Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Elektronisk handel i Forsvaret
-Presentasjon
forHøgskolen i Molde
Tirsdag 7 mai 2002
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Presentasjonens inndeling
• Historikk – bakgrunn (Lt Elnes)
• Markedsplass og innkjøpskort som en integrert del i Forsvarets logistikk (Lt Larsen)
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Historikk og bakgrunn
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Hvorfor omstilling?
"Omstillingen skal gi oss et tidsmessig forsvar for nasjonal sikkerhet og internasjonalt engasjement”
”En kraftfull omstilling er nødvendig for å opprettholde Forsvarets troverdighet!”
Forsvaret befinner seg i en dyp og vedvarende strukturell krise. Dette slås fast i Stortingsproposisjon 45 (2000-2001).
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Forsvaret må:
• kutte 5000 lønningsposer
• spare 2 milliarder på drift per år
• fjerne 2 millioner m2 bygningsmasse
for å finansiere det nye Forsvaret!
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
ARGUS
• Forsvarssjefens omstillingsprogram – en av de mest omfattende omstillinger i offentlig sektor noensinne
• Ansvar for helhetlig koordinering og overvåking av omstillingen
• Hovedprosesser– Rasjonalisering og effektivisering av Forsvarets freds- og støttevirksomhet – Gjennomføring av strukturelle endringer som følge av St.prp. 45 (2000-2001) – Omstilling av Forsvarets logistikkfunksjoner mht fremtidig virksomhet, styring
og organisering som følge av St.prp. 55 (1999-2000) – Samlokalisering av strategisk forsvarsledelse – Koordinering av avhending og nyetablering innen EBA i hele Forsvarets
organisasjon
• Prosessforbedringer en viktig leveranse!
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Prosessforbedringer
Prosjekt 2.2 Etterforsyning
-
1 av 14 iverksatte forbedringstiltak
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Prosjekt 2.2 Etterforsyning
• Delprosjekter1. Forsvarets operasjonssenter for avtaleinngåelser2. Forsyningskonsept (forbruksmateriell)3. Elektroniske handelsløsninger4. Tilsyn- og kontroll
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Mål og strategier
Prosjekt 2.2 Etterforsyning
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
OVERORDNET MÅL
• redusere Forsvarets driftskostnader.– med særlig fokus på:
• integrerte forsyningskonsepter• sentralt inngåtte avtaler med lokale avrop • elektroniske handelsløsninger• kontroll- og tilsynsapparat
• budsjett innsparelser 350 millioner NOK i forhold til 1999-situasjon
• skal realiseres innen 31 desember 2004
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
INNKJØPSPROSESSEN
VARELEVERANSEPROSESSEN
BETALINGSPROSESSEN
Påvirke tre hovedprosesser
LE
VE
RA
ND
ØR
ER
FO
RS
VA
RE
T
Sammenhengen !
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
INNKJØPSPROSESSEN
Forbedrede prosesserGEVINSTER REALISERT
Markedsplass – brukere bestiller selvMarkedsplass – brukere bestiller selv
Forenklet forsyningskjede – direkte levering Forenklet forsyningskjede – direkte levering
Innkjøpskort løsninger - færre fakturaerInnkjøpskort løsninger - færre fakturaer
LE
VE
RA
ND
ØR
ER
FO
RS
VA
RE
T
BETALINGSPROSESSEN
VARELEVERANSEPROSESSEN
BETALINGSPROSEPROSESSEN
Sentrale Rammeavtaler - lokale avropSentrale Rammeavtaler - lokale avrop
Tilsyn og kontroll – Bedre rammeavtalerTilsyn og kontroll – Bedre rammeavtaler
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Markedsplass og
innkjøpskort
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Produktkataloger
Kriger/Bruker
Leverandør
RSF
FLOmerkantilt
Rammeavtaler
Regional Støtte
Bestilling/ avrop
Etablere verktøyene
Ordremottak/ -bekreftelse
Varelevering Varemottak
Avvik?
Faktura for leveranse
Betaling
Avvik?
Samlefaktura
Betaling
”Faktura-hotell”
Økonomirapporter
Stikkprøvekontroll
”Top til top” linje
Markedsplass
Innkjøpskort
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
For alle brukereMed koordinasjon
Brukeropplæring
Bestilling av varer
Betalings anmodning
Initiell markedsplass
opplæring
Avsendte varer
Støtte
Initiell innkjøpskort
opplæring
Krediterings- informasjon
Opplæring
Varelevering
Betaling
&
Infrastruktur
&
&*
Kontoinformasjon til økonomisystemet
Oversiktsbilde; Forsyningskonseptet e-mil
&*
&
&
Fullmakts- opplæring
Evaluering
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Opplæring av fullmaktsgiver
BrukerAvdeling
FLO/ops
Varelev P-card RSFM-plass
Etabler fullmakts-
strukturinkl. kost.sted
Lage innkjøpskort
Etablere elektronisk pris- og prod.katalog for avtalt sortement
Valg av leverandør
Aktivert innkjøpskort
Rammeavtale
Produkt- og priskatalog
Infrastruktur
Synlige prod.- og
priskatalog
Avtaleforvalte prod.- og
priskatalog
Etabler Forsvarets prod .segmenter for m-
plass
Brukere kobler seg til
internett
Tilgang til internett
Oppdatering av prod.- og priskatalog
Forsvarets prod.segmenter på markedsplass
Forvalte fullmakter
Fullmakts- matrise
Bruker får rettigheter Brukernavn
og passord
Forvalt tilgangs-
informasjon
Etabler Forsvarets fullmantspolicy for
e-handelFormidle fullmaktspolicy
Bruker får opplæring
Utstedelse av innkjøpskort
Etablere bruker på markedsplassen
Etabler Forsvarets prod .segmenter for p-
card
Forsvarets prod.segmenter på markedsplass
Fullmakts- opplæring
Brukerinfo med kortnummer
Kortnummer
Brukerinfo inkl.kost.sted
Koble varelinje/ lev. mot artskonto
Etablere artsinfo.- kobling
Artsinfo.
