1
All-in-One
Job Analysis Form
Halo Human Capital Practitioners, terima kasih telah mendownload All In One Job Analysis Form. Form ini kami ciptakan untuk menjawab kebutuhan teman-teman Human Capital Practitioners yang selama ini merasa rumit dengan menyatukan banyak form pekerjaan. Form ini dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan menghemat banyak waktu. Dan ajaibnya, form ini berbentuk satu dokumen yang dapat mengintegrasi beberapa data dalam Analisa Jabatan. Dalam form ini Anda akan menemukan;
1. Informasi mengenai All in One Job Analysis form, yang cara menggunakannya lebih lengkap Anda dapat melihat video tutorial yang terlampir di halaman download.
2. Contoh All in One Job Analysis yang sudah terisi, sehingga Anda dapat memiliki gambaran konten yang harus Anda isi.
3. Halaman Glossary yang membantu Anda secara lebih detail mengisi All in One Job Analysis pada form yang kosong.
4. Informasi dan langkah yang harus Anda lakukan saat Anda mengalami kesulitan mengisinya. Dalam tombol download yang lain, ada sebuah form kosong SPESIAL untuk Anda, yang dapat Anda gunakan langsung dalam perusahaan Anda. Saat menemui kesulitan silahkan kembali pada poin ke tiga di atas ya… Nah, Human Capital Practitioners, selamat mengaplikasikan All In One Job Analysis Form ini. Keep Positive, Inspirative, Creative and Transformative (PICT). Stay #ARTmazing!
Bunch of heARTs for you,
Sinergia Consultant Team
2
Let’s stART All in One Job Analysis Form ini membantu Anda menganalisa dan mengukur kinerja karyawan dengan mudah, lengkap dan efektif. Form ini sangat membantu Anda dalam membuat analisa pekerjaan, karena menyatukan beberapa data di bawah ini:
• Job Specification • Job Requirement • Job Description
• Key Performance Indicator (KPI)
Dengan adanya form yang ringkas ini, Anda terbantu dalam:
• Memudahkan proses dokumentasi analisa pekerjaan. • Memudahkan karyawan Anda paham detail pekerjaan
dan target kerjanya. • Mudah dipasang di lokasi kerja. • Memudahkan analisa kinerja karena job specification,
job requirement, dan job description terintegrasi
3
dengan key performance indicator dalam SATU DOKUMEN.
• Dapat menjadi acuan dalam melakukan penilaian kinerja. Dan hal ini telah dibuktikan pula oleh klien kami yang telah berhasil menggunakannya dan merasakan manfaatnya.
4
Contoh form yang telah terisi
Document No : JS/HR/001
Released : 1 Januari 2017
Page : 1 of 2
Revision : 00
Prepared by : Operational Manager
Marcelina R
Suganda
Approved by : Direktur
Amelia Hirawan
DOCUMENT : Job Analysis
Kode Posisi :
HRGA-001 DEPARTEMEN POSITION LEVEL
Human Resources & General Affair Supervisor
JOB SPECIFICATION
Hubungan Internal Atasan
Langsung Operational Manager
Bawahan Langsung
1. HR Staff 2. GA Staff
Posisi lain
1. PFA Spv 2. Sales Spv 3. Marketing & Branding
Spv 4. ARTchitecture Spv 5. ARTmazing Spv 6. IT & Design Spv 7. Support Program Spv 8. Corporate Secretary
Hubungan Eksternal Pihak lain yang terkait, mewakili Operational Manager Fungsi HR : Disnaker, BPJS Fungsi GA : Vendor
Tujuan Jabatan Wewenang 1. Mengoptimalkan jalannya operasional sehari-
hari sesuai dengan arah perusahaan, bersifat jangka pendek maupun jangka Menengah.
2. Bertanggung jawab terhadap pengaturan bidang Human Resources serta General Affair
1. Menjadi perwakilan utama Operational Manager di dalam bidang Human Resources & General Affair
2. Melakukan fungsi POAC terkait dengan rencana dibidang Human Resouces serta General Affair
5
3. Melakukan evaluasi (memilih atau menghentikan) pada level staff, yang kinerjanya tidak memberikan kontribusi menguntungkan perusahaan
4. Mengelola aset guna mendukung operasional perusahaan.
Bahan Kerja Alat Kerja 1. Target kerja masing-masing staff 2. Laporan kerja masing-masing staff
1. Telepon 2. ATK 3. Komputer 4. Internet
JOB REQUIREMENT Pendidikan minimal Pengalaman Pelatihan
D3 Membutuhkan pengalaman minimal 3 tahun dalam mengelola bidang HR & GA.
