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Curso Cliente ServidorCurso Cliente Servidor
Trabajo de InvestigaciónTrabajo de Investigación
Grupo #4Grupo #4
Profesor:
Alumnos: Ricardo Delgado
Javier Martínez
Walter Rodríguez
Randall Valverde
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Índice
Introducción
1 Definición de Groupware
2 Componentes del Groupware
3 Groupware y la Reingeniería
4 Categorías del groupware
5 Características del groupware
6 Clasificación del groupware
7 Funciones del groupware
8 Beneficios del groupware
9 Ventajas y desventajas del groupware
10 Productos más usados del groupware
Conclusiones
Anexos
Introducción
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A partir de la llegada de las computadoras personales al ambiente
empresarial se inició una nueva revolución. Uno de los cambios más
drásticos fue el incremento en la velocidad de procesamiento de los datos.
Desde los años 60s se tenía la necesidad de compartir recursos de cómputo,
como la memoria, las unidades de almacenamiento y principalmente el
procesador; pero no se compartía la información, ya que existían diferentes
barreras que lo impedían, como las distancias entre oficinas o los diferentes
sistemas operativos. Con la llegada de Internet algunas barreras se
rompieron, con este avance tecnológico se logró compartir información pero
no se podían realizar las actividades que necesitan colaboración, a partir de
esta necesidad se comenzó a trabajar en un nuevo tipo de tecnología: el
software colaborativo. Dentro de este tipo de software se encuentra: el
Groupware y el Workflow, ya que estas tecnologías son comúnmente
utilizadas dentro del ámbito empresarial.
El software colaborativo “Groupware” es una herramienta que permite
mejorar la productividad de los grupos de trabajo, siempre y cuando exista
una cultura de trabajo en grupo. La principal diferencia entre el software
para Workflow y el software colaborativo radica en la forma en que se
coordina el trabajo en equipo. En el software para Workflow, el trabajo es
coordinado automáticamente por un programa de computadora, mientras
que en el software colaborativo, la semántica de la interacción está a cargo
de los usuarios. El software colaborativo que existe en el mercado incluye
desde herramientas especiales de desarrollo, hasta aplicaciones diseñadas
para grupos de trabajo específicos.
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1 Definición de Groupware “Sistemas
Colaborativos”
"Sistemas basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que
trabajan en una tarea común y que proveen una interfaz para un ambiente
compartido" Dave Chaffney
Groupware es software que soporta la creación, el flujo y seguimiento de
información no estructurada en apoyo directo de la actividad de los equipos
de trabajo. Groupware trata con información muy poco estructurada como
texto, imágenes, dibujos, mensajes de correo, boletines, tareas, etc.
Groupware brinda herramientas para captar esta información en el punto de
entrada y organizarla por lo tanto ayuda a los usuarios a crear bases de
datos de documentos así mismo suministra las herramientas necesarias para
consultarlos de manera distribuida y navegar a través de ella.
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Se definen groupware como las herramientas basadas en tecnología que
apoyan a grupos de gente que comparte conocimiento con el uso de
recursos computacionales. Estas herramientas realzan las capacidades
humanas de colaborar en proyectos donde los participantes permiten que los
miembros contribuyan directamente y algunas veces de manera anónima. La
naturaleza de la colaboración puede ser tan simple como dos personas que
comparten bosquejos borradores alternados de un documento elaborado en
un procesador de palabras, o el agregar información a una hoja de balance o
a una base de datos.
Groupware es un conjunto de tecnologías que nos permite representar
complejos procesos que se centran alrededor de actividades que implican
trabajo en equipo. Se yergue sobre cinco tecnologías fundamentales:
Administración de documentos multimedia
Flujos de trabajo
Correo electrónico
Conferencias
Planificación
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Groupware ofrece un ejemplo estupendo de la forma en que es posible usar
la tecnología cliente/servidor para extender el mando de la informática hacia
un territorio nunca han explorado. Naturalmente esto significa también que
no cabe en la categoría de software establecido.
2 Componentes del Groupware
Documentos Multimedia
El término multimedia se utiliza para referirse a cualquier objeto o sistema
que utiliza múltiples medios de expresión (físicos o digitales) para presentar
o comunicar información. De allí la expresión "multi-medios". Los medios
pueden ser variados, desde texto e imágenes, hasta animación, sonido,
video, etc. También se puede calificar como multimedia a los medios
electrónicos (u otros medios) que permiten almacenar y presentar contenido
multimedia. Multimedia es similar al empleo tradicional de medios mixtos en
las artes plásticas, pero con un alcance más amplio. Se habla de multimedia
interactiva cuando el usuario tiene libre control sobre la presentación de los
contenidos, acerca de qué es lo que desea ver y cuando; a diferencia de una
presentación lineal, en la que es forzado a visualizar contenido en un orden
predeterminado.
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Hipermedia podría considerarse como una forma especial de multimedia
interactiva que emplea estructuras de navegación más complejas que
aumentan el control del usuario sobre el flujo de la información. El término
"hiper" se refiere a "navegación", de allí los conceptos de "hipertexto"
(navegación entre textos) e "hipermedia" (navegación entre medios).
El concepto de multimedia es tan antiguo como la comunicación humana ya
que al expresarnos en una charla normal hablamos (sonido), escribimos
(texto), observamos a nuestro interlocutor (video) y accionamos con gestos y
movimientos de las manos (animación). Con el auge de las aplicaciones
multimedia para computador este vocablo entró a formar parte del lenguaje
habitual.
Cuando un programa de computador, un documento o una presentación
combina adecuadamente los medios, se mejora notablemente la atención, la
comprensión y el aprendizaje, ya que se acercará algo más a la manera
habitual en que los seres humanos nos comunicamos, cuando empleamos
varios sentidos para comprender un mismo objeto.
Las presentaciones multimedia pueden verse en un escenario, proyectarse,
transmitirse, o reproducirse localmente en un dispositivo por medio de un
reproductor multimedia. Una transmisión puede ser una presentación
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multimedia en vivo o grabada. Las transmisiones pueden usar tecnología
tanto analógica como digital. Multimedia digital en línea puede descargarse
o transmitirse en flujo (usando streaming). Multimedia en flujo puede estar
disponible en vivo o por demanda.
Los juegos y simulaciones multimedia pueden usarse en ambientes físicos
con efectos especiales, con varios usuarios conectados en red, o localmente
con un computador sin acceso a una red, un sistema de videojuegos, o un
simulador. En el mercado informático, existen variados softwares de autoría
y programación de software multimedia, entre los que destacan Adobe
Director y Flash.
