1
GUÍA PARA EL REGISTRO DE LAS
OPERACIONES ADMINISTRATIVAS,
ECONÓMICAS Y FINANCIERAS DE LOS
CONSEJOS COMUNALES
Núcleo Yaracuy
Abog. Alexander García Jefe de la Oficina de Atención Ciudadana
Contraloría Municipal de Peña – Estado Yaracuy
Contacto:
Móvil: 0424 – 5962804 Correo: [email protected] Twitter: @rosilfer
Enero 2013
2
BASE LEGAL
Artículo 274: Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela (Gaceta Oficial Nº 5.908 Extraordinario del 19-02-09).
Artículos 2, 4, 23, 24 numeral 4 y 52: Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del el Sistema Nacional de
Control Fiscal (Gaceta Oficial Nº 6.013 Extraordinario del
23-12-10).
Artículo 34: Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
(Gaceta Oficial Nº 39240 del 12-08-09).
Artículo 31, 34 y 57 numeral 9: Ley Orgánica de los Consejos
Comunales (Gaceta Oficial Nº 39.335 del 28-12-09)
3
CONSIDERACIONES PREVIAS
Ley de los Consejos Comunales (Gaceta Oficial Nº 5.806 Extraordinario del 10-04-2006)
1 Libro de Actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias
1 Libro de Asistencia a las Asambleas
1 Libro para Registro de los asociados
3 Libros para Actas para las instancias básicas
Unidad de Gestión Financiera (BANCO COMUNAL) en forma de
Cooperativas, regida por la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas
LIBROS
1 Libro Diario
1 Libro Mayor
1 Libro de Inventario
4
Se crea la Unidad Administrativa Financiera Comunitaria
CONSIDERACIONES PREVIAS
Ley Orgánica de los Consejos Comunales
(Gaceta Oficial Nº 39.335 del 28-12-2009)
ADECUACIÓN
Disposición Transitoria Tercera:
Se disuelven las asociaciones cooperativas y bancos
comunales, en su carácter de unidad de gestión financiera de los
consejos comunales.
Ley de los Consejos Comunales (Gaceta Oficial Nº 5.806 Extraordinario del 10-04-2006)
Artículos 30 y 31 LOCC
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OBJETIVO
La Guía para el Registro de las Operaciones
Administrativas, Económicas y Financieras de los
Consejos Comunales tiene como propósito ofrecer
orientaciones conceptuales y metodológicas, de carácter
general, para registrar las operaciones realizadas con ocasión
de la administración de los recursos financieros y bienes
muebles e inmuebles del consejo comunal; así como para la
rendición de cuentas ante la asamblea de ciudadanos y
ciudadanas, la unidad de contraloría social, el órgano o ente del
sector público que haya otorgado los recursos y el órgano de
control fiscal competente.
6
REGISTRO DE LAS OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y
FINANCIERAS
Abog. Alexander García
Jefe de la Oficina de Atención Ciudadana
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Para llevar los referidos registros en el consejo comunal
se establecen tres (3) libros:
Libro de Transacciones Bancarias.
Libro de Inventario de Bienes Muebles e
Inmuebles.
Libro de Proyecto.
REGISTRO DE LAS OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS,
ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
8
LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
FECHA
CONCEPTO
NUMERO
DE
CHEQUE
ENTRADA DE
DINERO
(INGRESO)
SALIDA DE
DINERO
(EGRESO)
SALDO AÑO
MES DÍA
9
EJEMPLO 1 ( Para los registros en la ejecución de una obra por Autogestión – Autoconstrucción)
FECHA
CONCEPTO
CHEQUE
NUMERO
ENTRADA
DE DINERO
(INGRESO)
SALIDA DE
DINERO
(EGRESO)
SALDO AÑO
2012
MES DÍA
Enero 20
Depósito Nº 0323, realizado
por el Fondo de
Compensación Interterritorial
(FCI). Para el Proyecto
Sustitución de 3 ranchos por
Viviendas Dignas, en el barrio
Morán.
