ANNELEEN VAESAO/EV
2014-2015
PRODUCTIE
EXAMENOPDRACHT
Mr DE MAN
VOORWOORD
Een evenement op poten zetten is geen makkelijke klus. Er komt immers heel wat bij te kijken. In deze paper heb ik een indoor festival van A tot Z uitgewerkt.
Uiteraard was het opstellen van deze paper niet gelukt zonder de hulp van enkele per-sonen. In de eerste plaats wil ik meneer De Man bedanken voor zijn feedback. Ook mijn collega Ken Van Heertum van Graspop Metal Meetingmag ik niet vergeten te vermelden voor zijn tips.
INHOUDSOPGAVE
Inleiding ....................................................................................................................................................................................... 5
1 Concept .................................................................................................................................................................................... 6 1.1 Inkleding .....................................................................................................................................................................6 1.2 Mobiliteit ...................................................................................................................................................................7 1.3 Catering ....................................................................................................................................................................7 1.4 Crew ...........................................................................................................................................................................8 1.5 Verzekeringen, vergunningen & veiligheid ......................................................................................8 1.6 Communicatie ....................................................................................................................................................9 1.6.1 Huisstijl.......................................................................................................................................................9 1.6.2 Affiches & flyers ...............................................................................................................................9 1.6.3 Website & nieuwsbrief ................................................................................................................ 11 1.6.4 Social media ........................................................................................................................................ 11 1.6.5 Narrow broadcasting ................................................................................................................. 12 1.6.6 Persberichten .................................................................................................................................. 12 1.6.7 Mediapartners ................................................................................................................................. 13
2 Inplantingsplan ...............................................................................................................................................................14
3 Budget ...................................................................................................................................................................................18 3.1 Kosten ..................................................................................................................................................................... 18 3.2 Inkomsten ..........................................................................................................................................................20 3.2.1 Inkomsten festival ........................................................................................................................20 3.2.2 Sponsoring .......................................................................................................................................20 3.3 Eindbalans ........................................................................................................................................................22
4 Draaiboek ..........................................................................................................................................................................24 4.1 Algemene info ..................................................................................................................................................24 4.1.1 Evenement informatie ...............................................................................................................24 4.1.2 Verantwoordelijken .....................................................................................................................24 4.1.3 Leveranciers en andere betrokkenen ..........................................................................25 4.1.4 Andere nuttige contactpersonen .................................................................................... 27 4.2 Kernprogramma ...........................................................................................................................................28 4.3 Korte Termijn planning .............................................................................................................................29 4.3.1 Draaiboek opbouw ......................................................................................................................29 4.3.2 Draaiboek event ............................................................................................................................31 4.3.3 Draaiboek afbouw......................................................................................................................34 4.4 Lange Termijn planning ........................................................................................................................... 37
Besluit ........................................................................................................................................................................................44
INLEIDING
Een evenement organiseren is geen sinecure. Er komt immers heel wat bij te kijken en als eventmanager in spe is het belangrijk om daarvan bewust te zijn. In deze paper heb ik een indoor festival van A tot Z uitgewerkt.
Allereerst heb ik een concept voor het festival bedacht. Vervolgens heb ik het inplant-ingsplan uitgewerkt. Daarna komt het budget aan bod. Als laatste ga ik dieper in op het productionele draaiboek voor het evenement.
1 CONCEPT
Voortaan wordt het startschot van het festivalseizoen in hartje winter gegeven en wel met Frozen Solid Fest. Het is een indoor winterfestival met twee podia waar zowel rock als electro wordt geserveerd. Het gaat door in de Antwerpse Waagnatie op 23 januari en is gericht op hippe jongvolwassenen tussen 18 en 35 jaar. Het verwachtte aantal bezoekers ligt op 5000.
De Hypothermia Stage in hal 1 is the place to be voor liefhebbers van stevige beats. Daar zullen Station Earth, Mophito, Lucy Tunes, Goldfox en Gewelt hun ding doen. Stuk voor stuk zijn het jonge, getalenteerde dj’s die onder andere al op Tomorrowland mo-chten draaien. Afsluiter op de Hypothermia Stage is Green Velvet. Deze Amerikaanse producer mag zichzelf één van de pioniers van de house, electro en techno noemen. In 2001 brak hij door met zijn hit “La la land” en sindsdien maakte hij de podia van I Love Techno, Tomorrowland en 10 Days Off onveilig.
De Frostbite Stage in hal 2 staat in het teken van snoeihard gitaargeweld. Met The Rott Childs & The Sore Losers krijgen de festivalgangers talent van eigen bodem voorge-schoteld. Maar ook in Nieuw-Zeeland en Amerika kunnen ze er wat van, dat bewijzen The Datsuns en Red Fang wel. Headliner van de avond zijn de legendarische stoner rockers van Monster Magnet. Eerder pakte de band moeiteloos de wei van Rock Wer-chter, Graspop Metal Meeting en Pukkelpop in.
Kirsten Lemaire van Studio Brussel zal die dag de presentatie voor haar rekening ne-men op de Frostbite Stage.
1.1 INKLEDING
Uiteraard wordt het winterthema doorgetrokken in de aankleding van de locatie. Zo wordt de Waagnatie in een ijzigwit kleedje gestoken met witte moltondoek. Aan het plafond worden LED spikestars, of met een beetje fantasie ijskristallen, bevestigd. Ook de DJ booth op de Hypothermia Stage kleurt wit en voor de booth worden LED cones geplaatst. Die hebben wat weg van ijspegels. Daarnaast staat er op het podium con-fettikanonnen met witte snippers, om de winterse sfeer nog meer op te snuiven.
Elke zaal telt een toog en die worden in ware après-ski stijl opgetrokken, met het typis-che onbehandeld hout. Festivalgangers kunnen er pintjes, frisdrank en Red Bull krijgen, maar ook Jägermeister & winterse cocktails. Wie het moment wil vereeuwigen met een selfie, kan terecht bij de Photobooth in hal 2. Daar wanen de festivalgangers zich als het ware in een Tirolse chalet en kunnen ze een selfie maken met een opblaasbare ijsbeer, pinguin of hert. Door #fsf15 te vermelden op Instagram krijgen ze ook meteen een print van hun foto mee. Op de foto staat het logo van het festival en van sponsor Mobile Vikings.
Een verplichte dresscode is er niet, maar festivalgangers die een beanie dragen, krijgen wel een gratis consumptie.
1.2 MOBILITEIT
Zoals eerder vermeld, viel de keuze qua locatie op Waagnatie in Antwerpen. Deze zaal ligt centraal in Vlaanderen en de bereikbaarheid is optimaal: makkelijk te bereiken met de auto, het openbaar vervoer, de fiets en zelfs te voet. Zo ligt Waagnatie slechts 20 minuten van de snelweg. Voorts rijdt er van Antwerpen Centraal een rechtstreekse bus tot de halte Rijnkaai, daarna is het nog vijf minuten wandelen tot aan de locatie. Bovendien ligt de zaal op de rand van het Antwerpse stadscentrum, dus ook fietsen en wandelen zijn opties.
Bovendien is er op locatie een grote gratis parking voorzien, waar mensen hun auto kwijt kunnen. De parkeerplaatsen het kortst bij de ingang zijn voorbehouden voor ge-handicapten. Voor de fietsers wordt er een ruime fietsenstalling geplaatst. Beide zullen bewaakt worden.