Los diferentes formatos de multimedia analógica o digital tienen la intención
de mejorar la experiencia de los usuarios, por ejemplo para que la
comunicación de la información sea más fácil y rápida. O en el
entretenimiento y el arte, para trascender la experiencia común.
Los niveles mejorados de interactividad son posibles gracias a la
combinación de diferentes formas de contenido. Multimedia en línea se
convierte cada vez más en una tecnología orientada a objetos e impulsada
por datos, permitiendo la existencia de aplicaciones con innovaciones en el
nivel de colaboración y la personalización de las distintas formas de
contenido. Ejemplos de esto van desde las galerías de fotos que combinan
tanto imágenes como texto actualizados por el usuario, hasta simulaciones
cuyos coeficientes, eventos, ilustraciones, animaciones o videos se pueden
modificar, permitiendo alterar la "experiencia" multimedia sin tener que
programar.
Además de ver y escuchar, la tecnología háptica permite sentir objetos
virtuales. Las tecnologías emergentes que involucran la ilusión de sabor y
olor también puede mejorar la experiencia multimedia.
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La multimedia encuentra su uso en varias áreas incluyendo pero no
limitado : arte, educación, entretenimiento, ingeniería, medicina,
matemáticas, negocio, y la investigación científica. En la educación, la
multimedia se utiliza para producir los cursos de aprendizaje computarizado
(popularmente llamados CBT) y los libros de consulta como enciclopedia y
almanaques. Un CBT deja al usuario pasar con una serie de presentaciones,
de texto sobre un asunto particular, y de ilustraciones asociadas en varios
formatos de información. El sistema de la mensajería de la multimedia, o
MMS, es un uso que permite que uno envíe y que reciba los mensajes que
contienen la multimedia - contenido relacionado. MMS es una característica
común de la mayoría de los teléfonos celulares. Una enciclopedia electrónica
multimedia puede presentar la información de maneras mejores que la
enciclopedia tradicional, así que el usuario tiene más diversión y aprende
más rápidamente. Por ejemplo, un artículo sobre la segunda guerra mundial
puede incluir hyperlinks (hiperligas o hiperenlaces) a los artículos sobre los
países implicados en la guerra. Cuando los usuarios hayan encendido un
hyperlink, los vuelven a dirigir a un artículo detallado acerca de ese país.
Además, puede incluir un vídeo de la campaña pacífica. Puede también
presentar los mapas pertinentes a los hyperlinks de la segunda guerra
mundial. Esto puede acelerar la comprensión y mejorar la experiencia del
usuario, cuando está agregada a los elementos múltiples tales como
cuadros, fotografías, audio y vídeo. (También se dice que alguna gente
aprende mejor viendo que leyendo, y algunos escuchando).
La multimedia es muy usada en la industria del entretenimiento, para
desarrollar especialmente efectos especiales en películas y la animación
para los personajes de caricaturas. Los juegos de la multimedia son un
pasatiempo popular y son programas del software como CD-ROMs o
disponibles en línea. Algunos juegos de vídeo también utilizan características
de la multimedia. Los usos de la multimedia permiten que los usuarios
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participen activamente en vez de estar sentados llamados recipientes
pasivos de la información, la multimedia es interactiva.
Tipos de información multimedia:
Texto: sin formatear, formateado, lineal e hipertexto.
Gráficos: utilizados para representar esquemas, planos, dibujos
lineales...
Imágenes: son documentos formados por píxeles. Pueden generarse
por copia del entorno (escaneado, fotografía digital) y tienden a ser
ficheros muy voluminosos.
Animación: presentación de un número de gráficos por segundo que
genera en el observador la sensación de movimiento.
Vídeo: Presentación de un número de imágenes por segundo, que
crean en el observador la sensación de movimiento. Pueden ser
sintetizadas o captadas.
Sonido: puede ser habla, música u otros sonidos.
El trabajo multimedia está actualmente a la orden del día y un buen
profesional debe seguir unos determinados pasos para elaborar el producto.
Definir el mensaje clave. Saber qué se quiere decir. Para eso es
necesario conocer al cliente y pensar en su mensaje comunicacional.
Es el propio cliente el primer agente de esta fase comunicacional.
Conocer al público. Buscar qué le puede gustar al público para que
interactúe con el mensaje. Aquí hay que formular una estrategia de
ataque fuerte. Se trabaja con el cliente, pero es la agencia de
comunicación la que tiene el protagonismo. En esta fase se crea un
documento que los profesionales del multimedia denominan "ficha
técnica", "concepto" o "ficha de producto". Este documento se basa en
5 ítems: necesidad, objetivo de la comunicación, público, concepto y
tratamiento.
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Desarrollo o guión. Es el momento de la definición de la Game-play:
funcionalidades, herramientas para llegar a ese concepto. En esta
etapa sólo interviene la agencia que es la especialista.
Creación de un prototipo. En multimedia es muy importante la
creación de un prototipo que no es sino una pequeña parte o una
selección para testear la aplicación. De esta manera el cliente ve, ojea,
interactúa... Tiene que contener las principales opciones de
navegación.
Ahora ya se está trabajando con digital, un desarrollo que permite la
interactividad. Es en este momento cuando el cliente, si está conforme, da a
la empresa el dinero para continuar con el proyecto. En relación al
funcionamiento de la propia empresa, está puede presuponer el presupuesto
que va a ser necesario, la gente que va a trabajar en el proyecto (lista de
colaboradores). En definitiva, estructura la empresa. El prototipo es un
elemento muy importante en la creación y siempre va a ser testeado
(público objetivo y encargados de comprobar que todo funciona)
Correo Electrónico
El correo electrónico antecede a la Internet, y de hecho, para que ésta
pudiera ser creada, fue una herramienta crucial. En una demostración del
MIT (Massachusetts Institute of Technology) de 1961, se exhibió un sistema
que permitía a varios usuarios ingresar a una IBM 7094 desde terminales
remotas, y así guardar archivos en el disco. Esto hizo posibles nuevas formas
de compartir información. El correo electrónico comenzó a utilizarse en 1965
en una supercomputadora de tiempo compartido y, para 1966, se había
extendido rápidamente para utilizarse en las redes de computadoras.
En 1971, Ray Tomlinson incorporó el uso de la arroba (@). Eligió la arroba
como divisor entre el usuario y la computadora en la que se aloja la casilla
de correo porque no existía la arroba en ningún nombre ni apellido. En inglés
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la arroba se lee «at» (en). Así, fulano@máquina.com se lee fulano en
máquina punto com.
