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1 dajGuardaPolytechnicof Guarda
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão
Diana Micaela Correia da Silva
outubro 1 2016
1•
Ë
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
DIANA MICAELA CORREIA DA SILVA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA
EM GESTÃO
Outubro/2016
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE i
“O segredo do sucesso? Fazer tudo com paixão e
acreditar que somos capazes de fazer tudo o que
quisermos. Acredito que vou conseguir tudo o que
quiser. E o que não conseguir é porque não estava
destinado. Por isso já não perco tempo naquilo que me
tira a energia.”
Cristina Ferreira
Apresentadora no programa “Você na TV” da TVI
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ii
FICHA DE IDENTIFICAÇÃO
Elaborado por: Diana Micaela Correia da Silva
Número de aluno: 1011251
Curso: Gestão
Instituição: Escola Superior de Tecnologia e Gestão – Instituto Politécnico da Guarda
Professora Orientadora de Estágio: Professora Maria Manuela dos Santos Natário
Organização Promotora do Estágio: Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE
Morada: Gala
3090-001 Figueira da Foz
Contacto: (+351) 233 40 20 00
Orientador de Estágio na Organização: Dr. José António Albino Gonçalves e Silva
Período de Estágio: 01 de Junho a 11 de Agosto de 2016
Duração do Estágio: 400 horas
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE iii
PLANO DE ESTÁGIO CURRICULAR
O Plano de Estágio Curricular foi sugerido pelo supervisor, Dr. José António Albino
Gonçalves e Silva, Vogal do Conselho de Administração do Hospital Distrital da Figueira
da Foz, EPE, que propôs o seguinte plano de estágio:
Serviço de Gestão de Recursos Humanos: apoiar na política de Gestão de
Recursos Humanos, procedimentos de recrutamento de pessoal, seleção,
contratação e direito laboral, balanço social e relatório único;
Serviço de Aprovisionamento: programar as aquisições e gestão de todos os
materiais e bens de consumo necessários às atividades do hospital, incluindo a sua
distribuição, controlo de utilização e inventariação;
Serviço de Gestão Financeira: registar as receitas e cobranças, efetuar a gestão
de tesouraria, preparar o orçamento do plano de contas, efetuar os registos
contabilísticos e o tratamento de toda a informação económico-financeira a
disponibilizar quer interna quer externamente;
Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão: auxiliar o Conselho de
Administração na gestão em geral e, em especial contacto com orçamento
previsional, orçamento económico, plano estratégico, contrato programa, relatório
de gestão de contas, elaboração de estudos e apuramento de custos;
Serviço de Gestão de Doentes: contactar com as modalidades de admissão e
encaminhamento de doentes, relacionamento e registo de toda a atividade
assistencial que constitui a produção hospital; efetuar o arquivo clínico e o
tratamento da informação em geral sobre a atividade realizada;
Serviço de Sistemas de Informação: prestar apoio à informação eletrónica em
geral e às diversas aplicações informáticas, clínicas e administrativas que
constituem as ferramentas automáticas de execução e gestão;
Administração Geral: conhecer o formato do gabinete jurídico e de contencioso,
comunicação e imagem, higiene e segurança no trabalho, qualidade e gestão de
risco.
Como o estágio ocorreu durante o período de férias de vários colaboradores da instituição,
à estagiária apenas foi possível colaborar no Serviço de Aprovisionamento durante um
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE iv
mês, no Serviço de Gestão Financeira durante o mês seguinte e, nas restantes semanas,
no Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão e Serviço de Gestão de Recursos
Humanos.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE v
RESUMO
O estágio curricular decorreu no âmbito do programa curricular da Licenciatura em
Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda,
realizou-se numa Instituição Pública nomeadamente o Hospital Distrital da Figueira da
Foz, EPE ao longo de quatrocentas horas distribuídas pelos departamentos de Gestão de
Recursos Humanos, Aprovisionamento, Gestão Financeira e Planeamento e Controlo de
Gestão.
A realização do estágio permitiu integrar a estagiária no mercado de trabalho e dar-lhe a
conhecer a noção do seu funcionamento. Desta forma, a realização do estágio curricular
permitiu adquirir competências técnicas e organizacionais, completando os
conhecimentos teóricos adquiridos ao longo da licenciatura.
O presente relatório de estágio contempla todas as atividades desenvolvidas ao longo do
estágio, permitindo ampliar conhecimentos relativos ao funcionamento e complexidade
das instituições hospitalares.
Este relatório encontra-se dividido em dois capítulos, o primeiro relativo à entidade
acolhedora do estágio, o Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, e o segundo capítulo
expõe todas as atividades desenvolvidas nos diversos serviços – Serviço de Gestão de
Recursos Humanos, Serviço de Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira e
Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão.
Palavras-Chave: Gestão; Compras; Gestão da Dívida; Setor Público.
JEL-Classification: M0 - General
M1 - Business Administration
M4 - Accounting and Auditing
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE vi
AGRADECIMENTOS
Aos meus pais pelo apoio, pela confiança demonstrada e por me darem esta oportunidade.
Ao Sr. Luís, à D. Carmina e à Ana por estarem sempre prontos para me apoiarem.
A todos os professores do Instituto Politécnico da Guarda que ao longo dos três anos
contribuíram para a minha formação.
À Professora Manuela Natário, orientadora de estágio, pela disponibilidade demonstrada,
pelo estímulo e paciência.
A todos os colaboradores do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, em especial ao
Sr. Fausto, ao Dr. José Albino e Silva e a toda a equipa do Serviço de Aprovisionamento
e do Serviço de Gestão Financeira pela disponibilidade e esclarecimentos.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE vii
ÍNDICE
Ficha de Identificação ....................................................................................................... ii
Plano de Estágio Curricular ............................................................................................. iii
Resumo ............................................................................................................................. v
Agradecimentos ............................................................................................................... vi
Índice .............................................................................................................................. vii
Índice de Figuras .............................................................................................................. x
Índice de Tabelas ............................................................................................................ xii
Índice de Gráficos ........................................................................................................... xii
Lista de Abreviaturas e Siglas ....................................................................................... xiii
Introdução ......................................................................................................................... 1
Capítulo I – Enquadramento do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ................... 2
1.1 Caraterização do Hospital .................................................................................. 2
1.2 Área de Influência .............................................................................................. 3
1.3 Estrutura Física .................................................................................................. 3
1.4 Caraterização dos Efetivos ................................................................................. 4
1.5 Organograma do HDFF, EPE ............................................................................ 4
1.6 Organização e Capacidade Instalada ................................................................. 6
1.7 Visão, Missão e Valores .................................................................................... 6
1.8 Análise SWOT ................................................................................................... 8
Capítulo II – Apresentação das Atividades Desenvolvidas Durante o Estágio Curricular
........................................................................................................................................ 10
2.1. Serviço de Gestão de Recursos Humanos ............................................................ 10
2.2. Serviço de Aprovisionamento .............................................................................. 12
2.2.1 Alteração de Dados de Fornecedores ........................................................... 17
2.2.2 Análise do “Pedido de Compra” .................................................................. 18
2.2.2.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar ......................... 18
2.2.3 Compras Pontuais ......................................................................................... 19
2.2.4 Compras no “Cat@logo” ............................................................................. 20
2.2.5 Notas de Encomenda .................................................................................... 21
2.2.5.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar ......................... 21
2.2.5.2 “Notas de Encomenda” com Carácter de Urgência .............................. 23
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE viii
2.2.5.3 “Pedido de Compra” à Consignação ..................................................... 23
2.2.6 Controlo de Encomendas Pendentes ............................................................ 23
2.2.7 Exemplo de Processo de Aquisição ............................................................. 24
2.2.8 Gestão de Ativos Intangíveis e Ativos Fixos Tangíveis .............................. 25
2.2.8.1 Aquisição de Ativos Fixos Tangíveis ................................................... 25
2.2.8.2 Registo de Cadastro .............................................................................. 26
2.2.8.3 Transferência Interna de Ativos ............................................................ 27
2.2.9 Análise de Consumo..................................................................................... 28
2.2.9.1 Análise de Resultados ........................................................................... 28
2.2.9.1.1 Armazém de Materiais de Consumo Clínico (A2) ........................... 28
2.2.9.1.2 Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro (A4) ........................ 30
2.2.9.1.3 Armazém de Materiais de Consumo Administrativo (A5) ............... 31
2.2.9.1.4 Armazém de Materiais de Manutenção/Conservação (A6) .............. 32
2.2.9.1.5 Consumo dos Armazéns ................................................................... 33
2.3. Serviço de Gestão Financeira .............................................................................. 34
2.3.1 Setor da Receita ............................................................................................ 34
2.3.1.1 Faturação à Administração Regional de Saúde do Centro.................... 35
2.3.1.2 Faturação às Seguradoras ...................................................................... 36
2.3.1.3 Faturação a Entidades não Pertencentes ao SNS .................................. 38
2.3.1.4 Faturação ao SNS .................................................................................. 40
2.3.1.5 Mapa/Ficheiro para a Contabilidade ..................................................... 41
2.3.1.6 Guias de Receita de Fundos Próprios ................................................... 42
2.3.1.7 Anulação de Faturas de Devedores ....................................................... 44
2.3.2 Setor da Despesa .......................................................................................... 45
2.3.2.1 Criação de Cabimentos ......................................................................... 46
2.3.2.2 Alterações de Cabimentos .................................................................... 48
2.3.2.3 Compromissos ...................................................................................... 53
2.3.2.4 Reforço do Compromisso ..................................................................... 56
2.3.2.5 Lançamento de Faturas ......................................................................... 57
2.3.2.6 Lançamento de Notas de Crédito .......................................................... 59
2.3.2.7 Execução Orçamental e Autorização de Pagamento ............................ 60
2.3.3 Setor da Tesouraria....................................................................................... 63
2.3.3.1 Folha de Caixa ...................................................................................... 64
2.3.4 Gestão da Dívida .......................................................................................... 69
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ix
2.4. Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão .................................................... 72
2.4.1 Projeto “SIGIC 2016” .................................................................................. 72
2.4.2 Projeto “Contratualização Interna 2016” ..................................................... 73
Conclusão ....................................................................................................................... 75
Referências Bibliográficas .............................................................................................. 76
Anexos ............................................................................................................................ 78
Anexo 1 – Organograma do HDFF, EPE ................................................................ 79
Anexo 2 – Processo de Aquisição de Material ........................................................ 81
Anexo 3 – Lista de Ativos ....................................................................................... 89
Anexo 4 – Folha de Tesouraria ............................................................................... 91
Anexo 5 – Projeto “SIGIC 2016” ............................................................................ 94
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE x
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Instalações do HDFF, EPE ............................................................................................ 3
Figura 2: Capacidade Instalada 2015 ............................................................................................ 6
Figura 3: Circuito da aplicação GHAF ....................................................................................... 13
Figura 4: Ficha de Fornecedor .................................................................................................... 18
Figura 5: Exemplo de pesquisa no Cat@logo ............................................................................. 20
Figura 6: Nota de Encomenda ..................................................................................................... 22
Figura 7: Consulta de mercado .................................................................................................... 26
Figura 8: Indicadores da Produção Hospitalar ............................................................................ 28
Figura 9: Fluxo da Receita .......................................................................................................... 35
Figura 10: Processo de Faturação à ARS .................................................................................... 36
Figura 11: Menu de Pesquisa no FHS ......................................................................................... 37
Figura 12: Processo em Fase de Pré Validação ........................................................................... 38
Figura 13: Agrupamento de Faturas ............................................................................................ 39
Figura 14: Emissão de Faturas .................................................................................................... 39
Figura 15: Menu Faturas SNS ..................................................................................................... 40
Figura 16: Criação do Mapa para a Contabilidade ...................................................................... 41
Figura 17: Localização do Ficheiro ............................................................................................. 41
Figura 18: Importação do Mapa para a Contabilidade ................................................................ 42
Figura 19: Devedores para Execução Orçamental ...................................................................... 42
Figura 20: Criação de Guias de Receita de Fundos Próprios ...................................................... 43
Figura 21: Impressão das Guia de Receita .................................................................................. 43
Figura 22: Exemplo de uma Guia de Receita de Fundos Próprios .............................................. 44
Figura 23: Fluxo da Despesa ....................................................................................................... 46
Figura 24: Ficheiro de Excel para Registo da Criação e Alteração de Cabimentos .................... 47
Figura 25: Criação de um Cabimento ......................................................................................... 48
Figura 26: Criação de um Cabimento – Contas .......................................................................... 48
Figura 27: Alteração de Cabimentos ........................................................................................... 49
Figura 28: Seleção de Cabimento 136 ......................................................................................... 50
Figura 29: Alteração do Cabimento 136 ..................................................................................... 50
Figura 30: Processo de Diminuição no Valor do Cabimento 136 ............................................... 51
Figura 31: Seleção do Cabimento 142 ........................................................................................ 51
Figura 32: Processo de Acréscimo no Valor do Cabimento 142................................................. 52
Figura 33: Registo de Alteração dos Cabimentos 136 e 142....................................................... 52
Figura 34: Criação de um Compromisso ..................................................................................... 54
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xi
Figura 35: Ficheiro CSV ............................................................................................................. 54
Figura 36: Importação do Ficheiro CSV para o GHAF .............................................................. 55
Figura 37: Reforço de um Compromisso .................................................................................... 56
Figura 38: Atualização de Compromissos................................................................................... 57
Figura 39: Lançamento de Faturas .............................................................................................. 57
Figura 40: Lançamento de Faturas no Razão Geral .................................................................... 58
Figura 41: Carimbo de Confirmação do Lançamento da Despesa .............................................. 58
Figura 42: Lançamento de Notas de Crédito ............................................................................... 59
Figura 43: Lançamento de Notas de Crédito – Razão Geral ....................................................... 60
Figura 44: Execução Orçamental da Dívida................................................................................ 61
Figura 45: Execução Orçamental da Dívida – Razão Geral ........................................................ 61
Figura 46: Processo das Autorizações de Pagamento ................................................................. 62
Figura 47: Exemplo de uma Autorização de Pagamento ............................................................ 63
Figura 48: Folha de Cálculo da Folha de Caixa .......................................................................... 65
Figura 49: Formulário para a Elaboração das Operações Diversas ............................................. 66
Figura 50: Formulário dos “Depósitos” e “Pagamentos” das Operações Diversas ..................... 66
Figura 51: Folha de Caixa ........................................................................................................... 68
Figura 52: Exemplo de uma Operação Diversa ........................................................................... 68
Figura 53: Processo de Gestão de Inscritos para Cirurgia ........................................................... 73
Figura 54: Fragmento do Projeto da Contratualização Interna 2016 .......................................... 74
Figura A1: Organograma HDFF, EPE ........................................................................................ 80
Figura B1: Nota de Encomenda .................................................................................................. 82
Figura B2: Guia de Entrada ......................................................................................................... 83
Figura B3: Fatura referente à Guia de Entrada ............................................................................ 84
Figura B4: Guia de Entrada - Adicional ...................................................................................... 85
Figura B5: Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada – Adicional......................... 86
Figura B6: Restante Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada - Adicional .......... 87
Figura B7: Fatura Original para Enviar para o Serviço de Gestão Financeira ............................ 88
Figura C1: Fragmento da Lista de Ativos no Serviço de Medicina - Internamento .................... 90
Figura D1: Folha de Tesouraria .................................................................................................. 93
Figura E1: Análise de SIGIC para Primeiro Semestre de 2016 .................................................. 95
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xii
ÍNDICE DE TABELAS
Tabela 1: Análise SWOT do HDFF, EPE ..................................................................................... 9
Tabela 2: Armazéns Principais .................................................................................................... 15
Tabela 3: Tabela de Convenção de MCDT ................................................................................. 40
Tabela 4: Dívida Relativa a Fornecedores Externos ................................................................... 69
Tabela 5: Dívida Relativa ao SNS ............................................................................................... 70
Tabela 6: Dívida Relativa ao Estado ........................................................................................... 70
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Consumo por Rubricas do Armazém A2 ................................................................... 29
Gráfico 2: Consumo Global do Armazém A2 ............................................................................. 29
Gráfico 3: Consumo por Rubricas do Armazém A4 ................................................................... 30
Gráfico 4: Consumo Global do Armazém A4 ............................................................................. 30
Gráfico 5: Consumo por Rubricas do Armazém A5 ................................................................... 31
Gráfico 6: Consumo Global do Armazém A5 ............................................................................. 31
Gráfico 7: Consumo por Rubricas do Armazém A6 ................................................................... 32
Gráfico 8: Consumo Global do Armazém A6 ............................................................................. 32
Gráfico 9: Consumo dos Armazéns em 2015 .............................................................................. 33
Gráfico 10: Consumo dos Armazéns em 2016 ............................................................................ 33
Gráfico 11: Dívida Global do HDFF, EPE ................................................................................. 71
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xiii
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ACSS Administração Central do Sistema de Saúde, I.P.
