Gestão de materiais
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Rubens Custódio Pereira Neto
Função responsável pelo planejamento e controle
do fluxo de materiais, que busca maximizar a
utilização de recursos da instituição e fornecer o
nível de serviços requerido pelo usuário.
Conceito
Gestão de estoques Gestão de almoxarifados
Atividades envolvidas
Previsão de demandas
Controle de indicadores de estoque
Avaliação de estoques
Recebimento
Distribuição
Armazenagem
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Material permanente X material de consumo
Material permanente: É aquele que, em razão de seu uso corrente,
não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade
superior a dois anos.
Material de consumo: É aquele que, em razão de seu uso
corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem
sua utilização limitada a dois anos.
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Portaria n. 448/2002, Secretaria do Tesouro Nacional:
Identificação do material permanente:
I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem
reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo
de dois anos;
II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser
quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela
irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou
físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de
uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro
bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do
principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de
transformação. 4
Agrupamento e classificação
1. Catalogação: listagem de todos os itens existentes.
2. Simplificação: redução da grande diversidade de itens
empregados para uma mesma finalidade, favorecendo a
normalização.
3. Especificação: descrição detalhada de um item (medida,
formato, peso, tamanho), facilitando aquisições futuras, o processo
de recebimento, etc.
4. Normalização: maneira pela qual o material deve ser utilizado
em suas aplicações.
5. Padronização: estabelecimento de padrões idênticos de peso,
medidas e dimensões para os materiais como forma de evitar
muitas variações.
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Codificação
Classe Código Grupo Código Identificação Código
Materiais de
limpeza1
Álcool 1Álcool em gel 1
Álcool líquido 2
Sabão 2Sabão em barra 1
Sabão em pó 2
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Especificação de materiais
De maneira geral, é importante começar as especificações do
produto “pelo que não se quer comprar” para chegar o mais próximo
possível “do que se quer comprar”. Para isso é preciso definir:
Funcionalidades (tudo o que o produto faz e oferece);
Componentes (peças que entram na composição de um
produto);
Forma e acabamento (cor, medidas, forma, peso, etc.);
Desempenho (rendimento de um material quando em uso);
Acessórios;
Dados complementares (embalagem, unidade de medida,
certificações);
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Especificação de materiais: exemplo
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Previsão de demandas
É a previsão do consumo de um material que seja mais próxima
possível da realidade.
Consequências da previsão inadequada de demandas:
• Aumento dos custos de estoque, quando há manutenção de
itens sem demanda; e
• Custos da falta de estoque, quando a quantidade mantida no
almoxarifado é inferior à demanda.
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Técnicas de previsão de demandas
• Método do último período
Adoção do consumo do último período.
• Método da média móvel ou aritmética
Adoção de uma média simples do consumo do período (demanda
estável).
• Método da média ponderada
Adoção de uma média ponderada do consumo do período,
atribuindo pesos para eliminar variações acentuadas.
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Técnicas de previsão de demandas: exemplos
Consumo
/litros2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Gasolina59.875 31.423 41.254 43.548 67.485 34.587 46.547 45.745 61.454
?
Média aritmética simples = 47.991 litros
Média móvel ponderada = 42.612 litros
Consumo
/litros
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Gasolina 59.875 31.423 41.254 43.548 67.485 34.587 46.547 45.745 61.454
Pesos 1 4 3 2 1 4 3 2 1
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Controle de estoque
Em razão da burocracia e dos prazos alongados para
aquisições públicas, é recomendável manter um estoque mínimo
suficiente para que as atividades essenciais não sejam paralisadas.
Além disso, é essencial manter um controle dos níveis de
estoque visando evitar má utilização pelos usuários e, ainda,
possibilitar a mensuração do valor dos produtos estocados
Classificação do
estoque (Curva ABC)
Método de controle
do estoque
Método de avaliação
do estoque
Ferramentas para controle de estoque:
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Classificação do estoque para controle – Curva ABC
A classificação ABC, também chamada de Curva de
Pareto, baseia-se no princípio de que um número reduzido de
itens concentra a maior parte dos investimentos em materiais
de uma organização.