El nombre correo electrónico proviene de la analogía con el correo postal:
ambos sirven para enviar y recibir mensajes, y se utilizan "buzones"
intermedios (servidores), en donde los mensajes se guardan temporalmente
antes de dirigirse a su destino, y antes de que el destinatario los revise.
Elementos
Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas han de tener
una dirección de correo electrónico. Esta dirección la tiene que dar un
proveedor de correo, que son quienes ofrecen el servicio de envío y
recepción. Es posible utilizar un programa específico de correo electrónico
(cliente de correo electrónico o MUA, del inglés Mail User Agent) o una
interfaz web, a la que se ingresa con un navegador web.
Dirección de correo
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Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que
identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección
es única y pertenece siempre a la misma persona.
Un ejemplo es [email protected], que se lee persona arroba servicio
punto com. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de
correo, y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la
arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derecha
de la arroba; en este caso, servicio.com). La arroba también se puede leer
"en", ya que [email protected] identifica al usuario persona que está en
el servidor servicio.com (indica una relación de pertenencia).
Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @,
donde la @ significa "pertenece a..."; en cambio, una dirección de página
web no. Por ejemplo, mientras que http://www.servicio.com/ puede ser una
página web en donde hay información (como en un libro),
[email protected] es la dirección de un correo: un buzón a donde se
puede escribir.
Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del
proveedor que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede
cambiar. Por otro lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la
elección del usuario, y es un identificador cualquiera, que puede tener letras,
números, y algunos signos.
Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así
facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al
propietario, puesto que es necesario transmitirla de forma exacta, letra por
letra. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino.
Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en
mayúscula o minúscula. Por ejemplo, [email protected] es igual a
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Proveedor de correo
Para poder enviar y recibir correo electrónico, generalmente hay que estar
registrado en alguna empresa que ofrezca este servicio (gratuito o de pago).
El registro permite tener una dirección de correo personal única y duradera,
a la que se puede acceder mediante un nombre de usuario y una
Contraseña.
Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo por
la calidad del servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en dos
tipos: los correos gratuitos y los de pago.
Gratuitos
Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de
publicidad: unas incrustadas en cada mensaje, y otros en la interfaz que se
usa para leer el correo.
Muchos sólo permiten ver el correo desde una página web propia del
proveedor, para asegurarse de que los usuarios reciben la publicidad que se
encuentra ahí. En cambio, otros permiten también usar un programa de
correo configurado para que se descargue el correo de forma automática.
Una desventaja de estos correos es que en cada dirección, la parte que hay
a la derecha de la @ muestra el nombre del proveedor; por ejemplo, el
usuario gapa puede acabar teniendo [email protected]. Este tipo de
direcciones desagradan a algunos (sobre todo, a empresas) y por eso es
común comprar un dominio propio, para dar un aspecto más profesional.
De pago
Los correos de pago normalmente ofrecen todos los servicios disponibles. Es
el tipo de correo que un proveedor de Internet da cuando se contrata la
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conexión. También es muy común que una empresa registradora de
dominios venda, junto con el dominio, varias cuentas de correo para usar
junto con ese dominio (normalmente, más de 1).
También se puede considerar de pago el método de comprar un nombre de
dominio e instalar un ordenador servidor de correo con los programas
apropiados (un MTA). No hay que pagar cuotas por el correo, pero sí por el
dominio, y también los gastos que da mantener un ordenador encendido
todo el día.
Correo web
Casi todos los proveedores de correo dan el servicio de correo web
(webmail): permiten enviar y recibir correos mediante un sitio web diseñado
para ello, y por tanto usando sólo un navegador web. La alternativa es usar
un programa de correo especializado.
El correo web es cómodo para mucha gente, porque permite ver y almacenar
los mensajes desde cualquier sitio (en un servidor remoto, accesible por el
sitio web) en vez de en un ordenador personal concreto.
Como desventaja, es difícil de ampliar con otras funcionalidades, porque el
sitio ofrece un conjunto de servicios concretos y no podemos cambiarlos.
Además, suele ser más lento que un programa de correo, ya que hay que
estar continuamente conectado a páginas web y leer los correos de uno en
uno.
Cliente de correo
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También están los clientes de correo electrónico, que son programas para
gestionar los mensajes recibidos y poder escribir nuevos.
Suelen incorporar muchas más funcionalidades que el correo web, ya que
todo el control del correo pasa a estar en el ordenador del usuario. Por
ejemplo, algunos incorporan potentes filtros anti-spam.
Por el contrario, necesitan que el proveedor de correo ofrezca este servicio,
ya que no todos permiten usar un programa especializado (algunos sólo dan
correo web). En caso de que sí lo permita, el proveedor tiene que explicar
detalladamente cómo hay que configurar el programa de correo. Esta
información siempre está en su página web, ya que es imprescindible para
poder hacer funcionar el programa, y es distinta en cada proveedor. Entre
los datos necesarios están: tipo de conexión (POP o IMAP), dirección del
servidor de correo, nombre de usuario y contraseña. Con estos datos, el
programa ya es capaz de obtener y descargar nuestro correo.
El funcionamiento de un programa de correo es muy diferente al de un
correo web, ya que un programa de correo descarga de golpe todos los
mensajes que tenemos disponibles, y luego pueden ser leídos sin estar
conectados a Internet (además, se quedan grabados en el ordenador). En
cambio, en una página web se leen de uno en uno, y hay que estar
conectado a la red todo el tiempo.
Workflow: flujo de trabajo
Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una
tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de
tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual,
informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas
necesarias para completar el proceso de negocio.
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Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del
Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la
descentralización de las actividades administrativas y comerciales.
La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de
los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las
cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante
a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.
A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de
software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión
de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo
electrónico o de bases de datos.
Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces
Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades
o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de
cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control
o gestión del flujo de trabajo.
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Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una
adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos,
gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un
Workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de
negocio interrelacionados.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las
principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación,
Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se
limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con
aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de
proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la
respuesta más adelante).
En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados,
que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio,
nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en
grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos
administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.
Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y
eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos,
según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un
documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que
genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos
a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una
herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso
informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que
se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento
de la productividad.
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Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente
sobre una red de ordenadores, mediante el "motor de Workflow" situado en
el servidor de la red, los expedientes son dirigidos según unas reglas
determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que
son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su análisis o
gestión de forma sencilla y rápida gracias a las diversas utilidades que
ofrece el sistema.
