CURSO DE ESPECIALIZACION DE SUPERVISOR SSOMA
AUDITORIA Y DOCUMENTACION EN SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION
ING. CLARA NATALIA BARRETO HINOSTROZA
HUANCAYO, JUNIO 2016
FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
Temario:
3. Términos y definiciones4. Principios de la Auditoría5. Gestión de un programa de Auditoría6. Actividades de Auditoría7. Competencias de los auditores
PRESENTACIÓN DE PARTICIPANTES
• Nombre y Apellidos
• Empresa y Cargo en que trabaja
• Profesión o especialidad
• Años de experiencia laboral
• Conoce de Sistemas de Gestión (Que Normas)
FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
OBJETIVOS DEL CURSO
Formar Auditores Internos en Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad & Salud Ocupacional que garanticen el cumplimiento de la Política y Objetivos de la empresa auditar con la finalidad de buscar la mejora continua del mismo.
FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
RECOMENDACIONES IMPORTANTESPARA EL ÉXITO DEL CURSO
FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
Ideograma: “Escuchar”
ojo
corazón
atención no dividida
soberano
odio
FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
FORMACION DE AUDITORES INTERNOS EN SISTEMAS DE GESTIÓN EN
CALIDAD ISO 9001, MEDIO AMBIENTE ISO 14001 Y SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL OHSAS
18001
OBJETIVOS DEL CURSO
Brindar los conocimiento necesarios requeridos en el proceso de auditoría y el entendimiento de las técnicas de auditoría.
Así como proporcionar el entrenamiento formal que le permita conducir o participar de una auditoría interna de Sistemas de Gestión, que garanticen el cumplimiento de la Política y Objetivos de la empresa a auditar con la finalidad de buscar la mejora continua del mismo
ISO 19011Introducción:
3. Términos y definiciones4. Principios de la Auditoría5. Gestión de un programa de Auditoría6. Actividades de Auditoría7. Competencias de los auditores
AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Introducción
“Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”
(3.1 ISO 19011)
TIPOS DE AUDITORIAPRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTEORGANIZACIÓN
AUDITORÍA INTERNA
CLIENTE
AUDITORÍA EXTERNA
CERTIFICADORA
AUDITORÍA EXTERNAOBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS:Determinar si el Sistema de Gestión•Es conforme con los requisitos.• Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
•Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del solicitante.• Verificar la aplicación de disposiciones contractuales.
•Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de una Norma Internacional.
Para: Para: Para:•Evaluar el Sistema de Gestión . Identificar oportunidades de mejora. (VER LOS REQUISITOS EN) ISO/IEC 19011:2011)
•Evaluar y seleccionar proveedores. Mantener relaciones gana – gana. VER LOS REQUISITOS EN) ISO/IEC 19011:2011)
CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO (VER LOS REQUISITOS EN) ISO/IEC 19011:2011)
RECORDAR…
Se audita el Sistema de Gestión y no la actuación de la persona.
¿Por qué necesitamos Auditar?
Para proporcionar información a la Gerencia sobre el desempeño del Sistema de Gestión.
Una Auditoría realizada efectivamente debe:
Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las decisiones de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
Promover la comunicación entre diferentes niveles dentro de la organización.
Requisitos fundamentales para una Auditoría Efectiva:
•Apoyo de la Dirección.
•Auditores entrenados.
•Independencia de los auditores.
•Acceso a documentos.
•Acceso a todos los niveles gerenciales.
•Procedimiento de auditoría definido.
3.- TERMINOS Y DEFINICIONES
3.2- Criterios de Auditoría: Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría.
3.3-Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
3.4- Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
3.1- Auditoría: Proceso Sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extension en que se cumpen los criterios de auditoria.
3.10- Experto Técnico : Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
3.11- Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.
3.12- Guía: Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.
3.13- Programa de Auditoría : Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
3.14- Alcance de la Auditoría : Extensión y límites de una auditoría.
3.- TERMINOS Y DEFINICIONES
3.9- Equipo Auditor : Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos
Nota: El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.
3.15- Plan de Auditoría : Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría .
3.16- Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos .
3.- TERMINOS Y DEFINICIONES
Gestión de Riesgos:
Incluir el tema de gestión de riesgos en la auditoría. No solo para planear y ejecutar la auditoría, sino también aplicado a los procesos con el fin de anticipar situaciones que podrían representar problemas para la empresa. Dónde están las fortalezas y las debilidades en los controles planificados y ejecutados por la organización para garantizar resultados consistentes en el tiempo. En la ilustración siguiente se muestran cuales podrían ser los diferentes hallazgos en una auditoría, utilizando un grupo más amplio de posibilidades (considerando el concepto de riesgos).
1
1 Esta Norma Internacional introduce el concepto de riesgo a la auditoría de sistemas de gestión. El enfoque adoptado relaciona tanto el riesgo de que el proceso de auditoría no alcance sus objetivos como el potencial de que la auditoría interfiera con las actividades y procesos de los auditados
3.- TERMINOS Y DEFINICIONES
ENTIDADES DE NORMALIZACIÓN
ENTIDADES IMPORTANTES
ISO Organización internacional no gubernamental, que redacta y aprueba normas técnicas internacionales. Dichas normas se conocen como normas ISO
IEC Organización internacional que prepara y publica normas internacionales sobre electricidad, electrónica y tecnologías relacionadas.
UIT Organización de las Naciones Unidas para las tecnologías de la información y la comunicación
COPANT Es la Comisión Panamericana de Normas Técnicas. Para impulsar el crecimiento comercial, industrial, científico y tecnológico de los países que lo forman
MERCOSUR El Mercosur intenta avanzar en normas y procedimientos para controlar el mercado aduanero de los países que lo integran
CEN Comité Europeo de Normalización que desarrolla trabajos de normalización que cubren todos los sectores técnicos con excepción del campo electrotécnico
CENELEC Comité Europeo de Normalización Electrotécnica es la organización europea de normalización en este campo
ENTIDADES IMPORTANTES
ANSI Organización de normalización norteamericana con un amplio desarrollo normativo y reconocimiento internacional
ICONTEC Organismo de Normalización de Colombia que pertenece a ISO y COPANT
AENOR Organismos de Normalización de España que es miembro de ISO, IEC, CEN, CENELEC y miembro adherente de COPANT
AFNOR, BSI, DIN, IRAM
Son los organismos de normalización de Francia, Reino Unido, Alemania y Argentina, respectivamente
ENTIDADES DE NORMALIZACIÓN
ENTIDADES DE NORMALIZACIÓN
PRINCIPALES ENTIDADES DE ACREDITACIÓN
País Siglas Nombre
ALEMANIA DAR, DKD, DACH, etc. Deutscher Akkreditierungs Rat
AUSTRIA BMWA BUNDESMINISTERIUM Für WIRTSCHAFT Und ARBEIT
BÉLGICA BELAC Bercert, Bertest, Bko/Obe
BULGARIA BAS Bulgarian Accreditation Service
CHIPRE CYS-CYSAB Cyprus Organization For The Promotion Of Quality
DINAMARCA DANAK Danish Accreditation
ESLOVAQUIA SNAS Slovak National Accreditation Service
ESLOVENIA SA Slovenian Accreditation
ESPAÑA ENAC Entidad Nacional De Acreditación
ESTONIA EAK Estonian Accreditation Centre
País Siglas Nombre FINLANDIA FINAS Finnish Accreditation Service
FRANCIA COFRAC Comité Français D'accréditation
GRECIA ESYD Hellenic Accreditation System
HOLANDA RvA Raad Voor Accreditatie
HUNGRÍA NAT Hungarian Accreditation Board
IRLANDA INAB National Accreditation Board
ISLANDIA ISAC Icelandic Board For Technical Accreditation
ITALIA SINAL, SIT, SINCERT Sistema Nazionale Per l'Accreditamento Degli Organismi Di Certificazione E Ispezione
LETONIA LATAK Latvian National Accreditation Bureau
LITUANIA LA Lithuanian National Accreditation Bureau
LUXEMBURGO OLAS Office Luxembourgeois d’Accreditation Et De Surveillance
PRINCIPALES ENTIDADES DE ACREDITACIÓN
País Siglas Nombre MALTA NAB-MSA National Acccreditation Body -
Malta Standard Authority
NORUEGA NA Norwegian Accreditation
POLONIA PCA Polskie Centrum Akredytacji
PORTUGAL IPAC Instituto Portugues De Acreditacao, I.P.