Er worden geen nachtbussen of -treinen ingezet, maar er zijn wel alternatieven. Zo is er de groepstaxi, waarin zes tot twintig personen vervoerd kunnen worden aan een tarief van €5 per persoon. Daarnaast wordt carpoolen hevig gepromoot. De festivalgangers kunnen via de website van het evenement in een paar klikken een geschikte carpool-partner vinden.
Uiteraard wordt er bewegwijzering opgehangen in de nabije omgeving zodat de festi-valgangers makkelijk de weg naar de locatie vinden.
1.3 CATERING
Het spreekt voor zich dat op Frozen Solid Fest de traditionele festivalkost wordt ge-serveerd. Net langs de inkom kunnen de festivalgangers hun honger stillen met frieten, frituursnacks, burgers, pizza of broodjes. Specifieker nog, aan de eetkraampjes kunnen de festivalgangers deze snacks verorberen:
• bakje frieten • broodje braadworst• curryworst • broodje kaas• cervela • broodje hesp• gehaktbal • broodje gezond• mexicano • pizza mozkitto hawai• viandel • pizza peperoni• hamburger • pizza barbeque• mexicano burger • pizza greek (veggie)• broodje frikandel • pizza italiano (veggie)
Ook aan de drankstanden is er voor elk wat wils: van gewone pintjes, frisdrank en Red Bull tot Jägermeister en winterse cocktails. De volgende drankjes worden aangeboden:
• Coca Cola • Chaudfontaine Blauw• Coca Cola • Chaudfontaine Rood
• Coca Cola Zero • Fanta• Jagermeister • Red Bull• Jägerbomb (mix van Jägermeister &
Red Bull) • Jäger Cola (mix van Jägermeister &
Coca Cola)
1.4 CREW
Voor zo’n evenement is er natuurlijk heel wat mankracht nodig. Er wordt voornamelijk beroep gedaan op vrijwilligers.
Zo zullen er zestien securitymensen instaan voor de veiligheid van de festivalgangers. Aan elk podia zal er een team van drie bewaken om onder andere crowdsurfing en sta-gediven tegen te gaan. Daarnaast worden in de zalen en aan de kassa’s nog twee extra veiligheidsmensen ingezet. Bij de Photobooth, de parking, de vestiaire en de kleedkam-ers wordt er telkens één security ingezet.
Per zaal is er een tapploeg van 60 man in twee shiften voorzien. Daarnaast worden er twee wc-dames ingezet om het sanitair te onderhouden tijdens het evenement. De ontvangstploeg telt dan weer twintig vrijwilligers die in twee shiften werken. Concreet zullen er per shift zes vrijwilligers instaan voor de kassa en vier voor de vestiaire.
Voorts worden er vijf vrijwilligers aangewend voor het redactieteam en tien parkeerwa-chters. Die laatste ploeg werkt wederom in twee shiften. De stagecrew bestaat dan weer uit tien personen.
Voor de opbouw en de afbraak wordt er gedurende de drie dagen gerekend op 50 vrijwilligers. Het promoteam telt dan weer twintig vrijwilligers. Hun taak is afficheren en flyeren.
Naast vrijwilligers wordt er ook beroep gedaan op externe partijen, zoals een tech-nische crew voor de P.A., het Rode Kruis voor de hulppost en Señor Snacks voor de snackwagens.
1.5 VERZEKERINGEN, VERGUNNINGEN & VEILIGHEID
Ook belangrijk bij de organisatie van een evenement zijn de vergunningen, verzekerin-gen en veiligheidsvoorschriften.
Allereerst moet er een aanvraag ingediend worden bij SABAM voor de auteursrechten en bij Playright en SIMIM voor de naburige rechten.
Bovendien moet er een geluidsvergunning aangevraagd worden voor een ingedeel-de inrichting klasse 2. Vermits het geluidsniveau boven 95 decibel zal komen, moet er eveneens toestemming aan het schepencollege gevraagd worden en bijkomende maatregelen getroffen worden. Concreet wordt er een geluidsmeter opgesteld, een geluidsplan opgemaakt en gratis oordopjes uitgedeeld aan het publiek.
Daarnaast worden de podia naar de Scheldekant toe geplaatst en er worden ge-luidsabsorberende materialen gebruikt om geluidshinder zoveel mogelijk te beperken.
Toch is het zaak om de omwonenden tijdelijk op de hoogte te brengen van het event. Daarom wordt er een buurtvergadering georganiseerd om de omwoners in te lichten.
Voorts moet er gedacht worden aan een drankvergunning en een vergunning voor het aanbieden van voedingsmiddelen. Die laatste is de verantwoordelijkheid van de cater-aar, Señor Snacks.
Qua verzekeringen wordt er in de eerste plaats een evenementenpolis afgesloten. Deze omvat een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, een verzekering rechtsbijstand en een verzekering lichamelijke ongevallen. Dit wordt aangevuld met een verzekering con-tractuele aansprakelijkheid, een brandverzekering en een objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing.
Verder voldoet de locatie aan de wettelijke vereisten voor brandveiligheid. Zo zijn er voldoende nooduitgangen en brandblussers aanwezig. Deze worden reeds aangeduid met pictogrammen. Bovendien wordt er gebruik gemaakt van brandwerende molton-doeken om de brandveiligheid nog meer te garanderen.
Ten slotte zal er voldoende security aanwezig zijn om de veiligheid te garanderen van de festivalgangers, de artiesten en de medewerkers.
1.6 COMMUNICATIE
Er worden verschillende communicatiekanalen ingezet voor Frozen Solid Fest. Uiter-aard zijn de website, de nieuwsbrief en social media onmisbaar, net als offline tools zoals affiches, flyers en persberichten. Tijdens het festival zijn social media en narrow broadcasting belangrijke tools. Daarnaast vormen de mediapartners uiteraard een aanzienlijke schakel in het communicatieproces.
1.6.1 Huisstijl
De huisstijl van Frozen Solid Fest doet heel winters aan. Het kleurenpalet bestaat uit blauw, wit en zwart. Dat blauw komt terug in de achtergrond, die doet denken aan een winterse nacht, terwijl de tekst wit of zwart is, afhankelijk van het contrast met de ach-tergrond. Qua typografie viel de keuze op Very Fine Serif, een dun font met schreven. Het heeft een vintage feel en spreekt zo de doelgroep, hippe jongvolwassenen, aan. Ook het logo kreeg een typisch hipstersausje door de populaire crossed X erin te ver-werken.
1.6.2 Affiches & flyers
Om het event te promoten, worden er affiches en flyers gedrukt, uiteraard in de huis-stijl.
De affiche is bedoeld als eyecatcher. Hier staat alle essentiële informatie op: om welk event het gaat, wie er optreedt, waar en wanneer het doorgaat, hoeveel een ticket kost en waar ze die kunnen kopen.
De flyer bevat meer informatie. De voorzijde is dezelfde als die van de affiche, zonder de sponsors dan, want die staan op de achterzijde, samen met extra informatie over het festival.
De affiches worden in de aanloop naar het evenement opgehangen bij gelijkaardige concerten en fuiven. Daar worden dan ook flyers uitgedeeld aan de bezoekers. Daar-naast wordt er ook geafficheerd langs drukke straten in de omgeving van het festival en grote studentensteden als Leuven, Gent, Brugge, Mechelen, Kortrijk, Geel, Antwerpen en Hasselt. Bovendien wordt er geflyerd bij hogescholen, universiteiten en belangrijke bus- en treinstations.
