1
HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE ?
EHOS Elektronisk handel i offentlig sektor
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 2
Prosjekt i Trondheim kommune (TK)
Prosjektstøtte fra Difi, fordelt over 3 år.
Digitalisering av hele verdikjeden:
Fra bestilling av varer/tjenester (e-Handel)
Til betaling av varer/tjenester (e-Faktura)
Kommuner i samhandling
Rådgivende overfor kommunene
Nøkkeltall pr. dato:
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 3
Innkjøp pr.år E-Handel Papir E-Faktura
2’ mill. nok 15% ˜ 100% ˜ 0%
220’ ordrer 25%
#Levid 40 stk 6500 4
Reduserte kostnader 10mill
Antall enheter = 227 (Bevilgningssted)
Antall innkjøpere på e-handel = 1300
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 4
Måltall i Trondheim kommune
EHOS -> 2010 2011 2012
E-handel 15-20% 25% 50%
E-Faktura 50% 80% 100%
#Levid 40 stk 2000 stk ˜4
Antall enheter = 227 (Bevilgningssted)
Antall innkjøpere på e-handel = 1300
Organisering og forutsetninger;
Forankring i ledelsen
Utviklet egen anskaffelsesstrategi
Lojalitet hos innkjøpere
Ansvarliggjøring av enhetsledere
Opplæring i bruk e-handel
Samhandlingsavtale med leverandørene
Ordreutveksling via omforent standard
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 5
Plussfaktorer med e-Handel
Gode innkjøpsavtaler og forhandlingsgrunnlag
Effektive arbeidsprosesser
Forbedret logistikk og søkbarhet på ordre
Smalere produktsortiment
Redusert ukurans og feil ved bestilling - internkontroll
Redusert antall leverandører
Bedre økonomistyring i hele verdikjeden
Prisreduksjon kjøp allerede oppnådd, ca. 25%
Kostnadsreduksjon så langt er 10 mill pr. år
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 6
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 7
Ny e-handelsplattform fra 01.07.2010
EHP II og testing foregår i regi av DIFI.
e-Handel og Fakturaflyt er to systemer
Ordretransaksjon kan ikke matches
Kontostreng må kunne utarbeides ved bestilling
GLN må inngå i ordre etter hvert
E-Handel status
Fra bestilling til betaling –Felt/Info:
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 8
FELT/INFO Beskrivende
Org.Nr Både leverandør og Kunde
Vår ref Bestillers nummer og navn
Deres ref Arkiv-nr
Ordrenr Bestillingsnummer
TK.Org Bankkonto, KID og Referanse (TK.org kode)
Art 3 siffer (kostra) + interne
Funksjon 3 siffer (kostra) + interne
Prosjekt Internt
Mva Flere satser varelinjer
Beløp Varelinjer, en eller flere aggregert
Kommunikasjon av Felt/info
Felt/Info XML
XML Mottakssentral (DB-DB, FTP, MAIL)
XML-fil ERP (Agresso, SAP, Visma)
E-Faktura på flyt:
Sentralt fakturamottak (unngås når TK.Org)
Lokalt fakturamottak (Bestiller/attestasjon)
Godkjennere (Kontroll, Kontering, mva, beløp,++)
Anvisere (Kontroll kontering)
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 9
ERP - Fakturaflyt
Gevinstmuligheter
Unngå sentral fordeling
Unngå konteringspåføring
Matche beløp/mva
Øke omløpshastighet
Miljøgevinster
Behandlingskostnader - Produksjonsfaktorer
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 11
Gevinster – noen tall
Tidsstudier viser:
Behandling i snitt pr. faktura, ca. 8 min/faktura
Produksjonsfaktorer (lønn) = 30 kr/faktura
Produksjonsfaktorer (papir/porto,++) = 25
kr/faktura
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 12
E-Faktura – nye behov?
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 13
Behov: Investering Drift p.a.
Infrastruktur 100’ 10’
Tjenestekjøp 100’ 20’
Transkostnad pr. faktura - 2-10kr
Controlling pr. faktura - 1 kr
Uklart om pris og realisering:
- B2B (gjøre i samarbeid med leverandør (Store)
- B2C (Små og mellomstore)
- Offentlige tjenester forvaltet av Difi (Portal for små).
E-Faktura utfordringer: Statlige føringer og lovpålegg
Intern etablering av prosjekt for overgang til e-Faktura
ERP-systemer ikke tilrettelagt for mottak, fakturaflyt
Konkurranse aktører, kommersielle & offentlige
ID og authentisering, pålogging B2B, B2C.
Organisatoriske avklaringer ad.
revisjonskrav/internkontroll ?
Valgets kvaler om når & med hvem?
Kompetanse på kost/nytte i egen organisasjon ?
Veiledere fra det offentlige er på gang
Løsning for alle ? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 14
Muligheter
EHOS/Difi har en omforent kravspesifikasjon
EHOS samarbeid mellom kommuner, rådgivende.
www.samhandling.difi.no (kommer: www.ehos.difi.no)
Ivaretar verdikjeden fra e-Handel og e-Faktura
Løsninger etableres for alle via portaler
Optiske arkiver / vedleggsoppslag hos leverandør
Åpne arkitekturer blant aktørene ”SOA”.
Utveksling av betalingsløsninger (bankkort, inn-/ut-betlinger)
… og ikke minst store besparelser og mer interessant arbeid
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 15
Noen betraktninger/spørsmål: Faktura match mot ordre, slipper å ha manuell behandling
av faktura. Forutsetter e-fakturaflyt i ERP.
Forvaltning av felles adresseregister leverandører og
kunder, premiss for suksess ved aktivisering?
Avtaleforhold med ERP-leverandør, banker m.fl. Hva med
varighet ?
Håndtering av vedlegg til faktura ?
E2b-format, vil disse kunne benyttes fremtidig?
Norstella, meldingstjenester og grensesnitt
Altinn vil komme 1.6.2011 som aksesspunkt, hva før det?
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 16
Hva trenger vi ikke tenke på nå?
Graden av oppfølging av St.mld. 36
Visjoner utover dagens realiteter
Manglende åpenhet og samhandling
mellom ERP & meldingssentraler
Kommunikasjonssperrer for mottak av
filer fra leverandører (FTP, Mail, med
mer)
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 17
Oppsummering:
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 18
Anskaffelsesstrategi – Innkjøp Regnskap
Gevinstrealisering av digital fornying av verdikjeden,
fra bestilling til betaling.
Intern forankring - prosessutfordringer, lojalitet
Investering i tid, omstilling, infrastruktur, organisasjon
E-handel Ordrebestilling - felter & informasjon
Samhandling med leverandører – katalogoppslag ajour
Meldingsutveksling av filer, formater og kanaler - åpen
Mottak i ERP – Fakturaflyt (fordeling, kontering, betaling)
Realiteter og deFacto i dag, løsning også fremover?
Hva gør vi nu, lille du ? Spørmål ?
Kan usannheter bli til sannheter ?
Viktig å være realistisk når man går om bord,
” …. Det er mange skjær å gå på fortsatt….”
” …… Jeg har vært på mange allerede……..”
Takk for meg. [email protected]
EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 19