Gerência de Sistemas de Informação
Aula09IndicadoresdeMonitoramentoeAvaliaçãodePlanejamento
Estratégico
Fonte:hGps://markeAngdeconteudo.com/como-fazer-uma-analise-swot/
Praondevamos?
DIREÇÃOATUAL
DIREÇÃODESEJADA
MELHORDESEMPENHO
TEMPO
Δ
DesempenhoIns?tucional
SISTEMADEMEDIÇÃODEDESEMPENHO
DESEMPENHO INSTITUCIONAL
Adefiniçãode“oquemedir”estárelacionadaàestratégiadenegóciodaorganização,
istoé,sua:
MissãoVisão
ObjeAvos,Indicadores,metas,IniciaAvasEstratégicas.
COMO SABER SE A ORGANIZAÇÃO ESTÁ INDO BEM
Oquemedir?
DESEMPENHO E RESULTADO INSTITUCIONAL
ESFORÇOS
Insumos
A?vidades
Produtos
Impactos
Eficiência Eficácia Efe?vidade
RESULTADOS
Economicidade Excelência Execução
Oquemedir?
ANÁLISE DO CICLO PDCA
- AAvidades de medição, de avaliação eacompanhamentodotrabalhoexecutado,
- RealizadoxPlanejado.PontosdeControle que sãoaquelesquegeramregras ou restrições quanto à execução doprocessodetrabalho.Podemser:• Temporais:dataderetorno,prazodeentrega,tempo de espera, período para realização doserviço,etc.;
• Numéricos: grau de saAsfação do cliente,reclamaçãoetc.;
• De Ação: controle da qualidade, verificaçãoautomáAca pelo sistema, verificação pelousuário,buscasautomáAcas,etc.
ExemplosdePontosdeControle
• Tempodeesperaparacadastramento;
• Prazoparapublicação;
• Retrabalho(dadoscadastradoserrados); • Verificação,pelousuário,dosdadoscadastrados;
• Controledaperfeiçãodosdadosdigitados; • Qualidadedainformaçãogerada.
Oquemedir?
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Comomedir?
É a denominação que se dá à a9vidade sistemá9ca econ<nua demedir e avaliar a eficiência e a eficácia dosprocessos e a efe9vidade dos resultados, por meio daaplicaçãodeindicadorespreviamenteformulados.
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
v Construçãov Aplicação
v Avaliação
Etapas
Peças-chavedoSistemadeMedição
• SãoescritoscomousodelinguagemmatemáAcaequeservemdeparâmetrosde referênciaparamedir a eficiência a eficácia e a efeAvidadedosprocessosedesuasaAvidades.
• MostramumcálculoquedeveserefetuadocomgrandezasdisAntas.Oresultadodocálculo,ouopróprioindicador,étambémumagrandezacomumsignificado.
• Éumnúmero,percentagemourazãoquemedeumaspectododesempenho, comoobjeAvodecomparar esta medida com metas pré-estabelecidas.
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Servempara:• Mensurarosresultadosegerirodesempenho;
• EmbasaraanálisecríAcadosresultadosobAdosedoprocessodetomadadecisão;
• Contribuirparaamelhoriacongnuadosprocessosorganizacionais;
• Facilitaroplanejamentoeocontroledodesempenho;e
• ViabilizaraanálisecomparaAvadodesempenhodaorganizaçãoedodesempenhodediversasorganizaçõesatuantesemáreasouambientessemelhantes.
Mediçõesdedesempenho-sãoefetuadasquandoosaspectosdodesempenhopodemsermensuradosdiretamenteequanAficadoscomfacilidade.Exemplos:• Quilometragemdeestradasconservadas;• Númerodealunosmatriculadosno1ºgrau.
Indicadoresdedesempenho-SãouAlizadosquandonãoépossívelefetuartaismensurações,deformadireta.SãoumaalternaAvaparaamediçãododesempenho,emboranãoforneçamumamensuraçãodiretadosresultados.Exemplo:Índicederepetênciana1ªsériedo1ºgrau,comoumdosfatoresaseremconsideradosnaformaçãodeumindicadordedesempenhoparamediraefeAvidadedoensinode1ºgrau.