1.6.3 Website & nieuwsbrief
De website wordt in het gehele communicatieproces ingezet. Naast informatie en nieu-ws over het evenement kunnen festivalgangers er ook terecht om hun tickets te kopen en zich in te schrijven voor nieuwsbrief. Uiteraard vinden ze er ook links naar de social media kanalen van het festival.
Tijdens het festival komen bezoekers terecht op de livepagina. Hier staat een overzicht van de bands die nog moeten optreden, met links naar hun biografie. Daarnaast zijn de social feeds ook belangrijke componenten van deze pagina.
Via de nieuwsbrief krijgen bezoekers de nieuwigheden over het festival rechtstreeks in hun mailbox. De nieuwsbrieven worden uitgestuurd bij iedere aankondiging, in de week van het festival ter herinnering en na het festival.
1.6.4 Social media
Social media is, net als de website, een belangrijke component in alle fasen van het evenement. Voor de start van het evenement worden de bezoekers via Facebook,
Twitter en Instagram warm gemaakt voor het festival. Enerzijds wordt via deze kana-len de line-up en de praktische informatie stap voor stap bekend gemaakt. Anderzijds komt ook de fun factor ruimschoots aan bod door foto’s van de opbouw, grappige af-beeldingen, interactie te creëren door leuke vragen, ...
Het spreekt voor zich dat elk van deze kanalen een andere aanpak vergt. Zo zal de focus bij Instagram op foto’s en korte filmpjes liggen. Net zoals op Twitter is hier het gebruik van hashtags ingeburgerd. Daarom is dit ook het ideale moment om de officiële hash-tag #fsf15 te lanceren. Deze wordt vermeld bij iedere Instagram post & tweet. Voor Twitter is er wel een tekenbeperking, dus de berichten zijn hier kort, maar ook vluchtig. Daarom wordt er frequenter getweet in vergelijking met Facebook updates, denk dan aan videoclips of nieuwtjes over de bands. Facebook is dan weer perfect om dieper te gaan, door foto’s van de bands toe te voegen, het event aan te maken, ... Het spreekt voor zich dat de huisstijl ook hier wordt doorgetrokken, net als de tone of voice.
Tijdens het evenement wordt social media zowel ingezet voor de thuisblijvers als voor de bezoekers. In de eerste plaats om de sfeer over te brengen aan de thuisblijvers, om een zekere vorm van gemis te creëren, maar ook zodat ze het gevoel hebben er toch bij te zijn. Toch zijn ook de festivalgangers een belangrijke doelgroep, er is immers Wi-Fi voorzien en via Narrow broadcasting worden de social feeds getoond. Zo worden ze aangespoord om actief te zijn op hun sociale netwerken. Daarnaast is er ook nog de Photobooth, hier kunnen bezoekers foto’s maken met hun smartphone, ze op Insta-gram plaatsen. Bij vermelding van #fsf15 krijgen ze dan aan de Photobooth een print mee van hun foto.
Om beide doelgroepen gunstig te stemmen, ligt de klemtoon voor social media tijdens het festival op fun. Zo worden er foto’s, filmpjes, anekdotes, etc gedeeld. Er wordt enkel uitzonderlijk praktische informatie via de sociale kanalen aangekondigd.
Na het festival is het zaak om de herinneringen eraan hoog te houden. Dan gaat het op de sociale kanalen allemaal om foto’s, verslagen, ...
1.6.5 Narrow broadcasting
Met behulp van narrow broadcasting, meer bepaald met LED schermen, wordt er in-formatie verspreid naar de bezoekers toe tijdens het evenement. Dit is een perfecte manier om bijvoorbeeld het tijdschema van de bands, de sponsors, de social feeds, fo-to’s, waarschuwingen, ... te tonen. Deze infoschermen worden opgemaakt in de huisstijl van het evenement.
1.6.6 Persberichten
Er worden op verschillende momenten persberichten uitgestuurd. Allereerst ter aankondiging van het evenement en de eerste namen. Dit valt samen, om de persaan-dacht zo groot mogelijk te maken.
Hierna wordt er per namenreeks een persbericht uitgestuurd. Dit wordt gecombineerd met praktische informatie, zoals de ticketverkoop. Het doel is wederom de kans op per-saandacht te vergroten.
In de week voor het evenement wordt er dan nog een algemeen persbericht uitgestuurd, om de late beslissers nog over de streep te trekken.
Na afloop van het festival wordt er nog een laatste persbericht verzonden, een verslag van het evenement met enkele sfeerbeelden.
1.6.7 Mediapartners
Uiteraard zijn ook de mediapartners een belangrijke schakel in dit proces. Zo kunnen deze partners via hun medium wat dieper ingaan op het evenement. Daarnaast kun-nen ze ook tickets weggeven, om het evenement nog meer in the picture te zetten. Hiertegenover staat wel dat er voldoende aandacht van het event uitgaat naar deze partners, door ze te vermelden op de affiche, flyers, website, social media en infos-chermen.
2 INPLANTINGSPLAN
Bij de organisatie van een evenement is het inplantingsplan onmisbaar. Zoals eerder vermeld is er een ruime parking voorzien. Deze is 20 007m² en omvat zo’n 1150 par-keerplaatsen. De parkeerplaatsen het kortst bij de ingang zijn voorbehouden voor ge-handicapten. Daarnaast worden er zes grote fietsrekken van 15 meter lang geplaatst, zo is er plek voor 400 fietsen.
Om de veiligheid te garanderen, Waagnatie ligt immers vlak aan de Schelde, worden er dranghekken geplaatst. Verder staan er buiten drie kassa units waar festivalgangers hun tickets en hun consumptiebonnen kunnen aankopen. Daarlangs is de vestiaire unit en bij de inkom staan er ook nog eens drie snackwagens voor wie zijn honger wil stillen.
Bij binnenkomst bevindt zich links het sanitair, met eveneens een toilet voor personen met een handicap, en rechts ruimtes voor de crew en de EHBO.
Hal 1 telt twee togen, aan weerszijden van het podium. De Hypothermia Stage werd, net als de Frostbite Stage, naar de Scheldekant toe geplaatst, om zo geluidsoverlast zoveel mogelijk te beperken. Beide podia hebben dezelfde grootte en in het midden van de zaal bevindt zich bij beide de P.A.-installatie. Aan weerskanten van de podia zijn LED-schermen geplaatst voor narrow broadcasting.
Bovendien is er in de twee zalen een gehandicapten platform opgesteld, zodat ook ge-handicapten hun favoriete artiesten kunnen meepikken. Daarnaast kunnen zij gebruik maken van de minder drukke ingangen in de hallen.
Het grote verschil tussen beide hallen is dat de Frostbite Stage recht voor een ingang wordt geplaatst, om laden en lossen te vergemakkelijken. Deze hal telt ook maar één grote toog, die in de hoek geplaatst wordt. Links ervan is de Photobooth, rechts ervan het sanitair. Boven het sanitair liggen de kleedkamers voor de artiesten.
Ten slotte zijn er voldoende nooduitgangen en brandblussers aanwezig. Deze worden uiteraard aangeduid met pictogrammen.