&
&Ny/ repeterendebrukeropplæring
Initiell markedsplass
opplæring
Initiell innkjøpskort
opplæring
Gå til start
Etablere kost.sted kobling
Leverandør-aktivering Avtalt kvalitet og
fremdriftsplan
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSFM-plass
Status ordre-
bekreftelse
Genererer bestilling
Behandler bestilling
og utsteder ordrebekr.
Ordre bekr.
Best. fra rammeavt.
Avsendte varer
Ordre status
Bestilling av forbruksmateriell
Bestilling
Autorisasjons- forespørsel
Godkjent autorisasjon
Autorisasjon avvist
Sende autorisasjons-
forespørsel
Mottak av bestilling
Behandling av autorisasjon
Autorisasjon akseptert
Autorisasjon ikke akseptert
Betalings- anmodning
&
&
+
+
+
Sjekk ordre-
bekreftelse
Info om avvist
autorisasjon
Send varer
Send betalings-
anmodning(faktura)
Gå til start
+
Bruker initierer
bestilling(Autom.
anvisning)
Produkt på markedsplass
Produkt ikke på markedsplass
Bruker initierer spesiell
forespørsel
Sjefen godkjenner elektronisk
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSFM-plass
Levering &
&
Avsendte varer
Motta varer
Kvitter varemottak Mottaks-
melding
Registreremottaks-
melding Motta avviks-melding
krediterings- informasjon
Gå til start
Avviks- melding
Avsendte varer
+
Håndtere avvik
Send krediterings- informasjon
Send nye varer
Materiell- kontroll
Materiell- regnskap
Rapporter
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Monitorer inngåtte
forpliktelser
Motta betalings-
informasjon
Motta betaling
Overfør kontiinfo til
Ø.system
Betal samlefaktura
Motta samlefaktura
Utsted samlefaktura
kontert
Synliggjøre utbetalt faktura
Betale ihht bet.info
Reg. og lagre
bet.info
E-overføring av penger
Til Ø-system
Samle- faktura
Betalings- anmodning
Oppdat. bet.info tilgjengelig på web
Motta samlebetaling
E-overføring av penger
Avviks-håndtering
Informert om avvik
Melding om kreditering
Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSFM-plass
Betaling &
+
Send avviksmelding
Avviksmelding fra Forsvaret
krediterings- informasjon
Avvik Ikke avvik
Monitorer inngåtte
forpliktelser
+
Send avviksmelding
Avvik Ikke avvik
+
Melding om avvik
Avvik Ikke avvik
Behandle avviks- melding fra Forsvaret
&
Gå til start
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Bruker Avdeling FLO/ops Opplæring-institusjon
P-card RSFM-plass
Opplæring &
&
Opplæring av bruker
Gi opplæring i bruk av
markedsplass
Gi opplæring i bruk av
innkjøpskort
Oppdater opplæring av markedsplass
Oppdater opplæring av innkjøpskort
Opplæring av superbruker
Etablere opplæring
Gjennomføre opplæring
Ny/ repeterende brukeropplæring
Innitiell markedsplass
opplæringInnitiell
innkjøpskort opplæring
Oppdatert opplæring av markedsplass
Oppdatert opplæring av innkjøpskort
Gå til start
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Bruker Avdeling FLO/ops Varelev. P-card RSFM-plass
Støtte &
&
Superbruker respons
+
Kontakt leverandører med behov om støtte
Behov for lev. støtte Støtte tilgjengelig
Bruker identifiserer
verktøy- problemer
&
&
&
&
Bruker identifiserer
avtale- problemer
Identifisertmissnøye
Håndterer identifisert missnøye
Tilbakemelding missnøye
Løsning på missnøye
Avklar avtaleproblemer
Responderer med lokal
støtte til bruker
Responderer med støtte til bruker
Respons fra innkjøpskort
help-desk
Respons fra markedsplass
help-deskAnmodning om markedsplass
støtte
Markedsplass støtte
Generelle spørsmål
Anmodning om innkjøpskort
støtte
Innkjøpskort støtte
Ekstraordinære behov
Svar på avtale avklaringer
Bruker anmodning om støtte
Svar på bruker
anmodning om støtte
Gå til start
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Vi leverer !• Nye ressursbesparende forsyningskonsept
• Direkte levering• Leverandørstyrt etterfylling• In-plant
• Revitaliserte og forenklede innkjøpsrutiner ved bruk av Forsvarets Rammeavtaler,
• sentrale avtaler lokale avrop• tilknytning til den offentlige markedsplass
• Forenklede betalingsrutiner ved bruk av bl a innkjøpskort
• reduserte transaksjonskostnader• Et kost-effektivt tilsyns-og kontroll regime
• monitorering - stikkprøve-kontroll
FOR F
ORSVARET