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Ø Aorganizaçãopossui08funcionários(ig)Ø Oíndicedeabsenteísmoanualéde1%(id)Ø Aorganizaçãofoicontratadapararealizar10projetos(ig)Ø 90%dosprojetosforamconcluídosdentrodoprazoestabelecido(id)Ø 90%dosprojetosnãocaíramemexigência(id)Ø Aorganizaçãopossuiatualmente60clientes(ig)Ø 95%dosclientesestãomuitosa?sfeitoscomaqualidadedoserviço(id)
Informações gerenciais e indicadores de desempenho
Umconjuntodedadosisolado,mostrandoosresultadosaAngidosporumainsAtuição,nãodiznadaarespeitododesempenhodamesma,amenosquesejaconfrontadocommetasoupadrõespré-estabelecidos,ourealizadaumacomparaçãocomosresultadosaAngidosemperíodosanteriores,obtendo-seassimumasériehistóricaparaanálise.
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
• Medida: grandeza qualitaAva ou quanAtaAva que permite classificar ascaracterísAcas, resultados e consequências dos produtos, processos ousistemas;
• Fórmula:padrãomatemáAcoqueexpressaaformaderealizaçãodocalculo;• Índice(número):valordeumindicadoremdeterminadomomento;• Padrão de comparação: índice arbitrário e aceitável para uma avaliação
comparaAvadepadrãodecumprimento;e• Meta: índice (número)orientadoporum indicadoremrelaçãoaumpadrão
decomparaçãoaseralcançadodurantecertoperíodo.
Componentes Básicos:
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Custo: - Custo unitário - Custo total programado
Tempo:- Prazos estabelecidos - Tempo por tarefa
Qualidade:- Satisfação do cliente - Padrões de qualidade
Quan?dade:- Produção total - Demanda atendida
Variáveis componentes
Construção de Fórmulas
Afórmuladescrevecomodevesercalculadooindicador,possibilitandoclarezacomasdimensõesaseremavaliadas.Afórmulapermitequeoindicadorseja:• Inteligível;• Interpretadouniformemente;• CompaAbilizadocomoprocessodecoletadedados;• Específicoquantoàinterpretaçãodosresultados;e• Aptoemfornecersubsídiosparaoprocessodetomadadedecisão.
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Construção de Fórmulas
Cada fórmula possui uma unidade de medida que confere um significado aoresultado,possibilitandoaanálisedoresultadoobAdoeacomparaçãocomumaseriehistórica.
Asunidadesdemedidamaiscomunssão:1-IndicadoresSimples:Representamumvalornuméricoatribuívelaumavariável.Nãoexpressaarelaçãoentreduasoumaisvariáveis.Exemplos:-Númerosdealunosmatriculadosnoensinomédio;-Númerodealunosaprovadosnoensinofundamental;-Númerodenovospostosdetrabalhoscriados.
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Construção de Fórmulas Asunidadesdemedidamaiscomunssão:2-IndicadoresCompostos:expressamarelaçãoentreduasoumaisvariáveis.Tiposdeindicadorescompostos:2.1 -ProporçãoouCoeficiente:Éoquociente/coeficienteentreonúmerodecasospertencentesaumacategoriaeototaldecasosconsiderados(númerodeocorrênciasmaisonúmerodenãoocorrências).Exemplos:-Coeficientedenatalidade=númerodenascidos/populaçãototal;-Coeficientedemortalidade=númerodeóbitos/populaçãototal;- Coeficiente de evasão escolar = número de alunos evadidos / número inicial dematrículasrealizadas.
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Construção de Fórmulas 2.2-Porcentagem:ObAdaaparArdocálculodasproporções,simplesmentemulAplicandooquocienteobAdopor 100. As porcentagens e proporções têmpor objeAvo principal criar comparações relaAvas destacando aparAcipaçãodedeterminadapartenotodo.Exemplo:-Porcentagemdealunosmatriculadosna1ªsériedoensinomédio=(nºdealunosmatriculadosnaprimeirasériedoensinomédio/nºtotaldealunosmatriculadosnoensinomédio)x100.
2.3-RazãoouÍndice:ArazãosedefinecomoAdivididoporB.OtermorazãoéusadonormalmentequandoAeBrepresentamcategoriasseparadasedisAntas.Estequocienteétambémchamadodeíndice,indicandotratar-sederazãoentreduasgrandezastaisqueumanãoincluiaoutra.Exemplos:-Densidadedemográfica=População/superocie;e-Rendapercapta=Renda/população.
2.4-Taxa:SãocoeficientesmulAplicadosporumapotênciade10eseusmúlAplosparamelhoraracompreensãodoindicador.Exemplos:-Taxademortalidade=Coeficientedemortalidadex1.000;-Taxadenatalidade=Coeficientedenatalidadex1.000;e-Taxadeevasãoescolar=Coeficientedeevasãoescolarx100.
