0

Flor de Maig Av. Flor de Maig, s/n08290 Cerdanyola del Vallès, Barcelona

Centre per a la Participació Ciutadana Apartat de correus 145 Tel. 934 020 714 / Fax 934 020 705

ofm.participacio@diba.es www.diba.es/flordemaig/participacio

Guiade serveis municipals

adreçats a les associacions

Centre per a la Participació CiutadanaOrganisme Autònom Flor de Maig

Diputació de Barcelona

Amb la col·laboració deSpai Públic

Per una millor navegació per aquesta guia, usrecomanem que obriu el marcador de l’esquerra

1

Índex

0. Introducció ........................................................................................... 21. Marc legal de les associacions............................................................ 3

1.1 La legislació aplicable ...................................................................................4

1.2 El Registre Municipal d’Associacions ............................................................5

2. Suport al funcionament ordinari de les associacions........................... 62.1 Informació .....................................................................................................6

2.2 Assessories...................................................................................................9

2.3 Formació .....................................................................................................12

2.4 Foment del voluntariat.................................................................................16

3. Serveis de difusió i promoció de l’associacionisme............................173.1 Promoció de l’associacionisme ...................................................................17

4. TIC’s (tecnologies de la informació i la comunicació).........................20 4.1 Suport a la incorporació a les TIC’s .............................................................20

4.2 Difusió .........................................................................................................22

4.3 Xarxes ciutadanes electròniques.................................................................22

5. Mitjans i infrastructures.......................................................................235.1 Col·laboracions materials ............................................................................23

5.2 Espais i equipaments ..................................................................................25

6. Espais de relació ................................................................................276.1 Espais de coordinació i reflexió associatius ................................................27

6.2 Espais de decisió conjunta..........................................................................29

6.3 Foment de la relació amb tercers................................................................30

7. Suport econòmic.................................................................................337.1 Subvencions................................................................................................33

7.2 Programes de finançament estables ...........................................................36

8. Anàlisi/Estudis ....................................................................................388.1 Tipologia d’estudis sobre el teixit associatiu................................................38

8.2 Temàtiques dels estudis........................................................................................................39

2

0- IntroduccióEn poc més de 20 anys, des dels ajuntaments s'han fet grans esforços per promourela participació dels ciutadans i ciutadanes en els afers de la ciutat, entre els quals caldestacat el suport i la promoció del sector associatiu.

Avui les associacions són un element clau en les nostres poblacions, a través de lesquals els ciutadans i ciutadanes s'organitzen, proposen, i també participendirectament amb el seu treball i dedicació, a construir unes ciutats i pobles mésdinàmics, emprenedors, solidaris i justos.

Així, el nou repte que se'ns planteja és el de mantenir i augmentar aquest importantcapital social, i facilitar la seva adaptació a les noves situacions i realitats.

La Guia de Serveis Municipals adreçats a les Associacions és un recull de moltes deles actuacions que, des de l’àmbit municipal, es poden realitzar en la promoció delsector associatiu i de la participació dels ciutadans en aquestes.

Les propostes d’aquesta guia algunes molt senzilles i altres més complexes, peròsempre complementàries entre elles, segueixen unes gran línies d’actuació ambbase a dos objectius:

Entendre que la relació entre associacions i administracions locals ha de ser decomplicitat i complementarietat, en tant que tenen com a objectiu comú la millora dela qualitat de les persones i la salut democràtica del municipi.

Promoure l'autonomia de les associacions, la seva capacitat de funcionament i,sobretot, la seva adaptació a les noves realitats i reptes.

A fi de fer d’aquesta guia una eina útil i dinàmica en la consulta, s’integra tot unseguit d’experiències reals ( ) i d’altres referències d’interès ( ) que us poden serd’utilitat per posar en marxa els vostres projectes. Per últim, la guia presenta unseguit de connexions internes d’informació ( ) perquè el lector tingui una visióaprofundida d’aquells temes que li resulten de major interès.

Amb l’objectiu de que la Guia de Serveis Municipals adreçats a les associacionssigui un recurs dinàmic, viu i perdurable en el temps, disposa de la possibilitatd’incorporar de manera interactiva totes les observacions, aportacions i exemplesque el lector faci arribar al Centre per a la Participació Ciutadana.

Esperem que us sigui útil

3

1- Marc legal de les associacions

L'any 1978 es va aprovar, per referèndum, la Constitució espanyola, l'article 22 dela qual reconeix com a dret fonamental el dret d'associació. Malgrat això, no hiha hagut des d'aquesta data una regulació específica de les associacions nolucratives. Així, la legislació de l'Estat és preconstitucional i ha estat parcialmentderogada per la Constitució.

Cal dir però que actualment el projecte de llei d’associacions a nivell estatal està enels darrers tràmits per ser definitivament aprovat en el Senat.

Cal recordar també, que com a dret fonamental reconegut per la constitució,associar-se és un acte lliure. Per tant, la seva inscripció en els registres oficials no ésobligatòria excepte si s’aporten béns immobles a la constitució de l’entitat (tambés’ha de fer escriptura pública) i si es té intenció de funcionar amb diners públics(subvencions, convenis o contractes)

El Parlament de Catalunya ha legislat sobre tipus d'associacions específiques iaspectes que en alguns casos, com el de l'esport Llei 8/1988, del 7 d'abril, haregulat les qüestions referides al règim de funcionament, d'elecció i de representacióde les associacions esportives i de les persones associades. En altres casos, s'hareferit a les associacions sense entrar en cap consideració sobre constitució ifuncionament. Per exemple, pel que fa a les associacions considerades entitats departicipació ciutadana Llei 8/1987, del 15 d'abril, municipal i de règim local deCatalunya, els aspectes referits a participació, a deures municipals i al Registre; pelque fa a l'associacionisme cultural Llei 2/1993, del 5 de març, de foment i deprotecció de la cultura popular i tradicional i de l'associacionisme cultural, només haregulat els aspectes en relació amb la cultura, i, pel que fa a les associacionsd'usuaris i consumidors Llei 3/1993, del 5 de març, de l'Estatut del consumidor,els aspectes propis de consum.

La Direcció General de Dret i d'Entitats Jurídiques del Departament de Justícia de laGeneralitat de Catalunya duu el registre de les associacions de règim general. Enqueden excloses, perquè tenen registres específics, les associacions polítiques, lesreligioses, les esportives de competició oficial i les professionals que regulen dretslaborals (sindicats i patronals).

Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments

Conèixer el marc legal vigent referent a associacionisme. Assessorar a les entitats sobre el marc legal.

4

1.1.- La legislació aplicable

Associacions l'àmbit de les quals és principalment Catalunya

Llei 7/1997, de 18 de juny, del Parlament de Catalunya, DOGC núm. 2423 de l’1 dejuliol: Normativa reguladora de les associacions sense ànim de lucre d’àmbit català.

Decret 202/1987, de 19 de maig, DOGC núm. 854 de 19 de juny pel que es regulenles associacions de pares d’alumnes.

Decret 197/1987, de 19 de maig, DOGC núm.854 de 19 de juny, pel que es regulenles associacions d’alumnes.

Llei 7/1997, de 18 de juny, DOGC núm. 2423 d’1 de juliol, per la qual es regulen lesassociacions juvenils.