AFT Ativos Fixos Tangíveis
AP Autorização de Pagamento
ARS Administração Regional de Saúde do Centro, IP
CE Execução Orçamental sobre Credores
CM Compromissos
FHS Faturação Hospitalar às Seguradoras
GHAF Gestão Hospitalar de Armazém e Farmácia
HDFF, EPE Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE
MCDT Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica
OD Operações Diversas
PDA Personal Digital Assistant
SICC Sistema de Informação Centralizado de Contabilidade
SIGIC Sistema Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia
SNS Serviço Nacional de Saúde
SONHO Sistema Integrado de Informação Hospitalar
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 1
INTRODUÇÃO
Um Hospital é um estabelecimento de saúde, dotado de capacidade de internamento, de
ambulatório (consulta e urgência) e de meios de diagnóstico e terapêutica, com o objetivo
de prestar à população assistência médica curativa e de reabilitação, competindo-lhe
também colaborar na prevenção da doença, no ensino e na investigação científica
(Ministério da Saúde, 2010).
O objetivo principal do relatório é resumir sucintamente as tarefas desenvolvidas ao longo
do estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE. Tais tarefas
permitiram colocar em prática diversos conhecimentos adquiridos ao longo do curso,
assim como adquirir novas competências, aprender novos saberes, tornando esta
experiência enriquecedora.
De modo a facilitar a compreensão deste relatório, o mesmo foi dividido em dois
capítulos. O primeiro capítulo apresenta a entidade acolhedora de estágio em termos da
sua organização e funcionamento. O segundo capítulo expõe todos os procedimentos
realizados em cada departamento durante o estágio, iniciando-se com a apresentação do
serviço de Gestão de Recursos Humanos, seguindo-se como o Aprovisionamento, Gestão
Financeira e, finalizando com a descrição das atividades realizadas no serviço de
Planeamento e Controlo de Gestão.
No fim deste relatório é feita uma breve conclusão relativamente à realização do estágio
e respetivos conhecimentos.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 2
CAPÍTULO I – ENQUADRAMENTO DO HOSPITAL DISTRITAL DA
FIGUEIRA DA FOZ, EPE
Neste capítulo é efetuada uma breve caraterização da Instituição acolhedora do estágio e
dos seus diversos serviços. A maioria da informação foi retirada do Relatório de Gestão
e Contas 2015 do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE (Hospital Distrital da
Figueira da Foz, EPE, 2015).
1.1 CARACTERIZAÇÃO DO HOSPITAL
O Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE (posteriormente designado HDFF, EPE) tem
sede social na Gala, freguesia de São Pedro, concelho da Figueira da Foz. De acordo com
o Decreto-Lei n.º 233/2005, de 29 de dezembro, “foi constituída pessoa coletiva de direito
público de natureza empresarial dotada de autonomia administrativa, financeira e
patrimonial nos termos do Decreto-Lei n.º 133/2013, de 03 de outubro, que veio revogar
o Decreto-Lei n.º 558/99, de 17 de dezembro e respetivas alterações introduzidas e o
artigo 18.º do anexo da Lei n.º 27/2002, de 08 de novembro” (Hospital Distrital da
Figueira da Foz, EPE, 2015).
O HDFF, EPE é herdeiro da primeira unidade de tratamentos hospitalares que surgiu
integrada na Santa Casa da Misericórdia da cidade, fundada a 05 de dezembro de 1839.
Em 1959, os terrenos onde se encontra o atual edifício hospitalar foram cedidos para a
construção do Sanatório Hélio-Marítimo, no entanto, em 1971, tornaram-se parte do
capital do Ministério da Saúde, criando o Hospital Ortopédico de Recuperação.
Fechado durante mais de dez anos após a sua construção procede-se à transferência de
todos os serviços da Santa Casa da Misericórdia e da Casa da Mãe para este edifício, entre
novembro de 1974 e maio de 1975.
A instituição pauta-se pela prossecução de objetivos como prestar cuidados de saúde de
qualidade, acessíveis em tempo oportuno; e garantir a sustentabilidade económica e
financeira promovendo a eficiência na utilização dos recursos e a eficácia nos resultados.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 3
1.2 ÁREA DE INFLUÊNCIA
A área de influência do HDFF, EPE abrange todo o concelho da Figueira da Foz e
Montemor-o-Velho e parcialmente os concelhos de Soure, Cantanhede, Mira e Pombal.
1.3 ESTRUTURA FÍSICA
Os edifícios do HDFF, EPE (antigo e novo) estão interligados (figura 1). O edifício mais
recente entrou em funcionamento em novembro de 2010 sendo constituído pelas
Urgências e pelas Consultas Externas, encontrando-se em frente ao corpo principal do
Hospital e estão fisicamente ligados.
No piso inferior funciona o Serviço de Urgência, com uma área de 1.382 metros
quadrados e o piso superior destina-se às Consultas Externas, com uma área de 1.928
metros quadrados, reunindo num único espaço as consultas de quase todas as
especialidades, apresentando desta forma, vantagens tanto para os utentes como para os
profissionais. Para além dos espaços afetos à prestação de cuidados, conta com vários
espaços comerciais e de apoio.
Relativamente ao edifício principal, além do Conselho de Administração do Hospital,
encontram-se serviços como os Serviços de Internamento, de Medicina
Laboratorial/Patologia Clínica, de Imunohemoterapia, de Arquivo, de Aprovisionamento,
de Alimentação e Administrativos.
Figura 1: Instalações do HDFF, EPE
Fonte: http://www.figueiranahora.com/actualidade/hospitais-da-figueira-da-foz-e-cantanhede-estabelecem-
protocolo-de-cooperacao
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 4
1.4 CARACTERIZAÇÃO DOS EFETIVOS
A 31 de dezembro de 2015, o Hospital dispunha de 580 efetivos, dos quais 51,9% estão
sob regime de contrato em funções públicas e 39,8% em contrato individual de trabalho.
Em termos distribuição por género, constatou-se que 25,5% dos profissionais são do
género masculino e os restantes do género feminino.
Para além destes colaboradores, o Hospital dispunha de 44 médicos em regime de
internato, 11 trabalhadores independentes e 17 trabalhadores em prestação de serviços
por parte de empresas contratadas.
1.5 ORGANOGRAMA DO HDFF, EPE
“A estrutura organizacional compreende o esquema de tarefas, funções e departamentos
que orientam e dirigem o comportamento dos indivíduos e grupos (no cumprimento dos
objetivos organizacionais) e, bem assim, as relações de autoridade e responsabilidade
entre os respetivos membros. É, em regra, consubstanciada numa ferramenta de gestão,
originalmente desenvolvida em 1856 por Daniel McCallum, denominada organograma,
que constitui a sua parte visível” (Santos, 2008, p. 34).
O modelo atual organizativo que suporta a estrutura de funcionamento do Hospital
assenta numa filosofia de departamento, estruturado pela afinidade de especialidades.
De acordo com o organograma da figura A1 do Anexo 1, a estrutura organizacional do
HDFF, EPE divide-se pelas seguintes áreas:
Serviços prestadores de cuidados;
Serviços de suporte à prestação de cuidados;
Serviços de gestão e logística.
Os serviços prestadores de cuidados desenvolvem as suas atividades nas linhas de
produção hospitalar: internamento, urgência médico-cirúrgica, hospital de dia,
ambulatório cirúrgico, consulta externa e serviço domiciliário.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 5
Os serviços de suporte à prestação de cuidados repartem-se por:
Bloco operatório;
Imagiologia;
Medicina laboratorial;
Serviços farmacêuticos;
Serviço de esterilização;
Unidade de nutrição e dietética;
Unidade hospitalar de gestão de inscritos para cirurgia;
Equipa de gestão de altas;
Unidade de consulta a tempo e horas;
Serviço social;
Gabinete do utente.
No Hospital existem ainda estruturas de gestão e logística, que são:
Serviço de gestão de doentes;
Serviço de segurança, higiene e saúde no trabalho;
Gabinete de qualidade e gestão de risco;
Arquivo clínico e administrativo;
Serviço de gestão financeira;
Serviço de aprovisionamento;
Serviço de gestão de recursos humanos;
Serviços gerais;
Serviço de instalações e equipamentos;
Gabinete de gestão de sistemas de informação;
Gabinete jurídico e contencioso;
Gabinete de planeamento e controlo de gestão;
Gabinete de formação contínua e biblioteca;
Gabinete de comunicação e imagem.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 6
1.6 ORGANIZAÇÃO E CAPACIDADE INSTALADA
A capacidade instalada conta com 44 gabinetes de Consulta Externa, 1 sala de pequena
cirurgia de Consulta Externa, 1 sala de Bloco Operatório – Cirurgia Urgente, 2 salas de
Bloco Operatório – Cirurgia Convencional, 1 sala de pequena cirurgia da Urgência, 3
camas e 10 cadeirões em Hospital de Dia e 3 camas da Unidade de Recobro.
A lotação de camas do HDFF, EPE no ano de 2015 era de 154 camas, encontrando-se
distribuídas pela Área Cirúrgica (74), Área Médica (59), Pediatria (9) e Unidade de
Internamento de Curta Duração (12), tal como apresenta a figura 2.
A Urgência Médico-Cirúrgica, com urgência de adultos e de pediatria, funciona 24/24
horas e integra a Viatura Médica de Emergência e Reanimação (VMER).
