*KAMI SEDIA MEMBANTU*
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
FAIL MEJA
(JAWATAN)
(JABATAN / NAMA PTJ)
(BAHAGIAN / UNIT)
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
FAIL MEJA
PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32
JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH
BAHAGIAN PENGURUSAN
CONTOH
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
DISEDIAKAN OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEDIAKAN:
DISEMAK OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEMAK:
DILULUSKAN OLEH:
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DILULUSKAN:
TARIKH KEMASKINI:
PERTAMA:
KEDUA:
KETIGA:
PEG. PENILAI PERTAMA
PEG. PENILAI KEDUA
(LAMPIRAN INI TIDAK PERLU TANDATANGAN PENYEDIA, PENYEMAK DAN PELULUS)
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
KANDUNGAN (Peringkat Ibu Pejabat, JKNS)
PERKARA MUKA SURAT
1. Objektif, Visi & Misi Kementerian Kesihatan Malaysia
2. Carta Organisasi Kementerian Kesihatan Malaysia
3. Objektif, Visi & Misi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Bahagian.....
4. Carta Organisasi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Bahagian.....
5. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai
6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-
Pegawai Lain
7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran
8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja
9. Senarai Semak (Checklist)
10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan
11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
12. Senarai Borang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai
13. Norma Kerja
14. SenaraiTugasHarian
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
KANDUNGAN (Peringkat PTJ)
PERKARA MUKA SURAT
15. Objektif, Visi & Misi Kementerian Kesihatan Malaysia
16. Carta Organisasi Kementerian Kesihatan Malaysia
17. Objektif, Visi & Misi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Hospital /
PKK / PPK / Makmal / PKD
18. Carta Organisasi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Hospital / PKK /
PPK / Makmal / PPD
19. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai
20. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-
Pegawai Lain
21. Peraturan-Peraturan Pentadbiran
22. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja
23. Senarai Semak (Checklist)
24. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan
25. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
26. Senarai Borang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai
27. Norma Kerja
28. Senarai Tugas Harian
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
OBJEKTIF,
VISI DAN MISI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
OBJEKTIF KEMENTERIAN
Membantu seseorang individu untuk mencapai dan mengekalkan suatu taraf
kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonomi dan sosial
yang produktif.
Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan bercorak penggalakan,
pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap, sesuai dan berkesan dengan
member penekanan kepada golongan-golongan yang kurang bernasib baik.
VISI KEMENTERIAN
Negara menggembleng tenaga kearah kesihatan yang lebih baik.
MISI KEMENTERIAN
Misi Kementerian Kesihatan adalah untuk menerajui dan berusaha bersama-sama:
i) Untuk memudahkan dan membolehkan rakyat:
Mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan
Menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga
Mengambil tanggungjawab dan tindakan positif demi kesihatan mereka
ii) Untuk memastikan sistem kesihatan berkualiti tinggi iaitu:
Mengutamakan pelanggan
Saksama
Tidak membebankan
Cekap
Wajar mengikut teknologi
Boleh disesuaikan mengikut persekitaran
Inovatif
iii) Dengan menekankan terhadap etika perkhidmatan:
Sifat penyayang, profesionalisme dan kerja berpasukan
Sifat menghormati maruah insan
Penglibatan masyarakat
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
OBJEKTIF KKM
VISI KKM
CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
OBJEKTIF, VISI DAN MISI
HOSPITAL / PKK / PPK / MAKMAL / PKD
FORMAT KOSONG
*Nota : Peringkat PTJ,hanya sertakan Objektif, Visi dan Misi
Hospital/PKK/PPK/Makmal
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
OBJEKTIF, VISI DAN MISI
JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH
CONTOH
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
OBJEKTIF JABATAN
Melaksanakan program - program kementerian dengan pembekalan
perkhidmatan perubatan, kesihatan dan pergigian di peringkat Negeri dan
Daerah bagi meninggikan taraf kesihatan rakyat supaya mencapai dan
mengekalkan suatu taraf kesihatan bagi membolehkannya menjalankan
kehidupan ekonom idan sosial yang produktif dengan menyediakan
perkhidmatan - perkhidmatan yang bercorak penggalakan, pencegahan,
rawatan dan pemulihan yang cekap dan berkesan dengan member tekanan
kepada golongan - golongan yang kurang bernasib baik.