Associacions l'àmbit de les quals no és principalment Catalunya

Llei 191/1964, de 24 de desembre, d’associacions (BOE 311, 28/12/1964) Decret 1440/1965, de 20 de maig (normes complementàries a la llei) Ordre de 10 de juliol de 1965 pel qual es regula el funcionament del registre. Associacions juvenils: Reial Decret 397/1988, de 22 d’abril (BOE 102, de 28/4/1988)

5

1.2.- El Registre Municipal d’Associacions

Fent repàs de les diferents normatives, decrets i lleis, la conclusió general ésl’obligació general que tenen tots els municipis de crear, ordenar i procedimentar elRegistre Municipal d’Associacions. El marc legal actual és el següent:

• Llei Estatal (7/1985 de 2 d’abril) anomenada Llei Reguladora de les Bases deRègim Local (LBRL). Aquesta Llei regula els principis generals normatius i jurídicsdels ajuntaments. En aquesta Llei es parla de l’obligació dels ajuntaments defomentar l’associacionisme, però no comenta res del Registre Municipald’Associacions. Per tant, cal veure en l’ordre descendent què diu la llei autonòmica.

• Llei Catalana (8/1987 de 15 d’abril) anomenada Llei Municipal i de Règim Localde Catalunya (LMRLC). Diu que els ajuntaments han de regir-se per la Llei Estatal il’Autonòmica i han de desenvolupar les seves pròpies Ordenances i el ReglamentOrgànic Municipal (ROM). La Llei Catalana ja diu que els Ajuntaments a banda delpropi registre de la Generalitat tenen l’obligació de tenir un registre d’associacionsd’àmbit municipal. La Llei catalana exposa que cal fer el registre però no diu com niquè han de fer les associacions per estar registrades, ni quines obligacions tél’ajuntament.

• Reial Decret 2568/1986 de 28 de novembre pel que s’aprova el Reglamentd’Organització, Funcionament i Règim Jurídic de les Entitats Locals (ROF).Aquest Reglament preveu la utilitat del Registre Municipal d’Associacions, les sevesfinalitats i possibilitats per fomentar l’associacionisme. Diu qui pot optar a estarinscrit: associacions venials, culturals, esportives, interessos generals, específics,etc. Qui ha de portar el registre: Secretaria General de la corporació. Documentacióque cal que aportin les entitats: .- Estatuts .- Número d’inscripció del registre generald’Associacions. - Domicili Social. - Etc. Cal dir que aquest Reial Decret és d’obligatoricompliment en absència de Reglament Municipal que no el desenvolupi. En cas d’absència de ROM (Reglament Orgànic Municipal) o bé que aquest no parli del tema,ens hem de regir pel ROF (Reglament d’Organització i Funcionament).

ExemplesAjuntament de Terrassa

6

2-Suport al funcionament ordinari deles associacionsEl compromís municipal respecte la promoció i desenvolupament d'un teixitassociatiu fort i cohesionat, es pot concretar també a través de serveis que tenencom a finalitat donar suport al funcionament ordinari de l'associació.

La característica habitual d'aquests tipus de serveis és que permeten traslladar, demanera fàcil i clara, informació i/o assessorament que poden ser d’interès per lesassociacions, amb l'objectiu d'augmentar significativament l'eficiència i eficàcia deles associacions.

En funció de les dimensions del municipi i de les necessitats del teixit associatiu,aquests serveis es poden realitzar des dels propis departaments municipals, o bécrear serveis específics, (ja siguin propis o externs) que ho realitzin.

Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments

• Oferir una informació que respongui a les necessitats del teixit associatiu delmunicipi.

• Donar els assessoraments necessaris que permetin millorar la gestió integrald’una associació.

• Facilitar els processos formatius necessaris per enfortir i dinamitzar les entitats.• Promoure la incorporació de la ciutadania al teixit associatiu del municipi.

2.1- Informació

La informació és un requisit bàsic per facilitar la igualtat d’oportunitats i la capacitatde les associacions per gaudir de tots els recursos, serveis i propostes destinades alfoment del teixit associatiu.

2.1.1 Serveis d'informació personalitzats

Tipologia de serveis d'informació

Punt d'informació associativaServeis d'informació adreçats a les associacions de tipus presencial, amb determinathorari d'atenció al públic.

Punt d'informació telefònica: Servei d'atenció telefònica, complementari al presencial, o en substitució d'aquest,amb les mateixes característiques.

7

Punt d'informació virtual per a associacionsAdreça d'e-mail a la que es poden adreçar les preguntes o dubtes. Habitualmentatès per les mateixes persones que atenen els punts d'informació personal otelefònic.

Informació relacionada en aquesta guiaAssessories

Tipologia de la informació que poden oferir aquest serveis

MunicipalLa informació relativa a les ofertes, serveis i/o programes municipals adreçats a lesassociacions. Hauria de ser la porta d'entrada i derivació als serveis municipalsadreçats a les associacions.

D'altres administracions i organismesRecopilar i traslladar a les associacions la informació sobre els serveis, programes iajuts que ofereixen altres administracions públiques o entitats privades (fundacions,caixes...)

Sobre gestióEls aspectes més habituals en la gestió d'una associació, en especial aquells quetenen relació amb les administracions públiques i aspectes legals.

LegalFacilitar la informació sobre la legislació vigent en matèria d'associacionisme, sobreels procediments per a constituir i legalitzar una associació, sobre el registremunicipal d'associacions, etc.

Sobre les associacions del municipiDisposar de les dades de les associacions del municipi, així com dels seus objectius,activitats i propostes, adreçat tant a altres associacions com als ciutadans engeneral.

Informació relacionada en aquesta guiaAssessoriesEspais de relació amb tercersSuport econòmicLegislació aplicable

8

2.1.2 Respostes estandarditzades sobre les consultes més freqüents

Complementàriament als diferents serveis d'informació, es poden confeccionarfitxes en les que de manera clara i entenedora es dóna resposta a les demandesmés habituals de les associacions, de manera que aquestes es puguin consultardirectament, i alhora serveixin de suport per a les persones que atenen els serveisd'informació personalitzada.

Alguns dels aspectes més habituals poden ser: Convocatòries de subvencions de l'any Procediments i requisits de la justificació de subvencions Organigrama resumit de l'administració municipal Equipaments i serveis a disposició de les associacions Realització d'un programa o projecte Contractació de personal Com legalitzar una associació Gestió econòmica Impostos Webs, adreces i telèfons d’interès.

2.1.3 Butlletí/revista/ o "full" adreçat a les associacions

Edició i distribució periòdica d'un butlletí informatiu adreçat a les associacions. Laseva dimensió i costos poden ser molt variables, anant des del din A-4 fotocopiat finsa la revista impresa d'edició àmplia.

El format de butlletí permet traslladar de manera periòdica aquella informació decaràcter tècnic o pràctic destinat a facilitar la gestió i el funcionament de lesassociacions, alhora que s'hi poden incloure temes de reflexió o difusió d'iniciativesmunicipals o de la població d'especial rellevància.

El format de revista pot incloure articles o informacions referents al propi sectorassociatiu, com a fórmula per promoure el coneixement i relació entre lesassociacions de la zona, i fomentar, així, una major relació i cohesió entre lesassociacions.

Informació relacionada en aquesta guiaDifusióEspais de relació

Referències d’interèsConsell de la Joventut de Barcelona

9

2.2- Assessories

Mentre que els serveis d'informació traslladen una informació més o menys generalal conjunt de les associacions, les assessories tenen com a principal característicaque ofereixen un tractament individualitzat i personal a cadascuna de les demandes,i que té com a objectiu final donar una resposta concreta a la demanda o problemade l'associació.

Les assessories són, per tant, un servei complementari als serveis d'informació, enel que s'hi atenen aquelles consultes que per la seva complexitat o especificitat nos'han pogut resoldre des del servei d'informació.