Beneficios del Workflow o flujo de trabajo
Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los
beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:
Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la
empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
Mejora del control de procesos a través de la normalización de los
métodos de trabajo.
Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de
los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de
respuesta a los clientes.
Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las
necesidades empresariales.
Optimización de la circulación de información interna con clientes y
proveedores.
Integración de procesos empresariales.
Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como
BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de
Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas,
procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del
trabajo.
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Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos,
pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias
concretas.
Video Conferencia
La videoconferencia es una tecnología que proporciona un sistema de
comunicación bidireccional de audio, video y datos que permite que las
sedes receptoras y emisoras mantengan una comunicación simultánea
interactiva en tiempo real. Para ello se requiere utilizar equipo especializado
que te permita realizar una conexión a cualquier parte del mundo sin la
necesidad de trasladarnos a un punto de reunión.
La videoconferencia involucra la preparación de la señal digital, la
transmisión digital y el proceso de la señal que se recibe. Cuando la señal es
digitalizada esta se transmite vía terrestre o por satélite a grandes
velocidades. Para que la videoconferencia se realice se debe de comprimir la
imagen mediante un CODEC. Los datos se comprimen en el equipo de
origen, viajan comprimidos a través de algún circuito de comunicación, ya
sea terrestre o por satélite y se descomprime en el lugar de destino.
Aplicaciones
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Hoy en día la videoconferencia es una parte muy importante de las
comunicaciones es por esa razón que día con día se van descubriendo
nuevas aplicaciones de esta tecnología entre las aplicaciones más comunes
dentro de la educación tenemos:
•Educación a distancia
•Investigación y vinculación
•Reuniones de academia
•Formación continua
•Reunión ejecutiva
•Simposium
•Congresos
•Conferencias
•Cursos
•Seminarios
•Otros
A quién beneficia
La videoconferencia se ha vuelto una tecnología que se ha colocado al
alcance de todos principalmente nos hemos enfocado a brindarle nuestros
servicios a:
• Alumnos: Ya que les permite recibir una educación de altísimo nivel
con oportunidades de capacitación solamente disponibles en institutos
de primera.
Tener a su disposición técnicas avanzadas en los campos
educacionales.
Recibir conocimientos impartidos por eminencias en cada tema.
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Tener la posibilidad de realizar cualquier pregunta a los conferencistas,
con el fin de obtener las mejores respuestas a sus dudas.
Asistir a las conferencias sin necesidad de abandonar el campus
educacional.
• Académicos Permite impartir cátedra a distancia
Mantener una comunicación cara a cara con los estudiantes sin tener
la necesidad de trasladarse a un aula de clases
Asistir a conferencias sin la necesidad de abandonar el campus
institucional
• Investigadores
Asistir a eventos importantes sin la necesidad de trasladarse al lugar
sede
Comunicarse con colegas cara a cara para poder intercambiar puntos
de vista
Impartir conferencias a distintas partes del mundo desde un punto
sede
• Funcionarios
Asistir a eventos sin la necesidad de trasladarse
Poder comunicarse con su personal sin la necesidad de estar presente
Mantener una comunicación cara a cara con otros funcionarios
• Usuarios externos
Presenciar eventos que se desarrollan en otra parte del mundo
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Calendario
El calendario es un componente incluido en varios software que permite
administrar un calendario y agenda. El calendario está completamente
integrado con el correo electrónico, los contactos y otras funciones
especificas. El calendario le permite entre otros componentes realizar las
siguientes labores:
Crear citas y eventos
Del mismo modo que escribiría en un cuaderno, puede hacer clic en
una sección del Calendario de Outlook y empezar a escribir. Los nuevos
colores de degradado permiten ver fácilmente la fecha y la hora
actuales. La hora actual sólo aparece coloreada en las vistas Día y
Semana laboral. Puede seleccionar un sonido o un mensaje que le
recuerde sus citas, reuniones o eventos y colorear los elementos para
identificarlos rápidamente.
Organizar reuniones
Seleccione una hora en el Calendario, cree una convocatoria de reunión
y seleccione las personas que va a invitar. Outlook le ayudará a
encontrar la primera hora en la que todos estén libres. Cuando envíe la
convocatoria de reunión por correo electrónico, los invitados la
recibirán en la Bandeja de entrada. Cuando abran la convocatoria,
pueden aceptarla, aceptarla provisionalmente o rechazarla haciendo
clic en un único botón. Si la convocatoria entra en conflicto con algún
elemento del calendario de los invitados, Outlook mostrará una
notificación. Si usted, como persona que organiza la reunión, los
permite, los invitados pueden proponer una hora de reunión alternativa.
Como organizador, puede hacer un seguimiento de quién acepta o
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rechaza la convocatoria, o quién propone otra hora para la reunión, al
abrir la convocatoria.
Consultar los calendarios de grupo
Puede crear calendarios que incluyan las programaciones de un grupo
de personas o recursos a la vez. Puede, por ejemplo, consultar las
programaciones de todas las personas del departamento o todos los
recursos, como las salas de reuniones de su edificio. Esto ayuda a
programar las reuniones con mayor rapidez.
Ver calendarios unos al lado de otros
Puede mostrar, unos al lado de otros, varios calendarios que haya
creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por ejemplo,
puede crear un calendario diferente para sus citas personales y ver el
calendario laboral y el calendario personal, uno al lado de otro.
También puede copiar o mover citas entre los calendarios que se
muestran. Utilice el panel de exploración para compartir rápidamente
su propio calendario y abrir otros calendarios compartidos. En función
de los permisos que conceda el propietario del calendario, puede crear
o modificar citas en los calendarios compartidos.
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Ver calendarios unos sobre otros en vista superpuesta
Puede usar la vista superpuesta para mostrar varios calendarios que
haya creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por
ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales
y superponer el calendario laboral y el calendario personal para ver
rápidamente dónde tiene conflictos o tiempo libre.
Vincular a calendarios en sitios de Windows SharePoint Services 3.0
Si tiene acceso a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, puede
ver las listas de eventos de ese sitio en el Calendario de Outlook. Puede
hacer cambios en la lista en Outlook, aunque esté trabajando sin
conexión. Los cambios se sincronizarán automáticamente cuando se
conecte de nuevo a Internet. Además, puede ver los calendarios de
Windows SharePoint Services 3.0 uno junto a otro con otros calendarios
personales o compartidos.