1.7 VISÃO, MISSÃO E VALORES
Visão
“A visão de uma empresa traduz, de uma forma abrangente, um conjunto de intenções e
aspirações para o futuro, sem especificar como devem ser atingidas. Desta maneira, a
visão tem um papel essencialmente motivador, procurando servir de inspiração para os
Figura 2: Capacidade Instalada 2015
Fonte: Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 7
membros da organização tirarem o máximo partido das suas capacidades e alcançarem
níveis mais elevados de excelência profissional” (Freire, 1999, p. 170).
A visão do HDFF, EPE é definida da seguinte forma: “O Hospital e os seus colaboradores
exercem a sua atividade, através de procedimentos e atitudes assentes em práticas
humanistas e princípios estruturais, num quadro de permanente e atuante disponibilidade,
de dignificação humana e profissional, de responsabilização e de diálogo.
Tornar o Hospital numa unidade de referência na região pela prestação de cuidados de
saúde diferenciados e de qualidade e autossustentável económico-financeiramente, com
urgência médico-cirúrgica” (Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015, p. 19).
Missão
“A missão de uma organização deve revelar a sua identidade e personalidade. Para isso
deve mostrar a razão da sua existência, definindo o seu negócio e apresentando de uma
forma clara e simples os seus objetivos gerais e as linhas orientadoras para o seu
desenvolvimento futuro” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011, p. 265 e 266).
O Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, define assim a sua missão: “O HDFF, EPE
tem por missão a prestação de cuidados de saúde diferenciados, de qualidade, em
articulação com os cuidados de saúde primários e demais hospitais integrados na rede do
Serviço Nacional de Saúde, utilizando adequadamente os seus recursos humanos e
materiais de acordo com os princípios de eficácia e eficiência, procurando a melhoria
contínua dos cuidados tendo em conta as necessidades e as expetativas dos utentes”
(Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015, p. 19).
Valores
“Os valores estão ligados aos comportamentos moralmente aceitáveis ou às condutas
condenadas no âmbito da atividade da organização” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011,
p. 267).
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 8
De acordo com o Relatório de Gestão e Contas de 2015 do Hospital Distrital da Figueira
da Foz, EPE (2015, página 19), o “HDFF, EPE e os seus profissionais, no cumprimento
da sua missão, perfilham os seguintes valores e princípios:
a) Respeito pela dignidade humana, diversidade cultural e pelos direitos dos utentes;
b) Universalidade no acesso a cuidados de saúde e equidade no tratamento;
c) Primazia à pessoa do utente;
d) Honestidade, sinceridade e franqueza no relacionamento com os utentes, seus
familiares e entre os profissionais;
e) Elevados padrões de humanização, qualidade e competência técnica e científica
dos serviços prestados;
f) Espírito de equipa, integridade, confidencialidade, privacidade e cordialidade;
g) A mudança como motor do desenvolvimento, focada nos seus profissionais;
h) Eficácia e eficiência na utilização de todos os recursos ao seu dispor;
i) Respeito pela tradição histórica e cultural do HDFF, EPE assumindo cada
profissional o dever de contribuir positivamente para o seu engrandecimento;
j) Responsabilidade social; e
k) Respeito pelo ambiente”.
1.8 ANÁLISE SWOT
Depois de proceder à análise do meio envolvente (oportunidades e ameaças) e à
análise da empresa (pontos fortes e pontos fracos), a análise SWOT surge para
apresentar de forma integrada o resultado do processo de análise estratégica.
A expressão SWOT resulta das palavras strengths (pontos fortes), weakness (pontos
fracos), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).
“Da visão conjunta da análise do meio envolvente com a análise da empresa é gerado
um conjunto de possíveis medidas estratégicas que permitam à empresa aproveitar as
oportunidades, tentar transformar as ameaças em oportunidades, ou, pelo menos,
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 9
diminuir o seu impacto, bem como reforçar os seus pontos fortes e minimizar os seus
pontos fracos” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011, p. 206).
Assim, a análise SWOT do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE encontra-se
esquematizada na tabela 1.
Pontos Fortes Pontos Fracos
Carteira de serviços adequada à
complexidade e dimensão do
Hospital;
Formação e qualificação técnica
especializada de profissionais;
Nível de informatização aceitável;
Edifício das consultas externas e
urgências encontra-se bem equipado.
Infraestruturas do Bloco Operatório
estão desatualizadas.
Elevado tempo de espera para as
primeiras consultas e para as
cirurgias (dependendo dos serviços);
Estacionamento pago tanto para os
utentes como para os funcionários.
Oportunidades Sugestões Sugestões
Possibilidade de captar doentes em
lista de espera para cirurgia noutras
entidades do Serviço Nacional de
Saúde (dependendo dos serviços);
Aumento do nível de acesso aos
cuidados de saúde.
Continuar a apostar na formação dos
profissionais e na remodelação das
infraestruturas hospitalares.
Criação de mais Blocos Operatórios;
Anulação da parceria entre o Hospital
e a Figueira Parques, E.M.;
Contratação de pessoal médico.
Ameaças Sugestões Sugestões
Grandes centros hospitalares da
Região Centro que poderão absorver
parte dos serviços disponibilizados
pelo Hospital;
Seguros de saúde.
Continuar a apostar na formação dos
profissionais.
Contratação de pessoal médico.
Tabela 1: Análise SWOT do HDFF, EPE
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 10
CAPÍTULO II – APRESENTAÇÃO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS
DURANTE O ESTÁGIO CURRICULAR
Este capítulo tem como objetivo a apresentação das atividades desenvolvidas durante o
estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE. O capítulo II iniciará
com a apresentação das atividades desenvolvidas no Serviço de Gestão de Recursos
Humanos, passando pelo Serviço de Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira e
finalizando com o Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão. Em cada um dos
serviços será exposto o seu modo de funcionamento e todas as atividades desenvolvidas
durante o estágio curricular.
2.1. SERVIÇO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
O Serviço de Gestão de Recursos Humanos tem por função apoiar o Conselho de
Administração na definição da política de recursos humanos, cabendo-lhe participar no
recrutamento de efetivos, organizar e assegurar a administração do pessoal,
designadamente na manutenção de cadastros, remunerações, verificação da assiduidade,
cumprimento dos procedimentos relativos à avaliação e produção de informação de
gestão e da qualidade. Neste departamento a estagiária foi mera observadora tomando
conhecimento dos programas informáticos utilizados para o processamento de salários,
assiduidade e horários.
As aplicações informáticas mais utilizadas neste departamento são o software Recursos
Humanos e Vencimentos (RHV), o InnuxTime e o WebCalender.
O sistema de informação RHV é responsável pelo processamento de remunerações e
gestão de recursos humanos.
O InnuxTime tem a capacidade de processar horários, atribuir férias e ausências, processar
as marcações recolhidas nos relógios de ponto, simplificando os procedimentos do
departamento de Recursos Humanos, disponibilizando resultados atualizados
automaticamente e a qualquer momento (Innux Technologies, Lda, 2016).
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 11
O WebCalender permite criar escalas de horários dos colaboradores e procede à sua
contabilização mensal do saldo de horas efetuadas, uma vez que, estes não trabalham o
mesmo número de horas por mês (Innux Technologies, Lda, 2016).
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 12
2.2. SERVIÇO DE APROVISIONAMENTO
No Serviço de Aprovisionamento as funções atribuídas à estagiária eram equiparadas às
dos assistentes técnicos. Deste modo, neste departamento as principais atividades
desenvolvidas foram: a alteração de dados de fornecedores, a análise de pedidos de
compra por parte dos serviços, a aquisição de material a fornecedores, a elaboração de
notas de encomenda, a realização de compras no Catálogo de Aprovisionamento Público
da Saúde, o controlo de encomendas pendentes, a aquisição de ativos e respetiva gestão
e a análise de consumo dos diversos armazéns.
O software de Gestão Hospitalar de Armazém e Farmácia (GHAF), foi desenvolvido em
1992 pela empresa de software ST+I – Serviços Técnicos de Informática Unipessoal.
Sendo caraterizado como um software de gestão hospitalar é hoje uma das soluções mais
robustas e abrangentes no mercado (ST+I - Serviços Técnicos de Informática, Unipessoal,
2014).
Este software é uma solução desenvolvida tendo em conta as especificidades das
instituições de saúde sendo facilmente adaptável ao funcionamento de qualquer unidade
hospitalar. A grande vantagem é a possibilidade da integração plena das soluções
Compras/Gestão e Imobilizado/Manutenção, evitando integrações entre diferentes
software (ST+I SAÚDE, 2016).
A figura 3 descreve o circuito da aplicação GHAF, iniciando com a encomenda a
fornecedores, passando pelos armazéns e finalizando com as requisições dos centros de
custo.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 13
O Aprovisionamento é um processo que envolve vários aspetos na relação entre o
fornecedor e a empresa, constituindo um conjunto de atos administrativos (Cabral, 2015),
como, por exemplo, negociações para o abastecimento da instituição. Tal abastecimento
no HDFF, EPE envolve produtos hospitalares como: material de tratamento, artigos
cirúrgicos, material de laboratório, material de electromedicina, material de penso, entre
outros.
O Armazém é o espaço físico em que se depositam matérias-primas e produtos à espera
de ser transferidos para o respetivo serviço/centro de custo. Serve também como
regulador de fluxo de produtos entre a disponibilidade (existência em stock) e a
necessidade do consumidor (serviço/centro de custo).
No armazém procede-se à receção da mercadoria, à sua arrumação, conservação,
realização da função picking (débitos pelo personal digital assistant (PDA) através do
sistema de leitura ótica) e posterior expedição.
Relativamente às entradas físicas em armazém, as encomendas são rececionadas por um
assistente operacional e, na sua ausência, pelos restantes membros pertencentes ao
Serviço de Aprovisionamento, verificando quantitativa e qualitativamente os produtos na
sua receção.
Figura 3: Circuito da aplicação GHAF
Fonte: ST+I SAÚDE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 14
As encomendas devem estar sempre acompanhadas de um documento, seja uma guia de
remessa, guia de transporte ou fatura.
Ao dar entrada física do produto, o assistente operacional deve fazer-se acompanhar de
uma guia de entrada juntamento com o documento anexo à encomenda, tendo em conta
vários fatores:
a. Verificação da quantidade através do documento anexo à encomenda, que é
feito através da inserção, na guia de entrada, do prazo de validade, do respetivo
lote, da sua data e da rubrica do assistente operacional;
b. Após a entrada física do produto em armazém, o assistente técnico ou o
responsável pelo armazém em questão deve proceder ao lançamento do
documento (guia de transporte, fatura, guia de remessa) no sistema
informático GHAF para a introdução administrativa do stock, podendo desta
forma o produto ser movimentado.
O serviço de aprovisionamento é responsável por diversos armazéns (tabela 2):
Armazém de Materiais de
Consumo Clínico (A2)
Rubrica 21 – Material de Penso
Rubrica 22 – Artigos Cirúrgicos
Rubrica 23 – Material de Tratamento
Rubrica 24 – Material de Eletromedicina
Rubrica 25 – Material de Laboratório
Rubrica 26 – Próteses
Rubrica 27 – Material de Osteossíntese
Rubrica 29 – Outro Material de Consumo Clínico
Armazém de Materiais de
Consumo Hoteleiro (A4)
Rubrica 41 – Artigos de Rouparia
Rubrica 42 – Material de Limpeza e Desinfeção
Rubrica 43 – Vidraria, Louça, Talheres, Utensílios de Cozinha e Mesa
Rubrica 49 – Outro Material Hoteleiro
Armazém de Materiais de
Consumo Administrativo
(A5)
Rubrica 51 – Artigos de Expediente
Rubrica 52 – Papéis, Cartolina e Cartões
Rubrica 53 – Impressos
Rubrica 59 – Outro Material
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 15
Armazém de Materiais de
Manutenção/Conservação
(A6)
Rubrica 61 – Combustíveis, Lubrificantes e Gases Industriais
Rubrica 62 – Material de Conservação Civil e Oficinas
Rubrica 63 – Peças e Acessórios para Viaturas
Rubrica 64 – Peças e Acessórios para Móveis e Equipamentos
Rubrica 65 – Ferramentas
Rubrica 69 – Outro Material de Manutenção e Conservação
Tabela 2: Armazéns Principais
Além dos armazéns principais existem ainda armazéns avançados dispersos pelos
diversos serviços/centros de custo. Atualmente, os serviços equipados com estes
armazéns são: a ortopedia – internamento, a pediatria – internamento e o serviço de
urgência.
A transferência de stocks do armazém principal para o avançado é feito no procedimento
de débitos efetuados, ou seja, é feita a transferência de stock. Desta forma, os serviços
podem movimentar qualquer artigo que necessitem.
Por sua vez, os movimentos efetuados pelo profissional de saúde na enfermaria são
efetuados da seguinte forma: com a ajuda de um PDA, é feito o reconhecimento através
da identificação do profissional de saúde que irá proceder à movimentação de
determinado artigo, do código de barras de uma pulseira que identifica o artigo, assim
como a identificação do centro de custo a que este artigo está afeto e, por fim, a quantidade
a debitar do artigo selecionado.
Por cada artigo introduzido no armazém avançado, deve existir, obrigatoriamente, um
nível de stock máximo, assim como, um ponto de encomenda estipulado pelo enfermeiro
chefe do serviço em colaboração com o responsável do armazém clínico, depois de ser
efetuada uma avaliação da média de consumo mensal. A reposição de material é feita
apenas quando os débitos atingem o ponto de encomenda estipulado.
