Universidad de Puerto Rico en Arecibo
Departamento de Sistemas de Oficina
Preparado para:
Prof. Weyna Quiñones-Castillo
SOFI 4401 L10
Preparado por:
Mónica Rivera Rivera
12 de septiembre de 2012
ENTREVISTA A UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
El pasado 31 de agosto de 2012 entrevisté a la señora Olga M. Jiménez, quien trabaja
para la oficina del Ingeniero José Martínez Zayas. La señora Jiménez posee un Bachillerato en
Administración de Empresas con concentración en Ciencias Secretariales, lo obtuvo en la
Universidad Central de Bayamón. La preparación mínima para ocupar el puesto es un
Bachillerato en Ciencias Secretariales. No se necesita tomar ningún tipo de examen y tampoco es
necesario tener experiencia, pero sí tener buen dominio del inglés. Además de esto, no requiere
otros requisitos para ocupar el puesto. El sueldo estipulado es el mínimo $7.25. Los beneficios
marginales que le ofrece esta compañía son: vacaciones, día por enfermedad y las horas extras
son remuneradas en tiempo compensatorio. La señora Jiménez relató que tiene una experiencia
profesional de veintidós años de servicio en esta oficina. En su experiencia ha observado muchos
cambios en el ambiente de oficina, entre estos cambios están, lo tecnológico, de comunicación,
mejoras en el método de administrar documentos. Al momento ha podido lidiar con estos
cambios. Además la compañía le ofrece seminarios y adiestramientos para ayudarle y prepararle
a enfrentar estos cambios. Según la señora Jiménez, las destrezas técnicas que se necesitan son:
dominio de la computadora y uso de maquinilla, y las destrezas no técnicas para ser efectiva en
su trabajo es atender profesionalmente a los clientes, ser amable y cordial. Las tareas que la
señora Jiménez ejecuta en su trabajo con más frecuencia son: tomar dictado y transcribir
correspondencia en español e inglés en escritura rápida, transcribir de manuscrito
correspondencia en español e inglés, preparar tablas, informes, actas y minutas, redactar
documentos en español e inglés, contestar el teléfono, tramitar viajes, leer y clasificar
correspondencia, archivar, supervisar personal, establecer y organizar sistemas y procedimientos
de oficina, organizar y planificar reuniones y/o actividades, preparar nómina. Entre las tareas que
realiza ocasionalmente están: realizar trabajo de traducción de español a inglés, adiestrar
personal, evaluar personas y reconciliación bancaria. En esta oficina utilizan múltiples equipos y
programas para el desempeño de las tareas tales como: computadora, fax, fotocopiadora,
grabadora, reloj ponchador, calculadoras, triturador de papel y plotter que es el que utilizan para
realizar los planos. Los programas que se utilizan son: Microsoft Office, Power Point, Word,
Excel, Access, Publisher, Outlook versión 2010 y Quick Book.
La señora Jiménez, se mantiene asistiendo a talleres, adiestramientos y seminarios. Al
momento no pertenece a ninguna asociación/organización profesional. Manifestó que su éxito en
la profesión ha sido gracias a su preparación académica, al interés y a la dedicación. Lo más
que le gusta de su profesión es interactuar con los clientes y agencias. La señora Jiménez
considera que lo único estresante que hace en su trabajo es radicar los casos en la oficina de
gobierno.
Me aconsejó cumplir con las normas de los superiores, ser sincera, hacer trabajo
correcto, resolver problemas en el momento, mantener buenas relaciones humanas y ser ético
para así poder llegar a obtener el éxito laboral.
REACCIÓN
La oportunidad de visitar a un Asistente Administrativo de una compañía privada e
importante me ha dado la visión más amplia de las tareas que una persona con la preparación
académica a la cual aspiro a realizar, y la importancia de la misma. Al realizar esta entrevista me
ayudó a visualizarme como futura asistente administrativa y a darme cuenta que mucha de las
destreza la voy a adquirir con la experiencia. Pienso que no debo temer a las diferentes
oportunidades que se me presenten, debo estar dispuesta a los cambios y retos porque esto es lo
que me llevará a obtener el éxito en el futuro, esto fue una tremenda experiencia.
FOTO