Els responsables de fer l’assessorament poden ser els propis tècnics municipals, obé persones especialitzades en l'àmbit consultat, mitjançant entrevistapersonalitzada.

Referències d’interèsTorre JussanaConsell de la Joventut de Barcelona

Assessoria jurídicaAssessorament, orientació i/o seguiment posterior sobre la constitució legal d'unaassociació, federació o fundació, modificació d'estatuts, dissolució, convocatòria iestructuració de les assemblees, facilitació de l’aplicació i interpretació dels estatutsen situacions de conflicte intern, dubtes sobre l'aplicació de la legislació vigent enmatèria d'associacionisme, etc.

Informació relacionada en aquesta guiaMarc legalRelació amb altres administracions

Assessoria econòmica /fiscal /comptableAssessorament, orientació i/o seguiment posterior sobre la confecció d'unpressupost, com fer els assentaments, gestió d'actius i passius, obligacions fiscals itributàries, etc.

10

Assessoria sobre subvencions Assessorament i orientació sobre les convocatòries de subvencions que poden serde l'interès de l'associació (municipals, comarcals, autonòmiques, estatals oeuropees, així com les d'entitats privades), criteris d'atorgament, tràmits a realitzar.Opcionalment, assessorament i orientació per a l'estructuració del projecte i lapresentació de la documentació necessària.Aquesta assessoria també pot incloure informació i assessorament sobre lajustificació econòmica i documental de les subvencions rebudes.

Assessoria en relacions laborals i recursos humansAssessorament i orientació entorn als aspectes legals i econòmics relacionats ambla contractació de personal, així com dels processos de captació, motivació,formació, manteniment i fidelització dels professionals i voluntaris.

Assessoria en comunicacióAssessorament, orientació i suport en la confecció del pla de comunicació del'associació, en la redacció i confecció de notes i rodes de premsa, en l'edició dematerials de divulgació, etc.

Assessoria informàtica /TIC's (Tecnologies de la Informació i de laComunicació)Assessorament i orientació en la planificació de la informatització de l'associació,dels equips i contractacions més adequats a cada necessitat, en la utilització delsmitjans tècnics necessaris.

Informació relacionada en aquesta guiaTecnologies de la informació i la comunicació

Mitjans i infrastructures Formació

Relacions internacionalsAssessorament i orientació en la recerca de patner per a la realització de programesi/o projectes, així com en la recerca de fons per a la realització dels projectes.

Informació relacionada en aquesta guiaFoment de la relació amb tercers

11

SostenibilitatAssessorament i orientació en l'aplicació de criteris i mesures que permetin introduiren la gestió del funcionament ordinari i en la programació d'activitats criteris desostenibilitat

Referències d’interèsAjuntament de Barcelona

TutoriesSeguiment personalitzat del funcionament global de l'associació, facilitant laplanificació i previsió, la presa de decisions, l'aplicació de les decisions preses i larecerca de recursos i/o assessorament específic.

Informació relacionada en aquesta guiaViver d’entitats

12

2.3- Formació

El relleu generacional, l'alta renovació en determinats espais del sector associatiu iels grans canvis que es produeixen de manera contínua en la nostra societat fannecessària la formació de manera continuada de les persones que porten a terme ladirecció política o de projectes de les associacions.

La creació d'una oferta formativa conjunta per a totes les associacions permetdesenvolupar determinats programes que, d'altra manera, seria difícil realitzar desd'una associació, donada la singularitat de moltes de les temàtiques, o el reduïtnombre de persones a qui interessa.

L'oferta formativa adreçada a les associacions és molt diversa, però habitualmentresulta pràctica la realització de cursos de curta durada, en format intensiu o en uncurt període de temps, i que respongui a unes necessitats o temàtiquesespecífiques. Els cursos més amplis i de caràcter general (com per exemple degestió global d'una associació) poden ser d'utilitat quan es té clara la voluntat delspotencials usuaris a participar-hi, i tenen la disponibilitat de temps per fer-ho.

2.3.1 Segons el seu format

XerradesD'una tarda de durada (fins a 4 hores) i sobre aspectes pràctics que tinguin unarelació directa amb les necessitats del moment i de les associacions. Permeten traslladar els aspectes bàsics sobre un tema en concret i generar laconsciència en el sector associatiu sobre l'interès i la conveniència de l'aspectetractat. També serveixen com a prova pilot sobre l'interès de les associacions enaquesta temàtica, i per tant, la conveniència o no de realitzar algun tipus de propostaformativa més àmplia.Alhora, permeten resoldre els dubtes més habituals en determinats àmbits de lagestió associativa, com per exemple en els criteris i procediments de lesconvocatòries de subvencions, facilitant de manera conjunta aquella informació mésrellevant, la qual cosa optimitza el treball de les associacions i de l'administració,alhora que redueix la feina dels serveis d'informació (ja siguin específicamentassociatius o de caràcter general).

Cursos introductoris (fins a 10 hores)Permeten traslladar els aspectes bàsics d'una matèria i els recursos i habilitatsessencials per poder-los aplicar en l'associació. Donada la petita dimensió de lamajor part del teixit associatiu de les nostres poblacions, solen ser el mitjà ideal perdonar una resposta eficient sense sobrecarregar les agendes dels responsablesassociatius.Són una bona eina per complementar o ampliar aquells temes que han generat unalt interès en els serveis d'informació associatiu, en les xerrades o en lesassessories.

13

Cursos d'aprofundiment (més de 10 hores)Permeten formar, de manera més profunda, sobre aspectes concrets a les personesresponsables (càrrecs o tècnics) de les associacions, tot i que, pel seu format,només són recomanables quan hi ha una clara consciència de la utilitat del curs i unalt compromís per part del segment de població destinatari.

ExemplesAjuntament de Rubí

2.3.2 Segons els continguts

La tipologia de continguts de l'oferta formativa adreçada a les associacions éspràcticament il·limitat. El coneixement del propi sector per part dels tècnicsmunicipals, així com la pròpia demanda del sector associatiu, són les que han depermetre definir amb criteri els àmbits prioritaris. No obstant, a continuació esdetallen els aspectes que més habitualment es tracten en l'oferta formativa adreçadaa les associacions:

Xerrades- Convocatòries de subvencions, de les seves característiques, prioritats i forma

de presentació- Justificació de les subvencions- Obligacions fiscals i tributàries- Com estructurar un projecte- Aspectes bàsics de la comunicació- Aspectes bàsics de la Llei d’Associacions i del funcionament d’una associació- Com parlar en públic- Com gestionar una reunió

Cursos- Gestió associativa- Aspectes bàsics de la gestió- Disseny i avaluació de projectes- Gestió econòmica d’una associació- Com presentar subvencions- Implicació dels socis en la gestió - Tècniques de dinamització de reunions- El treball en equip- Tècniques de negociació i resolució de conflictes- Els equips humans a les associacions

Comunicació- Aspectes bàsics de la comunicació- Aspectes del màrqueting en les associacions- Com treballar amb els mitjans de comunicació- Intervencions públiques i comunicació no verbal

14

Administració i economia- Gestió comptable per a associacions (bàsica o avançada)- Captació de fons- Control de la gestió econòmica- Elaboració d’un pressupost

Legal- Marc jurídic, legal i fiscal de les associacions i fundacions- Models de contractació de l’administració pública

Informàtica i telemàtica- Iniciació i experimentació en la xarxa - Creació de pàgines web - Comptabilitat- Aspectes útils d'ofimàtica.

