Goede afsprakenmaken goede vrienden
Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk
4 maart 2014
Intro
Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode Ondersteuning
Inhoud
Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode Ondersteuning
Inhoud
Aanleiding Vaststellingen tijdens interne audits Klachten over ‘gebrekkige’ samenwerking tussen
beroepskrachten en vrijwilligers en v.v.
Doel Duidelijkheid scheppen over hoe een vrijwilliger of
personeelslid correct handelt. Voor personeelsleden zijn er daarenboven
arbeidscontract en arbeidsreglement.
Aanleiding en doel
Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode Ondersteuning
Inhoud
Correcte positionering van de relatie: beroepskrachten zijn ondersteunend, niet ondergeschikt
Duidelijke aansturing: beroepskrachten door beroepskrachten, vrijwilligers door vrijwilligers (behoudens enkele uitzonderingen)
‘Incidenten’ worden gemeld aan resp. hiërarchie die oplost, indien nodig indienen klacht (zie verder)
Consequent optreden tegen inbreuken, indien nodig tot en met sanctioneren
Werken aan profiel en competenties, vooral voor de leidinggevende vrijwilligers
Coördinator vrijwilligersbeleid
Kader
Voettekst
Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode Ondersteuning
Inhoud
Wie zich plichtsbewust engageert, loopt geen persoonlijk risico
Basisregel
Plichtsbewust handelen = handelen als goede huisvader = handelen in overeenstemming met gedragsregels die Rode Kruis-Vlaanderen voorschrijft
Algemene gedragsregels:− Fundamentele beginselen Rode Kruis
− Waarden Rode Kruis-Vlaanderen
Bijzondere gedragsregels:− Erecode Rode Kruis-Vlaanderen
− Handvest Rode Kruis-Vlaanderen
− Vademecums, richtlijnen en reglementen
Wat betekent plichtsbewust?
Menselijkheid
Onpartijdigheid
Neutraliteit
Onafhankelijkheid
Vrijwillige inzet
Eenheid
Universaliteit
Algemene gedragsregelsFundamentele beginselen
Integriteit
Teamwerk
Deskundigheid
Efficiëntie
Discretie
Transparantie
Deugdelijk bestuur
Waarden Rode Kruis-Vlaanderen
Wij zijn open, duidelijk, eerlijk en constructief
Wij zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen
We zijn loyaal tegenover collega’s
We zijn loyaal tegenover de organisatie
We vermijden elke schijn vanbelangenvermenging
We misbruiken onze positie nietvoor persoonlijke voordelen
We respecteren de vertrouwelijkheid van informatie
We zijn aanspreekbaar op ons gedrag
Waarde 1: Integriteit
Wij ondernemen nooit iets dat onze organisatie als geheel zou kunnen schaden.
We creëren een constructieve sfeer en zijn collegiaal
We helpen mekaar onzesterktes te gebruiken
We behandelen mekaarhoffelijk en met respect
We communiceren open metelkaar
We vermijden roddel en achterklap
We beseffen de belangrijke invloed van onze persoonlijke houding op het functioneren van anderen
Waarde 2: Teamwerk
We zijn één team dat samen voor één doel strijdt.
Voor elke opdracht zetten we de gepaste vaardigheden in
We zetten in op continue vorming
Waarde 3: Deskundigheid
Onze acties worden uitgevoerd door bekwame medewerkers en vrijwilligers.
Waarde 4: Efficiëntie
We kunnen het ons niet permitteren om niet efficiënt om te gaan met onze middelen.
We streven een ideaal na, een wereld waarin iedereen het goed heeft. Idealisme moet echter ook duurzaam zijn.
Het geld dat de gemeenschapons schenkt zetten we zoveelmogelijk om in activiteiten!
We respecteren het beroepsgeheim en ieders privacy
We zijn discreet over toekomstige beslissingen en wachten tot deze officieel bekend gemaakt zijn
We zijn terughoudend in het gebruik van cc en bcc bij onze e-mails
We spreken niet over vertrouwelijke zaken in het bijzijn van derden
Persoonlijke zaken bespreken we uitsluitend onder vier ogen met de betrokkene
Waarde 5: Discretie
We springen voorzichtig om met informatie.
Algemene gedragsregels / Waarden / Waarde 5
We nemen onze beslissingen op een objectieve en doorzichtige manier.
We verschaffen duidelijke informatie over onze werking en over onze financiële middelen, zowel intern als ook naar het publiek toe.
Wij informeren intern over de besluitvormings-processen met tijdig beschikbare, toegankelijke en noodzakelijke informatie aan de belanghebbenden.
Waarde 6: Transparantie
Getrapte democratie en besluitvorming
Duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling
Anticumulatieregel
Gelaagde structuur voor interne controle en besluitvorming
Waarde 7: Deugdelijk bestuur
Regel 1: Erecode voor vrijwilligers
Regel 2: Statuten, Handvest en Nationaal Huishoudelijk reglement
Regel 3: Vademecums, richtlijnen en reglementen
Bijzondere gedragsregels
Aangepast aan de wet- en regelgeving Getekend document: engagement Duidelijke en afdwingbare regels:
Een vrijwilliger− handelt belangeloos en verantwoordelijk;
− houdt zich aan de afspraken over aanwezigheid en taken;
− doet niets wat een slachtoffer zelf niet wil;
− handelt als een goede huisvader of –moeder;
− krijgt informatie, ondersteuning en waardering;
− is verzekerd tijdens zijn/haar werk;
− krijgt gemaakte kosten volgens een vaste procedure terugbetaald;
− mag in onderling overleg zijn engagement altijd stoppen.