3 BUDGET
3.1 KOSTEN
Dat een evenement organiseren een kostelijke zaak is, staat buiten kijf. Hier een over-zicht van alle kosten die nodig zijn voor de realisatie van Frozen Solid Fest:
PRIJS AANTAL TOTAAL
Zaal €22 605Huur per hal voor bouwdag €1 750 2*2 €7 000Huur per hal voor evenementdag €4 500 2 €9 000Huur café €300 €300Huur parking €600 2 €1 200Zaalverantwoordelijke €30 24 €720Huur hoogtewerker €125 3 €375Huur vorklift €50 3 €150Huur hoogspanningscabine €900 €900Verwarming €120 18 €2 160Machinale opkuis €450 2 €800Infrastructuur €14 602,11Podiumelementen €12,50 226 €2 825Barriers €12,50 68 €850Dranghekken €12 160 €972Koelkasten €30 20 €600Bars €60 22 €1 920DJ booth €270 €270Vuilbakken €7,88 18 €141,84Kassa units €175 3 €525Vestiaire unite €250 €250Vestiaire rekken €500 €500Water €270 €270Electriciteit €0,19 28 833 €5 478,27Licht en geluid €4 850Huur materiaal €3 000 €3 000Technische crew €15 10*8 €1 200Oordopjes €0,13 5000 €650Aankleding €5 466Witte moltondoek €1,66 2 100 m² €3 486Decoratie €1 000 €1 000Spikestar LED €20 26 €520
Cone LED €30 12 €360Confettikanon €10 2 €20Confettipatroon €8 10 €80Programmatie €25 245Gage Monster Magnet €10 000 €10 000Gage Green Velvet €5 600 €5 600Gage Red Fang €3 000 €3 000Gage The Sore Losers €750 €750Gage The Datsuns €500 €500Gage Gewelt €250 €250Gage Goldfox €250 €250Gage Lucy Tunes €100 €100Gage Mophito €100 €100Gage The Rott Childs €100 €100Gage Station Earth €50 €50Hotel €65 15 €975Vergoeding bookers €3 105 €3 105Artist catering €15,50 30 €465Media €1 830LED schermen €245 4 €980Photobooth €500 €500Narrow broadcasting systeem €350 €350Promotie €962Design €250 €250Website €250 €250Nieuwsbrief €62 6 €372Montage promotieclip €30 3 €90Drukwerk €2 837,46Affiches €0,30 2 500 €750Flyers €0,065 5 000 €325Drankbonnen €0,0082 15 000 €123T-shirts crew €4,22 193 €814,46Bewegwijzering €33 25 €825Vergunningen, verzekeringen en beveiliging €10 372,64Event polis €350 €350Verzekering contractuele aansprakeli-jkheid
€72 €72
Objectieve aansprakelijkheidsverze-kering brand en ontploffing
€75 €75
Brandverzekering €10,65 €10,65Sabam €7 399,4 €6 167,08Billijke vergoeding €4 950,25 €3 601,91Huur walkies €6 16 €96
Drank en eten €14 624,2Drank €0,46 25 000 €11 500Bekers €21,21 20 €424,2Huur & catering eetstanden €900 3 €2 700Vrijwilligers €5 055Security €25 16 €400Stage crew €15 10 €150Tapploeg €15 60 €900Ontvangstploeg €15 20 €300Wc-dames €15 2 €30Opbouw en afbraak €45 50 €2 250Flyeren en affichage €15 20 €300Redactie €15 5 €75Parkeerwachters €15 10 €150Rode Kruis €500 €500TOTAAL €108 449,41
3.2 INKOMSTEN
Omdat het vooropgestelde budget op €25 000 ligt en de kosten een pak hoger liggen, moeten deze kosten op een andere manier gerecupereerd worden. Zo zijn er inkom-sten die voortvloeien uit het festival, denk maar aan de verkoop van tickets en drank.Ook sponsoring is een optie.
3.2.1 Inkomsten festival
Er zijn een aantal zaken waar het festival inkomsten kan uit halen. Zo kan er een fee gevraagd worden voor de tickets. 25 euro is een redelijk bedrag voor een line-up van dit kaliber. Ook in vergelijking met andere festivals en rekening houdend met de doelgroep is dit zeker doenbaar. Bij volle capaciteit levert dit €125 000 inkomsten op.
Daarnaast is het logisch om een bedrag te vragen voor de drank. De prijs van één consumptiebon ligt op €2. Voor pintjes en frisdrank wordt er één bon gevraagd, voor Red Bull, Jägermeister en cocktails twee bonnen. Dat komt dan neer op zo’n €70 000 opbrengsten.
Vermits het festival in hartje winter doorgaat, kan ook een vestiaire voor opbrengsten zorgen. Vandaar dat ook deze betalend zal zijn. Wie gebruik wilt maken van de vestiaire, telt hier €2 voor neer. Dit zou zo’n €6 000 opleveren.
Dit alles brengt in totaal €191 000 op.
3.2.2 Sponsoring
De kosten kunnen eveneens gedrukt worden door sponsors te werven. Uiteraard gaat het dan om bedrijven die goed aansluiten bij het evenement en de doelgroep. Het voor-deel voor deze sponsors is dat ze via Frozen Solid Fest hun publiek kunnen bereiken
op een effectieve manier. De festivalgangers ondergaan als het ware het evenement, waardoor de boodschap beter blijft hangen.
Daarenboven profileert Frozen Solid Fest zich anders dan andere festivals, vooral om-dat het festival in de winter doorgaat en dat in elk aspect omarmt. Voor merken is dit een belangrijk argument om zich te verbinden aan het festival.
In ruil voor de partnership krijgen de sponsors heel wat publiciteit. Zo krijgen ze een prominente plek op de affiche, de flyer, de website, social media en de infoschermen.
Deze sponsors worden in drie groepen verdeeld:
Mediapartners
Hierbij wordt er beroep gedaan op mediabedrijven. Zij stellen mediaruimte gratis ter beschikking in ruil voor publiciteit. Door in zee te gaan met de juiste mediapartners kun-nen ook andere sponsors makkelijker overgehaald worden.
Qua mediasponsoring viel het oog op Studio Brussel, Acht en Newsmonkey. Studio Brussel is het alternatieve radiostation bij uitstek. Het richt zich op actieve, nieuwsgier-ige en avontuurlijke luisteraars van 15 tot 44 jaar. Dit sluit nagenoeg perfect aan bij de doelgroep van Frozen Solid Fest. Bovendien schenkt het net heel wat aandacht aan festivals. Naast mediaruimte zal Studio Brussel ook Kirsten Lemaire beschikbaar stellen voor presentatiewerk op Frozen Solid Fest.
Televisiezender Acht kan omschreven worden als een jong en eigenzinnig kanaal. Het mikt eveneens op kijkers van 15 tot 44 jaar. Ook Acht hecht heel wat belang aan muziek en festivals.
Newsmonkey is een rebelse, onafhankelijke actuasite voor jongeren van 18 tot 35 jaar met een grote focus voor social media en wederom festivals.
Zoals eerder vermeld, kunnen deze mediapartners ingezet worden voor gratis medi-aruimte. Zo kan er een groter publiek bereikt worden en tegelijk bespaard worden op promotiekosten.
Natura sponsors
Bij naturasponsoring krijgt de organisatie in ruil voor publiciteit goederen van de spon-sor. Die kunnen dan gebruikt worden voor de realisatie van de activiteiten.
