GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN IPG KPM
Disediakan Oleh: PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2015
DRAF
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 1
1.0 PENGENALAN
Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi impak kepada
imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru Kampus
(IPGK) tetapi juga kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara
yang dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis dialog/bual
bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis penghargaan dan lain-lain
banyak melibatkan tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara.
Justeru, semua majlis atau acara IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan
dengan lebih profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM.
2.0 TUJUAN
Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk:
1.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis dan acara yang
dilaksanakan di peringkat IPG KPM;
1.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di peringkat
IPG KPM;
1.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan
dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila merancang majlis atau acara
IPG KPM.
3.0 PUNCA KUASA/ RUJUKAN
3.1 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia
(Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM )
3.2 Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun 2014,
Jabatan Perdana Menteri
3.3 Lampiran 1
Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun 2014
berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2
Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar di Bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM)
3.4 Lampiran 2
Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan Secara
Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B 3.1/2013
3.5 Lampiran 3
Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta
Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian Pelajaran
Malaysia Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM.
4.0 JENIS-JENIS MAJLIS
4.1 Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan
Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.
4.2 Rasmi dan Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti hari bekerja
dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar pejabat, majlis penuh istiadat,
majlis jamuan (malam atau hujung minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja).
Majlis yang melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek protokol
secara penuh.
4.3 Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti program
turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat sedikit kelonggaran dari
segi protokol.
4.4 Tidak Rasmi
Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi Kerajaan/swasta yang
tidak melibatkan peruntukan Kerajaan serta aspek protokol sepenuhnya.
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 3
4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan seperti
individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang kenamaan
daripada Senarai Keutamaan Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang
terkini).
4.6 Separa Rasmi
Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana sebahagian sumber
peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya daripada sumbangan oleh wang
kelab sukan atau pertubuhan
5.0 JENIS-JENIS ACARA
5.1 Dalaman
Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan warga IPG
KPM
5.2 Luaran
Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak terhad dalam
kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan peserta atau penceramah luar
negara.
5.3 Kebangsaan
Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau penyertaan dari
pelbagai Negeri.
5.4 Antarabangsa
Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan daripada
beberapa Negara tertentu.
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 4
6.0 PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK
6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung antara IPGK dan
IPGM apabila terdapat sebarang urusan berkaitan majlis atau acara yang
dianjurkan di peringkat kampus terutamanya yang melibatkan mana-mana
kenamaan atau pihak dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar
negara.
6.2 Surat pelantikan ditandatangani oleh Rektor IPGM.
7.0 PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA
7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak media.
Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu dirancang dan
dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu program anjuran IPG KPM turut
diukur melalui publisiti media, yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis
sama ada di peringkat kebangsaan atau antarabangsa.
7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah promosi bagi
majlis dan acara seperti persidangan, bengkel, seminar, lawatan kenamaan,
syarahan awam, dan lain- lain yang berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran
daripada pihak Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit
Komunikasi Korporat KPM.
7.3 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam melaksanakan perhubungan
media yang berkaitan dengan sesuatu majlis dan acara:
7.3.1 Kenyataan Media (Press Release)
merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan untuk
menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti, perkhidmatan, produk,
pencapaian, individu dan lain-lain) yang berguna, tepat dan menarik
untuk sebaran media.
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 5
7.3.2 Penyediaan Kenyataan Media
IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan majlis dan
aktiviti boleh mempromosikan maklumat kepada media massa
melalui kenyataan media, dengan kebenaran Rektor IPGM dan
kelulusan KPM.
7.3.3 Jemputan Media
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar maklumat
mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada IPGM sebulan sebelum
program bermula.
7.3.4 Penyediaan Press Kit
Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur mengandungi semua
bahan seperti berikut:
a) Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan lain- lain
risalah yang mengandungi perjalanan dan penerangan sesuatu
majlis tersebut.
b) Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk memberi ucapan
seperti yang terkandung dalam atur cara majlis.
c) Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya berkaitan)
press kit.
d) Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan Press
Release bagi program yang diadakan.
e) IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di digalakkan
memasukkan risalah atau brosur mengenai IPG KPM dalam kit
tersebut.
f) Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media yang
membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam press kit
(sekiranya perlu).
g) Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama "Press”
kepada wakil media jika program tersebut berkaitan dengan
bengkel atau seminar yang berlangsung lebih daripada sehari.
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 6
h) Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama ada
wartawan dan jurugambar akhbar, majalah, televisyen, radio dan
media alternatif.
7.3.5 Publisiti Media
Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada empat situasi.
Ianya penting bagi mengelak harapan terlalu tinggi terhadap liputan
media.
a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri
Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam program
anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa besarnya impak nilai
berita sesuatu program tersebut.
b) Program Yang Dihadiri Menteri
Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis atau acara IPG
KPM bukanlah ukuran pentingnya majlis atau acara tersebut.
Kehadiran wakil media didorong oleh kehadiran Menteri atau
Timbalan Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain
daripada program yang dianjurkan.
c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)
Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur bersama
digalakkan kerana majlis/acara tersebut dijamin mendapat
liputan meluas media sebelum dan selepas ianya dilaksanakan.