1. Management Skills 2. Leadership 3. Financial Skills 4. Human Capital Skills 5. Asset Management
Kompetensi Core Generic Spesific Expertise/ Technical
1. Positive 2. Inspirative 3. Creative 4. Transformative
1. Business 2. Leadership 3. Problem Solving 4. Decision Making 5. Public Speaking 6. Communication 7. Self-management 8. Administration management
1. Public Relation Skill 2. Delegating Skill 3. Financial Skills 4. People and
Development Skills 5. Human Capital Skills 6. Asset Management 7. Administration Skill 8. Teaching Skill 9. Negotiation skill
Profil Psikologis DISC : D MBTI : ENTP CBCI : Green-Red
JOB DESCRIPTION Aktivitas Utama Uraian Aktivitas Frekuensi Key Performance
Indicator 1.Menyusun rencana kerja
a. Membuat rencana kerja operasional
b. Membuat rencana anggaran
c. Melaksanakan rencana kerja operasional
d. Mengelola rencana anggaran antar divisi atau departemen
e. Melakukan fungsi kontrol pada pelaksanaan kinerja yang telah
Per quartal Per quartal
Setiap hari
Per quartal
Setiap hari
100% penyusunan rencana tepat pada sasaran target omzet dan target perusahaan
6
direncanakan
2. Melakukan keperluan administratif terkait dengan HR & GA
a. Memeriksa laporan bulanan departemen HR & GA b. Membuat laporan operasional bulanan c. Melakukan meeting atau pertemuan dengan internal departemen HR & GA d. Melakukan meeting atau pertemuan dengan departemen diluar HR & GA
Bulanan
Bulanan
Bulanan Per minggu
Bulanan
100% Laporan, hasil analisa dan perencanaan berikutnya diterima oleh Operational Manager
3. Mengelola Departemen HR & GA
a. Mengadakan meeting evaluasi dengan departemen HR & GA
b. Melakukan evaluasi personel dalam departemen HR & GA
c. Melakukan coaching atau training bagi intern departemen HR & GA
d. Membuat laporan coaching atau training yang dilaksanakan
Bulanan Per quartal dan bulan /
sesuai kebutuhan Bulanan
Bulanan
100% Jadwal coaching per bulan berjalan dengan baik
80% performance kerja meningkat dari waktu ke waktu
4. Melakukan pengelolaan SDM berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan kebutuhan perusahaan
a. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, b. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan c. Memastikan tiap SDM khususnya bawahan langsung melakukan pekerjaan sesuai job desc-nya
Tahunan
Sesuai kebutuhan
Tiap hari
Ketersediaan SDM
5. Melaksanakan training dan coaching program pada bawahan langsung
a. Mengamati dan memetakan kemampuan yang dimiliki oleh bawahan langsung b. Membuat analisa kebutuhan bawahan langsung c. Mengajukan training atau coaching untuk memperkaya kemampuan bawahan langsung d. Melakukan coaching personal untuk meningkatkan kemampuan bawahan langsung e. Melakukan meeting rutin untuk
laporan dan pengembangan program yang berjalan
a. Melakukan evaluasi dan follow
Per bulan Per 3 bulan
Per 3 bulan
Per bulan @
2jam Per minggu
Per bulan
100% program coaching berjalan. 100% training yang diberikan mentransformasi bawahan langsung dan meningkatkan performa kerjanya yang diukur dari KPI mereka masing-masing.
7
up pasca training dan coaching yang sudah berlangsung, dan mengawal bawahan mereka untuk terus transformative
6. Melakukan hubungan dengan pihak eksternal
a. Menjadi perwakilan perusahaan dalam kaitannya dengan dinas ketenagakerjaan b. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait pengembangan aset c. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait dengan pajak dan pelaporannya
Per event Sesuai dengan
kebutuhan
Sesuai dengan
kebutuhan
Hubungan baik dengan pihak eksternal terjaga. Nama baik perusahaan juga terjaga.
