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Etude BizMeeting

Tendances en matière de Réunions et Groupes professionnels observées auprès d’Agences, d’Entreprises et de Prestataires.

Juin 2014

Méthodologie

L’étude BizMeeting a été réalisée entre septembre et novembre 2013. Elle porte exclusivement sur les réunions et groupes professionnels. Dans un premier temps, 15 sociétés ont été rencontrées lors d’une phase qualitative afin de préparer un questionnaire qui a été administré par téléphone auprès de 133 sociétés interrogées dans un deuxième temps. Répartition de l’échantillon: Nous avons veillé dans les 3 catégories à interroger des petites, moyennes et grandes structures à parts égales.

Phase qualitative Phase quantitative TMC et Agences événementielles: 8 Sociétés: 3 Prestataires (hôtels, lieux de réunion): 4

TMC et Agences événementielles: 36 Sociétés: 63 Prestataires (hôtels, lieux de réunion): 34

2

Réunions et Groupes: Fonctionnement des Agences interrogées.

1ère partie

3

58%

42% Agence de voyage

Agence événementielle

Description de l’échantillon

Répartition des questionnaires par type d’agence et de clientèle

Quel type d’agence êtes-vous ?

Près de 60% des agences interrogées sont des agences de voyage, contre 42% d’agences événementielles. La grande majorité de l’échantillon traite avec une clientèle affaires (94%), parfois également avec les administrations publiques (autres, 6%).

Qui sont vos principaux clients Groupe ?

94%

6%

Clients affaires

Autres

4

9% 13%

20%

13%

50%

39%

32% 27%

41%

25% 27% 32% 33%

25% 25% 21%

16% 17%

9%

0% 3%

6% 3%

13%

0% 0%

25%

50%

75%

Location de salle Journée d’étude Séminaire résidentiel Groupe Affaires Autres


Quels types de séminaires, réunions et groupes Affaires organisez-vous par an ?

Typologie des événements organisés chaque année

Moins de 10 personnes

10 à 50 personnes

50 à 100 personnes

Plus de 100 personnes


La plupart des événements organisés par les agences interrogées sont compris entre 10 et 50 personnes, en particulier la location de salle et les groupes Affaires, respectivement à hauteur de 39% et 41%. De plus, les journées d’étude et les séminaires résidentiels touchent globalement des événements de taille légérement supérieure, entre 50 et 100 personnes, respectivement à hauteur de 32% et 33%.

5

85%

52%

18% 12% 9%

0%

25%

50%

75%

100%

Email Téléphone Autres Site internet Plateforme de réservation spécifique

Par quel(s) canaux arrivent principalement vos demandes et réservations Affaires ?

Réception des demandes clients

85% des interrogés reçoivent des demandes clients par email

« Nous répondons en majorité aux appels d’offres d’entreprises nous ayant référencées »

XXX, agence événementielle

« Nous répondons aussi aux appels d’offre du Bulletin officiel des marchés publics. »

ZZZ, agence événementielle

« Nous avons une typologie de clients particulière : essentiellement des grands

comptes, qui nous envoient des RFP (Request for proposal). Nous faisons alors la recherche de

lieux, la contractualisation et le paiement. YYY, TMC

L’email reste le canal d’arrivée privilégié des demandes Affaires, à hauteur de 85%. Le téléphone est également largement cité par la moitié de l’échantillon. A noter que les plateformes de réservation spécifique concernent environ 10% des interrogés.

6

39% 38% 36% 37%

20%

48% 52% 54%

50%

60%

39% 41% 46%

43%

20%

52%

45% 46% 50%

20% 23% 24% 25% 23%

0% 0%

25%

50%

75%

Location de salle Journée d’étude Séminaire résidentiel Groupe Affaires Autres

Recherche des prestataires

Comment organisez-vous la recherche de prestataires ? (Plusieurs réponses possibles)

Méthodes de recherche prestataires par type d’événements

Annuaire papier

Annuaire en ligne

Guide interne

Bouche-à-oreille

Information marché

Les réponses varient en fonction des différentes prestations proposées. Pour la location de salle, les agences interrogées fonctionnent d’abord par le bouche-à-oreille puis grâce à un annuaire en ligne. Pour les journées d’étude, les séminaires résidentiels et les groupes affaires, les agences passent d’abord par un annuaire en ligne. Les commentaires montrent une perte d’influence des Annuaires papier.