600.000,00 600.000,00
Enero 25
Compra de materiales de
construcción y 3 tanques de
agua a Ferretería Propatria,
Factura N° 0256. Para el
Proyecto Sustitución de 3
ranchos por Viviendas
Dignas, en el barrio Morán.
63312365 50.000,00 550.000,00
Enero 26
Compra de 6 piezas
sanitarias a la Ferretería El
Amparo, Factura N° 0365.
Para el Proyecto Sustitución
de 3 ranchos por Viviendas
Dignas, en el barrio Morán.
63312366
10.000,00 540.000,00
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS
10
EJEMPLO 2 (Para la realización de una obra Contratada con una Empresa)
FECHA
CONCEPTO
CHEQUE
NUMERO
ENTRADA
DE DINERO
(INGRESOS)
SALIDA DE
DINERO
(EGRESOS)
SALDO AÑO
2012
MES DÍA
Enero 20
Depósito Nº 0323, realizado
por el Fondo de
Compensación Interterritorial
(FCI). Para el Proyecto
Sustitución de 3 ranchos por
Viviendas Dignas, en el barrio
Morán.
600.000,00 600.000,00
Enero 22
Cancelación 20% Anticipo a la
empresa XXX del Contrato N°
001-12 para la Sustitución de
3 ranchos por Viviendas
Dignas, en el barrio Morán.
63312363 120.000,00 480.000,00
Marzo 23
Pago de Valuación N° 1 a la
empresa XXX de la obra
Sustitución de 3 ranchos por
Viviendas Dignas, en el barrio
Morán.
63312364
10.000,00 470.000,00
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS
11
LIBRO DE PROYECTO
1. NOMBRE DEL PROYECTO
2. ORGANISMO FINANCIADOR
3. PLAZO DE EJECUCIÓN
4. MONTO TOTAL
DEL PROYECTO
5. TIPO DE EJECUCIÓN
DESDE HASTA AUTOGESTIÓN
AUTOCONSTRUCCIÓN
CONTRATADA
6.
FECHA.
7.
DESCRIPCIÓN
DE LA
OPERACIÓN
8.
APROBADO POR
ASAMBLEA DE
CIUDADANOS (AS)
9.
APROBADO POR
ORGANISMO
FINANCIADOR
10.
INGRESOS
11.
EGRESOS
12.
SALDO AÑO
MES DÍA ACTA N°
FECHA OFICIO N°
FECHA
12
1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.
2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)
3.PLAZO DE EJECUCIÓN
6 Meses
4. MONTO TOTAL DEL PROYECTO 5. TIPO DE EJECUCIÓN
DESDE HASTA AUTOGESTIÓN
AUTOCONSTRUCCIÓN
CONTRATADA
20-01-12
20-07-12 600.000,00
X
6.
FECHA.
7.
DESCRIPCIÓN DE
LA OPERACIÓN
8.
APROBADO POR
ASAMBLEA DE
CIUDADANOS
9.
APROBADO POR
ORGANISMO
FINANCIADOR
10.
INGRESOS
11.
EGRESOS
12.
SALDO AÑO
2012
MES
DÍA
ACTA N°
FECHA
OFICIO N°
FECHA
Enero 20 Depósito Nº 0323 FCI-03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00
Enero 25
Compra de
materiales de
construcción y 3
tanques de agua a
Ferretería Propatria, Fact N° 0256,
cheque Nº
63312365.
01 23-01-2012 50.000,00 550.000,00
Enero 26
Compra de 06
piezas sanitarias,
Ferretería El
Amparo, Fact. Nº 0365, cheque N° 63312366.
01 23-01-2012 10.000,00 540.000,00
EJEMPLO
LIBRO DE PROYECTO
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LIBRO DE INVENTARIO
DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES (Propiedad Social del Consejo Comunal)
1.
DESCRIPCIÓN
2.
Nº SERIAL/ DATOS DEL
REGISTRO
3.
RESPONSABLE
4.