8
Berikut ini adalah panduan bagi Anda secara lebih rinci. Anda dapat mengisinya lebih mudah, dengan mengikuti kolom rangkuman di bawah ini. Namun, jika Anda lebih suka prakteknya secara langsung, Anda dapat menontonnya di video tutorial yang ada pada halaman donwload.
Bagian Keterangan Sumber
Document No : No Dokumen, pengkodean agar memudahkan pencarian dokumen
ISO Document
Released : Tanggal mulai digunakan ISO Document
Revision :
Revisi keberapa? Berfungsi memonitor penggunaan agar menggunakan form yang terupdate
ISO Document
Page : Halaman ke berapa dari total halaman
ISO Document
Prepared by : Disiapkan oleh siapa, biasanya dibuat atasan langsung, atau Top Manajemen
ISO Document/ Struktur Organisasi
Approved by : Disetujui oleh siapa, biasanya atasan langsung, atau Top Management
ISO Document/ Struktur Organisasi
Kode Posisi : Tuliskan kode posisi pemegang jabatan. Berguna dalam menata struktur organisasi, pengecekan administrasi, serta saat rekrutmen
ISO Document/ Struktur Organisasi
DEPARTEMEN Tuliskan nama departemen pemegang Jabatan
ISO Document/ Struktur Organisasi
Atasan Langsung
Tuliskan jabatan atasan langsung, sehingga tahu harus melapor kepada siapa
Struktur Organisasi
Bawahan Tuliskan jabatan bawahan langsung, Struktur Organisasi
9
Langsung sehingga tahu rentang kendali yang dimilikinya
Posisi lain
Tuliskan jabatan posisi lainnya yang sejajar dengan posisi yang dianalisa, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan siapa
Struktur Organisasi
Hubungan Eksternal
Tuliskan Bagian di luar organisasi, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan pihak mana saja
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Tujuan Jabatan Tuliskan untuk apa jabatan ini diadakan, sehingga akan terlihat adanya kesinambungan dengan semua departemen/ divisi lainnya
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Wewenang Tuliskan apa saja kewenangan yang dimiliki, sehingga tidak terjadi tumpang tindih wewenang dari departemen/ divisi lainnya
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Bahan Kerja Tuliskan semua dokumen yang diperlukan
ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Alat Kerja Tuliskan semua peralatan kerja yang digunakan
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Cek Area Kerja
Pendidikan minimal
Tuliskan tingkat pendidikan minimal yang diperlukan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaannya
ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Pengalaman
Tuliskan durasi pengalaman di masa lalu yang akan membantu penyelesaian tugas, terkait dengan posisi jabatan yang akan di emban saat ini
ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Pelatihan
Tuliskan pelatihan apa saja yang dibutuhkan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaan secara efektif
ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Core Kompetensi
Tuliskan Core kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini
Kamus Kompetensi
Generic Kompetensi
Tuliskan Generic kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini
Kamus Kompetensi
Specific Tuliskan Specific Expertise Kamus Kompetensi
10
Expertise Kompetensi
kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini
Profil Psikologis DISC
Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya
Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil
Profil Psikologis MBTI
Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya
Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil
Profil Psikologis CBCI
Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya
Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil
Aktivitas Utama Tuliskan pengelompokan tugas
besar yang harus dilakukan, berguna untuk menata pemikiran pemegang jabatan
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Uraian Aktivitas Tuliskan detail aktivitas yang harus dilakukan, berguna untuk menata bagaimana menjalankan satu per satu akitivitas, agar pekerjaan besarnya bisa selesai
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Frekuensi Tuliskan frekuensi pekerjaan dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga tahu kapan harus melakukannya
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
Key Performance Indicator
Tuliskan TARGET KERJA secara kuantitatif dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga dapat di evaluasi kinerjanya
Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan
11
Nah, sekarang Anda telah memiliki gambaran mengenai pengisian All in One Job Analysis form ini. Tugas Anda berikutnya hanyalah praktek, praktek, praktek dan terus praktek. Sebab, pelajaran yang paling baik adalah dengan terus melatihnya… Untuk penjelasan lebih lengkapnya dan saat Anda butuh untuk lebih mengintegrasikan data-data yang Anda miliki, Anda bisa memelajarinya lebih lanjut di http://sinergiaconsultant.com/event/ajbs/# Sampai ketemu di pembelajaran yang lebih tinggi! Keep PICT and stay #ARTmazing...