Equips associatius- Captació i gestió de voluntaris- Organització de la tasca interna- Dinàmiques de grups

2.3.3 Sobre la seva realització

Òrgan gestor i professoratL'organització dels cursos i la selecció del professorat es pot realitzar des de lapròpia administració (sobretot en aquells casos en els que s'expliquen aspectesnormatius, de relació amb l'administració o de convocatòria i justificació desubvencions), del propi teixit associatiu de la ciutat, de les escoles de formacióadreçades al sector associatiu existents a Catalunya o d'empreses de serveis.

Suport en la confecció de cursos de formacióAlgunes associacions tenen necessitat de generar els seus propis cursos deformació, per tal que s'adaptin als seus programes, organització i funcionamentintern. Des de l'administració municipal es pot donar suport a través de laparticipació de tècnics municipals com a professors, la recerca de persones queconeguin amb profunditat la temàtica a tractar, o fins i tot, en la definició delprograma i calendari, posant d'aquesta manera el coneixement i habilitats delstècnics municipals al servei de les associacions.

Informació relacionada en aquesta guiaFoment de la relació amb espais del coneixement

Referències d’interèsCentre de Participació ciutadana. Diputació de Barcelona

15

2.3.4 Formació no presencial

L'edició de publicacions temàtiques pot suposar una altra via de promoure laformació i/o el debat en aquells aspectes que es considerin d'interès.

En el cas de tractar-se d'aspectes pràctics, el format hauria de ser de tipus guia, ambuna descripció clara de la metodologia, exemples i informació pràctica.

Pel que fa a aspectes de reflexió, debat ideològic o polític, el format de dossier dereflexió, amb articles o ponències pot esdevenir molt útil.

En ambdós casos, la seva edició i distribució pot ser molt diversa, anant des de laimpressió a la seva edició en fotocòpies, tot depenent de la importància de latemàtica tractada i de la capacitat pressupostària del moment.

Finalment, la seva difusió i distribució es pot realitzar també a través d'internet, tot ique la limitada implantació d'aquest mitjà en el sector associatiu com a eina habitualde treball limita la seva capacitat d'incidència, si s'utilitza de manera exclusiva.

16

2.4- Foment del voluntariat

El foment del voluntariat permet assolir dos grans objectius. D'una banda, vehicularla voluntat de molts ciutadans i ciutadanes de participar de manera activa i alhoradesinteressada en els afers del municipi. De l'altra, enfortir el teixit associatiu iaugmentar la seva capacitat per desenvolupar programes que permetin dinamitzar imillorar la qualitat de vida de la població.

Punt de voluntariatRecull les activitats de les associacions en les que es poden incorporar voluntaris iles difon, ja sigui mitjançant un espai d'informació presencial, la inclusió de lainformació en algun mitjà de comunicació, a internet, o a través de materialsimpresos.

Banc de voluntariatRecull les dades de les persones interessades en fer de voluntaris i els envia demanera periòdica informació sobre aquelles activitats que s'ajustin al perfil i tipologiade demanda que ha realitzat.

Informació relacionada en aquesta guiaInformació

ExemplesAjuntament de Terrassa

17

3- Serveis de difusió i promoció del'associacionismeLa creació, creixement i consolidació de les associacions del municipi depenenprincipalment del nivell de suport que rebin dels seus conciutadans i conciutadanes.La difusió de les associacions existents al municipi permet facilitar l'accés delsciutadans als seus serveis, promoure la seva participació i animar-los a prendre partactiva en els afers del municipi.

Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments

• Fomentar entre la ciutadania el valor positiu que representa el sector associatiuper al desenvolupament, dinamisme i cohesió social del municipi.

• Donar suport a les associacions perquè donin a conèixer els seus objectius,projectes i activitats a tot el municipi.

• Promoure la incorporació de la ciutadania al teixit associatiu de la vila.• Incorporar la informació referent al sector associatiu en els mitjans de

comunicació municipals.

3.1 Promoció de l'associacionisme

3.1.1 Tipologia d'actuacions

Mostres d'associacionsUbicació d’estands i parades on les associacions de la població donen a conèixer elsseus objectius, descriuen les seves activitats i proposen la participació de laciutadania en aquells àmbits que els pugui ser d'interès. Habitualment, s'organitzenen períodes en què la població surt més al carrer, com per exemple durant les festesmajors. Com a complement de la mostra es poden realitzar diversos tipusd'activitats, com exposicions, conferències, actes culturals...

Exposicions pròpies/alienesInstal·lació d'exposicions que tinguin com a finalitat la promoció de la participaciódels ciutadans i ciutadanes en les associacions del municipi. Poden ser de cairetemàtic, de determinat territori, o genèriques.

Informació relacionada en aquesta guiaMitjans i infrastructuresDifusió

18

Agenda associativa:Difusió, amb caràcter periòdic, de les activitats i convocatòries de les associacions.

ExemplesAjuntament de l’Hospitalet de Llobregat

Guia d'associacions Guia on es detallen les associacions, les seves dades més rellevants i les activitatsmés habituals, ordenades habitualment per temàtiques i/o per territori.

Catàleg de projectes Similar a la guia d'associacions, en aquest cas es posa especial èmfasi en donar aconèixer programes o activitats específiques en els que les persones que el consultins'hi puguin incorporar directament.

Campanya de promoció de l'associacionismeCampanya de promoció de tipus genèric, en el que s'anima a la població de la vila aassociar-se, a conèixer les entitats del seu entorn i/o a prendre part activa en elsafers públics, a través del teixit associatiu.

ExemplesAjuntament de Sant Pere de Ribas

3.1.2 Tipologia de mitjans

A excepció de la mostra i de les exposicions, que per les seves característiquesnecessiten mitjans propis per poder-se realitzar, en la resta de casos es podenutilitzar els següents mitjans:

Agenda Inclusió en l'agenda municipal d’ activitats dels projectes que porten a terme lesassociacions o de les iniciatives que tenen major interès per a la població.

Pàgina web, portal associatiuInclusió en la pàgina web del municipi o en el portal d’associacions d'un espai on s'hitrobi la informació relativa a les associacions, com per exemple el llistat complert,links a les seves pàgines, l'agenda d'activitats, serveis on line per associats, etc.

ExemplesAjuntament de Manresa

19

Premsa localInserció en la premsa local d'espais fixes periòdics de difusió de les activitats de lesassociacions, o de la realització d'algun monogràfic que permeti desenvolupar unacampanya específica de promoció de l'associacionisme.

Ràdio i televisió localInclusió en la programació d'un espai destinat a donar a conèixer el dia a dia de lesassociacions, o bé la inclusió en els seus programes estables d'informació relativa aaquest sector (especialment a notícies i agenda).

Materials impresos Impressió de materials específics, de caràcter puntual (com pot ser una guiad'associacions) o periòdic (per exemple una agenda d'activitats), que disposi de laseva pròpia via de difusió

20

4- TIC's (tecnologies de la informació ila comunicació)Les tecnologies de la informació i de la comunicació suposen un important repte pera tots, del que no en queda exclòs el sector associatiu. La seva aplicació potsuposar un nou i important impuls a la seva feina, a la difusió i promoció de les sevesactivitats i, sobretot, un espai privilegiat d'intercanvi d'opinions i reflexions.

Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments

• Fomentar entre les associacions la consciència de la importància d’incorporar-sede manera activa en la societat de la informació.

• Facilitar l’accés als mitjans tècnics per introduir el teixit associatiu en aquestcamp.

• Promoure el seu ús per augmentar la participació i dinamisme de lesassociacions, així com per comunicar-se amb la resta de ciutadans.

• Entendre les TIC’s com a una oportunitat per promoure la cohesió social i la ciutatrelacional.

