Hva skal til for å vinne en offentlig anbudsrunde?

Honne, 21.5.2013

v/innkjøpsleder Øystein Sætrang

• Viktigste ansvarsområder: Videregående skoler, tannhelse, veier, offentlig transport, regional utvikling

• 2000 ansatte

• Innkjøpsvolum: MNOK 800

• 150 rammeavtaler

• 4 innkjøpsrådgivere

Hedmark fylkeskommune

• Lov og forskrift• Innkjøpsstrategi fra 2008• Innkjøpspolitikk fra 2010

Styringsdokumenter

§ 5 Grunnleggende krav:• Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god

forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører.

• En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse.

• Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen.

Lov og forskrift

• Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid

• Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder:• Ha fokus på at leverandører av importerte varer overholder

grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter (ILOs kjernekonvensjoner) og tilbyr arbeidere og bønder rimelig betaling

• Ha fokus på at det ikke forekommer sosial dumping hos leverandører av norskproduserte varer og tjenester

• Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet • Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale

miljøbelastningen • Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler

• Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i fagenheter og virksomheter

• Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører

Innkjøpspolitikk - mål

Konkurransegrunnlaget angir:• Formaliteter • Kvalifikasjonskrav• Kravspesifikasjon • Tildelingskriterier• Avtalevilkår

For oppdragsgiver:• Konkurransegrunnlaget er oppdragsgivers endelige utspill til markedet. Det

vi sier der, må vi gjøre!• Derfor prøver vi å gjøre en så god jobb som mulig (brukergruppe,

markedssøk etc)• MEN: Alltid fare for at et konkurransegrunnlag har iboende svakheter• Tukling i ettertid blir sjelden bra…

Konkurransegrunnlaget

• Abonner på kunngjøringer (CPV, stikkord)• Meld interesse• Last ned dokumentene• Besvar• Still spørsmål hvis noe er uklart• www.doffin.no

Følg med på Doffin

• Tilbudsbrev skal være datert og undertegnet

• Tilbudet med skal utformes skriftlig • Tilbudet skal være merket: «13/xxxx – »• Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse• Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke• Tilbudet skal leveres i 1 papireksemplar + på minnepinne• Tilbudet skal leveres innen angitt tilbudsfrist• Alle spørsmål, krav og avklaringspunkter skal besvares• Ingen vesentlige forbehold

• Tips: Bruk en ryddig og nøyaktig person

Formaliakrav

• Tilbud mottatt for sent• Mangelfullt utfylt prisskjema• Vesentlig forbehold• Ikke sammenlignbare tilbud

• Merk: Oppdragsgiver har plikt til å avvise på gitte vilkår (forhold ved leverandør/tilbud)

Avvist siste året

Kvalifikasjonskrav skal sikre at tilbyder er kvalifisert – (J/N):

Obligatoriske og juridiske krav:• Firmaattest• Skatteattest (maks 6 mnd)• MVA-attest (maks 6 mnd)• HMS-attest (2 underskrifter)

Økonomisk og finansiell stilling• Kredittvurdering – ofte score 3

Teknisk stilling – varierer – kan være:• Erfaring tilsvarende oppdrag og gode

referanser• Kvalitetssikringssystem• Gjennomføringsevne og kapasitet• Forhold til etisk handel• Miljøaspekter• Bekreftelse på bruk av andre foretaks

ressurser

Kvalifikasjonskrav

• For dårlig økonomi (lav kredittscore)• Manglende erfaring fra tilsvarende

oppdrag• Manglende kvalitetssikringssystem• Manglende gjennomføringsevne (sårbar)• Manglende bekreftelse på disposisjon

over annet foretaks ressurser

Avvist det siste året…

Kravspesifikasjonen er våre minimumskrav til varen/tjenesten – (J/N).

Aktuelle tema:• Funksjonalitet• Brukervennlighet• Kvalitet/Garanti• Miljøaspekter• Språk• Åpningstider og tilgjengelighet

• Kun mindre avvik kan aksepteres

Kravspesifikasjon

• Tilbud på ukurante varer • Manglende funksjonalitet

• Kun opplevd en gang at leverandør skriver NEI på oppfyllelse av minimumskrav

• Vanlig: Ja, men…• Ved vesentlig avvik: Tilbudet avvises

Avvist siste året

Avtalevilkår skal oppfylles underveis i avtaleperioden:• Generelle avtalevilkår• Spesielle avtalevilkår, bl.a:• Varighet og opsjoner• Miljøfyrtårnsertifisering, Grønt Punkt• Prisreguleringer

Avtalevilkår

Spørsmål Ja Nei Evnt. komm. Kan spesielle avtalevilkår aksepteres (se vedlegg)?

Kan standard avtalevilkårene aksepteres (se vedlegg)?

• Sjelden forbehold/kommentarer til avtalevilkårene

Avvisning siste år

Tildelingskriterier benyttes til å rangere tilbyderne.

Aktuelle kriterier er:

Eksempel idrettsutstyr:• Pris: 50 % • Sortimentsbredde: 20 %• Oppstartsaktiviteter/Avtaleperiodeaktiviteter/Service: 10 %• Miljø: 10 %• Nettbutikk og logistikkløsning: 10 %

• Disse bør besvares ryddig og grundig – kun dokumentasjon blir vurdert • Manglende besvarelse gir score 0• Tilbudene blir sammenlignet med hverandre punkt for punkt

Merk: Vi tukler ikke med vektingen i etterkant! Høy pris kan rettes opp med høy score på de andre kriteriene.

Tildelingskriterier

Eksempel idrettsutstyr:• Pris: 50 % • Sortimentsbredde: 20 %• Oppstartsaktiviteter/Avtaleperiodeaktiviteter/Service: 10 %• Miljø: 10 %• Nettbutikk og logistikkløsning: 10 %

Eks. prisskjema med miljømerkeinfo

• Oppfyll formaliakrav• Oppfyll kvalifikasjonskrav• Oppfyll minimumskrav• Aksepter spesielle og standard avtalevilkår• Ikke ta vesentlige forbehold• Vær ærlig – gi korrekte opplysninger

• Til slutt: Totalt best score på tildelingskriteriene

Hvordan vinne?

Konkurransegrunnlaget:• Angir spillereglene• Kan virke omfattende• Ikke alltid så mye å besvare som det kan se ut til

Besvarelsen:• Lever innen tidsfrist på riktig sted• Pass på at alt ligger ved• Svar på ting i riktig rekkefølge• Gi utfyllende og presise svar, så oppdragsgiver ikke må

spørre (for det er ofte ikke lovlig)

Oppsummert

• Vanligvis bare en vinner…• Begrunnelsesplikten er nedfelt i FOA• Tildelingsbrevet gi mye info – spiss

pennen til neste runde

Ikke mist motet…

• Ikke misbruk innsynsretten• Karenstiden er en sikkerhetsventil• Klag til KOFA ved klare regelverksbrudd

Karenstid, innsyn og klage

Takk for oppmerksomheten!