Com a implementação dos armazéns avançados na instituição foi possível:
Redução de desperdícios devido à não utilização de papel, substituindo-o por
gestão informática, simplificando as tarefas;
Redução dos níveis de stock no armazém central;
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 16
Redução de custos;
Aumento da produtividade;
Diminuição dos erros de introdução de dados devido à automatização de
procedimentos, contribuindo para uma maior eficiência nos serviços de logística.
As aquisições de bens ou serviços, no serviço de aprovisionamento, carecem
obrigatoriamente dos seguintes requisitos:
a. As encomendas efetuadas pelo catálogo de Serviços Partilhados do Ministério da
Saúde (SPMS) devem ter obrigatoriamente o número de contrato público para
cada artigo na nota de encomenda;
b. As encomendas efetuadas pelo Concurso Interno devem ter sempre em conta
diversas empresas a concorrer, para que na existência de uma comissão de
escolha, existam várias alternativas dos produtos solicitados pelo serviço de
aprovisionamento, e assim, ser feita uma avaliação qualidade/preço dos produtos
em questão;
c. Finalmente, as encomendas efetuadas por ajuste direto devem ser autorizadas pelo
Conselho de Administração através de uma proposta de introdução de um novo
produto na Instituição, para que seja feita uma avaliação custo benefício.
As encomendas devem ser sempre emitidas ao exterior com a atribuição de um
compromisso (valor em euros atribuído mensalmente a cada rubrica orçamental). Para
além desta forma de garantia de financiamento, existe ainda o cabimento, sendo este
caraterizado pelo valor percentual atribuído anualmente a cada rubrica orçamental.
Por forma a abrir um concurso, é necessário enviar um ofício ao Conselho de
Administração a solicitar a autorização para a abertura do procedimento, após a
autorização, dá-se a abertura do processo no qual é atribuído um número e uma
designação. Seguidamente, é necessário determinar o tipo de compra, sendo as seguintes
opções as disponíveis a praticar:
Consulta por ajuste direto (até 5.000,00 EUR);
Ajuste direto (5.000,00 EUR a 75.000,00 EUR);
Acordo de Quadro (Contratação Pública);
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 17
Concurso Público (75.000,00 EUR a 206.000,00 EUR);
Concurso Internacional (206.000,00 EUR a 350.000,00 EUR).
É necessário a elaboração de um convite, um caderno de encargos e após a criação de um
ficheiro em Excel com os artigos e as respetivas quantidades que irão a Concurso, é
enviado aos concorrentes com o prazo estipulado para concorrer.
Todo este processo é seguido através da Plataforma de Compras Públicas da Gatewit. À
medida que o concurso vai decorrendo, o Hospital vai rececionando amostras dos
produtos, sendo elaborado um mapa comparativo entre todos os concorrentes em termos
de qualidade/preço que futuramente é avaliado pelo respetivo júri selecionado.
Posteriormente, é enviado o processo para o Conselho de Administração por forma a obter
parecer e, de seguida, procede-se ao processo de pré-adjudicação e adjudicação, os quais
são comunicados a todos os concorrentes.
No sistema informático GHAF, para cada artigo em concurso, é necessário a introdução
do valor adjudicado. Depois elabora-se um mapa de adjudicações que será colocado na
pasta do “Procedimento” e dá-se por concluído o processo.
2.2.1 ALTERAÇÃO DE DADOS DE FORNECEDORES
Todas as alterações aos dados de fornecedores são previamente aprovadas e devidamente
registadas na aplicação de compras (GHAF).
Deste modo, procede-se à verificação da existência do fornecedor na aplicação. Caso se
verifique a necessidade de proceder à alteração dos registos, solicita-se ao Serviço de
Gestão Financeira a criação/alteração/eliminação de fornecedor. Seguidamente, procede-
-se à introdução ou alteração dos dados dos fornecedores (figura 4), na aplicação GHAF,
tais como:
i. Código da entidade;
ii. Denominação social;
iii. Morada;
iv. Número de identificação fiscal;
v. Contactos;
vi. Pessoa a contactar;
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 18
vii. Condições de pagamento (prazos de pagamento, descontos, entre outros).
2.2.2 ANÁLISE DO “PEDIDO DE COMPRA”
Os pedidos de compras são feitos pelo responsável de cada centro de custo. Todas as
aquisições são previamente autorizadas e orçamentadas, no entanto, nem sempre a sua
aquisição é autorizada pelo Conselho de Administração.
2.2.2.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar
Após a deteção da necessidade de aquisição de um novo material de consumo hospitalar,
o serviço requisitante deve proceder à emissão do “Pedido de Introdução de Novo
Material de Consumo Hospitalar”, com a seguinte informação:
i. Serviço requisitante;
ii. Data;
Figura 4: Ficha de Fornecedor
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 19
iii. Quantidade a requisitar;
iv. Período estimado para consumo do material requisitado;
v. Justificação detalhada (no caso de material de elevado custo).
Seguidamente, solicita-se o parecer do elemento do Conselho de Administração
responsável pela área, que deve analisar a justeza do pedido e verificar o enquadramento
orçamental.
2.2.3 COMPRAS PONTUAIS
As compras pontuais correspondem a aquisições que poderão ou não estar previstas no
plano anual de reaprovisionamento.
Após a identificação da necessidade de compra é solicitada a cotação e efetuam-se os
seguintes procedimentos:
a) Criação (sempre que se justifique) do processo de compra ao mercado na
aplicação GHAF e o respetivo suporte físico onde consta a informação necessária,
nomeadamente:
i. Designação e caraterísticas do material;
ii. Quantidade pretendida;
iii. Preço;
iv. Prazo de entrega;
v. Condições financeiras.
b) Seleção de três fornecedores (não aplicável nos casos de produtos cujo fornecedor
é exclusivo) para cada tipo de material necessário;
c) Envio, por correio eletrónico, das solicitações de cotação aos fornecedores
selecionados, com a indicação do prazo de resposta;
d) Arquivo das solicitações no processo ficando a aguardar as cotações.
Após a receção das cotações por parte dos fornecedores:
a) Identificam-se no processo, através da aplicação GHAF, o número da solicitação
de cotação, que se pretende registar;
b) Registam-se na aplicação as cotações rececionadas;
c) Arquivam-se as respostas no processo onde consta a solicitação de cotação.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 20
Seguidamente, a Comissão de análise de propostas nomeada deve:
a) Identificar a solicitação de cotação e cotações recebidas;
b) Gerar, através da aplicação GHAF, o “Mapa Comparativo de propostas/cotações”;
c) Identificar a melhor proposta tendo em conta a qualidade do produto, prazos de
entrega, preço, condições de pagamento ou outro critério previamente definido;
d) Solicitar aprovação ao Conselho de Administração;
e) Registar o número da cotação que se pretende conservar para conversão em nota
de encomenda;
f) Gerar uma carta a informar o fornecedor selecionado da adjudicação.
2.2.4 COMPRAS NO “CAT@LOGO”
O Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde é uma plataforma online que facilita
a aquisição de bens e serviços, através de Contratos Públicos. Reserva-se a instituições e
serviços integrados no Serviço Nacional de Saúde (SNS) e a fornecedores de bens e
serviços.
Ao utilizar esta plataforma, o HDFF, EPE consegue comparar bens e serviços constantes
no “Cat@logo” (figura 5) de forma a ajudar na decisão de compra, procedendo, após a
tomada de decisão, à criação da nota de encomenda.
Figura 5: Exemplo de pesquisa no Cat@logo
Fonte: http://www.catalogo.min-saude.pt/cec/Publico/Consulta.aspx
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 21
2.2.5 NOTAS DE ENCOMENDA
2.2.5.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar
A nota de encomenda é enviada ao fornecedor, através de email, de forma o Hospital
formalizar a vontade de adquirir artigos ou serviços específicos, sendo que a nota de
encomenda não substitui a fatura. Na nota de encomenda está indicada a descrição dos
bens a adquirir, a quantidade, o preço estipulado entre ambas as partes, entre outros
(figura 6).
No entanto, para emitir a nota de encomenda, é necessário processá-la no GHAF da
seguinte forma:
a) Proceder à consulta e identificação do fornecedor apropriado, através de consulta
da:
i. Cotação aprovada;
ii. Contrato existente;
iii. Acordo existente;
b) Gerar e imprimir a nota de encomenda baseada no pedido de compra pendentes
ou nas necessidades detetadas;
c) Enviar a nota de encomenda, após aprovação por parte do Conselho de
Administração, sempre que os artigos do acordo existente se encontram dentro da
estimativa económica e quantitativa;
d) Verificar se a nota de encomenda e o seu estado de aprovação e, no caso de não
ter sido aprovado, é necessário:
i. Solicitar informação adicional ou receber pedido de alteração da
nota de encomenda;
ii. Efetuar alterações na nota de encomenda, de acordo com
solicitação;
iii. Voltar a submeter a nota de encomenda para aprovação do
Conselho de Administração;
e) Enviar o original da nota de encomenda para o fornecedor e o duplicado para o
Serviço de Gestão Financeira (o triplicado fica no Serviço de Aprovisionamento
conjuntamente com todos os documentos associados), no caso de a nota de
encomenda ser aprovada.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 22
Figura 6: Nota de Encomenda
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 23
2.2.5.2 “Notas de Encomenda” com Carácter de Urgência
As notas de encomenda com carácter de urgência surgem quando os níveis de stock são
muito baixos e quando se aproxima uma época de elevado consumo de material clínico.
Desta forma, o assistente operacional deve:
a) Contactar o fornecedor telefonicamente, previamente selecionado através da
consulta de mercado (cujas condições de fornecimento se encontram previamente
definidas);
b) Após a receção dos artigos e respetiva guia de remessa, gerar a nota de encomenda
que fica pendente de autorização por parte do Conselho de Administração.
2.2.5.3 “Pedido de Compra” à Consignação
O processo de pedido de compra à consignação no HDFF, EPE é frequentemente usado
pelo bloco operatório e consiste em contactar o fornecedor por parte do Serviço de
Aprovisionamento para a entrega do material no serviço de forma a ser usado em cirurgias
que envolvam próteses.
Mediante as requisições feitas pelo Bloco Operatório, o Serviço de Aprovisionamento
emite a nota de encomenda ao fornecedor para repor o material consumido pelo serviço,
com a indicação do número de contrato.
2.2.6 CONTROLO DE ENCOMENDAS PENDENTES
Todas as encomendas deverão ser satisfeitas nos prazos concordados de modo a não
ocorrerem ruturas de materiais ou problemas na produção.
Semanalmente,
a) É gerado, através da aplicação GHAF a “Listagem de notas de encomenda” ainda
não satisfeitas até uma determinada data;
b) Analisa-se a listagem e contacta-se o fornecedor, de forma a averiguar a razão do
não cumprimento das condições estabelecidas;
c) São executadas medidas necessárias por forma a assegurar o fornecimento
atempado das encomendas;
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 24
d) Informa-se o responsável pela encomenda de eventuais infrações dos contratos
por parte do fornecedor.
2.2.7 EXEMPLO DE PROCESSO DE AQUISIÇÃO
O anexo 2 ilustra um processo de aquisição de material clínico desde a nota de encomenda
até à receção da fatura.
O processo de aquisição de material inicia-se com a criação de uma nota de encomenda
(figura B1 do anexo2) indicando os artigos e a respetiva quantidade a adquirir, assim
como o preço de aquisição. Após a sua impressão, a nota de encomenda é assinada pelo
um membro do Conselho de Administração e pelo assistente técnico responsável pela
mesma, a autorizar a encomenda. Depois de autorizada, a nota de encomenda é enviada
ao fornecedor via correio eletrónico. Automaticamente, o GHAF gera uma guia de
entrada que será usada quando o material encomendado chegar às instalações do Hospital.
Aquando a entrega do material, este é conferido em termos de quantidade e qualidade e é
preenchida a guia de entrada, anteriormente gerada, indicando no artigo que deu entrada,
a quantidade, o lote e o prazo de validade. No fim da folha da guia de entrada, indica-se
o número e o tipo de documento que acompanha o material (figura B2 do anexo 2) e é
assinada pelo assistente operacional que armazenou o material.
Em situações em que o material encomendado não é entregue pelo fornecedor na sua
totalidade, procede-se à criação de uma guia de entrada adicional. Quando o restante
material da encomenda é entregue pelo fornecedor preenche-se a nova guia de entrada
adicional da mesma forma que a do parágrafo anterior (figura B4 do anexo2).
No fim, o duplicado de todas as faturas recebidas referentes ao processo (figuras B3, B5
e B6 do anexo 2) são arquivadas juntamente com as guias de entrada e a nota de
encomenda; os originais das faturas são carimbados (figura B7 do anexo2) e enviados
para o Serviço de Gestão Financeira.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 25
2.2.8 GESTÃO DE ATIVOS INTANGÍVEIS E ATIVOS FIXOS
TANGÍVEIS
A Gestão de Ativos Intangíveis e Ativos Fixos Tangíveis (AFT) é responsável por
controlar todos os ativos afetos ao Hospital, relativamente ao seu cadastro, adições,
depreciações, transferências, abates, entre outros.