4.1 Suport a la incorporació a les TIC's

Adreça electrònicaFacilitació d'una o diverses adreces electròniques per a cada associació, ja sigui através del servidor municipal, o el d'una empresa privada.

Accés a internetAccés de caràcter gratuït a internet, a través del servidor municipal, d’un proveïdorprivat, a través de la Diputació o mitjançant la difusió de les ofertes de les cases detelefonia que millor es puguin adaptar a les seves necessitats.

Espai en un servidorOferir un espai en el servidor municipal o en algun de caràcter privat, en el qual hipuguin guardar la seva pàgina web. Si hi ha un mateix servidor per a totes lesassociacions de la ciutat, permetrà tenir una adreça d'entrada comuna, la qual cosafacilitarà l'accés dels ciutadans i ciutadanes a aquestes.

Creació de pàgines webCreació d'una pagina web bàsica per a totes les associacions del municipi que hosol·licitin, a partir d'un model comú, i/o ampliació de la informació de maneraperiòdica.

21

Formació de dinamitzadorsCapacitar a algun/s membre/s de cada associació perquè pugui actualitzar i impularactivitats virtuals de l’associació de manera autònoma.

Aula informàticaEspai en el que les associacions disposin d'ordenadors d'ús comú adequadamentequipats, amb els quals puguin realitzar programes de gestió, tractament de text,creació de pàgines web, consulta de les seves adreces de correu electrònic,...

Quiosc d'internetOrdinador ubicat en un espai d'ús públic en el que les associacions puguin llegir elseu correu electrònic i puguin navegar per la xarxa.

Informació relacionada en aquesta guiaAssessoriesFormació

ExemplesAjuntament de SabadellAjuntament de Manresa

22

4.2 Difusió

MailingsEls mailings fets a partir d'adreces electròniques tenen com a gran avantatge la sevaimmediatesa, el cost zero en fotocòpies, sobres i trameses i la reducció significativadel temps de realització i distribució.

A les associacionsMailing en el que s'inclouen les adreces electròniques de totes les associacions de lapoblació, mitjançant el qual es pot facilitar tota la informació d'interès.

Als ciutadansMailing en el que hi consti l'adreça electrònica de tota la ciutadania que desitgirebre informació de les activitats i programes de les associacions de la ciutat.

Llistes de distribucióSón grups en els que les persones que hi participen s’hi apunten voluntàriament, ones tracta, debat o s'intercanvia informació sobre algun aspecte en concret. Tots elsparticipants reben la informació, i també poden remetre els seus documents,projectes o reflexions a la resta de membres. Les llistes de distribució poden sermoderades (és a dir, una persona mira els missatges abans que siguin distribuïts atothom) o lliures.Poden ser útils com a espai fix de relació i debat entre les associacions, entreaquestes i l'administració o també amb els ciutadans i ciutadanes.

Portal associatiuPàgina web de fàcil accés, municipal o no, en la que tota la informació que conté fareferència al sector associatiu. Els blocs que la formen més habitualment són unaguia de les associacions de la població i una agenda d'activitats o notícies.

Informació relacionada en aquesta guiaBanc de voluntariatAgenda associativa

4.3 Xarxes ciutadanes electròniques

Espais de relació entre associacions, entre la població o entre la població iassociacions, o també amb les administracions, que s'organitza a partir d'una pàginaweb, on es dóna informació dels projectes que es desenvolupen. Es generen fòrumsde debat i es dóna informació d'aquelles activitats, programes o àmbit territorialsobre el qual es treballa.

ExemplesXarxa3.Sants-MontjuïcViladecans.netCornella.net

23

5- Mitjans i infrastructuresL’optimització dels recursos materials i espais disponibles suposen una estratègiainteressant per donar un major suport a la tasca de les associacions. En resum, es tracta de posar a l'abast aquells materials, espais o recursos que idissenyar els nous sota aquest concepte.

Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments• Treure el màxim rendiment a totes les infrastructures, materials i recursos tant

municipals com associatius.• Facilitar l’ús per part de les associacions de les infrastructures i materials

disponibles.• Traslladar i fomentar el treball conjunt i la complicitat entre el sector associatiu i

l’administració municipal, més enllà del tradicional suport a través de lessubvencions.

5.1 –Col·laboracions materials

Cessió de materialsÚs de materials de titularitat municipal per a la realització d'activitats o programes deles associacions, de suport al seu funcionament ordinari o per adequar les sevesinfrastructures i equipaments.

Tipus d'ús

D'ús puntual:Cessió per a una activitat concreta, amb data de sortida i d’entrada. Especialment útilper activitats puntuals o molt espaiades en el temps, que no compensen l’adquisiciód'aquest material per part de l'associació.

D’ús permanentCessió, per a un ampli període de temps o amb caràcter indefinit, de materials a unaassociació. Es tracta habitualment de mobiliari, equips informàtics, etc... destinats amillorar les infrastructures i els mitjans de treball ordinari de les associacions. Tambées pot tractar de cessió de materials a associacions per tal que aquestes els facinarribar a tercers (segments de població més desfavorits de la ciutat o programes decooperació).

24

Procedència

Nou:Material adquirit especialment per a ser cedit, En el cas de material d'ús puntual, potser adquirit per poder disposar d'una "borsa de cessió". La compra de material per acessió permanent pot suposar un avantatge en grans compres, o com a mitjà perevitar haver de fer traspassos de partides en efectiu.

En estoc:Facilitació de l'ús del material que l'administració municipal té en l'inventari i que nos'utilitza de manera permanent. El cas més habitual és el que fa referència atanques, tarimes, cadires, equips de so....

Per baixa:Donació o cessió a les associacions de la població, d'aquell material municipal queper motiu de renovació s'hagi de donar de baixa, però que encara pugui ser d'utilitat.Els casos més habituals poden ser els de mobiliari, equips informàtics o vehicles. Espoden destinar a cessió permanent, o passar a formar part de la "borsa de materials"d'ús puntual.

De les pròpies entitats:Promoció de l’ús dels materials propietat d’una associació, per part de la restad’entitats del municipi amb l’establiment, per exemple, d’una “borsa” de materials i/oequipaments susceptibles de ser cedits.

Tipologia de materials

Mobiliari: taules, cadires, armaris, prestatgeries, pissarres, taulells d'anuncis,... Informàtic: ordinadors, impressores, mòdems, escàners, fotocopiadores... Audiovisual: pantalles, projectors de transparències, màquines de diapositives,

projectors de canó.... Per a festes i actes públics: tanques, tarimes, cadires, taules, equips de so i

megafonia,... Vehicles: furgonetes, cotxes, ciclomotors, autobusos municipals, etc.

ExemplesAjuntament de Gavà

25

5.2- Espais i equipaments

Per tipologia

Servei de bústiaBústia on rebre el correu, documentació, paqueteria, etc., especialment per a lesassociacions més petites i/o de recent creació, com a mesura per no haver de donaruna adreça particular, amb el conseqüent canvi quan es modifica la junta.

Servei de recollida de missatges telefònicsServei d'atenció telefònica, ja sigui per a associacions que no disposen de seupròpia, que el seu horari d'atenció és molt limitat o en aquells espais en el quediverses associacions comparteixen infrastructures, com poden ser els hotelsd'entitats.

Despatxos Facilitació de despatxos per a associacions, opcionalment equipats amb telèfon,ordinador, armaris, etc. Es poden cedir despatxos amb caràcter fix, o per a un odiversos dies, compartint la infrastructura amb altres associacions, sempre segonsles necessitats d'aquestes i la disponibilitat d'espais.