Enviar calendarios a cualquiera mediante el correo electrónico
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Puede enviar un calendario a un destinatario de correo en forma de
Calendario de Internet, manteniendo el control sobre la cantidad de
información que se comparte. La información del calendario aparece en
el cuerpo del mensaje de correo electrónico en forma de datos adjuntos
al Calendario de Internet, que el destinatario puede abrir en Outlook.
Publicar calendarios en Microsoft Office Online
Puede publicar calendarios en el sitio Web Office Online y controlar
quién puede verlos.
Suscríbase a Calendarios de Internet
Las suscripciones a Calendarios de Internet son similares a los
Calendarios de Internet, excepto en que el calendario descargado se
sincroniza periódicamente con el Calendario de Internet y se actualiza.
Administrar el calendario de otro usuario
Con la función de Acceso delegado, una persona puede utilizar su copia
de Outlook propia para administrar fácilmente el calendario de otra
persona. Por ejemplo, un auxiliar administrativo puede administrar el
calendario de un director. Cuando el director designa al auxiliar
administrativo como delegado, este último puede crear, mover o
eliminar citas y organizar reuniones en nombre del director.
3 Groupware y la ReingenieríaEn la mayor parte de las organizaciones la burocracia es sumamente
resistente, es posible dar un mal uso al groupware para que la automatice y
la vuelva más difícil de suprimir.
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El movimiento de reingeniería afirma que pones tecnología en un proceso
con mal desempeño no sirve de nada. De acuerdo, nadie discute el hecho de
que no tiene sentido automatizar un proceso que jamás debió existir. Sin
embargo, el groupware es una tecnología secular; puede automatizar
cualquier tipo de proceso incluidos los malos. Usted puede emplearla para
automatizar procesos ineficientes y hacer lo interesantes de un modo más
eficiente. O puede volver a automatizar la estructura a la que aplico la
reingeniería.
4 Categorías del groupware
En la literatura se encuentran varios tipos de categorización del groupware,
unas tienen en cuenta las dimensiones de espacio y momentos de trabajo
del grupo mientras otras están desagregadas con respecto a la actividad a la
cual facilitan, sin embargo, lo relevante es reconocer la amplia variedad de
herramientas que se encuentran a disposición de los usuarios con el fin de
facilitar la labor en grupo o equipo.
Las tecnologías de groupware típicamente se categorizan a lo largo de dos
dimensiones primarias:
1. Si los usuarios del groupware están trabajando juntos en el mismo
tiempo ("tiempo real" o groupware "síncrono") o diversas horas
(groupware "asincrónico")
2. Si los usuarios están trabajando juntos en el mismo lugar ("cara a
cara") o en diversos lugares ("distancia")
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Los grupos pueden comunicarse de manera sincrónica o asincrónica; pueden
ser localizados juntos o de manera remota, y la tecnología se puede utilizar
para la ayuda individual o la ayuda del grupo. En cuanto al groupware
orientado al espacio de trabajo indica que este permite a los miembros del
equipo “subir y bajar” artefactos usando archivos y carpetas para organizar
su trabajo.
Un caso muy popular del groupware orientado a las comunicaciones es el
correo electrónico. Cuando el correo electrónico se utiliza como el medio
principal para los equipos virtuales (como en la mayoría de los casos), los
datos y la información asociada (tal como accesorios) permanecen en
servidores centrales del correo y/o bandejas de entradas personales sin
ninguna información de contexto en la cual esas comunicaciones de correo
electrónico fueran utilizadas (procesos de negocio implicados, actividades
realizadas, etc.).
Wikipedia (www.wikipedia.com), que a su vez utiliza un software para trabajo
colaborativo divide al groupware a su vez en tres categorías, que como se
29Groupware
observa tienen estrecha relación con los parámetros de las clasificaciones
antes mencionados:
- Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos,
datos o documentos entre personas y facilitan el compartir información
(colaboración asíncrona), como por ejemplo:
• Correo electrónico
• Correo voz
• Publicación en web
- Herramientas de conferencia electrónica que facilitan el compartir
información de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo:
• Conferencia de datos; equipos en red que comparten un espacio de
presentación compartido que cada usuario puede modificar
• Conferencias de voz; teléfonos que permiten interactuar a los participantes
• Conferencias de video (y audio conferencia); equipos en red que
comparten señales de audio o video
• Salas de chat o mensajería instantánea; una plataforma de discusión que
facilita el intercambio inmediato de mensajes
• Sistemas para facilitar reuniones; un sistema de conferencias integrado en
una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y
presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una
misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los Sistemas de
soporte a decisiones
- Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del
grupo, como por ejemplo:
• Calendarios electrónicos; para acordar fechas de eventos y
automáticamente enviar notificaciones y recordatorios a los participantes
30Groupware
• Sistemas de gestión de proyectos; para organizar y hacer seguimiento de
las acciones en un proyecto hasta que este finaliza
• Sistemas de control de flujos de trabajo (workflow); para gestionar tareas y
documentos en un proceso organizado de forma estructurada
• Sistemas de soporte a redes sociales; para organizar las relaciones de los
grupos
En la literatura se encuentran varios tipos de categorización del groupware,
unas tienen en cuenta las dimensiones de espacio y momentos de trabajo
del grupo mientras otras están desagregadas con respecto a la actividad a la
cual facilitan, sin embargo, lo relevante es reconocer la amplia variedad de
herramientas que se encuentran a disposición de los usuarios con el fin de
facilitar la labor en grupo o equipo
5 Características del groupware
Las características más importantes de los groupware son:
Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente se perciba
que el trabajo en grupo se lleva a cabo.
Mantener la información en un solo sitio común para todos los miembros.
Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o video.
6 Clasificación del groupware
Los groupware se pueden clasificar en base a:
Tiempo, se clasifican en sincrónicos y asincrónico
Espacio, pueden estar en el mismo lugar o en forma distribuida.
Las aplicaciones típicas de los groupware sincrónicos (los cuales soportan
aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones compartidos, teleconferencia,
31Groupware
chat y sistemas de toma de decisiones. Algunos ejemplos de aplicaciones
típicas de los groupware asincrónicos son: e-mail, newsgroups, calendarios y
sistemas de escritura colaboracionales.
Los groupware se están volviendo más populares dentro de las empresas, ya
que resulta más barato instalar una Intranet y comprar o implementar un
sistema de colaboración a estar transportando personal de un lugar a otro.