• ~20% dos itens concentram 80% dos recursos e/ou utilização
• ~30% dos itens concentram 15% dos recursos e/ou utilização
• ~50% dos itens concentram 5% dos recursos e/ou utilização
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CÓD. DISCRIMINAÇÃO UN Quant. Pr. Unit. (R$) Total (R$)
20202 Coordenador Geral h 3080 90,18 277.744,84
20225 Coordenador de Pesquisa h 2200 18,21 40.059,36
20204 Especialista em planej e transp h 3080 53,34 164.284,00
20204 Especialista em estatística h 2200 8,54 18.796,80
20204 Especialista em análise h 3080 168,08 517.681,45
20204 Especialista em transito (2 profissionais) h 6160 33,44 206.006,16
20204 Especialista em desenv. Social h 3080 21,12 65.035,52
20225 Chefe de equipe h 2200 30,61 67.334,08
20209 Consultores h 3080 88,73 273.293,81
20203 Analista Senior h 2200 15,47 34.027,84
20204 Analista pleno h 3080 164,19 505.690,24
20230 Analista de sistemas h 2200 10,13 22.285,29
20230 Design gráfico h 1100 24,19 26.611,20
20205 Analista Junior h 2200 34,50 75.900,00
20221 Auxiliar técnico (2 profissionais) h 4400 14,63 64.387,84
20241 Chefe de escritório h 2200 21,12 46.464,00
20221 Supervisor h 2200 76,03 167.270,40
20221 Pesquisador (2 profissionais) h 4400 178,99 787.556,00
20243 Digitador h 2200 2,80 6.160,00
20227 Verificador h 2200 20,32 44.698,72
20242 Auxiliar de escritório h 2200 20,02 44.036,96
20224 Codificador h 2200 38,08 83.768,96
Total (R$): 3.539.093,4714
DISCRIMINAÇÃO Total (R$) % total % acum. Class.
Pesquisador (2 profissionais) 787.556,00 22,3% 22,3% A
Especialista em análise 517.681,45 14,6% 36,9% A
Analista pleno 505.690,24 14,3% 51,2% A
Coordenador Geral 277.744,84 7,8% 59,0% A
Consultores 273.293,81 7,7% 66,7% A
Especialista em transito (2 profissionais) 206.006,16 5,8% 72,6% A
Supervisor 167.270,40 4,7% 77,3% A
Especialista em planej e transp 164.284,00 4,6% 81,9% A
Codificador 83.768,96 2,4% 84,3% B
Analista Junior 75.900,00 2,1% 86,4% B
Chefe de equipe 67.334,08 1,9% 88,3% B
Especialista em desenv. Social 65.035,52 1,8% 90,2% B
Auxiliar técnico (2 profissionais) 64.387,84 1,8% 92,0% B
Chefe de escritório 46.464,00 1,3% 93,3% B
Verificador 44.698,72 1,3% 94,6% B
Auxiliar de escritório 44.036,96 1,2% 95,8% C
Coordenador de Pesquisa 40.059,36 1,1% 97,0% C
Analista Senior 34.027,84 1,0% 97,9% C
Design gráfico 26.611,20 0,8% 98,7% C
Analista de sistemas 22.285,29 0,6% 99,3% C
Especialista em estatística 18.796,80 0,5% 99,8% C
Digitador 6.160,00 0,2% 100,0% C
Total R$ 3.539.093,47
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Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos
1º passo
Levantamento do consumo por período (dia/quinzena/mês) e do
tempo médio de reposição pelo fornecedor
Cód. Item Consumo Tempo de
reposição
1 Caneta 18 2
2 Resma de papel 9 15
3 Cartucho de tinta 3 30
4 Marcador de texto 2 5
5 Borracha 3 116
Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos2º passo
Definição do estoque de reserva.
Exemplo: quantidade equivalente ao consumo de 5 dias.
Caneta
Est. Reserva = 18*5= 90
Cód. Item ConsumoTempo de
reposição
Estoque
reserva
1 Caneta 18 2 90
2 Resma de papel 9 15 45
3 Cartucho de tinta 3 30 15
4 Marcador de texto 2 5 10
5 Borracha 3 1 1517
Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos
3º passo
Definição do estoque mínimo.