2.2.8.1 Aquisição de Ativos Fixos Tangíveis
O processo de aquisição de AFT começa pela deteção e identificação da necessidade de
investimento por parte de um centro de custo que procede à emissão da “Requisição
interna de ativos fixos tangíveis”.
Posteriormente, o serviço de aprovisionamento verifica a existência do ativo na
Instituição ou a necessidade de aquisição do mesmo. No caso da existência do ativo no
Hospital, e este não estar a ser utilizado, procede-se a um parecer técnico de forma a
concluir se pode ser reparado. Caso seja possível a sua reparação, procede-se de acordo
com o procedimento da “Transferência interna de ativos”.
Caso seja imprescindível a aquisição do AFT, procede-se à reunião de informação (figura
7) de forma a possibilitar uma análise e conclusão devidamente suportada com dados
como o preço de aquisição e a descrição detalhada do produto.
O processo segue com o envio de documentos, como a “Requisição interna do ativo fixo
tangível”, a consulta de mercado e os respetivos documentos anexos, ao diretor do serviço
requisitante por forma a selecionar a opção mais conveniente. De seguida, a consulta de
mercado é enviada ao Conselho de Administração de forma a obter aprovação prévia para
dar início à aquisição do bem selecionado pelo serviço requisitante.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 26
2.2.8.2 Registo de Cadastro
As aquisições de ativos intangíveis e AFT são total e corretamente registadas, no cadastro
através da aplicação GHAF, e contabilizadas.
Quando rececionada a fatura, esta é carimbada e deve conter a seguinte informação:
i. Código do fornecedor;
ii. Rubrica orçamental (classe 4);
iii. Número da nota de encomenda;
iv. Data de conferência;
v. Cabimento;
vi. Compromisso.
Após a receção da fatura é efetuado o registo dos bens na aplicação GHAF no módulo
“Imobilizado” e a respetiva ficha de cadastro deve conter a seguinte informação:
i. Código do artigo;
ii. Descrição;
iii. Localização do ativo;
iv. Centro de custo;
Figura 7: Consulta de mercado
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 27
v. Data de aquisição;
vi. Código do fornecedor;
vii. Número e data da fatura;
viii. Data da entrada em funcionamento;
ix. Vida útil estimada;
x. Valor de aquisição.
De forma a facilitar a localização dos artigos e a execução de inventários, é gerada uma
etiqueta com um código de barras, numerada sequencialmente. Após este passo, procede-
-se à etiquetagem física dos ativos e emite-se uma lista de adições por centro de custo
onde se verificaram as aquisições (figura C1 do anexo 3).
Concluído este processo, a fatura é enviada para o Serviço de Gestão Financeira. Para os
ativos como terrenos, edifícios e veículos, o Gabinete Jurídico providencia a efetivação
dos registos relativos a estes investimentos.
2.2.8.3 Transferência Interna de Ativos
Todas transferências de AFT entre centros de custo são registadas no cadastro do software
GHAF.
Quando um serviço pretende proceder à transferência de um AFT (por exemplo,
transferência de um ativo da urgência-pediatria para a pediatria-internamento), o
responsável deve emitir uma “Guia de transferência de ativos fixos tangíveis”, disponível
na Intranet do Hospital, e enviar por correio eletrónico para o Serviço de
Aprovisionamento, descrevendo o ativo a ser transferido, o número de inventário, a
justificação, o número mecanográfico e o nome do responsável pelo AFT, assim como a
data de envio.
Após a transferência do ativo, é atualizada a ficha de cadastro de AFT na aplicação GHAF
no módulo “Imobilizado”, referindo o novo centro de custo e a data de transferência.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 28
2.2.9 ANÁLISE DE CONSUMO
Durante o mês em que a estagiária permaneceu no Serviço de Aprovisionamento, foi-lhe
solicitada, pelo responsável pelo Serviço, a análise de consumo de todos os armazéns
principais.
A elaboração desta análise foi sustentada por documentos, extraídos do software GHAF,
indicativos do consumo total de cada armazém e respetivas rubricas, sendo que apenas
foram considerados os meses de Janeiro a Maio (inclusive) de 2015 e 2016. Deve-se
salientar que neste relatório apenas será apresentado uma parte da análise de consumo
dos armazéns, para não o tornar demasiado extenso.
Na análise de consumo dos armazéns é fundamental ter em conta a produção do período
em análise, de forma a possibilitar conclusões. Em causa está o número de episódios do
Serviço de Urgência e das Consultas Externas, assim como, o número de utentes
internados e intervencionados (figura 8).
2.2.9.1 ANÁLISE DE RESULTADOS
2.2.9.1.1 Armazém de Materiais de Consumo Clínico (A2)
O Armazém de Materiais de Consumo Clínico é composto, como já referido
anteriormente, por oito rubricas. De uma forma geral, as rubricas deste armazém (gráfico
1) que apresentaram um elevado consumo de materiais em 2015 foram as rubricas
respeitantes a artigos cirúrgicos (rubrica 22) com 128,8 mil EUR e a das próteses (rubrica
26) com 85,2 mil EUR.
Figura 8: Indicadores da Produção Hospitalar
Fonte: Intranet do HDFF,EPE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 29
Relativamente ao mesmo período de 2016, a rubrica das próteses (rubrica 26) também foi
a que apresentou o maior consumo no valor de 101,9 mil EUR, mais 19,6% que no
período homólogo de 2015.
Gráfico 1: Consumo por Rubricas do Armazém A2
Em termos de consumo total do armazém (gráfico 2), o ano de 2016 apresentou um
consumo superior ao ano de 2015, com uma diferença de 114 mil EUR. Esta diferença
foi impulsionada pelo consumo elevado da rubrica 22 – Artigos Cirúrgicos.
Gráfico 2: Consumo Global do Armazém A2
0,00 €
20,00 €
40,00 €
60,00 €
80,00 €
100,00 €
120,00 €
140,00 €
Rubrica21
Rubrica22
Rubrica23
Rubrica24
Rubrica25
Rubrica26
Rubrica27
Rubrica29
Milh
ares
2015 2016
0,00 €
50,00 €
100,00 €
150,00 €
200,00 €
250,00 €
300,00 €
350,00 €
400,00 €
450,00 €
2015 2016
Milh
ares
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 30
2.2.9.1.2 Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro (A4)
O Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro é organizado em quatro rubricas. De
acordo com o gráfico 3, as rubricas que registaram um elevado consumo foram as rubricas
42 e 49, “material de limpeza e desinfeção” e “outro material hoteleiro”, respetivamente.
Na rubrica 42, a diferença entre os dois anos foi de apenas mil euros, sendo o ano de 2015
o que apresentou um maior consumo; na rubrica 49, a diferença foi de cerca de 600 EUR,
sendo 2016 o ano com maior consumo deste tipo de materiais.
Gráfico 3: Consumo por Rubricas do Armazém A4
Em termos globais (gráfico 4), foi no ano de 2015 que mais se consumiu material
hoteleiro, sendo o decréscimo no consumo, relativamente a 2016, de aproximadamente
0,06%.
Gráfico 4: Consumo Global do Armazém A4
0,00 €
2,00 €
4,00 €
6,00 €
8,00 €
10,00 €
12,00 €
14,00 €
Rubrica 41 Rubrica 42 Rubrica 43 Rubrica 49
Milh
ares
2015 2016
24,50 €
25,00 €
25,50 €
26,00 €
26,50 €
27,00 €
2015 2016
Milh
ares
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 31
2.2.9.1.3 Armazém de Materiais de Consumo Administrativo (A5)
Das quatro rubricas do Armazém de Material de Consumo Administrativo, segundo o
gráfico 5, a que registou em 2015 um consumo mais elevado de materiais foi a rubrica 51
– Artigos de Expediente – com 5,9 mil EUR. O mesmo se sucedeu em 2016, embora o
seu consumo tenha sido superior em 23,34%, comparativamente ao ano anterior.
Gráfico 5: Consumo por Rubricas do Armazém A5
Consequentemente, com o elevado consumo da rubrica 51, o consumo global também foi
superior em 2016 (gráfico 6).
Gráfico 6: Consumo Global do Armazém A5
0,00 €
1,00 €
2,00 €
3,00 €
4,00 €
5,00 €
6,00 €
7,00 €
8,00 €
Rubrica 51 Rubrica 52 Rubrica 53 Rubrica 59
Milh
ares
2015 2016
11,50 €
12,00 €
12,50 €
13,00 €
13,50 €
14,00 €
14,50 €
15,00 €
15,50 €
2015 2016
Milh
ares
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 32
2.2.9.1.4 Armazém de Materiais de Manutenção/Conservação (A6)
A rubrica do armazém de material de manutenção/conservação que apresentou um
elevado consumo de materiais, em 2015, foi a rubrica 61 – Combustíveis, Lubrificantes
e Gases Industriais – com 131,7 mil EUR (gráfico 7). O mesmo se sucedeu em 2016, com
a rubrica 61 a registar os 112,6 mil EUR, sendo esta uma diminuição de 14,49%
relativamente ao período homólogo de 2015.
Gráfico 7: Consumo por Rubricas do Armazém A6
Como seria de prever, o consumo global deste armazém (gráfico 8) foi maior em 2015,
comparativamente ao mesmo período de 2016, com a diminuição do consumo da rubrica
61.
0,00 €
20,00 €
40,00 €
60,00 €
80,00 €
100,00 €
120,00 €
140,00 €
Rubrica 61 Rubrica 62 Rubrica 63 Rubrica 64 Rubrica 65 Rubrica 69
Milh
ares
2015 2016
120,00 €
130,00 €
140,00 €
150,00 €
160,00 €
170,00 €
2015 2016
Milh
ares
Fonte: Elaboração própria
Gráfico 8: Consumo Global do Armazém A6
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 33
2.2.9.1.5 Consumo dos Armazéns
Globalmente, o armazém que, em 2015, registou um maior consumo foi o A2 – Armazém
de Material de Consumo Clínico, seguido pelo A6 – Armazém de Material de
Manutenção/Conservação (gráfico 9).
Gráfico 9: Consumo dos Armazéns em 2015
Relativamente a 2016, à semelhança do ano anterior, os armazéns que registaram um
maior consumo foram o A2 – Armazém de Material de Consumo Clínico, a ultrapassar
os 438,5 mil EUR, e o A6 – Armazém de Material de Manutenção/Conservação (gráfico
10).
Gráfico 10: Consumo dos Armazéns em 2016
324 393,08 €
26 942,10 €
12 999,11 €
161 597,03 € Arm. Mat. Cons. Clínico (A2)
Arm. Mat. Cons. Hoteleiro (A4)
Arm. Mat. Cons. Administrativo (A5)
Arm. Mat. Manutenção/Conservação (A6)
438 596,16 €
25 361,26 €
15 012,67 €
135 670,78 € Arm. Mat. Cons. Clínico (A2)
Arm. Mat. Cons. Hoteleiro (A4)
Arm. Mat. Cons. Administrativo (A5)
Arm. Mat. Manutenção/Conservação (A6)
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 34
2.3. SERVIÇO DE GESTÃO FINANCEIRA
O Serviço de Gestão Financeira tem como objetivos apoiar o Conselho de Administração
na formulação da política de gestão financeira, executar os planos financeiros e de
tesouraria aprovados e produzir, conjuntamente com o gabinete de planeamento e
controlo de gestão a informação de natureza orçamental, financeira e contabilística do
HDFF, EPE designadamente os documentos de prestação de contas e demais informação
de suporte à elaboração e controlo da execução de orçamentos globais e sectoriais.
As aplicações utilizadas neste serviço são: o Sistema Integrado de Informação Hospitalar
(SONHO), o Sistema de Informação Centralizado de Contabilidade (SICC), o GHAF e a
Faturação Hospitalar às Seguradoras (FHS).
O SONHO foi desenvolvido na década de 90 e é constituído por oito módulos (integrador,
serviço de urgência, consulta externa, internamento, bloco operatório, hospital de dia,
arquivo e faturação). Uma vez que o objetivo do sistema é controlar fluxo de doentes, os
seus dados são recolhidos diariamente sempre que um utente recorra ao Hospital de forma
a realizar um ato médico (Direcção-Geral da Saúde, 2010).
O SICC tem como objetivo a “recolha de informação contabilística e o reporting de
informação” (Ministério da Saúde, 2016).
O FHS é uma plataforma online com o objetivo de “disciplinar e agilizar o processo de
troca de informações entre entidades do SNS e empresas seguradoras, subjacente à
faturação de cuidados de saúde prestados nos hospitais, a vítimas de acidentes que estejam
abrangidos pela cobertura de um contrato de seguro de acidentes, exceto doença”
(Ministério da Saúde, 2016).
2.3.1 SETOR DA RECEITA
O setor da receita é responsável por toda a faturação do Hospital (figura 9). Este, por sua
vez, fatura os seus serviços às seguradoras, ao SNS e a entidades não pertencentes ao
SNS.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 35
AD: Anulação de Devedores
CC: Créditos a Clientes
CD: Cobrança Duvidosa
CI: Créditos Incobráveis
CO: Cobranças
DE: Devedores para Execução Orçamental
FD: Faturas de Devedores
GR: Guia de Receita
OR: Outras Receitas
2.3.1.1 Faturação à Administração Regional de Saúde do Centro
Devido ao protocolo realizado entre a Administração Regional de Saúde do Centro (ARS)
e o HDFF, EPE, os exames médicos e as análises clínicas solicitadas pelo médico de
família podem ser realizados no Hospital. Posteriormente, estes exames são faturados
pelo Serviço de Gestão Financeira à ARS através da aplicação SONHO.