VISI JABATAN
Menjadikan setiap individu, keluarga dan masyarakat di negeri Sabah prihatin
dan melibatkan diri dalam penjagaan kesihatan dalam pembentukan
masyarakat yang sihat sejahtera.
MISI JABATAN
Untuk Merealisasikan Visi Jabatan melalui peningkatan promosi kesihatan dan
pencegahan yang lebih berkesan, perkhidmatan rawatan dan pemulihan yang
berkualiti oleh angota-angota yang mengamalkan profesionalisme, kerja
berpasukan, penyayang serta mengadakan perkongsian pintar dengan semua
sektor demi kehidupan yang lebih bermutu
CONTOH : OBJEKTIF,
VISI & MISI JKNS
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
CARTA ORGANISASI
HOSPITAL / PKK / PPK / MAKMAL / PKD
*Nota : Peringkat PTJ, hanya sertakan carta organisasi
Hospital/PKK/PPK/Makmal
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
CARTA ORGANISASI
JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH
CONTOH
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
CARTA ORGANISASI
JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH/PTJ
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
CARTA ORGANISASI UNIT DAN
KEDUDUKAN PEGAWAI
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN
PEGAWAI
CONTOH
Lorekkan
kedudukan
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
NAMA :
BAHAGIAN/ UNIT :
JAWATAN DAN GRED :
BERTANGGUNGJAWAB KEPADA :
SENARAI TUGAS:
1.
2.
3.
4.
5.
DISEDIAKAN OLEH:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
DISEMAK & DISAHKAN OLEH:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:(KetuaJabatan)
Tarikh:
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
NAMA: SUZIANAH MOHD SAMIN
BAHAGIAN/ UNIT: BAHAGIAN PENGURUSAN / UNIT KHIDMAT
PENGURUSAN
JAWATAN DAN GRED: PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32
BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N36
(UNIT KHIDMAT PENGURUSAN)
KETUA PENOLONG PENGARAH
(SEKSYEN KEWANGAN/AKAUN, PEMBANGUNAN &
KHIDMAT PENGURUSAN)
SENARAI TUGAS:
1. Pengurusan Pentadbiran
2. Pengurusan Penyewaan Mesin Fotostat
3. Penyelenggaraan Peralatan / mesin pejabat
4. ………………………………………..
5. …………………………………
6. Tugas-Tugas lain yang diarahkan dari masa ke semasa oleh Ketua Unit
/ Bahagian dan Ketua Jabatan
DISEDIAKAN OLEH:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
DISEMAK & DISAHKAN OLEH:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
PEG. PENILAI PERTAMA
CONTOH
*Nota: susunan gred rendah ke
gred tinggi
SENARAI TUGAS
RINGKAS DAN JELAS
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN
Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri
(Pengurusan) Menandatangani suratsurat keluar Jabatan, Kelulusan pembelian bekalan pejabat dan surat-surat lain yang berkaitan.
Ketua Penolong Pengarah Kanan (Pengurusan)
Menandatangani suratsurat keluar Jabatan Kelulusan pembelian bekalan pejabat dan surat-surat lain yang berkaitan.
Ketua Penolong Pengarah (Khidmat Pengurusan)
Menyokong dan menyemak urusan-urusan berkaitan dengan khidmat pengurusan sebelum kelulusan TPKN(S)
Pen. Pegawai Tadbir Kanan (Khidmat Pengurusan)
Menyokong dan menyemak urusan-urusan berkaitan dengan khidmat pengurusan sebelum kelulusan KPP(KP)
(Pegawai atas yang mempunyai hubungan terus dengan tugas yang berkaitan) atau pegawai sama gred
yang berkaitan)
1. Pengurusan Pentadbiran 2. Pengurusan Penyewaan
mesin fotostat 3. Penyelenggaraan
Peralatan mesin pejabat
4. ………………………………
5. ………………………………
(Hendaklah sama dengan senarai tugas seperti yang
dilampirkan di kecuali no. 6)
Sila Rujuk lampiran senara tugas/kuasa dan hubungan dengan pegawai-pegawai
lain.