Voor Frozen Solid Fest gaat het vooral om drank, denk aan Coca Cola, Jupiler, Red Bull & Jägermeister. Ook Stad Antwerpen valt onder de noemer naturasponsor.
Coca Cola vindt dat festivals de perfecte plek zijn om hun consumenten op een andere manier te bereiken, om ze een ervaring, “a state of happiness” als het ware, te bezor-gen. Voor Frozen Solid Fest is Coca Cola een belangrijke partner voor frisdrank.
Voor Jupiler is muziek een belangrijk gegeven om hun merk te positioneren als populair, feestend en viriel. Vandaar dat ze ook prominent aanwezig zijn in de Belgische muz-
iekscène, onder andere via de muziekfestivals. Vandaar dat ook voor Frozen Solid Fest Jupiler de sponsor bij uitstek is voor pintjes.
Ook voor Red Bull is de associatie met muziek en festivals van tel. Het merk richt zich op 15 tot 29 jarigen en kan deze doelgroep perfect bereiken op festivals. Een festival is immers een plek waar mensen behoefte hebben aan extra energie en al snel een blikje Red Bull opentrekken. Met Frozen Solid Fest kan het merk ook in de winter een grote doelgroep bereiken.
Jägermeister sponsort heel wat bands en is ook van de partij op verschillende festi-vals. Het merk wilt zich zo een gedurfd en jong imago aanmeten. Voor Frozen Solid Fest is Jägermeister dan weer de perfecte sponsor om het winterthema door te kunnen trekken.
Uiteraard betekent Frozen Solid Fest extra aandacht voor Antwerpen. Het festival komt de citymarketing van de stad ten goede, omdat het heel wat bezoekers oplevert en die zorgen op hun beurt voor meer inkomsten. Er wordt beroep gedaan op de stad voor de sponsoring van de parking aan Waagnatie, die deels eigendom is van de stad,
Cash sponsors
Cash sponsors zijn sponsors die een financiële bijdrage leveren en in ruil daarvoor een duidelijk verband met het evenement verwachten.
Mobile Vikings is een jong online telecombedrijf met een gewaagde aanpak. In tegen-stelling tot de traditionele gsm operators focust het bedrijf zich al van in het begin op mobiel internet. Daarbij is niet reclame, maar juist de online community zeer belangrijk als communicatietool. Net dat maakt van hen de perfecte partner voor de narrow broadcasting en de Photobooth. Bij beide is social media een belangrijke component.
3.3 EINDBALANS
Door deze inkomsten in rekening te brengen, is er een opbrengst van €97 855,59.
PRIJS AANTAL TOTAAL
KOSTEN €108 449,41Zaal €22 605Infrastructuur €14 602,11Licht en geluid €4 850Aankleding €5 466Programmatie €25 245Media €1 830Promotie €962Drukwerk €2 837,46Vergunningen, verzekeringen en beveiliging €10 372,64Drank en eten €14 624,2Vrijwilligers €5 055
OPBRENGSTEN €206 305Ticketverkoop €25 5 000 €125 000Drankverkoop €2 35 000 €70 000Vestiaire €2 3 000 €6 000Sponsoring drank Jägermeister - Jupiler - Coca Cola - Red Bull
€2875 €2875
Sponsoring parking Stad Antwerpen €600 €600Sponsoring media Mobile Vikings €1 830 €1 830TOTALE WINST €97 855,59
4.1 ALGEMENE INFO
4.1.1 Evenement informatie
NAAM Frozen Solid FestLOCATIE Waagnatie AntwerpenDATUM 23 januari 2015OMSCHRIJVING Frozen Solid Fest is een indoor winterfestival met twee podia waar zowel rock als electro wordt geserveerd. Het
gaat door in de Antwerpse Waagnatie op 23 januari en is gericht op hippe jongvolwassenen tussen 18 en 35 jaar. Het verwachtte aantal bezoekers ligt op 5000.
4.1.2 Verantwoordelijken
NAAM TAAK E-MAIL GSM
Bob Algemene coördinator [email protected] 0498 22 56 31Anneleen Productie verantwoordelijke [email protected] 0476 73 87 15Ken Booker [email protected] 0470 25 39 63Chris Artist handling [email protected] 0472 56 33 10Delphine Communicatie & pr verantwoordelijke [email protected] 0475 91 25 00Joris Financieel & administratief verantwoordelijke [email protected] 0486 11 55 55Dieter Veiligheids- & mobiliteitscöordinator [email protected] 0474 63 63 60Sofie Verantwoordelijke catering [email protected] 0479 85 18 40Patrick Stage manager Hypothermia Stage [email protected] 0477 65 22 78Steven Stage manager Frostbite stage [email protected] 0477 51 20 96
4 DRAAIBOEK
Jos Verantwoordelijke tapploeg hal 1 [email protected] 0472 14 98 37Britt Verantwoordelijke tapploeg hal 2 [email protected] 0495 10 28 92
4.1.3 Leveranciers en andere betrokkenen
NAAM BEDRIJF ADRES E-MAIL GSM FUNCTIE
Nick Veldeman Waagnatie Expo & Events
Rijnkaai 1502000 Antwerpen
[email protected] 0477 95 52 99 Zaakvoerder
Grace Rombout Boels Brusselsesteenweg 3303090 Overijse
0477 80 88 54 Accountmanager
Wim Maes Stageco Kapelleweg 63150 Tildonk
[email protected] 0410 60 84 71 Projectmanager
Jens Dewart PRG EML Produc-tions
Vaartdijk 63150 Tildonk
[email protected] 0476 61 71 10 Accountmanager
Jan Reyntjens XL Video Jan Samynstraat 129050 Gentbrugge
[email protected] 0486 64 69 03 Technicus
Alain D’Haese G4S Koning Boudewijnlaan 301800 Vilvoorde
[email protected] 0477 12 59 11 Manager Event Solutions
Kris Verboven Señor Snacks Winkelom 87c2440 Geel
0474 58 76 56 Accountmanager
Pieter Boudry AB InBev - Jupiler Brouwerijplein 13000 Leuven
0486 27 61 11 Marketing manag-er
Bert De Winter Maxxium - Jäger-meister
Culliganlaan 2F1831 Diegem
[email protected] 0472 15 20 60 Brandmanager
Dieter Van Duynslaeger
Coca Cola Bergense Steenweg 14241070 Anderlecht
0425 29 15 11 Associate Director Leisure & Events
Nico Ruell Jet Import - Red Bull
Rekkemstraat 58Lauwe 8930
[email protected] 0478 50 97 40 Marketing manag-er
Jorgo Micha-lopoulos
Studio Brussel Auguste Reyerslaan 52 1043 Brussel