Además si se necesita tomar una decisión urgente y las personas se
encuentran en diferentes partes del mundo, para cuando se reúnan la
decisión posiblemente ya no funcione, o peor aún que la empresa quiebre;
con los groupware esto no pasaría, ya que se pueden tomar decisiones sin
importar la distancia entre cada miembro del equipo.
7 Funciones del groupware
Los groupware deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un
grupo, llamadas las tres C's:
La Comunicación, es la función más importante del groupware, ya que es
el medio en que la informaciones compartida.
La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y resolver problemas
de negocios o alguna actividad empresarial. Proporciona la ventaja de
resolver problemas de las asambleas tradicionales como: lugar y tiempo
para la realización de la misma o la disponibilidad de información. Además
de mejorar la eficiencia en la toma de decisiones con la contribución de
todos los miembros del grupo.
La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo está trabajando
eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la
distribución de tareas y revisión de su ejecución.
32Groupware
Al unir estas tres características dentro del groupware la información fluye
más rápidamente, y con precisión, existen menos barreras entre cada
departamento, se mejora la toma de decisiones y sobre todo se mejora el
servicio al cliente.
Como se puede ver un groupware tiene características que lo hacen una
gran inversión para los negocios, se pueden crear grupos de discusión,
compartir documentos, realizar videoconferencias, etc. Para realizar todo
esto es necesario contar con una Intranet o una conexión a Internet y poder
comunicar las máquinas clientes con el servidor de las aplicaciones
groupware.
Es muy confuso distinguir entre groupware y workflow, esto surge desde que
los workflow´s son considerados como una función o un subconjunto de los
groupware. Una definición estricta dice que todos los tipos de groupware
deben incluir un elemento de colaboración, pero esto no es necesario en los
sistemas workflow, algunas veces son utilizados para tareas individuales que
no están directamente en colaboración.
8 Beneficios del groupware
Puesto que los mecanismos de la coordinación facilitan la gerencia del
conocimiento y la toma de decisión, el uso del groupware pueden realzar
la toma de decisión de colaboración en organizaciones.
Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para
coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los
miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un
puente sobre las diferencias de tiempo, espacio.
33Groupware
Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el
trabajo en proyectos son:
El groupware estimula la cooperación dentro de una organización y
ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos
comunes.
El groupware coordina gente y procesos.
El groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después
definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto.
El groupware proporciona los usuarios una manera única para
compartir información, construyéndola en documentos
estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar
central en donde se almacena la información compartida.
Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un
proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una
manera más eficiente.
9 Ventajas y desventajas del groupware
La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo
tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el
groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información
de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y
los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la
estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se
pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos
anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce
a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación
del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo.
34Groupware
Aunque el conocimiento tácito es difícil de capturar, el groupware puede
capturar, almacenar, recuperar, y distribuir una parte del conocimiento tácito
en formas de rituales y de historias de la organización. Investigaciones han
demostrado que el uso de rituales y de historias de la organización pueden
proporcionar una base de "memorias colectivas" entre los miembros de
organización.
10 Productos más usados del groupware
En el mercado existen una cada vez más extensa gama de productos
etiquetados como groupware, algunos de los productos más ampliamente
conocidos son:
1. Lotus Notes and Domino Lotus Notes fue uno de los primeros productos de
mensajería y groupware completamente equipados. Fue construido para las
operaciones cliente/servidor y utiliza el concepto de los almacenes de
objetos en los cuales la información se almacena en los servidores múltiples
replicados. Domino Lotus Notes agrega servicios del HTTP (protocolo de
transferencia de hypertexto) y transforma a en un servidor de aplicaciones
de Internet. Domino también agrega características de la seguridad tales
como cifrado.
35Groupware
2. Microsoft Exchange Server: provee muchas de las mismas funcionalidades
del Notes y el Domino, incluyendo funcionalidades de colaboración para
trabajo en equipo, seguridad, entre otras. Además, proporciona un amplio
alcance en el intercambio de información en la empresa integrando el correo
electrónico, la programación, las formas electrónicas, y los documentos
compartidos. También proporciona una base para crear los usos especiales
que pueden aprovecharse de un sistema empresa-ancho de la mensajería.
36Groupware
3. Novell GroupWise: ayuda a mantener sus comunicaciones seguras y
autenticadas tanto dentro de la empresa como fuera de ella, con otras
empresas y personas que se encuentran fuera de su firewall. GroupWise
funciona con clientes inalámbricos, basados en Web y tradicionales,
ofreciendo a los usuarios programación, mensajería instantánea y correo
electrónico integrado, además de gestión de documentos, contactos y
tareas.
Conclusiones
El establecimiento de alianzas entre las organizaciones se está convirtiendo
en una necesidad en aumento, por lo que las herramientas para ayudar
estos procesos serán más importantes que nunca y mientras más soluciones
de groupware sean instaladas y se vuelvan mejores, más reconocerá la alta
gerencia que los datos y el conocimiento son un activo grupal y no
individual.
A pesar del uso extenso de los sistemas de groupware, su proceso de diseño
y uso no está todavía bien entendido; se observa que desde la perspectiva
del uso del sistema, varios estudios de importancia han identificado factores
que los practicantes del groupware deben estar enterados al momento de
implementar los sistemas, por ejemplo, la carga adicional de trabajo
impuesta a algunos miembros del grupo a través de la participación en el
groupware, el desequilibrio entre costos y beneficios, gastos indirectos
37Groupware
inesperados, tanto como el potencial para prácticas de trabajo innovadoras.
Solamente mediante la observación en un largo periodo de tiempo pueden
tales lecciones ser aprendidas.
Esencialmente, las tecnologías del groupware ofrecen las ventajas de amplio
alcance de la colaboración y prolífica comunicación. De esta manera el uso
del groupware puede mover organizaciones más allá de modelos rígidos de
la cadena de valor a una colaboración más dinámica entre los socios de
negocio y sus clientes, ya que proporcionando el acceso rápido a la
información y usando la colaboración para el producto y el desarrollo del
servicio, las organizaciones llegan a ser más expertas al usar su
conocimiento en el mercado.
En los tiempos actuales demandan mayor productividad por parte de las
empresas y de los individuos y con la continua reducción en el costo de la
tecnología, el conocimiento se convierte cada vez más en un recurso valioso
que las empresas deben administrar para garantizar su supervivencia. El
software colaborativo pretende convertirse en la principal herramienta
tecnológica que permita a las empresas administrar y compartir el
conocimiento. Aun existen muchos obstáculos por vencer, principalmente en
lo que respecta a la interfaz de usuario y a la resistencia de estos a cambiar
sus formas tradicionales de colaboración.