Espais per a activitatsSales de reunions, de juntes, sales d'actes, etc. ja sigui en dependències municipalso en equipaments adreçats a les associacions. Aquests són especialment útils enespais que siguin d'ús habitual per a les associacions, en llocs propers a les sevesseus o en espais compartits. Habitualment funcionen amb una agenda de reservad'espai prèvia.

Hotel d'EntitatsEquipament en el que s'ubiquen diverses associacions, amb infrastructures i serveiscomuns. Habitualment es tracta de despatxos (exclusius o compartits), sales d'úscomuns i magatzem, amb els mitjans tècnics imprescindibles per a la seva feina(telèfon, ordinadors, fotocopiadora...).També poden disposar de secretaria comuna,de punt d'informació o d'altres serveis de caràcter associatiu.

Viver d'EntitatsDe característiques similars a l’Hotel d'Entitats. Un viver es diferencia del primerperquè les associacions que l'utilitzen disposen d'un tutor o tutora que fa unsseguiment del seu desenvolupament, els assessora sobre els principals reptes quehan d'assolir, i els orienta sobre com trobar informació o recursos en cada cas. L’úsd'aquest equipament queda vinculat a l'assoliment de determinats objectius iresultats pactats a priori entre les dues parts.

26

Seus d'entitatsCessió d'un equipament o espai per a la ubicació de la seu d'una associació. Adiferència dels anteriors, aquest equipament és per a aquest ús exclusiu, i per tant,no compartit amb altres associacions.

Equipaments públicsCessió d'equipaments púbics per a la realització d'activitats i programes de lesassociacions, habitualment de caràcter puntual. Tot i que la seva tipologia és moltdiversa, els més habituals són sales d'actes, biblioteques, sales d'exposicions,polisportius...

Segons l'ús

EsporàdicPer a la realització d'una activitat puntual que, per les seves dimensions ocaracterístiques, no es pot realitzar en les seus de les associacions.

Per a campanyes puntualsPer a programes de certa durada, tot i que limitada en el temps. Es pot tractar del'organització d'un programa de festes, d'una campanya d'especial envergadura ...

PermanentPer a l'ús a llarg termini o amb caràcter indefinit.

Segons el cost

GratuïtCessió sense compensació econòmica per part de l'associació d'un equipament oinfrastructura.

SubvencionatCessió d'un espai o equipament a un preu inferior al de mercat i també al de cost pera l'administració. El pagament de determinada quota por tenir com a finalitat lavaloració del servei per part de l'associació. La garantia del rigor de la reserva encasos d'ús puntual o el finançament conjunt del servei entre les associacions il'administració.

A preu de costTraspàs a les associacions pel preu de cost de la infrastructura i/o serveis quel’Ajuntament ofereix.

MixtEn la cessió d'equipament i infrastructures és habitual que alguns dels serveis siguingratuïts, que d’altres es cobrin a un preu subvencionat i, finalment que alguns tinguinpreu de cost.

27

6- Espais de relacióLa promoció de la relació entre les pròpies associacions i d’aquestes amb el seuentorn, permet augmentar la seva capacitat de treball. Però, sobretot, permet teniruna major capacitat de reflexió i proposició i, per tant, de participació i d'interlocucióamb l'administració municipal i amb la societat en general.

En aquest sentit, poden tenir una especial rellevància les relacions de lesassociacions amb les federacions d'entitats de nivell supramunicipal que treballen enel seu mateix camp, les relacions amb altres administracions o fins i tot la sevacol·laboració amb l'empresa privada o les universitats i espais de coneixement.

Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments• Fomentar el coneixement, treball i debat entre les associacions, com a via per

cohesionar el sector.• Promoure la relació i participació de les associacions en els espais de debat i

reflexió municipals.• Impulsar el treball i coordinació de les entitats amb altres agents de la ciutat i

supramunicipals (públics i privats).

6.1-Espais de coordinació i reflexió associatius

L’especialització de moltes de les associacions, tant pel que fa a les temàtiques detreball com al territori en el que actuen, fan necessari en moltes ocasions un espai decoordinació, coneixement i relació conjunt entorn al qual optimitzar els seus esforços,consensuar les prioritats i facilitar la interlocució.

Segons la tipologia

Independents o autònomsEspais formats exclusivament per associacions, ja siguin de caràcter ampli o béterritorial o temàtic. Tot i que poden rebre suport de l'administració municipal,sobretot pel que fa a infrastructures i mitjans, es caracteritzen perquè els seus espaisde decisió estan formats només per associacions. Pel que fa al seu estatut legal,poden ser federacions, amb els pertinents estatuts, o taules/plataformes, i per tant,sense figura jurídica pròpia.Algunes de les actuacions que es poden realitzar des de l'administració municipalper a la creació o consolidació d'aquest tipus d'espais de coordinació són:

28

Foment d'associacions de 2n i 3r grauFoment d'espais de relació, trobada i debat comú, ja siguin jornades, congressos,fòrums o taules temàtiques de caràcter informal.Promoció, mitjançant les convocatòries de subvenció dels programes realitzats demanera conjunta per dues o més associacions. També es pot prioritzar el suport através de les subvencions per a infrastructures o serveis comuns per a aquest tipusd'entitats.

Informació relacionada en aquesta guiaSubvencionsEspais i equipaments

Reconeixement com a interlocutors

De facto: treball conjunt de manera prioritària amb les federacions o taules decoordinació, i donant importància a la seva participació en els espais consultius de laciutat, de manera puntual. Oficial: aquest reconeixement es pot fer "de facto" a través de la feina del dia a

dia, o bé es pot oficialitzar amb la signatura d'algun tipus de conveni (que nonecessàriament ha de tenir contraprestació econòmica) o la seva inclusió de manerapermanent en els espais consultius del municipi.

Informació relacionada en aquesta guia Convenis

MunicipalsEspais de coordinació i/o debat compostos per associacions i representantsmunicipals (tècnics i/o polítics). Acostumen a ser consells consultius municipals, onla seva composició i funcions poden tenir en compte totes les temàtiques i finalitats.

Segons la temàtica

D'associacionsL’eix de debat i treball gira entorn a l'enfortiment del sector associatiu, la sevapresència en el municipi, la millora dels seus mecanismes de funcionament i lesseves relacions amb tercers.

TemàticTracta algun àmbit temàtic en concret, en el qual hi participen les associacions quetreballen de manera directa o indirecta en aquest sector, o bé que hi poden teniralguna aportació.

TerritorialTracta dels aspectes del territori que el defineix, i hi participen les associacions delterritori, amb independència de la temàtica sobre la qual treballen.

29

6.2 Espais de decisió conjunta

Co-decisióParticipació de les associacions, en la presa de decisions en àmbits de competènciamunicipal. Realitzada habitualment en el marc de consells temàtics o territorials, o béen patronats, fundacions o altres organismes similars creats a tals efectes, amb osense la participació de representants municipals.

- CriterisDefinició i concreció de criteris, normes o directrius que han de regir la presa dedecisions posterior, ja sigui sobre procediments, programes de treball o distribucióde partides econòmiques. En aquest cas l'aplicació d’aquests criteris no recau enaquest mateix òrgan, sinó que el realitza un tercer.

- ActuacionsPresa de decisió sobre aspectes concrets, entesa com a decisió final. És el cas, perexemple, de la distribució de partides pressupostàries, les decisions sobreprogramacions o activitats, etc.

Co-gestióProcessos de treball conjunt entre l'administració i les associacions com a parts en lapresa de decisions (co-decissió) i com participants en la seva execució.