Para proceder à faturação dos exames, primeiramente é necessário confirmar as
requisições feitas pelo médico de família através da seleção dos atos médicos realizados.
Esta confirmação é feita com a ajuda do número de requisição presente no início do
documento, que é entregue pelo utente, com a ajuda de um leitor de código de barras.
Após a confirmação de todas as requisições, emitem-se as faturas e os recibos (figura 10)
que posteriormente serão enviados à ARS, com um ofício anexo indicando o número das
faturas e o valor total a ser pago.
Além da ARS, o mesmo processo de faturação é feito para o Hospital de Cantanhede e
para o Centro de Medicina de Reabilitação da Região Centro - Rovisco Pais, na Tocha.
Figura 9: Fluxo da Receita
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 36
2.3.1.2 Faturação às Seguradoras
A faturação do Hospital às seguradoras é realizada através do FHS. Este sistema é usado
como um canal entre as partes envolvidas de forma a facilitar o processo de cobrança de
despesas hospitalares resultantes de cuidados de saúde decorrentes de acidentes cuja
responsabilidade financeira esteja associada a uma companhia de seguros (Ministério da
Saúde, 2012).
Com o FHS é possível agilizar o apuramento de responsabilidades por parte da companhia
de seguros (fase de pré-validação) e o processo de cobrança à seguradora (fases de
validação).
A figura 11 ilustra um processo em fase de pré-validação decorrente de um acidente de
viação. Quando o utente é assistido no Serviço de Urgência devido a um acidente, um
Figura 10: Processo de Faturação à ARS
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 37
processo é iniciado no FHS por forma a seguradora proceder ao pagamento de todos os
custos hospitalares decorrentes do episódio de urgência.
No processo é indicado o nome do utente, o número do processo, o hospital reclamante,
a data do acidente e a fatura do episódio é anexada.
No decorrer do processo, a companhia de seguros, solicita ao reclamante (HDFF, EPE)
informação adicional que permita justificar o montante do episódio de urgência.
Normalmente, as seguradoras solicitam informação relativa ao Grupo de Diagnóstico
Homogéneo (GDH), ou seja, o coeficiente de ponderação que reflete o custo esperado
com o tratamento de um doente típico agrupado nesse grupo (Ministério da Saúde, 2016).
Figura 11: Menu de Pesquisa no FHS
Fonte: http://spms.min-saude.pt/2012/11/faturacao-hospitalar-as-seguradoras/
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 38
Noutros casos, é solicitado por parte das seguradoras o processo clínico que, por sua vez,
terá de ser processado pelo Diretor Clínico e, posteriormente, submetido na plataforma
do FHS para o médico codificador da seguradora proceder à análise do processo (figura
12).
Quando a companhia de seguros procede ao pagamento da fatura, confirma-se a
regularização da fatura na plataforma do FHS e conclui-se o processo, arquivando o
duplicado da fatura na pasta das “Seguradoras”.
2.3.1.3 Faturação a Entidades não Pertencentes ao SNS
Na faturação a entidades não pertencentes ao SNS, após o processamento das faturas,
procede-se ao seu agrupamento e, posteriormente, à sua emissão.
Figura 12: Processo em Fase de Pré Validação
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 39
O agrupamento das faturas (figura 13) serve para que estas sejam organizadas de forma
que todas as faturas de devedores não pertencentes ao SNS (cidadãos estrangeiros,
seguradoras e empresas privadas) sejam impressas de forma associada, ou seja, todas as
faturas referentes a cidadãos de nacionalidade estrangeira são juntas para posterior
impressão, simplificando o trabalho do assistente técnico na altura do seu envio. Ao
agrupar as faturas, o intervalo de faturas é gerado pelo SONHO.
O intervalo de faturas que foi gerado no agrupamento será utilizado na emissão/impressão
das faturas (figura 14). Para proceder à sua emissão, é necessário inserir o intervalo de
faturas a serem impressas, assim como, a sua data de emissão. Após a impressão, o
SONHO calcula o número e o montante total das faturas emitidas para posteriormente ser
processado um ofício indicando o montante a ser cobrado.
Figura 13: Agrupamento de Faturas
Figura 14: Emissão de Faturas
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 40
2.3.1.4 Faturação ao SNS
O HDFF, EPE é classificado, segundo o Centro de Conferência de Faturas, no que
concerne ao formato de envio da informação de faturação, como um prestador não
aderente ao Acordo de Transmissão de Faturação Eletrónica de Meios Complementares
de Diagnóstico e Terapêutica (MCDT). Por esta razão, o Hospital tem de proceder ao
envio da documentação (fatura, relação de lotes, verbete de identificação de lote,
requisições, notas de crédito e notas de débito) em formato papel, acrescida de um
Ficheiro de Prestação, enviado eletronicamente. Para além disso, o Hospital tem de emitir
uma fatura por área de MCDT para o qual está convencionado e, de seguida, enviar as
requisições médicas que suportem cada fatura.
De acordo com a tabela de convenção disponibilizada pela Administração Central do
Sistema de Saúde (ACSS) (tabela 3), são consideradas as seguintes áreas de MCDT:
Código Área de MCDT Código Área de MCDT
A Análises Clínicas H Otorrinolaringologia
B Anatomia Patológica I Pneumo e Imunoalergologia
C Cardiologia J Urologia
D Medicina Nuclear L Neurofisiologia
E Eletroencefalografia M Radiologia
F Endoscopia Gastroenterológica N Consultas
G Medicina Física e Reabilitação O Psicologia
Tabela 3: Tabela de Convenção de MCDT
A documentação (figura 15) é enviada em formato papel para o Centro de Conferência
de Faturas (CCF), até ao dia 10 do mês seguinte, é acondicionada em caixas identificadas
com o código de convenção atribuído pela ACSS e com o número total de volumes
expedidos, através da impressão de etiquetas-tipo disponibilizadas no Portal do CCF.
Figura 15: Menu Faturas SNS
Fonte: Centro de Conferência de Faturas
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 41
2.3.1.5 Mapa/Ficheiro para a Contabilidade
Na aplicação SONHO após emitidas as faturas procede-se à criação de um ficheiro
(“factdev.lst”) onde constam todas as faturas com o respetivo valor, as contas a débito e
crédito, centro de custo e a entidade. Este ficheiro é posteriormente submetido no SICC
de forma a proceder à contabilização das faturas.
Para gerar o ficheiro no SONHO é necessário aceder ao módulo da faturação e selecionar
a opção 46 – Mapa para a Contabilidade (figura 16) e inserir o intervalo de emissão. Como
o ficheiro é gerado diariamente, o intervalo de emissão é o dia em que são registadas as
faturas emitidas.
Após confirmada a criação do ficheiro (figura 17), o ficheiro do dia anterior é destruído
automaticamente e, procede-se à extração do ficheiro através da aplicação FileZilla
(aplicação que permite enviar arquivos para outro servidor) para a pasta da “Faturação”.
Para que o ficheiro seja contabilizado, importa-se a ligação para o SICC (figura 18) de
forma que entre no fluxo da contabilidade.
Figura 16: Criação do Mapa para a Contabilidade
Figura 17: Localização do Ficheiro
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 42
2.3.1.6 Guias de Receita de Fundos Próprios
De forma a emitir uma guia de receita é necessário, primeiramente, efetuar a execução
orçamental que reflete a cobrança de receitas sobre devedores através da seleção dos
documentos a serem cobrados (figura 19). Para isso, é necessário indicar a entidade
devedora onde, automaticamente, aparecerão todos os documentos em dívida, no entanto,
apenas se selecionam aqueles que já foram pagos pela entidade devedora.
Figura 19: Devedores para Execução Orçamental
Figura 18: Importação do Mapa para a Contabilidade
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 43
Depois de efetuada a execução orçamental, procede-se à criação da guia de receita (figura
20) alusiva a todos os documentos cobrados, indicando a entidade devedora e
selecionando os documentos a ela referentes.
Para finalizar este processo, procede-se à impressão da guia de receita inserindo o código
da entidade a que esta respeita ou a data (figura 21). Por exemplo, insere-se o código da
entidade 973912 que corresponde ao “Centro de Medicina de Reabilitação – Dr. Rovisco
Pais”, dando origem ao documento presente na figura 22.
Figura 20: Criação de Guias de Receita de Fundos Próprios
Figura 21: Impressão das Guia de Receita
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 44
2.3.1.7 Anulação de Faturas de Devedores
O processo de anulação de faturas é dividido em duas partes, a primeira é a fase da
consulta das contas e dos valores a débito e a crédito; a segunda parte corresponde à
anulação propriamente dita. A anulação de faturas pode envolver várias faturas desde que
a entidade devedora seja comum a todas elas.
Na primeira fase, através do SICC executa-se a recolha da informação da fatura no
módulo das ”Faturas Devedoras” nas “Receitas de Fundos Próprios”.
Admitindo uma fatura a enviar à ARS que teria de ser anulada devido a um erro no
montante a cobrar, a primeira etapa seria registar as contas a debitar e a creditar, assim
como o centro de custo.
Figura 22: Exemplo de uma Guia de Receita de Fundos Próprios
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 45
Por exemplo,
Após retirada toda a informação útil procede-se à anulação da fatura. Deste modo, as
contas inicialmente a débito passam a crédito e as contas a crédito passam, na anulação,
a serem a débito.
Note-se que uma fatura pode ter vários centros de custo. Por exemplo, uma fatura tem o
valor de 100 EUR, mas 50 EUR podem ser relativos a exames, 20 EUR ao episódio de
urgência e 30 EUR a análises laboratoriais. A cada um destes registos está associado um
centro de custo ao qual serão imputados os respetivos gastos ou receitas. No fim, quando
se processa a contabilidade analítica sabe-se quais os gastos e as receitas de cada centro
de custo.
2.3.2 SETOR DA DESPESA
O HDFF, EPE dispõe de mais de 140 fornecedores dispersos pelo fornecimento de ativos
fixos tangíveis e de serviços.
No setor da despesa procede-se ao lançamento de faturas e notas de crédito, à elaboração
de execuções orçamentais e autorizações de pagamento, criação de cabimentos e respetiva
alteração, criação de compromissos e respetivo reforço, conforme fluxo constante na
figura 23.
85,91 € 85,91 €
21514 – ARS, IP
85,91 € 85,91 €
712231 – Urgência
Centro de Custo:
112073 – Urgência Pediátrica
21514 – ARS, IP 712231 – Urgência
Centro de Custo:
112073 – Urgência Pediátrica
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 46
AB: Anulações de Compromissos
AC: Anulação de Credores
AL: Alteração de Compromissos Assumidos
AM: Alteração de Cabimentos
AP: Autorização de Pagamento
CB: Cabimentos
CE: Execução Orçamental sobre Credores
CF: Créditos de Fornecedores
CM: Compromissos
CP: Comprometidos
DF: Débitos de Fornecedores
NC: Notas de Crédito
P1: Processado em conferência
P2: Processado Conferido
PG: Pagamentos
2.3.2.1 Criação de Cabimentos
No Orçamento de Estado de cada ano é atribuído a cada Hospital um montante a ser
utilizado. A partir daí, o Hospital divide esse montante por vários orçamentos (orçamento
económico, de investimentos e de compras). Em cada orçamento são criados, num
ficheiro de Excel (figura 24), cabimentos de acordo com as contas económicas e,
posteriormente, são criados os mesmos no SICC.
De forma a criar um novo cabimento, é necessário recorrer ao ficheiro de Excel referente
ao orçamento atribuído ao ano em causa de forma a manter o seu registo atualizado. Neste
ficheiro é essencial preencher as colunas: da conta (coluna P), da designação da conta
(coluna R) e do valor disponibilizado (coluna AM).
Figura 23: Fluxo da Despesa
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 47
De seguida, procede-se à criação do cabimento no SICC. Seleciona-se o módulo da
“Recolha de Movimentos de Despesas de Fundos Próprios”, mais concretamente
“Cabimentos/Compromissos”.
Seleciona-se o separador dos “Cabimentos” e preenche-se o número do processo de
aquisição fornecido pelo serviço requisitante (por exemplo, 143), a data do início do ano
económico, a importância solicitada (como por exemplo, 2,00 EUR) e confirma-se, tal
como se pode verificar na figura 25. De seguida precede-se ao preenchimento do valor
do cabimento criado, “gera-se contabilidade” e confirma-se o procedimento (figura 26).
Figura 24: Ficheiro de Excel para Registo da Criação e Alteração de Cabimentos
Fonte: Elaboração própria a partir de dados disponibilizados pelo HDFF, EPE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 48
No fim deste processo, o SICC gera um novo número para o cabimento, tendo em conta
o último gerado. Este número (exemplo, 505) deve ser colocado no ficheiro de Excel
(figura 24) para mero controlo.