0474 11 31 11 Verantwoordelijke sponsoring
Mick Van Loon Newsmonkey De Keersmaekerlaan 17 1785 Merchtem
0464 23 13 10 Chief Editor
Ernest Bujok Acht TV Bloemenstraat 321000 Brussel
[email protected] 0476 82 28 00 CEO
Dorien Aerts Mobile Vikings Kempische Steenweg 309 bus 1, 3500 Hasselt
[email protected] 0478 35 30 33 Chief Marketing Officer
Annelies Pockelé Stad Antwerpen Grote Markt 12000 Antwerpen
0473 22 11 33 Account Manager Marketing
Yves Van Grim-berge
Rode Kruis Belgiëlei 342018 Antwerpen
0472 86 93 00 Provinciaal team-lid Antwerpen
Christophe Fed-ele
Crap Inc. manage-ment & bookings
Dalstraat 419100 Sint-Niklaas
[email protected] 0495 34 42 40 Booker Goldfox
Rien Samson Kurious Burgstraat 219000 Gent
[email protected] 0499 34 80 10 Boeker Station Earth
Joris Vaes Tangram Records Biesakker 432490 Balen
0491 98 25 17 Boeker Mophito
Lore Schoenaers Lucy Tunes Henisstraat 253700 Tongeren
[email protected] 0476 80 89 00 DJ
Jeffrey Goffings Crossing Borders Agency
Demerstraat 253500 Hasselt
0479 94 30 23 Booker Gewelt
Laetitia De-scouens
Primary Talent In-ternational
Jockey’s Fields 10-11London WC1R 4BN
[email protected] 0492 20 74 45 Booker Green Vel-vet
Franky Roels Stage-Mania Borchtstraat 72800 Mechelen
[email protected] 0474 90 63 64 Booker The Rott Childs
Jerome the Buzz U-Turn Touring 9 rue Teulère33000 Bordeaux
[email protected] 0456 81 64 83 Booker The Dat-suns
Peter Verstrael-en
Peter Verstraelen Concert Boekingen
Jaak Blockxstraat 582640 Mortsel
0448 25 01 88 Booker The Sore Losers
Nanouk de Mei-jere
Avocado Booking Elvirastrasse 480636 München
0470 71 41 76 Booker Red Fang
Dave Chumbley Primary Talent In-ternational
Jockey’s Fields 10-11London WC1R 4BN
[email protected] 0472 40 04 50 Booker Monster Magnet
Edwin Derks D.E.V. Verhuur Atlantis 21Bargermeer Noord
0477 95 21 30 Manager
Wouter Noerens Say Cheese Broekstraat 611700 Dilbeek
[email protected] 0477 71 19 77 Creative Inventor
Jorn Pellegroms Peltax Herentalsebaan 2792150 Borsbeek
[email protected] 0493 53 61 68 Zaakvoerder
4.1.4 Andere nuttige contactpersonen
NAAM ADRES TELEFOONNUMMER
Ziekenhuis Stuivenberg Lange Beeldekensstraat 2672060 Antwerpen
032 17 71 11
Ziekenwagen / 100
Brandweer St. Jacobsmarkt 58 2000 Antwerpen
032 13 89 11
Politie Handelstraat 1012060 Antwerpen
033 38 69 11
4.2 KERNPROGRAMMA
4.3 KORTE TERMIJN PLANNING
4.3.1 Draaiboek opbouw
DATUM TIJD WAT? WIE? COMMENTS/VRAGEN
22/01 08u00 - 08u30
Kleine benodigdheden inladen: drank- en vestiairebonnen, pennen, papier, beweg-wijzering, ...
Team
22/01 08u30 - 08u45
Ophalen sleutels bij zaaluitbater Bob
22/01 08u45 - 09u15
Voorinspectie locatie voor waarborg Team
22/01 09u15 -09u30
Aankomst en briefing vrijwilligers Bob
22/01 09u15 Levering moltondoek, licht & geluidsinstal-latie
PRG EML Productions - Steven - Patrick
22/01 09u15 Levering LED schermen XL Video - Delphine22/01 09u15 -
09u45Levering bars, koelkasten, vuilbakken, dranghekken & decoratie
Boels - Sofie - Dieter
22/01 09u45 Levering podia & barriers Stageco - Steven - Patrick22/01 09u45 Levering fietsenrekken D.E.V. Verhuur - Joris22/01 09u45 -
10u45Plaatsen dranghekken Dieter - 10 vrijwilligers
22/01 09u45 - 11u45
Ophangen moltondoek Anneleen - 10 vrijwilligers
22/01 09u45 - 11u45
Opbouw bars & aansluiten koelkasten Sofie - 10 vrijwilligers
22/01 09u45 - 11u45
Inrichting kleedkamers artiesten Chris - 10 vrijwilligers
22/01 12u00 Lunch Sofie
22/01 09u45 - 14u45
Start opbouw podia & barriers Steven - Patrick - 20 vri-jwilligers
22/01 12u00- 13u00
Plaatsen fietsenrekken Dieter - 10 vrijwilligers
22/01 12u00 - 13u30
Opbouw rolstoel platforms Anneleen - 10 vrijwilligers
22/01 12u00 - 13u30
Inrichten kantoors & EHBO Joris - 10 vrijwilligers
22/01 13u00 - 14u00
Aansluiten LCD schermen Delphine - 10 vrijwilligers
22/01 13u30 - 14u30
Plaatsen decoratie Anneleen - 10 vrijwilligers
22/01 14u00 - 15u30
Uittesten infoschermen & narrow broad-casting software
Delphine
22/01 14u30 - 15u30
Plaatsen vuilbakken Joris - 10 vrijwilligers
22/01 14u45 - 15u45
Uittesten licht & geluid Steven - Patrick
22/01 17u30 Afsluiten zaal Bob23/01 09u00 -
09u30Aankomst & briefing vrijwilligers Bob
23/01 09u45 - 10u45
Levering drank Jupiler - Coca Cola - Red Bull - Jägermeister - Sofie
23/01 09u45 Levering Photobooth Say Cheese - Delphine23/01 09u45 Levering kassa en vestiaire units Boels - Anneleen - Joris23/01 10u00 Levering vestiaire kapstokken Van Dongen Events - An-
neleen23/01 10u00 -
11u30Plaatsen & decoreren Photobooth Delphine - 10 vrijwilligers
23/01 10u00 - 11u30
Plaatsen & inrichten kassa’s Joris - 10 vrijwilligers
23/01 10u00 - 11u30
Plaatsen & inrichten vestiaire Anneleen - 10 vrijwilligers
23/01 10u30 - 11u00
Plaatsen bewegwijzering Dieter
23/01 11u30 - 12u00
Uittesten Photobooth Delphine
23/01 10u45 - 12u45
Vaten aansluiten & koelkasten vullen Sofie - 20 vrijwilligers
23/01 13u00 Lunch Sofie23/01 13u30 Levering wisselgeld voor inkom & vestiaire G4S - Joris23/01 17u00 -
18u00Aankomst & aansluiten snackwagens Señor Snacks - Sofie - 20
vrijwilligers
4.3.2 Draaiboek event
DATUM TIJD WAT? WIE? COMMENTS/VRAGEN
23/01 17u30 - 18u00
Aankomst & briefing vrijwilligers, technis-che crew & Rode Kruis
Bob
23/01 18U00 - 18U15
Teams op post Teamverantwoordelijken - vrijwilligers
23/01 18u00 - 18u30
Setup The Rott Childs Steven - technische crew - stagecrew
23/01 18u00 - 18u30
Setup Hypothermia Stage Patrick - technische crew - stagecrew
23/01 18u15 Aankomst & ontvangst Station Earth Chris - Ken
