IMPLEMENTASI
“ANALISIS SWOT”
DALAM PENULISAN KKK & KKA
DIKLATPIM TINGKAT 3
OLEH :DRS. SURJADI, M.Si
KERANGKA IMPLEMENTASI ANALISIS SWOT
2
(1)IDENTIFIKASI
FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN
MISI
(2)PENILAIAN
FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN
(3)FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
DAN PETA KEKUATAN
(4) MERUMUSKAN
DAN MENENTUKAN TUJUAN
(5) MENENTUKAN SASARAN DAN
KINERJA
(6) MENYUSUN STRATEGI,
PROGRAM DAN KEGIATAN
(7) RENCANA
PELAKSANAAN KEGIATAN
(8) MONITORING,
EVALUASI DAN LAPORAN.
(1)
IDENTIFIKASI FAKTOR-2 KEBERHASILAN MISI
(FAKTOR INTERNAL & EKSTERNAL)
CONTOH IDENTIFIKASIFAKTOR INTERNAL & EKSTERNAL
“BAGIAN TATA USAHA BAPESITEL”
FAKTOR INTERNAL FAKTOR EKSTERNALKEKUATAN (STRENGTHS) : PELUANG (OPPORTUNITIES) :
S1 : Tersedia Tenaga Pelatih ProfesionalS2 : Ada Program Pelatihan Yang PraktisS3 : Tersedia Workshop
O1 : Ada pegawai berbagai unit siap latihan SIMO2 : Banyak tawaran Diklat TIO3 : Ada keinginan berbagai unit membangun SIM
KELEMAHAN (WEAKNESSES) : ANCAMAN (THREATS) :
W1 : Tugas sitel kurang menarikW2 : Pegawai berpendidikan TI terbatasW3 : Budaya TI belum mantap
T1 : Adaptasi perkembangan TI lambatT2 : Tawaran swasta lebih menarikT3 : Konsep social engineering belum mantap
4
CONTOH
(2)PENILAIAN FAKTOR-FAKTOR
KEBERHASILAN
PENILAIAN FAKTOR INTERNAL
STRENGTHS NILAI URGENSI (NU) BOBOT FAKTOR (BF)
S 1S 2S 3
555
5/22 X 100 % = 23 %5/22 X 100 % = 23 %5/22 X 100 % = 23 %
WEAKNESSES
W 1W 2W 3
232
2/22 X 100 % = 9 %3/22 X 100 % = 13 %2/22 X 100 % = 9 %
JUMLAH ∑ = 22 100 %
SKALA LIKERT :5 = SANGAT BAIK / SANGAT TINGGI 4 = BAIK / TINGGI3 = CUKUP BAIK / CUKUP TINGGI2 = KURANG 1 = BURUK / SANGAT KURANG
CONTOH
6
PENILAIAN FAKTOR EKSTERNAL
OPPORTUNITIES NILAI URGENSI (NU) BOBOT FAKTOR (BF)
O 1O 2O 3
545
5/18 X 100 % = 28 %4/18 X 100 % = 22 %5/18 X 100 % = 28 %
THREATS
T 1T 2T 3
211
2/18 X 100 % = 10 %1/18 X 100 % = 6 %1/18 X 100 % = 6 %
JUMLAH ∑ = 18 100 %
SKALA LIKERT :5 = SANGAT BAIK/SANGAT TINGGI 4 = BAIK/TINGGI3 = CUKUP BAIK/CUKUP TINGGI2 = KURANG 1 = BURUK/SANGAT KURANG
7
Evaluasi Faktor Internal dan Eksternal.
