgresión legal • Determinar el efecto.
Elaboración y comunicación de Hallazgos
Los elementos que componen los hallazgos de auditoria son:
CONDICIÓN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
Elaboración y comunicación de Hallazgos
Condición:
Es la definición comprobada y sustentada en papeles de trabajo con evidencias suficientes y competentes. Características:
Denota “ lo que es”
Describe la deficiencia
Debe ser objetiva
Opuesto a “Debe ser”
Elaboración y comunicación de hallazgos
Criterio:Es “EL DEBE SER” y que esta contenido en alguna ley, reglamento instructivo u otra normativa aplicable, para que exista hallazgo deberá existir oposición entre la condición y el criterio. Características:
Denota “ El debe ser” Existe en la legislación,
normativa, estándares,
parámetros, literatura técnica Textual Opuesto a la condición
Elaboración y comunicación de HallazgosCAUSA:Razón básica, por la cual ocurrió la condición o el motivo de incumplimiento del criterio. Es el origen de la deficiencia. Características:
Identifica el origen de la deficiencia
Producto de fallas de la administración de la entidades
Se puede evidenciar con la respuestas de la administración
Elaboración y comunicación de HallazgosEFECTO:Constituye el resultado adverso o potencial de la condición encontrada. A veces, representa la perdida monetaria. Características:
Ocasionado por la condición Categórico, en gestión
ambiental puede ser potencial
Evitar palabras o frases dubitativas
Elaboración y comunicación de Hallazgos
Verificación de CausasIdentificar y comprender las causas de una deficiencia y sugerir acciones correctivas con alto valor agregado.
Averiguar por que tuvo lugar la situación adversa, porque sigue existiendo, y si, se ha establecido procedimientos internos para evitar dicho resultado o si estos han sido ineficaces o mal implementados.
Puede haber varias causas. Generalmente, se identifican que las debilidades en el control interno permitió que ocurriera la deficiencia y/o irregularidad, lo cual debe ser corregido, para evitar ocurran deficiencias similares en el futuro.
Elaboración y comunicación de Hallazgos
Identificación de líneas de autoridad y responsabilidadIdentificar las personas directamente responsables de las actividades examinadas y los niveles superiores de responsabilidad para saber con quien se debe discutir el hallazgo y a quien debe dirigirle las comunicaciones .
El auditor puede determinara la existencia de deficiencias porque no se definió ni asigno la autoridad y responsabilidad.
Elaboración y comunicación de Hallazgos
Determinar si la deficiencia ambiental es aislada o difundida:
Es necesaria para llegar a conclusiones apropiadas Necesario para alentar a los funcionarios a tomar medidas correctivas. Hacer recomendaciones apropiadas. El auditor debe sugerir a la entidad que adopte medidas necesarias para
impedir errores y/o irregularidades similares en el futuro.
Elaboración y comunicación de Hallazgos
Identificación de asuntos legales:
El oportuno reconocimiento es parte esencial de la labor. De auditoria ambiental.
La auditoria será incompleta si existen asuntos legales que no se reconocen ni resuelven.
Elaboración y comunicación de Hallazgos
La comunicación es el proceso mediante el cual una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento a las personas comprendidas en el mismo, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y la adopción oportuna de las acciones correctivas.
Evaluación de los comentario y/o aclaraciones
Los comentarios y aclaraciones son las respuestas brindadas a la comunicación de los hallazgos, debe contener la documentación sustitutoria pertinente.
De no brindara respuesta ala comunicación de hallazgos, se debe tomar como referencia en el informe.
La evaluación es el resultado del análisis realizado por el auditor sobre los comentario, aclaraciones, documentación presentada.
Taller
• Elaborar un programa de auditoria