2.3.2.2 Alterações de Cabimentos
O valor total dos cabimentos, independentemente das alterações praticadas, tem de ser
sempre o mesmo. Assim, quando se retira valor do cabimento A, o cabimento B tem de
receber o valor retirado do A e vice-versa.
Figura 25: Criação de um Cabimento
Figura 26: Criação de um Cabimento – Contas
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 49
Por exemplo: um email foi enviado para o Serviço de Gestão Financeira proveniente do
Serviço de Aprovisionamento solicitando a alteração ao cabimento 142 (“Cardiologia”)
no aumento de 348,00 EUR e em contra partida, pede a diminuição do cabimento 136
(“Outros trabalhos exercidos no exterior”) pelo mesmo valor.
O responsável por esta função na contabilidade tem de verificar se existe saldo suficiente
no cabimento 136 para reduzir o seu montante. Caso este cabimento não tenha saldo
suficiente para a alteração, um novo cabimento é sugerido ao Serviço de
Aprovisionamento.
Para verificar se existe saldo suficiente para proceder à alteração, recorre-se ao SICC no
módulo das “Recolhas de Movimentos de Despesas de Fundos Próprios” mais
concretamente, as “Alterações de CB” que origina o formulário apresentado na figura 27.
Neste formulário é preenchido o número do cabimento e seleciona-se a opção “Seleção
de Cabimento” de forma a ser apresentada a informação sobre o cabimento,
nomeadamente a importância e o valor disponível para diminuição. Depois de selecionada
a informação, na data do documento, insere-se a data do início do ano corrente e a
importância a ser diminuída com sinal negativo (figura 28).
Figura 27: Alteração de Cabimentos
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 50
Grava-se a alteração do cabimento e, automaticamente surgirá um novo formulário a
preencher com o valor a diminuir, na respetiva conta (figura 29).
Figura 28: Seleção de Cabimento 136
Fonte: Elaboração própria
Figura 29: Alteração do Cabimento 136
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 51
“Gera-se contabilidade” onde aparecerá o valor a débito e a crédito nas respetivas contas
e procede-se à confirmação (figura 30).
Como o saldo de 348,00 EUR foi retirado do cabimento 136, este terá de ser reposto no
cabimento 142 onde era inicialmente solicitado. Assim, o mesmo processo se repete tal
como o descrito anteriormente, no entanto, quando inserido o montante, este tem de ter
sinal positivo por ser um aumento (figuras 31 e 32).
Figura 30: Processo de Diminuição no Valor do Cabimento 136
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Figura 31: Seleção do Cabimento 142
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 52
Para finalizar o processo de alteração de cabimento, atualiza-se o ficheiro de Excel do
“Orçamento de 2016” (figura 33) por forma a manter o registo atualizado dos fundos
disponíveis, diminuindo o valor do cabimento 136 em 348,00 EUR e aumentando o
cabimento 142 pelo mesmo valor absoluto.
Figura 32: Processo de Acréscimo no Valor do Cabimento 142
Figura 33: Registo de Alteração dos Cabimentos 136 e 142
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria a partir de dados disponibilizados pelo HDFF, EPE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 53
2.3.2.3 Compromissos
Os compromissos, tal como o nome indica, são as obrigações de efetuar um pagamento a
terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras
condições. Estes são considerados como assumidos quando é executada a emissão da nota
de encomenda e são estipulados no início de cada mês com a elaboração dos
compromissos previsionais (Direção-Geral do Orçamento, 2015).
A cada cabimento, segundo o fluxo da despesa (figura 23) anteriormente apresentado,
corresponde vários compromissos. No entanto, a cada compromisso apenas corresponde
um e um só cabimento.
Os compromissos são emitidos com um número único e sequencial, que está presente,
obrigatoriamente, na nota de encomenda, caso contrário, esta não é válida.
O processo inicia-se através do envio do pedido através de um email proveniente do
Serviço de Aprovisionamento ou da Farmácia. Neste deve ser descrito, no caso da criação
de um compromisso, qual o número do cabimento, o valor e o mês em que vai ser
utilizado.
De seguida, procede-se à sua criação no SICC no módulo da “Recolha de Movimentos da
Despesa de Fundos Próprios” mais concretamente, na opção de
“Cabimentos/Compromissos”.
Após a seleção deste módulo, será necessário selecionar o separador dos compromissos
(CM) e preencher o número do cabimento, a data do documento (primeiro dia do mês
solicitado no email) e a importância (figura 34). De seguida, grava-se o novo CM e insere-
-se nas contas do “Razão Geral” o valor solicitado no email, confirma-se e anota-se o
número atribuído ao compromisso.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 54
Após este procedimento tem de se gerar um ficheiro CSV (sem formatação) através da
opção “Informações de CM” indicando o número do documento obtido anteriormente
(figura 35) e grava-se o mesmo na pasta partilhada “Compromissos” dos Serviços
Financeiros.
Para a finalizar este processo é indispensável recorrer ao GHAF de forma a descarregar
o ficheiro para os serviços requisitantes terem acesso ao montante solicitado (figura 36)
e procederem à finalização das notas de encomenda.
Figura 34: Criação de um Compromisso
Figura 35: Ficheiro CSV
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 55
Nº CM
Data Contabilização Montante
Nº documento
Data documento Figura 36: Importação do Ficheiro CSV para o GHAF
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 56
2.3.2.4 Reforço do Compromisso
O reforço do compromisso acontece quando não existe montante suficiente para assumir
o compromisso da nota de encomenda. O início deste processo é semelhante ao da criação
do compromisso, iniciando com o envio de um email para os Serviços de Gestão
Financeira, contendo o número do compromisso a alterar/reforçar.
Para proceder ao reforço de um compromisso tem de se utilizar o SICC selecionando o
módulo da “Recolha de Movimentos da Despesa de Fundos Próprios” mais
concretamente, na opção de “Alterações de CM”.
Após a seleção deste módulo insere-se no programa o número do compromisso e
seleciona-se o mesmo, assim como, a sua importância, seguidamente, insere-se a data do
documento tendo em conta a data do CM (informação disponibilizada pelo SICC) e a
importância a reforçar, depois é só gravar (figura 37) e tomar nota do montante final do
compromisso para posteriormente ser inserido no GHAF.
Para concluir este processo é necessário recorrer ao GHAF de forma a atualizar os
montantes dos compromissos para que os serviços requisitantes tenham o novo montante
disponibilizado (figura 38) e assim, procederem à conclusão das notas de encomenda.
Figura 37: Reforço de um Compromisso
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 57
2.3.2.5 Lançamento de Faturas
O lançamento de faturas enviadas pelos fornecedores é efetuado no SICC para que,
futuramente, sejam contabilizadas.
O seu processo inicia-se através do registo das mesmas no módulo das “Despesas”, sendo
que no HDFF, EPE as faturas do ano corrente são caraterizadas como “P2” uma vez que
a instituição está a assumir a sua dívida (figura 39).
Figura 38: Atualização de Compromissos
Figura 39: Lançamento de Faturas
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 58
Ao efetuar o lançamento de faturas tem de se inserir o código da entidade, o compromisso
e, automaticamente, o sistema assume a data da nota de encomenda e o respetivo valor,
uma vez que as notas de encomenda são importadas dos respetivos serviços provenientes
para o Serviço de Gestão Financeira através do GHAF.
De seguida, o utilizador tem de inserir o número da fatura, a respetiva data, a data de
contabilização, o valor da fatura e o prazo de pagamento. Automaticamente, aparecerá
uma nova janela para inserir as contas e os respetivos valores a débito e a crédito (figura
40).
Depois de confirmado pelo sistema o lançamento da fatura, esta é carimbada com a data
do lançamento (figura 41) e arquivada para futuramente se proceder ao seu pagamento.
Figura 41: Carimbo de Confirmação do Lançamento da Despesa
Figura 40: Lançamento de Faturas no Razão Geral
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 59
2.3.2.6 Lançamento de Notas de Crédito
Uma nota de crédito é um documento retificativo da fatura, anulando parcial ou
totalmente o montante de uma ou mais faturas, ou seja, é usada para “retirar” parte do
valor da fatura ou a totalidade do montante da mesma.
O seu lançamento é realizado através do SICC no módulo da “Recolha de Movimentos
da Despesa de Fundos Próprios”. Tal como se pode observar na figura 42, os campos a
serem preenchidos são: número da entidade, número e data do documento, valor
monetário da nota de crédito e as observações relativas ao tipo de acordo. Após o
preenchimento destes campos, grava-se a nova nota de crédito e passa-se a preencher o
separador do “Razão Geral”.
Neste separador, tal como apresentado na figura 43, devem ser inseridas as contas a débito
e a crédito pelo valor da nota de crédito. No caso dos produtos farmacêuticos, a conta a
creditar é a 3186111 que se refere a “Descontos e Abatimentos em Compras de
Medicamentos” e debita-se a conta 221311 que alude a “Fornecedores com Créditos de
Existências de Produtos Farmacêuticos”.
Figura 42: Lançamento de Notas de Crédito
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 60
Após o seu preenchimento, confirma-se a operação e carimba-se a folha da nota de crédito
indicando o dia em que esta foi lançada pelo setor da despesa na contabilidade.
2.3.2.7 Execução Orçamental e Autorização de Pagamento
A execução orçamental é o “conjunto de operações que refletem a cobrança de receitas e
o pagamento de despesas previstas no Orçamento de Estado” (Conselho das Finanças
Públicas, 2015).
Para proceder ao pagamento de uma fatura, primeiramente efetua-se a execução
orçamental sobre credores (CE), seguida pela autorização de pagamento (AP). Depois de
elaborado a CE e a AP, procede-se ao pagamento da fatura através de numerário ou
transferência bancária, mediante autorização do Conselho de Administração.
A CE efetua-se no SICC através do módulo das “Recolhas de Movimentos de Despesas
de Fundos Próprios” mais especificamente, “Credores para Execução Orçamental”. Após
a seleção deste módulo, irá surgir um formulário no qual se deve proceder ao
preenchimento do código de fornecedor e, automaticamente, aparecerão os registos dos
documentos por liquidar até à data. Posteriormente, seleciona-se o(s) documento(s) que
se pretende(m) liquidar (figura 44).
Figura 43: Lançamento de Notas de Crédito – Razão Geral
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 61
Quando o formulário do “Razão Geral” não disponibiliza o número da conta e,
respetivamente, a sua designação, o número da conta deve ser inserido manualmente e
confirma-se o valor do documento (figura 45).
No caso do centro de custo relativo à Farmácia, a conta a atribuir é a
“25222.02.01.09.A0”, independentemente da rubrica orçamental; para o Conselho de
Administração, a conta a atribuir é a “25222.02.01.08.A0”; nos restantes casos, o SICC
insere a conta automaticamente pois, a cada rubrica orçamental está associada uma conta
económica.
Figura 44: Execução Orçamental da Dívida
Fonte: Elaboração própria
Figura 45: Execução Orçamental da Dívida – Razão Geral
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 62
Concluída a CE, é elaborada a AP também através do SICC. Para o efeito, seleciona-se o
módulo das “Autorizações de Pagamento” nas “Recolhas de Movimentos de Despesas de
Fundos Próprios”, dando origem ao formulário da figura 46.
Para elaborar a autorização de pagamento, preenche-se o formulário com o número da
entidade. Seleciona-se o(s) documento(s) a pagar, assim como, o tipo de pagamento, a
instituição bancária (no caso de transferência bancária) e o motivo da transferência.
O HDFF, EPE utiliza duas modalidades de pagamento, numerário ou transferência
bancária. No entanto, a transferência bancária é a modalidade mais frequente. Assim,
quando o Hospital paga aos seus fornecedores, este é feito por transferência bancária
através da Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, EPE).
Figura 46: Processo das Autorizações de Pagamento
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 63
Após elaborada a AP, procede-se à sua impressão (figura 47) e envio para o Conselho de
Administração de forma a ser autorizada.
2.3.3 SETOR DA TESOURARIA
“Gerir uma tesouraria significa controlar e prever todas as entradas e saídas de meios
monetários, devendo-se gerir de forma otimizada todos os pagamentos e recebimentos
dos Serviços Centrais, o que, no limite, corresponde à minimização dos custos associados
aos riscos de carência e de detenção de liquidez” (Universidade de Lisboa, 2014)
Para a estagiária a função da Tesouraria era elaborar, diariamente, a Folha de Caixa.
Figura 47: Exemplo de uma Autorização de Pagamento
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 64
2.3.3.1 Folha de Caixa
A folha de caixa permite acompanhar todos os movimentos de dinheiro efetuados na
instituição. Para proceder à sua elaboração, os responsáveis pelos diversos balcões
dispersos pelo Hospital, entregam na tesouraria os montantes recebidos no pagamento das
taxas moderadoras que ficam registadas no software SONHO.
Adicionalmente, no final do mês também entram na Folha de Caixa os vencimentos,
assim como pagamentos a fornecedores, pagamentos de comissões, entre outros.
Após a elaboração da folha presente na figura D1 do anexo 4 (Folha de Tesouraria)
procede-se à elaboração da Folha de Caixa numa folha de cálculo (figura 48) registando
todos os dados nos respetivos lugares presentes na Folha de Tesouraria.
Automaticamente, é gerado o valor do saldo do dia e o valor da Operação Diversa (OD).