Est. min. = est. reserva + (consumo * tempo de reposição)
Caneta
Est. Min = 90+(18*2) = 126
Cód. Item Consumo Tempo de
reposição
Estoque
reserva
Estoque
mínimo
1 Caneta 18 2 90 126
2 Resma de papel 9 15 45 180
3 Cartucho de tinta 3 30 15 105
4 Marcador de texto 2 5 10 20
5 Borracha 3 1 15 1818
Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos
4º passo
Definição do estoque máximo.
Est. Max = Est. Min + Lote de compra
Caneta
Est. Max. = 126+36= 162
Cód. Item ConsumoTempo de
reposição
Estoque
reserva
Estoque
mínimo
Lote de
compra
Estoque
máximo
1 Caneta 18 2 90 126 36 162
2 Resma de papel 9 15 45 180 150* 330
3 Cartucho de tinta 3 30 15 105 100* 195
4 Marcador de texto 2 5 10 20 10 30
5 Borracha 3 1 15 18 50* 6819
Controle de estoque – Indicadores de estoque
Giro ou rotação de estoque
Indica quantas vezes um estoque se renovou em um período.
Importante para materiais perecíveis.
Giro de estoque = quantidade consumida no período
quantidade média de estoque no período
Exemplo: Caneta
Estoque médio = 150 unidades
Consumo médio = 396 unidades/mês
Giro de estoque = 2,64 > estoque “gira” 2,64 vezes ao mês.
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Controle de estoque – Indicadores de estoque
Cobertura de estoque
Indica por quanto tempo o estoque suportará o consumo.
Cobertura de estoque= estoque atual
consumo médio no período
Exemplo: Caneta
Estoque atual = 150 unidades
Consumo médio = 18 unidades/dia
Cobertura de estoque = 8,3 > estoque para 8 dias
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Avaliação de estoques
Avaliar estoques é levantar o valor financeiro dos materiais
armazenados no almoxarifado com base no preço de custo ou
de mercado. O método mais utilizado é o do custo médio
(Dec. Federal n. 3000/99, art. 295).
Caneta Entradas Saídas Saldo
Data Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
01/02/16 36 2,00 72,00 36 2,00 72,00
03/02/16 18 2,00 36,00 18 2,00 36,00
04/02/16 36 2,50 90,00 54 2,25 121,50
05/02/16 10 2,25 22,50 44 2,25 99,00
06/02/16 36 2,75 99,00 80 2,50 200,00
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Recebimento de materiais
Cobertura de estoque
A função básica do recebimento é assegurar que o material
entregue esteja em conformidade com as especificações do pedido
de compra.
Entrada de
materiais
Conferência
quantitativa
Conferência
qualitativaRegularização
Conferência
dos dados da
NF
Conferência
das
quantidades
(total ou
amostra)
Conferência
das
especificações
(marca,
modelo, etc)
Registro no
estoque ou
devolução do
material23
Recebimento de materiais
Informações a serem registradas
Discriminação do material com suas especificações (ver tópico
Agrupamento, Classificação e Especificação);
Quantidades;
Custo unitário;
Número da nota fiscal; e,
Número do empenho.
Atenção:
1) Recebimento de materiais acima de R$ 80 mil deve ser realizado
por comissão composta por três servidores (art. 15, L. 8.666/93)
2) Resolução Normativa n. 004/01 do TCMGO
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Recebimento de materiais
REGISTRO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Data Código Item Qtde.Preço
unitárioNF NE Responsável
02/04/17 101548
CANETA
ESFEROGRÁFICA,
MATERIAL PLÁSTICO,
FORMATO CORPO
SEXTAVADO,
MATERIAL PONTA
AÇO INOXIDÁVEL
COM ESFERA DE
TUNGSTÊNIO, TIPO
ESCRITA GROSSA,
COR TINTA AZUL,
MARCA BIC.
150 2,124574582
34154 Fulano de Tal
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Distribuição de materiais
Materiais somente podem ser distribuídos mediante requisição
assinada por servidor autorizado contendo as seguintes
informações:
Código do material;
Discriminação do material;
Quantidade desejada;
Setor requisitante;
Assinatura e carimbo quando não houver sistema
informatizado.
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27