7

27% 24% 18% 18%

12%

0%

25%

50%

75%

100%

Réception du brief client

Rédaction des propositions

Demande de quotation (y compris

relances)

Autres Recherche de prestataires

67%

21% 12%

0%

25%

50%

75%

100%

Format Word ou Powerpoint utilisé très fréquemment

Système informatique dédié Autres

Comment rédigez-vous les propositions pour vos clients ? A quel moment la relation téléphonique avec le prestataire est-elle la plus importante ?

Relations clients et prestataires

Rédaction des propositions et rôle de la relation téléphonique avec les prestataires

Les formats Word et PowerPoint constituent les principaux (67%) outils sollicités pour la rédaction des propositons commerciales. D’après les sondés, la réception du brief et la rédaction des propositions constituent les deux moments les plus importants dans la relation téléphonique avec les prestataires, à hauteur de respectivement 27% et 24%.

8


3% 12%

27% 36%

21%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Recherche de prestataires

61%

27% 12%

0% 0%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Réception du brief client

3%

42% 33%

18% 3%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Demande de quotation (y compris relances)

(1 = Peu long, 2 = Moyennement long, 3 = Assez long, 4 = Très long, 5 = Excessivement long)

Quelle étape du processus vous prend le plus de temps ?

Plus de la moitié des interrogés juge très / excessivement long la recherche de prestataires qui semble demander plus d’efforts que la demande de quotation.

9


3% 18%

27% 24% 27%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Rédaction des propositions

« L’analyse des retours des propositions fournisseurs est très

chronophage. En effet, les formats sont souvent désorganisés et il faut tout

compiler pour construire notre proposition. »

(1 = Peu long, 2 = Moyennement long, 3 = Assez long, 4 = Très long, 5 = Excessivement long)

Quelle étape du processus vous prend le plus de temps ?

La rédaction des propositions apparaît comme une étape des plus chronophage de l’ensemble du processus. En effet, près de la moitié des managers interrogés considèrent cette phase comme très voire excessivement longue.

« Très souvent, au sein d’une même chaîne, les propositions n’ont pas le

même format! »

« il manque toujours quelque chose dans la réponse »

10

Relations fournisseurs

6% 9% 22%

31% 31%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Etre au courant des nouveautés

(ouvertures de lieux et d’hôtels, rénovations, etc.)

13% 9% 9%

41% 28%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Avoir connaissance de la totalité des offres et possibilités existantes

3% 3% 19% 19%

56%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Avoir des réponses à mes demandes dans un délai court

(moins de 24h)

Eléments qui comptent dans la relation fournisseurs

0% 3% 19% 16%

63%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Obtenir des devis avec des conditions très claires

(commissions, conditions d’annulations, etc.)

(1 = Pas du tout important, 2 = Peu important, 3 = Moyennement important, 4 = Plutôt important, 5 = Très important)

Deux éléments se détachent d’abord particulièrement en ce qui concerne la relation fournisseurs : avoir des réponses aux demandes de l’agence dans un délai court (moins de 24h) et obtenir des devis avec des conditions très claires (commissions, conditions d’annulations, etc.). En effet, respectivement 75% et 79% des agences interrogées trouvent ces modalités importantes voire très importantes.

11

0% 3% 0%

31%

66%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Obtenir des propositions de qualité

0% 3% 6%

35%

56%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Obtenir de bons tarifs

Relations fournisseurs

Eléments qui comptent dans la relation fournisseurs


« On construit nos propositions via des matrices excel très précises puis personnalisées selon les demandes. Nous aimons avoir des devis qui correspondent à notre demande sur des lieux

à forte valeur ajoutée. »

« Il est crucial d’avoir des réponses rapides. Même si la décision finale est un arbitrage entre le coût et la qualité de la prestation. »

Obtenir de bons tarifs et des propositions de qualité sont également deux préoccupations majeures des agences interrogées, respectivement à hauteur de 90% et 97%.

12

39%

24% 36%

0%

25%

50%

75%

100%

Commissions fournisseurs Marge sur prix net Autres

0% 3%

36%

61%

0%

25%

50%

75%

100%

4h 8h 24h Délai variable selon l’urgence de la demande

Quel délai exigez-vous auprès de vos fournisseurs pour l’envoi de leurs propositions ?