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 65
Depois de devidamente preenchida a folha de cálculo, procede-se à “Recolha das
Operações Diversas” no SICC.
Na elaboração das OD são registados todos os movimentos relativos a salários, correções
de exercício, estimativas, ou seja, todos os movimentos que não se enquadram nos
restantes módulos.
Neste formulário são registadas as OD através da introdução do número do documento
(que é sequencial), da data a que se refere a folha de caixa, do montante (valor da OD
presente na folha de cálculo), do diário (neste caso é o diário 1, relativo aos bancos), e
das observações (na Folha de Caixa é registado como um “Movimento Bancário”), tal
como se pode verificar na figura 49.
Data da Transferência
Figura 48: Folha de Cálculo da Folha de Caixa
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 66
Após o preenchimento dos dados, confirma-se a OD e aparecerá um novo formulário
(figura 50) para preencher com todos os movimentos das categorias de “Depósitos” e
“Pagamentos” presentes na figura 48.
Note-se que as contas dos “Depósitos” são colocadas a débito e a dos “Pagamentos” a
crédito. No entanto, para equilibrar estes movimentos, no fim é adicionada a conta 1111
(Caixa – Tesouraria do HDFF, EPE) a crédito pelo valor total dos “Depósitos” e a débito
pelo valor dos “Pagamentos”.
Depois de elaborada a OD, procede-se para o módulo da “Folha de Caixa” na Gestão da
Tesouraria para confirmar o “Saldo para o Dia Seguinte no Movimento de Caixa” da
figura 51 com o “Saldo do Dia” da figura 48.
Figura 49: Formulário para a Elaboração das Operações Diversas
Figura 50: Formulário dos “Depósitos” e “Pagamentos” das Operações Diversas
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 67
Quando estes dois valores coincidem, procede-se à sua impressão, dando origem à Folha
de Caixa presente nas duas figuras seguintes e, seguidamente, imprime-se o ficheiro da
OD (figura 52).
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 68
Figura 52: Exemplo de uma Operação Diversa
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Figura 51: Folha de Caixa
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 69
No fim de todas as impressões realizadas, todos os documentos são assinados pelo
assistente técnico e carimbados de forma a atestar a veracidade dos documentos.
Depois de assinados, arquiva-se a Folha de Tesouraria juntamente com as folhas restantes
dos dias anteriores, no respetivo arquivo “Caixa 2016” juntamente com o ficheiro
referente à folha de cálculo da Folha de Caixa e o documento da OD é arquivado na pasta
“Operações Diversas”.
Por fim, todas as Guias de Receita (GR) e AP, que deram origem à Folha de Tesouraria
são separadas e arquivadas, devendo as mesmas estarem assinadas, tanto pelo diretor do
Serviço como pelo Conselho de Administração.
2.3.4 GESTÃO DA DÍVIDA
A análise da dívida é elaborada mensalmente pelo Serviço de Gestão Financeira de forma
a proceder ao seu envio para a ACSS até ao décimo dia de cada mês. Esta análise permite
verificar a evolução na Tesouraria do Hospital.
De acordo com a tabela 4, a evolução da dívida do Hospital aos fornecedores externos,
relativa ao primeiro semestre do ano corrente, registou um aumento de 1,16 milhões de
EUR no montante dos pagamentos em atraso da Instituição hospitalar, face ao período
homólogo. O valor de pagamentos em atraso do Hospital era de 4,5 milhões de EUR no
fim do primeiro semestre de 2016, mais 34,49% dos 3,3 milhões verificados no fim do
primeiro semestre do ano anterior.
Fornecedores Externos
Categoria (dias) Saldo 2015 Saldo 2016
[0-90] 1 449 970,96 € 1 626 471,82 €
[91-180] 421 039,40 € 1 045 773,65 €
[181-240] 5 071,57 € 384 134,90 €
[241-360] 117,06 € 37 130,36 €
[361-540] 0,00 € -1 092,69 €
[541-720] -13,01 € 0,00 €
≥ 721 31 375,48 € 31 424,81 €
Vincenda 1 453 716,37 € 1 396 658,39 €
Total Geral 3 361 277,83 € 4 520 501,24 €
Tabela 4: Dívida Relativa a Fornecedores Externos
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 70
A evolução da dívida do Hospital ao SNS (tabela 5), relativa ao primeiro semestre do ano
de 2016, registou uma diminuição de 130 mil EUR no montante dos pagamentos em
atraso da Instituição hospitalar, face ao período homólogo. O valor de pagamentos em
atraso do Hospital era de 2,8 milhões de EUR no fim do primeiro semestre de 2016,
menos 4,38% dos 2,9 milhões verificados no fim do primeiro semestre do ano anterior.
Serviço Nacional de Saúde (SNS)
Categoria (dias) Saldo 2015 Saldo 2016
[0-90] 116 791,57 € 80 238,60 €
[91-180] 82 427,88 € 56 703,37 €
[181-240] 53 664,24 € 67 179,26 €
[241-360] 445 088,66 € 59 724,22 €
[361-540] 133 322,04 € 56 055,05 €
[541-720] -292 481,49 € 374 028,21 €
≥ 721 2 402 080,08 € 2 144 654,51 €
Vincenda 27 806,50 € 25,70 €
Total Geral 2 968 699,48 € 2 838 608,92 €
Tabela 5: Dívida Relativa ao SNS
Relativamente à evolução da dívida do Hospital ao Estado (tabela 6), o primeiro semestre
do ano corrente, registou um aumento de 11 mil EUR no montante dos pagamentos em
atraso da Instituição hospitalar, face ao período homólogo. O valor de pagamentos em
atraso do Hospital era de 478 mil EUR no fim do primeiro semestre de 2016, mais 2,41%
dos 466 mil EUR verificados no fim do primeiro semestre do ano anterior.
Estado
Categoria (dias) Saldo 2015 Saldo 2016
[0-90] 5 850,00 € 3 250,00 €
[91-180] 3 250,00 € 1 300,00 €
[181-240] 0,00 € 0,00 €
[241-360] 0,00 € 0,00 €
[361-540] 0,00 € 0,00 €
[541-720] 0,00 € 0,00 €
≥ 721 29 073,60 € 29 073,60 €
Vincenda 428 761,50 € 444 566,31 €
Total Geral 466 935,10 € 478 189,91 €
Tabela 6: Dívida Relativa ao Estado
Fonte: Elaboração própria
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 71
Em termos de evolução global (gráfico 11), a dívida registou um acréscimo de 1,04
milhões de EUR do primeiro semestre de 2015 para o de 2016.
Gráfico 11: Dívida Global do HDFF, EPE
6,20 €
6,40 €
6,60 €
6,80 €
7,00 €
7,20 €
7,40 €
7,60 €
7,80 €
8,00 €
1º SEMESTRE DE 2015 1º SEMESTRE DE 2016
Mil
hões
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 72
2.4. SERVIÇO DE PLANEAMENTO E CONTROLO DE GESTÃO
O Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão tem como objetivo geral prestar todo o
apoio técnico ao Conselho de Administração de forma permanente, procedendo à
elaboração de estudos no âmbito da sua atividade. É o serviço que cria e atualiza os
centros de custos e o que elabora a informação económico-financeira para os fins internos
e externos.
Neste departamento foi solicitada à estagiária a elaboração de projetos como a análise do
Sistema Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia (SIGIC) do primeiro semestre de
2016 e a Contratualização Interna para 2016.
Nas páginas que se seguem serão apresentados partes destes projetos. De forma a proteger
a identidade dos utentes e dos profissionais, algumas informações foram eliminadas ou
ocultadas.
2.4.1 PROJETO “SIGIC 2016”
O SIGIC é um programa especial criado para combater as listas de espera através da
redução do tempo de espera.
Esta situação acontece após terem sido esgotadas todas as opções de resolução da situação
no Hospital de origem.
Numa primeira fase, o utente é inscrito para cirurgia onde fica aguardar na lista de espera
do Hospital. Quando decorre mais de 75% do tempo máximo de espera, o utente é
transferido para outro Hospital do SNS e, no limite, para uma unidade externa ao SNS.
Assim, o utente é submetido a uma intervenção cirúrgica noutro Hospital que não o de
origem tendo de seguida alta médica e é retirado da lista de espera (figura 53).
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 73
Figura 53: Processo de Gestão de Inscritos para Cirurgia
O projeto da análise do SIGIC para o primeiro semestre de 2016 (figura E1 do anexo 5)
foi elaborado através da consulta de dados no software SONHO, procurando, através de
uma lista emitida pelo mesmo, o processo dos pacientes que foram submetidos a cirurgia,
o tipo de cirurgia e o cirurgião principal. Depois disso, a função da estagiária era consultar
estes processos em termos do nome dos cirurgiões adjuntos, anestesistas, enfermeiros
anestesistas, instrumentistas e circulantes, hora de início e do fim do procedimento
cirúrgico. No fim, a informação é toda confirmada com o assistente técnico do Bloco
Operatório e procede-se ao pagamento adicional na remuneração aos profissionais
envolvidos nas cirurgias.
2.4.2 PROJETO “CONTRATUALIZAÇÃO INTERNA 2016”
A contratualização é fundamental para uma melhor gestão em saúde pois, contribui para
melhorar a eficiência e satisfação dos colaboradores da instituição.
O projeto “Contratualização Interna 2016”, presente na figura 54, foi elaborado através
da consulta de formulários enviados aos diversos serviços para preenchimento
relativamente a projetos a implementar e propostas de melhoria.
De forma a não tornar o relatório demasiado extenso, será apresentado apenas um
fragmento deste projeto no qual serão mencionados os serviços de Aprovisionamento,
Gestão Financeira, Gestão de Recursos Humanos e Planeamento e Controlo de Gestão.
Fonte: http://portalcodgdh.min-saude.pt/images/5/5a/Manual_SIGIC_v3_15-2-2005.pdf
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 74
Figura 54: Fragmento do Projeto da Contratualização Interna 2016
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 75
CONCLUSÃO
A realização do estágio curricular integrado na Licenciatura em Gestão foi o primeiro
contacto da estagiária com o mercado de trabalho, tornando-se numa mais-valia.
Como estagiária foi possível colocar em prática conhecimentos adquiridos ao longo da
licenciatura, adquirir novos conhecimentos nas diversas áreas, junto de profissionais
experientes, complementando as bases académicas.
O plano de estágio foi cumprido quase na sua totalidade uma vez que, a duração do estágio
era reduzida. No entanto, o facto de o trabalho desenvolvido ter-se focado em diversas
atividades, tornou esta experiência enriquecedora, uma vez que permitiu adquirir diversos
conhecimentos importantes e valiosos para o futuro.
No mundo do trabalho é fundamental aceitar mudanças, ouvir críticas e estar disponível
para todos os desafios. Assim, a estagiária absorveu todos os conhecimentos passados
pelas diversas equipas permitindo um aumento de confiança na estagiária, levando a que
esta executasse todas as tarefas com autonomia e sem supervisão. Relativamente a
dificuldades encontradas, a estagiária procurou ultrapassá-las através da consulta de
manuais e através dos profissionais da Instituição que sempre estiveram disponíveis para
esclarecimentos.
Ao longo do estágio, a estagiária procurou ser pontual, assídua e desempenhar todas as
atividades com a maior dedicação, dinamismo e profissionalismo, tentando contribuir
para uma melhor prestação de serviços da Instituição e, consequentemente cumprir os
objetivos definidos pelo Hospital.
Relativamente a este relatório, são apresentadas todas as tarefas desenvolvidas e
conhecimentos adquiridos ao longo do estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira
da Foz, EPE.
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 76
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Cabral, J. (2015). O que é o Aprovisionamento. Obtido em 25 de Agosto de 2016, de
http://pt.slideshare.net/jammescabral96/o-que-aprovisionamento
Centro de Conferência de Faturas. (2016). Manual de Relacionamento dos Prestadores
Convencionados com o CCF do SNS - Meios Complementares de Diagnóstico e
Terapêutica. Obtido em 16 de Agosto de 2016, de https://www.ccf.min-
saude.pt/portal/page/portal/estrutura/documentacaoPublica/ACSS/Manual%20de
%20Relacionamento%20de%20MCDT%20v1.15.pdf
Conselho das Finanças Públicas. (2015). Glossário de termos das Finanças Públicas.
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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 79
Anexo 1 – Organograma do HDFF, EPE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 80
Figura A1: Organograma HDFF, EPE
Fonte: Relatório de Gestão e Contas 2015 do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 81
Anexo 2 – Processo de Aquisição de Material
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 82
Figura B1: Nota de Encomenda
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 83
Figura B2: Guia de Entrada
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 84
Figura B3: Fatura referente à Guia de Entrada
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 85
Figura B4: Guia de Entrada - Adicional
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 86
Figura B5: Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada – Adicional
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 87
Figura B6: Restante Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada - Adicional
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 88
Figura B7: Fatura Original para Enviar para o Serviço de Gestão Financeira
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 90
Figura C1: Fragmento da Lista de Ativos no Serviço de Medicina - Internamento
Fonte: Elaboração própria
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 93
Figura D1: Folha de Tesouraria
Fonte: Intranet do HDFF, EPE
Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 94
Anexo 5 – Projeto “SIGIC 2016”