NoFaktor
InternalBF%
ND
NBD
Nilai Keterkaitan (NK)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
NRK
NBK
TNB
FKK
1
2
3
4
5
6
StrengthsTersedia tenaga pelatih profesionalAda program pelatihan TI yg praktisTersedia Workshop
WeaknessesTugas Sitel kurangmenarikPegawai berpenddkTI terbatasBudaya TI belummantap
23
23
23
9
13
9
5
5
5
2
3
1
1,15
1,15
1,15
0,18
0,39
0,09
X
5
4
2
4
1
5
X
5
4
5
1
4
5
X
2
5
1
2
4
2
X
2
1
4
5
5
2
X
1
1
1
1
1
1
x
5
5
5
2
5
1
5
5
5
2
2
1
5
5
5
3
1
4
4
5
4
5
2
1
2
1
2
1
1
2
2
2
2
2
1
1
3,55
4,27
3,64
2,36
2,64
1,36
0,82
0,98
0,84
0,21
0,34
0,12
1,97
2,13
1,99
*1
*2
*2
*1
6,09
0,39
0,73
0,21
1,33100
8
NBD = BF X ND ; NBK = NRK X BF ; TNB = NBD + NBK
LANJUTAN : ( FAKTOR EKSTERNAL )
NoFaktor
EksternalBF%
ND
NBD
Nilai Keterkaitan (NK)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 N
RK
NBK
TNB
FKK
7
8
9
10
11
12
OpportunitiesPeg.di berbagai unitsiap latih SIM
Pegawai berpenddkTI terbatasAda keinginan berbagai unit bangunSIM
ThreathsAdaptasi perkembangan TI terlambatTawaran Swasta lebih menarikKonsep Social Engeneering belummantap
28
22
28
10
6
6
5
5
5
3
1
1
1,4
1,1
1,4
0,30
0,06
0,06
5
5
5
4
2
2
5
5
5
5
1
2
5
5
5
4
2
2
2
2
3
5
1
2
5
2
1
2
1
1
1
1
4
1
2
1
x
5
3
1
1
1
5
x
3
3
1
1
3
3
x
3
2
2
1
3
3
x
1
1
1
1
2
1
x
1
1
1
2
1
1
x
3,09
3,00
3,27
2,72
1,36
1,45
0,87
0,66
0,92
0,27
0,08
0,09
2,27
1,76
2,32
*2
*1
*1
*2
6,35
0,57
0,14
0,15
0,86
100
9NBD = BF X ND ; NBK = NRK X BF ; TNB = NBD + NBK B
(3)FKK & PETA KEKUATAN
TABEL FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)
NO FAKTOR INTERNALSTRENGTHS WEAKNESSES
1 Ada program pelatihan TIyang praktis
1 Pegawai berpendidikan TI terbatas
2 Tersedia Workshop 2 Tugas Sitel kurang menarik
NO FAKTOR EKSTERNALOPPORTUNITIES THREATS
1 Ada keinginan berbagai unit membangun SIM
1 Adaptasi perkembangan TI lambat
2 Ada pegawai berbagai unit siap latihan SIM
2 Konsep social engineering belum mantap
11a
PETA POSISI KEKUATAN ORGANISASI
K/S = 6,09( + )
A/T = 0,86( - )
L/W = 1,33( - )
P/O = 6,35( + )
III
IIIIV
12
(4)MERUMUSKAN DAN
MENENTUKAN TUJUAN
13
PERUMUSAN TUJUAN
NOFAKTOR KUNCI KEBERHASILAN ALTERNATIF
TUJUANKekuatan Kunci
Peluang Kunci
1. Ada program pelatihan TI yang praktis
Ada keinginan berbagai unit membangun SIM
Mengembangkan jaringan SIM di berbagai unit
2 Tersedia Workshop
Ada pegawai di berbagai unit yang siap latihan SIM
Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI
Ket : Perumusan tujuan dapat pula dilakukan untuk peta posisi kekuatan pada kuadran selanjutnya sesuai kebutuhan.
14
PENILAIAN DAN PENENTUAN TUJUAN (PETA K.O – DI KWD I)
NO ALTERNATIF TUJUAN M KML KMA TN
1
2
Mengembangkan jaringan SIM di berbagai unit
Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI
5
5
4
5
4
5
13
15
• Berdasarkan TN terbesar, maka alternatif tujuan yang diprioritaskan adalah “Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI”• Penilaian dan penentuan tujuan juga dapat dilakukan untuk posisi kekuatan pada kuadran selanjutnya sesuai kebutuhan.
15
(5)MERUMUSKAN DAN
MENENTUKAN SASARAN & KINERJA 16
17
ALTERNATIF SASARAN
TUJUAN ALTERNATIF SASARAN
Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI
1. Meningkatnya kemampuan peg. dalam pengelolaan TI secara terpadu.
2. Meningkatnya kemampuan peg. Dalam praktek operasionalisasi program berbasis komputer
18
PENILIAN DAN PENENTUAN SASARAN(Peta Posisi Kekuatan Organisasi di Kuadran – I)
NO ALTERNATIF SASARAN M KML KMA TN
1
2
Meningkatnya kemampuan peg.Dalam pengelolaan TI secara terpadu.Meningkatnya kemampuan peg. Dalam praktek operasionalisasi program berbasis komputer.