UBICACIÓN FISICA
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1. DESCRIPCIÓN 2. SERIAL/ DATOS DE
REGISTRO 3. RESPONSABLE 4. UBICACIÓN FÍSICA
Trompo Mezclador M-300 Fact. 0555
Vocero: Pedro Pérez,
C..I. 4586391
Firma
Casa Comunal
Carretilla Fact. 0233
Vocero: Pedro Pérez,
C..I. 4586391
Firma
Casa Comunal
Cortadora de
Cerámica Fact. 0356
Vocero: Pedro Pérez,
C..I. 4586391
Firma
Casa Comunal
Pala Fact. 0555
Vocero: Pedro Pérez,
C..I. 4586391
Firma
Casa Comunal
Pico Fact. 0555
Vocero: Pedro Pérez,
C..I. 4586391
Firma
Casa Comunal
Casa Comunal y
Terreno sobre el cual
está construida.
Oficina subalterna de Registro
del Municipio Libertador del
D.C, anotado bajo el N° 25,
Tomo 3, folios 23 al 26., 1er
Trimestre año 2012.
Vocera: Maria Blanco
C.I. 15.856.941
Barrio Morán, Catia
Municipio Libertador D.C.
LIBRO DE INVENTARIO
DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
(Propiedad Social del Consejo Comunal)
EJEMPLO
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REGISTRO DE ERRORES U
OMISIONES
1. Reversar el registro original
2. Registrar correctamente la transacción
•Se recomienda realizar los registros en bolígrafo azul o negro.
•No se deben hacer tachaduras o enmendaduras y/o borrones.
•Los errores u omisiones en los libros se podrán corregir en la fecha en
que éste se detecte. Adicionalmente, en el caso de los errores se
procederá de la siguiente manera:
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EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL REGISTRO AFECTA EL LIBRO TRANSACCIONES BANCARIAS
Y EL LIBRO DE PROYECTO)
El día 06 de Febrero de 2012 se detectó que el día 22 de Enero se efectuó un registro por
concepto de compra de 100 sacos de cemento para la ejecución del proyecto Sustitución
de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el Barrio Morán, por la cantidad de
Bs. 200,00, siendo la cantidad correcta Bs. 2.000,00.
(1) (2) (3) (4) (5)
FECHA
CONCEPTO DE LA OPERACIÓN
BANCARIA
ENTRADA DE
DINERO
(INGRESOS)
SALIDA DE DINERO
(EGRESOS)
SALDO AÑO
2012
MES DÍA
…Vienen
500.000,00
Enero 22
Compra de 100 sacos de cemento
a la ferretería Construcciones C.A.
con cheque N° 01020304, factura
N° 150.
200,00 499.800,00
Febrero 06
Anulación del registro de compra
de 100 sacos de cemento a la
ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 01020304, factura N°
150, por monto errado.
200,00 500.000,00
Febrero 06
Compra de 100 sacos de cemento,
a la ferretería Construcciones C.A.
con cheque N° 01020304, factura
N° 150.
2.000,00 498.000,00
LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS
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EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL REGISTRO AFECTA EL LIBRO DE PROYECTO)
1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.
2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)
3.PLAZO DE EJECUCIÓN
6 meses
4. MONTO TOTAL DEL
PROYECTO
5. TIPO DE EJECUCIÓN
DESDE HASTA AUTOGESTIÓN - AUTOCONSTRUCCIÓN CONTRATADA
20-01-12
20-07-12 600.000,00
X
6.
FECHA.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA
OPERACIÓN
8.
APROBADO POR
ASAMBLEA DE
CIUDADANOS (AS)
9.
APROBADO POR
ENTE/ ORGANISMO
FINANCIADOR
10.
INGRESOS
11.
EGRESOS
12.
SALDO AÑO
2012
MES
DÍA
ACTA N°
FECHA
OFICIO N°
FECHA
Enero 20 Depósito Nº 0323 03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00
Enero 22
Compra de 100 sacos de
cemento a ferretería
Construcciones C.A. con cheque N° 01020304,
factura N° 150.
01 10-01-2012 200,00 599.800,00
Febrero 06
Anulación del registro de
compra de 100 sacos de
cemento a la ferretería
Construcciones C.A. con cheque N° 0102, factura
N° 150, por monto errado.