(Tugas berkaitan yang mempunyai surat penurunan
kuasa secara bertulis)
Sekiranya tidak ada
nyatakan “Tiada”
Pembantu Tadbir Kanan N26
Membantu dalam urusan pengurusan kenderaan Bahagian Pengurusan
Membantu dalam pengurusan edaran surat makluman kepada PTJ melalui email
Membantu dalam pengurusan keluar masuk surat rasmi dan agihan surat dalaman dan luaran
Membantu dalam urusan bil-bil utility seperti Bil Air dan elektrik stor inanam, urusan pos surat biasa dan ekpress, bil sewaan mesin fotostat dan suratkhabar.
Membantu dalam urusan fail-fail dan rekod jabatan Bahagian Pengurusan (Stor Inanam)
Membantu dalam urusan protocol pengurusan kenderaan dan pemandu di lapangan terbang.
(Pegawai-pegawai lain yang membantu atau
berkaitan dengan tugas & tanggung jawab yang
dilakukan)
CONTOH
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI 1: PENGURUSAN PENTADBIRAN
1. Maklum balas surat hendaklah dibuat dengan serta merta
2. Edaran surat dan pekeliling hendaklah diedarkan dengan serta merta
3. Penghantaran surat melalui Poslaju, PosBiasa, Surat Berdaftar, Serahan Tangan dan
Faks hendaklah didaftarkan dan direkodkan
4. Salinan borang pos secara laju, biasa atau berdaftar di simpan untuk semasa proses
bayaran
AKTIVITI 2:
1.
2.
3.
CONTOH
*Nota : Dihuraikan setiap aktiviti berdasarkan tugas yang disenaraikan
dalam ruangan tugas &Tanggungjawab
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
PROSES KERJA
&
CARTA ALIRAN KERJA
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
PROSES KERJA
AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
/PERATURAN
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
PROSES KERJA
AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/
DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1.
2.
Menyediakan Maklumbalas bagi surat rasmi Jabatan/ Agensi Kerajaan Persekutuan yang membabitkan perkara pentadbiran
Mengedarkan setiap pekeliling kerajaan yang diterima secara memo dan email (edaran dalaman (Bahagian Pengurusan, Perubatan, Kesihatan Awam, Perkhidmatan Farmasi, Pergigian) dan luaran (melibatkan 53 PTJ terdiri daripada Hospital, Pej. Kesihatan Kawasan, Pej. Kesihatan Daerah dan Pej. Pergigian).
i) Menerima arahan daripada Ketua Jabatan
ii) Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab
iii) Draf Surat
iv) Hantar ke PT (P/O) untuk ditaip
v) Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani
vi) Hantar untuk dikirim secara serahan
tangan atau pos dan salinan surat difailkan kedalam fail
KPPK (Pengurusan)
KPP
(Seksyen Kewangan/
Akaun, Pembangunan
& Khidmat Pengurusan)
PPTK N36
(Unit Khidmat Pengurusan)
Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5/2007 (Panduan
Pengurusan Pejabat)
*Nota: Huraian setiap aktiviti berdasarkan tugas yang disenaraikan dalam ruangan tugas & Tanggungjawab
CONTOH
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
*CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI1 : _____________________________________
(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri) Mula
Tamat
…….
…….
………
..........
………
……….
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
*CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN
(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri) Mula
Tamat
Menerima arahan
daripada Ketua Jabatan
Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab
Draf Surat
Hantar ke PT(P/O) untuk ditaip
Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani
Hantar untuk dikirim secara serahan tangan atau pos dan salinan surat difailkan kedalam fail
CONTOH
*Nota : huraian secara gambarajah berdasarkan proses kerja
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
AKTIVITI 1 : _____________________________________
BIL.