Quel est votre modèle économique ?

Modèle économique

Délai de réception des propositions fournisseurs et mode de facturation

En ce qui concerne le délai de réception des propositions fournisseurs, 61% des managers interrogés ont des exigences variables selon l’urgence. En général, ce délai est par défaut de 48h. D’autre part, plus d’un tiers de l’échantillon souhaite un délai maximum de réponse de 24h. Quant au modèle économique, la rémunération en commissions fournisseurs est privilégiée par près de 4 agences interrogées sur 10. Un quart des agences interrogées adopte le modèle de la marge sur prix net.

13

76%

15% 6% 3%

0%

25%

50%

75%

100%

Augmenter le volume d’activité globale de

l’agence

Réduire le temps consacré à chaque dossier

Autres Augmenter ma capacité de travail pour traiter toutes les

demandes

6%

42%

18%

33%

0%

25%

50%

75%

100%

1 Entre 2 et 5 Entre 5 et 10 Plus de 10

Combien de collaborateurs au sein de votre société sont dédiés à l’activité groupes et séminaires ?

Quel est votre principal objectif en matière de séminaires et réunions (au global au niveau de l’activité Groupe) ?

Effectifs et objectifs

Collaborateurs dédiés à l’activité groupes et séminaires et objectif économique

Généralement, dans 4 agences interrogées sur 10, entre 2 et 5 personnes sont dédiées à l’activité groupes et séminaires. Un tiers des agences interrogées sont toutefois à une autre échelle bien plus grande, et plus de 10 personnes travaillent sur cet aspect. D’autre part, en ce qui concerne l’objectif principal des agences interrogées en matière de groupes et séminaires, il s’agit avant tout d’augmenter le volume d’activité globale de l’agence, pour plus de 3 agences sur 4.

14

« En temps de crise, les gains de productivité restent l’objectif majeur. Il faut

que notre métier se professionnalise »

« Pourquoi les propositions des hôtels sont-elles si compliquées? Il faut simplifier

tout ça. »

« Nous n’avons pas de bonnes bases de données fournisseurs ni un bon reporting

client. »

« La relation avec les fournisseurs est clé: ils ont une véritable compétence et la relation avec eux est primordiale. »

« Nous étudions actuellement la possibilité d'installer un système dédié à la rédaction

des propositions commerciales. »

Quelques commentaires recueillis auprès des personnes interrogées

« avoir des données de qualité actualisées est la clé du succès. »

« Je considère le contact humain primordial dans notre métier. Je cherche

des solutions pour me donner plus de temps à y consacrer »

« les sites des hôtels sont trop différents, il n’existe pas de données uniformisées »

15

Réunions et Groupes: Fonctionnement des Prestataires interrogés.

2ème partie

16

94%

6%

Clients Affaires

Autres

75% 67%

39%

22%

6%

0%

25%

50%

75%

100%

Journée d’étude Séminaire résidentiel Location de salle Groupe affaires Autres

Qui sont vos principaux clients Groupe ? Quel(s) type(s) d’événements organisent-ils en majorité ? (Plusieurs réponses possibles)


Les deux types d’événements les plus fréquents organisés par les prestataires interrogés sont les journées d’étude (75%) et les séminaires résidentiels (67%).

17

13%

4% 4%

18%

0% 0%

8%

27%

47%

40% 35%

27%

20%

32%

46%

27%

20% 24%

8%

0% 0%

25%

50%

75%

Location de salle Journée d’étude Séminaire résidentiel Groupe Affaires


Combien de séminaires, réunions et groupes affaires organisez-vous par an ?

Typologie des événements organisés chaque année

Moins de 10 personnes

10 à 50 personnes

50 à 100 personnes



De la même manière que pour les agences, les plus grands événements sont les séminaires résidentiels, dont plus de la moitié dépassent 100 participants. Pour les locations de salle et les journées d’étude, la fréquentation moyenne est de 50 à 100 personnes, respectivement à hauteur de 47% et 40%. A noter tout de même que 40% des locations de salle et plus de la moitié des journées d’étude concernent plus de 100 personnes.