Será interesante ver en el futuro, la aparición de sistemas basados en
agentes, con los usuarios humanos colaborando con agentes inteligentes y
con bases de conocimientos. Cuando esto suceda, la computación
probablemente estará dando el siguiente pasado hacia el procesamiento y
almacenamiento de la inteligencia.
38Groupware
Anexos
Anexo A. En las secciones siguientes se presenta una breve descripción de
algunos productos de software colaborativo.
BSCW
BSCW (Basic Support for Cooperative Work) es una aplicación cooperativa
integrada con un servidor WWW y accesible desde los navegadores de Web
estándar como por ejemplo Netscape Navigator o Internet Explorer. En
particular puede considerarse como una extensión de un servidor Web a
través del CGI (Common Gateway Interface). Los requisitos mínimos que se
recomiendan para su uso son el empleo de un navegador de tercera
generación o posterior como el Nestcape Gold 3.0 o Internet Explorer 4.0.
El acceso al servidor BSCW se efectúa a través del CGI mediante el login
(nombre del usuario para el entorno del sistema) y el password bajo los
cuales el usuario se encuentra identificado en el sistema. Una vez cumplido
39Groupware
este requisito se accede a todos aquellos recursos en los cuales el usuario
tiene permisos de acceso.
Un concepto fundamental alrededor del cual gira toda la estructura de la
aplicación es el del espacio de trabajo compartido (shared workspace)
que consiste en un depósito o almacén de información que puede ser
empleado por los usuarios para colocar documentos (upload), mantener
conversaciones de forma controlada y obtener información acerca de
actividades previas llevadas a cabo por otros miembros del grupo para así
poder coordinar su propio trabajo. Este es el elemento principal para la
cooperación asíncrona ofrecida por el sistema.
En un servidor BSCW (Servidor Web con la extensión del sistema BSCW) se
pueden controlar varios espacios de trabajo, cada uno de los cuales es
accesible a los miembros de un grupo empleando un simple esquema de
nombre de usuario y su password para este entorno. De hecho, cuando se
procede al proceso de identificación se accede a una vista del sistema en la
cual aparecen todos aquellos espacios de trabajo de los cuales se es
miembro.
El tipo de información que se puede crear, manipular y compartir en un
espacio de trabajo es muy amplio, y se les denomina como objetos de
información compartidos: los contenidos de cada espacio de trabajo se
representan como objetos de información organizados en una jerarquía de
carpetas. Los miembros pueden transferir información desde sus máquinas
al espacio de trabajo estableciendo los niveles de control de visibilidad de la
información o las operaciones que pueden ser realizadas por otros. Por otro
lado, los miembros pueden descargar (download), modificar y pedir más
detalles acerca de los objetos de información mediante una serie de botones
previstos para tales operaciones.
BSCW surge en el departamento de Sistemas de Cooperación del Instituto
para la Tecnología de Información Aplicada (FIT) que es una unidad de
desarrollo del Centro de Desarrollo Nacional Alemán para la Tecnología de la
Información (GMD). Los fondos para el desarrollo del sistema BSCW
40Groupware
provienen de la Comisión Europea bajo contratos del Programa de
Aplicaciones Telemáticas.
El objetivo que se plantea es el desarrollo de un sistema de trabajo
compartido BSCW (BSCW shared workspace system) que proporcione
facilidades para la cooperación de grupos cuyos miembros se encuentren
muy alejados físicamente, incluso en diferentes países y empleando diversas
plataformas de trabajo. El soporte para la comunicación es el WWW de
Internet. Se pretende transformar el WWW de un simple depósito pasivo de
información a una herramienta activa de colaboración.
Actualmente este sistema, en constante evolución, se encuentra en su
versión 3.2.2 accesible a todo el mundo que lo desee. Sin embargo, a
diferencia de versiones anteriores, en ésta existe un período de prueba de
90 días; transcurrido este tiempo hay que solicitar una licencia de uso que
resulta ser gratuita cuando se desea emplear en ámbitos relacionados con la
enseñanza.
MetaWeb
MetaWeb es una biblioteca de clases de Java que soporta el desarrollo de
aplicaciones colaborativas síncronas. Estas pueden ser applets que
funcionan dentro de un navegador Web así como aplicaciones Java
independientes. El objetivo de MetaWeb es simplificar el desarrollo de
aplicaciones síncronas multiusuario que puedan ser empleadas en el
contexto del World Wide Web. MetaWeb es un conjunto de herramientas
para grupos. Está siendo empleado para extender el sistema de espacio de
trabajo compartido BSCW con características de sincronía compartida como
la notificación directa de actividades en el espacio de trabajo.
MetaWeb incluye una API que proporciona al desarrollador de aplicaciones
las siguientes funcionalidades:
Acceso a información compartida
Control de sesión
Aplicación específica para intercambio de mensajes
Mecanismos para el control de acceso
41Groupware
Componentes GUI básicos para sesiones colaborativas
Sin embargo, no proporciona características que serían deseables como:
Un servicio general de objetos compartidos
Diferentes mecanismos para el control de concurrencia
MetaWeb proporciona el acceso a información compartida acerca de las
actividades de otros usuarios. Esta metainformación está representada por
tres conceptos básicos: Usuario, Localización y Sesión. Cada aplicación
MetaWeb representa a un usuario en solitario. Una sesión representa un
grupo dinámico de usuarios que pueden interactuar. Los usuarios pueden
acceder y abandonar las sesiones. Las sesiones están generalmente
asociadas con localizaciones. Una localización es la abstracción de un sitio,
donde la gente puede encontrarse e interactuar, empleando herramientas de
aplicación específicas. Las diferentes formas de interactuar están
representadas por diferentes sesiones. Una localización puede ser una
página Web (representada por un URL) o cualquier otro sitio abstracto (o
virtual), donde la colaboración puede tener lugar.
MetaWeb está basado en una arquitectura cliente/servidor, donde las
aplicaciones desarrolladas con MetaWeb actúan como cliente de un servidor
central de MetaWeb, el cual proporciona comunicación entre las aplicaciones
distribuidas. El trabajo del servidor MetaWeb es para:
Proporcionar una infraestructura básica de comunicación basada en la
propagación de eventos
Mantener objetos compartidos que puedan ser accedidos por
aplicaciones MetaWeb
CoopWWW/CESAR
El proyecto CoopWWW pretende proporcionar un extenso conjunto de
herramientas para lograr una cooperación eficiente de grupos empleando el
World Wide Web. El proyecto trata de reunir e integrar tecnologías para la
cooperación multimedia de grupos.