TINDAKAN TANDA
( )
CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN
BIL.
TINDAKAN TANDA
( )
CATATAN
1. Menerima arahan daripada Ketua Jabatan
2.
Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab
3. Hantar ke PT(P/O) untuk ditaip
4. Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani
5.
Hantar untuk dikirim secara faks, emel, serahan tangan atau pos dan salinan surat difailkan ke dalam fail
*Nota: Senarai semak bagi setiap aktiviti (Sila rujuk senarai tugas)
CONTOH
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
1.
SENARAI UNDANG-UNDANG
DAN
PERATURAN
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
AKTIVITI 1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN
1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)
AKTIVITI 2 :
1. .....
*Nota : Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan
dalam Proses Kerja
CONTOH
FORMAT KOSONG
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
JAWATAN:PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32
BIL
NAMA JAWATANKUASA
JAWATAN
KEKERAPAN MESYUARAT
1.
Jawatankuasa EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor Awam)
Setiausaha (Promosi)
4 kali setahun
*Nota : Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendaklah
sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 (bulan)
CONTOH
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI BORANG -
BORANG YANG DIGUNAKAN
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
AKTIVITI 1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN
Nama Borang
1. Borang penghantaran
(Dokumen tidak Terperingkat Melalui mesin fakmili) 2. 3.
Kod Borang
AKTIVITI 2 :
Nama Borang
1. ........... 2. ..........
Kod Borang
CONTOH
FORMAT KOSONG
*NOTA : Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja bagi
setiap aktiviti. Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkenaan.
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
NORMA KERJA
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
NORMA KERJA
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR N32
BIL.
JENIS KERJA
NORMA KERJA
(MASA/KUANTITI)
1.
Menyediakan surat rasmi yang diminitkan untuk tindakan
5 - 10 minit/surat
CONTOH
*Nota : Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI TUGAS HARIAN
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA : SUZIANAH MOHD SAMIN
JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR
TARIKH :
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN
1.
2.
3.
CONTOH
*Nota : Kosongkan senarai tugas
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
*CONTOH SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN
Tindakan
Serentak
Penyambung
Pilihan/Keputusan
Aliran
Tindakan (langkah) dalam proses kerja
Mula/Tamat
*KAMI SEDIA MEMBANTU*
PANDUAN PENYEDIAAN FAIL MEJA WARGA JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH
TUJUAN :
Panduan ini bertujuan untuk membantu warga JKN Sabah menyediakan Fail Meja masing-
masing dengan lengkap dan sempurna selaras dengan garis panduan dan menggunakan
format standard oleh Bahagian Pembangunan Kompetensi (BPK), Kementerian Malaysia
(KKM).
LATAR BELAKANG :
Panduan penyediaan Fail Meja bagi warga JKN Sabah adalah berasaskan pekeliling dan
format standard seperti berikut :
i) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991
(Oleh :Unit Pemodenan danTadbiranPerancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU)
ii) Format Standard Penyediaan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)
oleh BPK, KKM.
KESIMPULAN :
Panduan ini membantu serta memudahkan warga JKN Sabah di semua PTJ menyediakan
Fail Meja masing-masing dengan seragam, merujuk pekeliling serta garis panduan yang
disediakan.
SALURAN PERTANYAAAN :
UNIT KHIDMAT PENGURUSAN
BAHAGIAN PENGURUSAN
JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH
1) CIK SUZIANAH MOHD SAMIN – PEN. PEGAWAI TADBIR N32
2) EN. SHARIL TANAKAL – PEM. TADBIR (P/O) N17
3) EN. VELLANTINO DOMINIC – PEM. TADBIR (P/O) N17
NO. TEL : 088-512555
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
TOISIN GANTOR
TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN NEGERI (PENGURUSAN)
b.p Pengarah Kesihatan Negeri Sabah
s.k - Pengarah Kesihatan Negeri Sabah
*KAMI SEDIA MEMBANTU*