- EquipamentsGestió compartida d'equipaments que tenen un ús de caràcter públic, com casalsd'associacions, centres cívics, centres culturals, polisportius, casals de gent gran...

- ProgramesProgrames puntuals o estables d'activitats, com cicles, festes majors, espais deformació, serveis adreçats a determinats col·lectius...

30

6.3 Foment de relació amb tercers

La promoció de les relacions entre les associacions i altres agents del municipisuposa un important actiu per a la població, alhora que millora la capacitat de totsper desenvolupar de manera eficient els seus reptes.

6.3.1 Suport a la recerca de fons privats

El finançament privat suposa una via cada vegada més important per al sectorassociatiu, tot i que la seva poca implantació en el nostre entorn encara generamoltes dificultats, sobretot per la infravaloració del sector associatiu per part delsagents privats.Algunes de les actuacions que es poden desenvolupar des de l'administraciómunicipal en aquest sentit són:

AvalCertificació de la seriositat i capacitat d'una associació per desenvolupar un projectedeterminat. En aquest cas, l'administració no estableix cap tipus de relació ambl'agent privat, però facilita a l'associació la seva feina de recerca.

MediacióL'administració intervé en alguna de les fases del procés de negociació, tot i quel'acord final es realitza directament entre l'agent privat i l'associació: el contacteinicial, el paper de validador o agent d'arbitri, la facilitació de mitjans o espais per a laconcreció de l'acord, o bé la seva participació en el finançament o organització depart del projecte, etc.

IntermediacióL'administració municipal pren en aquests casos un paper actiu en la negociació, iparticipa en algun aspecte de l'acord, com per exemple el de la recepció delsrecursos privats i el seguiment i avaluació del projecte. No obstant, el programa oactivitat queda clarament identificat a la imatge de l'agent privat.

6.3.2 Foment de relació amb universitats o espais de coneixement

Els espais de coneixement són un important actiu social, que també pot relacionar itrobar punts de treball comú amb el sector associatiu, del qual se’n beneficiïn lesdues parts.

EspaisCessió d’equipaments i centres universitaris o altres espais de coneixement per al'ús de les associacions, bé sigui per a activitats puntuals, per a programes deduració limitada o com a seus.

31

Formació i assessoramentParticipació amb els centres de formació, universitats i/o altres espais deconeixement en la definició de l’oferta formativa, com a professorat, o bé com aassessorament en programes, activitats o en la definició de nous marcs de treball.

ReflexióEstabliment d'espais conjunts de reflexió i debat sobre aquells aspectes que els sónd'interès comú, amb l'aportació de caire teòric de l’àmbit universitari i el coneixementcaracterístic del sector associatiu.

Informació relacionada en aquesta guiaAnàlisi/estudis

6.3.3 Foment de la relació interassociativa amb les organitzacions temàtiquesd'àmbit territorial superior

Foment de la participació de les associacions de la població, federacions, consells otaules que treballin en el seu àmbit, com a via per augmentar la seva presència enaquest camp, fomentar el trasllat de la realitat de la població a espais de debat,reflexió i actuació més amplis i com a via per facilitar la formació, l’accés a informaciói recursos i la renovació de l'associació de la vila.

6.3.4 Foment de la relació (no exclusivament econòmica) amb altresadministracions.

Facilitació d'informació, procediments i contactes mitjançant els quals lesassociacions de la població puguin tenir una relació directa amb altresadministracions.

InformacióTraspàs a les associacions dels departaments de les diferents administracionspúbliques que puguin ser del seu interès, i de les vies per accedir-hi.

AssessoramentOrientació sobre com relacionar-se amb aquestes administracions a partir delconeixement de les dues parts des de l'administració municipal.

MediacióEstabliment de processos per posar en contacte les dues parts, i, si s'escau,seguiment o intervenció de l'administració municipal en el procés, per tal de garantir ifacilitar el contacte i l'establiment de programes de treball, debat i/o assessoramentcomú.

32

Inscripció en Registres

Facilitar els procediments per inscriure's en registres d'associacions d'altresadministracions públiques, com a via per garantir la seva futura relació i l'accés a lainformació.

Legislació Assessorament i orientació sobre els requisits legals que ha de complir l'associacióen el cas que vulgui relacionar-se amb aquestes administracions, especialment en elprocés de constitució.

Informació relacionada en aquesta guiaAssessorament

33

7- Suport econòmic7.1 Subvencions

La concessió de subvencions és habitualment una de les principals actuacionsdesenvolupades pels Ajuntaments amb la finalitat de donar suport a les associacionsdel nostre territori.

La seva tramitació, avaluació, atorgament i pagament ha de suposar el mínimtrasbals possible per a les associacions i/o per a la pròpia administració, i adaptar-seal màxim als respectius ritmes i calendaris, per fer tot el procés el més eficientpossible.

Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments• Conciliar els ritmes de funcionament i calendaris de les associacions i

l’administració. • Minimitzar la burocràcia i facilitar els procediments.• Transmetre a les associacions una visió de conjunt sobre les possibles vies de

suport que ofereix l'Ajuntament.

7.1.1 Sobre el calendari

Promoure la resolució de les subvencions el més aviat possible . Algunes opcionsper poder-ho realitzar són:

Preparar la normativa i/o convocatòria l'any anterior, a fi que es pugui aprovar enel primer ple de l’any.

Treure la convocatòria durant els darrers mesos de l’any anterior i deixar-lasubjecte a assignació pressupostària. Un cop aprovat el pressupost, fer laresolució d’assignació de les partides a cada convocatòria

Separar el procés de validació administrativo-legal de la documentació de lavaloració del projecte, de manera que es pugui fer en paral·lel.

Comunicar les resolucions amb la major brevetat possible, per tal que lesassociacions puguin planificar en coherència el seu calendari.

34

7.1.2 Pagament ___________________________________________________________________________________________________

És aconsellable realitzar el pagament amb la màxima celeritat, i en tot cas, fer-ho demanera que no perjudiqui de manera seria el normal desenvolupament del projecte,donat que les situacions de tresoreria i de gestió poden ser molt diverses i éscomplexa la concreció de propostes. No obstant, alguns models es basen en:

Prioritzar el pagament de les activitats de menor dimensions en un sol pagamenten un breu termini, i les de major quantitat en dos o més terminis, distribuïts en elcalendari. Prioritzar el pagament en funció del calendari de les activitats. En cas de dificultats en el pagament, facilitar la tramitació d'un reconeixement de

deute, mitjançant el qual l'associació pugui, si li cal, demanar un préstec bancari.

7.1.3 Sobre la convocatòria

La presentació de projectes a la convocatòria de subvencions és un tràmit quetrasbalsa de manera important la feina de les associacions durant els primers mesosde l'any, just en el moment que també han de presentar les memòries, fer les sevesassemblees i, a més, mantenir el funcionament ordinari de les seves activitats iprogrames, que és, en definitiva la raó de la seva existència.

• Unificació de convocatòriesUnificar totes les convocatòries en una de sola, en la que hi hagin els diferentsapartats, amb un sol termini de presentació de manera que les associacions nohagin d'estar pendents de les diferents dates de convocatòria i de límit depresentació.

• Criteris d’avaluacióFacilitar a les associacions la informació per valorar si el seu projecte s’ajusta alscriteris de la convocatòria i poder decidir, així, si presenta o no el seu projecte. • DocumentacióSol·licitar la mateixa documentació legal a totes les associacions i en totes lesconvocatòries de subvencions, de manera que es faciliti la preparació i la tramitació, ievitar errors i traspassos de papers, tant a les associacions com a l'Ajuntament.