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Evento Fatores Medida
ÍndicedeSaAsfação Nºreclamações/totaldeentregasnoperíodo %
Segurança Nºdeincidentesnousodoproduto/totaldeprodutosemuso %
TempodeEspera Tempofinal(datadeentrega)menostempoinicial(datadopedido)/pedidosnoperíodo Nºmédio
Tempodeexecuçãodeumprojeto
Datasdeaceitação(dataprevistap/entrega/nºdeprojetosnoperíodo Nºmédio
IndicadoresdedesempenhoaparArdosusuários
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Evento Fatores Medida
Redução de defeitos Partes e produtos defeituosos/partes e produtos produzidos no período (mês) %/mês
Eliminação de perdas Material perdido/material necessário por produto no período (mês) %/mês
Contatos com clientes Nº de contatos/quantidade de pedidos no período (mês) %/mês
Devoluções Nº de ordens de compra/quantidade de devoluções no período (mês) %/mês
Eficiência Nº de horas de máquina parada/nº de horas de capacidade produtiva %/mês
Chamadas técnicas Nº de chamadas p/ assistência técnica/tempo de uso do produto em garantia Nº/ano
IndicadoresdedesempenhoaparArdoprocesso
Indicadores SISTEMA DE MEDIÇÃO DE
DESEMPENHO
Evento Fatores Medida
Produtividade Produção/pessoa no período de trabalho(mês) Valor/mês
Rotatividade Nº de funcionários que saíram/total de funcionários no período (mês) %/mês
Taxa de acidentes Nº de acidentes registrados/horas trabalhadas no período %/mês
Capacitação Pessoal envolvido no treinamento/nº de funcionário no período Nº mês
IndicadoresdedesempenhoaparArdosservidores
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO Indicadores
Evento Fatores Medida
Índice de produtividade Produção líquida aprovada (nº de cadernos impressos)/total de horas trabalhadas
Nº de cadernos/hora
Índice de devolução Total devolvido/volume total faturado no período (mês) %/mês
Taxa de faturamento médio por cliente Faturamento/total de clientes no período Valor financeiro
médio /mês
Crescimento do faturamento Faturamento real/faturamento previsto %
IndicadoresdedesempenhoaparArdosobjeAvos
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO Indicadores
Indicadoresdedesempenhonosuporteaoprocesso
Evento Fatores Medida
Tempo de atravessamento da produção
Horas paradas/total horas no período (mês)
%/mês
Automação Total de operações automatizadas/total de operações %
Serviços terceirizados Quantidade de serviços terceirizados/total de serviços %
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO Indicadores
Estrutura de Ponderação
DimensãodoDesempenho
Peso Proporção
EfeAvidade(E1)Eficácia(E2)Eficiência(E3)
2,521,5
60%Resultado
Execução(E4)Excelência(E5)Economicidade(E6)
1,51,51
40%Esforço
Totaldospesos 10 100%
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO Indicadores
• SãopontosouposiçõesaseremaAngidasnofuturo.
• ConsAtuemempropulsoresdagestão,poisgerenciarconsisteemdesenvolveraçõesobjeAvandoaAngirresultados.
• MetassãoobjeAvosquanAficados.
• UmobjeAvoindicaumadireção,umestadofuturodesejadoespecíficoparaumaáreadeatuaçãodaorganização.
• Metaéuma“demarcaçãoobjeAva”emtempoequanAdadedosobjeAvosestabelecidos.
• Asmetasdevemserdesafiantes,porémaAngíveisemdeterminadotempo.
• Devemexigiresforçoadicional,implicando,àsvezes,emrupturaeousadia.
Metas
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Realís?cas:levamemcontaosobjeAvosdainsAtuição,ocontextoeconômicoemqueestáinserida,aslimitaçõesorçamentárias,odesempenhoanterioretc.Exeqüíveis:passíveisdeseremaAngidas,poissenãoforem,elasserãovistascomomerosideaisenãoterãoinfluênciapráAcanocomportamentodainsAtuição.Claras:facilmenteidenAficáveis;nãopodemuAlizartermosambíguosnasuadefinição.Desafiadoras:devemencorajararealizaçãodemelhoriasnosistema;devemsercadavezmaisambiciosasaolongodotempo.Comparáveis:podemsercomparadasinternamenteàinsAtuição,ouexternamente,comoutrasinsAtuiçõesdereconhecidobomdesempenhonaárea.