REINO UNIDO UKAS United Kingdom Accreditation Service
REPÚBLICA CHECA CAI Czech Accreditation Institute
REPÚBLICA DE CROACIA HAA Croatian Accreditation Agency
RUMANIA RENAR Romanian Association For Accreditation
SUECIA SWEDAC Swedish Board For Accreditation And Conformity Assessment
SUIZA SAS Swiss Accreditation Service
TURQUÍA TURKAK Turkak
PRINCIPALES ENTIDADES DE ACREDITACIÓN
PRINCIPALES ENTIDADES DE ACREDITACIÓN
4.- AUDITORÍA - PRINCIPIOS
INDEPENDENCIA
• Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de auditoría.• Los auditores son independientes de la actividad auditada.• Los hallazgos están basados sólo en evidencias.
ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIAS
• Base racional para alcanzar conclusiones fiables verificables.• Es una muestra de la información disponible.
(4. ISO 19011)
4.- AUDITORÍA - PRINCIPIOS
INTEGRIDAD
• Honradez y rectitud en la conducta de los auditores, trabajo honesto, diligente, responsable imparcial y competente.
PRESENTACIÓN ECUANIME/ IMPARCIAL • La obligación de informar con veracidad y exactitud
• Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
(4. ISO 19011)
4.- AUDITORÍA - PRINCIPIOS
DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL
• La aplicación de diligencia y juicio al audita.• Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.
CONFIDENCIALIDAD • El Auditor no puede divulgar ni utilizar la información para fines propios. Toda información que es analizada por el auditor es reservada.
INDEPENDENCIALibre de sesgo y conflicto
ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIALa evidencia debería ser verificable
4.- AUDITORÍA - PRINCIPIOS
5.- GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Definir el Programa-Objetivos / alcance-Procedimientos-Recursos-Responsabilidades
Implementar el Programa
-Evaluar auditores-Asignar al equipo auditor-Dirigir la auditoria-riesgos
Seguir y revisar el programa
- Identificar oportunidades para la mejora
Acciones de mejora
Competencia de
Auditores
Actividades de auditoria
DESIGNACIÓN RESPONSABLE
Planificar
Hacer
Verificar
Actuar
CRITERIOS A CONSIDERAR
Importancia de la actividad, relacionada con la calidad del producto, peligro e impacto que pueda generar.
Estado de la actividad.
Resultado de las auditorias previas.
Cubrir todos los requisitos de la norma.
Disponibilidad de los auditados y auditores.
El programa suele ser semestral o anual.
5.- GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
5.- GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
6. ACTIVIDADES DE AUDITORÍAIniciación de la Auditoría
(6.2)
Revisión de la documentación(6.3)
Preparación de la actividades de Auditoría “In Situ”
(6.4)
Informe de Auditoría(6.6)
Finalización de la Auditoría(6.7)
Seguimiento de la Auditoría(6.8)
Actividades de Auditoría In Situ(6.6)
Iniciación de la Auditoria (6.2)
•Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría
Objetivos:a)Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado.b)Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar los requisitos reglamentarios y contractuales.c)Evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados.d)Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.
6. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Iniciación de la Auditoria (6.2)
•Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría
Alcance:a)Extensión o límites de la auditoría.b)Unidades de la organización, procesos,c)Periodo de tiempo cubierto.
Criterios de auditoría:a)Norma Internacionalb)Documentos de la organización.c)Requisitos legales.d)Requisitos contractuales.
6. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Revisión de documentación (6.3)
Conforme Criterios de
Auditoría
Documentación del Sistema
Continuar con el proceso.
Inadecuada
Comunicar
No continuar hasta que se resuelva el problema
Conformidad documentaria
del SGC
6. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Preparación del Plan de auditoría (6.4)
Contenido del Plan de Auditoría
Objetivo y alcance Criterios de auditoriaEquipo AuditorLugar, fecha Duración de las actividadesMétodos de auditoria a usarseFunciones y responsabilidades del equipo auditorAsignación de recursos necesariosReuniones de enlace y retroalimentación entre la
organización auditora y el auditadoReuniones de apertura y cierre
6. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
6. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
CRITERIOS DE AUDITORIA
Es el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos empleados como referencia para la evaluación de un sistema de gestión.Entre ellos:
Norma ISO u otrasDocumentos de la OrganizaciónRequisitos legales y otrosRequisitos contractuales
Agenda de la Auditoría
1. Información General de Auditoría Interna
Procesos / Sector AuditadoPRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE HARINA DE PESCACO
Fecha de auditoría: 11 junio 2012 Criterio: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007Auditor líder: Sr. RamírezAuditor Asistente: Sr. Gaspar
Objetivo de la Auditoría: Evaluar el grado de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente
Alcance de la Auditoría:Elaboración de Harina y Aceite de Pescado desde la Descarga de la Materia Prima hasta el Almacenamiento como Producto terminado.