23/01 18u30 Aankomst The Rott Childs Chris - Ken
23/01 18u15 Kassa’s open Joris - ontvangstploeg
23/01 18u30 Opening deuren
23/01 18u45 Aankomst & ontvangst Mophito Chris - Ken
23/01 19u00 Aankomst & ontvangst The Datsuns Chris - Ken
23/01 19u00 - 19u30
DJ set Earth Station Earth Station
23/01 18u58-19u00
Presentatie The Rott Childs Kirsten Lemaire
23/01 19u00 - 19u30
Optreden The Rott Childs The Rott Childs
23/01 19u30 - 20u30
DJ set Mophito Mophito
23/01 19u30 - 19u58
Setup The Datsuns Steven - technische crew - stagecrew
23/01 19u45 Aankomst & ontvangst Lucy Tunes Chris - Ken23/01 19u58 -
20u00Presentatie The Datsuns Kirsten Lemaire
23/01 20u00 Aankomst & ontvangst The Sore Losers Chris - Ken23/01 20u00 -
20u45Optreden The Datsuns The Datsuns
23/01 20u30 -21u30
DJ set Lucy Tunes Lucy Tunes
23/01 20u45 - 21u13
Setup The Sore Losers Steven - technische crew - stagecrew
23/01 20u45 Aankomst & ontvangst Goldfox Chris - Ken23/01 21u15 Aankomst & ontvangst Red Fang Chris - Ken
23/01 21u13 - 21u15
Presentatie The Sore Losers Kirsten Lemaire
23/01 21u15 - 22u00
Optreden The Sore Losers The Sore Losers
23/01 21u30 - 22u30
DJ set Goldfox Goldfox
23/01 21u45 Aankomst & ontvangst Gewelt Chris - Ken23/01 22u00 -
22u28Setup Red Fang Steven - technische crew -
stagecrew23/01 22u28 -
23u00Presentatie Red Fang Kirsten Lemaire
23/01 22u30 - 23u30
Optreden Red Fang Red Fang
23/01 22u45 Aankomst & ontvangst Monster Magnet Chris - Ken23/01 23u30 -
23u58Setup Monster Magnet Steven - technische crew -
stagecrew23/01 23u45 Aankomst & ontvangst Green Velvet Chris - Ken24/01 22u30 -
00u30DJ set Gewelt Gewelt
24/01 23u58 - 00u00
Presentatie Monster Magnet Kirsten Lemaire
24/01 00u00 - 01u30
Optreden Monster Magnet Monster Magnet
24/01 00u30 - 03u00
DJ set Green Velvet Green Velvet
24/01 03u00 Einde Frozen Solid Fest
4.3.3 Draaiboek afbouw
DATUM EINDE WAT? WIE? COMMENTS/VRAGEN
24/01 03u15 - 04u15
Afkoppelen & vertrek snackwagen Señor Snacks - Sofie - 10 vrijwilligers
24/01 03u15 - 04u00
Natellen geld Joris
24/01 03u30 - 06u00
Afbreken licht en geluidsinstallatie Steven - Patrick - 10 vrijwil-ligers
24/01 03u30 - 04u30
Verzamelen dranghekken Dieter - 10 vrijwilligers
24/01 03u30 - 05u00
Afbraak rolstoel platforms Anneleen - 10 vrijwilligers
24/01 03u30 - 05u30
Opruimen kleedkamers Chris - 5 vrijwilligers
24/01 04u00 - 05u30
Afbreken kassa’s Joris - 5 vrijwilligers
24/01 04u15 - 05u15
Verzamelen drank & vaten Sofie - 10 vrijwilligers
24/01 04u30 - 05u30
Verzamelen fietsenrekken Dieter - 10 vrijwilligers
24/01 05u00 - 06u30
Afbreken vestiaire Anneleen - 10 vrijwilligers
24/01 05u15 - 07u15
Afkoppelen bars & koelkasten Sofie - 10 vrijwilligers
24/01 05u30 - 07u00
Opruimen kantoors & EHBO Joris - 10 vrijwilligers
24/01 05u30 - 06u30
Afkoppelen LED schermen Delphine - 10 vrijwilligers
24/01 05u30 - 06u00
Weghalen bewegwijzering Dieter
24/01 05u30 - 08u00
Afbreken podia & barriers Steven - Patrick - 10 vrijwil-ligers
24/01 06u30 - 07u30
Opruimen decoratie Anneleen - 10 vrijwiligers
24/01 06u30 - 07u30
Opruimen Photobooth Delphine - 10 vrijwilligers
24/01 07u00 - 08u00
Verzamelen vuilbakken Joris - 10 vrijwilligers
24/01 08u00 - 08u30
Ledigen vuilbakken Joris Containerpark
24/01 08u30 Ontbijt Sofie24/01 09u00 -
11u00Opruimen moltondoek Anneleen - 10 vrijwilligers
24/01 09u00 - 10u00
Ophalen kassa en vestiaire units Boels - Dieter
24/01 09u00 - 10u00
Ophalen bars, koelkasten, vuilbakken, dranghekken & decoratie
Boels - Sofie - Dieter
24/01 09u00 - 10u00
Ophalen fietsenrekken D.E.V. Verhuur - Joris
24/01 10u00 - 10u30
Ophalen LED schermen XL Video - Delphine
24/01 10u00 - 11u00
Ophalen drank Jupiler - Coca Cola - Red Bull - Jägermeister - Sofie - 20 vrijwilligers
24/01 10u00 - 11u30
Ophalen podia & barriers Stageco - Steven - Patrick
24/01 10u30 - 11u00
Ophalen vestiaire kapstokken Van Dongen Events - Joris
24/01 10u30 - 11u30
Ophalen Photobooth Say Cheese - Delphine
24/01 11u30 - 12u30
Ophalen moltondoek, licht & geluidsinstal-latie
PRG EML Productions - Steven - Patrick
24/01 12u30 - 14u30
Machinale opkuis zaal Team
24/01 14u45 - 15u00
Na-inspectie zaal voor waarborg Bob
24/01 15u15 Sleutels bezorgen aan zaaluitbater Bob
4.4 LANGE TERMIJN PLANNING
DATUM WAT? WIE? COMMENTS/VRAGEN
9 m Eventconcept bedenken en uitwerken TeamMogelijke locaties bepalen en vastleggen AnneleenOpstellen begroting JorisOpstellen sponsordossier, opsturen & presenteren AnneleenAanvragen verzekeringen & vergunningen JorisHuisstijl, website & ticket ontwerpen DelphineOffertes aanvragen voor rental materiaal JorisBands & dj’s boeken Ken
6 m Lancering website, nieuwsbrief & social media kanalen DelphineAankondiging festival & namen via persbericht & social media
Delphine
Inplanting terrein DieterMobiliteitsplan uitwerken DieterOntwerp zaal inrichting Anneleen
2 m Programma uitwerken KenHuren rental materiaal AnneleenDrank- en vestiairebonnen, flyer & affiche ontwerpen DelphineInfovergadering buurtbewoners BobDrukken en verspreiden flyers & affiches Promoteam
1 m Bestellen drank SofieVrijwilligers oproepen BobSABAM & Billijke Vergoeding aanvragen JorisPersuitnodigingen versturen DelphineT-shirts vrijiwilligers ontwerpen & drukken
2 w Dagplanning opstellen Anneleen
Infoschermen ontwerpen Delphine1 w Preview infoschermen< Delphine
Persbericht & nieuwsbrief uitsturen over festival Delphine1 d
22/01Kleine benodigdheden inladen: kassa’s, drank- en vesti-airebonnen, pennen, papier, bewegwijzering, ...