Deverãoser:Metas
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Cuidadosquedevemsertomadosaoestabelecermetas:Metas
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
• Considerarosdesempenhosanteriores;
• Descreverocenárioemqueseinsereoobjetodoindicador;
• Possuirumacompreensãoclaradoestágiodereferênciainicial(úlAmoano,valordaúlAmaaferiçãofeita,médiadatendênciaetc.);
• Definirmetasfacgveis,levando-seemconsideraçãoadisponibilidadedosrecursosrequeridos;
• Considerarosfatores:ovolumederecursosdisponíveisparaoprojeto,ascondicionantesdoambiente(políAcas,econômicas,capacidadeorganizacional);
• Tratando-sedeumindicadornovo,sercauteloso• paranãoestabelecermetasaudaciosas.Nestecaso,• recomenda-seuAlizarumasériedemetasestabelecidas• conformecenáriosprevistos.
Indicadores:
• São constituídos por 2 unidades de medidas correlacionadas; • Servem para medir os resultados (desempenho) de um
determinado processo ou projeto; • Servem como base para a decisão; • São os referenciais para a melhoria de um processo; • Precisam ser bem definidos e acompanhados sistematicamente.
O INDICADOR
AFERE, MEDE,
CONSTATA E NÓS É
QUE DECIDIMOS
Resumindo
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
• Baliza a aceitação dos resultados obtidos com a aplicação do indicador.
• Valores obtidos dentro da faixa são aceitáveis, valores fora da faixa indicam que é necessário investigar as condições que redundaram no resultado.
Faixa de Aceitação
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
InterpretaçãodosResultadosMedidos:Descriçãopréviadecomo os resultados obAdos com a aplicação dosindicadoresdevemserinterpretados.
Periodicidadedeaplicação:Definiçãodaperiodicidadedecoletadosdados(diário,semanal,mensal,etc).
Periodicidadedaavaliação:Definiçãodaperiodicidadedeavaliaçãodosindicadores(mensal,semestral,anual).
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO Faixa de Aceitação
• OsexecutoresuAlizamosindicadores(medem)nosprocessos(ousub-processos)selecionados,conformeoquefoiplanejado.QuemAplica?• Osexecutoresdosprocessos
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Aplicação
Vantagens:1-Detecçãoantecipadadossinaisdeproblemas;2-DelineamentoeaimplementaçãodeaçõescorreAvas
eprevenAvasnocurtoprazo.
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Aplicação
Formulário Aplicação de Indicadores Nome do Sub-processo
Cadastramento no SICAF
Área Responsável
Departamento de
Compras
Nome do Responsável
Gerente de Compras
Data da Aplicação
22/06/2017
Resultado QCV =45 x 100 TCF 70 64,29%
Considerações Valor encontrado na faixa de aceitação, porém, próximo ao limite inferior. Talvez esteja indicando que empresas não manifestaram grande interesse em participar do certame.
O que fazer Aumentar a divulgação do edital de licitação.
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Aplicação
• Os executores, com base em análises de histórico de resultados, avaliam os processos com o objetivo de promover aperfeiçoamentos.
• Foco na melhoria contínua dos processos – ações e decisões
orientadas. • Subsídio para novas táticas, estratégias e até mesmo
objetivos gerais e missão. Quem Avalia? Os executores dos processos
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Avaliação
Observaratendênciadosresultados
• Aspectohistórico:regressãoeprogressãoCompararcomalgumareferênciaexterna
• AspectoPosicionamento
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Avaliação
Aperfeiçoamentodoprocesso(ousub-processo):
Significa redesenhá-lo implementando melhorias que forampercebidascomoresultadodomonitoramento.
Otermomelhoriaestáassociadocom:
• NovaspráAcas;• Novastécnicas;• Pessoalmaiscapacitadoemaisexperimentado.
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Avaliação
Calibragemdosindicadores:
Consisteemajustarafaixadeaceitaçãodosindicadores,alargandooureduzindoointervalocon@doentreolimitesuperioreoinferior(significaajustaratolerânciadosresultados).
Necessidadedehistóricoderesultadosantesdepromovercalibragem–(aprendizado)
Atençãocomocorrênciassazonais:férias,recessos,etc.
SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
Avaliação
E agora, o que fazer?
1. Relacioneos....;
2.EstabeleçaMetaseosIndicadoresparaos...;
3.EstabeleçaMetaseIndicadoresde
EfeAvidadeparaosaprimoramentosapontadospelosUsuários.