Fecha Hora Lugar Clausula de la Norma Area o Proceso Documentos Auditor Responsable Responsable del Proceso Auditado
20/05/2012
09:00 - 09:30 Planta 1 Reunión de Apertura
20/05/2012
09:30 - 11:00 Planta 2
4.2 / 5.34.3.14.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.4.54.4.64.5.14.5.4 / 4.2.4
Calildad
Manual SSOMAPrincipio de Negocio
Objetivos y ProgramasMatriz IPER - IAIAS
Formación y toma de concienciaControl de documentos
Plan de emergenciasAcciones correctivas/preventivas,
IncidentesEvaluación del cumplimiento legal
Todos los Procedimientos de GestiónProcedimientos e Instructivos
Operativos aplicablesInformación de la Revisión por la
dirección
CM, JM Jefe de Calidad
20/05/2012
11:00 - 12:00 Planta 1
4.3.14.3.3 / 5.4.14.4.1 / 5.5 / 6.24.4.3 / 5.5.34.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.5.3 /8.5.2 / 8.5.34.5.4 / 4.2.4
Producción
Manual SSOMAPrincipio de Negocio
Objetivos y ProgramasMatriz IPER - IAIAS
Formación y toma de concienciaControl de documentos
Plan de emergenciasAcciones correctivas/preventivas,
IncidentesEvaluación del cumplimiento legal
Todos los Procedimientos de GestiónProcedimientos e Instructivos
Operativos aplicablesInformación de la Revisión por la
dirección
CM, JM Jefe de Producción
Agenda de la Auditoría
20/05/201212:00 - 13:00 Planta 2
4.3.14.3.3 / 5.4.14.4.1 / 5.5 / 6.24.4.3 / 5.5.34.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.5.3 /8.5.2 / 8.5.34.5.4 / 4.2.4
SIG
Manual SSOMAPrincipio de Negocio
Objetivos y ProgramasMatriz IPER - IAIAS
Formación y toma de concienciaControl de documentos
Plan de emergenciasAcciones correctivas/preventivas,
IncidentesEvaluación del cumplimiento legal
Todos los Procedimientos de GestiónProcedimientos e Instructivos
Operativos aplicablesInformación de la Revisión por la
dirección
CM, JMJefe de Sistemas Integrados de Gestión
20/05/201213:00 - 14:00 Planta 1 Almuerzo
20/05/201215:30 - 17:30 Planta 1
4.3.14.3.3 / 5.4.14.4.1 / 5.5 / 6.24.4.3 / 5.5.34.4.5 / 4.2.34.4.64.4.74.5.3 /8.5.2 / 8.5.34.5.4 / 4.2.4
Gestión de Humanos
Manual SSOMAPrincipio de Negocio
Objetivos y ProgramasMatriz IPER - IAIAS
Formación y toma de concienciaControl de documentos
Plan de emergenciasAcciones correctivas/preventivas,
IncidentesEvaluación del cumplimiento legal
Todos los Procedimientos de GestiónProcedimientos e Instructivos
Operativos aplicablesInformación de la Revisión por la
dirección
CM, JM Jefe de Gestión Humana
20/05/201217:30 - 18:00 Planta 1 Reunión de Clausura
1. Información General de Auditoría Interna
Agenda de la Auditoría
Preparación de Actividades de Auditoría“In Situ” (6.4)
Lista de verificaciónSoporte de la Auditoría
Herramienta del equipo auditor.Ayuda en la entrevistaPermite estructurar la evaluaciónRecordatorioNo limitarse a ellaNo es para interrogarPermite despersonalizar la
auditoriaAdministración del tiempoUniformidad al proceso de
auditoría
DESARROLLO DE PREGUNTAS
ConcretasDe acuerdo con el propósito y alcance de la auditoríaConsiderando las responsabilidades del auditado.Abiertas
Preparación de Actividades de Auditoría“In Situ” (6.4)
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
REUNIÓN DE APERTURA
Presentación de los auditoresMetodología de la auditoríaAlcance y objetivosAcordar el itinerarioConfirmar los acompañantes de la AuditoríaDisposiciones logísticas
Comunicación durante la auditoria
oMiembros del equipo pueden consultarse periódicamente para intercambiar información.oLas evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas.oAcciones para reconfirmación del plan de auditoría.