18

50%

36%

14%

0%

25%

50%

75%

100%

Réservation au moins 30 jours avant Réservation au moins 15 jours avant Réservation de dernière minute (une semaine avant)

72%

22%

6%

0%

25%

50%

75%

100%

Au forfait Variable selon clients Selon un tarif dégroupé

Comment s’effectue la facturation des prestations (Pricing) ? En moyenne, combien de temps à l’avance recevez-vous les demandes de réservations Groupe Affaires ?

(Unique réponse possible)

Pricing et délai de réservation

Plus de 7 prestations sur 10 sont facturées au forfait

72% des prestations sont facturées au forfait (SR, JE…). C’est donc le mode de facturation le plus répandu, devant l’application d’un tarif dégroupé. En ce qui concerne le délai de réservation des Groupes Affaires, 50% l’effectuent au moins un mois en amont de l’événement. Les réservations de dernière minute ne représentent que 14% du total.

19

89%

64%

28%

6% 6%

0%

25%

50%

75%

100%

Email Téléphone Site internet Plateforme de réservation spécifique

Autres

Par quel(s) canaux arrivent principalement vos demandes et réservations Affaires ?

Canaux de réservation des demandes affaires

L’email et le téléphone : deux canaux privilégiés de réservation

Les deux canaux les plus largement utilisés pour les demandes et réservations Affaires restent l’email et le téléphone, à hauteur de 89% et 64% (plusieurs réponses possibles). La qualification des demandes emails et téléphone est jugée faible.

20

Quel est votre budget annuel alloué au référencement sur les annuaires papier et en ligne?

Budget de référencement

Budget alloué au référencement

16% 4% 16% 4% 52%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Budget alloué au référencement

Moins de 500€

Entre 500€ et 1000€

Entre 1000€ et 1500€

Entre 1500€ et 2000€

Entre 2000 et 2500€

Plus de 2500

Le budget annuel alloué au référencement sur les annuaires principaux est globalement élevé, à hauteur de plus de 2500€ pour la moitié de l’échantillon. Soulignons tout de même qu’à l’inverse, près du quart des prestataires interrogés consacrent moins de 1000€ au référencement chaque année.

21

Référencement

3% 14% 14%

31% 39%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Présence de mes concurrents

9% 9% 20%

46%

17%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Le prix

14% 3%

11% 17%

56%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% La qualification des demandes

Critères de choix d’annuaires de référencement


En ce qui concerne les critères influant dans le choix de l’annuaire de référencement, il est à noter que la qualification des demandes ressort comme le critère prioritaire, à hauteur de 73% (sondés considérant la modalité comme importante voire très importante), devant le la présence des concurrents à 70% et le facteur prix, à 63%.

22

Référencement

0% 3% 17%

71%

9%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% La qualité des demandes (potentiel de signature)

11% 12%

43% 29%

5%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% Le nombre de demandes apportées

0% 0%

20%

63%

17%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100% L’adéquation des demandes avec votre cible

Satisfaction vis-à-vis du référencement

(1 = Pas du tout satisfait, 2 = Peu satisfait, 3 = Moyennement satisfait, 4 = Plutôt satisfait, 5 = Très satisfait)

Les sondés sont globalement satisfaits en ce qui concerne la qualité des demandes (potentiel de signature), à hauteur de 80% (taux de satisfaction prenant en compte les sondés plutôt voire très satisfaits), et l’adéquation des demandes avec la cible (Affaires uniquement ou Affaires et Loisirs), à hauteur de 80% également. Le nombre de demandes en revanche est un point d’amélioration à rapprocher de la recherche du meilleur ROI.

0% 3%

39% 52%

6%

1 2 3 4 5 0%

25%

50%

75%

100%

Le prix des abonnements

23

Réunions et Groupes: Fonctionnement des Entreprises interrogés.

3ème partie

24

48%

52% Non

Oui

Quelle est votre fonction ? Le MICE fait-il partie de votre périmètre ?

Responsabilités des managers interrogés au sein des entreprises

Le MICE fait partie du périmètre de près de la moitié des managers interrogés

69%

31% Travel Manager

Autres

25

42%

13% 6%

39%

0%

25%

50%

75%

100%

Contrôle des dépenses Contrôle des fournisseurs (Qualité, etc.)