El núcleo central de CoopWWW es el espacio de trabajo compartido, más
concretamente, el espacio de trabajo compartido BSCW desarrollado
42Groupware
también por GMD. Alrededor de este núcleo un grupo de herramientas
interoperables integradas con el espacio de trabajo, proporciona un entorno
de cooperación amigable y potente. En particular el sistema incluye las
siguientes características:
Soporte para el conocimiento síncrono y asíncrono de actividades
dentro del espacio de trabajo.
Generación de documentos distribuidos, incluyendo control de
versiones y herramientas para la conversión de formatos de los
documentos.
Soporte para tomar decisiones cooperativas mediante una serie de
aplicaciones que permiten la organización de conferencias y
proporcionar todos los documentos de contenidos y de procesos de
selección que deben ser proporcionadas por el comité organizador.
Conferencias de escritorio, en particular, la compartición de
documentos con comunicación audio/vídeo. Las herramientas para la
colaboración síncrona están integradas en el espacio de trabajo a
través de funciones de interfaz de usuario implementadas con applets
o con la arquitectura plug-in de los navegadores.
Interfaces a sistemas de información de directorios/empresas. Por
ejemplo, es posible la integración con sistemas como X.500 y whois++
que proporcionan facilidades de indexación global.
El proyecto CoopWWW ha tenido su continuidad con el proyecto CESAR
(Collaboration Environments and Services Architectures for Researches)
buscando también la colaboración multimedia síncrona y asíncrona basadas
en Internet y la tecnología World Wide Web y así facilitar la interoperabilidad
entre varias plataformas para proyectos de investigación transeuropeos.
Parte de los fondos de este proyecto se han destinado para el desarrollo de
BSCW y MetaWeb.
ReCoCo como una alternativa para crear una red colaborativa de
conocimientos en una universidad
43Groupware
Como se mencionó anteriormente, uno de los recursos más importantes de
las empresas es el conocimiento generado por los empleados en el interior
de las mismas. Para tener una idea más clara de lo que esto significa, basta
con imaginar lo que pasaría si una empresa tuviese que reemplazar
absolutamente a todos sus empleados por otros que no poseyeran una
experiencia laboral similar a la de los empleados que están reemplazando.
Aun con toda la información disponible, las consecuencias asociadas con la
perdida del conocimiento ``poseído'' por los empleados reemplazados sería
desastrosa para la empresa.
En las universidades, donde las actividades sustantivas son la enseñanza,
generación y difusión del conocimiento, la situación es aun más crítica.
El proyecto ReCoCo (Red Colaborativa de Conocimientos) pretende contribuir
a la administración del conocimiento en los entornos de educación superior.
Los objetivos generales del proyecto ReCoCo son:
1. Promover la creación de una base de conocimientos científicos
2. Promover la formación de redes colaborativas entre los cuerpos
académicos de las Universidades
Para la implementación del proyecto se diseñará una herramienta
colaborativa (SoCo) que incluya las siguientes facilidades:
Soporte para la interacción en línea entre grupos de usuarios,
mediante servicios de conferencia escrita, video conferencia y pizarrón
compartido
Soporte para interacción fuera de línea, mediante paneles de discusión
y correo electrónico
Soporte para publicación de documentos
Servicio de almacenamiento y consulta de información estructurada,
clasificada mediante técnicas de inteligencia artificial
El sistema colaborativo (SoCo) debe reunir las siguientes características de
diseño:
Arquitectura cliente/servidor basada en WWW y en Java, para asegurar
el nivel más alto de disponibilidad y compatibilidad
44Groupware
La facilidad de uso debe ser una característica prioritaria
Los usuarios del pizarrón compartido deberán disponer
preferentemente de algún tipo de tableta digitalizadora (lápiz) con la
finalidad de que el uso de la pizarra sea más eficiente.
Al administrador del sistema debe ser capaz de definir nuevos grupos
de colaboración y asignarle los servicios que estarán disponibles para
dicho grupo.
Los usuarios deben tener la posibilidad de inscribirse en los grupos
colaborativos que desee, sin la intervención del administrador
El sistema debe ser lo suficientemente flexible para adecuarse a las
necesidades y gustos de los diferentes grupos de trabajo
(configurable)
El sistema debe contar con mecanismos de seguridad para garantizar
la integridad y privacidad de la información, y evitar el rechazo de
servicio y el repudio de autoridad.
Desde el punto de vista del usuario, el uso del sistema será de la siguiente
manera:
1. El usuario accesará el portal de Red Colaborativa de Conocimientos y
seleccionará el grupo al cual desea conectarse en ese momento.
2. En respuesta a esa selección, se creará se le solicitará al usuario su
identificación y contraseña.
3. Si ambas son correctas, en una nueva ventana del navegador se
presentará la página principal del grupo de trabajo, la cual contendrá
información sobre el grupo, tal como: servicios disponibles, usuarios
miembros, usuarios activos, información sobre el estado y actividades
del grupo.
4. Después de esto, el usuario podrá seleccionar los servicios que desee
utilizar.
5. Si el usuario desea trabajar simultáneamente con varios grupos,
bastará con que repita el proceso de selección del grupo (paso 1).
Los principales retos para asegurar el éxito del sistema son:
45Groupware
Diseñar interfaces de usuarios que sean fáciles de usar (intuitivas) y
con las características adecuadas para facilitar el uso de las mismas
(prácticas y transparentes).
Diseñar una base de conocimientos que sea eficiente, así como crear
los mecanismos de indexación y de búsquedas adecuados
Buscar los mecanismos ``administrativos'' para incentivar la
participación de los profesores en la utilización del software
colaborativo
Propiciar una cultura de colaboración entre los usuarios del sistema
Como puede verse, el éxito de este proyecto no solamente depende de los
aspectos técnicos sino también del aspecto humano. El reto es bastante
fuerte, sin embargo los beneficios que el proyecto ReCoCo puede ofrecer a la
comunidad universitaria serían de gran utilidad en la búsqueda de la
excelencia académica.
46Groupware
Anexo B
Ejemplos Cliente / Servidor
Exchange Server
Video Conferencia
47Groupware
Sistema Multimedia
48Groupware
Comunicaciones
SQL Server
49Groupware
Lotus Notes
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