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Técnicas de Auditoría:
Técnicas que requiere ser desarrolladas por el auditor hasta conseguir habilidades y experiencia.
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Recopilación y verificación de la información
Considerar: Lista de verificación. Precisar sus anotaciones. Buscar evidencias de auditoría Hablar con las personas que ejecutan las actividades. Solicitar registros.
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN QUE DEBEN SER AUDITADOS
Personal Documentación
Materiales, ITEMS, y equipos
Proceso
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
Palabras fundamentales del auditor
Cómo?Dónde?Cuándo?Qué?Por qué?Quién?
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
TÉCNICA DE ENTREVISTA
Preguntas abiertasPreguntas cerradasSe debe evitar hacer:
Preguntas que sugiere una respuestasPreguntas con connotación emotiva
Entonación adecuada
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Consejos para la Conducción de Auditorías
Contacto cara a caraMostrarse interesadoTomar notas en corto tiempoInclinar la cabeza (aceptar) ocasionalmenteObservar el lenguaje corporalVerificar con evidenciaPreguntas silenciosasDar las gracias
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Consejos para la Conducción de Auditoría
Eliminar barreras en la comunicación: físicas, psicológicas, intelectuales.Crear un clima apropiado:
•Tiempo•Espacio•Contacto visual•Lenguaje corporal
Paralenguaje
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Tácticas del Auditado
Perdida de tiempoQuerer manejar al auditorProbar la fortaleza del auditorRespuestas limitadasEngañar al auditor
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Actitudes que se deben evitar
Ser negativo, indisciplinadoSer criticoCaer un disputasDiscutir personalidadesComparar al auditadoSer sarcástico
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Generación de hallazgos de auditoría
Evidencia de auditoría
Criterios de auditoría
Hallazgos de auditoría
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Generación de hallazgos de auditoría
Hallazgos
Buenas Practic
as / Puntos Fuertes
Oportunidad
de Mejora
Puntos
Débiles
Riesgos
Confor-
midad
No Conformidad
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Generación de hallazgos de auditoría
TERMINOS RELACIONADOS
No Conformidad:
Incumplimiento de un requisito(3.6.2 ISO 9000: 2005)
Nota: Se aplica a la desviación o ausencia, con respecto a los requisitos especificados, de una o mas de las características de la calidad.
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Revisión de Hallazgos – Reuniones de enlace
Compare sus notas con las del resto del equipoDetermine las NO conformidadesDocumente las no conformidadesRevisión de plan y lista de Verificación
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
No Conformidades mas comunes…
Existencia de documentos obsoletosDocumentos actualizados sin autorizaciónRegistros incompletos o sin implementar Legajos de personal incompletosFalta identificación de Necesidades de Capacidad por
competenciasContratos que no se cumplen en todas sus clausulasNo se evalúan a los subcontratistasCriterios no homogéneos del controlNo se cumple lo establecido en los procedimientos e
instruccionesFechas de calibraciones vencidas
No Conformidades mas comunes…
Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de cliente.
No hay registros relativos al proceso de producto No conformeProductos/registros almacenados en condiciones inadecuadas Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los
indicadores.No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones
CorrectivasAcciones Correctivas inadecuadas,Entre otros.
Preparación de Conclusiones de auditoría
El grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría.
La eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión.La capacidad del proceso para asegurar la continua viabilidad,
adecuada y eficacia del sistema de gestión.
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Realización de la Reunión de Cierre
Agradecer.Presentar al equipo auditor.Recordar el objetivo, alcance y criterios.|Presentación de los resultados Fortalezas / Debilidades.Explicar con exactitud las no conformidades.Dar oportunidad al auditado de explicar información discrepante.Informar que el proceso es por muestreo.Alcances sobre le seguimiento.Agradecer atenciones.