Erecode
Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen
Fundamentele beginselen
Waarden
Erecode Ondersteuning
Inhoud
Leidraad voor integer handelen
Feedback en waarderingsgesprekken
Autorisatietabel
Zelfevaluatie en interne controle
Interne audit
Procedure voor het beheren en capteren van ‘operationele klachten’
Procedure voor klachten over grensoverschrijdend gedrag
Sanctieprocedure
Ondersteuning
Ben ik er zeker van dat dit niet tegen de wet is?
Ben ik eerlijk en fair ten opzichte van iedereen?
Wat zouden mijn vrienden en familie hiervan zeggen? En hoe komt dit gedrag over op een buitenstaander?
Breng ik het Rode Kruis schade toe, als anderen te weten komen wat ik doe?
Breng ik niemands gezondheid, veiligheid of reputatie in gevaar?
De leidraad voor integer handelen
Directe feedback (na gebeurtenissen)
Waarderingsgesprek: focus op waardering voor de inzet en de geleverde prestaties
Opvolgingsgesprek: afspraken maken over hoe ernstige tekortkomingen worden aangepakt
Vorming voorzien voor het performant voeren van deze gesprekken
Voor personeelsleden: evaluatiegesprekken
Feedback en waarderingsgesprekken
Vrijwilligers hebben recht op feedback:
= overzicht wie welke beslissingen mag nemen in overeenstemming met zijn/haar functie
Autorisatietabel
Iedere hiërarchische entiteit is verantwoordelijk voor interne controle binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied
Voor de 250 Vlaamse afdelingenis een lijst opgesteld met controlepunten voor‘zelfevaluatie’.
Zelfevaluatie en interne controle
Doel = pijnpunten blootleggen en actie ondernemen waardoor de werking wordt verbeterd.
Inkijk op professionele wijze door ‘onafhankelijke derde’
Auditprocedure
− Auditcomité
− Controle op basis van criteria
− Verslag aan de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten
− Feedback van auditresultaten naar afdeling
Interne audit
Procedure voor het capteren en beheren van operationele klachten
Klachtenbus
• Wanneer je als vrijwilliger of als personeelslid een vraag hebt of een probleem wenst te signaleren in het kader van je activiteiten bij RKV, dan richt je je naar je verantwoordelijke. Deze besteedt daar de nodige zorg en aandacht aan om een antwoord/oplossing te formuleren.
• Ook problemen in de samenwerking tussen personeelsleden en vrijwilligers (en vice-versa) volgen deze weg.
• Pas als dit, na het nodige aandringen, niet gebeurt kun je een klacht formuleren.
Belangrijk uitgangspunt
• Een klacht ontstaat wanneer ik op een gemotiveerde wijze mijn ongenoegen uit over het feit dat een vraag die ik stelde of een probleem dat ik signaleerde aan mijn verantwoordelijke volgens mij door hem niet ernstig werd opgenomen of opgevolgd.
Definitie van een klacht
• Capteert de klacht.• Onderzoekt de ontvankelijkheid.• Neemt kontakt met de betrokken hiërarchie en de onmiddellijk
hogere en dringt aan op oplossing.• Volgt op.• Legt, indien de oplossing uitblijft, de klacht voor aan een nog
hogere hiërarchie, indien nodig tot op niveau van het betrokken DC of de betrokken RVB.Voor samenwerkingsproblemen tussen vrijwilligers en personeelsleden, idem, met desnoods voorlegging aan betrokken DC met als laatste stap betrokken RVB.
• Geeft stapsgewijze feedback aan de klager, tot en met over de oplossing.
• Brengt om de 6 maand verslag uit bij de RVB HD over de klachten en hun oplossingen
Rol van de Klachtenbus
Wordt aangesteld door RVB HD op voorstel van de voorzitter van het Auditcomité.
Voorzitter Auditcomité “coördineert” de activiteiten van de klachteninstantie en rapporteert over de werking aan de beleidsorganen.
VOORZITTER AUDITCOMITE
KLACHTENINSTANTIE
Plaats in de organisatie
Werknemers• welzijnswetgeving (4/8/96 en KB 17/5/07)• welzijn - RKV is eindverantwoordelijke
Vrijwilligers• basiswet op de vrijwilligers stelt dat arbeidswetgeving
niet van toepassing is op vrijwilligerswerk• fair en opportuun om de vrijwilligers dezelfde
bescherming te laten genieten als de personeelsleden• GOG is ook in strijd met het Handvest van Rode Kruis-
Vlaanderen en dus ontoelaatbaar Beslissing: de voor personeelsleden bestaande
procedure GOG wordt uitgebreid voor alle vrijwilligers met een externe preventieadviseur (IDW).
Grensoverschrijdend gedrag (GOG)
Niet te tolereren inbreuken moeten gesanctioneerd worden
Van mondelinge vermaning tot definitieve uitsluiting
Uitgeschreven ‘sanctieverloop’ met uitgebreid horen van de betrokken vrijwilliger
Mogelijkheid van beroep voor schorsing en uitsluiting
Termijnen:
− Maximum 1 maand
− Maximum 1 week voor ‘zwaarwichtige’ feiten Mogelijkheid van eerherstel na 5 jaar
Sanctieprocedure voor vrijwilligers