Reporting Autres

[Si oui], quel est votre objectif principal par rapport au MICE ?

MICE intégré au périmètre de la fonction

Des objectifs variés quant au MICE

« Savoir ce que je dépense. »

« Déployer les outils et mettre en place des process. »

« Assurer une bonne qualité lors des réunions. »

Pour les managers dont le MICE est intégré dans leur périmètre, l’objectif est de contrôler les dépenses pour 42% d’entre eux, contre 13% souhaitant avant tout contrôler les fournisseurs. Les objectifs peuvent également être très variés, d’où une divesrité de réponses libres à ce sujet (39%).

« Proposer autre chose que toujours les mêmes hôtels de chaine sans âme. »

« Supprimer les intermédiaires. »

« Mettre de l’ordre!. »

26


[Si oui], quels types de manifestations couvrez-vous ?

Globalement, la politique MICE couvre l’ensemble des manifestations quel que soit le nombre de participants

90%

27% 23% 33%

0%

25%

50%

75%

100%

Journées d’étude, Séminaires et Réunions

(M)

Incentives (I) Congrès (C) Salons (E)

10%

90%

[Si oui], votre politique couvre-t-elle l’ensemble des manifestations dans l’application de votre politique MICE ?

Non

Oui

Quasiment tous les managers interrogés qui couvrent le périmètre MICE organisent des journées d’étude, séminaires et réunions. Ensuite, respectivement 33% et 23% sont concernés par les salons et congrés et 27% par les incentives. En ce qui concerne la distinction entre les différents événements, des seuils de fréquentation peuvent être définis, dans les plus grandes Entreprises.

27

76%

9% 3%

12%

0%

25%

50%

75%

100%

Non Oui, courant 2014 Oui, courant 2015 Oui, un jour

[Si non], est-ce prévu d’intégrer le périmètre MICE dans vos fonctions actuelles ?


Une intégration du périmètre MICE à la fonction qui n’est pas à l’ordre du jour

Pour les managers n’intégrant pas le MICE dans leur périmètre, il n’est généralement pas prévu d’opérer un transfert de responsabilité, à hauteur de 76%, soit plus 7 répondants sur les 10 interlocuteurs concernés.

28

5%

95%

Oui

Non

90%

10%

Oui

Non

Avez-vous un outil dédié à votre disposition qui vous permet de rechercher des fournisseurs et consulter des devis ?

Organisation du périmètre MICE

Aucun outil informatique spécifique n’est généralement mis à disposition au sein des entreprises

[Si non], pensez-vous que ce serait une bonne idée ?

Dans 95% des entreprises interrogées, aucun outil informatique n’est mis en place afin d’aider à rechercher des fournisseurs et à consulter des devis. Or 90% des répondants estiment qu’il s’agit d’une bonne idée.

29

52%

30%

44%

20%

38%

48%

70%

56%

80%

62%

0%

25%

50%

75%

100%

Une liste de fournisseurs référencés à utiliser

impérativement

Un process de validation des demandes

Paiement centralisé Un outil spécialisé Un reporting des dépenses

[Si non], avez-vous mis en place les outils suivants?

Autres outils mis en place dédiés au secteur MICE

Organisation du périmètre MICE

Oui

Non

L’outil généralisé au sein de l’échantillon, à hauteur de 52%, est une liste de fournisseurs référencés à utiliser impérativement dans le cadre du MICE. A noter également que 38% des entreprises interrogées ont mis en place un process de reporting des dépenses et 44% un paiment centralisé.

A propos de BizMeeting

BizMeeting est un éditeur de bases de données dans le domaine des Réunions et Groupes professionnels. BizMeeting agrège du contenu en provenance de différentes sources: §  Connexion directe avec des producteurs (hôteliers, chaînes, centres d’affaires, etc.) §  Connexion avec des sites internet spécialisés dans le MICE (Meeting Incentive Convention Exhibition) §  Open data Avec plus de 30 000 références de prestataires et 8000 points d’intérêt (métro, gares, stations taxi, etc.), la base de données France est la plus complète du marché. BizMeeting propose différents types d’accès à ses bases aux réservataires professionnels : API, web services, front office métier et marque blanche.

Contact commercial: Téléphone: 01 75 60 40 94

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