Realización de las Actividades de Auditoría “In Situ” (6.5)
Informe de Auditoría (6.6)
Estructura:
Alcance y objetivos de la auditoría.Identificación de los auditores.Personas contactadas.Fecha de la auditoría.Normas de referencia.Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos
de la auditoría.Fortalezas y Debilidades.Descripción de las NO conformidades encontradas.Adjuntar: SAC y ObservacionesExclusiones.
Informe de Auditoría (6.6)
Informe de Auditoría¿Que no debe incluirse?
Opiniones subjetivas.Información Confidencial no
Correspondiente.Crítica hacia individuos.Declaraciones ambiguas.Detalles triviales.Hallazgos no mencionados en la
reunión de cierre.
Finalización de la Auditoría (6.7)
La auditoría se completa cuando todas las actividades del plan de auditoría han sido finalizadas y el
informe aprobado ha sido distribuido.
Frases y Palabras a Evitar
VIOLADOCUANDO AUDITÉ
ENCONTRÉ
CONTRAVINIENDO
NINGUNO DE LOS ….
VARIOS ELEMENTOS DE …
ESCASAS PRUEBAS DE
…..
POCOS REGISTROS DE …
EL SR. X DIJO QUE ….
HE OBSERVADO QUE ….
Seguimiento de Auditoría (6.8)
Correcta Redacción de No ConformidadesLas frases y palabras a evitar :
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP)TIPO: CORRECTIVA Nº 1 PREVENTIVAPROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO PERSONAL QUEJA DEL CLIENTE INVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES OTROS………………………………………………………………………………….. SECCIÓN 1: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD/ POSIBLE NOCONFORMIDADNorma/Requisito: OHSAS 18001:2007 / 4.2.2 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ___Documento de Referencia/ Manual de Organización y Funciones M-01/Ver. 00
Se encontró que el área de recursos ha establecido un Manual de Organización y Funciones en donde no se ha establecido Habilidades Especializadas para el Sr. Marcial Roque quien realiza trabajos en altura.FECHA: 01/07/2011EMISOR: PEÑAFIEL SUAREZFIRMA:
GERENCIA: Recursos HumanosRESPONSABLE: Coordinador de Recursos HumanosFIRMA:
SECCIÓN 2: ANALISIS DE CAUSASNº Descripción Responsables
FECHA: GERENTE/JEFE AREA: FIRMA:SECCIÓN 3: ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA
Nº Descripción Plazo
ESTA BIEN REDACTADA LA CONFORMIDAD
?
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP)TIPO: CORRECTIVA Nº 2 PREVENTIVAPROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO PERSONAL QUEJA DEL CLIENTE NVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES OTROS………………………………………………………………………………….. SECCIÓN 1: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD/ POSIBLE NOCONFORMIDADNorma/Requisito: ISO/F DIS 9001:2008/ 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y capacitación ___Documento de Referencia/ Nº de Revisión: GC-00-PR-05 Perfil de Inspector de Calidad/Ver. 00
No se puede evidenciar el registro de habilidades del inspector de Calidad de la línea 5, del turno mañana, tal como lo establece el perfil del puesto GC-RRHH-05 Perfil del Inspector de Calidad.FECHA: 01/07/2011EMISOR: Raúl SifuentesFIRMA:
GERENCIA/AREA: Recursos HumanosRESPONSABLE: Jefe de Recursos Humano.FIRMA:
SECCIÓN 2: ANALISIS DE CAUSASNº Descripción Responsables
FECHA: GERENTE/JEFE AREA: FIRMA:SECCIÓN 3: ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA
Nº Descripción Plazos
ESTA BIEN REDACTAD
A LA NO CONFORMI
DAD?
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP)TIPO: CORRECTIVA Nº 3 PREVENTIVAPROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO PERSONAL QUEJA DEL CLIENTE INVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES OTROS…………………………………………………………………………………..
SECCIÓN 1: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD/ POSIBLE NOCONFORMIDADNorma/Requisito: OSHAS 18001:2007 / 4.4.7 Preparación y Respuesta ante emergencia ___Documento de Referencia/ Nº de Revisión: Plan de Contingencia 2012/Ver. 01
Se evidenció que El Programa Anual de Simulacro 2012 (versión 01) aprobado 17 febrero 2012, no se encuentra actualizado, no contando en el, situaciones de emergencia como “Hombre al Agua” y “Ruido”. A la vez no se ha evidenciado registro de los simulacros conforme al Programa Anual de Simulacros (2012), incumpliendo el requisito 4.4.7 de las normas OHSAS 18001:2007. FECHA: 01/07/2009EMISOR: Pier SanchezFIRMA:
GERENCIA/AREA: Sistema de Gestión IntegradoRESPONSABLE: Rosario MartineliFIRMA:
SECCIÓN 2: ANALISIS DE CAUSASNº Descripción Responsables
FECHA: GERENTE/JEFE AREA: FIRMA:SECCIÓN 3: ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA
Nº Descripción Plazo
ESTA BIEN REDACTADA
LA NO CONFORMIDA
D?