Walau bagaimanapun kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada
wakil media lain yang berminat untuk membuat liputan.
d) Sidang Akhbar (Press Conference)
Sidang Akhbar kebiasaannya dibuat sekiranya terdapat sesuatu
penjelasan isu atau pengumuman.
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 7
8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU
8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut:
BIL TETAMU KEHORMAT KAEDAH JEMPUTAN
1
SPB Yang di-Pertuan Agong/ DYMM Raja/Permaisuri/ TYT Yang di-Pertuan Negeri
Warkah Persilaan dibawa mengadap
2
TYT Yang di-Pertuan Negeri/ YAB Perdana Menteri/ YAB Timbalan Perdana Menteri/ YB Menteri
Surat Jemputan
3
YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri
Surat/Kad Jemputan
4 Jemputan lain
Surat/Kad Jemputan Faks E-mel Telefon Sistem Pesanan Ringkas
Sumber : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 8
8.2 Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu ditandatangani
seperti berikut:
BIL. TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP WARKAH PERSILAAN/ SURAT JEMPUTAN/KAD JEMPUTAN
DITANDATANGANI OLEH
1
SPB Yang di-Pertuan Agong DYMM Raja/Permaisuri TYT Yang di-Pertuan Negeri YAB Perdana Menteri YAB Timbalan Perdana Menteri YB Menteri-menteri Kabinet
Warkah Persilaan dan Surat Jemputan ditandatangani oleh Menteri Pendidikan
2
Menteri Pendidikan Timbalan Menteri Pendidikan I Timbalan Menteri Pendidikan II
Surat Jemputan ditandatangani oleh Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.
3
Ketua Setiausaha KPM Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia. YAB Menteri Besar YAB Ketua Menteri Exco Negeri Agensi Luar Pengarah-pengarah Bahagian KPM
Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Rektor IPGM.
4
Rektor IPGM Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri
Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Pengarah IPG kampus
8.3 Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah luar
negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 telah
menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar antarabangsa perlu
mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri manakala jemputan penceramah luar
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 9
pula perlu mendapatkan nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan
Kementerian Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan.
9.0 PROSES KERJA
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN
1
Merancang Majlis /Acara
(a) IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.
(b) Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara tersebut dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM bagi semua Majlis yang melibatkan kenamaan negara, Menteri Kabinet YB Menteri Pendidikan/ YB Timbalan Menteri/ KSU/ KPPM.
(c) Mengenalpasti sumber kewangan untuk melaksanakan majlis/acara.
IPG KPM perlu menghantar perancangan tersebut kepada Penyelaras Perancangan Tahunan IPGM selewat-lewatnya bulan Oktober tahun semasa bagi pelaksanaan pada tahun berikutnya Rujuk Lampiran 1 dan 2 (sekiranya berkaitan)
2 Menyediakan
Kertas Cadangan Pelaksanaan Majlis/ Acara
(a) IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara.
(b) Bagi IPGK, kertas cadangan tersebut perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.
Rujuk Lampiran 3 bagi Format Kertas Cadangan Penyelaras Majlis & Acara IPGK.
3 Mendapatkan
Kelulusan Pelaksanaan Majlis/ Acara
(a) Kertas cadangan pelaksanaan majlis/ acara berkenaan dihantar ke IPGM untuk semakan.
(b) Kertas cadangan dibentangkan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat
IPGM Pengarah Pusat/
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 10
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN
IPGM (Mesyuarat Profesional IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru atau mana-mana mesyuarat IPGM yang sesuai)
(c) Sekiranya kertas cadangan tersebut perlu mendapatkan kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun sehingga peringkat Jemaah Menteri, prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM.
Sektor/ Jabatan/ Unit IPGM atau wakil Pengarah IPGK atau wakil IPGK Pegawai Meja PPPI IPGM
4 Menyelaras
Persediaan/ Pelaksanaan Majlis/Acara
(a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
memastikan semua majlis yang dipersetujui untuk menjemput kehadiran kenamaan negara, diselaraskan bersama-sama IPGM.
(b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK mengambil kira aspek protokol termasuklah susunan keutamaan, susunan tempat duduk, panggilan hormat, pengacaraan majlis, atur cara majlis, penyambut tetamu dan lain-lain yang berkaitan.
(c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
memastikan urusan yang berkaitan dengan pihak media berjalan lancar (Pengurusan Publisiti dan Media)
(d) Semua pihak yang terlibat di
peringkat IPG KPM memastikan majlis/ acara berjalan lancar dan segala isu berkaitan diatasi dengan segera.
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK Semua pihak
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 11
CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA
Tidak TAMAT
IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara.
IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.
Kertas cadangan dihantar ke IPGM untuk semakan.
Sekiranya perlu kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM / Jemaah Menteri:
Prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM.
Mula
Perancangan Pelaksanaan Majlis/ Acara
Kertas cadangan IPGK perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan Pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.
Pembentangan kertas cadangan
untuk kelulusan di mesyuarat
peringkat IPGM
Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara tersebut dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM.
Pelaksanaan Majlis/ Acara
Persiapan Pelaksanaan Majlis/ Acara
Ya
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 12
10.0 RUMUSAN
10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat Pekeliling dan
Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan majlis dan acara.
10.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan kepada
semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal di samping memudahkan kawalan peruntukan kewangan.
SELESAI
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 13