A importância do Email

O email é uma das ferramentas de trabalho mais importantes. Nossa produtividade é impactada diretamente por como organizamos nossos emails. Vamos aprender a como utilizá-lo como uma ferramenta útil no dia a dia.

Email ProdutivoComo utilizar seu email como

ferramenta útil de trabalho

Antes de mais nada...

Vamos tornar as coisas mais simples.

Organização do seu GmailDeixe a área de trabalho limpa no seu email.

Priorize a produtividade sempre.

Vá nas configurações do seu email.

Clique na Rosquinha

Clique em configurações

Configure quantos emails mostrados

Selecione a opção 50

Emails na caixa de entrada.

Deixe, no máximo, 50 emails na caixa de entrada. Ninguém consegue se concentrar em mais de 50 coisas ao mesmo tempo. Arquive as mensagens lidas e feitas.

“Quando tudo é prioridade, nada é prioridade.”

Clique em Labs

Agora vamos às outras configurações

Preencha as Opções

Selecione

Selecione

Selecione

A forma de trabalhar com pastas é improdutiva. Deixe o Google procurar e achar seus arquivos por você. Ele acha e organiza a informação do mundo todo, pode fazer isso no seu email.

Trabalhando com marcações

Trabalhando com marcações

Fuja das pastas para se organizar. Aprenda e confie na pesquisa do Google para achar os seus emails e trabalhe com as marcações de forma simples.

Crie 2 tipos de marcadores

Vamos criar dois tipos de marcadores para nossa organização.

Selecione um emailClique no marcador

Crie 2 tipos de marcadores

Clique para criarum novo marcador

Dê o nome e crie.

Crie 2 tipos de marcadores

Repita o processo e dê nome ao marcador de “Não Feito”.

Configurando os marcadores

Clique na seta ao lado do nome do marcador

Agora vamos diferenciar e padronizar os marcadores com cores.

Configurando os marcadores

Mude as cores para “Não Feito” em vermelho e “Aguardando” em verde.

Aplique aos emailsVamos aplicar o marcador “Não feito” para emails que você ainda não respondeu ou realizou a atividade solicitada no email.

Configure um filtroVamos definir que todo email recebido seja marcado com o “Não feito”.

Clique na seta para expandir a caixa.

Configure um filtro

Escreva seu email

Clique

Configure um filtroSeu email deve estar aqui.

Selecione o marcador “Não feito”.

Clique em criar filtro.

Arquive todo o resto.

O que foi respondido ou feito é deletado (caso não tenha utilidade futura) ou arquivado.

Respostas pré-determinadas

Ganhe tempo com emails repetitivos. Crie um email padrão e encaminhe para seus contatos.

Crie suas respostas pré-determinadas

Escreva seu email.

Selecione

Não se arrependa mais...Configure a ferramenta do Gmail para cancelar emails enviados com erros.

Selecione o tempo até enviar a mensagem e salve.

Envie arquivos pesados com o Drive

Se o seu anexo excedeu o limite de 20mb, encaminhe pelo Drive.

Envie arquivos pesados com o Drive

No seu email, clique no símbolo do Drive

Selecione os arquivos que você deseja anexar.

Selecione upload se o arquivo está no seu computador.

Seguindo todas essas indicações você terá uma organização muito mais eficiente e um dia a dia mais produtivo!