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP)
TIPO: CORRECTIVA Nº 4 PREVENTIVAPROCEDENCIA: AUDITORIA INTERNA HALLAZGO PERSONAL QUEJA DEL CLIENTE INVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES OTROS…………………………………………………………………………………..
SECCIÓN 1: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD/ POSIBLE NOCONFORMIDADNorma/Requisito: ISO/F DIS 9001:2008/ 4.2.4 Control de Registro de Calidad ___Documento de Referencia/ Nº de Revisión: PL-08-IN-04 Alambres Rolado-Trefilado/Ver 00
Se encontró que el área de mantenimiento no registra el número de lotes de partes y repuestos en el formato PL-08-IN-01-01. Hoja de Evaluación de los Repuestos, como por ejemplo los de fechas 10/10/00 hasta 30/01/10. Contraviniendo el requisito 4.2.4 de la Norma y el numeral 5.4 de la instrucción PL-08-IN-04 Alambres Rolado – Trefilado.FECHA: 01/07/2011EMISOR: MIGUEL RÍOSFIRMA:
GERENCIA: AlambreRESPONSABLE: Coordinador de alambres.FIRMA:
SECCIÓN 2: ANALISIS DE CAUSASNº Descripción Responsables
FECHA: GERENTE/JEFE AREA: FIRMA:SECCIÓN 3: ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA
Nº Descripción Plazo
ESTA BIEN REDACTADA
LA NO CONFORMID
AD?
Seguimiento de Auditoría (6.8)
No Conformidad
Acción Inmediata
Evaluación de causas
Acciones Correctivas
Evaluación de la efectividad de las acciones tomadas
Implementación de acciones correctivas.
ok FINNO SI
Seguimiento de Auditoría (6.8)
La acción correctiva siempre debe contemplar:
Implementar mecanismos temporales para minimizar los efectos de la no conformidad (corrección).
Realizar una investigación y análisis de causa raiz acorde el problema
Eliminar las no conformidades (acción correctiva)Definir el tiempo de implementación y responsables
Seguimiento de Auditoría (6.8)
Las actividades de seguimiento deben ser conducidas por el
Auditor
Evaluar si las condiciones correctivas propuestas son adecuadas. Confirmar si la acción correctiva fue implementada y cumplida. Acciones de seguimientoControl de la eficaciaRegistrar los cambios
7. Competencia de los Auditores
RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR ASISTENTE
Cumplir con el 100% de los requisitos de auditoría.
Tener habilidades de comunicación y entendimiento de los requisitos de la auditoría.
Realizar efectivamente las actividades asignadas.
Documentar el 100% de las observaciones.
Verificar la efectividad de las acciones aplicadas como resultado de la auditoría.
RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR LIDER
Responsabilidad final de auditoría
Participación en la selección de los miembros del equipo.
Preparación del plan de Auditoría.
Representación del equipo auditor con la Gerencia.
Preparación y entrega del reporte de auditoría.
Dirección de las actividades de seguimiento.
7. Competencia de los Auditores
Cualidades personales:Ético- imparcial, sincero, honesto y discreto.De mentalidad abierta.Diplomático – Amable.Con capacidad de comunicación (oral y escrita).Observador.Perceptivo.Preparado.Paciente.InteresadoVersátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones.Tenaz – persistente, orientado a la consecuencia de los objetivos.Decidido.Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.Puntual.
7. Competencia de los Auditores
Características NO deseables
Mente cerradaArgumentativoIndisciplinadoPrejuiciosoObstinadoDeseo de ser agradableTímidoImpacienteAceptar todo por las aparienciasIngenuoMal perceptor
7. Competencia de los Auditores
GRACIAS.
…en el camino de la optimización de los Sistemas de Gestión!!…