5
5
5
4
4
4
14
13
• Berdasarkan TN terbesar, maka alternatif sasaran yang diprioritaskan adalah “Meningkatnya kemampuan pegawai Dalam memanfaatkan TI sec. terpadu”
19
(6)MENYUSUN STRATEGI DAN
RENCANA KERJA
FORMULASI STRATEGI SWOTUNTUK MENCAPAI “TUJUAN” & “SASARAN” FKK INTERNAL
FKK EKSTERNAL
STRENGTHS :1. Ada program pelatihan TI yang praktis2. Tersedia Workshop TI
WEAKNESSES :1. Tugas Sitel kurang menarik2. Pegawai berpendidikan TI terbatas
OPPORTUNITIES :1. Ada keinginan berbagai unit untuk membangun SIM2. Banyak pegawai di ber bagai unit siap latih SIM
STRATEGI : SO1. Kembangkan Program SIM 2. Kembangkan kompeten si SIM terpadu
STRATEGI : WO1. Susun jabatan fungsio- nal pranata komputer2. Tingkatkan ketrampilan pegawai dibidang TI
THREATS :1. Adaptasi perkembang- an SIM lambat2. Konsep social engineering belum mantap
STRATEGI : ST1. Bentuk gugus inovasi program TI2. Kembangkan social engineering
STRATEGI : WT1. Tingkatkan forum kaji- an terapan TI2. Mantapkan budaya TI
CONTOH
20
PENETAPAN STRATEGI SO :
NO ALTERNATIF STRATEGI
EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET
1 Stretegi Pengembangan Program SIM
4 5 5 14
2 Strategi Pengembangan Kompetensi SIM Terpadu 5 5 5 15
Terpi lih
21
CONTOH
PENETAPAN STRATEGI WO :
NO ALTERNATIF STRATEGI
EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET
1 Susun jabatan fungsional pranata komputer
4 4 4 12
2 Tingkatkan ketrampilanpegawai dibidang TI 5 5 4 14 TERPIL
IH
22
CONTOH
PENETAPAN STRATEGI ST :
NO ALTERNATIF STRATEGI
EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET
1 Bentuk gugus inovasiprogram TI
4 5 5 14
Terpilih
2 Kembangkan social engineering 5 4 3 12
23
CONTOH
PENETAPAN STRATEGI WT :
NO ALTERNATIF STRATEGI
EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET
1 Tingkatkan forum kajian terapan TI
5 4 4 13
2 Mantapkan budaya TI 5 5 4 14 Terpi
lih
24
CONTOH
PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM / KEGIATAN (1)
TUJUAN SASARAN STRATEGI (SO)
KEBIJAK-AN
PROGRAM KEGIATAN
Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI
Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.
Kembangkan kompe tensi SIM ter padu
1.Pengem bangan standar kompe tensi SIM ter padu
1.Penyusun- an standar kompeten- si SIM Ter padu
1.Analisis dan desain SIM Terpadu.2.Rancang Ba ngun latihan SIM Terpadu.3. Penyusun- an bahan latihan.
2.Penyeleng garaan la- tihan kom petensi SIM Terpa du
1.Penyusunan Biaya latihan2.Persiapan SD dan pe serta3.Pelaks dan peralatan4. Evaluasi
25
CONTOH
PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM/KEGIATAN (2)TUJUAN SASARAN STRATEGI
(WO)KEBIJAK-
ANPROGRAM KEGIATAN
Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI
Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.
Tingkatkan ketrampilanpegawai dibidang TI
1. 1. 1.
2.
3. dst
2.
26
CONTOH
TUJUAN SASARAN STRATEGI (ST)
KEBIJAK-AN
PROGRAM KEGIATAN
Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI
Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.
Bentuk gugus inovasiprogram TI
1. 1. 1.
2.
3. dst.
27
CONTOH
PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM/KEGIATAN (3)
PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM/KEGIATAN (4)
TUJUAN SASARAN STRATEGI (WT)
KEBIJAK-AN
PROGRAM KEGIATAN
Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI
Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.
Mantapkan Budaya TI
1. 1. 1.
2.
3. dst.
28
CONTOH
29
RENCANA PROGRAM / KEGIATAN YANG DIREKOMENDASIKAN
(SESUAI PERUMUSAN STRATEGI GABUNGAN)
TUJUAN SASARAN STRATEGI PROGRAM KEGIATAN
1. (SO) 1. PROGRAM2.3.
1) ………2) ………3) dst
2. (WO) 1. PROGRAM2.
1) ………2) ………3) dst
3. (ST) 1. PROGRAM2.3.
1) ……….2) ……….3) dst
4. (WT) 1. PROGRAM2.3.
1) ……….2) ……….
CONTOH FORMAT PRESENTASI KKK DIKLATPIMP 3 - 2009
CONTOH
DALAM KKK / KKALANGKAH 7 & 8 DALAM SWOT
TIDAK DILAKUKAN