01 10-01-2012 200,00 600.000,00
Febrero 06
Compra de 100 sacos de
cemento, a la ferretería
Construcciones C.A. con cheque N° 0102, factura
N° 150.
01 10-01-2012 2.000,00 598.000,00
EJEMPLO (Para el caso de una obra ejecutada por autogestión – autoconstrucción)
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EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL LIBRO DE PROYECTO)
1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el Barrio Morán.
2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)
3.PLAZO DE EJECUCIÓN
6 meses
4. MONTO TOTAL
DEL PROYECTO
5. TIPO DE EJECUCIÓN
DESDE HASTA AUTOGESTIÓN -AUTOCONSTRUCCIÓN CONTRATADA
20-01-12
20-07-12 600.000,00
X
6.
FECHA.
7.
DESCRIPCIÓN DE LA
OPERACIÓN
8.
APROBADO POR
ASAMBLEA DE
CIUDADANOS (AS)
9.
APROBADO POR
ENTE/ ORGANISMO
FINANCIADOR
10.
INGRESOS
11.
EGRESOS
12.
SALDO AÑO
2012
MES
DÍA
ACTA N°
FECHA
OFICIO N°
FECHA
Enero 20 Depósito Nº 0323 03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00
Enero 22
Cancelación 20%
Anticipo del Contrato N° 001-12.
01 20-01-2012 12.000,00 588.000,00
Enero 23
Anulación del registro
Cancelación 20%
Anticipo del Contrato N° 001-12.
12.000,00 600.000,00
Enero 23
Cancelación 20%
Anticipo del Contrato N° 001-12.
120.000,00 480.000,00
EJEMPLO (Para el caso de una obra contratada con una empresa)
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GLOSARIO Transacción
Una transacción es un hecho o condición que requiere un registro contable. Es el
intercambio de valores, por compra, venta, permuta, pagos, cobros, préstamos,
depósitos, descuentos, entre otras, operaciones que efectúan los Consejos
Comunales.
Cheque
Es un titulo valor que incorpora una orden de pago emitida por el titular de una
cuenta corriente bancaria a favor de una persona beneficiaria, quien cobrara su
importe dirigiéndose a un banco o empresa del sistema financiero nacional
especialmente autorizado para ello.
Nota de Débito
La nota de débito es una transacción realizada por el banco en la cuenta de su
cliente, en la que se le notifica las transferencias realizadas a otra cuenta o
descuentos por gastos de servicio prestado por el banco (emisión de chequera,
emisión de estado de cuenta, cheque de gerencia, entre otros).
20
GLOSARIO Nota de Crédito
La nota de crédito es una transacción realizada por el banco en la cuenta de su
cliente, en la que se le notifica del ingreso de una suma de dinero a su cuenta, el
cual pudo haber provenido de una transferencia desde otra cuenta, o como
consecuencia del abono por concepto de intereses ganados en un período de
tiempo.
Depósito
Es una modalidad típica de depósito, en la que el cliente o depositante entrega
una suma de dinero al banco, mediante una operación formalizada, obligándose
la institución a devolverle las sumas recibidas a su requerimiento,
Transferencia
La transferencia bancaria es un modo de mover dinero de una cuenta bancaria a
otra, bien de la misma institución financiera o de otra distinta. Es decir, es una
manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente el
dinero.
21
EL SISTEMA DE GOBIERNO MÁS PERFECTO
ES AQUEL QUE PRODUCE MAYOR SUMA DE
FELICIDAD POSIBLE, MAYOR SUMA DE
SEGURIDAD SOCIAL Y MAYOR SUMA DE
ESTABILIDAD POLÍTICA.
Simón Bolívar
Discurso de Angostura
15 de Febrero de 1811
22
22
Contacto:
Móvil: 0424 – 5962804 Correo: [email protected] Twitter: @rosilfer
* Material Informativo Suministrado por la Contraloría del Municipio Peña – Estado Yaracuy para los
participantes del Programa de Formación en Gerencia Social Comunitaria. Reproducido con recursos
del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnología (FONACIT) y la Universidad Nacional Experimental de la
Fuerza Armada Nacional (UNEFA ) Núcleo Yaracuy.