Adjuntar un formulari o guió unificat per a totes les convocatòries sobre compresentar el projecte. L'existència d'un sol model de formulari facilita el seuconeixement per part dels responsables de les associacions, i abreuja el procésintern d'avaluació i comparació entre projectes.

Facilitar models dels certificats que cal presentar per agilitar la feina a totes lesparts, fent més fàcil la tasca de les associacions, poc acostumades a prepararaquest tipus de documentació.

35

7.1.4 Sobre la difusió de la convocatòria

Comunicar, amb cert període d'antelació, la previsió de la data de sortida de laconvocatòria, i la de termini. Permet planificar la preparació de les memòries i delsprojectes amb temps suficient, i adaptar el calendari de les assemblees o altresesdeveniments d'especial importància, per tal que es complementin.

Publicitar adequadament la convocatòria, tant en el temps com en els mitjans.Permet a les associacions disposar de tot el període de presentació per poderpreparar adequadament els seus projectes i tota la documentació, sense presses.Algunes vies per donar-la a conèixer son:

• L'anunci oficial (tot i que és poc útil a nivell pràctic).• L'anunci a la premsa local.• La inclusió en un lloc destacat de la web municipal.• La tramesa d'una carta a totes les associacions de la població, o si no és

possible, a les que han sol·licitat subvencions amb anterioritat.

7.1.5 Sobre l'accés a la documentació oficial i als formularisL'accés en el menor temps possible a tota la documentació permet que lesassociacions tinguin més temps per poder estudiar la convocatòria, valorar si s'hipresenten i complimentar tota la documentació.Algunes formes per facilitar el seu accés son:

• Distribució en format paperEditar i difondre la convocatòria de subvencions i els formularis, i posar-los adisposició de les associacions en format paper. Es pot distribuir a través de lesoficines d'atenció al ciutadà i de les dependències municipals que concorren a laconvocatòria. També es pot fer arribar per correu a les associacions que s'hi hanpresentat anteriorment, o a totes, si tècnicament és possible.

• En disquetTambé es pot lliurar la documentació en disquet, amb l'avantatge que així disposendels formularis en arxiu informàtic, la qual cosa facilita la seva complimentació.

• A través de la webTambé es poden "penjar" els documents a la pàgina web municipal, de manera quehi puguin accedir fàcilment i descarregar-los.

• Documents a adjuntarLa convocatòria o/i la normativa.Formularis tipus, en paper.Formularis tipus, en suport informàtic.Models tipus de la documentació a presentar (certificats, domiciliació bancària,instància...).

Informació relacionada en aquesta guia ExemplesAssessoramentFormació Ajuntament de Gavà

36

7.2 Programes de finançament estables

L'establiment de convenis estables de col·laboració amb aquelles associacions queporten a terme programes que tenen una clara continuïtat al llarg dels anys, permetdefinir objectius plurianuals, garantir una major estabilitat en el desenvolupament deles actuacions i reduir les incerteses derivades de la necessitat de presentar elprojecte a convocatòria anual de subvencions.

Bones pràctiques de gestió

• Establir un marc de relació estable de caràcter plurianual, mitjançant el qualconsolidar el desenvolupament de programes o iniciatives d'especial interès.

• Establir unes pautes de funcionament, seguiment i finançament estable, així comuns criteris d'avaluació específics.

• Establir un marc de relació polític amb una associació, així com unreconeixement a la seva tasca.

7.2.1 Convenis

Els convenis estables, ja siguin per a programes específics o per donar suport alfuncionament ordinari d'una associació o federació, permeten establir un espai detreball conjunt i de reconeixement mutu. Donat que acostumen a regular situacionsmolt singulars, el seu redactat, funcions i finalitat poden ser molt diversos, peròsempre tenen en comú la voluntat d'establir un espai conjunt de treball icol·laboració.

Què pot contenir un conveni

Reconeixement polític de les dues partsEn tant que entitat interlocutora en algun camp específic, amb compromisos desuport mutu en la tasca, en l'intercanvi d'informació, en l'establiment de processos departicipació,...

Contingut programàtic, sistemes d'avaluació i comissió de seguimentMarc en el que s'estableixen uns programes o objectius, i en el que es detallen lesresponsabilitats o tasques a fer per cadascuna de les parts. Normalment s'utilitzenper a programes de caràcter plurianual, en els que a més, s’estableixen elsmecanismes d'avaluació i seguiment. La comissió de seguiment, normalment decaràcter paritari, pot fer una valoració més acurada dels objectius assolits, de lesdesviacions respecte al calendari o objectius, i de la redefinició, si s'escau, del pla detreball.

37

Previsió de les necessitats pressupostàriesEn programes de tipus plurianual, un conveni permet establir, a través de la comissióde seguiment, un anàlisi més acurat de la gestió econòmica dels recursos que s'hidestinen i una previsió de les necessitats futures. La negociació de les partidesdurant la finalització del l'exercici permet tenir una previsió ajustada dels recursosper a l'any següent, la qual cosa evita la paralització dels programes o activitatsdurant els primers mesos de l'any, quan encara no estan definides les subvencions.

38

8- Anàlisi / EstudisEl coneixement de la realitat associativa suposa un element clau per a la definiciódels serveis i programes municipals destinats a relacionar-se i fomentar el teixitassociatiu i la participació ciutadana. En aquest apartat, podem realitzar diferentstipus d'estudis.

8.1 Tipologia d'estudis sobre el teixit associatiu

Estudis generalsInclusió en altres estudis municipals, de caràcter més ampli, d'apartats o preguntesrelacionades amb el sector associatiu, sempre que hi tinguin relació. Permet optimitzar els recursos, tenir una visió d'aquest segment i alhora incloure enel si de l’administració municipal la necessitat de conèixer i, si s'escau, treballar ambaquest sector.

Estudis específicsEstudis dissenyats i realitzats pensant exclusivament en el sector associatiu o enalgun dels seus sectors territorials o temàtics.

Estudis puntualsAquells en els que les dades obtingudes amb una sola edició permeten tenir unavisió prou àmplia i acurada, i que per a la seva interpretació o per a l'aplicació demesures d'actuació no fan necessari tenir una visió al llarg del temps.

Puntual / periòdicEstudis que es repeteixen de manera estable i definida en un cert període de temps,mitjançant els quals es pot analitzar l'evolució i canvi de tendències en l'àmbit ques'estudia.

39

8.2 Temàtiques dels estudis

Sobre el teixit associatiu existent a la poblacióRealitzat habitualment a partir de l'explotació de les dades del Registred'Associacions, permet disposar d'una visió global del sector associatiu: àmbitstemàtics, distribució en el territori, nivell de relació amb l’administració...

Sobre l'estructura i funcionament del sector associatiuAnalitza les característiques internes de les associacions (objectius, programes quedesenvolupa, nombre de socis, voluntaris i professionals, nivell i procedència delsrecursos econòmics, espais o equipaments que utilitza...

Sobre el paper de determinat segment del sector associatiu en el seu àmbitd'actuacióAnalitza el paper de determinat segment associatiu en les polítiques, serveis,dinàmiques o canvis que es produeixen en determinat sector o territori. En aquestscasos, acostuma a ser un apartat dins un estudi específic del sector en qüestió.

Sobre la percepció del sector associatiu per part dels ciutadansEnquestes o sondejos realitzats entre la ciutadania per analitzar la seva percepciósobre el paper i funcions de les associacions, el seu interès per participar-hi.Habitualment són preguntes incloses en estudis més amplis que es realitzen en elmunicipi.

Informació relacionada en aquesta guiaCentre per a la participació ciutadana