Team
Ophalen sleutels bij zaaluitbater BobVoorinspectie locatie voor waarborg TeamAankomst en briefing vrijwilligers opbouw donderdag BobLevering moltondoek, licht & geluidsinstallatie PRG EML Productions -
Steven - PatrickLevering LED schermen XL Video - DelphineLevering bars, koelkasten, vuilbakken, dranghekken & decoratie
Boels - Sofie - Dieter
Levering podia & barriers Stageco - Steven - PatrickLevering fietsenrekken D.E.V. Verhuur - JorisPlaatsen dranghekken Dieter - 10 vrijwilligersOphangen moltondoek Anneleen - 10 vrijwilligersOpbouw bars & aansluiten koelkasten Sofie - 10 vrijwilligersInrichting kleedkamers artiesten Chris - 10 vrijwilligersOpbouw podia & barriers Steven - Patrick - 20 vri-
jwilligersPlaatsen fietsenrekken Dieter - 10 vrijwilligersOpbouw rolstoelplatforms Anneleen - 10 vrijwilligersInrichten kantoors & EHBO Joris - 10 vrijwilligersAansluiten LCD schermen Delphine - 10 vrijwilligersPlaatsen decoratie Anneleen - 10 vrijwilligersUittesten infoschermen & narrow broadcasting soft-ware
Delphine
Plaatsen vuilbakken Joris - 10 vrijwilligers
D-DAY23/01
Aankomst & briefing vrijwilligers opbouw vrijdag BobLevering drank Jupiler - Coca Cola -
Jägermeister - Red Bull - Sofie
Levering Photobooth Say Cheese - DelphineLevering kassa en vestiaire units Boels - Anneleen - JorisPlaatsen & decoreren Photobooth Delphine - 10 vrijwilligersPlaatsen & inrichten kassa’s Joris - 10 vrijwilligersPlaatsen & inrichten vestiaire Anneleen - 10 vrijwilligersPlaatsen bewegwijzering DieterUittesten Photobooth DelphineVaten aansluiten & koelkasten vullen Sofie - 20 vrijwilligersLevering wisselgeld voor inkom & vestiaire G4S - JorisAankomst & aansluiten snackwagens Señor Snacks - Sofie - 20
vrijwilligersAankomst & brefing vrijwilligers, technische crew & Rode Kruis
Bob
Setup The Rott Childs Steven - technische crew - vrijwilligers
Setup Hypothermia Stage Patrich - technische crew - stagecrew
Aankomst & ontvangst Station Earth Chris - KenAankomst The Rott Childs Chris - KenKassa’s open Joris - ontvangstploegDeuren openAankomst & ontvangst Mophito Chris - KenAankomst & ontvangst The Datsuns Chris - KenDJ set Earth Station Earth StationPresentatie The Rott Childs Kirsten Lemaire
Optreden The Rott Childs The Rott ChildsDJ set Mophito MophitoSetup The Datsuns Steven - technische crew
- stagecrewAankomst & ontvangst Lucy Tunes Chris - KenPresentatie The Datsuns Kirsten LemaireAankomst & ontvangst The Sore Losers Chris - KenOptreden The Datsuns The DatsunsDj set Lucy Tunes Lucy TunesSetup The Sore Losers Steven - technische crew
- stagecrewAankomst & ontvangst Goldfox Chris - KenAankomst & ontvangst Red Fang Chris - KenPresentatie The Sore Losers Kirsten LemaireOptreden The Sore Losers The Sore LosersDJ set Goldfox Steven - technische crew
- stagecrewAankomst & ontvangst Gewelt Chris - KenSetup Red Fang Kirsten LemairePresentatie Red Fang Kirsten LemaireOptreden Red Fang Red FangAankomst & ontvangst Monster Magnet Chris - KenSetup Monster Magnet Steven - technische crew
- stagecrewAankomst & ontvangst Green Velvet Chris & Ken
1 d DJ set Gewelt Gewelt24/01 Presentatie Monster Magnet Kirsten Lemaire
Optreden Monster Magnet Monster Magnet
DJ set Green Velvet Green VelvetEinde Frozen Solid FestAfkoppelen & vertrek snackwagen Señor Snacks - Sofie - 10
vrijwilligersNatellen geld JorisAfbreken licht & geluidsinstallatie Steven - Patrick - 10 vri-
jwilligersVerzamelen dranghekken Dieter - 10 vrijwilligersAfbraak rolstoelplatforms Anneleen - 10 vrijwilligersOpruimen kleedkamers Chris - 5 vrijwilligersAfbreken kassa’s Joris - 5 vrijwilligersVerzamelen drank & vaten Sofie - 10 vrijwilligersVerzamelen fietsenrekken Dieter - 10 vrijwilligersAfbreken vestiaire Anneleen - 10 vrijwilligersAfkoppelen bars & koelkasten Sofie - 10 vrijwilligersOpruimen kantoors & EHBO Joris - 10 vrijwilligersAfkoppelen LED schermen Delphine - 10 vrijwilligersWeghalen bewegwijzering DieterAfbreken podia & barriers Steven - Patrick - 10 vri-
jwilligersOpruimen decoratie Anneleen - 10 vrijwilligersOpruimen Photobooth Delphine - 10 vrijwilligersVerzamelen vuilbakken Joris - 10 vrijwilligersLedigen vuilbakken Joris ContainerparkOpruimen moltondoek Anneleen - 10 vrijwilligersOphalen kassa en vestiaire units Boels - DieterOphalen bars, koelkasten, vuilbakken, dranghekken & decoratie
Boels - Sofie - Dieter
Ophalen fietsenrekken D.E.V. Verhuur - JorisOphalen LED schermen XL Video - DelphineOphalen drank Jupiler - Coca Cola -
Jägermeister - Red BullOphalen podia & barriers Stageco - Steven - PatrickOphalen vestiaire kapstukken Van Dongen Events - JorisOphalen Photobooth Say Cheese - DelphineOphalen moltondoek, licht & geluidsinstallatie PRG EML Productions -
Steven - PatrickMachinale opkuis zaal TeamNa-inspectie zaal voor waarborg BobSleutels bezorgen aan zaaluitbater Bob
1 w ROI berekenen BobPersbericht & nieuwsbrief verslag evenement uitsturen DelphineFoto’s & verslagen posten op social media DelphineBudget afronden & alles financieel afhandelen JorisDebriefing & evaluatie Frozen Solid Fest Anneleen
BESLUIT
Een evenement organiseren is geen sinecure. Er komt immers heel wat bij te kijken en als eventmanager in spe is het belangrijk om daarvan bewust te zijn. Deze paper is een uitwerking van een winters indoor festival van A tot Z.
In het eerste hoofdstuk komt het concept in al zijn aspecten aan bod. Zo kreeg het festival de naam Frozen Solid Fest mee, met de winter als rode draad. Het thema komt dan ook in verschillende elementen van het festival terug, bijvoorbeeld in de ink-leding, de catering, de podianamen en de huisstijl. Verder omvat dit eerste hoofdstuk praktische zaken als mobiliteit, de crew, de communicatietools, de verzekeringen, de vergunningen en de veiligheidsmaatregelen.
Hierna volgt een uitwerking van het inplantingsplan voor Frozen Solid Fest. Vervolgens ga ik dieper in op het budget. Het werd hierbij al gauw duidelijk dat er heel wat kosten aan een evenement verbonden zijn. Daarom zijn zowel entree- en drantickets als spon-soring onmisbaar.
In het laatste hoofdstuk sta ik stil bij het productioneel draaiboek.
Recommended
